فن آوری اطلاعات

مروزه در هر سازماني، بحث به کارگيري آي - تي و فن آوري اطلاعات مطرح است. همه جا سخن از سودمندي يا ضروري بودن استفاده از کامپيوتر است و به همين خاطر مديران دائما در گير تصميم‌گيري براي صرف هزينه يا سرمايه‌گذاري براي به کارگيري تکنولوژي در سازمان خود هستند، اما يک سوال همواره پيش رو است: مرز سرمايه‌گذاري در تکنولوژي کجاست؟
طبيعي است که تکنولوژي به عنوان يک راه به صرفه‌تر در برابر روشهاي دستي يا سنتي‌تر است که اهميت پيدا مي‌کند. به همين خاطر يک مدير بايد بداند تکنولوژي در کدام بخش از سازمان يا زنجيره فعاليتهايش مفيدتر است و براي پاسخ دادن به اين سوال احتياج با شاخصهايي براي اندازه‌گيري دارد.
اين مقاله سعي مي‌کند با ارائه تعاريف و مثالهايي، نقش فن‌آوري را در سازمان توضيح دهد تا يک مدير (اعم از آنکه مدير يک سازمان دولتي باشد يا شرکتي خصوصي، کارخانه توليدي باشد يا يک مدرسه) بتواند انتظارات خود و نقشي که تکنولوژي مي‌تواند يا بايد برايش ايفا کند را به دقت تعريف کند. از دل چنين فرآيندي، ميزان سرمايه‌گذاري و نحوه آن خود به خود مشخص مي‌شود.

انتقال فن‌آوری اطلاعات به سازمان

براي شروع، به مرور تعريف و مفاهيم اصلي مي‌پردازم و پيش از همه تفاوت بين «فن‌آوري اطلاعات» Information Technology (IT) و «سيستم اطلاعاتي» Information System (IS) را توضيح مي‌دهيم. زيرا اين دو مفهوم گرچه به طور ناخواسته به جاي يک ديگر به کار برده مي‌شوند اما معاني متفاوتي دارند.

فن آوری اطلاعات چیست؟

فن آوری اطلاعات مجموعه‌اي شامل حداقل يکي از اجزای زیر است:
سخت افزار Hardware
نرم افزار Software
سیستمهای ارتباطی Telecommunication
ایستگاه کار Workstation
سیستمهای خودکارسازی Computer Controlled robots
محصولات هوشمند Smart Products

سامانه اطلاعاتي چيست؟

سامانه اطلاعاتي، يکي از نتايج حاصل از به کارگيري فن‌آوري اطلاعات است که به کمک آن اطلاعات مختلف رده بندي و طبقه بندي مي‌شوند تا دوباره به کار گرفته شوند.
انواع سامانه‌های (سيستم‌هاي) اطلاعاتی به شرح ذيل مي‌باشند:
سامانه مدیریت محتوا Content Management System CMS)
سامانه مدیریت مستنداتDocument Management System (DMS)
سامانه مدیریت اطلاعاتManagement Information System (MIS)
سامانه پشتیبانی تصمیمگیری Decision Support System (DSS)
سامانه اطلاعات اجراییExecutive Information System (EIS)
سامانه پشتیبانی مدیریت
Management Support System (MSS) >> DSS + EIS
سامانه اطلاعات استراتژيک Strategic Information System (SIS) بر اساس کارکردهاي مختلف فن‌آوري اطلاعات، و ترکيب قابليتهاي آن، سامانه هاي اطلاعاتي شکل مي‌گيرند. بدين لحاظ براي فهم نقش فن‌آوري در سازمان، بايد ابتدا کارکردهاي پايه آن را شناخت:

کارکردهای پایه فن آوری اطلاعات

Basic Functions of IT هر جا که فن‌آوري اطلاعات به کار گرفته مي‌شود، حداقل يکي از عمليات زير (و معمولا ترکيبي از آنها) اتفاق مي‌افتد:۱. تبدیل اطلاعات (Conversion)يعني اطلاعات از يک شکل به شکل ديگر تبديل ميشوند (مثل پخش صداي شما از يک بلندگو، يا اسکن کردن متن يک قرارداد و تبديل آن به قالب الکترونيک)
۲. ذخیره سازی اطلاعات (Storage) مثل ذخيره صداي شما بر روي ديسک يا نوار يا ذخيره کردن اطلاعات ۳. پردازش اطلاعات (Processing)مثل محاسبه معدل دانش‌آموزان به وسيله کامپيوتر يا تراز حساب مالي در يک نرم افزار حسابداري
۴. تبادل اطلاعات (Communication) مثل مبادله اطلاعات از يک کامپيوتر به يک کامپيوتر ديگر
۵. تحليل و همگرایی اطلاعات مثل نرم افزارهاي هوشمند طراحي صنعتي و الکترونيک

فن آوری های نوپدید

Emerging Technologiesاز ترکيب کارکردهاي بالا، فن‌آوري‌هاي جديدي پديد آمده است که به تنهايي هويت خاص خود را پيدا کرده‌اند و بسيار پيش مي‌آيد که يک طرح به کارگيري تکنولوژي در سازمان شما، يکي از اينها را به عنوان هدف طرح ذکر مي‌کند (مثل طرح اتصال شرکت شما به اينترنت). بعضي از اين فن‌آوري‌ها به قرار ذيل هستند:
چند رسانه ای (Mulimedia)
شبکه های کامپیوتری (Computer Networks)
بسته های نرم افزاری (Software Application/Trends)
انبارهای داده (Data Warehouses)
فن آوری بدون سیم (Wireless Technologies)
سیستمهای هوشمند (Artificial Intelligence Systems)
اینترنت (Internet)

هر برنامه انتقال يا به کارگيري فن‌آوري به سازمان بايد به سوالهاي زير پاسخ دهد:
چه؟ چه چيزي مي‌خواهد در سازمان به کار گرفته شود ؟
کجا؟ در چه بخش از سازمان يا براي کدام فعاليت ؟
چه وقت؟
چقدر هزینه در ازای چقدر سود؟
چگونه؟ مراحل انجام کار چيست ؟
توسط چه کسی؟ آيا با تکيه بر نيروهاي داخل سازمان يا بيرون آن؟ و در ميان شرکتهاي بيروني، کدام يک و چرا مناسبتر است؟
براي پاسخ دادن به سوال اول، به مرور نقش‌هايي که فن اوري مي‌تواند در يك سازمان داشته باشد مي‌پردازيم:

نقش فن آوری اطلاعات در سازمان
نقش پشتیبانی :
در اين نقش، فعاليت اصلي و محوري سازمان بدون استفاده از فن آوري هم انجام مي‌شود، اما به کار گيري فن آوري به نحوه انجام فعاليت‌ها به شدت کمک مي‌کند يا اينکه آنها را توسعهمي‌دهد. مثل به کارگيري سیستم مالی یا حسابداری برای یک کتابفروشی که گرچه مي‌توان همچنان حساب و کتاب‌ها را در دفاتر نداشت، اما کامپيوتر انجام عمليات حسابداري را تسهيل مي‌کند.– نقش محوریفن‌آوري براي برخي سازما‌نها نقش محوري دارد به نحوي که بدون به کارگيري آن، اگر چه مي‌توان به فعاليت ادامه داد، اما تفاوت بين به کارگيري و عدم به کارگيري فن‌آوري فاحش است. مثل به کارگيري سيستم تايپ کامپيوتري در يک روزنامه يا انتشاراتي. امروزه تقريبا بدون به کارگيري حروفچيني کامپيوتري، اداره يک روزنامه يا انتشار يک کتاب غيرممکن است.– نقش استراتژيکدر نقش استراتژيک، اصولا ادامه فعاليت سازمان بدون به کارگيري فن‌آوري بي‌معني است. مثل شبکه ارتباطی برای فروش بلیط هواپیما یا به کارگيري کامپيوتر در سيستم بانکي.


تشخیص

قدم بعدي، تشخيص نقش فن‌آوري در سازمان يا فعاليت شما است. براي اين کار، شاخصهايي معرفي مي‌کنيم:شاخصهای تشخیص نقش فن آوری اطلاعات در سازمان- شاخص اول: میزان وابستگی سازمان به فن آوری اطلاعاتکارکرد مطلوب سازمان در گرو به کارگیری فن آوری است
تاثیر استراتژيک فن آوری اطلاعات بر سازمان فن آوری یکی از چند عامل اصلی برای حفظ سازمان و تضمین موفقیت آن در آینده است


جدول تشخیص

ترکيب دو شاخص بالا، جدول تشخيص را در اختيار قرار مي‌دهد:

ميزان وابستگي
تاثير استراتژيك كم زياد
كم پشتيباني محوري – سطح يك
زياد محوري – سطح دو استراتژيك
نقش محوری سطح یک- فن آوری فعلی نقش حیاتی را ایفا نمیکند ولی سازمان و شرایط فعالیت آن در حال حرکت به آن سو استنقش محوری سطح دو- تکیه سازمان بر فن آوری قابل توجه است، اما توسعه فن آوری اطلاعات در سازمان لزوما به معنی پیش افتادن از رقبا نیست.

شناسایی موقعیتهای به کارگیری it

علاوه بر جدول بالا، شناسايي موقعيتهاي به کارگيري فن‌آوري نيز اهميت دارند. اين موقعيتها دو دسته هستند:
موقعیتهای خارج از سازمان
به کارگيري فن اوري منجر به بهبود فعالیتهای سازمان در ارتباط با مشتریان، شرکتهای وابسته، فراهم کنندگان خدمات، ارائه خدمات یا محصولات تازه به مشتریان و…
موقعیتهای داخل سازمان
در اين حالت، به کارگيري فن اوري منجر به افزایش کیفیت در زنجیره ارزش افزوده در بخشهای مختلف سازمان از خط تولید گرفته تا مدیریت، نیروی انسانی، بخشهای مالی و خدماتی و…
اعمال شاخصهاي فوق به فعاليت سازمان شما توسط کارشناسان يا مشاوران صورت مي‌پذيرد تا سودمند ترين حالت سرمايه‌گذاري و بهره‌وري از به کارگيري فن‌آوري حاصل گردد