مدیریت خرید و تدارکات در پروژه
خريد و تدارکات يکي از مهمترين فعاليتهاي تيم هاي پروژه است. اين فرايندها با تمامي ارکان و بخشهاي پروژه در ارتباط بوده، هر گونه اختلال در آن منجر به ايجاد اشکال در روند اجرايي پروژه هاي عمراني و تاخير در تحويل طرح سرمايه گذاري مي شود. فرايند خريد و تدارکات در پروژه، شامل: مراحل برنامه ريزي، شناسايي منابع، درخواست، برگزاري و داوري مناقصه، مراحل انعقاد قرارداد، اجراي قرارداد، اختتام قرارداد است. يکي از راههاي کسب موفقيت، دانستن دلائل ناکامي و دوري جستن از آنها براي دست يافتن به ارزشهاي بالاتر است. عواملي مختلفي باعث کندي روند خريد و تدارکات مي شوند و يکي از راه کارهايي که باعث افزايش بهره‌وري سيستم خريد و تدارکات مي شود، پياده سازي و اجراي سيستم تدارکات بهنگام است که بر اساس کشش تقاضا ، طراحي شده است. در اين مقاله ضمن ارائه خلاصه مراحل مديريت خريد و تدارکات پروژه هاي عمراني و سرمايه گذاري، به ارائه برخي از راهکارهايي که منجر به افزايش اثربخشي بيشتر فرايند خريد و تدارکات اقدام شده پرداخته مي‌شود.
مقدمه
خريد و تدارکات يکي از قديمي ترين فعاليتهاي سازمانها براي دستيابي به هدفهايشان است. در پروژه هاي پيمانکاري و طرح هاي سرمايه گذاري نيز خريد و تدارکات مواد اوليه، نيروي انساني و … بخش عمده‌اي از فعاليتهاي تيم پروژه را به خود اختصاص مي دهد. در طرحهاي عمراني و سرمايه گذاري، مقصود از خريد، تنها برآوردن نيازمنديهاي پروژه نيست، بلکه هدف از خريد، دستيابي به مواد مورد نياز پروژه، طبق زمانبندي و کيفيت مورد نياز، براي رسيدن به موقعيت نهايي و تحويل به موقع طرح سرمايه گذاري است.
اهميت ديگر فرايندهاي خريد و تدارکات از آنجا ناشي مي شود که خريد و تدارکات در رابطه مستمر و دائمي با تمامي بخشهاي سازمان، از جمله: خريد، مالي، انبارداري، پرسنلي، توليد، تعمير و نگهداري، طراحي و تحقيق و توسعه، مهندسي و … بوده، رابطه کاري کم و بيش فعالي با تمامي ارکان سازمان دارد. چنين ارتباطهايي هنگامي اهميت خود را بيشتر نمايان خواهد کرد که بدانيم بخش خريد و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبري بين ارکان داخلي يک سازمان، با بسياري از مراکز خارج از سازماني را نيز ايفا مي‌کند. علاوه بر بخشها، فرايندهاي بسياري نيز در سازمانها و به ويژه در سازمانهاي مجري پروژه ها، به وسيله فرايند خريد و تدارکات به يکديگر پيوند مي خورند.
مديريت خريد و تدارکات پروژه، تمامي امور مرتبط با خريد بهنگام کالا و خدمات مورد نياز براي انجام تمامي فرايندها و عملکرد پروژه را شامل مي شود. تدارکات، طيف وسيعي از اقلام، مانند: تهيه نقشه و طرحهاي اوليه، مواد اوليه، امکانات و تجهيزات، نيروي انساني و خدمات تخصصي و … را در بر مي‌گيرد که بايد در زمان مورد نياز از تهيه کنندگان و تامين کنندگان آنها دريافت شود. همچنين اگرچه در بيشتر مواقع منظور از تدارکات پروژه، عبارت است از انجام مراحل لازم براي تهيه کالا و خدمات از منابع خارج از سازمان؛ ولي بخش با اهميتي از وظايف مديران پروژه، تهيه لوازم مورد احتياج پروژه در داخل و با استفاده از ظرفيتهاي توليدي در درون پروژه است.
امروزه با رشد تکنولوژي، به ويژه در زمينه تکنولوژي اطلاعات، ماهيت عرضه و خريد به سرعت در حال تغيير است و جامعه و سازمانها به صورت روزافزون تاثير رقابتهاي شديد، فعاليتهاي تجاري جديد، کيفيت، طراحي محصول و فرايندها، تمرکز و غير متمرکز بودن، نوآوري، اطمينان از عرضه بلند مدت محصول و … را مشاهده مي كنند.
از سوي ديگر، مديريت تدارکات و خريد پروژه يک راه حل جامع، منظم و سيستماتيک است که به يکپارچه سازي مباني ارتباط با فروشندگان و پيمانکاران، يعني فرآيندهاي استعلام، مناقصه، خريد، نظارت و کنترل دقيق تر فرآيند خريد مي‌انجامد. فرايندهاي به کار گرفته شده در مديريت خريد و تدارکات، ثبت دقيق و اتوماسيون فرايندهاي خريد و تدارکات و بهينه سازي تعاملات و ارتباطهاي تجاري در محدوده دروني و بروني سازمان را با هدف بهينه سازي رابطه سازمان با ارائه‌کنندگان کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور، ممکن مي سازد. هدف نهايي از مديريت خريد وتدارکات پروژه، به پايان رساندن و تحويل به موقع و کيفي طرح است.
