مصاحبه استخدامی

مصاحبه براي گزينش افراد ، داراي انواع متعددي است كه مهمترين آنها عبارتند از :‌

1 ـ مصاحبه غيرهدايتي

در اين نوع مصاحبه هيچ چارچوب ويژه اي براي اجراي مصاحبه وجود ندارد. مصاحبه گر مختار است موضوع بحث را به هر سويي بكشاند و سؤالاتي از مصاحبه شونده بنمايد. در اين شيوه مصاحبه گر ، نكات موردنظر را ، همچنان كه مصاحبه پيش ميرود ،انتخاب مي نمايد.

2 ـ مصاحبه ساختاري

در اين نوع مصاحبه ، همانند مصاحبه هاي الگودار سؤالات از قبل تعيين مي شوند،ولي پرسشها بيشتر درباره شغل و حرفه فرد مي باشند . در اين نوع مصاحبه ، پاسخهاي قابل قبول شناسايي شده و از اعتبار بيشتري برخوردار خواهند بود.

3 ـ مصاحبه هاي سري يا مرحله اي

در اين نوع مصاحبه چند نفر مصاحبه گر وجود دارد كه هر كدام بر اساس نظرات خود پرسشهايي از مصاحبه شونده مي پرسند . شكل رسمي تر اين مصاحبه ، مصاحبه سري ميباشد. متقاضي شغل توسط افراد متعددي مصاحبه مي شود و هر مصاحبه گر براساس يك فرم استاندارد ،‌ متقاضي را مورد ارزشيابي قرار مي دهد و با توجه به مجموع نمرات به دست آمده ، تصميم گيري ميشود.

-4 مصاحبه گروهي

در اين شيوه ، متقاضي شغل توسط گروهي مصاحبه گر مورد ارزيابي قرار مي گيرد. در اين روش مصاحبه گران مختارند براساس پاسخهاي افراد مصاحبه شونده،سؤالات جديدي را مطرح نمايند. بنابراين مي توان پاسخهاي عميقتر و پرمعني تري نسبت به مصاحبه هاي يك نفره به دست آورد . نوع ديگر اين روش ، مصاحبه دسته جمعي به صورت همزمان با متقاضيان شغل مي باشد . در اين شيوه ،مصاحبه گر مسأله اي را مطرح مي كند و از كارجويان مي خواهد كه آن را حل كنند.او خود را كنار كشيده و به مشاهده افراد مي پردازد كه كداميك از مصاحبه شوندگان در پاسخگويي رهبري مصاحبه شوندگان را به دست مي گيرد و به كار گروهي سازمان و انسجام مي بخشد.

-5 مصاحبه تحت فشار

معمولات توصيه ميگردد كه در هنگام مصاحبه با ايجاد جوي مناسب ، اضطراب و نگراني مصاحبه شونده كاهش داده شود ولي در نوعي مصاحبه كه مصاحبه تحت فشار خوانده شده است، عمدا وضعيت دشواري را براي فرد مصاحبه شونده به وجود مي آورند تا ميزان تحمل فرد و چگونگي عكس العمل وي را در مقابل فشار بسنجند. براي مثال مصاحبه كننده ممكن است مصاحبه اي را كه در جوي دوستانه انجام مي گيرد ناگهان قطع كند و به مصاحبه شونده اعلام نمايد كه حائز شرايط نيست و نمي توان او را استخدام كرد و ادامه مصاحبه بي فايده است. نوع مشاغلي كه كارجويان را از راه مصاحبه همراه با فشار عصبي بر مي گزينند مشاغلي است كه در آنها حفظ آرامش شاغل در زير فشار كار بساير مهم است. در مصاحبه همراه با فشار عصبي، كارجو را مي توان از روي عمد آزار داد ، پريشان يا دلسرد كرد تا واكنشهاي وي آشكار شود.

مراحل آماده سازي مصاحبه

: در انواع مختلف مصاحبه ، به منظور مفيد بودن مصاحبه بايد پنج مرحله زير مراعات گردد

مرحله اول : طراحي مصاحبه

نحوه اجراي مصاحبه را بايد از پيش طراحي كرد و تقاضاي استخدام كارجو را مورد ارزيابي قرار داد. همچنين نقاظ قوت و ضعف متقاضي را شناسايي نمود و با توجه به ويژگيهاي شغل مورد نظر تصوير روشني از يك متقاضي شغل مطلوب را در نظر مجسم كرد. علاوه بر اينها بايد مكان خاصي براي مصاحبه در نظر گرفت كه كمترين مزاحم را داشته باشد و حتي المقدور مكالمات تلفني قطع گردد.

مرحله دوم : ايجاد تفاهم

در ابتداي مصاحبه بايد به متقاضي خوش آمد گفت و با استقبال از وي او را در وضعيت راحتي قرار داد . اتاق مصاحبه بايد خصوصي ، خلوت ، آرام و بدون رفت و آمد باشد. و چنان باشد كه باعث كاهش تنشهاي رواني متقاضي گردد. سپس بايدبا پرسيدن سؤالات غير مباحثه اي شخص را قادر ساخت كه كاملتر و هوشيارانه تر به پرسشها پاسخ دهد. در اين مرحله بايد سعي شود كه از متقاضي يك دوست ساخته شود حتي اگر پذيرفته نشود. لذا نه تنها از لحاظ انسان دوستي بلكه به خاطر ايجاد شهرت و اعتبار شركت ، بايد با تمام متقاضيان رفتاري دوستانه و مؤدبانه داشت.

مرحله سوم : انجام مصاحبه

با توجه به مرحله اول و براساس يكي از انواع مصاحبه ، پرسيدن سؤالات شروع مي گردد ، سؤالات را بايد قبلا در ذهن مرور كرد. از پرسيدن سؤالاتي كه جواب آن بلي يا خير است خودداري نماييد . سؤالاتي بايد پرسيده شود كه پاسخ انها مفصل باشد و از الغا پاسخ به كارجو خودداري گردد. با متقاضي طوري رفتار شود كه احساس آرامش و امنيت داشته باشد. سعي كنيد فقط شما مصاحبه كنيد و از پاسخ دادن پرهيز نماييد. به پاسخهاي متقاضي گوش فرا دهيد و او را تشويق كنيد كه بطور كامل پاسخ خود را بيان نمايد.

مرحله چهارم : ختم مصاحبه ‌

بايد بدون توجه به زمان سعي شود كه به تمام پرسشهاي متقاضي پاسخ داده شود و در خاتمه مصاحبه از متقاضي بخواهيد كه اگر ابهامي در زمينه شغل دارد بيان نمايد. چنانچه فرد متقاضي مقبول نيست و قصد اعلام نظر بلافاصله داريد ، بايد به صورت محترمانه و با سياست مطلب را بيان نمود. چنانچه قرار است بعدا تصميم گيري شود بايد نتيجه را ظرف چند روز بعد از مصاحبه به صورت كتبي به متقاضي اعلام نمود.

مرحله پنجم : مرور مصاحبه

بعد از ترك متقاضي بايد مصاحبه گر يادداشهاي خود را مورد مطالعه و بررسي قرار دهد و با در نظرگرفتن اشتباهات رايج در مصاحبه ، نظر خود را در باره متقاضي به صورت كتبي بنويسيد.

علاوه بر رعايت مراحل پنجگانه مذكور موارد زير را نيز بايد مورد توجه قرار داد :

-1از يك فرم ساختيافته و آماده استفاده شود.

2 ـ عجولانه تصميم گيري نشود.

3 ـ به نكات مثبت متقاضي توجه بيشتري شود.

4 ـ مصاحبه شونده را دعوت به صحبت كرد.

5 ـ با همه متقاضيان يكسان مصاحبه شود.

آنچه لازم است مصاحبه گر پيش از مصاحبه بداند

مصاحبه گر و مصاحبه شونده، بايد هم زبان و فرهنگ باشند. اگر مصاحبه گر احتمال دهد كه ممكن است مصاحبه شونده به هر دليلي،درباره او بگونه اي نا مناسب تصميم گيرد ، بهتر است مصاحبه را به شخص ديگري واگذار نمايد.

مصاحبه گر بايد هدف و منظور مصاحبه را به خوبي بداند تا بتواند جهت و مسير مصاحبه را هدايت كند.

مصاحبه گر همچنين بايد از روش ارزش گذاري و طبقه بندي پاسخها آگاهي داشته باشد تا بتواند روش مشابهي را براي تمامي مصاحبه شونده ها در نظر بگيرد.

مصاحبه گر بايد شرايطي آرام براي مصاحبه شوندگان فراهم نمايد.

مصاحبه گر بايد در تمام مراحل مصاحبه، از اعمال نظرها و تمايلات شخصي خود پرهيز كند و هرگز در مقام بحث و جدل و مخالفت با نظرات مصاحبه شونده برنيايد.

مصاحبه كننده بايد مراقب باشد كه شرايط براي تمامي مصاحبه شونده ها يكسان باشد.

چند توصيه به مصاحبه گران براي انجام مصاحبه اي موفق

-1قبل از شروع مصاحبه و برخورد با مصاحبه شونده، در صورت امكان اطلاعاتي از روحيات، طرز زندگي و خصوصيات رواني او كسب گردد. وجود چنين اطلاعاتي كار مصاحبه را بسيار آسان مي كند.

-2چنانچه ميسر باشد قبل از شروع مصاحبه مقدمه اي ارائه كنيد كه مصاحبه شونده متوجه شود نظراتش مهم است .به اين ترتيب موجبات همكاري مصاحبه شونده را فراهم مي نمايد.

-3سعي در مطرح نمودن تدريجي سؤالات داشته باشيد و در به پايان رساندن مصاحبه عجله نداشته باشيد. حتي اگر مصاحبه شونده مطالبي اضافه بر آنچه مورد نياز است مطرح مي كند ، با صبر و حوصله به وي اجازه دهيد حرفهايش را بزند. در غير اين صورت از گفتن مطالب بعدي طفره خواهد رفت.

-4مصاحبه كننده بايد قادر باشد در همان دقايق اول مصاحبه، اعتماد مصاحبه شونده را به خود جلب كرده و در هر مورد بسته به ذوق و علاقه مصاحبه شونده محيطي را فراهم نمايد كه مطالبش آزادانه بيان شود.

-5در طرح سئوالات مربوط به مصاحبه بايد دقت شود كه نظرات شخصي مصاحبه گر در نحوه بيانش منعكس نگردد. در غير اين صورت مصاحبه شونده براي احراز شغل ،در جهت علائق مصاحبه گر سخن خواهد گفت.

-6ممكن است مصاحبه كننده ضمن مصاحبه متوجه شود تعدادي از جوابهاي مصاحبه شونده درست نيستند. در اينگونه موارد بايد بدون اشاره به اين آگاهي، مطلب را به صورت ديگري مطرح كند و جواب صحيح را دريافت كند.

-7كاربرد مصاحبه آزاد به مراتب بيشتر از مصاحبه منظم است. زيرا در مصاحبه منظم، محقق ناچار است از كليه افراد همان سؤالاتي را كه نوشته شده است، بپرسد. ولي با توجه به تعريف مصاحبه آزاد مي توان جاي سئوالات را متناسباً عوض كرد و به بهترين طريق ممكن جواب كليه سؤالات را بدست آورد.

8-هرگز نبايد با مصاحبه شونده مخالفت كرد، حتي اگر مطلبي كه مي گويد مخالف ميل مصاحبه گر باشد. بايد توجه داشت كه مخالفت با مصاحبه شونده عدم همكاري ايشان را موجب مي شود.

-9اگر مصاحبه با افراد زيادي انجام مي گيرد، بايد مصاحبه گر سعي كند حتي الامكان ،از همه آنان در شرايط يكسان و مشابهي سؤال نمايد تا جوابها قابل مقايسه با يكديگر باشند.

-10حسن ختام مصاحبه، هم از نظر رعايت ادب و هم تامين همكاري آتي مصاحبه شونده، از ضرورترين نكات فني مصاحبه است.

-11مصاحبه گراني كه اطلاعات كافي در مورد شغلي كه قرار است براي آن فردي استخدام شود ندارند ، استنباطهاي نادرستي نسبت به كارجويان خواهند داشت . به عبارت ديگر چون مصاحبه گران در ك درستي از اين كه مؤسسه به دنبال چه فردي و با چه مشخصاتي مي گردد، ندارند ارزيابي دقيقي از مصاحبه شوندگان نخواهند داشت . در تحقيقاتي كه در اين باره انجام گرفته است روشن شده كه مصاحبه گراني كه اطلاعات بيشتري از شغل موردنظر داشتند موفقيت بيشتري در استخدام فرد مناسب داشته اند.

-12چنانچه مصاحبه گران براي استخدام كاركنان بيشتري تحت فشار باشند در مصاحبه خود دقت كمتري خواهند نمود. نتيجه اين امر نيز خطاي درجه بندي متقاضيان شغل خواهد بود.

چند توصيه به مصاحبه شوندگان

هنگامي كه مورد مصاحبه قرار مي گيريد بايد بدانيد كه هدف شناسايي شما و به دست آوردن اطلاعاتي از چگونگي همراهي شما با ساير افراد و ميل شما براي كاركردن است ، لذا براي حداكثر موفقيت در مصاحبه رعايت موارد زير توصيه مي شود :

1 ـ قبل از مصاحبه اطلاعات لازم در مورد شغل ،كارفرما و كساني كه گزينش استخدامي را انجام مي دهند به دست آورديد . با مطالعه نشريات تخصصي در زمينه فعاليت كارفرما،رقبا،مشكلات كارفرما و راه حلهاي اين مشكلات ، اطلاعات جامعي به دست آورديد.

2 ـدر كمترين زمان ممكن پاسخ دهيد و حداكثر زمان را در اختيار مصاحبه گر بگذاريد تا نيازها را شرح دهد.با سؤالاتي چون “ آيا مي توانيد توضيح بيشتري در اين مورد بدهيد “ از نيازهاي واقعي مصاحبه گر آگاه شويد.

3 ـ براي رفع نيازهاي مصاحبه گر ابراز علاقه كنيد و در صورت امكان راه حلهايي براي رفع مشكلات بيان كنيد.

4 ـ قبل از پاسخ گفتن بيانديشيد. پاسخ گويي يك فرآيند سه مرحله اي است .اين مراحل عبارتند از:‌

ـ مرحله وقفه ـ در اين مرحله بايد اطمينان حاصل كنيد كه مقصود سؤال را فهميده ايد.

ـ مرحله انديشه ـ كه در آن بايد بيانديشيد و پاسخ خود را آماده نماييد.

ـ مرحله بيان ـ بيان پاسخ و تأكيد بر تاثير خود در حل مشكل .

5 ـ كنترل اعصاب ، آراستگي ، حفظ ظاهر ، پرسش مناسب و اشتياق در پاسخ گويي.

6 ـ سعي بر گذاشتن يك تأثير اوليه جذاب روي مصاحبه گر.

7-مطالعات نشان داده است كه متقاضياني كه ارتباط بهتري برقرار مي كنند ، سر خود را بيشتر تكان مي دهند ، لبخند مي زنند و نيز رفتارهاي غير كلامي مشابه از خود بروز ميدهند، نمره بالاتري ميگيرند و اين رفتارهاي غير كلامي 80 درصد نمره رتبه بندي متقاضي را در بر ميگيرد.

8 ـ درك صحيح از نيازمنديهاي كارفرما و اشتياق براي حل آنها.

9 ـ ارائه ايده هاي نوين.

-10ابراز غرور و سرفرازي نسبت به گذشته خود .

اطلاعاتي كه مصاحبه كننده از شما انتظار دارد

در باره خودتان سخن بگوييد.

ديگران شما را چگونه توصيف مي كنند.

چه عاملي شما را از بقيه داوطلبان متمايز مي نمايد.

كدام كمال ، هنر و يا فضيلت موجب سربلندي و غرور شماست .

چرا شما را استخدام كنيم .

چه تواناييها ، شهرت و مدركي داريد كه بتوان براي اين موقعيت شغلي ارائه نمود.

چرا اينجا را انتخاب كرديده ايد .

چگونه به خود تمركز مي دهيد .

دوره ، جهت و جرياني كه بيشترين تاثير را بر روي طرز فكر شما گذاشته است چه بوده .

چگونه درگير و گرفتار فعاليتهاي فوق برنامه شديد.

فعاليتي كه مهمترين تاثير روي هدف ،شغل و حرفه شما داشته است را شرح دهيد .

هدف شما از آموزش ، تحصيلات و كار چيست.

چه اهدافي براي 5 يا 10 سال آينده خود طرح كرده ايد .

آيا حرفه و شغل شما متناسب با رشته تحصيلي شما است .

چه چيزهايي در اين شركت مورد علاقه شما بوده است.

آيا براي حل مشكلات فعلي شركت پيشنهادي داريد.

عوامل موفقيت شركت در اين زمينه را در چه مي دانيد

به چه مشاغل ديگري مي پردازيد.

در چه محيطهايي ،كارهاي محوله را به بهترين نحو انجام مي دهيد.

با كدام افراد راحت تر كارمي كنيد .

در كدام كار و وظيفه بيشتر احساس مسئوليت مي نماييد.

كار ايده آل ، آرماني و دلخواه شما چيست .

درمورد دانسته ها و تجربياتي كه از كار پيشين خود كسب كرديد براي ما توضيح دهيد .

در شغل قبلي چه چيزي موجب ناراحتي شما گرديد.

چه مواردي را در باره زمينه شغلي يا شركتي اينجا دوست داريد .

مهمترين و بزرگترين نقص خود را در چه مي دانيد .

آيا تا به حال در كاري شكست خورده ايد.

بزرگترين رقابتي كه داشته ايد چه بوده است.

در ساعات غير كاري از انجام چه فعاليتهايي لذت مي بريد.

اگر 6 ماه بيكار و بي حقوق باشيد چه مي كنيد .

اگر بخواهيد با يكي از همكاران يك هفته در محلي كار كنيد،ايشان بايد چه خصوصياتي داشته باشند .

كدام روزنامه يا مجله را بطور مرتب مطالعه مي كنيد.

آخرين كتابي كه خوانده ايد چه بوده است.

مطالبي كه در رزومه خود نياورده ايد و مايليد ما بدانيم عنوان كنيد.

در آخر اگر مطلبي داريد بيان نماييد.

اگر سؤالي در اين موارد داريد ،بپرسيد