چرا سازمان شما به erp نیاز ندارد؟
سازمان شما نیازی به erp ندارد! هر کسی که اندکی با erp آشنایی داشته باشد به خوبی می‌داند که مدیریت منابع سازمان امری حیاتی است و مسلما یک سیستم erp مناسب می‌تواند کمک شایانی به مدیران در جهت کنترل و مدیریت این منابع باشد. هر مدیری آرزو دارد که بتواند نسبت به وضعیت تمامی منابع و دارایی‌های سازمان را در زمان کوتاه و با دقت بالا آگاهی پیدا کند و نیازمند سیستمی است که برای تصمیم‌گیری در باب این منابع به او کمک کند.
یک سامانه erp می‌تواند همه این کارها را برای سازمان انجام دهد. با این وجود این سیستم‌ها برای بسیاری از سازمان‌ها چیزی به جز هزینه و آشفتگی به دنبال نخواهد داشت. این قبیل سازمان‌ها بعد از صرف هزینه‌های هنگفت برای خریداری، نصب و خدمات هر سیستم erp نخواهند توانست از مزایای آن استفاده کنند.
اگر سازمان شما از این گروه باشد، بدون شک نیازی به erp نخواهد داشت! قبل از ورود به مطلب اشاره به این نکته ضروری است که تمامی مشکلاتی که در ادامه عنوان خواهد شد در مرحله پیاده‌سازی erp مطرح شده و نسبت به رفع و رجوع آن به هر شکل اقدام می‌شود.
اما اگر زمان و هزینه لازم برای حل واقعی آنان اختصاص نیابد یا سازمان به اندازه کافی منسجم نبوده و قادر به اعمال تغییرات لازم در بازه زمانی محدود این مرحله نباشد نمی‌توان به کارایی erp بعد از پیاده‌سازی امیدوار بود.
برای درک این مطلب که چرا erp ممکن است برای سازمان شما کارایی نداشته باشد در قدم اول لازم است کارکرد آن برای سازمان بررسی شود. به ساده‌ترین شکل ممکن می‌توان گفت erp با تسهیل جمع‌آوری اطلاعات منابع سازمان و ایجاد دسترسی آسان به این اطلاعات به مدیریت جهت تصمیم‌گیری برای کنترل آنها و نیل به اهداف سازمان کمک می کند.
از همین تعریف مختصر می‌توان به نکات زیر رسید:
- آیا مدیریت منابع مشکل اصلی سازمان شماست؟ پیاده‌سازی سامانه erp مستلزم بازنگری طرح جمع‌اوری و گردش اطلاعات همه منابع سازمان است و موجب بروز بسیاری از مشکلات آن می‌شود. برخی سازمان‌ها از این فرصت برای رفع این گونه مشکلات و ارتقای ساختار خود می‌کنند و در جریان پیاده‌سازی erp اقدامات اساسی دیگری نیز در جهت اصلاح انجام می‌دهند. ولی باید توجه داشت که این سازمان‌ها توان، انگیزه و مهم‌تر از همه دید و جهت گیری لازم برای این کار را دارند.
Erp یک ابزار استراتژیک برای مدیریت منابع سازمان است ولی نمی‌تواند جایگزین مدیریت استراتژیک سازمان شود. بررسی و حل مشکلات سازمان نیازمند احساس نیاز به تغییر و تعریف درست بهبود در سازمان دارد و صرف پیاده‌سازی یك سیستم اطلاعاتی نمی‌تواند حلال مشکلات آن باشد.
- آیا سازمان شما در مدیریت منابع با دشواری و اشکال روبه‌رو شده است؟ باید توجه کرد که erp برای مدیریت منابع مورد استفاده قرار می‌گیرد. حجم منابع در بسیاری از کسب و کارهای کوچک کمتر از آن است که نیازی به یک سیستم پیچیده نرم‌افزاری جهت کنترل و هدایت داشته باشد. در چنین کسب و کارهایی (که به طور مثال کمتر از 50 نفر کارمند و یا حجم کمی گردش مالی سالیانه دارند) احتمالا استفاده از نرم افزارهای عمومی اداری بسیار انعطاف پذیرتر، عملیاتی‌تر و مهم‌تر از همه بسیار کم هزینه‌تر از یک erp پیچیده خواهد بود. به ویژه اینکه نیاز و وابستگی به خدمات بعدی هم ندارد.
در برخی از سیستم‌های erpکه برای کسب و کارهای کوچک طراحی شده‌اند تعداد کابران «کمتر از 500 نفر» و گردش مالی «کمتر از 50 میلیون دلار در سال» در نظر گرفته شده!
بزرگ بودن بیش از اندازه این اعداد نشان دهنده این واقعیت است که سیستم برای یک کسب کار واقعا کوچک بیش از اندازه پیچیدگی خواهد داشت. حتی شاید خریداری نرم‌افزار‌های کوچک و اختصاصی برای مکانیزه کردن رویه‌های جاری سازمان نیز نسبت به پیاده‌سازی چنین سیستم پیچیده‌ای موثرتر باشد. به ویژه آن که ویژگی‌های این نرم‌افزارها دقیقا منطبق با خواسته ای سازمان بوده و رویه‌های فعلی سازمان را صرفا جهت انطباق با خصوصیات خود پیچیده‌تر نخواهد کرد.
- آیا سازمان امکان تصمیم‌گیری و اجرای آن را دارد؟ این سوال به هیچ وجه توانایی فردی مدیر و سازمان را در جهت تصمیم‌گیری و تصمیم سازی زیر سوال نمی‌برد. ولی در شرایطی که به دلیل محدودیت‌های بازار، چه از نظر تامین کننده و مشتریان و چه محدودیت‌های قانونی، سازمان گزینه‌های مختلفی جهت انتخاب نداشته باشد و مجبور باشد روند معینی را در پیش بگیرد، اطلاعاتی که انتخاب گزینه ناممکن را تشویق کرده یا ضروری قلمداد کنند چندان کاربردی یا امیدوار کننده نخواهد بود.
- آیا مدیریت و کارکنان برای جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات ارزش واقعی قائل است؟ حتی بسیاری از مدیران علاقه‌ای به این قبیل مسائل نشان نمی‌دهند. برای این دسته از مدیران (که یا در سازمان‌های غیرانتفاعی مشغول به کارند و یا معتقداند همین حالا هم کسب و کار موفقی دارند) اطلاعات جمع‌آوری شده کاربرد به جز نمایش انواع نمودارها (اگر قصد بر نشان دادن واقعت سازمان باشد) و ارائه گزارش‌ها وسیع و معمولا نامفهوم در جلسات ندارد.
پیاده‌سازی erp در این سازمان‌ها صرفا نمایشی از ترقی و روزآمدی خواهد بود و تاثیری بر بهبود عملکرد و بهره‌وری نخواهد گذاشت. اگر اهداف استفاده از erp برای کارکنان نیز روشن نباشد نتیجه همانندی حاصل می‌شود.
اگر مسئول انبار سفارشات خرید را به جای گزارشات erp بر مبنای تجربه قبلی و صلاح دید خودش انجام دهد پیاده‌سازی سیستم هیچ توجیهی نخواهد داشت. با اینکه مدیریت و مشکلات سازمان در لایه مدیریت تاثیرگذارترین گلوگاه‌های پیاده‌سازی erp است، شاید کمترین حجم مشکلات را در جریان کاربرد این سیستم به وجود آورد.
آموزش و توجیه مدیران شاید به دلیل محدود بودن تعداد آنان و نوع کاربری آنها از erp کاری ساده و ممکن به نظر برسد، ولی باید توجه داشت که حجم عمده کاربران را کارکنان سازمان در سطوح مختلف تشکیل می‌دهند.
- آیا کارکنان شرکت تمایلی به استفاده از erp دارند؟ erp قرار است جریان اطلاعات را در سطح سازمان تسهیل کند. اگر حجم، فشار کاری و بهره‌وری افراد شرکت در اثر استفاده از erp کاهش نیابد و یا افراد چنین احساسی در قبال سیستم نداشته باشند، در نهایت هیچ گونه تسهیلی در کار صورت نپذیرفته و اطلاعات و گزارشات مانند گذشته ناقص و بدون دقت خواهد بود.
این مسئله غالبا به دلیل طراحی نادرست erp و عدم انطباق آن با سازمان به وجود می‌آید. ولی ممکن است دلایل دیگری نظیر عدم اطمینان به سیستم جدید یا برآورده نشدن کامل خواسته‌های واحد به دلیل جامع نبودن عملیات اجرایی (مثلا کامل نبودن سیستم حسابداری) یا گزارشات در سیستم جدید و صرفا اضافه شدن موازی آن به سیستم قبلی نیز داشته باشد.
- آیا کارکنان شرکت توانایی استفاده از erp را دارند؟ شاید پاسخ این سوال در تمامی از شرکت‌ها و سازمان‌هایی که قبلا در سطح واحدها از سیستم‌های مکانیزه استفاده نمی کرده‌اند در ابتدا منفی باشد. به طور قطع برای استفاده از یک سیستم جدید (از جنس و مرتبه‌ای) در سازمان نیازمند آموزش است. از این رو بهتر است سوالاتی مانند «آیا آموزش‌های ارائه شده در بسته خدمات سیستم برای کاربران کافی است؟»، «آیا مهارت‌های پایه به کاربران آموزش داده می‌شود یا کارکنان مهارت‌های پایه لازم را دارند؟» و مهم‌تر از همه «آیا کاربران انگیزه و توانایی یادگیری مطالب ارائه شده را دارند؟» را جایگزین آن کنیم.
معمولا سازمان‌هایی که با شرایط دشوار استخدامی مواجه‌اند و توانایی اعمال فشار و یا تعدیل و تغییر بر کارکنان ندارند نمی‌توانند طرح آموزشی موثری برای آنان پیاده کنند.
- سازمان تا چه حد به خدمات پشتیبانی وابسته است؟ وقتی توانایی و مهارت کارکنان در نگهداری و رفع مشکلات کاربردی سیستم erp محدود باشد (که معمولا و اصولا این گونه است) وجود خدمات پشتیبانی برای تضمین قابلیت اطمینان سیستم حیاتی است. این قضیه به خودی خود و در صورتی که خدمات درست و به موقغ ارائه شوند مشکلی برای سیستم به وجود نمی‌آورد. ولی در موارد بسیاری سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های سرسام آور خدمات از سطح کیفیت آنها می‌کاهند.
این کاهش شاید با توجه به توان مالی سازمان ظاهرا توجیه داشته باشد، ولی باعث تبدیل erp به عنوان سیستمی برای تسریع و تسهیل جریان داده‌ها به عامل اصلی توقف، تاخیر و ناکارآمدی این جریان در صورت بروز مشکلات گاه و بیگاه خواهد شد.
مسلما بسیاری ملاحظات دیگر از لحاظ ساختار و فرهنگ سازمانی، مدیت تکنولوژی و موارد دیگر وجود دارد که در روند انتخاب و پیاده‌سازی سیستم erp موثر خواهد بود و در این نوشته به هیچ وجه قصد و توان آن را نداریم که به همه این ابعاد بپردازیم.
مطالب عنوان شده مثال‌های کوچکی هستند از مواردی که در نهایت مانع کارکرد صحیح سیستم erp در کسب و کار می‌شوند و نشان می‌دهند که چگونه ممکن است یک سیستم که با هدف افزایش بهره‌وری و شناسایی و استفاه از فرصت‌ها در سازمان پیاده‌سازی می‌شود منجر به افزایش هزینه و کاهش کارایی آن گردد. مسلما اگر erp متناسب با ساختار و اندازه‌های سازمان با نگرش صحیح و به روش مناسب پیاده‌سازی شود برای هر کسب و کاری مفید و حتی در شرایط رقابتی حیاتی باشد. ولی شناخت صحیح از سازمان و نیازهای آن و همچنین آگاهی از توانایی‌ها و ضعف‌های سیستم erp برای برطرف سازی نیازها قبل از اقدام به پیاده‌سازی آن نقطه کلیدی تعیین کننده کارایی این سیستم خواهد بود.
