دانش اساس اقتصاد نوین است

پیتر دراکر در اوایل دهه ۶۰ میلادی گفت: «دانش، در زمانی که ما از اقتصاد کالایی به اقتصاد اطلاعاتی تغییر وضعیت داده ایم، اساس اقتصاد نوین را تشکیل می دهد.» امروزه ما با جامعه ای سر و کار داریم که مشخصه بارز آن دانش و سازمان، به عنوان آفرینندگان اصلی ثروت می باشند و اطلاعات، مفهومی است که از اهمیت فزاینده ای برخوردار است.
بهره برداری کارآمد از اطلاعات مهم ترین عامل پیشرفت و کارایی سازمان در عصر حاضر است. به طوری که چگونگی و روش جمع آوری اطلاعات، مدیریت و کاربرد اطلاعات، سرنوشت شکست یا بقای یک سازمان را رقم می زند. امروزه اطلاعات فراتر از مواد اولیه، سرمایه، نیروی انسانی و ماشین آلات به اساسی ترین رکن در تولید تبدیل شده است و از آن به عنوان قدرت و ثروت سازمان یاد می شود. به این ترتیب سازمان موفق، سازمانی است که اطلاعات را به عنوان منبع تعیین کننده و سرنوشت ساز در تصمیم گیری تلقی می کند و مدیریت بهینه اطلاعات را برای فعالیت ها ضروری می داند.
جهانی شدن بازارها، سرعت تغییرات، پیچیدگی رقابت و حجم عظیم تولید و گردش اطلاعات، سازمان را ملزم به نگرش مجدد در عملکرد، ساختار و فعالیت های خود می کند. چنین نگرشی در سازمان مستلزم جمع آوری، پردازش اطلاعات، تسهیل در انجام وظایف سازمانی با استفاده از دستاوردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات و بهره مندی از وجود شبکه های عظیم رایانه و پایگاه های اطلاعاتی متعدد برای اتصال بخش های مختلف سازمان به یکدیگر و در نهایت ایجاد شبکه های سازمانی می باشد. اکنون بهره وری و توان رقابتی بنگاه های اقتصادی به ظرفیت تولید، پردازش و کاربرد مؤثر اطلاعات مبتنی بر دانش دارد.
مدیران سازمان ها برای ادامه حیات خود در قرن حاضر باید مجموعه ای از قواعد و دستورالعمل ها را در ذهن بپرورانند، چرا که ظهور فناوری های جدید مانند اینترنت، شرکت ها را دچار تحولات اساسی نموده و این امر همچون انقلابی به هر گوشه از جهان تسری یافته است. وجود سازمان های مجازی یکی از جلوه های بارز این تحولات به شمار می رود.
سازمان مجازی، سازمانی است که همه کارمندان ورای مرزها و محدودیت ها با یکدیگر همکاری می کنند که این مرزها می تواند جغرافیایی یا سازمانی باشد و معمولاً مسیر ارتباطی آنان به وسیله «تکنولوژی اطلاعات» تسهیل می شود. منظور از تکنولوژی اطلاعات در اینجا مجموعه ای از سخت افزارها و نرم افزارهای رسانه ای و شبکه ای و اصلی ترین ابزار انتقال تولید، جمع آوری، ارسال و نمایش هستند.
یک تعریف جامع سازمان مجازی را اینگونه بیان می کند: «سازمان مجازی به صورت موقت برای ترکیب و به کارگیری توانایی های خاص اعضای آن سازمان به وجود آمده و باعث افزایش بهره وری و استفاده سریع از فرصت های خاص برای ارائه محصولات یا خدمات شده و معمولاً بعد مسافت به وسیله فناوری اطلاعات جبران می شود.»
با توجه به تعریف فوق، خصوصیات برجسته یک سازمان مجازی را می توان در موارد زیر خلاصه نمود:
۱) اطلاعات، محور اصلی عملکرد یک سازمان مجازی است.
۲) انعطاف پذیری یکی از ویژگی های مهم سازمان مجازی است.
۳) ویژگی اصلی سازمان مجازی، عدم لزوم همجواری فیزیکی برای ارائه خدمات از سوی افراد سازمان است. به عبارت دیگر سازمان مجازی، قابل رویت نیست و در واقع یک شبکه است.
فناوری اطلاعات، منجر به کاهش هزینه های به کارگیری رایانه و وسایل ارتباطی شده و موانع و هزینه های تجارت را کاهش می دهد.
به طور مثال اینترنت، یک ساختار جدید ارتباطی و اطلاعاتی است که از طریق آن به طور همزمان، اطلاعات، آمار و تصاویر به تمام دنیا منتقل می شود.
این پدیده را در سازمان های مجازی به وضوح می توان مشاهده کرد؛ چرا که در سازمان های فوق، روابط و بعد مسافت برای ارائه خدمات توسط فناوری اطلاعات تسهیل می گردد.
● مدیریت در سازمان مجازی
الگوی نظام های مدیریت بیان می کند که انجام دادن وظایف مدیریت و پیوند سازمان با محیط بیرونی آن نیازمند ارتباطات صحیح است و از آنجا که ارتباطات براساس اطلاعات بنا شده، نظام اطلاعات، مدیریت این پیوند سازمانی را فراهم می آورد.
به عبارت دیگر توجه به اطلاعات در مدیریت، همراه با پردازش پیشرفته آن منجر به کاهش محدودیت های گذشته شده و مدیران امروز دریافته اند که به جز حسابداری، به هرگونه اطلاعات درباره مسائل اجتماعی، اقتصادی، سیاسی و محیط فنی که باید در آن کار کنند و همچنین به اطلاعاتی در زمینه کارکردهای داخلی، نیاز دارند. به این ترتیب فناوری اطلاعات در ارتباط کامل با داده های آماری وابسته به بازاریابی، تولید و توزیع، هزینه تولید و توسعه بهره وری کار قرارگرفته است.
با توجه به خصوصیات نظام های اطلاعاتی در مدیریت، مدیرانی می توانند موفقیت سازمان را به همراه آورند که از الگوی مدیریت مبتنی بر فناوری اطلاعات پیروی کنند. مدیریت اقتضایی از پیامدهای چنین مدیریت سیستمی است. در چنین نظام مدیریتی، تصمیم گیری مدیر بستگی به شرایطی دارد که بخشی از آن در فوق سیستم ها (super system) و بخشی از آن در زیر سیستم ها (sub system) قرار دارد.
در این دیدگاه هیچ چیز ثابتی وجودندارد و همه چیز ممکن است تغییر کند.
لذا مدیریت مبتنی بر دیدگاه روز است. تغییر مهارت های مدیریتی به خصوص در حوزه تصمیم گیری با توجه به معیارهای عصرجدید، مدیران را با چالش هایی روبه رو ساخته و این چالش ها موجب پدیدآمدن خصوصیات ویژه ای برای مدیران جامعه اطلاعاتی در سازمان های مجازی گردیده که از آن تحت عنوان مدیریت اثربخش یاد می شود.
خصوصیات اصلی مدیریت اثربخش در سازمان های مجازی عبارتند از: سرعت، به کارگیری نیروی انسانی ماهر، آزادی عمل، نظم، ارتباطات خوب، مدیریت رضایتمندی، تمرکز بر نیاز مشتری، رهبری ازطریق نظارت و مدیریت دانش به معنای مجموعه روش ها و فنونی که طی آن تعدادی از افراد متخصص دور هم جمع می شوند و دانش خود را به اشتراک گذاشته و دانش جدیدی به وجود می آورند.
به این ترتیب عوامل مؤثر بر روند مجازی شدن سازمان ها که ضرورت آن را در دنیای امروز به اثبات می رساند موارد زیر است:
۱) مدیریت
۲) منابع انسانی
۳) حمایت دولت
۴) مباحث مالی
۵) فناوری
● ICT و مدیریت
ساختار مدیریت نوین را اقتصاد اطلاعات شکل می دهد و مدیریت مبتنی بر این ساختار طبعاً ویژگی های خاص خود را می طلبد.
درواقع نگرش مدیریت اقتضایی ایجاب می کند که نتایج حاصل از تأثیر فناوری های نوین را بر مدیریت سازمان، به عنوان عناصر تفکیک ناپذیر یک سیستم بپذیریم.
برخی از ویژگی های تحول روند سازمانی از صنعت گرایی به اطلاعات مداری عبارتند از: نظام عرضه به هنگام، کنترل کامل کیفیت در روند تولید، مشارکت کارگران در تصمیم گیری در بخش تولید، پاداش برای عملکرد گروهی، سلسله مراتب های ساده، مدل های تعاونی، ساختار افقی تولید در برابر ساختار عمودی، الگوهای انگیزشی و مسئولیت آفرین، اهمیت ابتکار، یادگیری از طریق انجام کار و مبادله دانش در محیط کار.
تحول مدل سازمانی شرکت ها، از تأثیرات عمده این فناوری است. مهمترین دگرگونی را می توان گذار از دیوان سالاری های عمودی به شرکت افقی توصیف کرد. شرکت افقی با ۷ گرایش عمده مشخص می شود.
۱) سازماندهی حول محور فرایند تولید، نه برحسب وظیفه
۲) سلسله مراتب ساده
۳) مدیریت گروهی
۴) سنجش عملکرد براساس رضایت مشتری
۵) اعطای پاداش ها براساس عملکرد گروهی
۶) به حداکثر رساندن تماس ها با فروشندگان و مشتری ها
۷) اطلاعات ، آموزش و بازآموزی کارکنان در همه سطوح.
این مدل با صرفه جویی در نیروی کار، آمیزه ای از اتوماسیون، کنترل رایانه ای کارگران، واگذاری کار و کاهش هزینه های تولید به کار گرفته می شود. شرکت دارای ساختار افقی یک شبکه پویا، دارای برنامه ریزی راهبردی متشکل از واحدهای خود برنامه ریز و خود راهبر مبتنی بر تمرکز زدایی، مشارکت و هماهنگی است.
وجود منابع مختلف درباره نقش ICT در جامعه امروز، ما را نسبت به تأثیرات گوناگون این فناوری ها آگاه می سازد. در این رابطه هرگاه سخن از فناوری می شود بحث تأثیرات یا پیامدهای آن مطرح می گردد. پیامدهای مثبت حاصل از این فناوری ها را می توان در موارد زیر دانست.
۱) تسهیل ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی :
مدیران نیاز ندارند الزاماً اطلاعات بیشتری داشته باشند بلکه به گونه ای، اطلاعات دقیق در شکل درست برای آنان لازم است. فناوری اطلاعات تسهیل کننده ارتباطات درون و برون سازمان است.
۲) ایجاد زبان مشترک مبتنی بر فناوری دیجیتال :
تولید، توزیع و پردازش اطلاعات در سازمان ها زبان مشترک و در نتیجه فهم مشترکی را فراهم آورده است که همگرایی در بازار و خدمات را تسهیل می کنند. در واقع توسعه روزافزون فناوری اطلاعات، سیستم های اطلاع رسانی و در رأس همه آنها اینترنت، موجبات لزوم رویکرد به راهکارهای این سیستم ها مانند تجارت الکترونیکی، دولت الکترونیکی ، مدیریت الکترونیکی و دانشگاه های مجازی را فراهم آورده است.
۳) شناسایی بهتر و دقیق تر نقاط قوت و ضعف سازمان و نیز شناسایی فرصت ها و تهدیدهای بیرون از سازمان :
مدیر از این طریق به بهترین نحو عمل اطلاع یابی، اطلاع رسانی و پاسخگویی به مخاطبان را به انجام می رساند.
۴) تسهیل روند اطلاع مداری توسط مدیران برپایه سه محور اطلاع یاب بودن، اطلاع شناس بودن و اطلاع رسان بودن:
اطلاع یابی (کوشش درجهت تهیه و تولید اطلاعات با استفاده از رایانه و فناوری های نوین)، اطلاع شناسی (کوشش در جهت تنظیم و تدوین اطلاعات)، اطلاع یابی (کوشش در جهت توزیع و تبیین اطلاعات) با استفاده از سرعت، صحت و دقت فناوری اطلاعات و ارتباطات امکانپذیر می گردد.
فناوری اطلاعات و ارتباطات پیامدهای منفی نیز برای مدیریت سازمان ایجاد می کند و در واقع مدیریت در عصر اطلاعات و ارتباطات با چالش هایی روبه رو خواهد بود که در صورت نبود برنامه ریزی و سازماندهی دقیق و به طور کلی مدیریت اثربخش، تهدید، جایگزین فرصت خواهد شد. باید توجه داشت که جهانی شدن، ارتباطات گسترده، نوع نظام اداری و حرکت به سمت خصوصی سازی و عدم تمرکز، شکل گیری سازمان های مجازی و... چالش های مدیریت در عصر اطلاعات هستند. اینها زمانی تهدید تلقی می شوند که آمادگی لازم برای درک آن موجود نباشد.
● مهندسی مجدد سازمان در عصر اطلاعات
یکی از مباحث مهم در رابطه با ارزیابی مجدد شیوه ها، ساختارها و فرایندهای مدیریتی «نظریه مهندسی مجدد» سازمان است. این نظریه با در نظر گرفتن دگرگونی های بنیادین و تغییرات ریشه ای در امر مدیریت، تحولات تدریجی را نفی می کند و به آنچه باید باشد، تمرکز دارد. به عبارت دیگر مهندسی مجدد سازمان ها، مجموعه کارهایی است که یک سازمان برای تغییر پردازش و کنترل های درونی خود انجام می دهد تا از ساختارهای عمودی و سلسله مراتبی به ساختارهای افقی، میان فعالیتی، مبتنی بر گروه و سطح تبدیل می شود. به طوری که در آن، همه پردازش ها برای جلب رضایت مشتری صورت می گیرد.
این نظریه نخستین بار توسط انستیتو تکنولوژی ماساچوست (MIT) در قالب طرح مطالعاتی مدیریت در دهه ۹۰ میلادی از سوی مایکل همر و با همکاری جیمز شامپی به عنوان نظریه مهندسی مجدد سازمان تبیین گردید.
نظریه مهندسی مجدد که دیدگاهی مدرن و انقلابی در مدیریت است، یکی از سه رکن اصلی خود را فناوری اطلاعات می داند. این تفکر به صورت بازاندیشی مجدد و ریشه ای فرآیندهای تجاری برای نیل به بهبود در معیارهای سازمان از قبیل هزینه، کیفیت و خدمات تعریف شده، سه عامل حیاتی را در مجموعه فعالیت های خود «فناوری اطلاعات، فرآیند و منابع انسانی» برمی شمارد. این نظریه محصول نگرش های مدیریتی نوین شامل مدیریت کیفیت جامع (TQM)، رقابت بر مبنای زمان، تمرکز بر روی مشتریان و مهندسی مجدد پردازش ها (BPR) است و تفاوت آن با سایر رویکردها در دگرگونی بنیادی و بهبود اساسی در نحوه انجام فعالیت های سازمان می باشد که اجرا و استقرار آن به مراتب پیچیده تر از سایر رویکردهای مدیریتی است.
مهندسی مجدد یک رویکرد کل نگر است که در فرآیندی، سازمان را با پردازش های درونی و کارکنان آن مرتبط می کند. این ارتباط با به کارگیری تازه ترین و دسترس ترین فناوری اطلاعات و ارتباطات برقرار می شود.
در این فرآیند ۴ گام اساسی عبارتند از:
۱) هدف
۲) برنامه ریزی
۳) اجرا
۴) کنترل و ارزیابی.
پیمودن این گام ها جز با بهره مندی از فناوری های نوین امکان پذیر نخواهد بود.
از دیدگاه تفکر مهندسی مجدد استفاده از شبکه های یکپارچه رایانه ای شخصی به تسهیل فرایندهای مدیریتی در قالب موارد زیر منجر شده است.
۱) کلیه فرآیندهای مرتبط با مدیریت منابع انسانی از کاغذی بودن به سمت الکترونیکی شدن پیش می رود.
۲) مدیران منابع انسانی، با استفاده از سیستم های خبره گزینشگر کارمند و شبکه های جهانی رایانه ای، کارمندان با صلاحیت را انتخاب می کنند.
۳) آموزش کارکنان با وجود سیستم های نوین ویدئویی بر روی رایانه های شخصی کارکنان، به صورت به هنگام انجام می گیرد.
۴) سیستم های پردازشگر خبره، بخش قابل توجهی از پردازش های تخصصی و تصمیم گیری های مشاوران خبره را بر عهده می گیرند که این امر موجب توزیع اطلاعات در سازمان، کاهش هزینه تصمیم گیری و بهبود هماهنگی در تصمیمات می شود.
با توجه به این که کارکرد مهم اطلاعات یا فناوری های اطلاعات در سازمان، ارتقای کیفیت برتر در زمینه تولید، توزیع و ارائه خدمات به مشتریان است، تبیین اصول کیفیت برتر در محیط کار از نظر نقش فناوری های نوین در آن حائز اهمیت است. در میان اصول دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار، اصل «ساماندهی» می تواند سایر اصول را نیز شامل شود. ساماندهی اطلاعات در سازمان توسط مدیران رده های بالا تا پائین با توجه به نیازهای سطوح مختلف مدیریتی امری ضروری و مهم به شمار می رود.
اگر سازماندهی را، استفاده عقلایی و بهینه از اجزای سازمان، به نحوی که مدیریت با کمترین هزینه و بیشترین کارایی و اثربخشی به اهداف سازمان دستی یابد، تعریف کنیم و از سوی دیگر اطلاعات را خون جاری در شریان سازمان که به دستگاه عصبی سیستم یعنی مدیران ارشد، مدیران میانی و مدیران اجرایی منتقل می شود، بدانیم آنگاه نیاز به ساماندهی اطلاعات در سازمان بیشتر آشکار می شود. به این ترتیب ساماندهی اطلاعات را می توان چنین تعریف کرد: «ساماندهی اطلاعات به معنای تشخیص اطلاعات ضروری از غیرضروری، حذف اطلاعات زاید به منظور کاهش مضرات ناشی از اضافه بار اطلاعاتی و استفاده بهینه از اطلاعات موجود جهت پیشبرد اهداف سازمان است.»
با این تعریف، شناخت نیاز اطلاعاتی بخش های مختلف سازمان و پایه ریزی نظام تدوین اطلاعات از گام های اساسی جهت به کارگیری اطلاعات است. نیاز اطلاعاتی را می توان به سه دسته استراتژیک، تاکتیکی و تکنیکی طبقه بندی نمود که مدیران ارشد به اطلاعات استراتژیک برای سیاستگذاری های بلندمدت، مدیران میانی به اطلاعات تاکتیکی جهت طراحی تاکتیک های اجرایی و مدیران اجرایی یا سطوح سرپرستی به اطلاعات خام سطوح تکنیکی نیازمندند. بنابراین در راه ساماندهی اطلاعات پیمودن دو گام اساسی لازم است: ۱- دستیابی به اطلاعات ۲- پردازش اطلاعات یا استخراج اندیشه ها و پیام های نهفته در اطلاعات.
مسأله مهم، صحت و دقت اطلاعات، کنترل و پویایی آن است. بدین منظور «سیستم های یکپارچه اطلاعات مدیریت» (MIS) با هدف استفاده بهینه از فناوری اطلاعات و ارتباطات طراحی می شوند.
● سیستم های یکپارچه اطلاعات مدیریت
سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت، ابزاری در جهت ساماندهی و بهینه سازی اطلاعات است و استفاده از این سیستم به عنوان فناوری نوین در سازمان به دلایل مزایای آن می تواند مفید باشد. مهم ترین مزایای ناشی از اجرای این سیستم عبارتند از: ۱- سطوح سازمانی کمتر و حیطه نظارت گسترده تر و دستیابی به ساختار سازمانی مسطح. ۲- یکپارچه سازی اطلاعات. ۳- بهینه سازی تعداد کارکنان، افزایش کارایی نیروها و بهره مندی از حداکثر توانایی آنها. ۴- عدم تمرکزگرایی سازمانی و کاهش هزینه ها. ۵- اتوماسیون و کاهش عملیات دستی. ۶- افزایش سرعت و سادگی کار. ۷- ایجاد انسجام و پویایی در سازمان با حداقل کنترل و نظارت غیرمستقیم مدیر.
استفاده از سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت، معایبی را نیز به دنبال دارد که مهم ترین آنها عبارتند از: ۱- عدم انطباق طراحی سیستم با عملیات، به وسیله طراحان ناآشنا که نتیجه آن اضافه بار اطلاعاتی و مشکلات حاصل از نگهداری سیستم است. ۲- ناتوانی در ارائه گزارش های موردی و خاص و ارائه گزارش های خارج از روال در عملکرد روزمره سیستم. ۳- عدم هوشمندی و خلاقیت سیستم ها به گونه ای که با تغییر شیوه های عملیاتی قادر به پاسخگویی سؤالات قبلی نیستند. ۴- وجود موانع روانی، مقاومت، عدم پذیرش و کارشکنی نیروی انسانی.
به عبارت دیگر مهم ترین موانع توسعه مدیریت اطلاعات، خصوصاً در عصر فناوری های نوین و سازمان های مجازی عبارتند از:
۱) عدم وجود زیرساخت های مناسب سخت افزاری و نرم افزاری.
۲) نحوه نگرش مدیران نسبت به کارکنان و فناوری (حفظ ساختار، کنترل و عدم درک فناوری)
۳) عدم تمایل افراد به انعطاف پذیری در شغل.
نقش مدیریت سازمان ها در مقابل این مشکلات، یاری رساندن به کارکنان برای کسب مجموعه ای از مهارت هایی مانند، سواد رایانه ای، زبان های خارجی، کار تیمی و مسائل مربوط به ارتباطات است.
مشکلات موجود در سیستم های MIS طراحان سیستم را به سمت طراحی سیستم های جزیره های اطلاعاتی سوق داده است که جمع آوری اطلاعات و گردش مکانیزه آن را فقط در بخش هایی که آمادگی و استعداد بیشتری را دارا هستند، توصیه می کند. لذا طراحان معتقد به طراحی براساس روش توسعه تدریجی نرم افزارها هستند و استقرار و به کارگیری خدمات سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت را به صورت تدریجی مناسب می دانند.
● سخن آخر
در عصر اطلاعات و مجازی شدن سازمان ها، مدیران موفق، مدیرانی خواهند بود که براساس رویکرد مدیریت اقتضایی، یعنی مدیریت بر پایه دیدگاه های مبتنی بر روز به پیش می روند و با تغییر در دانش، نگرش، رفتارهای فردی و جمعی اعضای سازمان به ارتقای آگاهی و آموزش افراد در جهت بهره مندی از فناوری های اطلاعات برای دستیابی به اهداف سازمان همت گمارند و نقش انکارناپذیر این فناوری های نوین را در فرآیندها و ساختارهای مدیریتی مدنظر داشته باشند.
مدیریت موفق، در عصر اطلاعات، صرفاً با دانستن توانمندی های فناوری اطلاعات و ارتباطات در امر تسهیل ارتباطات درون و برون سازمان حاصل نمی شود، بلکه ارزیابی مجدد روش های کاری، ساختارها و فرآیندهای مدیریتی همگام با تحولات پرشتاب عصر حاضر، مفید و ضروری به نظر می رسد.
شهریار آیرملو تبریزی