هوش سازمانی چیست؟

داشتن دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین، اربابرجوع و . . . ) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیندهای سازمانی (مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و. . . ) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان میگذارد هوش سازمانی(Business Intelligence ) است. هوش سازمانی، شما را برای تصمیمگیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکتها توانمند میسازد.

داشتن دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین، اربابرجوع و . . . ) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیندهای سازمانی (مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و. . . ) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان میگذارد هوش سازمانی(Business Intelligence ) است. هوش سازمانی، شما را برای تصمیمگیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکتها توانمند میسازد.


● هوش سازمانی مسیری که باید شرکتها و سازمانها طی کنند

از یک مثال ساده شروع میکنم. هر کس در یک شرکت تنها میتواند کارش را به بهترین نحو انجام دهد. اگر تصمیمگیریها در سازمانها بر مبنای اطلاعات واقعی باشد تا بر مبنای بهترین حدسیات و یا اینکه چگونه در گذشته آن کار را انجام میدادهاند، کارها به درستی پیش نخواهد رفت. در این باره نیاز به مستندات است، مستندات از همه عوامل یک سازمان، مجموع این مستندات و آمارها است که مانع از سعی و خطا میگردد. چه اتفاقی رخ میداد اگر هر چه که فروشندگانERP وCRM و اکنونBI به شما وعده میدهند را، میداشتید؟ یعنی وعده دسترسی فوری به همه داده های موجود در شرکت و سازمان شما با داشبوردهای دیجیتالی و شاخصهای عملکرد موردنیاز تا سازمان خود را اداره کنید. چه اتفاقی رخ میداد اگر میتوانستید بینهایت کاوش در اجزا در دادههای موجود و از منظرهای متفاوتSlice & Dice) به عمل تجزیه اطلاعات به بخشهای کوچکتر و نمایش آن از منظرهای متفاوت برای درک بهتر در تصمیمگیریها گفته میشود. ) مینمودید بدون اینکه لازم باشد بدانید از چه سیستمی تا سطح Transaction (تراکنشها)، این دادهها میآیند کارتان را بهتر انجام میدادید؟ هوش سازمانی به همه شرکتها کمک میکند تا از طریق گزارشگیری و تحلیل دادهها، عملکرد اثربخش و مطمئن بدون دردسر اضافی و هزینههای اجرائی زیاد و سعی و خطا به دست آورندERP . وCRM و سایر سیستمها و نرمافزارها، عوامل حیاتی برای اداره سازمانها و شرکتها هستند. متاسفانه هنگامیکه این سیستمها، تراکنشها و تعاملات دادهها را خوب اجرا میکنند، در برابر گزارشگیری تحلیل و دسترسی به دادهها کم میآورند، بهبود و قابلیتهای تحلیل و گزارشگیری شرکتها جز اولویتهای مدیران ارشد مالی(Chief Financial Officer (CFO در سال ۲۰۰۵ قرار گرفت.

BI وعده بزرگ و عجیبی را به رهبران شرکتها میدهد:

دسترسی فوری به همه اطلاعات، که در فرمت قابل استفاده به آن نیاز دارید. نه تنها افراد و کارمندان سازمانIT بلکه همه مدیران و تصمیمگیران، میتوانند از آن استفاده کنند. اغلب بسیاری از افراد فکر میکنند که این وعده عملی نخواهد شد آیا واقعا اینطور است؟

● چرا هوش سازمانی؟

امروزه با اطمینان کامل میتوان ادعا کرد که استفاده از راهحلBI میتواند قدرت رقابتپذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمانها متمایز نماید. این راهحل این امکان را به سازمانها میدهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهرهبرداری نمایند. این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندیهای مشتریان و مدیریت ارتباط با آنان را میسر میسازد. این راهحل این امکان را به سازمان میدهد تا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را مانیتور کنند. امروزه سازمانهای پیشتاز صحبت ازERP وCRM و. . . . نمیکنند، رویکرد سازمانها به سمتBI است. آنها به دنبال بهینهسازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعههای وابسته به خود میباشند. امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایهگذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.

در یک دهه گذشته بسیاری از سازمانها سرمایهگذاری های بسیاری را روی تکنولوژی اطلاعات اعم از نرمافزار و سختافزار کردهاند. در اقتصاد امروزه که هزینهها باید کاهش یابد، سازمانها و شرکتها از خود میپرسند: «چه مقدار تا کنون برای تکنولوژی سرمایهگذاری کردهایم؟» و اینکه «از این سرمایهگذاری چه سودی بردهایم؟» امروزه در کشورهای پیشرو و توسعه یافته سرمایهگذاری درBI در حال افزایش است. تحقیقات فارستر در سال ۲۰۰۳ از ۸۷۷ سازمان (کوچک و بزرگ) و تصمیمگیرندگان در حوزهIT نشان میدهد که از رشد سرمایهگذاری ۹/۱% در زمینهIT برخوردارند ولی ۴۵% آنها نیاز به خرید ابزارهایBI را دریافتهاند و برای آن اقدام میکنند. چرا؟ دو دلیل عمده وجود دارد که چرا صنایع و سازمانها بهBI علاقهمند شدهاند. اول عصر اطلاعات، دوم مسائل اقتصادی.

در عصر اطلاعات، کسی که اطلاعات دارد، دارای قدرت است. هر سازمان و شرکتی که از این قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبای خود متمایز و ممتاز میشود. سازمانها و شرکتها، امروزه با سرعت حرکت و تغییر میکنند. اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساس و پایه این سازمانها است. دلیل دیگر استفاده ازBI اقتصاد است. بقای سازمانها و شرکتها در توفان اقتصاد رقابتی امروز بر دو محدوده متمرکز شده است.

● کاهش هزینه ها افزایش درآمدها

در سازمانی کهBI در آن بکار گرفته میشود، مدیران میتوانند اطلاعات هزینهها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینهها چه هستند و تصمیمهایی برای کاهش و حذف آنها بگیرند. تغییرات آینده را پیشبینی کنند و برای مسائل خود راهحلی مناسب داشته باشند. به منظور افزایش درآمد، شرکتها باید علاوه بر افزایش فروش خود، مثلا مشتریان فعلی خود را حفظ کنند. حفظ مشتریان اغلب کاری بسیار پسندیده است. اما باید بدانیم اغلب کدام مشتری سود بیشتری عاید میکند. معمولا ۲۰ درصد از مشتریان ۸۰ درصد سود شرکت را تامین میکنند. شرکتها باید ابتدا مشتریانی که سود بیشتری را عاید میسازند، حفظ نمایند. باید بدانیدBI کاربرد بسیاری در این بخش نیز دارد. گام بعدی تجزیه و تحلیل رفتار بازار، فروش و مشتریان پرسودده هستند. این دانش به مدیران کمک میکند تا چگونه مشتریان خود را مدیریت نمایند. برای جلب نظر مشتریان ممکن است پارامترهای کانالهای هزینهای، فروش عمده به مشتریان و یا تغییر در حاشیه سود و. . . . مدنظر قرار گیرد. نکته مهم اینست که رفتارها با مشتریان یکسان نیست و هر مشتری یا گروهی از مشتریان روابط خاص خود را خواهند داشت. سرانجام، اینکه علاوه بر مشخصههای اطلاعاتی فوق سایر اطلاعات مدیریتی برای تصمیمگیری در سازمانها نیز وجود دارد که نیاز به تحیلی برای تصمیمگیری دارد، مثل اطلاعاتی در حوزه ماموریت اصلی سازمان و یا شرکت، اطلاعات منابع انسانی، اطلاعات تولید و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه شده و . . . تکنولوژیBI راهحلی برای بکارگیری این اطلاعات و ایجاد هوشمندی در مدیران میباشد که آگاهانه تصمیمگیری نمایند و تصمیم آنان مبنی بر واقعیات و درک آگاهانه آنان از تغییرات فعلی و آتی و استفاده از سوابق در سازمان باشد.

● فرآیندBI در سازمانها و شرکتها

فرآیندBI در سازمانها و شرکتها یک فرآیند پویا و تعاملی است. این فرآیند با یک سوال شروع میگردد و پاسخهای سئوالات در یک حلقه تکرار فراهم میشود. این پاسخها امکان تصمیمگیری برای مدیران را فراهم میکند.

▪ برنامه ریزی و هدایت

مرحله برنامهریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیندBI عمل میکند. در شروع متعاقب درخواستهای مدیران تصمیمگیر و سئوالات از سیستم با فرمول کردن سئوالات، برنامهریزی برای پاسخ به سئوالات شروع خواهد شد.

▪ مرحله اخذ اطلاعات از پایگاه اطلاعاتی

در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاههای اطلاعاتی ( منابع اطلاعاتی) جمعآوری خواهند شد. دادههای جمعآوری شده از دادههای خام هستند و آگاهی یا دانشی را به استفادهکننده اضافه نخواهند کرد. این دادهها میبایست پردازش و پالایش شوند در غیر اینصورت هیچ نقطه روشنی در آنها دیده نمیشود.

▪ پردازش اطلاعات

در این مرحله دادههای جمعآوری شده مجتمع خواهند شد، روابط بین آنها شناسایی و آنالیز شده و در نهایت قابل استفاده خواهند گردید. این مرحله شامل مراحل استخراج اطلاعات، تبدیل اطلاعات و بارگذاری اطلاعات(Load) میشود.

▪ آنالیز و تولید اطلاعات

در این مرحله با استفاده از تکنیکهای پیشرفته از دادههای مجتمع شده، هوشمندی ایجاد میگردد. سیستم در انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانهای به سئوالات مدیران خواهد داد. این پاسخ در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر میگردد و امکان تغییر سئوال و یا بررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهد شد. شکل زیر جزئیات فرآیندBI را نشات میدهد.

Management Information System سیستم اطلاعات مدیریت یا
مدیریت سیتمهای اطلاعاتی (MIS) درواقع کاربرد تکنولوژی اطلاعات است در پشتیبانی از فعالیتهای تجاری, چرا که تجارت روز به روز متحول می‌گردد و در این میان همواره افرادی با قدرت تحلیل بالا و زاویه دید و پیشینه تجاری مورد نیاز هستند تا فرایندهای تجاری را بارورتر کنند .


ارتباط BI با MIS

در حال حاضر یكی از موضوعاتی كه بیشترین سهم بازار در دنیا را به خود اختصاص داده هوش تجاری است حجم بالای اطلاعات قابل تحلیل نبوده و مشكلات فراوانی را برای مدیران ایجاد كرده، كه این امر آنها را در تصمیم گیری ها با مشكل مواجه ساخته است. با به كارگیری هوش تجاری، به جای ركوردهای زیادی از اطلاعات كه هر كدام به تنهایی ارزش كمی دارند، می توان با ركوردهای آماری روبرو شد كه هر كدام به تنهایی ارزش زیادی دارند كه به كارگیری این سیستم تصمیم سازی، مدیران را چه در سطح حكومتی و چه در سطوح پایین تر، تسهیل خواهد كرد. در این سیستم، اطلاعات به جای دو بعد، از چند بعد مورد بررسی واقع شده و با چیدن نتایج بررسی در كنار هم، می توان تصمیمات صحیحی اتخاذ كرد. MIS از چند بخش تشكیل شده و یك قسمت بسیار مهم آن، مكعبهای اطلاعاتی هوش تجاری است كه در ایران از آن بیشتر با عنوان DSS (سیستم های پشتیبانی تصمیم) نام برده می شود. در حال حاضر جا به جایی مدیران و بخصوص مدیران ارشد مملكتی و حكومتی، مشكلات بسیاری ایجاد می كند و به طور معمول سال اول حضور مدیران در سازمانها، صرف شناخت مجموعه می شود؛ زیرا آمار و اطلاعات در جایی دسته بندی و ذخیره نشده و تناقضات در تصمیم گیریها به شدت رو به افزایش است. سازمانهایی نظیر مؤسسه استاندارد، از كاربرد این سیستم و نتایج آن در ارتقای كیفیت مدیریت سازمان، اظهار رضایت كرده اند.


کاربرد BI

به کمک هوش تجاری می‌توان کاوش اطلاعات، آنالیز و تحلیل آن‌ها را ساده نمود. و به تصمیم گیرندگان در هر رده یک سازمان این اجازه را می‌دهد تا در هر کجا و هر زمان به آسانی به آن اطلاعات دسترسی داشته و آن‌ها را بهتر درک نموده و تحلیل نمایند.

هوش تجاري نه به عنوان يک ابزار يا يک محصول و يا حتي سيستم، بلکه بعنوان يک رويکرد جديد در معماري سازماني بر اساس سرعت در تحليل اطلاعات به منظور اتخاذ تصميمات دقيق و هوشمند کسب و کار در حداقل زمان ممکن مطرح شده است و در واقع مجموعه‌اي از مهارتها، فناوريها و سيستم‌هاي كاربردي است كه براي جمع‌آوري ، ذخيره‌سازي ، تحليل و ايجاد دسترسي كارآمد به انباره‌هاي داده جهت كمك به سازمان‌ها براي تصميم‌گيري صحيح مورد استفاده قرار مي‌گيرد. تحليل داده‌ها شامل طبقه‌بندي، خوشه‌بندي،آناليزهاي آماري، پيش‌بيني‌هاي رياضي، تحليل‌هاي هوشمند مبتني بر شبكه‌هاي عصبي و الگوريتمهاي ژنتيك مي‌باشد. هوش تجاري شما را برای تصمیم‌گیری در همه عوامل موثر بر سازمان يا شرکت‌ توانمند می‌سازد.


ابزارهای BI

ابزارها و تکنیک ها در سطوح مختلفی قرار می گیرند به گونه ای که سطوح پایین تر خود، ابزارها و تکنیک های سطوح بالاتر محسوب می شود. می توان گفت برخی از تکنیک ها به صورت افقی (horizontal) و برخی به صورت عمودی (vertical) در هوش تجاری مورد استفاده قرار می گیرند. تکنیک های افقی تکنیک هایی هستند که در اکثر بخش ها و اجزای هوش تجاری مورد استفاده قرار می گیرند. مانند OLAP : (قابليتي است که دسترسي به اطلاعات براي ساخت گزارشات و تحليل داده را براي کاربران غير فني امکان پذير مي نمايد. )

، پردازش های هوشمند، داده کاوی، سیستم های خبره و... تکنیک های عمودی تکنیک هایی هستند که با استفاده از برخی تکنیک های افقی و برخی تکنیک های خاص در حوزه خاصی از فرایند تجاری سازمان کارایی دارند.
(On-Line Analytical Processing) OLAP از مکعب‌هایی در مجموعه‌ای با ابعاد کوچک که در داخل آن داده‌هایی انتخاب شده‌اند استفاده می‌کند، ارتباطات بین ابعاد از قبل تعریف شده و همه ابعاد ممکن (یا جواب‌ها) از قبل محاسبه و پیش‌بینی شده است. هنگامی که یک مکعب ایجاد می‌شود، یک واسط کاربري پیاده‌سازی مي‌شود که كاربر بتواند با جواب‌های داخل مکعب تعامل داشته باشد.



امروزه با اطمینان کامل می‌توان ادعا کرد که استفاده از راه‌حل BI می‌تواند قدرت رقابت‌پذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمان‌ها متمایز نماید. این راه‌حل این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهره‌برداری نمایند و درک بهتر تقاضاها و نیازمندی‌های مشتریان و مدیریت ارتباط با آنان را میسر می‌سازد. این راه‌حل این امکان را به سازمان می‌دهد تا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را مانیتور کنند. امروزه ، رویکرد سازمان‌ها به سمت BI است. آنها به دنبال بهینه‌سازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعه‌های وابسته به خود می‌باشند. امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایه‌گذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.

از این رو تکنیک های افقی نیازمند دقت بیشتری در پیاده سازی و گسترش هستند به طوری که بتوانند با اجزای مختلف در platform های مختلف در رابطه باشند. پیاده سازی این اجزا بر اساس استانداردهای خوب یکی از چالشهای مهم در رابطه با هوش تجاری است و می توان در معماری هوش تجاری برای سازمان، این دو بخش را از همدیگر جدا کرد و هوش تجاری را سبدی از جنس ابزارهای افقی دانست که هر ابزار عمودی را می توان در آن قرار داد. ایجاد یک معماری افقی ثابت برای یک سازمان، رشد هوش تجاری در آینده را ضمانت می کند.





کارکرد BI را در سه حوزه مي توان تقسيم بندي کرد:


- سطح استراتژيک(strategic level): مربوط به تصميم گيري هاي کلان سازمان که توسط مديران رده بالا انجام مي شود

- سطح تاکتيکي(tactical level): مربوط به عملياتي است که در حوزه مديران مياني انجام مي شود. اين عمليات مي تواند شامل پيگيري عمليات در سطح پايين، نحوه انجام آن، گزارش¬گيري و نهايتا جمع بندي داده هاي مفيد براي اتخاذ تصميمات ميان مدت سازمان باشد.

- سطح عملياتي (operational level): پايين ترين سطح انجام فعاليت هاي تجاري يک سازمان است که در دفعات بالا و معمولا به صورت تکراري در رده هاي پايين عملياتي سازمان انجام مي شود


نتیجه گیری

همانگونه که گفتیم سیستم های اطلاعات مدیریت و نیز هوش تجاری از جمله علوم روز است که سازمانها برای رقابت و بقاء از آن در همه امورا ستفاده می کند ولی این سیستم دارای اشکالا تی است که فقط سیستم های پشتیبانی تصمیم برای رفع آنها بوجود آمده است. سیستم اطلاعات مدیریت به منظورتدارک پشتیبانی شخصی برای هر مدیرنمی باشد. این ضعف سیستم اطلاعات مدیریت، اقداماتی راباعث شد که منتهی به مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم گشت. سیستم پشتیبانی تصمیم به عنوان یک سیستم متکی بر رایانه به منظور استفاده توسط یک مدیر خاص یاگروهی ازمدیران درهرسطح سازمانی برای اتخاذ تصمیم درفرآیند حل یک مساله نیمه ساختاری، تعریف می شود. کند. پیچیده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم عملاً تصمیماتی رابرای مدیراتخاذ می نمایید. سیستم پشتیبانی تصمیم درمقابل سیستم اطلاعات مدیریت: 1-فرد را حمایت می‌کند 2-حمایت مستقیم ایجاد می کند 3-تمام مراحل حل مساله راحمایت می‌نماید 4-مسائل نیمه ساختاری راحمایت می کند 5-برپشتیبانی تصمیم تاکید دارد.
پس نتیجه می گیریم که دنیا هر روز در حال تحولات علمی است ،فناوریهای نوین با سرعتی سرسام آور در حال پیشرفت هستند ، سرعت تحلیل اطلاعات بالا رفته ، کیفیت اتخاذ تصمیم گیریها تغییر کرده، کسب وکار هوشمند شده است ، پس معماری سازمانها باید با سرعت در حال تکامل باشد و تنها با این روشها می توان قدرت رقابت پیدا کرد و نیازمند یها ی مشتریان را درک نمود و سیستم را بهینه سازی نمود و خلاصه آنکه بتوان در این عرصه آشفته و متلاطم بقای سیستم را تضمین نمود واین مهم در سازمانها برعهده مدیران ارشد،مدیران فروش ، مدیران عملیات ،مدیران ویژه و مدیرانIT می باشد.