8 اپلیکیشن برای مدیریت بهتر کسب و کارهای کوچک
به عنوان صاحب یک کسب و کار یا مدیر یک کسب و کار کوچک، میدانید که تلاش برای نظارت بر کار افراد و ایجاد هماهنگی بین وظایف مختلف کارمندان، ممکن است یک روز کامل کاری وقت ببرد. استفاده بهینه از زمان، چالشی همیشگی برای مدیران و صاحبان کسب و کارهای کوچک است و مدیریت معقول زمان به شما کمک میکند بهرهوری و موفقیت خود را افزایش دهید.
برای اینکه بتوانید کسب و کارتان را با ملایمت بیشتری مدیریت کنید و ارتباطات را ارتقا دهید و مطمئن باشید که هیچ وظیفهای فراموش نشده، ابزارهای مختلفی در دسترش شما هستند که در اینجا تعدادی از آنها را معرفی میکنیم. اپلیکیشنهای ادامه مطلب به شما کمک میکنند کسب و کارتان را مدیریت کنید و به بهره برداری برسانید.
1) Genius Scan
سالهای سال همه به این فکر بودهاند که کاری کنند در حوزههای مختلف زندگی به استفاده از کاغذ احتیاجی نداشته باشیم، اما واقعیت این است که هنوز به چنین جایگاهی نرسیدهایم؛ رسیدهای پرینتی، چکها، فرمها و کارتهای تجاری هنوز بخش پیچیدهای از زندگی ما را تشکیل میدهند. با این حال، تلاش انسان برای قدم برداشتن به سوی اتکای کمتر به کاغذ همیشه باارزش بوده و دیجیتالی شدن علاوه بر حفاظت از محیط زیست، مدیریت اطلاعات را نیز آسانتر میکند.
به همین دلیل است که توصیه میشود Genius Scan را به عنوان اپلیکیشنی مفید در اختیار داشته باشید. با این اپلیکیشن میتوانید با استفاده از دوربین موبایل یا ابزارهای دیگر، هر صفحه چاپی را اسکن کرده و فایل را ذخیرهسازی و سازماندهی کنید و از طریق گوشی برای کارمندان یا مشتریانتان بفرستید. چه قصد داشته باشید جای اسناد را عوض کنید یا نیاز داشته باشید یادداشتهایی را خیلی سریع برای پایاننامه یا تحقیق جدیدتان جمعآوری کنید، Genius Scan کمک زیادی به شما میکند. این اپلیکیشن برای هر سایز صفحهای که قابلیت عکس گرفتن داشته باشد، مناسب است.
کل کاری که باید انجام دهید این است که با دوربین گوشی از سند مورد نظر عکس بگیرید و سپس با استفاده از این اپلیکیشن بقیه فرآیند را طی کنید. استفاده از آن به قدری آسان است که حتی وقتی اسکنر معمولی در دسترس شما است، ترجیح میدهید از این اپلیکیشن استفاده کنید. وقتی عکس صفحه را میگیرید، قسمت مورد نظرتان را در صفحه انتخاب کنید و قسمتهایی را که نمیخواهید از قاب حذف کنید. در اینصورت قالب تمیز و مرتبی از محتوای مورد نظر خواهید داشت.
اما اسکن کردن یک سند پایان کار نیست و در صورت نیاز به آن، باید خیلی آسان قابل شناسایی و دسترسی باشد. اپلیکیشن Genius Scan ویژگیهایی مانند OCR دارد که امکان جستجوی فایلهای اسکن شده را به وجود میآورد.
اگر شرایط کاری شما به گونهای است که با حجم زیادی از کاغذ روبهرو هستید، این اپلیکیشن بسیار به شما کمک میکند.
2) Basecamp
اپلیکیشن Basecamp که در سال 2004 تولید شده، یک ابزار مدیریت پروژه است که با اینترنت کار میکند. با استفاده از Basecamp میتوانید با تیمتان در مورد پیشرفتهای آنها و پیشرفتهای خودتان ارتباط برقرار کنید. این اپلیکیشن سودمند این امکان را به وجود میآورد که به صورت گروهی پروژهها را مدیریت کنید، گفتگوهای اینترنتی را بررسی کنید، ایمیلها و اسناد متنی را فوروارد کنید، لیست کارهای روزمره را چک کنید و قرارها را ثبت کنید و فایلها را به اشتراک بگذارید.
نحوه کار این اپلیکیشن به گونهای است که اول آدرس ایمیلی مختص گروه کاری درست میکند. سپس بیش از 50 نفر را به گروه دعوت میکند. شما میتوانید اعضای گروه را هر زمان که خواستید، تغییر دهید. اکنون هر زمان که یکی از اعضا ایمیلی به آدرس ایمیل گروهی بفرستد، Basecamp آن ایمیل را به آدرس ایمیل دیگر اعضا فوروارد میکند. پاسخ ایمیلها هم به همین شکل ارسال میشود.
مزیت استفاده از این نرمافزار این است که هر زمان هر فردی در گروه قصد آغاز بحثی را داشته باشد، دیگر نیازی نیست آدرس ایمیل دهها نفر را در ذهن داشته باشید. در ضمن اگر فقط یک نفر فراموش کند که پاسخ را به همه اعضا بفرستد، این اپلیکیشن نمیگذارد کسی بدون دریافت پیام باقی بماند. در نهایت، بحثهایی که در گروه صورت میگیرد، تنها برای اعضا قابل مشاهدهاند و تنها اعضا میتوانند به دیگران ایمیل بزنند. یعنی هیچ ایمیل «اسپمی» وجود ندارد و همه چیز به صورت کاملا شخصی اتفاق میافتد.
با چک کردن برنامهها از طریق Basecamp هم شما و هم همکارانتان، چه در خانه باشید یا محل کار، میتوانید در طول روز در یک صفحه مشترک کار کنید.
3) FilpTop
با FilpTop میتوانید بازاریابی رسانههای اجتماعی خود را مدیریت کرده و سوابق جمعیت شناختی مشتریانتان را ثبت کنید. این اپلیکیشن چندکاره میتواند به همه حسابهای کاربری رسانههای اجتماعی که در آن عضو هستید، مثل فیس بوک و توییتر، متصل شود.
4) Expensify
اگر روی هزینههای کسب و کارتان نظارت نداشته باشید، مدیریت آنها میتواند به کار طاقت فرسایی تبدیل شود. اجازه ندهید دور بودن از دفتر کار، شما را از پیگیری حساب و کتابها و دیگر هزینههای کسب و کار دور کند. با Expensify به راحتی میتوانید رسیدهای خود را آپلود کنید، آنها را ذخیرهسازی کنید و تنها با لمس یک دکمه ماوس، گزارشی از هزینههای خود ایجاد کنید. به محض اینکه این اپلیکیشن را روی گوشی خود نصب کنید، به سادگی از رسیدهای دریافتی خود عکس میگیرید و Expensify آن را به یک گزارش مرتب تبدیل میکند.
با استفاده از این اپلیکیشن میتوانید با کارت اعتباری و حساب بانکی خود هماهنگ شوید تا حساب خریدهایتان را پیگیری کنید.
5) Bump
دیوید لیب، کارمند سابق شرکت تگزاس اینسترومنت، زمانی که دانشجوی رشته MBA دانشگاه شیکاگو بود، با ایده ساخت اپلیکیشن Bump مواجه شد. وقتی او وارد اطلاعات تماس گوشیiPhone خود شد، حس کرد که میتواند فرآیند آن را توسعه دهد و با کمک دو تن از همکارانش اپلیکیشن Bump را ساختند.
ارتباط شبکهای با صاحبان دیگر کسب و کارهای کوچک، کارآفرینان یا افرادی در جامعه کسب و کار میتواند در رشد کسب و کار شما مفید و موثر باشد. اپلیکیشن Bump امکان تبادل اطلاعات تجاری با دیگران را فراهم میکند. از سال 2008 بیش از 8 میلیون کاربر به منظور تبادل اطلاعات از این اپلیکیشن استفاده کردهاند.
اپلیکیشن Bump اطلاعات تماس و عکس را از طریق اینترنت به دستگاه دیگری میفرستد. برای استفاده، کاربران دو گوشی هوشمند، گوشیهای خود را به هم ارتباط میدهند و ظرف مدت 5 تا 10 ثانیه، صفحهای روی هر دو گوشی ظاهر میشود که هر کدام باید مطلبی را که میخواهند بفرستند یا دریافت کنند، تایید کنند. البته حفظ امنیت اطلاعات شخصی از اولویتهای طراحان این اپلیکیشن بوده و هنگام استفاده از آن میتوانید تصمیم بگیرید اطلاعاتتان را با چه کسی به اشتراک بگذارید.
این اپلیکیشن برای سیستم عاملهای iOS و اندروید قابل استفاده است.
6) Chargify
اگر کالای شما امکان ایجاد ثبت اینترنتی را دارد – حتی اگر خود کالا دیجیتالی نباشد – نرم افزار Chargify مناسب خواهد بود. این نرم افزار که به صورت نمودار طراحی شده این امکان را به وجود میآورد تا کوپنها و سفارشات ویژه و نیز تاریخ انقضای خرید کالا و مهلت تمدید خرید را یکجا مدیریت کنید.
7) InDinero
یک دکه کوچک بستنی فروشی احتمالا به صورت سرانگشتی میداند که روز قبل چقدر بستنی قیفی، چوبی یا فنجانی فروخته است. اما در مورد هزینههایی که برای انرژی مصرف شده برای خنک نگه داشتن یخچال، درست کردن مواد بستنی، اجاره مکان، هزینه تبلیغات و... صرف کرده، چطور؟ در کل، حتی مغازههای بسیار کوچک نقل و انتقالات مالی زیادی دارند و ارزیابی دقیق محاسبات مالی یک کسب و کار، بسیار مشکل است. در چنین شرایطی، اپلیکیشن inDinero کاربرد خواهد داشت. این پایگاه آنلاین، با دریافت اطلاعات از حساب بانکی یا کارت اعتباری یک صاحب کسب و کار، نه تنها اطلاعات مالی فعلی او را ارایه میدهد، بلکه میزان بودجه آینده او را پیشبینی میکند و پیشنهاداتی را ارایه میدهد.
8) FreshBooks
فاکتورنویسی کاری مشابه نوشتن گزارش هزینهها است. چه خودتان فاکتوری را تهیه کنید، چه آن را دریافت کنید و یا هر دو، نگه داشتن فاکتورها در یک قالب یکپارچه که دسترسی به آن آسان باشد، دردسر بزرگی است.
نرم افزار FreshBooks این کار را برای صاحبان کسب و کارهای کوچک و مشاوران مالی، با اتوماتیکسازی مراحل مختلف فرآیند فاکتورنویسی تسهیل کرده است.
با استفاده از اپلیکیشنهایی که نام برده شد، میتوانید کسب و کارتان را ساده و موثر کنید و کمک کنید شرکتتان به سوی اهدافی که تعیین کردهاید، حرکت کند. هر اپلیکیشن میتواند در حوزههای مختلف، از جمله نظارت بر عملیات کسب و کار، ارتباط بین کارمندان و خدمات مشتری به شما کمک کند.کار کردن با بهرهوری بالا باعث میشود مطمئن باشید که هر جنبه از مدیریت کسب و کارهای کوچک با کیفیت و مراقبت مدیریت میشود، نه به صورت تصادفی. اگر با ابزارهای مناسب، عملیات کسب و کار را سادهتر کنید، استرس کمتری به شما وارد میشود و در ضمن بیشتر از کارتان لذت میبرید.
