اتوماسيون كارت امتيازي متوازن

در اوايل دهه 1990، هنگامي كه كارت امتيازي متوازن مطرح و شروع به كسب توفيق كرد، تعداد فروشندگان نرم افزار براي اين ابزار انقلابي مديريت كمتر از تعداد انگشتان دست بود. اكنون نيز همچنان بسياري از سازمان ها از مزاياي متدولوژي ساده ارزيابي متوازن استفاده كرده و به نتايج فوق العاده اي دست مي يابند. اين پيشگامان, كارت امتيازي متوازن را تنها با استفاده از گزارشهاي كاغذي و با به كارگيري تركيبي از گرافهاي رنگي براي ايجاد كمي تغيير و تنوع در آنها به كار گرفتند. آنها ثابت كردند كه ما به ابزاري پيچيده و يا صرف بودجه اي سنگين براي بهره مندي از كارت امتيازي متوازن نياز نداريم. اما در آن سالها متدولوژي ارزيابي متوازن نيز هنوز بالغ و كامل نشده و به اوج دوران پيچيدگي و تكامل خود نرسيده بود. اغلب كاربران اوليه به استفاده از كارت امتيازي متوازن در حد يك سيستم مديريت بهبود يافته و جديد اكتفا كرده و هنوز از امكان بالقوه و مهم استفاده از اين نظام به عنوان يك سيستم مديريت استراتژيك و ابزار ارتباطات بهره مند نشده بودند .
از اواخر دهه 1990، دورنماي كارت امتيازي متوازن به طور چشمگيري تغيير كرد.سازمان ها شروع به تسري اين نظام از بالا به پائين و تلاش براي همسوسازي همه كاركنان با اهداف استراتژيك كردند، همچنين اخبار بيشتري در مورد برقراري ارتباط ميان كارت امتيازي متوازن و نظام هاي جبران خدمت و بودجه منتشر مي شد. سيستم قديمي گزارشگري دستي كه همزمان با اولين كارت امتيازي متوازن برقرار شد نمي توانست در مقابل چالش هاي ناشي از توسعه نوآوري در حيطه ارزيابي متوازن دوام آورد. مثل هميشه سازمان هاي خلاق و منعطف اين مساله را يك فرصت قلمداد كرده و به سرعت اقدام به طراحي نرم افزارهاي مناسب براي كارت امتيازي متوازن كردند. كاربران كار ت امتيازي متوازن نيز در سازمان هاي مختلف از كوچك تا بزرگ، از ايده ها، قابليت ها و امكانات ارائه شده توسط اين فروشندگان نرم افزار با آغوش باز استقبال كردند. اين نرم افزارها تمركز و بهره مندي بيشتر از فوايد حاصل از به كارگيري كارت امتيازي متوازن را تسهيل و تسريع مي كردند. مكانيزه كردن كارت امتياز ي متوازن مزاياي بسياري به همراه دارد و قابليت استفاده از آن را به عنوان يك سيستم مديريت عملكرد, مديريت استراتژيك و ابزار ارتباطات حداكثر مي كند.توان تجزيه و تحليل و پشتيباني از تصميم گيري در حد پيشرفته كه حتي ساده ترين نرم افزارها نيز ارائه مي كنند به سازمان ها امكان انجام ارزيابي هاي پيچيده از عملكرد و بررسي منتقدانه روابط ميان سنجه هاي آن عملكرد را مي دهد. به علاوه مكانيزاسيون سيستم به تسري درست و همه جانبه اين ابزار در سرتاسر سازمان كمك مي كند. تسري كارت امتيازي متوازن در سرتاسر سازمان اغلب مي تواند به تهيه و توسعه دهها معيار و سنجه هاي ارزيابي متوازن منجر شود در حالي كه بدون استفاده از راهكار اتوماسيون، مديريت فرآيند توسعه و همسويي در آن بي نهايت دشوار خواهد بود، ضمن اينكه ساز و كار برقراري ارتباط و ارائه بازخورد نيز مي تواند با استفاده از نرم افزار كارت امتيازي متوازن به ميزان قابل توجهي بهبود يابد و امكان انتشار و به اشتراك گذاري اطلاعات و دانش را به سرعت و سهولت در اختيار كاربران هدف و علاقه مند قرار دهد. يك سنجه Hyperlinked مي تواند نقطه آغاز سفر كاربر به دنياي متنوعي از سايت هاي دانش افزا, شامل بيانيه ماموريت، آخرين انتقادها و نظرهاي يك مشتري مهم, يا نتايج يك مطالعه ترازيابي مورد نظر باشد.
با گسترش رو به رشد تجارت و كسب و كار الكترونيك شاهد رشد فزاينده فروشندگان نرم افزارهاي متنوع مديريتي در اين بازار رقابتي بوده ايم. انتخاب تامين كننده نرم افزار، يكي از دشوارترين تصميم هايي است كه در حين پياده سازي كارت امتيازي متوازن ناچار به اخذ آن خواهيم بود.
برنامه هاي نرم افزاري طراحي شده براي مدل ارزيابي متوازن مي تواند در محدوده يك ابزار ساده گزارشگري تا يك بسته نرم افزاري پيچيده مديريت كل شركت اجرا شود. بنابراين تفاوت هاي عمده, زمان و منابع لازم براي استقرار سيستم است از اين رو بايد حدود زمان و منابع لازم براي راه اندازي آزمايشي و اجراي نهايي سيستم مكانيزه به طور دقيق تعيين شود.
يك نرم افزار مناسب و مطلوب ارزيابي متوازن بايد داراي قابليت هاي ذيل باشد :
1- به اندازه كافي انعطاف پذير بوده و امكان تعبيه بر روي سيستم ها-شبكه هاي هاي مختلف كامپيوتري (فناوري جاري مورد استفاده در سازمان) و امكان كار با روش هاي متنوع مديريت عملكرد را داشته باشد.
2- از جذابيت لازم براي كاربر برخوردار بوده و در حد ممكن ساده و از سهولت در استفاده برخوردار باشد.
3- قابليت دريافت و پردازش تعداد نامحدود سنجه ها را دارا و از انعطاف لازم براي اداره حجم قابل توجهي سنجه برخوردار باشد تا امكان پيگيري نتايج از سرتاسر سازمان را فراهم آورد.
4- قابليت برقراري ارتباط بين اهداف و منظرها، اهداف كمي به سنجه ها، و ابتكارات اجرايي به اهداف كمي را دارا باشد.
5- امكان مديريت و احاطه بر روابط علي و معلولي كه در واقع معرف استراتژي شركت است را فراهم كند.
6- نقشه هاي استراتژي را با نمودار و اشكال قابل فهم و آسان و در عين حال جذاب ارائه نمايد.
7- قابليت ورود اطلاعات سنجه هاي عملكرد را از مكان هاي متفاوت فيزيكي و غير فيزيكي فراهم آورد(تعدد مكان ورود اطلاعات).
8- از قابليت پذيرش توضيحات متني (تعريف و توضيح) در كنار ارقام و اعداد برخوردار باشد.
9- قابليت تخصيص يك متولي مشخص به هر سنجه عملكرد را براي ارتقاء مسئوليت پذيري دارا باشد.
10- از قابليت كار با انواع سنجه ها در هر شكل و اندازه و توصيفي برخوردار باشد.
11- مانند يك بانك اطلاعاتي از قابليت انباشت داده ها در مدت زمان طولاني و برقراري ارتباط لازم بين داده ها برخوردار باشد.
12- يك نرم افزار ارزيابي متوازن كارآمد بايد امكان وزن دهي به سنجه هاي مختلف را به نسبت اهميت فراهم آورد.
13- تا جايي كه ممكن است از قابليت مقايسه اي بيشينه برخوردار باشد مثلا مقايسه عملكرد سال گذشته شركت نسبت به ساير رقبا، نسبت به صنعت و ...
14- كاربران بايد بتوانند در يك نگاه, وضعيت عملكرد مربوط به سنجه مورد نظر را بر اساس يك شاخص وضعيت قابل فهم و آسان تعيين كنند.
15- از قابليت سفارشي سازي انبوه برخوردار باشد تا كاربران بتوانند به سادگي سيستم را به دلخواه خود سفارشي كنند.
16- منوها بايد منطقي, قابل فهم و به راحتي قابل پيمايش باشند.
17- قابليت تغيير سريع و آسان از نمايش خلاصه يك وضعيت عملكرد تا نمايش تفصيلي اطلاعات يك سنجه را در اختيار كاربران قرار دهد.
18- از قابليت تجزيه و تحليل آماري (براي مثال روندها) بر روي سنجه هاي عملكرد برخوردار باشد.
19- از قابليت هشدار در مواقع عدم تناجس سنجه در محدوده قابل قبول برخوردار باشد.
20- قابليت ارائه طيف وسيعي از انواع گزارش ها را به صورت چاپي دارا باشد.
21- از قابليت استفاده از نتايج جاري و موجود براي پيش بيني عملكرد آتي برخوردار باشد.
22- از قابليت تجزيه و تحليل what-if براي نقد فرضيات در نظر گرفته شده هنگام تهيه نقشه استراتژي برخوردار باشد.
23- قابليت الصاق مستندات مورد نياز از قبيل گزارش هاي كارشناس تحليلگر، مباحثه ها و فيلم ها را دارا باشد.
24- از قابليت ارسال پيام و نقطه نظرات و ديدگاه هاي شخصي كاربران براي برقراري ارتباط حداكثري با ايشان و ايجاد بينش لازم براي بهبود برخوردار باشد.
25- از قابليت جمع آوري و تفكيك اطلاعات به طور خودكار برخوردار بوده و مانع ورود و كدگذاري اطلاعات تكراري گردد.
26- ازقابليت انتشار و به اشتراك گذاري اطلاعات از طريق وب (Internal , External) برخوردار باشد(Web-enable) .
27- از قابليت كپي و الصاق برخوردار باشد.
28- از انعطاف پذيري لازم براي تغيير اندازه در راستاي نيازهاي آتي سازمان با توجه به افزايش پيچيدگي يا افزايش تعداد كاربران نرم افزار برخوردار باشد.
29- از سطوح امنيتي لازم براي دسترسي كاربران به ميزان مورد نياز نه بيشتر(دسترسي محدود), برخوردار باشد.

شركت Panorama Business Views واقع در تورنتوي كانادا، در سال 1993 با در نظر گرفتن شاخص هاي فوق الذكر، نرم افزار pbviews را به عنوان نرم افزار جامع اتوماسيون مديريت عملكرد و اجراي موفقيت آميز استراتژي توليد و منتشر ساخت. در سال 2006 با ادغام اين شركت در بنگاه معظم Actuate Corporation، نرم افزار به Actate PerformanceSuite تغيير نام داد و اكنون با ملكيت شركت Actuate توزيع مي شود. موسسه Palladium Executing Strategy، اين نرم افزار را برترين راه حل توليد شده در حوزه اتوماسيون كارت متوازن، ارزيابي كرده است.


اتوماسيون كارت امتيازي متوازن | گروه مشاوران پنكو