آداب ايميل نوشتن و پاسخ به آن

با توجه به اينکه دريافت و فرستادن ايميل يکی از کارهای روزمره شده و استفاده از اين تکنولوژی بنوعی نمايش دهنده شخصيت ماست، لازم ديديم که نکاتی را برای دوستان شرح دهيم تا در مکاتبات خود دقت بيشتری نموده و احتمال موفقيت در کارهای خود را افزايش دهند.

۱ – ايميل بايد کوتاه، مختصر و واضح باشد. از حاشيه پردازی و داستانسرايی پرهيز شود و جملات با گذاشتن نقطه از هم جدا شده و هر پاراگراف حداکثر ۱۰ سطر باشد.

۲ – عنوان نامه (Subject) - بخصوص با زياد شدن هرزنامه ها که به همگان ارسال ميشود - بسيار مهم است که ميتواند باعث خواندن و يا نخوانده پاک کردن آن توسط گيرنده شود. عنوان نامه بايد بقدری گويا باشد که گيرنده هرگاه آنرا ديد، به محتوای نامه پی ببرد. توجه داشته باشيد که ايميل بدون عنوان (None) بدترين نوع ايميل است که اکثرا توسط سيستم - بصورت اتوماتيک - و يا گيرنده حذف ميشوند.

۳ – چنانچه به خط و زبان لاتين ايميل مينويسيد، از نوشتن تمام کلمات بصورت حروف بزرگ (Capital) خودداری کنيد. اين کار در نگارش مانند فرياد زدن در گفتار است که نوعی بی ادبی تلقی ميشود. ايميل بايد محترمانه و با حروف عادی نوشته شود.

۴ – هر چند که در ايميلهای دوستانه شکلکها (Smiley) حالتی خودمانی و مهربان ايجاد ميکنند ولی از بکار بردن شکلک در ايميلهای اداری جدا بپرهيزيد زيرا باعث برداشتی اشتباه از شخصيت شما در نزد گيرنده ميشود.

۵ - هنگامی که برای گروهی از دوستان يک ايميل ارسال ميکنيد، ديدن آدرس ديگران در متن آن چندان جالب و مودبانه نيست. برای پيشگيری از اين حالت، به راهنمای بخش Bcc در نرم افزار مديريت ايميل خود مراجعه کنيد.

۶ – در نامه های اداری و شغلی، نوشتن آدرس و شماره تلفن (Contact information) شما بسيار الزامی است تا در صورت نياز، گيرنده بتواند براحتی با شما تماس بگيرد. بطور کلی نمايش و ارائه اطلاعات بيشتر برای دسترسی به شما باعث افزايش اعتبار شماست ولی دقت کنيد که اين توضيحات هرگز نبايد طولانی تر از متن نامه باشد.

۷ – نگارش و دستور صحيح زبان را رعايت کنيد که در غير اينصورت گيرنده اين کار شما را نوعی بی توجهی و بی احترامی نسبت به خود ارزيابی ميکند.

۸ – به تمامی ايميلهايی که دريافت ميکنيد حداکثر تا ۲۴ ساعت بايد پاسخ بدهيد. در صورتی که برای مدتی در تعطيلات هستيد و يا دسترسی به اينترنت نداريد، قسمت پاسخ خودکار را در سيستم ايميل خود فعال کنيد تا فرستندگان از دريافت ايميل خود توسط شما اطمينان حاصل کنند.

۹ – چنانچه در نرم افزارهای مديريت ايميل به نامه ای که ميفرسيد علامت حق تقدم اضافه کنيد، گيرنده شکلکی در کنار ايميل خود دريافت ميکند که او را از اولويت اين نامه خبردار ميکند. اين کار باعث ايجاد بی نظمی و جو عدم اعتماد نسبت به شما ميشود. تو جه کنيد که تمامی ايميلهايی که دريافت ميشوند به يک اندازه اهميت دارند.

۱۰ – با توجه به اينکه ويروسها از طريق پيوست (Attachement) کامپيوتر ها را آلوده ميکنند، فرستادن پيوست بدون هماهنگی با گيرنده ممکن است از سوی گيرنده گستاخی تلقی شود پس بهتر است نخست از او پرسيد که آيا مايل بدريافت پيوست هست يا خير؟ و سپس برايش نامه با پيوستی که حداکثر يک مگابايت است فرستاده شود. بسياری از وب سايتها امکان دريافت نامه های پر حجم تر را ندارند.