۳۰ روز اول کار شما به عنوان مدیر

روز بزرگی برای شما فرا رسیده است و به سمت مدیریت منصوب شده اید. فرقی نمی کند که اولین تجربه مدیریتی شما باشد یا اینکه سابقه مدیریتی داشته باشید. ۳۰ روز اول بسیار مهم است چرا که برداشت هایی که از شما خواهد شد و برداشت هایی که شما از شغل و محیط و مسوولیت های جدید خواهید داشت عمدتاً براساس تجربیات ۳۰ روز اول خواهند بود. ¦ نظر کارکنانتان نسبت به شما چه خواهد بود؟
ـ آیا از نظر آنها شما مدیر قابل اعتمادی هستید؟
ـ آیا شما فردی با کارایی فوق العاده بالا خواهید بود؟
ـ نظر رئیس تان راجع به شما چه خواهد بود؟
در این مقاله راهکارهایی برای موفقیت شما در این ۳۰ روز ارائه شده است.
قبل از اینکه شروع به کار کنید
۱) یک نسخه کپی از شرح وظایف خودتان و کارکنان جدیدتان تهیه و مطالعه کنید.
۲) شماره تلفن مدیر قبلی را بگیرید و در مورد نقاط ضعف و قوت تیم و سازمانتان صحبت کنید.
۳) از هر کجا که می توانید اطلاعاتی در مورد اهداف، رقبا و ارزش های سازمان به دست آورید.
۴) یک دفترچه یادداشت مخصوص تهیه کنید. پس از شروع کار باید مشاهدات خود را هر روز (حداقل روزی دو، سه پاراگراف) به مدت ۳۰ روز یادداشت کنید. می توانید در کامپیوتر خود هم فایلی برای این منظور در نظر گرفته و مطالب را تایپ و ذخیره کنید.
● در ۷۲ ساعت اول
۱) قرار ملاقاتی با رئیس جدیدتان بگذارید. از او بپرسید انتظاراتش از شما و تیم تان چیست. از او بخواهید دو یا سه هدفی را که با دستیابی به آنها در سازمان متمایز خواهید شد، بگوید.
۲) در بخش خود قدم بزنید و با تک تک کارکنانتان به معارفه و گفت وگوهای دوستانه بپردازد. به آنها بگویید علاقه مندید نظرشان را در مورد وضعیت کارها بدانید و اینکه می خواهید ظرف دو هفته آینده یک جلسه خصوصی با آنها داشته باشید.
۳) روابط خوبی با مدیران بخش های دیگر به ویژه مدیر منابع انسانی برقرار کنید. به آنها بگویید برایتان مهم است که نظرشان را در مورد کارهایی که می توان برای بهبود بخش خود انجام داده تا برای کل سازمان مفیدتر باشید، بدانید.
۴) از مدیران همکار خود بپرسید که در کدام جلسات لازم است شرکت کنید. سپس تاریخ ها را در سررسید خود یادداشت کنید. از آنها بخواهید شما را به همکاران دیگر معرفی کنند. سعی کنید هر روز با تعداد بیشتری از کارکنان آشنا شوید. اسم تک تک اعضای تیم تان را حفظ کنید.
● در هفته اول
۱) روند اجرایی امور در بخش خود را به دقت تحت نظر گرفته و یاد بگیرید چگونه این کارها انجام می شود. هر سوالی دارید، بپرسید.
۲) گفت وگوهای غیررسمی خود را با کارکنانتان در مورد راه های افزایش کارایی بخش ادامه دهید. با استفاده از اطلاعات کسب شده فهرستی از نقاط قوت و ضعف تهیه کنید.
۳) گاهی به بخش منابع انسانی بروید و پرونده پرسنلی افراد تیم تان را مطالعه کنید تا با عملکرد آنها در گذشته بیشتر آشنا شوید.
۴) جلسات اختصاصی را با تک تک پرسنل شروع کنید و سوالات اساسی زیر را از آنها بپرسید:
ـچه کارهایی در این بخش به صورت خوب و قابل قبول انجام می شود؟
ـ چه کارهایی در این بخش به صورت قابل قبول انجام نمی شود؟
ـ اهداف شخصی و برنامه آینده کاری شما چیست؟
ـ در طول جلسات سعی کنید حتماً ۹۰ درصد از زمان جلسه را فقط شنونده باشید.
۵) فهرستی از مسائلی که برایتان مبهم مانده را تهیه کنید تا در آینده پاسخ آنها را بیابید.
● در هفته دوم
۱) تا پایان این هفته باید جلسات اختصاصی با کلیه کارکنان تیم تان را تمام کرده و پاسخ سوال های ذیل را بدانید:
ـ از نظر کارکنان نقطه قوت بخش شما چیست؟
ـ از نظر کارکنان چه فرآیندهایی نیاز به کار بیشتری دارند؟
ـ از نظر خودتان کدامیک از افراد تیم تان نیاز به کمک دارد تا وظایف خود را بهتر انجام دهد؟
ـ آیا اطلاعاتی که از کارکنانتان به شما رسیده با اطلاعاتی که از مدیران سایر بخش ها و همچنین رئیس تان کسب کرده اید،مطابقت دارند؟
۲) با استفاده از اطلاعاتی که کسب کرده اید، فهرست برنامه پروژه های کوتاه مدت اولویت بندی شده برای شش ماه پیش رو را تهیه کنید. قرار ملاقاتی با رئیس تان بگذارید و نظرش را درباره فهرست بپرسید.
۳) اولین جلسه گروهی با کل اعضای تیمتان را برگزار کنید. در این جلسه موارد ذیل مطرح شود:
ـ از اعضای تیم به خاطر ایده هایشان تشکر کنید.
ـخلاصه ای از اطلاعات جمع آوری شده و همچنین برنامه هایی که براساس این اطلاعات تهیه شده را به اطلاع جمع برسانید.
ـ توقعات خودتان را از جمع به صورت کاملاً واضح بیان کنید. (برای مثال اگر در جلسات اختصاصی با تک تک اعضا شنیده اید که یکی از نقاط ضعف تیم این است که اعضا در جلسات گاهی بدون دلیل غیبت یا تاخیر دارند، می توانید همین مساله را مطرح کنید و از جمع بخواهید از این به بعد در کلیه جلسات گروهی حضور منظم داشته باشند.)
● تا پایان هفته سوم
۱) زمان آن فرارسیده که برنامه پروژه های کوتاه مدت اولویت بندی شده برای شش ماه اول (که مورد قبول کارکنان و همچنین رئیسان است) به مرحله اجرا درآید.
۲) در این هفته باید راه حلی که برای یکی از مشکلات اصلی پیدا کرده اید را با رئیس تان مطرح کنید.
۳) نظرتان درباره عملکرد کارکنانتان را به صورت بازخورد مثبت برایشان بیان کنید. حداقل با سه نفر از کارکنانتان در این هفته صحبت کنید و به آنها بگویید چه کارهایی را خیلی خوب انجام می دهند.
۴) اگر متوجه شده اید که چند نفر از کارکنانتان بالقوه توان بالایی برای انجام پروژه های جدید و ابتکاری دارند و حتماً با آنها صحبت کنید و براساس تجربیات گذشته خودتان و البته با مشارکت کارکنان پروژه هایی را که مدنظر دارید،تعریف کنید.
۵) به ارتباطات درون گروهی بپردازید. سعی کنید شناخت بیشتری از اعضای تیم تان پیدا کنید.
۶) مفهوم اثربخشی را برای اعضای تیم تان شرح دهید. به آنها بگویید فقط کارایی بالا کافی نیست بلکه باید نتیجه عملکرد بخش شما برای کل سازمان مفید باشد.
● هفته آخر
۱) در پایان روز سی ام از کارکنانتان، مدیران سایر بخش ها و همینطور رئیس تان بپرسید نظرشان راجع به عملکرد شما چگونه است.
۲) فهرستی از دستاوردهای تیم تان در طول یک ماه گذشته (ریز و درشت) تهیه کنید و به همکارانتان نشان دهید.
۳) به فهرست مسائلی که برایتان مبهم بود مراجعه کنید. (این فهرست را در هفته اول تهیه کرده بودید) آیا هنوز هم برایتان مبهم هستند؟ اکنون می توانید با دید بازتری به آ نها فکر کنید.
۴) یک روز هفته را برای برگزاری جلسات هفتگی داخلی تعیین کنید. در این جلسات ضمن قرار گرفتن در جزئیات امور می توانید پیشرفت پروژه ها را ارزیابی کنید.
۵) اهداف سالانه را برای خودتان و تیم تان تعیین کنید. این کار را حتماً انجام دهید حتی اگر چنین چیزی در سازمان رسم نباشد.
۶) پروژه های فنی میان مدت برای ۹۰ روز آ ینده را در راستای اهداف سالانه تنظیم کنید.
۷) تبریک می گوییم. شما ۳۰ روز اول را با موفقیت پشت سر گذاشته اید.
چری بیکر شرکت مشاوره امر جنس ترجمه: بابک سلطانپور