تفاوتهای برنامه ریزی استراتژیک در سازمانها

برنامه ریزی استراتژیك نقش كلیدی در موفقیت سازمانها در میدان رقـــابت دارد. این نوع برنامه ریزی اگر به درستی تدوین شود، به انتخاب استراتژی هایی منجر می شود كه درصورت اجرای صحیح و به موقع، موجب تعالی و پیشتازی سازمان می شود.
امروزه فعالیتهای اقتصادی جهان را تركیبی از سازمانهای بزرگ، متوسط و كــوچك انجام می دهند. همه این سازمانها در محیطی متلاطم و بازاری به شدت رقابتی به دنبال پیروزی در برابر رقبای خود و ارضای نیازهای مشتریان خود هستند. برنامه ریزی استراتژیك در صورت تدوین و اجرای درست، ابزاری سودمند برای موفقیت شركتها در بازار رقـابت جهانی بوده و می تواند آنها را سرپا نگه دارد.
به خاطر تفاوتهای موجود بین سازمانهای بزرگ و كوچك در زمینه های مختلف، تدوین، اجرا و ارزیابی برنامه استراتژیك نیز در آنها متفاوت است. در این مقاله درصدد شناسایی این تفاوتها در راستای كمك به برنامه ریزی استراتژیك سازمانهای كوچك است تا از این طریق بخش عمده ای از موفقیت آنها در بازار رقابتی رقم بخورد.
دردنیای امروز كه شاهد تغییر و تحولات شگرف در زمینه های مختلف هستیم، محیط باتلاطم و عدم اطمینان بسیاری مواجه است و رقابت شــــدت زیادی پیدا كرده است. سیستم های سازمانی در راستای كسب موفقیت در میدان رقابت باید ازنوعی برنامه ریزی بهره گیرند كه آینده نگر و محیط گرا باشد به طوری كه ضمن شناسایی عوامل و تحولات محیطی، در یك افق زمانی بلندمدت تاثیر آنها را بر سازمان و نحوه تعامل سازمان با آنها را مشخص كند. این نوع برنامه ریزی درواقع همان بــــرنامه ریزی استراتژیك است كه با بررسی محیط خارجی و داخل سازمان، فرصتها و تهدیدهای محیطی و قوتها و ضعهای داخلی را شناسایی می كند و با درنظر داشتن ماموریت سازمان، اهداف بلندمدت برای سازمان تنظیم می كند و برای دستیابی به این اهداف، از بین گزینه های استراتژیك اقدام به انتخاب استراتژی هایی می كند كه با تكیه بر قوتها و رفع ضعفها، از فرصتهای پیش آمده به نحو شایسته استفاده كرده و از تهدیدها پرهیز كند تا درصورت اجرای صحیح باعث موفقیت سازمان در میدان رقابت شود.
امروزه فعالیتهای اقتصادی جهان توسط سازمانهایی با اندازه های بزرگ، متوسط و كوچك انجام می شود. این سازمانها در محیطی درحال تغییر و بازاری رقابتی فعالیت می كنند. بنابراین، برای كامیابی نیازمند برنامه ریزی استراتژیك هستند. وجود تفاوتهایی در اندازه، حجم و ماهیت فعالیت سازمانهای بزرگ و كوچك، نحوه برنامه ریزی استراتژیك آنها را نیز ازهم متمایز كرده است به طوری كه اكثر مدل های ارائه شده در این زمینه باتوجه به ویژگیهای سازمانهای بزرگ بوده و شاید به همین دلیل آنها به راحتــی و در زمان دلخواه می توانند اقدام به برنامه ریزی استراتژیك كنند. در صورتی كه مدل ها و مطالعات كمی در زمینه برنامه ریزی استراتژیك سازمانهای كوچك ارائه شده است و تجربه اندك آنها در استفاده از این نوع برنامه ریزی نیز حكایت از این وضعیت دارد.
مقاله حاضر درنظر دارد تا با شناسایی تفاوتها برنامه ریزی استراتژیك بین سازمانهای بزرگ و كوچك، به انجــام مطالعات و ارائه مدل های بیشتر برای سازمانهای كوچك یاری رساند تا آنها با وقوف بر تفاوتهای موجود بتوانند در راستای كسب موفقیت بیشتر فعـــالیتهای خود را به صورت استراتژیك برنامه ریزی كنند.
● برنامه ریزی استراتژیك
همانند سایر مفاهیم مدیریت، تعاریف گوناگونی از برنامه ریزی استراتژیك توسط صاحبنظران ارائه شده است كه برای جلوگیری از طول كلام بـــه چند مورد مهم از آنها اشاره می شود. یكی از این تعـاریف در ارتباط با كسب و كارهای كوچك است:
۱ - فرای و استونر (FRY AND STONER - ۱۹۹۵): برنامه ریزی استراتژیك، ابـزار مدیریتی توانمندی است كه برای كمك به شركتهای كوچك طراحی می شود تا آنها به صورت رقابتی خود را با تغییرات پیش بینی شده محیط تطبیق دهند. خصوصاً، فرایند برنامه ریزی استراتژیك یك نگرش و تجزیه و تحلیلی از شركت و محیط مربوط به آن ارائه می كند - شرایط فعلی شركت را توضیح می دهد و عوامل كلیدی موثر بر موفقیت آن را شناسایی می كند (FRY AND STONER, ۱۹۹۵,۱۲).
۲ - لرنر (LERNER-۲۰۰۰): برنامه ریزی استراتژیك فرایند تغییر سازمانی مستمر و پیچیده است. اگر ویژگیهای زیر تركیب شوند، فرایند برنامه ریزی استراتژیك موفق و جامعی را تعریف می كنند. برنامه ریزی استراتژیك:
نگاه به آینده دارد و تمركز بر آینده پیش بینی شده. به این مسئله توجه دارد كه جهان بعد از ۵ الی ۱۰ سال چه تفاوتهایی با اكنون خواهد داشت. درصدد خلق آینده سازمان برمبنای آن چیزی است كه احتمال می رود در آینده ایجاد شود؛
برمبنای تجزیه و تحلیل روندها و سناریوهای پیش بینی شده برای گزینه های ممكن در آینده است و نیز برمبنای تجزیه و تحلیل داده های داخلی و خارجی است؛
منعطف و متمایل به ایجاد تصویری بزرگ از آینده سازمان است. برنامه ریزی استراتژیك سازمان را با محیطش تطبیق می دهد، زمینه ای برای دسترسی به اهداف ایجاد می كند، چارچوب و جهتی برای سازمان فراهم می كند تا به آینده دلخواه خود برسد؛
چارچوبی به وجود می آورد كه با تجزیه و تحلیل كامل سازمان، محیط داخلی و خارجی و پتانسیل های سازمان در آن چارچوب می توان به مزیت رقابتی دست یافت. این امر سازمان را قادر می كند تا به روندها، اتفاقات، چالشها و فرصتهای به وجود آمده، ازطریق چارچوبی از بینش و ماموریت ایجاد شده توسط فرایند برنامه ریزی استراتژیك پاسخ دهد.
فرایندی نظری و كیفی است. برنامه ریزی استراتژیك، داده های نرم مانند: تجارب، نیات و ایده های موجود در گفتگوهای روزانه سازمان را تركیب می كند و درصدد ارائه یك بینش و هدف سازمانی روشن است؛
به سازمان اجازه تمركز می دهد، زیرا فرایندی پویا و مستمر از فعالیتهای خود تحلیلی است؛
فرایند یادگیری مستمر، در جریان و گفتگوی سازمانی است كه به فراتر از دسترسی به یك سری اهداف از پیش تعیین شـــــده توسعه می یابد. برنامه ریزی استراتژیك درصدد است روشی كه یك سازمان فكر و عمل می كند را تغییر داده یك سازمان یادگیرنده به وجود آورد؛
وقتی موفقیت آمیز باشد، تمام نواحی عملیاتی را تحت تاثیر قرار داده و به عنوان قسمتی از فلسفــه و فرهنگ سازمان درمی آید (LERNER L.ALEXANDRA, ۲۰۰۲,۱).
۳ - پفر (PFEIFFER) : برنامه ریزی استراتژیك فرایند ایجاد و توسعه رویه ها و عملیات ضروری برای دستیابی به آینده است. وی بین برنامه ریزی بلندمدت كه به صورت واكنشی است و برنامه ریزی استراتژیك كه سازمان را مجــاز به خلق آینده اش می كند، تفاوت قائل می شود.
۴ - مك كون(MCCUNE)
: برنامه ریزی استراتژیك فرایندی برای بازسازی و انتقال سازمانی است. به نظر وی در برنامه ریزی بلندمدت اهداف و پیش بینی ها براساس فرض ثبات سازمانــــــی است، درحالی كه در برنامه ریزی استراتژیك، نقش سازمان در محیط آن بررسی می شود. برنامه ریزی استراتژیك باعث می شود تا سازمان فعالیتها و خدماتش را برای برآوردن نیازهای درحال تغییر محیط تطبیق دهد. این برنامه ریزی نه تنها چارچوبی برای بهبود برنامه ها ارائه می كند بلكه چــارچوبی برای ساختاردهی مجدد برنامه ها، مدیریت و همكاریها و نیز برای ارزیابی پیشرفت سازمان در این زمینه ها ارائه می كند. (Http://eric-web.tc.columbia.edu, ۲۰۰۲)
در دنیای رقابتی امروز برنامه ریزی استراتـــــژیك برای هر سازمانی از اهمیت فوق العاده ای برخوردار بوده، دارای ویژگیهای منحصر به فردی است و نیز مدل های مختلفی از سوی نظریه پردازان مختلف ارائه شده است كه از آن جملــــــه می توان به مدل های برنامه ریزی استراتژیك برمبنای نتیجه (_یا هدف)، مدل همسویی، برنامه ریزی سناریو، مدل برنامه ریزی ارگانیك (یا خود سازمانی)، مدل اصلی مكتب طراحی، مدل رابسون، مدل استینر و... اشاره كرد. _(آقازاده، ۱۳۸۱)
● ویژگیهای برنامه ریزی استراتژیك
در مطالعات راماینوجام و ونكاترامان (ROMANUJAM & VENKATRAMAN) در سال ۱۹۸۷ و نیز ولیاث و شورتل (VELIYATH SHORTELL) در سال ۱۹۹۳، ویژگیهای سیستم برنامه ریزی استراتژیك به شرح جدول(۱) عنوان شده است (PARNELL, ۱۹۹۶,۴۴).
در یك گفتار ساده، یك برنامه استراتژیك می تواند عملكرد را بهبود بخشد. اعضای یك سازمان در لابلای كارهای وظیفه ای ثابت و چالشهای روزانه سردرگم می شود و ممكن است كه جهت اهداف سازمان را گم كنند و بینش خود را نسبت به آن از دست بدهند. یك برنامه استراتژیك می تواند، نه تنها درك اعضا از اهــداف را بیشتر كند بلكه تفكر آینده گرا را برمبنای درك مشتركی از رسالت سازمان تحریك و ایجاد كند. همكاری بین اعضای یك سازمان وقتی با مفروضات مشتركی نسبت به اهداف مشترك فعالیت كنند، بسیار موثر و اثـــربخش می شود. و درنهایت اینكه، یك برنامه ریزی استراتژیك موفقیت آمیز، برنامه ای است كه:
- به عمل ختم شود؛
- بینش مشتركی برمبنای ارزشها ایجاد كند؛
- فرایندی همگانی و مشاركتی است كه كاركنان و مدیران احساس مالكیت مشترك نسبت به آن دارند؛
- مسئولیت در قبال جامعه را می پذیرد؛
- نسبت به محیط خارجی سازمان حساس بوده و بر آن تمركز دارد؛
- برمبنای داده های با كیفیت بالا طرح ریزی می شود؛
- بخش كلیدی مدیریت اثربخش است.(http://eric-web.tc. columbia.edu,۲۰۰۲)
سازمانهای بزرگ و كوچك
سازمانها ازنظرشاخصهای مختلف به انواع گوناگونی تقسیم شده اند و تعریفهای متفاوتی برای هر كدام از آنها در كشورهای گوناگون ارائه شده است. شاخصهایی مانند: حجم فعالیت، میزان فروش یا درآمد، تعداد كاركنان، سرمایه گذاری و... اما در ایران همچون در اكثر كشورها تقسیم بندی براساس اندازه است:
۱ مركز آمار ایران و بانك مركزی جمهوری اسلامی ایران
, سازمانهای بزرگ: صنایعی كه تعداد كاركنان آنها ۱۰ نفر و بیشتر باشد.
, سازمانهای كوچك: صنایعی كه تعداد كاركنان آنها كمتر از ۱۰ نفر باشد.
۱ وزارت صنایع و معادن - سازمان صنایع كوچك ایران
سازمانهای بزرگ: صنایعی كه ۵۰ نفر و بیشتر در آن كار كنند. سازمانهای كوچك: صنایعی كه كمتر از ۵۰ نفر در آن مشغول به كار باشند.
در یكی از كتابهای انتشاریافته از سوی وزارت صنایع و معادن، تعاریف رسمی ۱۳ كشور منتخب درخصوص سازمانهای كوچك، متوسط و بزرگ در سال ۲۰۰۱ آمده است.F
● تفاوتهای فرایندی
- صنایع بزرگ دارای اندازه بزرگ و حجم وسیع فعالیتها بوده و با محیطهای پیچیده و گوناگون درارتباطند. این ویژگیها و برخی عوامل موثر در برنامه ریزی باعث می شوند تا فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ طولانی بوده و تعداد مراحل و زمان و هزینه زیادی را شامل شـــــود. چنانچه با ملاحظ مدل های برنامه ریزی استراتژیك صنایع بزرگ می توان به طولانی بودن و تعداد زیاد مراحل آنها نسبت به مدل های صنایع كوچك پی برد. درحالی كه فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع كوچك، به لحاظ ویژگیهای خاص این صنایع نسبت به صنایع بزرگ، تعداد مراحل و زمان و هزینه كمتری را شامل می شود.
- تعداد و تنوع زیاد كالاها و خدمات، بخشها و واحدهای گوناگون سازمانی و وابستگی زیاد و ارتباطات پیچیده آنها با هم و سایر ویژگیهای صنایع بزرگ باعث پیچیدگی مضاعف كلیه فرایندهای كاری و بخصـــــوص فرایند برنامه ریزی استراتژیك در این صنایع شده است؛ چرا كه در این فرایند باید تمام عوامل یادشده، موردبررسی قرار گیرند تا براساس نتایج این بررسی، برنامه ریزی انجام شود. درحالی كه صنایع كوچك، كلیه ویژگیها و عوامل مذكور را در مقیاس كم و كوچك برخوردارند و نیازی به بررسیهای زیاد ندارند و به همین خاطر فرایند برنامه ریزی استراتژیك در آنها به طور ساده و مختصر قابل انجام است.- به خــاطر بوروكراسی گسترده و تعداد زیاد لایه های مدیریتی ساختار سازمانی صنایع بزرگ، فرایند برنامه ریزی استراتژیك در آنها از رسمیت نسبتاً زیادی برخوردار است. چرا كه برای انجام بسیاری از مراحل برنامه ریزی استراتژیك مانند تعیین اهداف، بررسی داخلی، بررسی محیطی و گرفتن اطلاعات لازم در این موارد باید نامه نگاریهای زیاد و پیگیریهای مكرری صورت پذیرد. درحالی كه در صنایع كوچك لایه های كم مدیران وبعضاً عدم وجود بیش از یك لایه مدیریتی باعث سهولت فعالیتهای مذكور، رسمیت كمتر برنامه ریزی استراتژیك و همكاری بیشتر مدیران و كارشنــاسان در تعیین استراتژی های سازمان می شود.
- صنایع بزرگ برای دستیابی به یك برنامه استراتژیك منسجمی كه استراتژی های سازمان را شامل شــود، نیاز به متخصصان و استراتژیست ها و مطالعات زیادی در مقایسه با صنایع كوچك دارند.
- سازمانها و شركتهای بزرگ از واحدهای بازرگانـــی و بخشهای وظیفه ای مختلف با لایه های زیاد مدیران تشكیل شده اند. استراتژی های چنین سازمانی درجهت برآورده ساختن اهداف بلندمدت و رسیدن به رسالت سازمانی در چارچوب فرصتها و تهدیدات محیطی و قوتها و ضعفهای داخلی باید درسطوح سه گانه كل موسسه، واحد بازرگانی استراتژیك و بخش وظیفه ای تعیین شوند تا هركدام از آنها مسیر خود را به درستی بشناسند و با یك استراتژی كلی سردرگم نشوند. درحالی كه در صنایع كوچك وضع به گونه ای است كه اندازه كوچك، لایه های مدیریتی كم و فعالیتها محدود هستند. در چنین شركتهایی كافی است استراتژی كل موسسه و حداكثر در صورت نیاز استراتژی بخشهای وظیفه ای تعیین شوند تا فعالیتهای شركت براساس آنها به انجام رسند. بنابراین، استراتژی های صنایع بزرگ باید در سه سطح و استراتژی ها صنایع كوچك كافی است در دو سطح تعیین شوند.
● تفاوتهای محتوایی
اگر محتوای فرایند برنامه ریزی استراتژیك را چهار مورد مهم رسالت، محیط، اهداف و استراتژی درنظر بگیریم:
- برای تعیین رسالت در صنایع بزرگ، باید با استفاده از ابزارهای گوناگون، نظرات مدیران سطوح مختلف و ذینفعان داخلی و خارجی درباره مشتریان، تامین كنندگان و كالاها و خدمات شركت دریافت شود و طی جلسات متفاوت و مستمر این نظرات تلفیق شوند تا از آن طریق، رسالت شركت و بیانیه رسالت كه شامل وظایف شركت در قبال هریك از ذینفعان است، مشخص شود.
علاوه بر اینها، رسالت شركت باید مشخص كند كه سازمان به چه فعالیتی مشغول است، درچه وضعیتی قرار دارد، رقبای آن چه كسانی هستند، در آینده می خواهد در چه وضعیتی قرار گیرد و به چه فعالیتهایی مشغول شود.
بیانیه رسالتی كه شامل این موارد باشد باید به تایید مدیریت عالی برسد و در داخل و خارج از سازمان ابلاغ شود تا راهنمای اعمال ذینفعان سازمان باشد. درحالی كه در صنایع كوچك، رسالت شركت معمولاً با نظر غالب موسسان و بنیانگذاران تعیین می شود و در زمان برنامه ریزی استراتژیك احتمال دارد توسط استراتژیست ها كمی تعدیل شده یا بدون تغییر بماند.
- سازمانها و شركتهای بزرگ از یك طرف در داخل سازمان با انواع منابع، تجهیزات، كاركنان و مدیران كه محیط داخلــــی آنها را تشكیل می دهند و ازطرف دیگر در بیرون از سازمان با محیط وظیفه ای و عمومی مواجهند. همه این محیطها امروزه درحال تغییر و دگرگونی سریع هستند و هركدام از این تغییرات می توانند اثرات مثبت و منفی بسیاری بر یك سازمان بزرگ داشته باشند و حتی یك شركت بزرگ می تواند خود تغییردهنده بعضی از عوامل محیطی باشند. بنابراین، استراتژیست های یك شركت بزرگ باید تمــــــام اجزا و عناصر محیط را به صورتی دقیق بررسی كنند تا قوتها و ضعفهای داخلی و فرصتها و تهدیدهای خارجی را معلوم كرده، دربرنامه استراتژیك لحاظ كنند. در حالی كه صنایع كوچك كافی است اثرات كلی تغییرات محیطی بر شركت بررسی و در برنامه های آن لحاظ شود و این كار توسط مدیران عالی هم كه اطلاعات زیادی از محیط دارند، عملی است.
● نتیجه یك تحقیق داخلی
سال ۱۳۸۱ تحقیقی با عنوان طراحی و تبیین مدل برنامه ریزی استراتژیك برای صنایع كوچك (صنعت قطعه سازی خودرو) و مقایسه تطبیقی با صنایع بزرگ توسط نگارنده، برای سازمان صنایع كــــوچك ایران و در قالب پایان نامه كارشناسی ارشد رشته مدیریت بازرگانی دانشكده مدیریت دانشگاه تهران انجام شد. در این تحقیق از مدیران صنایع كوچك قطعه سازی استان تهران و از استادان برنامه ریزی برخی از دانشگاههای مهم كشور ازطریق پرسشنامه و مصاحبه درباره تفاوت برنامه ریزی استراتژیك بین صنایع بزرگ و كوچك نظرسنجی شد و نتایج زیر به دست آمد:
● تفاوتهای فرایندی:
۱ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر تعداد مراحل فرایند تفاوت معنی داری وجود دارد.
۲ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر میزان سادگی (یا پیچیدگی) فرایند تفاوت معنی داری وجود دارد.
۳ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر میزان رسمیت فرایند تفاوت معنی داری وجود دارد.
۴ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر تعداد متخصصان موردنیاز فرایند تفاوت معنی داری وجود دارد.
۵ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر زمان موردنیاز فرایند تفاوت معنی داری وجود دارد.
۶ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر هزینه موردنیاز فرایند تفاوت معنی داری وجود دارد.
۷ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر سطوح فرایند تفاوت معنی داری وجود دارد.
● تفاوتهای محتوایی:
۸ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر نحوه تعیین رسالت تفاوت معنی داری وجود دارد.
۹ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر نحوه تعیین اهداف تفاوت معنی داری وجود دارد.
۱۰ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنـــــایع بزرگ و كوچك، ازنظر نحوه تجزیه و تحلیل داخل شـــــركت تفاوت معنی داری وجود دارد.
۱۱ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر نحوه تجزیه و تحلیل خارج از شركت تفاوت معنی داری وجود دارد.
۱۲ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر نحوه تعیین استراتژی های شركت تفاوت معنی داری وجود دارد.
۱۳ - بین فرایند برنامه ریزی استراتژیك در صنایع بزرگ و كوچك، ازنظر نحوه تعیین برنامه استراتژیك شركت تفاوت معنی داری وجود دارد.
●● نتیجه گیری
باتوجه به تغییرات و تحولات سرسام آور محیط و شدت زیاد رقابت در بازارهای جهانی، هر سازمانی در راستای تداوم حیات و كسب مـــوفقیت بیشتر، نیاز مبرم به بهره مندی از برنامه ریزی استراتژیك دارد. تفاوتهای موجود بین سازمانها در زمینه های مختلف مانند حجم و ماهیت فعالیت، میزان فروش یا درآمد، تعداد كاركنان، میزان سرمایه گذاری و... باعث به وجود آمدن تفاوت در نحوه برنامه ریزی استراتژیك آنها نیز شده است. كشورهای مختلف، سازمانهای خود را براساس معیارهای مختلفی مـــــانند مورد مذكور تقسیم بندی می كننـــــد. یكی از مهمترین معیارهای تقسیم بندی سازمانها در اكثر كشورها، اندازه سازمان است. این امر دستاویز خوبی برای مقایسه سازمانهای بزرگ و كــوچك ازنظر نحوه برنامه ریزی استراتژیك بود كه ماحصل آن مطالب مقاله حاضر و نتیجه تحقیق پیش گفته است.