تعیین هدف ، مهمترین رکن برنامه ریزی
اولین نکته مهم و حیاتی در فرایند برنامه ریزی ، تعیین هدف یا اهداف است. اهداف ، عنصر اصلی برنامه ریزی بوده و برنامه ها برای دستیابی به آن طراحی و سپس اجرا می شوند. تمام کارها و وظایف مدیران سازما، اعم از برنامه ریزی ، تصمیم گیری ، سازماندهی و کنترل ، به منظور دستیابی به این اهداف است . پس ، اهداف ، مبنای برنامه ریزی ، و هسته اصلی تمام وظایف و کارهای مدیران هستند. همچنین اهداف سازمانی به فعالیت ها، تلاش ها و حرکت سازمان جهت داده و آن ها را در مسیر معین و مشخصی رهنمون می شوند.
برخی از صاحب نظران و نویسندگان مدیریت ، اهداف و نقش آن ها را در سازمان این گونه تبیین می کنند. اهداف دقیقا مشخص می کنند که سازمان به کجا می خواهد برود و چه چیزی را باید به دست آورد. همچنین اهداف به مدیران این امکان را می دهند تا برنامه هایی را طراحی کنند که به رسالت سازمان را به واقعیت تبدیل کنند. (۱)
در واقع باید گفت که هدف سازمان ، نوعی وضعیت مطلوب و مورد نظر است که سازمان قصد دستیابی به آن ها را دارد. در این زمینه نقش اصلی مدیریت ارشد سازمان ، تعیین اهداف عالی و استراتژی های سازمان ، و ایجاد شرایط و محیطی مناسب برای اجرای این استراتژی ها در جهت رسیدن به اهداف می باشد. به منظور سنجش اثر بخشی سازمان ، باید هدف های مورد نظر سازمان شناسایی ، سپس عملکرد آن سنجیده و ارزیابی شود؛ زیرا اثر بخشی سازمان عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به هدف های مورد نظر خود نزدیک می شود. بنابراین ، همه سازمان ها باید در مرحله ای از زمان تعیین کنند که تا چه اندازه در جهت رسیدن به اهدافشان عمل کرده و تا چه میزان به موفقیت دست یافته اند.
از روش های شناخته شده در تعیین اهداف سازمانی که از دهه ۱۹۵۰ میلادی تاکنون از آن استفاده شده ، مدیریت بر مبنای هدف (۲) است ، که پیتر دراکر(۳) آن را طراحی کرده است . این روش مدیریت بر اساس فلسفه مشارکت کارکنان استوار است . مشارکت کارکنان باعث تقویت ارتباط میان مدیران و کارکنان شده و در نتیجه انگیزه شغلی آنان را افزایش خواهد داد. بنابراین ، مدیریت بر مبنای هدف ، به تشخیص بسیار خوب و روشن ، و برقراری ارتباط بین مدیران و کارکنان نیاز دارد.
روش مدیریت بر مبنای هدف ، عملا نیز بر این نکته تاءکید دارد که هر قدر سازمان ها در رسیدن به اهدافشان نزدیک تر باشند، اثر بخش تر هستند.
اگر هدف های سازمان مشخص نشود، مسیر حرکت سازمان روشن نخواهد شد، و زمانی که مسیر حرکت سازمان و جهت فعالیت های آن مشخص نباشد، ابهام و سر در گمی سازمان فرا گرفته و کارکنان دچار بلاتکلیفی خواهند شد. بی تردید این مساءله ، کاهش میزان اثر بخشی سازمان را به دنبال دارد.
در مورد ضرورت تعیین هدف ، و مشخص کردن اهداف سازمانی ، می توان به سیره عملی امیر مؤ منان حضرت علی (ع ) استناد کرد. آن حضرت در دوران کوتاه حکومت ظاهری خویش ، هر گاه فردی به عنوان زمامدار و کارگزار خود به منطقه ای اعزام می کرد، انتظارات خود را به صورت دقیق به اطلاع آن شخص می رساند، و اهدافی را که باید برای دستیابی به آن ها تلاش کند، مشخص می کرد. آن حضرت اهداف و وظایف اصلی را به صورت روشن و دقیق تبیین ، و معمولا آن ها را مکتوب می کرد و به صورت نامه ای در اختیار کارگزاران مناطق و شهرهای مختلف و یا فرماندهان لشکر خود قرار می داد.
در منابع روایی و متون تاریخی ، موارد بسیاری از این نامه ها ذکر شده است . در کتاب شریف نهج البلاغه نیز چند مورد از این نامه ها وجود دارد که کامل ترین و جامع ترین آن ها، نامه ای است که حضرت (ع ) خطاب به مالک اشتر نخعی ، زمانی که تصمیم گرفت او را به عنوان استاندار مصر منصوب نماید، نوشته است . آن حضرت در این نامه مفصل - که به عهد نامه مالک اشتر معروف است - اهداف اصلی و انتظارات اساسی خود را از مالک ، روشن و مشخص کرده و به صورت مشروح و جامع ، وظایف و اختیارات او را ذکر کرده است .
ایشان در بخش اول این نامه ، اهداف کلی ، و وظایف اصلی را مطرح کرده و می فرماید:
هذا ما اءمر به عبدالله علی اءمیر المؤ منین مالک بن الحارث الاشتر فی عهده الیه حین ولاه مصر، جبایة خراجها و جهاد عدوها و استصلاح اءهلها و عمارة بلادها ؛ (۴) این فرمان بنده خدا، علی ، امیر مؤ منان ، به مالک بن حارث اشتر است ، هنگامی که او را والی مصر گردانید، تا خراج آن دیار را گرفته ، و با دشمنان آن پیکار کند، و کار مردم را سامان داده و شهرهای آن را آباد سازد.
امام علی (ع ) در این قسمت از نامه ، مبنای اصلی انتصاب و اعزام مالک اشتر را به مصر، گرفتن مالیات ، جنگ با دشمنان ، ساماندهی کار مردم و آباد ساختن شهرهای آن منطقه اعلام کرده ؛ و در ادامه نامه ، وظایف مالک اشتر، و روش ها و دستور العمل های لازم جهت دستیابی به آن ها را توضیح داده است .
ضرورت و اهمیت تعیین هدف
هدف عبارت است از: نقطه ای که تمام فعالیت های سازمان ، معطوف به آن بوده و همه تلاش ها و کوشش ها به منظور دستیابی به آن انجام می گیرد. بر این اساس ، هدف تعیین کننده مسیر حرکت و جهت اصلی سازمان بوده ، و نتیجه نهایی و مقصود غایی است که سازمان می خواهد به آن دست بیابد.
امکانات و منابع هیچ فرد و سازمانی نامحدود نیست ؛ از این رو لازم است که هر فرد و سازمان ، با در نظر گرفتن منابع ، امکانات و توانایی های خود و با توجه به شرایط مختلف سیاسی ، اجتماعی ، اقتصادی و فرهنگی ، هدف یا اهداف مشخص و روشنی را برای خود تعریف ، و تمام فعالیت ها و تلاش های خود را در جهت دستیابی به آن اهداف هدایت کند.
امام علی (ع ) این نکته اساسی را تذکر داده و می فرماید:
ان راءیک لا یتسع لکل شی ء ففرغه للمهم ؛ همانا اندیشه تو گنجایش همه چیز را ندارد؛ پس آن را برای چیزهای مهم فارغ نگه دار.
دلایل بسیاری برای اثبات ضرورت تعریف و تعیین هدف و اهمیت ویژه آن در برنامه ریزی وجود دارد که تنها به چند مورد از آن ها اشاره می شود:
الف ) تعیین مسیر حرکت سازمان
از جمله دلایل ضرورت تعیین هدف در سازمان این است که هدف ها، تعیین کننده جهت حرکت سازمان و روشن کننده مسیر تلاش های افراد و کارکنان سازمان می باشند؛ و سازمان ها و افراد بدون داشتن هدف ، مبهوت و سر در گم می مانند و در برابر تغییرات محیطی ، دست به تلاش و فعالیت می زنند، بدون این که بدانند واقعا در پی کسب چه چیزی هستند. با تعیین هدف ها، افراد و سازمان ها می توانند عوامل انگیزشی را تعیین ، و منبع الهام بخش را مشخص نمایند. این کار به آن ها کمک می کند تا بر موانع و محدودیت هایی که بر سر راه آن هاست پیروز شوند. (۵)
امام علی (ع ) در تبیین اهمیت و ضرورت تعیین هدف ، یکی از دلایل ضرورت آن را ایجاد انگیزه در افراد دانسته و می فرماید:
بقدر الهمم تکون الهموم ؛ (۶) تلاش ها و کوشش ها به اندازه اهداف و همت ها است .
بر این اساس ، اگر اهداف روشن و مشخصی وجود داشته باشد، افراد و سازمان ها انگیزه بیش تری برای تلاش و کوشش برای رسیدن به آن هدف خواهند یافت .
ب ) تمرکز تلاش ها
هر شخص یا سازمان ، منابع و امکانات محدودی دارد که می تواند برای رسیدن به یک هدف و یا دسته ای از اهداف به کار بندد. با انتخاب یک هدف ، یا مجموعه ای از هدف های وابسته و مرتبط، می توان راه به کار گیری این منابع کمیاب را مشخص کرده و اولویت ها را تعیین نمود. (۷)
وقتی که هدف های معین و روشنی برای سازمان تعریف شود، مسیر حرکت سازمان روشن شده و تمام تلاش ها معطوف به آن اهداف می شود، و فعالیت های سازمان در جهت دستیابی به اهداف مورد نظر متمرکز خواهد شد. تمرکز تلاش ها و فعالیت ها به منظور دستیابی به اهداف خاص ، سازمان را از سر در گمی و پراکنده کاری نجات می دهد، و راه روشنی را برای حرکت آن مشخص خواهد کرد.
سازمان ها با محدودیت های مختلفی مواجه هستند؛ مثل محدودیت منابع و امکانات ، محدودیت نیروی انسانی ، محدودیت زمانی و محدودیت های دیگر، که هر کدام به نوعی سازمان را با مشکل مواجه کرده و ضرورت روشن شدن اهداف و مسیر حرکت سازمان را نمایان می سازند. امیر مؤ منان علی (ع ) در موارد متعددی ضرورت تمرکز بر کارهای مشخص و پرهیز از پراکنده کاری را تذکر داده است . آن حضرت در یکی از بیانات خویش بر این مورد می فرماید:
دع ما لا یعنیک و اشتغل بمهمک الذی ینجیک (۸) آنچه را برای تو مهم نیست واگذار؛ و به کار مهمی مشغول باش که موجب نجات تو خواهد شد.
بنابراین ، لازم است که سازمان ، اهداف روشن و مشخصی را برای خود تعیین و تعریف کند، و تمام فعالیت های کارکنان خود را در جهت دستیابی به آن هدف ها سوق دهد.
ج ) تعیین چارچوب برای تصمیم گیری
تعریف و تعیین اهدافی روشن و مشخص برای سازمان باعث خواهد شد که مدیران سازمان ، مبنای مشخصی برای تصمیم گیری های خود داشته باشند. اگر مدیران سازمان ، چارچوبی روشن برای تصمیم گیری ترسیم کنند، از گام نهادن در تاریکی و سر در گمی نجات یافته ، تصمیمات مناسب و مطلوبی اتخاذ خواهند کرد، و از این رهگذر سازمان را به سوی موفقیت و پیشرفت ، رهنمون خواهند شد.
د) تعیین میزان پیشرفت
یک هدف روشن و قابل سنجش که مهلت مشخصی هم داشته باشد، به صورت یک استاندارد عملکرد در آمده ، و به افراد و مدیران این امکان را می دهد که میزان پیشرفت خود را ارزیابی نمایند. از این رو، اهداف ، بخش اصلی فرایند کنترل هستند؛ یعنی همان فرایندی که اطمینان می دهد که فعالیت ها و برنامه ها در جهت دستیابی به اهداف قرار دارند.(۹)
هدف های سازمانی به صورت معیار و استانداردی عمل می کنند که می توان به وسیله آن ها، میزان پیشرفت و موفقیت سازمان و کارکنان آن را ارزیابی و اندازه گیری کرد.
