تاريخچه حسابداريدر عصری که جوامع بشری همواره در حال پیشرفت های علمی و صنعتی و اقتصادی
می باشند و با توجه به اینکه نقش فعالیتهای مالی در هر پیشرفت و توسعه ای غیر
قابل انکار می باشد نیاز به توسعه حسابداری روز به روز افزایش می یابد .
در قرون وسطی مرسوم بوده است که فرمانروایان مالیاتها را جمع آوری می کردند و آنرا
در جهت رفع نیازهای مالی مربوط به توسعه املاک به مصرف می رساندند.در آن زمان
یکی از وظایف حسابداران تهیه صورتی از اموال افراد برای خزانه داری فرمانروا به منظور
اخذ مالیات بود . از دیگر وظایف حسابداران آن زمان می توان به تهیه گزارش سفر افرادی
که به کار تجارت بین کشورها اشتغال داشتند اشاره کرد. این گزارش در پایان هر سفر
تهیه می گردید و هدف از آن تعیین سود و زیان مربوط به آن سفر بود. در قرن سیزدهم و
چهاردهم به دلیل رشد عملیات تجارتی تحولاتی در سیستم نگهداری حسابها به وجود آمد.
لوکا پاچیولی ( LUCA PACIOLI ) یک کشیش ایتالیایی و درواقع یک ریاضیدان بود که
توانست با انتشار کتاب ریاضیات لوکا پاچیولی موجب گسترش فن دفترداری دوطرفه در
سراسر اروپا گردد.وی در این کتاب که چند فصلش اختصاص به حسابداری داشت
توانست مهارت تجزیه و تحلیل گری خود را در جهت توصیف سیستم حسابداری دوطرفه
به کار برد.با وجود اینکه دراین کتاب هیچ اشاره ای به دوره مالی ، چگونگی تهیه صورتهای
مالی و نگهداری حسابهای مربوط به دارائیهای ثابت وجود ندارد و نیز تمایزی بین اموال شخصی صاحب موسسه وسازمان تجاری وی نگذاشته است ، به دلیل سادگی و
داشتن ارزشهای علمی در طی قرون پانزدهم و شانزدهم به اغلب زبانها ترجمه شد و
مورد استفاده قرار گرفت .
از زمان به وقوع پیوستن انقلاب صنعتی در انگلستان ، نیاز به حسابداری به شکل چشمگیری افزایش یافت . پس از انقلاب صنعتی امریکا هم از آنجا که سرمایه های شخصی زیادی در شرکتها وارد گردید و موجب توسعه هر چه بیشتر آنها شد و در نتیجه باعث به وجود آمدن غولهای صنعتی قرن بیست و یکم شد سیستمهای حسابداری از اهمیت بیشتری برخوردار گردیدند و حسابداری نیز با پیشرفت وضعیت اقتصادی توسعه و تکامل پیدا نمود.
ابزار و مفاهیم پایه حسابداری:
1.حساب:
برای اینکه در هر زمان وضعیت مربوط به هر یک از اقلام حسابداری مشخص باشد ، آن قلم و کلیه تغییرات مربوط به آن در یک صفحه یا کارت به طور جداگانه نوشته می شود که به آن حساب می گویند . هر حساب شامل سه بخش می باشد که بخش اول عنوان حساب ، بخش دوم طرف بدهکار و بخش سوم طرف بستانکار است .
عنوان حساب که مشخص می نماید اطلاعات مندرج در آن حساب متعلق به کدامیک از اقلام دارایی ، بدهی ، حقوق صاحبان سرمایه ، درآمد و هزینه می باشد.
طرف راست حساب که در اصطلاح حسابداری آن را طرف بدهکار می نامند و طرف چپ حساب که در اصطلاح حسابداری آن را طرف بستانکار می نامند . در اصطلاح حسابداری ثبت رقمی در سمت راست یک حساب را بدهکار کردن و ثبت رقمی در سمت چپ حساب را بستانکار کردن آن حساب می گویند .
ساده ترین شکل حساب به دلیل شباهتی که با حرف لاتین ( T ) دارد به نام
" شکل تی " خوانده می شود که یک فرم ابتدایی می باشد و فقط توسط حسابداران به منظور تجزیه و تحلیل مسایل حسابداری و نیز توسط استادان در هنگام تدریس درس حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد و الا در واحد های اقتصادی فرمهای کامل چاپی که دارای ستونهای متعدد می باشند به صورت اوراق جداگانه یا دفتر به کار می رود .
حسابهای موجود در یک موسسه را از جهتی می توان به سه دسته تقسیم نمود :
حسابهای دائمی
/b> این حسابها همانطوری که از نامشان پیداست ، دائمی هستند . یعنی ، فقط مربوط به یک دوره مالی نبوده ، مانده آنها به دوره مالی بعد انتقال می یابد . حسابهای ترازنامه ، از نوع حسابهای دائمی می باشند . در پایان هر دوره مالی ، حسابهای دائمی مانده گیری می شوند . سپس مانده های جدید در ترازنامه پایان دوره منعکس گردیده ، به دوره مالی بعد نقل می گردند . به حسابهای دائمی ، حسابهای واقعی نیز گفته می شود .
حسابهای موقتی
/b> این حسابها ، که حسابهای اسمی نیز خوانده می شوند ، با پایان یافتن دوره مالی بسته شده ، در نتیجه مانده آنها به دوره مالی بعد انتقال نمی یابد . کلمه موقتی ، توصیف کننده خوبی برای این حسابهاست زیرا آنها فقط در طی یک دوره مالی و به منظور طبقه بندی و محاسبه تغییرات حاصله در حساب حقوق صاحبان سرمایه افتتاح گردیده ، در طی این مدت ، تنها افزایشها را نشان می دهند و نمی توانند کاهشها را نشان دهند و سر انجام در پایان دوره مالی نیز بسته می شوند .
حسابهای مربوط به صورت سود و زیان جزء حسابهای موقتی می باشند . زیرا همانطوری که گفته شد ، مانده این حسابها ( درآمد فروش ، خرید ، هزینه های مستقیم خرید ، برگشت از فروش و تخفیفات ، برگشت از خرید و تخفیفات ، تخفیفات نقدی خرید و فروش و کلیه هزینه ها ) به حساب خلاصه سود و زیان بسته می شوند . مانده حساب اخیر ، سود یا زیان ویژه دوره مالی است که به حساب سرمایه انتقال می یابد . در نتیجه در پایان دوره مالی ، مانده ای از این حسابها وجود ندارد که به دوره مالی بعد منتقل گردد.
حسابهای مخلوط
/b> این حسابها ، همانطوری که از نامشان پیداست ، مخلوطی از حسابهای دائمی و موقتی می باشند . بدین ترتیب ، در پایان دوره مالی ، با استفاده از تعدیلات ، آن قسمت از مانده حساب را که جزء حسابهای موقتی است ( باید به صورت سود و زیان انتقال یابد ، یعنی در محاسبه سود یا زیان ویژه دوره مالی موثر است و به حساب خلاصه سود و زیان بسته می شود ) ، از آن جدا می نمایند و مابقی را که جزء حسابهای دائمی است ، به ترازنامه پایان دوره انتقال می دهند . پیش پرداختهای هزینه ، پیش دریافتهای درآمد از حسابهای مخلوط می باشند .
2.دفتر روزنامه:
اولین مرحله حسابداری مرحله ثبت فعالیتهاست . در این مرحله ، اطلاعات مربوط به فعالیتهای مالی پس از تجزیه و تحلیل و تعین تاثیری که بر معادله حسابداری دارند
( تعیین حسابهای بدهکار و بستانکار ) و تنظیم سندهای مربوط در دفتری به نام دفتر روزنامه یا همان دفتر ثبت اولیه به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می گردند .
باید به این نکته توجه کرد که ثبتی که در دفتر روزنامه انجام می شود ، ثبت دو طرفه نامیده می شود زیرا که هر دو طرف فعالیت مالی مورد توجه قرار می گیرد .بنابراین همواره توازنی بین حسابها برقرار می باشد . قبل از پیدایش ثبت دو طرفه ثبت یکطرفه یا دفترداری ساده (دفترداری یکطرفه ) معمول بود ؛ که در آن یک طرف هر فعالیت مالی مورد توجه قرار می گرفت . چنین سیستمی برای موسسات بزرگ امروزی به هیچ وجه قابل استفاده نیست زیرا به علت عدم ثبت کامل یک فعالیت مالی ، کنترل صحت عملیات انجام شده غیر ممکن می باشد . همچنین امکان تهیه صورتها و گزارشهای مالی درست و قابل استفاده وجود ندارد .
موسسات مختلف با توجه به نوع و حجم کار ، دفاتر روزنامه متعددی را مورد استفاده قرار می دهند . به طور کلی می توان دفاتر روزنامه را به دو گروه تقسیم نمود :
دفاتر روزنامه عمومی
ساده ترین و متداولترین نوع دفتر روزنامه ، دفتریست که آن را دفتر روزنامه عمومی یا دفتر روزنامه دو ستونی می نامند . این دفتر دارای دو ستون برای مبالغ بدهکار و بستانکار می باشد و برای انجام ثبت معاملات در تجارتخانه ها و موسسات کوچک کفایت می کند . البته با توجه به نوع کار وحجم فعالیتهای موسسات مختلف و به منظور کم کردن میزان کار دفترداری ، می توان ستونهای دیگری نیز به دفتر روزنامه دوستونی اضافه کرد .
دفاتر روزنامه اختصاصی
این دسته از دفاتر بیشتر در موسسات بزرگ که تعداد معاملات تکراری آنها بسیار زیاد است مورد استفاده قرار می گیرد . معمولا حدود هشتاد تا نود درصد کلیه فعالیتهای مالی این قبیل موسسات را می توان به چهار گروه تقسیم و هر گروه را در دفتر روزنامه خاصی ثبت کرد .
دفتر روزنامه ترکیبی : این دفتر ترکیبی از دفتر دفاتر روزنامه اختصاصی و عمومی است .
3.دفتر كل:
دفتر کل عبارتست از دفتری که حسابها پس از طبقه بندی ، به طور جداگانه در آن نگهداری می شوند . این حسابها ممکن است به صورت صفحات یک دفتر و یا به صورت کارتها و اوراق آزاد باشد . البته طبق قانون تجارت ایران ، استفاده از کارت به عنوان دفتر کل ، مجاز نیست .
متداولترین فرم حسابهای دفتر کل ، در حقیقت همان فرم تی ( T ) است که هریک از طرفین آن به چند ستون تقسیم شده است و از چند قسمت اصلی به شرح زیر تقسیم می شود :
عنوان حساب : در بالای صفحات و یا کارتهای مربوط به هر حساب ، نام و شماره حساب مذکور نوشته می شود .
ستون تاریخ : در این ستون تاریخ ثبت شده در دفتر روزنامه که همان تاریخ وقوع معاملات است ، نوشته می شود و نه تاریخ نقل اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کل . این ستون نیز مانند ستون تاریخ دفتر روزنامه ، به دو ستون جداگانه برای تاریخ روز و تاریخ ماه تقسیم می شود . تاریخ سال در زیر کلمه تاریخ و تاریخ ماه را باید فقط در نخستین سطر هر صفحه و یا آغاز ماه جدید و تاریخ روز را برای کلیه اقلام تکرار کرد .
ستون شرح : معمولا در این قسمت شرح مختصری از معاملات نوشته می شود . البته بعضی از حسابداران فقط به نوشتن عبارت " به شرح دفتر روزنامه " اکتفا می کنند .
ستون عطف : در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه در مقابل هریک از اقلام نقل شده ثبت می گردد.
ستون مبلغ : در این فرم ، دو ستون مبلغ یکی برای مبالغ بدهکار در سمت راست و دیگری برای مبالغ بستانکار در سمت چپ وجود دارد .
باید توجه داشت که نقل اعداد از دفتر روزنامه به حسابهای مربوط در دفتر کل به منظور طبقه بندی فعالیتهای مالی می باشد .
4.دفتر معين:
در بعضی از موسسات جریان کار به ترتیبی است که نیاز به تهیه اطلاعات تفضیلی یا جزئیات بعضی از فعالیتهای مالی می باشد . این گونه اطلاعات را نمی توان به آسانی از دفترکل استخراج نمود ، در نتیجه از دفاتری که جنبه کمکی و فرعی دارند و به نام دفتر معین خوانده می شوند ، استفاده می گردد .
دفتر معین برای هر حساب دفترکل که شامل حسابهای متعدد و جداگانه ای است ، نگهداری می شود و در نتیجه حساب مربوط در دفتر کل یک حساب کنترل خواهد بود ، که همواره مانده آن با جمع مانده های حسابهای مربوط در دفتر معین مطابقت دارد . دفاتر معینی که معمولا در موسسات نگهداری می شوند عبارتند از : دفتر معین بانک ، دفتر معین بدهکاران ، دفتر معین اموال ، دفتر معین بستانکاران .
دفاتر معین از دفاتر قانونی نیستند و می توانند به صورت کارتهای آزاد باشند ، معمولا برای سهولت مراجعه به صفحات دفتر معین ، حسابها در این دفاتر به ترتیب حروف الفبا نگهداری می شوند .
5.درآمدها:
همانگونه که از مفهوم عامیانه درآمد بر می آید ، درآمد به مبالغی اطلاق می گرددکه از ارائه خدمات و فروش کالا و غیره عاید موسسه می گردد . در صورتی که این درآمد به طور نقد عاید شود ، موجب افزایش در حساب وجوه نقد « صندوق / بانک ) موسسه خواهد شد و در صورتی که تعهد گردد بعدا به موسسه پرداخت گردد ، موجب افزایش حسابهای دریافتنی و یا اسناد دریافتنی موسسه می گردد . البته باید به این نکته توجه داشت که کلیه افزایش های حساب وجوه نقد به دلیل کسب درآمد نیست ، بلکه مواردی از قبیل دریافت طلب نیز موجب افزایش در این حساب و کاهش در حساب های دریافتنی و یا اسناد دریافتنی خواهد شد. در واقع درآمد مطلبی است که موجب افزایش در حساب وجوه نقد و یا حسابهای دریافتنی ونیز افزایش در حساب سرمایه خواهد شد . البته گاهی افزایش در حساب وجوه نقد و نیز حساب سرمایه به دلیل سرمایه گذاریهای مجدد صاحب و یا صاحبان موسسه است . در اینجا یک مطلب حائز اهمیت وجود دارد و آن اینست که درآمد هر دوره باید مربوط به ارائه خدمات و یا فروش کالا در همان دوره باشد و الا اگر مبلغی بابت خدماتی که در آینده انجام خواهد شد و یا کالایی که در آینده تحویل خواهد گردید ، دریافت گردد ، درآمد آن دوره به حساب نمی آید .
در موسسات تجاری درآمدهایی جدا از درآمدهای حاصل از فروش کالا و خدمات وجود دارد که به آن سایر درآمدها گفته می شود . درآمد بهره حاصل از سرمایه گذاریهای کوتاه مدت و یا بلندمدت که موسسه از سازمانهای اعتباری دریافت نموده است از این نوع درآمدها می باشد. در حسابداری موسسات یک نوع درآمد با عنوان درآمدهای ثبت نشده نیز وجود دارد . این درآمدها که به نام درآمدهای وصول نشده نیز موسومند به درآمدهایی گفته می شود که در طی دوره مالی تحقق یافته اند ، ولی دریافت و ثبت نشده اند مثلا اگر یک موسسه قرارداد ارائه خدمت منعقد نماید اما دریافت وجه منوط به اتمام کار باشد درآمد حاصل از ارائه آن قسمت از خدمت که مربوط به دوره مالی جاری است ، تحقق می یابد ، در حالیکه در حسابها ثبتی صورت نگرفته است . در نتیجه در پایان دوره مالی با ثبت یک آرتیکل اصلاحی ، مانده حسابها تعدیل می گردند .
6.هزينه ها:
هزینه به مبالغی گفته می شود که برای کسب درآمد به خرج گرفته می شود . به عبارت دیگر اگر موسسه ای فعالیتش در جهت ارائه خدمات به موسسات و یا اشخاص دیگر است ، خرجهایی که در راه ارائه خدمات متحمل می شود را هزینه می گویند یا اگر موسسه ای به کار خرید و فروش کالا اشتغال داشته باشد به منظور تحقق این هدف پرداختهایی انجام می دهد که همانا هزینه می باشد .
اقلامی از قبیل بهای آب مصرفی ، اجاره ساختمان ، بهای برق مصرفی ، هزینه تلفن و استهلاک ساختمان از جمله هزینه ها می باشند . لازم به تذکر است همانگونه که درآمدها موجب افزایش در حسابهای « صندوق ، بانک و سرمایه ) می شوند ، هزینه ها موجب کاهش در این حسابها می گردند البته در مورد حساب سرمایه همانگونه که درآمد یک عامل مثبت و افزایش دهنده آن به حساب می آید ، هزینه یک عامل منفی و کاهش دهنده آن است . باید به این نکته توجه داشت که هرگونه کاهشی در حساب وجوه نقد به منزله هزینه نیست ، مثلا پرداخت بدهیها ، خرید دارایی به طور نقد و یا برداشت نقدی صاحب یا صاحبان موسسه ، موجب کاهش در حساب وجوه نقد می شوند ، در حالیکه هیچکدام هزینه محسوب نمی شوند .
به طور کلی ، رقمی را می توان هزینه جاری یک دوره مالی در یک موسسه به حساب آورد که اولا در ارتباط با درآمد همان دوره باشد ، ثانیا موجب کاهش در سود ویژه دوره مالی و در نهایت صاحب یا صاحبان موسسه شود . نکته بسیار مهم در ارتباط با هزینه اینست که هزینه های هر دوره باید از درآمدهای همان دوره کسر گردد و این در واقع براساس یکی از مهمترین اصول حسابداری ( اصل وضع هزینه های یک دوره از درآمد همان دوره ) می باشد و مفهوم آن اینست که به عنوان مثال اگر هزینه اجاره ساختمان در پایان دوره مالی پرداخت نگردید ، نباید به عنوان هزینه در دوره آتی به حساب گرفته شود ، بلکه باید از درآمد همین دوره مالی کسر گردد .
