مروري کوتاه بر مصاحبه های استخدامی!!!
مصاحبه هاي استخدامي، متداولترين روش مورد استفاده در فرآيند گزينش هستند. بسياري از سازمانها و كارفرمايان، مصاحبه هاي استخدامي را معتبرترين روش جمع آوري اطلاعات مي دانند. بررسي مدارك و شواهد نشان مي دهد كه براي قضاوت در مورد هوش داوطلب، توان تحليل، انگيزش، توانش هاي شناختي، گستره تفكر، مهارت ارتباط با ديگران، ثبات هيجاني و ...، مصاحبه مي تواند مفيد واقع شود. اين جزوه سعي دارد كه به مصاحبه ، چهارچوب آن ، شرايط و بايدها و نبايدهاي آن ، بپردازد.
تعريف مصاحبه:
مصاحبه نوعي تماس چهره به چهره است كه از طريق آن مصاحبه كننده اين امكان را مي يابد كه رفتار مصاحبه شونده، ويژگي هاي آشكار و شخصيت او را، از ابعاد مختلف مشاهده و بررسي كند. مصاحبه كننده مي تواند با كمك مشاهدات خود و اطلاعات ديگري كه با روش هاي ديگر ( آزمونها ، برگ درخواست و ... ) بدست آورده، تصميم بگيرد مصاحبه شونده را انتخاب كند يا نه ( به منظور استخدام ارتقا و ... ).
در واقع مصاحبه، در فرآيند گزينش، يك گفت و شنود رسمي و عميق است كه به منظور ارزيابي شايستگي داوطلب، صورت مي گيرد كه درآن مصاحبه كنندگان در جستجوي پاسخ به سه سوال اساسي هستند:
1- آيا داوطلب شغل مي تواند كار را انجام دهد؟ در غير اينصورت، آيا از ظرفيتهاي لازم جهت انجام كار برخوردار است؟
2- در صورت وجود مهارت يا ظرفيت انجام كار، آيا داوطلب، كار مورد نظر را انجام خواهد داد؟ (انگيزه و مسئوليت)
3- چگونه مي توان اين داوطب را، با باقي داوطلبين مقايسه كرد؟ (ارزشيابي، امتياز دهي و رتبه بندي)
انواع مصاحبه:
1- سازمان يافته يا مستقيم: مصاحبه كنندگان در اين مصاحبه، معمولا مجموعه اي از سوالات معين و از پيش تعيين شده را مطرح مي كنند. اگر چه سوالات اين نوع مصاحبه، صحت فرآيند مصاحبه را، تا حدود زيادي تضمين مي كند، اما به مصاحبه كننده، امكان پي گيري پاسخ هاي جالب را نمي دهد مانع بروز خلاقيت مصاحبه گري و كسب اطلاعات جامع تر مي شود. بنابر اين، كسب اطلاعات جامع از مصاحبه شونده، در اين نوع مصاحبه ها با محدوديت مواجه است.
2- مصاحبه هاي سازمان نيافته يا غير مستقيم: در اين نوع مصاحبه، به مصاحبه شونده فرصت داده مي شود تا به سوالات مختلفي كه بر حسب موضوع، در طول مصاحبه مطرح مي گردد، آزادانه و حتي بدون محدوديت زماني، در محيط دوستانه پاسخ دهد. اين روش، قابليت اعتمادش پايينتر از مصاحبه سازمان يافته است.
3- مصاحبه هاي مختلط : معمولا مصاحبه كنندگان در عمل، تركيبي از سوالات مستقيم و غير مستقيم را به كار مي برند. اين روش، از قابليت اعتماد بيشتري نسبت به دو روش قبلي برخوردار است.( عموما در طرح مديران فردا از اين نوع مصاحبه استفاده خواهدشد. )
4- مصاحبه هاي تحت فشار: اگر موقعيت شغلي، تحمل فشارهاي عصبي زيادي را مي طلبد، اينگونه مصاحبه ها، سعي در كشف چگونگي واكنش متقاضي دارد، تا بتواند واكنش مصاحبه شونده را به فشارهاي ناشي از شغل بررسي كند.
تيم مصاحبه:
تيم مصاحبه، با توجه به تركيب تعداد مصاحبه كنندگان و مصاحبه شوندگان، متفاوت است كه از آن جمله مي توان به تيم هاي مصاحبه زير اشاره داشت:
1- مصاحبه فرد به فرد: در اين مصاحبه فقط يك نفر مصاحبه كننده و يك نفر مصاحبه شونده وجود دارد. از اين روش معمولا براي ارزيابي عميق تر شخصيت مصاحبه شونده استفاده مي شود.
2- مصاحبه گروهي: در اين روش معمولا چهار مصاحبه كننده و پنج مصاحبه شونده، در حاليكه دور يك ميز گرد نشسته اند، حضور دارند. مسئوليت مصاحبه كنندگان، عموما به عهده يك روان شناس متخصص است و ارزيابي داوطلب نيز، به شيوه مشاهده عملكرد افراد در گروه انجام مي گيرد.
3- مصاحبه چند نفر با يك نفر: در اين روش، مصاحبه با حضور چند نفر مصاحبه كننده و يك نفر مصاحبه شونده انجام مي شود. مصاحبه كنندگان هر يك در زمينه اي خاص، مثلا روانشناسي، مهندسي، مديريت سازمان و ... تخصص دارند.
4- مصاحبه تحت فشار: اگر موقعيت شغلي ، تحمل فشارهاي عصبي زيادي را مي طلبد، اينگونه مصاحبه ها ، سعي در كشف چگونكي واكنش متقاضي دارد تا بتواند واكنش مصاحبه شونده را به فشارهاي ناشي از شغل بررسي كند.
انتخاب هر يك از اين تيم هاي مصاحبه، بسته به هدف مصاحبه ، مهارت و تخصص مصاحبه كننده، در زمينه ارزيابي ويژگي مرتبط با معيارهاي انتخاب، متغير است.
مراحل اجراي مصاحبه:
فرآيند مصاحبه، از مراحل مختلفي تشكيل مي شود كه طي اين مراحل بايد به ترتيب زير، در جريان مصاحبه رعايت گردد:
1- مرحله آمادگي: پيش از تشكيل جلسه مصاحبه، لازم است مصاحبه كننده اطلاعات مربوط به مصاحبه كننده ( نظير نمرات آزمون هاي كتبي، فرم درخواست و ... ) و نيز شرايط احراز شايستگي مرتبط به شغل را مورد بررسي قرار دهد و مصاحبه را بر اساس اين اطلاعات انجام دهد. به نوعي ساختار مصاحبه، دستورالعمل آن و پرسشهاي مطروحه، تا حدود زيادي به اين مطالعه مقدماتي وابسته است.
2- آغاز مصاحبه و ايجاد ارتباط: فشار ايجاد ارتباط بر دوش مصاحبه كننده است فرض كنيد داوطلب كمي نگران است و علايم تنش رواني ديده مي شود، اگر مصاحبه كننده بر آن است كه به واقعيت هاي پي ببرد، بايد نخست كاري كند تا از ميزان تنش داوطلب كاسته شود و وي احساس آرامش و راحتي نمايد. براي اين منظور بهتر است يكي از اعضاي تيم مصاحبه پيش از ورود به مرحله مصاحبه اصلي به گرمي به مصاحبه شونده سلام و خوش آمد بگويد، لبخند زده و اعضاي مصاحبه را معرفي كند، به بعضي از تعارفات روزمره بپردازد و برخي سوالات غيرمرتبط و ساده را مطرح كند. مثلاً : هواي امروز گرم نبود ؟ در مسير راه ترافيك سنگين بود؟ ، سپس با بيان مختصر اهداف و انتظارات خود از مصاحبه مقدمه چيني لازم را براي ورود به فرايند اصلي مصاحبه به عمل آورد.
3- ورود به مصاحبه اصلي و تبادل اطلاعات: در اين مرحله مصاحبه كننده بايد كوشش كند بر مبناي شرايط احراز ( يا معيار هاي شايستگي ) با دقت و ظرافت سوالاتي را مطرح كند تا ضمن جمع آوري اطلاعات مورد نياز، بتواند ديدگاه كلي مصاحبه شونده را نسبت به مسايل مربوط به كار و زندگي مورد ارزيابي قرار دهد. به طور كلي مصاحبه گر بايد سوالات را به گونه اي مطرح كند تا بيشترين اطلاعات ممكن را در ارتباط به معيارهاي مربوط به گزينش، به دست آورد.
در واقع در اين مرحله مصاحبه گران بايد بر مبناي برنامه از پيش تعيين شده، به طرح موضوعات مختلف بپردازند و در اذهان آنها، طرح جامعي از سوالاتي كه بر پايه آنها قضاوت كنند وجود داشته باشد. بهتر است ابتدا از موضوعات ساده و روزمره شروع كرده (مثلاُ درباره كار و فعاليت كنوني وي پرسيده شود) ، پس از اطمينان خاطر از آرامش مصاحبه شونده به مرور سوالات اساسي تر طرح شود. "روابط كاري" ، "سوابق كاري"، "زمينه هاي مورد علاقه " ، "شرايط كلي"، "دلايل جذت" ، محورهاي اساسي هستند كه اگر سوالات بر پايه آنها طرح شوند ، مي توانند اطلاعات نسبتا جامعي در مورد مصاحبه شونده و نتيجه گيري از مصاحبه بدست دهد.
قابل ذكر است سوالاتي كه با كلمات استفهامي مانند " چرا "شروع شوند، يا طرح سوالاتي كه پاسخ آنها بلي يا نه است، نمي تواند اطلاعات دقيقي ، در اختيار مصاحبه كننده قرار دهد.
4- پايان مصاحبه: پس از كسب اطمينان از اينكه همه سوال هاي مورد نياز ارزيابي، مطرح شده و براي هر سوال نيز پاسخ مناسب در يافت شده، مصاحبه به پايان خود نزديك مي شود.
ختم مصاحبه را بهتر است با نشانه هاي رفتاري مثل نگاه كردن به ساعت، بستن پرونده و يا گفتن اينكه "نكته ديگري براي صحبت نداريد؟" اعلام كنيد. در اين مرحله از مصاحبه بايد آگاه بود كه هيچ گونه نشانه اي دال بر پذيرش مصاحبه شونده به او داده نشود زيرا ممكن است مصاحبه شوندگان بعدي، داراي كيفيت برتري باشند و يا مصاحبه شونده در مراحل ديگر فرايند گزينش، نتواند موفق شود.
5- نتيجه گيري از مصاحبه: پس از پايان مصاحبه، مصاحبه كنندگان بايد برداشت كلي خود را همراه با تجزيه و تحليل پاسخ هاي مصاحبه شونده، گزارش دهند، مصاحبه كنندگان براي اينكه بتوانند صحت، قابليت اعتماد و اعتبارمصاحبه هاي خود را ارتقا دهند، مي بايست ارزيابي هاي خود را به به مصداقهاي حاصل از مصاحبه وابسته كنند.
