آشنايي با مديريت طرح (mc) در انجام پروژه‌هاي عمراني

در اين مقاله روش مديريت طرح (MC) شرح داده مي شود و مزايا و معايب آن شمرده مي‌شود و در ادامه شرح وظايف و خدمات مديريت طرح نوضيح داده مي‌شود و در پايان پروژه‌هاي مختلف بر اساس چگونگي مديريت طرح دسته‌بندي مي‌شوند.
نويسنده : حسن نژاد، اميد (عضو هيات مديره گروه مشاورين پارس)
- مقدمه
از آنجا كه اغلب مجريان طرحهاي بزرگ عمراني موفق به تكميل و راه اندازي طرحهايشان، مطابق زمان و هزينه هاي پيش بيني شده نمي‌شوند، با مشكلات زيادي مواجه مي باشند. پيچيدگي تكنولوژيكي، تنوع تخصصهاي مورد نياز، نامناسب بودن طراحي‌ها، حجم عظيم فعاليتها و همچنين تعداد زياد سازمانها و افراد درگير در طرح، همگي از مسائلي هستند كه اغلب مجريان طرح را در پروژه هاي بزرگ و پيچيده از رسيدن به اهداف پروژه باز مي دارند. معضلات ناشي از اين مسائل، زماني نمود بيشتري خواهد داشت كه مجري طرح تجربه و تخصص لازم را در اداره كردن پروژه هاي مشابه كسب نكرده باشد و عليرغم نداشتن ذهنيت روشن نسبت به فعاليتها و نيازهاي آتي پروژه، مسئوليت مديريت و هماهنگي طرح را نيز بر عهده گيرد. در ابداع روشهاي نوين اجرا و مديريت طرحهاي بزرگ سعي مي شود تا اولاً هماهنگي و يكپارچگي بيشتري ميان مراحل طراحي و ساخت برقرار گردد و ثانياً وظايف مديريتي از وظايف فني طراحي و ساخت مستقل گردد. روش پيمانكاري مديريت (MC) از جمله اين روشها مي باشد كه غالباٌ در طرحهاي بزرگ صنعتي و در كشور ما در طرحهاي پتروشيمي مورد استفاده قرار گرفته است. در اين روش پيمانكار مديريت يا مدير طرح (MC) به صورت عضوي از تيم كارفرما گشته تا بر اساس يك حق‌الزحمه توافق شده و به دور از تمايلات سودجويانه پيمانكاري، به انجام خدمات مديريت در زمينه ساخت بپردازد.
از جمله عواملي كه منجر به رواج نيافتن كاربرد روشهاي نوين در مديريت طرحهاي عمراني كشور گشته است، محدوديتهاي سازماني، عدم ريسك پذيري دستگاه اجرايي،‌ عدم آگاهي مجريان طرح از روشهاي نوين و در نهايت عدم انطباق روشهاي ابداع شده در ساير كشورها با كشور ما مي باشد.
در واقع روش مديريت طرح در نتيجه اصلاح روشهاي مديريتي در هدايت و انجام پروژه‌ها به وجود آمده است. در اين روش نحوه عقد قرارداد با پيمانكاران ساخت به دو صورت ممكن است صورت گيرد:

1. زماني كه كارفرما به منظور رهايي از درگيريها و ريسكهاي منتقل شده از پيمانكاران ساخت، ترجيح ميدهد كه تنها با مديريت طرح قرارداد منعقد كند و سپس وي مستقيماً با پيمانكاران ساخت در ارتباط با انجام بسته (Package) هاي كاري قرارداد منعقد مي كند.
2. زماني كه كارفرما ترجيح مي دهد قراردادهاي ساخت مستقيماً و بدون واسطه MC با پيمانكاران منعقد شود و تنها MC وظيفه مشاوره در انتخاب پيمانكاران و مديريت بر نحوه عملكرد آنها را عهده دار گردد. در اين حالت MC نقش مشابهي نسبت به مديريت ساخت (CM) پيدا مي‌كند و ريسكهاي منتقل شده به وي بسيار محدود ميگردد.

2- مزايا و معايب روش مديريت طرح (MC)

2-1- مزايا

1. در صورتيكه MC در اواسط فاز طراحي و يا زودتر به كار گرفته شود، با ادغام شدن درون تيم طراحي و هماهنگي با تيم طراح قادر خواهد بود تجربيات و مهارتها مربوط به ساخت را در طراحيها اعمال نمايد تا منجر به كاهش زمان، هزينه، اجرايي شدن بهتر طرحها و افزايش امكان آناليز مهندسي ارزش در مراحل طراحي و ساخت گردد.
2. با توجه به اينكه نظارت بر عمليات اجرايي پيمانكاران ساخت بر عهده MC مي باشد بنابراين نيازي به خدمات نظارتي مهندسين مشاور نيست.
3. حضور MC منجر به ايجاد هماهنگي مابين پيمانكاران ساخت و رفع مشكلات آنان به لحاظ عدم تداخل كاري مي گردد.
4. ارائه خدمات پشتيباني به پيمانكاران ساخت منجر به تسريع عمليات اجرايي و همچنين پوشش دادن نقاط ضعف آنان ميگردد.
5. چون MC مستقيماً در طراحي و اجرا شركت نمي كند، مي تواند فارغ از مسايل مستقيم اجرايي منحصراً به مديريت، برنامه‌ريزي و كنترل هزينه بپردازد.
6. MC همچون عضوي از تيم كارفرما، تمايلات سودجويانه پيمانكاري ندارد و تنها هدفش جلب رضايت كارفرما است.
7. در اين روش رقابت شديدي مابين پيمانكاران ساخت ايجاد ميگردد، زيرا كار به بسته هاي كوچكتري تقسيم شده است و پيمانكاران با انجام صحيح و بموقع آن، سعي در به دست آوردن بسته هاي كاري بيشتري دارند.

در صورتي كه قراردادهاي ساخت توسط MC به پيمانكاران واگذار گردد داراي محاسن زير است:

1. كليه ريسكهاي ناشي از عمليات ساخت به MC منتقل مي گردد.
2. مسئوليت كليه جنبه هاي ساخت بر عهده يك پيمانكار واحد است.
3. MC امكانات پشتيباني و خدمات و تسهيلات مركزي براي پيمانكاران تدارك خواهد ديد.

2-2- معايب

ادغام MC در درون تيم طراحي به جهت وجود نگرش خصمانه آنها نسبت به وي دشوار است. در صورتيكه قراردادهاي ساخت توسط MC به پيمانكاران واگذار گردد معايب آن عبارت است از:

1. چون تمام تصميم گيري‌هاي مربوط به ساخت توسط MC صورت مي گيرد، چنانچه وي صلاحيت كافي نداشته باشد پروژه با خطر جدي مواجه مي گردد و از اين بابت كارفرما ريسك بالايي را پذيرفته است.
   
   
2. همواره كنترل زيادي بر روي فاكتورها و صورت حسابها بايستي صورت گيرد و بنابراين كاغذ بازي و سوء ظن در اين حالت به مراتب بيشتر است.
   
   
3. به جهت كنترل زياد كارفرما، آزادي عمل در نحوه اجراي كار و خريد اقلام پايين مي آيد.
   
   

3- شرح وظايف و خدمات مديريت طرح (MC)

براي انجام طرحهاي عمراني كشور در « نظام فني و اجرايي طرحهاي عمراني كشور» كه در تاريخ 23/3/1375 بر اساس پيشنهاد سازمان برنامه و بودجه به تصويب هيات وزيران رسيده است طرح هاي عمراني در دو مرحله «تهيه طرح» و «اجراي طرح» انجام مي شوند.
مرحله تهيه طرح كه خود شامل «مديريت بر تهيه از جنبه ايفاي وظايف قانوني غير قابل واگذاري كه كارفرما خود راساً با كاركنان خود، آنها را انجام ميدهد» و «خدمات مديريت تهيه طرح كه كارفرما در صورت در اختيار نداشتن امكانات لازم يا بزرگ و پيچيده بودن طرح به پيمانكار خدمات مديريت طرح واگذار مي نمايد.»
مرحله اجراي طرح كه خود شامل: «مديريت بر اجراي طرح از جنبه هاي وظايف قانوني غير قابل واگذاري كه كارفرما خود راساً با كاركنان خود آنها را انجام ميدهد» و «خدمات مديريت و كنترل كه شامل خدمات مديريت اجراي طرح، كنترل هاي مهندسي، كنترل پروژه و نظارت مي شود.»
توضيح اينكه خدمات مديريت اجراي طرح، كنترل هاي مهندسي و كنترل پروژه را مي توان در صورت نياز به پيمانكار مديريت اجراي طرح واگذار نمود.
با توجه به اطلاعات جمع آوري شده از اجراي پروژه‌ها به نظر ميرسد در صورت نياز لازم است انجام مديريت تهيه طرح و مديريت اجراي طرح توسط يك واحد تحت عنوان مديريت طرح و ساخت صورت گيرد.
خدمات مديريت اجراي طرح را براي تكميل مرحله ساخت، بهره برداري و سپس نگهداري صحيح از واحدهاي مختلف يك پروژه به شرح ذيل مي‌توان عنوان نمود:

• خدمات مديريت، هماهنگي و مشاوره
• تعيين خط مشي هاي اجرايي پروژه و رويه‌ها
• برنامه ريزي، تهيه برنامه‌هاي زمان بندي، كنترل پيشرفت عمليات و گزارش دهي به كارفرما
• هماهنگي عمليات اجرايي و نظارت بر ساخت
• كنترل و هماهنگي در مورد حمل و نقل و تحويل مواد و مصالح.
• كنترل مواد و مصالح و تجهيزات
• بازرسي ميداني، تست و راه اندازي
• خدمات دوره بهره برداري
• برآورد و كنترل هزينه
• تهيه اسناد و مدارك
• كنترل كيفيت و تضمين كيفيت
• مساعدت در امر استخدام و آموزش پرسنل بهره برداري

به عبارت ديگر به استناد تعاريف سازمان مديريت و برنامه ريزي، مجري جهت مديريت، كنترل و هماهنگي پروژه‌ها و مراحل اجرايي طرح پس از كسب مجوز از مراجع ذيصلاح مي تواند از يك شركت بعنوان مديريت طرح استفاده و كليه وظايف و مسئوليتهاي كارفرمايي را بجز موارد زير به وي تفويض نمايد:

• قبول تضمينها و دستور تمديد، آزاد كردن، ضبط و يا واريز آنها
• تصويب تغيير مبلغ قرارداد
• تصويب تغيير مدت قرارداد
• تغيير مشخصات كلي ، تغيير سيستمها و اجزاي اصلي كار
• تصويب قيمتهاي جديد و حق‌الزحمه خدمات اضافي
• تصويب گزارش هاي مراحل مختلف خدمات مطالعه و طراحي
• تصويب تحويل موقت و تحويل قطعي
• تعليق، خاتمه و فسخ قرارداد
• تصويب صورت وضعيت قطعي و صورتحساب نهايي

4- نتيجه گيري

از آنجا كه هر يك از روش هاي اجراي پروژه هاي عمراني اعم از روش اماني، روش مرسوم سنتي، روش طراحي - ساخت، روش مديريت ساخت (CM) و روش پيمانكاري مديريت (MC) را متناسب با حجم عمليات اجرايي و مالي و گستردگي نياز به تخصصهاي مختلف مي توان جهت انجام پروژه هاي مختلف بكار برد، لذا با توجه به مزايا و معايب هر يك از روشها موارد ذيل پيشنهاد ميگردد.

• پروژه‌ها را مي توان به پروژه هاي در حد TSR، پروژه هاي عمراني كوچك، متوسط و بزرگ تقسيم نمود:

1. پروژه هاي TSR به روش اماني توسط كارشناسان داخلي قابل طراحي و ساخت است.
2. پروژه هاي عمراني كوچك را مي توان به روش پيمانكاري مرسوم و توسط كارشناسان داخلي، مهندس مشاور و پيمانكار عمومي اجرا نمود.
3. پروژه هاي عمراني متوسط را مي توان با تلفيقي از روش پيمانكاري مرسوم ( سنتي ) و جايگزيني پيمانكار مديريت بجاي مشاور با حضور كارفرما و پيمانكار عمومي اجرا نمود و يا مي توان با استفاده از روش - طراحي ساخت و كمك پيمانكار مديريت، پروژه را اجرا كرد.
4. در پروژه هاي عمراني بزرگ كه عموماٌ از پيچيدگي خاصي برخوردار است و در اجراي آن از تخصصهاي مختلف فني ، مالي ، كنترلي و مديريتي همچون پروژه ساخت كارخانجات صنعتي و ساخت واحدهاي پالايشي و پتروشيميايي كمك گرفته مي شود بهتر است از روش پيمانكاري مديريت يا مديريت طرح استفاده شود.

• با توجه به اينكه عموماً در دو حالت زير از MC استفاده مي شود

1. تخصص لازم در گروه كاركنان كارفرما به اندازه كافي وجود نداشته باشد.
2. زمان رسيدن به پايان پروژه و بهره برداري بسيار كم باشد.
3. هزينه قرارداد MC حدوداً 5 تا 10 درصد اجراي پروژه EPC مربوطه است و با توجه به اينكه هزينه هاي ثابت در بكارگيري MC وجود دارد با كوچكتر شدن پروژه درصد هزينه استفاده از MC نسبت به هزينه EPC افزايش مي يابد. از سوي ديگر گفته مي شود استفاده از MC بيشتر براي پروژه‌هايي با هزينه بالاتر از 300 ميليارد ريال اقتصادي خواهد بود.
4. از آنجا كه گفته مي شود استفاده ازMC عموماً براي پروژه‌هايي با هزينه بالاتر از 300 ميليارد ريال اقتصادي خواهد بود و با توجه به اينكه انتخاب MC براي هر يك از پروژه هاي عمراني باعث ايجاد كار اضافي براي كارفرما جهت تهيه شرح كار، نظارت بر كار MC و غيره مي گردد اولاً گرفتن MC براي هر يك از پروژه‌ها به صورت جداگانه به صرفه نخواهد بود و ثانياً در صورتي كه الزامي در استفاده از MC وجود داشته باشد مي توان كل پروژه هاي موجود در دفترچه موافقت نامه را كه هزينه اجراي آن بالغ بر 500 ميليارد ريال است پس از امكانسنجي مجدد و دقيق به MC واگذار نمود. بديهي است در اين صورت وظيفه كارفرما نظارت بر MC و انجام وظايفي است كه از عهده MC ساقط شده است.