مهارت های چهارگانه ارتباطات

مهارت های چهارگانه ارتباطات

مجموع روابطی را که از طریق گفتن و گفتگو حاصل می شود ارتباط کلامی می گویند . برای اینکه در شغل خود موفق شویم باید از کلمات با دقت استفاده کنیم . هر کلمه ای احساسات ، عواطف خاص و عملکرد متفاوتی را در افراد برمی انگیزد . اگر کلمات در جا و مکان مناسب خود بکار برده شوند به سرعت برق بر جسم و روح افراد تاثیر می گذارند . بنابراین شایسته است در هنگام مواجهه با مشتری از بکارگیری کلمات منفی همچون : نمی توانم ، غیرممکن است ، امکان ندارد، هرگز و ... پرهیز شود. شما باید از نیروی کلمات و تاثیری که در دیگران دارند آگاهی داشته باشید .
کلمات ، در پیامی که به دیگری منتقل می کنید تاثیر فراوانی دارند . بنابراین از بکار گرفتن کلمات برحسب عادت و بدون اندیشه خودداری کنید .
فراموش نکنید که فرمان دادن یکی از برخورد های محکوم به شکست است . برای این که سخنان شما نافذ و موثر واقع شود باید نظریات خود را با کلمات مناسب و در چار چوب مشخص مطرح کنید . کلمات می توانند تاثیر مثبت داشته باشند و یا با ایجاد حالت تدافعی گفت و گو را به بحث و جدل بکشانند .
پس چارچوب پیام خود را با دقت مشخص کنید و سپس با صراحت و بدون پیشداوری حقایق را با لحن و کلامی غیر مغرضانه شرح دهید .
بیان الفاظی دلپذیر و موزون موجب می شود که شخص مقابل با متانت گوش فرا می دهد ، حقایق را جمع بندی کند و به فکر حل مساله باشد . اما عبارات مغرضانه و کینه جویانه اغلب خشم فرد دیگر رابرمی انگیزد و او را به جبهه گیری دعوت می کند و در نهایت روابط ، را به دشمنی و تعارض و نبرد می کشاند .
یک کلمه باید دقیقا مفهوم مورد نظر ما را در بر داشته باشد ، نه کمتر و نه بیشتر . به طور کلی کلماتی را انتخاب کنید که در الگوی زیر بگنجد . ( صریح ، کوتاه ، دقیق ، مودبانه ، صــحیح و پر محتوا )
کلمات باید روشن و صریح باشند ، یعنی بتوانند به درستی درونیات شما را به دیگران منتقل کنند .
مطلب را مختصر و مفید بیان کنید تا مخاطبین شوق شنیدن را از دست ندهند . تحقیقات نشان می دهد که آدمی تنها قادر است بین 5 تا 9 نکته را در آن واحد به ذهن بسپارد . پیام خود را تا آنجا که می توانید کامل بیان کنید .

برای درک ارتباط کلامی با مهارتهای چهارگانه ارتباط کلامی آشنا می شویم .
«شنیدن و گفتن، خواندن و نوشتن» مهارتهای چهارگانه ارتباط کلامی هستند که آدمیان به طور طبیعی و به ترتیب آنها را آغاز میکنند :

گفتن / 2 سالگی
شنیدن / 4 سالگی
خواندن / 6 سالگی
نوشتن / 8 سالگی
ما از زمانی که متولد میشویم میشنویم اما شنیدن بعنوان مهارت از زمانی آغازمیشود که فرد تصمیم میگیرد و با اراده انجام میدهد در این زمینه بیشتر توضیح داده می شود.

گفتن

سخن گفتن فن یا هنری است که آدمی به وسیله آن بر دیگران تأثیر میگذارد. دیگران را ترغیب و اقناع میکند و همواره در مراودات اجتماعی کاربرد دارد.
در اولین لحظه برقراری ارتباط شما با سلام و یا احوال پرسی قدرت بیان خود را نشان میدهید. اینکه چقدر با صلابت سلام کنید یا از روی ترس یا ناراحتی و یا چیز دیگری، وضعیت روحی شما را نشان میدهد.
گفتن در بین مهارتهای چهارگانه بیشترین کاربرد را دارد و برای برقراری ارتباط مهم تلقی میشود. لذا بایستی در هنگام سخن گفتن و یا سخنرانی نکاتی را رعایت کنیم.

خوب گوش کردن ما را برای بهتر گفتن آماده میکند.
مطالعه کردن به ما فرصت میدهد تا حرفی برای گفتن داشته باشیم.
درباره آنچه اطلاعات نداریم اظهار نظر و صحبت نکنیم.
از به کار بردن کلماتی که معنای آن را نمیدانیم خودداری کنیم.
به جز آغاز ارتباط سعی کنید اگر از شما پرسش نشد درباره خودتان سخن نگویید.
هنگام گفتگو به دیگران نیز فرصت گفتن بدهید.
درباره آنچه علاقمند هستید و اطلاعات دارید صحبت کنید.
سعی کنید از نظرات بزرگان هنگام سخن گفتن نقل قول کنید.
در سخن گفتن از دیگران تقلید نکنید.

شنیدن

سرچشمه بسیاری از مشکلات روزمره، عدم توجه به سخنان دیگران است. چرا که بسیاری اوقات بدون اینکه بدانیم دیگری درباره چه چیزی سخن خواهد گفت فکر میکنیم همه چیز را میدانیم.
اندیشمندان بزرگ بر این باورند که (دو باید شنید و یکی باید گفت) از طرفی کسانی که خودشان را علم کل میدانند، اهمیت و ارزشی برای شنیدن قائل نیستند. در حالیکه «شنیدن، بهرهمندی از دانایی تمامی افرادی است که با آنان زندگی میکنیم».

حال چگونه از این مهارت بهتر و بیشتر بهرهمند شویم :
بپذیریم که دیگران حق حرف زدن و حرفی برای گفتن دارند.
از قطع کردن حرف دیگران خودداری کنیم.
همواره سعی کنید فقط به حرف یک گوینده گوش فرا دهید.
شنونده فعالی باشید یعنی آنچه را که گوینده درست میگوید تأیید نمایید.
اگر ابهامی درباره سخنان گوینده دارید سئوال کنید.
برای کودکان و نوجوانان خیلی مهم است که والدین آنان به سخنانشان گوش دهند.
گوش دادن یعنی اینکه برای دیگران و حرف آنان احترام قائل هستید.

خواندن

خواندن سومین مهارت ارتباطی است که به طور طبیعی آدمیان از 6 سالگی آن را شروع میکنند، توانایی خواندن امتیازی است که انسانها را به دو دسته باسواد و بیسواد تقسیم مینماید و مهارتی است که این فرصت را ایجاد میکند تا ما بتوانیم از اندیشههای انسانهای بزرگ که عمدتا" مکتوب است، بهرهمند شویم . واقعیت این است که ما چیزی درباره روش صحیح خواندن و مطالعه نمیدانیم و متأسفانه در مدرسه و دانشگاه هم چیزی راجع به چگونه درس خواندن به ما نیاموختهاند. با این حال نکات مهمی است که به ما کمک میکند تا با درست خواندن به سوی یکی از اساسیترین نمادهای خودشکوفایی یعنی نوشتن حرکت کنیم.

هر کس هر مطلب یا هر موضوعی را وقتی برای دومین بار میخواند بهتر و عمیقتر درک میکند. بنابراین تکرار در مطالعه ابزاری مهم در یادگیری است.
برای مطالعه فعال، نوشتن نکات مهم در حین خواندن ضروری است. خواندن بدون یادداشت برداری علت مهم فراموشی است.
خواندن با خط کشیدن زیر نکات مهم، حاشیه نوشتن، خلاصهنویسی و یادآوری دوام مییابد. حتما" باید در حال مطالعه خلاصه برداری کنید.
پیش از مطالعه از صرف غذاهای چرب و سنگین خودداری کنید.
حداکثر زمانی که افراد میتوانند فکر خود را برای مطالعه روی موضوعی متمرکز کنند 30 دقیقه است پس ازمطالعه 10 دقیقه استراحت کنید.
پژوهشگران ثابت کردهاند اگر 30 درصد وقت خود را به خواندن و 70 درصد دیگر را به یادآوری اختصاص دهید بسیار مفیدتر از آن است که تمام وقت خود را به خواندن بگذرانید. بهتر است پس از مطالعه، مطالب را به زبان خودتان بازگو نمایید.
خواننده باید آنچه را میخواند بفهمد

نوشتن

زبان و خط عمدهترین شیوههای ارتباط کلامی است و انسانها برای بیان احساسات بیشتر از زبان و برای ابراز افکار عمدتا" از خط یاری میطلبند. توسعه علمی جهان نیز مدیون اختراع چاپ است که به تکثیر و توسعه افکارو نوشتههای آدمیان انجامیده است.
اگرچه خوب نوشتن کار دشواری است و نوشتن سخت ترین مهارت ارتباطی است اما چگونه بهتر بنویسیم:

مدت کوتاهی قبل از آغاز نوشتن، درباره موضوع فکر کنید.
نوشته کوتاه حداقل با بیش از 3 بخش «مقدمه، متن و نتیجه» تشکیل شود.
نوشته بلند حداقل بایستی دارای پنج بخش «تیتر، مقدمه، متن، نتیجه و منابع» باشد.
برای خوب نوشتن به طور گسترده مطالعه کنید.
غلط انشایی و یا املایی در نوشته تأثیر شگرف بر خواننده دارد.
از نوشتن کلماتی که معنای آن را نمیدانید، خودداری کنید.
دقت کنید نوشتهها از گفتهها تأثیر جدیتر و ماندگارتری بر دیگران میگذارد.
همیشه بایستی متن نوشته پس از اتمام نوشتن و قبل از ارسال به گیرنده یک بار خوانده شود.
علاوه بر مهارتهای ارتباطی اشاره شده مهارت دیگری نیز در زندگی روزمره ما نقش ایفاء می کند که به آن "تجربه " می گویند .