۱۵ راهبرد موثر برای مدیریت بهتر زمان

چارچوب بندي زمان (time boxing) موثرترين ابزار شناخته شده مديريت زمان است. حتي اگر در گذشته با نحوه استفاده از اين ابزار آشنا بوده ايد، اين مقاله فرصتي را برايتان فراهم مي سازد كه به شكل بهتري از اين ابزار استفاده نماييد.

اجازه دهيد قبل از هر چيز مفهوم چارچوب بندي زمان را معني كنيم. چارچوب بندي زمان يعني اختصاص تناوب هاي زماني مشخص براي انجام دادن كارهايي از پيش تعيين شده، در واقع بجاي اينكه تا پايان يافتن كاري وقت بگذاريد بايست متعهد شويد كه تمام يا بخشي از كار را در مدت زماني معلوم انجام دهيد و نبايد اين برايتان مهم باشد كه كل كار پايان پذيرد. "اصل مقاله انگليسي نيز در ادامه مطلب آورده شده است " البته اجراي اين مفهوم در عمل خيلي هم ساده نيست و نبايد گول تعريف ساده آن را خورد. روش هايي كه در ادامه مقاله مطرح شده اند به شما كمك مي‏كنند تا از پس چارچوب بندي زمان به خوبي بر آييد.

1- شكستن فعاليت هاي بزرگ

استفاده از تناوب هاي زماني به روشني سبب پيشرفت در فعاليت هاي بزرگ مي گردد و شما را قادر مي سازد پيشرفت مستمري در انجام فعاليت‏هاي وحشتناك داشته باشيد. استفاده از اين ابزار شما را مطمئن مي سازد كه انجام كارهاي بزرگ و وحشتناك، تمام وقت شما را در يك روز به تاراج نخواهد برد.

2- رهاشدن از فعاليت هاي بي اهميت

چارچوب بندي زمان روشي بسيار مناسب براي به تسخير كشيدن فعاليت هاي رنج آور است. فعاليت هاي كم اهميتي كه انجام آنها براي شما ناراحت كننده است. مساله اي كه با اين فعاليت هاي ناچيز و آزار رسان وجود دارد اين است كه هر كدام از آنها به تنهايي مي توانند پيشرفت شما را به تاخير بيندازند. اين فعاليت ها مقدار زيادي از انرژي ذهني شما را از بين مي برند. راهبردي بسيار مناسب براي حفظ اين انرژي چارچوب بندي زمان براي انجام يكباره تمامي اين گونه فعاليت ها است.

3- غلبه كردن بر تعلل

در مواردي كه تعلل در انجام كاري داريد و از تمام كردن آن صرف نظر كرده ايد، كافيست آن را در در چارچوب زماني مشخصي قرارداده و دنبال نماييد. در اين صورت با غلبه بر مقاومت در مقابل انجام آن كار و در يك حركت آني خواهيد توانست آن كار را به پايان برسانيد.

اگر هنوز تعلل و به تعويق انداختن كارها گريبانگير شما است براي راحتي خيال كافيست پايان زماني را كه مشخص كرده ايد ناديده بگيريد و كار را ادامه دهيد تا تمام شود. به اين حالت "چارچوب زماني باز" گفته مي شود. در اين حالت بايد حداقل تناوب زماني را تا جايي كه دوست داريد براي انجام دادن كار تنظيم نماييد. بسياري دوست دارند صداي زمانسج خودشان را با صداي يك تشويق دسته جمعي كه بسيار هم موثر است، به نشان پايان بخشيدن كارشان به صدا در آورند.

4- پرهيز از كمال گرايي

كمال گرايي در كار يكي از دلايل تعلل است. بجاي دوري كردن از يك كار بهتر است آن كار را تا پايان زماني كه برايش در نظر گرفته ايد ادامه دهيد. متعهد بودن به تناوب زماني تعيين شده براي انجام يك كار بهترين راهبردي است كه شما مي توانيد براي پرهيز از كمال گرايي و تاثير كاهنده آن انتخاب نماييد.

سروكار داشتن با كمال گرايي راه حلي را مي طلبد كه به آن "چارچوب زماني بسته" گفته مي شود كه براي به حداكثر رساندن تناوب انجام كار در نظر گرفته مي شود. بسياري دوست دارند در برخورد با چنين مواقعي صداي زمانسنج خودشان را با صداي رنج آوري همراه سازند تا به آنها يادآوري نمايد كه فورا بايد كارشان را به فرصتي ديگر پرتاب نمايند.

5- ايجاد تمركز

چارچوب بندي زمان براي كارهاي ويژه سبب مي شود تا زماني كه پنجره زماني آن كار ويژه باز است ساير كارهاي غير مرتبط از حوزه كاريتان خارج شوند. اگر مصمم هستيد بهره وري تان را افزايش دهيد كاهش دغدغه هاي ذهني بسيار ضروري است.

سازماندهي كارها در چارچوب هاي زماني مشخص سبب مي شود ساختار درستي براي انجام فعاليت هايتان ايجاد شود. پيشگيري از حواس پرتي‏ها باعث مي شود راندمان كاريتان افزايش يافته و كاملا در جريان انجام كار قرار بگيريد.

6- بالابردن راندمان

آيا اين نكته درست نيست كه بيشتر كارها در زمان هاي پاياني مهلت در نظر گرفته شده براي آن كارها و يا قبل از تعطيلات انجام مي شود؟ به دلايلي اين گونه تصور مي شود كه معمولا راندمان كاري در پايان تناوب هاي زماني مشخص شده در بيشترين حالت خود است.

چارچوب بندي زماني فعاليت ها فشار كاري را از دوش شما بر مي دارد و مزيت زيادي براي پايان بخشيدن به كارها دارد به شرطي كه مطمئن باشيد زمانسنج شما قابل مشاهده است و شما مطابق زمان اختصاص يافته به انجام كارهايتان مي پردازيد.

7- بالابردن انگيزه

كارهاي بزرگ فارغ از ميزان اهميت آنها كاهنده انگيزه هستند چرا كه زمان زيادي را مي طلبند تا پايان پذيرند و پيامد آنها مشخص گردد. معمولا ترجيح داده مي شود كارهاي بزرگ به تعويق بيفتد چرا كه پرداختن به كارهاي سريع و آسان گواراتر است و اين كارها زودتر نتيجه داده و پايان مي پذيرند.

ليكن عبور كردن به سادگي، از كنار كارهايي كه در فهرست كارهاي شما برانگيزاننده هستند سبب خواهد شد يك چارچوب بندي زماني را با موفقيت به پايان برسانيد. كار كردن با تعهد به يك چارچوب بندي زمان پيشرفت عيني را براي شما به ارمغان خواهد آورد.

ايده ديگري كه چگونگي استفاده از چارچوب بندي زمان باعث افزايش انگيزه كاري مي شود خارج شدن از چالش ها و سرگرمي هاست. به عنوان مثال در يك ساعت چند تماس تلفني مي توانيد داشته باشيد؟ چرا سعي نمي كنيد ركورد خودتان را بهتر كنيد؟

8- اهداف فازي داشته باشيد

اگر چه بسياري از كارشناسان ممكن است با آنچه گفته خواهد شد موافق نباشد ليكن به نظر مي رسد لزومي ندارد تمام اهداف كاري در نظر گرفته شده كاملا مشخص، قابل اندازه گيري، دست يافتني، واقعي و داراي محدوديت زماني باشند.

گاهي اوقات مي توان از آزادي در رسيدن به پيامد كارها لذت برد. گاهي اوقات مي توان تنها به بهبود برخي كارها پرداخت، البته نه آنگونه كه به طور دقيق و از پيش در مغزمان مشخص شده باشند. لزومي ندارد در تمام موارد اهداف به صد در صد خودشان برسند. اگر در كنار كارهايي كه نياز به تمركز داشته و بايد مطابق يك زمانبندي معلوم پايان پذيرند، بتوانيد اهداف فازي (fuzzy) را نيز در چارچوب بندي زمان قرار دهيد بي شك يكي از بهترين هاي دو عالم خواهيد بود.

9- آغاز كشف خلاقانه

پروژه هايي كه نيازمند ميزان بالايي از خلاقيت هستند كارهاي مناسبي براي شروع تا پايان درون يك چارچوب زماني مشخص نيستند. موثرترين روش براي پرداختن به اين گونه كارها آن است كه يك مرحله آغازين شناور داشته باشيد. آنگاه براي مدت زماني آن كار را فراموش كنيد. اين گونه است كه شما به ذهن ناخودآگاه تان فرصت مي دهيد تا بر روي آن مساله كار كرده و پاسخ را به شما نشان دهد. مرحله توفان ذهني آغازين، يك انتخاب كامل براي چارچوب بندي زمان است هنگامي كه پيامدهاي دقيقي را براي آن كار متصور نيستيد.

10- افزايش زمان آگاهي

معمولا چه مدت زماني را تا پايان روز به سرگرداني از دست مي دهيد؟ مميزي زمان هاي سپري شده يكي از ارزشمندترين فعاليت ها براي تشخيص نحوه سپري كردن زمان روزانه شماست كه نحوه تنظيم و گذران زمان و ارزش آن را براي شما مشخص مي نمايد. زمانبندي فعاليت هاي روزانه اين گونه مميزي را بسيار زياد براي شما آسان مي سازد. افزايش آگاهي به نحوه سپري كردن مناسب زمان به شما كمك مي كند در برابر كارهاي بي اهميت در اغلب موارد نه بگوييد.

11- موزون ساختن كار

تنها هنگامي اثربخشي كاركرد شما افزايش مي يابد كه بتوانيد به روش درستي بين تناوب هاي زماني كار و استراحت خودتان توازن برقرار نماييد. چارچوب بندي زمان سازوكاري مناسبي است براي آنكه اين توازن رخ دهد. كليد اين سازوكار نيز آن است كه نحوه توازن يا ريتم خودتان را پيدا كنيد.

تناوب بين انواع چارچوب هاي زماني مانند كار/استراحت يا كار سخت/كار آسان، استفاده شما از ميزان انرژي تان را بيشينه كرده و شما را براي پايان بخشيدن به كارهاي بيشتر توانمند مي سازد. به عنوان مثال ريتم مناسب بين بسته هاي كاري را مي توان 50 دقيقه كار و 10 دقيقه استراحت تعيين كرد. (براي آشنايي بيشتر بهتكنيك پومودور رجوع نماييد) و يا در يك ساعت كاري از رابطه {(10+2)Í5} كه در اينجا تشريح شده است، بهره برد.

12- در ابتدا كارهاي معني دار انجام دهيد

انجام كارهاي خيلي مهم در ابتداي زمان كاري، يك توصيه كلاسيك براي معنا بخشيد به فعاليت هاي روزانه است. بدين منظور لازم است قبل از اينكه نظم زماني كارهايتان از هم پاشيده شود زمان در اختيارتان را چارچوب بندي نماييد.

13- زندگي را متوازن سازيد

به خاطر داشته باشيد كه استفاده از چارچوب بندي زمان تنها براي فعاليت هاي كاري و شغلي نيست. شما مي توانيد از چارچوب بندي زمان براي هر موضوعي در زمينه هاي مختلف مانند گذراندن اوقات فراغت، ديدار دوستان و سرگرمي استفاده نماييد.

از پيش اختصاص دادن بسته هاي زماني براي آنچه انجام خواهيد دارد راهبردي بسيار عالي براي كمك به توازن بخشيدن به زندگي است. در واقع طرحريزي چارچوب هاي زماني قلب سامانه اولويت بندي است كه مي توانيم از آن بهره ببريم.

14- سوراخ هاي زمانتان را ببنديد

حتما مي دانيد منظور چيست. عوض كردن مداوم شبكه هاي تلويزيوني، وبگردي، بازي، غذا خوردن، كنترل ايميل ها و نظاير آن براي هر كسي ممكن است رخ دهد. خودتان را سرزنش نكنيد! كافيست براي اين گونه كارها نيز چارچوب زماني مشخصي در نظر بگيريد تا از اين طريق بتوانيد از زمان به طرز بهينه اي استفاده نماييد.

15- به خودتان جايزه بدهيد

اگر پاداش دادن به خودتان را براي تكميل هر كار اختصاص داده ايد، ممكن است اين موضوع سبب شود تا تنها كارهاي سريع و ساده را انجام دهيد و از انجام كارهاي مهم تعلل ورزيد. چرا به خودتان وقتي يك چارچوب زماني را به پايان مي رسانيد جايزه نمي دهيد؟ اين جوايز مي توانند خيلي خيلي ناچيز و ساده باشند مانند نوشيدن يك ليوان آب، تنفس عميق كنار پنجره اي باز و يا پرتاب چند دارت به صفحه نشانه روي آن! P
utting it simply, time boxing is the most effective time management tool that I know of. Even if you already know and use it to some extent, there is a good chance that you can make it even better with some of the tips that follow.

For those new to it, time boxing is simply fixing a time period to work on a task or group of tasks. Instead of working on a task until it’s done, you commit to work on it for a specific amount of time instead.

But don’t let the simplicity of the concept deceive you — there’s much more to this tool than meets the eye.

Many people already wrote about it (check Dave Cheong for a great start, as well as J.D Meier and Steve Pavlina). Although these guys made a great job presenting it, time boxing has helped me so much that I decided to share 15 specific ways that it can help you too be more productive. Here they are:
1. Make a Dent in Big Tasks

The most obvious use of a time box is to make progress on big tasks. On the one hand, it enables you to continuously make progress on these intimidating tasks. On the other hand, it makes sure working on these tasks won’t overrun the rest of your day.
2. Get Rid of ‘Mosquito Tasks’

Time boxes are a great way to tackle those annoying, tiny tasks that keep bugging you (pun intended). The problem with these pesky little tasks is that each of them, alone, may be regarded as insignificant enough to be postponed. After a while, however, there are enough of them to drain a significant amount of your mental energy. A good strategy to claim back that energy is to create a time box and tackle all of them at one sitting.
3. Overcome Procrastination

If you’re procrastinating on a task, forget about completing it: just put it in a time box instead. You overcome your resistance towards the task and chances are that when the time is up you’ll have built enough momentum to continue working on it much longer.

That’s right, if procrastination is your problem, feel free to ignore the timer when it buzzes. That’s what I call an ‘open time box’: you set a minimum period of work, which you may extend as you like. For such type of time boxes, I like to configure my timer with a round of applause sound as a little incentive to keep me going.
4. Conquer Perfectionism

Perfectionism is the flip side of procrastination. Instead of avoiding a task, you dwell on it for so long that when you notice, all your time is gone. To avoid perfectionism and the effects of diminishing returns, having a definite cut-off time for a task is one of the best strategies you can use.

Dealing with perfectionism demands what I call a ‘closed time box’: setting a maximum period of work. When dealing with these time boxes, I like to configure my timer with a disruptive, annoying buzz sound to remind me drop the task immediately.
5. Sharpen Your Focus

Time boxing a particular task helps excluding other tasks and unrelated thoughts from your radar during that particular time window. Reducing mental clutter is essential if you want to be fully productive.

Also, by organizing your work in time boxes you have the structure you need to properly prepare for your tasks. By taking care of potential distractions beforehand you maximize your chances of getting fully in flow.
6. Increase Efficiency

Isn’t it true that you get much more accomplished in one of those pre-vacation Fridays than on any other normal workday? For some reason, it seems that our most efficient work is usually done at the end of a time period when there’s a very well-defined cut-off point.

Time boxes give you just enough of this healthy time pressure, enabling you to take full advantage of this ‘end effect’, so make sure that timer is visible and you can see the time going by as you work on your task.
7. Boost Motivation

Big tasks, no matter how important, can be demotivating: you simply need to work for too long to see their outcomes. We may prefer deferring important tasks so we plow through many quick and easy tasks, just for the sake of the false perception of accomplishment.

But just like the simple act of crossing off items from your to-do list can be motivating, so is successfully completing a time box. Completing a time box works as a visible sign of progress.

Another idea on how to use time boxes to boost motivation is to make a game or challenge out of them: How many prospects can you call during one hour? Why not trying to beat your own record?
8. Work on ‘Fuzzy’ Goals

Although some people may want to stone me for this, I don’t agree that we should have SMART goals for everything (SMART meaning ‘specific, measurable, actionable, realistic and timely’).

Sometimes I enjoy the freedom of an open outcome. Sometimes I just want to improve something — no specific, precise goal in mind. This has been especially the case since I started experimenting with smaller, gradual goals). I think it’s healthy not being 100% objective all the time.

That said, you can’t afford these “relaxed goals” to overrun your daily plan — you know, when you actually need to be fully focused on things such as deadlines and SMART goals. Corner your fuzzy goals with a time box and get the best of both worlds.
9. Kick-Off Creative Explorations

Projects that require a high amount of creativity are not best tackled start-to-finish. The most effective way to deal with a project like this is to have an initial phase of immersion — a period when you generate a burst of ideas — and then forget about them for a while. By letting it go, you give time for the subconscious mind to work on the problem.

This initial brainstorming phase is a perfect candidate for time boxing since there’s usually no precise outcome for it. (Unless you define a precise outcome for the creative process, such as in a List of 100 or Idea Quota).
10. Raise Time Awareness

How many times have you wondered at the end of the day where did all your time go? As reader Iain Hamp suggested in a comment, performing time audits is an extremely valuable activity to diagnose your time, as well as aligning your time and values. Structuring your day in time boxes makes these audits super-easy to do.

Also, being more aware of how much you can really fit in your time is liberating, as it helps you saying ‘no’ to unimportant things more often.
11. Create a Work Rhythm

You only get maximum effectiveness if you properly balance periods of work and rest. Time boxes provide a great framework to allow this balance to happen. The key is to find your own rhythm.

Alternating between different types of time boxes (such as work/rest, or hard/easy tasks) maximizes your use of energy and enables you to accomplish much more.
My favorite work rhythm is alternating between blocks of 50 minutes of work and 10 minutes of rest. For quick sprints, Merlin Mann’s remarkably effective (10+2)*5 hack is also a great option.

If you’re interested in a more in-depth discussion about different patterns of time bursts, I recommend Mark Forster’s book Get Everything Done and Still Have Time to Play.
12. Get Meaningful Work Done First

Working on your most important projects first thing in the morning is a classic tip to guarantee that you do meaningful work in your day. Create a time box to work on your dreams every day — before the world out there has a chance to disrupt your plans.

If you don’t plan to use time boxes for anything else, please consider applying just this one tip. This is perhaps the single, most effective thing you can do in pursuit of your dreams.
13. Balance Your Life

It’s common to become too focused on a specific area of our lives at the expense of others.

Remember, you don’t need to use time boxing only for work-related tasks: you can block time for anything that matters to you: leisure, family, hobbies — anything.

Pre-allocating time boxes for the things that matter most is an excellent strategy to help you live a balanced life. In fact, planned time boxes are at the heart of the prioritization system I use. I plan to explore it more deeply in a new article.
14. Plug Time Sinks

You know what I am talking about: channel-surfing, web-surfing, games, feeds, e-mail — everybody seems to have a time drain in their lives. StumbleUpon, anyone?

Stop kicking yourself; all you need to do is to put a time box around them to reclaim the time back.
15. Reward Yourself

If you tie your rewards to the completion of tasks, you may find yourself doing only quick and easy tasks, and avoiding the important ones. Why not get yourself a little reward after you complete a time box instead