مديريت فرآيندهاي کسب و کار bpm
فرآيند ها هسته اصلي کسب و کار سازمان محسوب مي شوند. سازمانها در گذشته براي يکايک فرآيند ها، سيستم هاي جداگانه اي در محدوده آن فرآيند تهيه مي کردند که به سيستم هاي جزيره اي معروف شدند.
مشکلات اساسي که به مرور زمان با اين نوع نگرش بروز نمود عدم امکان ارتباط بين اين سيستم ها با يکديگر بود و بدليل طراحي سيستم ها در مورد تنها يک بخش منفک شده از سازمان، اهداف کلي سازمان به نحو مطلوب برآورده نمي شدند.
بدين ترتيب ايده سيستمهاي يکپارچه سازماني شکل گرفت. در رويکرد جامع يک سيستم متشکل از تعدادي زير سيستم مستقل، ولي مرتبط با هم طراحي مي‌شوند. در اينصورت مشکل اساسي، حجم زياد کار طراحي و پياده سازي سيستم ها است.
نهايت امر، مديريت فرآيند کسب و کار مطرح شد که با داشتن الگوهاي متعدد مورد نياز سازمان ها، روشي يکپارچه براي تعريف، اجرا، بازبيني و مديريت فرآيندهاي کسب و کار سازمان ها را ارايه مي‌کند و با استفاده از متدها و ابزارهاي مربوطه حجم کار توسعه راه کار ها را به حداقل رسانده و مديريت امور را سهل و کارآمد مي کند.
عمليات سازمانها در قالب فرآيندها طراحي نيز نظام مند مي‌شوند. فرآيندها مجموعه‌اي از عمليات درون سازماني بوده که هدف واحدي را برآورده مي‌نمايند. هر فرآيند از طريق مجموع زير فرايندهاي داخلي به همراه توالي بين زيرفرايندها، نقطه شروع و پايان بيان مي شود.
مديريت فرآيند کسب و کار روشي يکپارچه و نظام‌مند براي طراحي، اجرا و پايش فرآيندهاي کسب و کار است. در هر يک از فرايندها افراد و سامانه ها نقش دارند. تعاملات بين افراد و گردش اطلاعات در سازمان است که به آن حيات مي‌بخشد. هدف BPM، مديريت فرآيندها در سازمان و ارايه ابزاري براي بهبود فرايندها در گذشت زمان است.
متدولوژي ها متعددي براي مديريت فرايندهاي کسب و کار ارائه شده که در اکثر آنها چهار مرحله زير جز يي اساسي مي باشند:
مرحله طراحي و مدلسازي:
ابتدا هسته اصلي کسبوکار و فرآيندهاي مربوطه مدلسازي مي‌شوند. بر اساس بيشتر متدولوژيها لازم نيست در همان ابتدا فرآيندهاي کسبوکار بهينه شوند.
لذا مي‌توان از روي وضعيت موجود مدلسازي را انجام داد و بعد با استفاده از مکانيزم‌هايي که متدولوژي BPM در اختيار مي‌گذارد، فرآيندها را بهبود بخشيد و آنها را بهينه و کارا نمود.
تفکيک قائل شدن بين "قوانين کسب و کار" و "فرايندهاي کسب و کار" امکان طراحي و مدلسازي به صورت کارا و اثر بخش را به ارمغان مي آورد. در ضمن مي توان از UML AD براي مدلسازي فرايندهاي کسب و کار استفاده کرد.
مرحله پياده سازي و استقرار :
بعد از شناخت و مدلسازي فرآيندهاي کسبوکار ، فرآيندهاي مربوطه را به همراه قوانين کسبوکار پياده‌سازي شده، بايستي نهادينه شوند. کليه سيستمهاي موجود و قديمي بايد متصل و يکپارچه شوند.
جدا بودن قوانين کسبوکار از فرآيندهاي کسبوکار اين امکان را فراهم مي‌سازد که بتوان مديريت تغييرات قوانين کسبوکار را بدون درگير شدن با تغييرات در فرآيندها به انجام رساند. ضمنا در اين مرحله معيار هايي به منظور بررسي عملکرد سيستم جهت اندازه گيري کارايي و اثر بخشي تعيين مي گردند.
مرحله ارزيابي و مديريت:
پس از استقرار سيستم در سازمان، افراد و بخشهاي متعدد سازمان با توجه به نقش و وظايف سازماني، با فرآيندها ارتباط خواهند داشت و فرايندها را اجرا مي کنند.
به‌عنوان مثال، کاربران هسته اصلي کسبوکار بعد از استقرار فرآيندهاي مکانيزه شده در سازمان بايد کارهايي از قبيل تأييد يا رد تصميمات کليدي و مديريت استثناهاي خارج از استراتژي معمول سازمان را به عهده بگيرند.
مديران و سرپرستان بر اجراي فرآيندها به طور مؤثر و بهينه نظارت کنند و متخصصين BPM نيز بايد فرآيندها را از لحاظ انطباق با خواسته هاي سازمان و استانداردها، مديريت نمايند.
مرحله بهبود و توسعه:
استقرار فرآيندها در سازمان به منزله اتمام کار نيست، بلکه از اين پس سازمان بايد بتواند اجراي فرآيندها را بر اساس يک سري از معيارهاي کليدي در زمينه اندازه‌‌گيري کارايي فرآيندها، تحليل نمايد و در صورت لزوم، تغييرات لازم را در فرآيندها اعمال کند تا از اين طريق، کارايي فرآيندها افزايش يابد.
به واسطه اين قابليت، کاربران حوزه کسبوکار مي‌توانند تصميم‌گيري‌هاي مرتبط با فرآيندها را در زمان اجراي سيستم مشخص نمايند و آنها را اعمال کنند.
با توجه به فراگيري اسقرار ISO9000 در سازمانها مي توان از آن بعنوان يک متدولوژي متداول براي پياده سازي و استقرار BPM بهره برد.
در خصوص سيستمهاي مبتني بر فن آوري اطلاعات براي BPM با توجه به گستردگي محصولات تنها به معرفي محصولات مايکروسافت بر روي سکوي عامل ويندوز و محصولات کلي کد باز بر روي سکوي عامل لينوکس بسنده مي شود:
محصولات شرکت مايکروسافت:
امکانات کاربري:
تعامل کاربران با سيستم BPM مايکروسافت از طريق MS Office صورت مي‌گيرد. سيستم BPM مايکروسافت به کاربران اجازه مي‌دهد از مجموعه MS Office مانند Word ،Excel و InfoPath براي تعامل با فرآيندهاي کسب و کار استفاده کنند.
اموري از فرايند کسب و کار که نياز به تاثير انساني دارند، به سهولت در اختيار کاربر قرار مي گيرند. در ضمن داده‌ها و ابر دادههاي فرآيندها نيز قابل دسترسي و مديريت هستند.
امکانات مرتبط با فرآيندها و SOA:
خودکارسازي و مديريت فرآيندها در محيطي توزيع‌شده به وسيله دو سرور لايه مياني فراهم مي شوند:
Office Share Point Server:
اين سرور تعاملي به منظور اشتراک گذاري مستندات جهت ارتباط بهتر با ساير همکاران به کار گرفته مي شود. همچنين Share Point Server قابليت ايجاد يک پورتال هوشمند براي اتصال افراد و تيم‌ها در سازمان با دانش سازماني را دارد.
BizTalk Server:
اين سرور به‌عنوان هسته اصلي راه‌حل BPMS مايکروسافت، در محدوده يک سازمان و همچنين در محدوده‌هاي بين‌سازماني، مطرح است و با داشتن قابليت‌هاي مرتبط با XML و وب‌سرويس‌ها مي‌تواند به‌عنوان يک رابط براي پيا‌م‌رساني و تبديل مستندات به قالب‌هاي متعدد، نرم‌افزارهاي موجود را به هم متصل کند. در ضمن مي‌تواند به‌عنوان يک سرور براي تعاملات بين فرآيندي هم عمل کند.
امکانات مرتبط با داده‌ها و هوشمندي کسب و کار:
SQL Server MS بعنوان سرور بانک اطلاعاتي سازماني، به سيستم BPM مايکروسافت قابليت‌هاي مرتبط با هوشمندي کسب و کار را در رده سازماني مي دهد. MS SQL Server با اجراي نرم‌افزارهاي کاربردي مي‌تواند با تحليل دادههاي مرتبط با فرآيندهاي کسبوکار، نتايج را به صورت گزارش ارايه کند تا بازخورد اطلاعات فرآيندهاي سازمان، مشخص گردد و از آنها براي تصميم سازي و بهبود مستمر فرآيندها استفاده شود.
يکپارچگي SQL Server با Server SharePoint و BizTalk Server امکان مديريت دادههاي موردنياز براي اجرا و پي‌گيري فرآيندها را فراهم مي آورد.
امکانات توسعه سيستم: توسعه سيستم در چهارچوب سيستم BPM مايکروسافت از طريق ابزارهاي متعددي صورت مي گيرد که هر دسته از اين ابزارها براي انجام بخشي از فرآيند توسعه استفاده مي گردند از قبيل:
Visio به افراد کمک مي‌کند مفاهيم پيچيده‌اي مانند فرآيند و سيستم را بصورت بصري از طريق قابليت‌هاي متعدد در خصوص مدلسازي و ترسيم نمودارها ايجاد نمايند تا در آن مورد بهتر فکر و انديشه کنند. در ضمن Visio داراي قابليت‌هاي ترسيم نمودارهاي خاص براي طراحي فرآيند است. اين نمودارها داراي نمادهاي مختلفي براي بيان فعاليت‌ها، رويدادها، تصميمات، جريان کارها و تراکنش‌ها هستند که با استفاده از آنها مي‌توان منطق فرآيندها را به طور کامل مدل و بيان نمود.
با استفاده از Share Point Office Designer مي‌توان انواع گردش‌کارها را بدون نياز به نوشتن کد طراحي و پياده‌سازي کرد. با استفاده Share Point Office Designer افراد فاقد دانش فني مي‌توانند کاربردهايي از قبيل مديريت داده و گزارش‌گيري را با سرعت و سهولت ايجاد کنند.
Office InfoPath محيط WYSIWYG براي ايجاد فرمهاي الکترونيکي فراهم مي‌کند که اين فرم‌ها مي‌توانند به سيستمهاي کسبوکار متصل شده، داده‌ها را از کاربر دريافت و درحين ورود داده‌ها کاربر را راهنمايي نمايند.
همچنين InfoPath با بهره‌گيري از استانداردهاي XML Schema ، XSLT و ...، روشي استاندارد و ساده را براي فرآيند جمع‌آوري داده‌ها در سازمان فراهم مي‌آورد.
Visual Studio به عنوان محيط اصلي توسعه نرم‌افزار در راه حل مايکروسافت مطرح است. اين محيط مي‌تواند با BizTalk Server يکپارچه شود و از اين طريق، مجريان توسعه سيستم مي‌توانند فرآيندهايي که روي BizTalk Server اجرا مي‌شود را مدل نموده و به هم مرتبط کنند.
محصولات کد باز:
گرچه مايکروسافت يک راه حل مشخص، قابل حصول، کامل و روشن براي مديريت فرايند کسب و کار ارائه داده ولي اين راه حل فاقد امکان اختصاصي سازي در ابزارهاي زير بنايي بوده و بايد از ديدگاه مايکروسافت تبعيت نمود. همچنين مي توان به هزينه سنگين خريد امتياز کاربري و وابستگي صرف به محصولات مايکروسافت اشاره نمود.
در عوض در دنياي open source انبوهي از راه حلها براي BPM وجود دارد که بر روي سکوي عامل لينوکس قابليت اجرا دارند. در ضمن قابل انتقال به سکوي عامل ويندوز نيز مي باشند. ولي از جمله معظلات کد باز را مي توان نياز به دانش فني زياد و عدم وجود متولي براي موارد تجاري را نام برد.
در بعد امکانات کاربري مي توان هم از محصول OFFICE شرکت مايکروسافت که عموميت بيشتري دارد و هم از محصولاتي مانند OPEN OFFICE بهره برد.
در خصوص ابزارهاي اصلي بقدري تنوع زياد است که حتي ارائه ليست محصولات بيش از دهها صفحه مي شود. ولي بطور کلي راه حلهاي معروف و موفق براي سازمانهاي بزرگ اغلب مبتني بر سرورهاي کاربردي مانند JBOSS منجمله JBoss Jbpm است.
JBoss Jbpm بعنوان يک سکو ي زبانهاي فرايند قابل اجرا (jPDL, BPEL, Pageflow)، اقدام به ارائه راه حل مديريت فرايند کسب و کار بر روي چرخه کاري به سامانه خدمات کسب و کار مي کند. Jbpm بر روي اغلب زبانهاي فرايند اجازه ايجاد يک فن آوري ساده براي ماشين مجازي فرايند را مي دهد.
در ضمن برخي از شرکت هاي تجاري اقدام به ارائه راه حلهاي کامل در خصوص مديريت فرايند کسب و کار نموده اند که نمونه آن processMaker، Enhydra SharK، Bigbross Bossa، manageability، ActiveBPEL و ... مي باشد. در صورتي که تقسيم بندي زير در نظر گرفته شود:
هسته اصلي (Core): سيستمهاي عامل، پايگاه داده رابطه اي، کاربرد سرورها، وب سرورها و ...
زير ساخت (Infrastructure): سيستم مديريت فرايند کسب و کار، پورتال، چابکي کسب و کار و ....
کاربرد (Application):برنامه ريزي جامع سازماني، مديريت زنجيره تامين، مديريت روابط مشتري و ...
مي توان گفت که راه کار هاي پيش ساخته از شماره يک به سه کارائي و امکان موفقيت خود را در سازمانهاي بزرگ از دست مي دهند.
به عبارتي به ندرت مي توان ERP پيش ساخته موفقي را در سازمان بزرگ مشاهده نمود در حالي که مي توان به حصول سيستم مديريت فرايند کسب و کار يا پورتال از پيش ساخته در سازمان بزرگ اميد وار بود. بنا بر اين استفاده از Middleware ها براي اجراي سيستم BPM مي تواند موفقيت آميز تر باشد.
در صورتيکه سازمان تقبل زمان و هزينه آموزش پرسنل را به عهده گيرد، انتخاب روش کد باز مي توان گفت آينده نگرانه خواهد بود. يا شبيه ساير سازمانها که اخيراً سعي مي کنند ساده ترين راه را انتخاب کنند، بهتراست از روش مبتني بر ماکروساف بهره برد.
