بحران؛ واقعيتي جدايي ناپذير از ماهيت دروني سازمان‌ها
بحران؛ واقعيتي جدايي ناپذير از ماهيت دروني سازمان‌ها
نویسنده: مهدی یاراحمدی خراسانی
چكيده:
در عصر جديد و در هزاره سوم بحران‌ها واقعيتي جدايي ناپذير از ماهيت دروني سازمان‌ها گرديده‌اند. بحران‌ها در واقع در اثر رخدادها و عوامل طبيعي و غيرطبيعي (به طور ناگهاني)پديد مي‌آيد وسختي و خسارت را به يك مجموعه يا جامعه انساني تحميل مي‌كند. مديريت بحران براي مواجهه با موقعيت‌هاي غافل‌گيركننده و غير منتظره پيش از هر چيزي نيازمند تجربه، آمادگي، مهارت، سرعت عمل، هوشمندي و خلاقيت است. مديريت بحران فرآيند برنامه‌ريزي وعملكرد مي‌باشد. كه با مشاهده سيستماتيك بحران‌ها و تجزيه و تحليل آن‌ها در جستجوي يافتن ابزاري براي كاهش اثرات بحران است. دانشمندان بر اين موضوع اتفاق نظردارند كه در هنگام بحران بيشترين فشار بر مديران سازمان وارد مي‌گردد. از اين رو مديران براي مواجهه مناسب با بحران نيازمند ايجاد آمادگي و پرورش قابليت‌هاي خود مي‌باشند .
مديرت بحران با توجه به نوع بحران‌ها (طبيعي‌ـ غيرطبيعي) و همچنين با عنايت به چرخه بحران نيازمند انجام اقداماتي هستند كه ضمن انجام آن اولاً حتي‌المقدور خساراتي ناشي از بحران را به حداقل برسانند و ثانياً مانع وقوع اتفاقات ثانويه گردند.
1) مقدمه
«بحران» مقوله‌اي است كه همة سازمان‌ها و جوامع كم و بيش و با توجه به ماهيت و فعاليتشان به گونه‌اي با آن روبرو هستند. بروز خطرات، سوانح و بحران‌هاي مختلف اقتصادي، اجتماعي، سياسي و نظامي به همراه حوادث غير قابل پيش‌بيني واقعيتي است كه بشر در طول تاريخ همواره با آن آشنا بوده است. صنعتي شدن جوامع و گسترش ارتباطات ماهواره‌اي و نقل و انتقادات اطلاعات به طور وسيع و همچنين بزرگترشدن سازمان‌هاي اجتماعي كه همراه با موفقيت‌هاي فراوان تكنولوژيكي و اجتماعي بوده است. نه تنها ميزان بروز خطرات غير منتظره را كاهش نداده است بلكه در بسياري موارد افزايش نيز داده است. به بيان ديگر امروزه بحران‌ها در سازمان نهادينه گرديده‌اند و واقعيتي جداناپذير از ماهيت دروني سازمان‌ها شده‌اند. از اين رو سازمان‌ها مجبورند همراه با افزايش پيچيدگي و توان توليدي خود، توان رويارويي و مواجهه با بحران‌هاي مختلف را در خود افزايش دهند. امري كه تنها با برنامه‌ريزي‌هاي ميان مدت و بلند مدت ممكن مي‌گردد.
2) بحران
بحران در واقع حالتي است كاملاً غير منتظره و غافلگير كننده كه در آن فرصت براي تصميم‌گيري بسيار كم است . در چنين شرايطي ديگر نمي‌توان از روش‌هاي معمول براي نشان دادن عكس‌العمل استفاده كرد. در اين حالت مديريت پيش از هر چيزي به تجربه، مهارت، سرعت، هوشمندي، خلاقيت و موقع سنجي نياز دارد و با توجه به اطلاعات موجود بايد هر چه سريعتر موضوع ارزيابي و نسبت به آن اقدام شود. بحران در واقع وضعيتي است كه در اثر رخدادها وعوامل طبيعي و غيرطبيعي (انسان) به طور ناگهاني پديد آمده و يا ظاهر ميشود.
همچنين سختي و خسارت را به يك مجموعه يا جامعه انساني تحميل مي‌كند و برطرف كردن آن نياز به اقدامات اضطراري تعريف بحران بعلت اينكه تا كنون در خصوص آن توافقي ميان صاحب‌نظران پديد نيامده است كار ساده‌اي نيست، واژه بحران در واقع معادل. Crisis در زبان انگليسي است كه از پزشكي وارد علوم اجتماعي و اقتصادي شده است. در پزشكي وضعيت بحران بر حالتي گفته ميشود كه ارگانيزم دچار بي‌نظمي شده و به خطر افتاده است. در زمينه مسائل اجتماعي بحران حالتي است كه جامعه و سازمان از نظم عادي خارج و دچار آشفتگي ميشود.
با عنايت به مطالب فوق‌الذكر، بحران در واقع شرايط عادي است كه در آن مشكلات ناگهاني و پيش‌بيني نشده‌اي پديد‌مي‌آيد و در چنين شرايطي ضوابط و هنجارها وقوانين مرسوم ديگر كارساز نيست.
3) مديريت بحران
مديريت بحران ناظر بر پنچ مقوله «سازماندهي»، «ارتباطات»، «تصميم‌گيري»، «شناخت عوامل بحران» و «طراحي» است. كنترل بحران در مواقعي كه سازمان دهي نيروهاي مقابله كننده با بحران بيشتر باشد آسان‌تر است.
مديريت بحران فرآيند برنامه‌ريزي و عملكرد مي‌باشد. كه با مشاهده سيستماتيك بحران‌ها و تجزيه و تحليل آن‌ها در جستجوي يافتن ابزاري است كه بوسيلة آن بتوان از بروز بحران‌ها پيشگيري نموده و يا درصورت بروز آن در خصوص كاهش اثرات، آمادگي لازم، امدادرساني سريع و بهبودي اوضاع سازمان اقدام نمود.
هراندازه ميزان ارتباطات بين ارگان‌هاي مقابله‌كننده با بحران بيشتر باشد مديريت بحران از كارايي بيشتري برخوردار خواهد بود.
سرعت تصميم‌گيري در مديريت بحران از اهميت بسياري برخوردار است. در واقع بين سرعت تصميم‌گيري و سرعت كنترل بحران ارتباط مستقيم وجود دارد به بيان ديگر هر اندازه سرعت تصميم‌گيري از سوي مديريت بحران بيشتر باشد، سرعت كنترل بحران نيز بيشتر خواهد بود.
مساله اصلي در مديريت بحران، چگونگي سنجش فوريت و اولويت تهديد است. در سنجش، طبقه‌بندي و تشخيص اولويت و فوريت تهديد عوامل بسياري تأثيرگذار هستند. زمان تهديد، مكان و شدت تهديد، توان و قدرت تهديد، عامل تهديد، عمق و دامنه تهديد، نوع تهديد، هدف مورد آماج تهديد و ابزار تهديد از مهمترين اين عوامل هستند.
4) مدل چهار لايه براي تدبير بحران‌ها
دانشمندان مديريت در اين كه هدف اصلي در مديريت بحران، بهره‌گيري از مهار خسارات از طريق پاسداري از منافع خودي مي‌باشد اجماع نسبي دارند. انديشمندان براي تدبير بهينه بحران‌ها ، مدل‌هاي چهارلاله را پيشنهاد نموده‌اند. در اين مدل چهار عامل اساسي وجود دارد كه در مواجهه با بحران نقش تعيين‌كننده‌اي دارند:
1ـ انسان: عامل اول انسان، شخصيت و رفتار اوست. رفتار انسان دربرابر بحران به دو صورت مي‌تواند باشد؛ در حالت اول انسان به مقابله با بحران مي‌پردازد و در حالت دوم در مقابله با بحران برخورد انفعالي دارد.
2ـ فرهنگ جامعه: عامل دومي كه در تدبير بهينه بحران‌ها نقش تعيين كنده‌اي دارد فرهنگ جامعه مي‌باشد. فرهنگ جامعه در چگونگي مواجهه با بحران نقش اساسي دارد.
3ـ ساختار ارتباطي: ساختار ارتباطي در لايه سوم قرار دارد. كه مي‌تواند در بحران ستيزي و يا بحران‌پذيري سازمان مؤثر باشد. ارتباط واحدها با هم ميزان پيچيدگي، تمركز، اختيارات، رسميت، سلسله مراتب، و… از عوامل تأثير گذار لايه سوم است كه در ساختار ارتباطي بحران قرار مي‌گيرد.
4ـ استراتژي و خط‌مشي‌ها: در آخرين لايه براي تدبير بحران (در مدل چهار لايه) استراتژي و خط‌مشي‌ها و شيوه‌هاي مقابله در مديريت بحران قرار دارد كه جز عوامل اساسي تدبير بهينه بحران‌ها مي‌باشد.
با توجه به لايه‌هاي ذكر شده، تدبير در مديريت بهينه بحران‌ها به موفقيت در چهار لايه. اتخاذ سيستم‌هاي جامع و مبتني بر افق‌هاي مكاني و زماني وابسته مي‌باشد. توجه كافي به هر يك از عوامل اساسي ذكر شده در لايه‌هاي مختلف نقش تعيين كننده‌اي در مديريت بهينه بحران‌ها دارد.
مديريت بحران هر چقدر در عوامل تأثير بحران در لايه‌ها مختلف از شناخت و آگاهي بيشتري برخوردار باشد مسلماً در كنترل و تدبير بهينة آن توانمندتر خواهد بود.
5) بحران در سازمان
بحران جزجدايي ناپذير اكثر سازمان‌هاي اقتصادي، اجتماعي، سياسي و … است. به بيان ديگر اكثر سازمان‌ها در زمان‌هاي خاص با بحران روبرو مي‌گردند. بحران در سازمان‌ها مي‌تواند به انفجار اطلاعات، جهش تكنولوژي، ركودتورمي، بحران در محيط زيست بحران پولي و… اشاره نمود. امروزه تعادلات و ارتباطات بين سازمان‌ها بسيار گسترده شده است. همين گستردگي ارتباطات، سبب پيچيدگي سازمان‌ها اجتماعي شده است. كه اين خود مي‌تواند منجر به ايجاد بحران‌هاي جديد گردد.
يكي از ويژگي‌هاي بحران در سازمان اين است كه سبب ايجاد فشار بر مديران ميشود. كيفيت كار نامطلوب مسائل شديد روحي و رواني: مشكلات خاص اجتماعي، نارضايتي كاركنان و …از مهمترين عواملي هستند كه فشار بحران سازمان‌ها را بريدتر بيشتر مي‌كند.
سازمان‌هايي مي‌توانند در مقابل حوادث پيش‌بيني نشده و بحران‌ها از خود واكنش مناسب و به‌موقع نشان دهند و كه از قبل پيش‌بيني لازم توان خود را در مواجهه با بحران‌ها افزايش داده باشند. سازمان‌هايي بايست براي موفقيت در اداره بحران نسبت به تجهيز و انديشيدن تمهيد لازم براي لايه‌هاي بحران اقدام كند.
