Bpmn-قسمت دوم:فعالیتهای موردنیاز جهت فرایندگرایی
فعالیتهایموردنیازجهتفرایندگرایی
در تعریف فرایندگرایی چنین گفته می شود که روشی است که با محور قراردادن فرایندهای کسب و کار و حذف فعالیتهای بدون ارزش افزوده، برای سازمان مزیت رقابتی به ارمغان می آورد. برای اینکه یک سازمان در راه فرایندگرایی گام بردارد می بایست تمامی تلاش خود را جهت پیاده سازی موارد ذیل به کار گیرد:
الف – تشخیصفرایندها: ابتدا باید فرایندها را شناسایی کرده و برای آنها نام و عنوان برگزید. شناسایی و نامگذاری فرایندها گامی بسیار حساس و بنیادین است. پاره ای از سازمانها به اشتباه، فعالیتهای وظیفه ای کنونی را فرایند به حساب می آورند.
ب – شناساندناهمیتفرایندهابههمهدستاندرکاران: گام دوم شناساندن فرایندها و اهمیت آنها به همه مدیران، کارکنان و نمایندگان دور و نزدیک است به نحوی که باید فرایندها، نام آنها، ورودیها و خروجیها و ارتباطات آنها برای همه افراد ملموس باشد.
ج – انتخابمعیارارزیابی: برای اطمینان از کارکرد درست فرایندها، باید بتوان پیشرفت آنها را اندازه گرفت و در آن صورت به معیارهایی نیازمندیم. این معیارها می توانند برحسب ضرورت برپایه خواسته مشتری یا بر پایه نیازهای خود سازمان مانند هزینه فرایند و به کارگیری درست منابع واقع شوند. معیارهای همگون در کارکرد فرایندی، افراد را به صورت یک تیم منسجم درخواهد آورد.
د – بهکارگیریمدیریتفرایندگرا: سازمان فرایند محور بایستی همواره در بهسازی فرایندهای خود بکوشد زیرا این رویکرد کاری پیوسته و مداوم است. بنابراین، عمده فعالیت مدیریتی این گونه سازمانها اداره و پیشبرد درست فرایندها در بالاترین توان آنها، بهره گیری از فرصتها در بهسازی فرایندها، و پیگیری در کاربرد فرصتها است. فرایند محوری یک طرح موقتی نبوده، بلکه راه و روشی دائمی و فراگیر است.
متدولوژیشناساییفرآینددرسازمان
روش ۷ مرحله ای زیر جهت شناسایی فرآیند ، پیشنهاد می گردد:
۱- تهیه شناسنامه فرآیند
نمونه ای ساده از شناسنامه فرآیند در زیر نشان داده شده است. موارد دیگری از جمله حوزه فرایندی، گروه فرآیندی، نام و کد زیرفرآیند و منابع نیز می تواند در شناسنامه فرآیند درج گردد.
۲- مشخص کردن فعالیتهای عمده مورد استفاده (حد اقل ۵ الی ۶ فرآیند عمده از عرضه کننده ورودی ها تا تولید کننده خروجی ها)
۳- مشخص کردن فعالیتهای جزئی تر و ارتباط دهنده بین فعالیتهای عمده
(توجه شود که فعالیتهای جزئی نباید آنقدر ریز باشند که فعالیتهای اصلی در آن گم شوند!)
برای بهتر مشخص کردن فعالیتهای جزئی تر، پاسخ به سئوالات زیر می تواند مفید واقع شود:
الف)هدفاجرایفرآیند
- در واقع چه کاری انجام می گیرد؟
- چرا این فعالیت لازم است؟
- چه کار دیگری ممکن است و یا باید انجام گیرد؟
ب) محلاجرایفرآیند
- کجا انجام می گیرد؟
- چرا در آنجا انجام می گیرد؟
- در چه جای دیگری ممکن است و یا باید انجام گیرد؟
ج)ترتیباجرایفرآیند
- چه زمانی انجام می گیرد؟
- چرا در زمان خاصی انجام می گیرد؟
این سوال برای تعیین زمان انجام مرحله مورد نظر می باشد . در بسیاری از موارد دیده شده که با تغییر زمان و موقع انجام یک مرحله از کار به سرعت کار و بهتر شدن آن کمک شده است
- درچه زمان دیگری ممکن است و یا باید انجام گیرد؟
- چرا به این ترتیب انجام می گیرد؟
د)کارکناندخیلدراجرایفرآیند
- چه کسی آن را انجام می دهد؟
- چرا توسط او انجام می گیرد؟
- چه کسی دیگری ممکن است و یا باید انجام دهد؟
ه)روشهایاجرایفرآیند
- چگونه انجام می گیرد؟
- چرا به این روش انجام می گیرد؟
- آیا ممکن است یا باید به روش دیگری انجام گیرد؟
۴- ترسیم فلوچارت فرآیند با استفاده از جدول بالا
۵- بازبینی و مرور مجدد فرآیند و تعیین اصلاحات در صورت لزوم
۶- اصلاح فرآیند از طریق جداول نام برده در فوق و ترسیم مجدد نمودار فرآیند
۷-تایید نهایی توسط مدیر یا رئیس واحد موبوطه
