پیغامهای فوری دفاتر کاری را دگرگون کرده است

وقتی صحبت از پیامهای فوری ( Instant Messages ) میشود فکر همه سریعا به چت و ارتباط جوانان امروزی با یکدیگر میرود. اما IM یک ابزار اجتناب ناپزیر در بسیاری از ادارات است.
امروزه ۳۵ میلیون امریکایی بالای ۱۸ سال ازIM استفاده میکنند که ۲۱% (۱۱ میلیون) در ادارات استفاده میشود. ( Pew Int’l & American life ) نانسی فلاین نویسنده "چگونه ازIM در سر کار استفاده کنیم " میگوید: خیلی از افراد ارتباط سریع و ساده را می پسندند که این را IM فراهم میکند. IMیک E-mailپر سرعت شده است که شما را قادر میسازد که به سوالات ارباب رجوع در همان لحظه جواب بدهید.
از مزییتهای IM ارتباط لحظه ای و آن واحد، بالا بردن سرویس دهی به مشتریان و افزایش کارایی کارمندان میباشد. همچنین سرعت و کیفیت سرویس دهی را در فروشگاههای الکترونیکی افزایش میدهد. فلاین همچنین میگوید، بسیاری از شرکتها گزارش داده اند که هزینه های مسافرت و تلفن راه دور را بطور محسوسی کاهش داده است.
در شرکت۳۲۰۰۰۰ ،IBM کارمند از نرم افزار Lotus Sametime برای ارتباط از طریق IM استفاده میکنند. پنی اسکارفمن مدیر برنامه تولید این نرم افزار میگوید: این نرم افزار ۶ سال است که به بازار عرضه میشود و در IBM کارمندان هر روز ۴ میلیون پیام میفرستند و هر ماه ۱۲۰۰۰ کنفرانس اینترنتی با بیشتر از ۸۰۰۰۰ شرکت کننده برگزار میکنند. به کمک IM و کنفرانس اینترنتی روزانه ۴.۳ میلیون دلار فقط در هزینه مسافرت صرفه جویی کرده است.
بیش از ۶۰% کاربران IM بانکها و کارخانجات خودروسازی هستند و این برنامه از امنیت بالایی برخوردار است.
بر این اساس AOL نیز AIM را به بازار عرضه کرد تا احتیاج بازار IM در امریکا را برآورده کند. کریستا توماس سخنگوی AOL میگوید: این نرم افزار علاوه بر امکان کنفرانسهای صوتی و تصویری، که به کمک شرکتهای IMLogic و WebEx در این نرم افزار قرار گرفته است را ایجاد میکند.
IMLogic شریک AOL در تامین ایمنی و مدیریت ایمنی IM در ادارات میباشد. همچنین این شرکت نرم افزار رایگانی را ارائه میدهد (IM Detector ) که کاربران میتوانند تعداد IM ها را در شبکه بدست آورند. قدم بندی مدیریت این حجم بالای IM است که IMLogic برای ۴۰۰ مشتری این امکان را فراهم نموده است.
اگرچه استفاده ازIM بسیار معمول شده است اما نقاط ضعف خود را نیز دارد. چون اکثر شرکتها قوانینی برای استفاده از IM ندارند مشکلات بیشتر میشود. این مشکلات برای E-mail، وقتی که از آن برای شکایت علیه شرکتها استفاده شدهم پیش آمد. ۲۰% شرکتها پرونده هایی داشتند که مسبب آن E-mail بوده و ۱۳% از این شرکتها به دادگاه احضار شدند. امروزه E-mail همانند یک مدرک معتبر بحساب می آید. IM بدینگونه نیست اما در آینده ای نزدیک بدین صورت میشود. بدین سبب است که ۳۵% شرکتها از E-mail های خود نگهداری میکنند این درحالی است که فقط ۶% شرکتها ازIM های خود نگهداری میکنند.
● سازمانها
تقریبا ۸۰% سازمانها از E-mail برای ارتباط استفاده میکنند و ۶۰% سازمانها آن را کنترل میکنند اما فقط ۱۰% سازمانها IM ها را کنترل میکنند. حدود ۸۰% کارمندان نرم افزارهای رایگان IM را دارند. اگر سازمانها و شرکتها این نرم افزارها را خریداری نکنند و در اختیار کارمندان قرار ندهند، آنها از فضای آزاد اینترنت برای فرستادن IM استفاده میکنند که امنیت و اطلاعات شرکت را درخطر می اندازد.
طبق آمارها، ۵۸% از کاربران IM در سرکار از آن برای گفتگو استفاده میکنند. ۱۶% برای فرستادن شایعات، جوک و حرفهای خاله زنکی و ۶% برای فرستادن حرفهای سکسی، استفاده میکنند. ۱۶% هم اطلاعاتی درباره شرکت یا سازمان می فرستند. بنابر این بجای در نظر گرفتن IM بعنوان یک تکنولوژی لازم و فوری، ابتدا باید فرهنگ استفاده از آن آموزش داده شود. برای این منظور ابتدا بهتر است تعداد کارمندانی که باید از آن استفاده کنند مشخص شود. سپس یک سیستم تجاری قابل کنترل و فیلتر شدن، خریداری و در شرکت نصب شود. سپس قوانین استفاده و سوء استفاده از آن نوشته شود.
فلاین میگوید: ۲۴% کارمندان در امریکا بعلت استفاده نابجا و غیر اخلاقی و یا دادن اطلاعات شرکت از طریق E-mail اخراج شده اند.
پیش بینی میشود تا آخر سال ۲۰۰۵، IM استفاده از E-mail را تحت الشعاع قرار بدهد و در سال ۲۰۰۶ مصرف E-mail ۴۰% کاهش یابد و جای آنرا استفاده از IM بگیرد.