تعریف تجزیه و تحلیل سیستم

شناخت جنبه های مختلف سیستم ، چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و نحوه و میزان ارتباط بین انها به منظور دستیابی به اطلاعات بنیادین جهت طراحی و اجرای یک سیستم مناسبتر است .
هدف از تجزیه و تحلیل سیستم ، ایجاد اصلاح و بهبود در وضع سازمان ، از طریق یافتن رویه ها و روشهای بهتر انجام کار است .
سیستم در یک سازمان : مجموعه ای از روشها که به یکدیگر وابسته اند و با اجرای آنها ، بخشی از هدف سازمانی تحقق می یابد .
روشها : مجموعه ای از شیوه های گوناگون انجام کار به شمار می آیند که با استفاده از آنها می توان به هدفهای نهایی سازمان دست یافت .
شیوه : تشریح جزئیات نحوه انجام دادن کار .
وظایف مدیران : ایجاد تغییر بمنظور بهبود سازمان ، مدیران موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ می کنند ، همگام با آخرین تغییرات و تحولاتی که در جهان رخ می دهد تغییرات لازم را در سازمان خود بوجود آورند و از جدید ترین روشها و شیوه ها ی انجام کار در اداره امور سازمان خود بهره گیرند . چرا که ما در دنیایی شتابزده و با تغییرات سریع زندگی می کنیم .
هدف تمام سیستم ها بقاست ، یعنی بودن و وجود داشتن است ووظیفه اساسی هر سیستم همگامی با تغییر و تلاش در جهت اعمال نفوذ بر تغییر است ، همگامی با آخرین پیشرفتها نیاز به تلاش صد چندان دارد . در دنیایی که به سرعت در حال حرکت است ، توقف شایسته نیست و به زوال منتهی خواهد شد .
سه عامل عدم تغییر در سازمانها و سیستم ها :
1-برخی افراد با وضع موجود انس می گیرند حتی اگر این انس ، غیر منطقی باشد .
2-گروهی از کارکنان به علت جمود فکری و ترس از تغییر به دنبال ثبات هستند ، در حالی که بقای خود آنها مشروط به تغییر است .
· جان لاک در این مورد اشاره جالبی دارد و می گوید : ثبات از خواص اذهان تنگ است .
3-برخی افراد نیز به علت احساس نا امنی و عدم آگاهی از نحوه کاربرد شیوه های نوین و نیز احتمال از دست دادن منافع خاصی که در وضع موجود دارند .
مدیران باید خود از عوامل ایجاد تغییر باشند ، سازمانی پویا و ماندنی است که هدفهای خود را با شرایط و نیازهای متغیر محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار باشد نشان می دهد . چنین سازمانی می تواند در دنیای بی ترحم رقابت ها به موجودیت خود ادامه دهد ، از محیط خویش تاثیر پذیرد ، برآن تاثیر گذارد وروز به روز به سطح بالا تری از تکامل برسد .
متخصصین تجزیه و تحلیل را هم می توان از نیروی انسانی موجود سازمان و هم می توان از خارج سازمان دعوت به کار کرد .
چنانچه متخصصین از خارج سازمان دعوت شوند چون با مشکلات سازمانی خو نگرفته اند بهتر خواهند توانست به نقایص موجود پی ببرند و کمبودها را تشخیص بدهند و نیز با دید علمی تری نسبت به بررسی سیستم های سازمان اقدام خواهند کرد .
چنانچه متخصصین ، واحدی از خود سازمان برای این منظور دایر شود و این وظیفه را بطور مداوم بر عهده گیرند ، شاید کارکنان سازمان چندان مایل نباشند که کارشان توسط افرادی خارج از سازمان مورد نقد و بررسی قرار گیرد .
در حال حاضر هم در تشکیلات وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی و نیز موسسات بخش خصوصی واحدهائی برای اجرای این وظیفه مهم بوجود آمده اند و هم موسساتی نیز بطور مستقل به عنوان مشاورین مدیریت بوجود آمده اند .
مهمترین وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم :
1-تجزیه و تحلیل سازمان بمنظور ایجاد تشکیلات مناسب با نیازهای سازمان
2-استقرار مناسبترین سیستمها ، روشها و شیوه های انجام کار در سازمان
3-تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئوول
4-کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات و پیشرفتها از این طریق
5-تدوین دستورالعملهای کتبی و مدون با کسب نظرات مقامات مسئول سازمان
6-تجزیه و تحلیل نحوه تقسیم کار به منظور تقسیم منطقی و درست کار بین کارکنان
7-تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار ، بمنظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار
8-تجزیه و تحلیل بمنظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تسهیلات فیزیکی کار
9-زمان سنجی کار برای ایجاد سرعت در ارائه کالا و خدمات به مشتریان
10-بررسی ، کنترل و طراحی فرمهای مورد نیاز سازمان
11-تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد
12-بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستمهای جدید (سیستمهای مکانیزه و کامپیوتری )
13-ایجاد روحیه تعاون و همکاری در بین کارکنان سازمان
14-تلاش در جهت افزایش سطح کارآیی ، اثر بخشی و بهره وری در کل سازمان
مهمترین فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارتند از :
1-اقدامی مناسب برای بررسی مسائل و مشکلات سازمانی
2-بهره وری یک سازمان رابطورمعمول را با استفاده از دو طریق زیر می توان افزایش داد :
الف- تشویق افراد به کار کردن بیشتر . ب – ساده کردن و بهسازی روشهای کار
3-اقدامی بمنظور مدد رسانی به مدیران و مقامات مسئوول در زمینه سیاستگذاری و تصمیم گیری است.
4-ساختار سازمانی مناسب تر ،روشهای اجرائی کارآمدتر و شیوه های عملیاتی پر ثمرتر بوجود می آید .
5-می توان از نیرو و تلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد و از اتلاف نیروی انسانی جلوگیری کرد .
6-از میزان اشتباهات و خطاها کاسته می شود و خدمت به مشتریان سرعت می یابد .
7-بدست آوردن اطلاعات دقیق و بهنگام از وضع موجود که این اطلاعات مبنای مناسبی را برای برنامه ریزی در اختیار مدیران و مسئولان قرار می دهد .
آنالیست یا تحلیلگر سیستم کیست ؟
فردی علاقه مند به کار تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها که با استفاده از آموخته های علمی و شیوه های کاربردی از صلاحیت لازم برای انجام دادن بررسیهای همه جانبه در زمینه تجزیه و تحلیل برخوردار است .
دو وظیفه اساسی تحلیل گر سیستم چیست ؟
1-ارزیابی : اعمال و روابط موجود در کار را بررسی و ارزیابی کند .
2-همیاری : پیشنهادهای خاصی را برای بهبود کارائی ارائه دهد .
تحلیل گر می کوشد تا مسائل موجود را بخوبی بشناسد و درک کند و برای مقابله با آنها راه حلهای مناسب را ارائه دهد .
ویژگیهای تحلیل گر عبارتند از :
1-به کار تجزیه و تحلیل معتقد و علاقه مند باشد .
2-دارای ذهنی پرسشگر باشد .
3-اجزای سیستم را مرتبط با یکدیگر ببیند و آنها را بصورت هماهنگ و متحد در آورد .
4-متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد .
5-با بررسی کافی و برخورد سیستمی،علتها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل اقدام کند .
6-واقعیات را همانگونه که هستند ،ببیند و بکوشد حالت بی طرفی خود را حفظ کند .
7-به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.(به دلیل ذخیره سازی کارکنان را اخراج نکند )
8-تحلیل گر باید صبور باشد .



از آنجا که تجزیه و تحلیل ، کاری مستمر و دائم است تجزیه وتحلیل سیستمها و روشها باید به طور مستمر و متعالی در سازمان انجام گیرد و وضع موجود سازمان را با آخرین تغییرات و تحولات تطبیق دهد . از قدمهای آن بعنوان دور،چرخه و یا سیکل تجزیه و تحلیل یاد شده و مراحلی که در این سیکل طی میشود عبارتند از :
1-شناخت کل سیستم 7-انتخاب روش مناسب
2-تشخیص مشکلات 8-تنظیم گزارش پیشنهادی
3-انتخاب مهمترین مشکل 9-پیگیری به منظور اجرا
4-تعیین علل مشکل 10-ارزیابی مجدد روش نو
5-بررسی راههای حل مشکل 11- جرح و تعدیل روش نو
6-ارزیابی نتایج هر یک از روشها 12-استقرار روش نو