کاربرد پورتال های سازمانی در مدیریت زنجیره تأمین

● مقدمه
رویکردی که امروزه جهان تجارت را در نوردیده است، مبتنی بر مشتری و نیازهای او می باشد. به این مفهوم که ارائه دهندگان کالا و خدمات در کنار توجه به کیفیت محصول یا خدمت ارائه شده، کلیه فعالیت هایی را که منجر به نوعی ارزش افزوده برای مشتری می شود، در نظر می گیرند. این رویکرد اصطلاحاً مشتری – مدار[۱] ]۶ [ نامیده می شود. از سوی دیگر، نهادهای تولیدی و اقتصادی علاوه بر پرداختن به سازمان و منابع داخلی، نوعی احساس نیاز نسبت به مدیریت بر منابع خارجی مرتبط با سازمان دارند. این موضوع در عرصه های رقابتی و به ویژه در دستیابی به سهم بیشتری از بازار ملموس تر است. بر این اساس، کلیه فعالیت های برنامه ریزی عرضه و تقاضا، تهیه مواد، تولید محصول یا ارائه خدمات، نگهداری کالا، کنترل موجودی، توزیع، تحویل و ... که همگی آنها قبلاً در سطح یک سازمان انجام می شد، اکنون به زنجیره تأمین انتقال یافته است. موضوع کلیدی در یک زنجیره تأمین، مدیریت و هماهنگی همه این فعالیت هاست. مدیریت زنجیره تأمین (SCM) [۲] این کار را به شیوه ای انجام می دهد که مشتریان بتوانند خدمات قابل اطمینان را با کیفیت و سرعتی مطلوب و در عین حال با حداقل هزینه دریافت نمایند ]۱[.
از سویی دیگر، امروزه نقش چشمگیر فناوری اطلاعات و ارتباطات در هماهنگی فعالیتهای درون سازمانی تا حدی است که به عنوان هسته اصلی مدیریت زنجیره تــــأمین تلقی می گردد. کاربرد واقعی این فناوری در آنچه که امروزه به عنوان تجارت الکترونیک شناخته شده است، تجلی یافته است. این که چگونه فناوری اطلاعات به ایفای نقش محوری خود در توسعه عملکرد و موفقیت مدیریت زنجیره تأمین می پردازد و چگونه به یاری و تسهیل تجارت الکترونیک می پردازد، بستگی به نوع و کابرد خاص این فناوری دارد. نوع فناوری اطلاعاتی به کار گرفته شده جهت هماهنگی درون سازمانی و بیرون سازمانی ]۲[ مبنای اساسی این امر را تشکیل می دهد. فناوری پورتال که اساساً به عنوان دروازه اطلاعاتی و ارتباطی در یک سازمان شناخته شده است، نقشی شگرف در متحول ساختن فرایندهای جاری مدیریتی در سطح سازمان از جمله مدیریت زنجیره تأمین دارد.
پورتال های سازمانی جدای از خدماتی که در عرصة باز سازمان با اعمال مدیریت متمرکز[۳] ارائه می کنند، فرصت‎های بازرگانی نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمانها فراهم می‎نمایند. این بدان مفهوم است که پورتال های سازمانی در راستای دو هدف اصلی خود یعنی مدیریت متمرکز اطلاعات و ارائة خدمات اطلاعاتی روزآمد[۴] به کاربران و مشترکین خود و نیز به دلیل برخورداری از ویژگی تعامل[۵] میان کاربران و سازمانهای عضو، زمینة همکاری‎های متقابل و امکان بهره‎برداری از توانهای حرفه‎ای و سرمایه‎گذاری طرفهای درگیر در فعالیت‎های بازرگانی را فراهم می‎سازند که این امر نقش مهمی در تسهیل و تسریع فرایند مدیریت زنجیره تأمین دارد ]۳[.
در این مقاله پس از مرورری بر مدیریت زنجیره تأمین به کاربرد پورتالهای سازمانی در این زمینه می پردازیم.
● تعریف مدیریت زنجیره تأمین
تعاریفی که در زمینه زنجیره تأمین و مدیریت آن می توان ارائه داد، عبارتند از:
▪ زنجیره تأمین: زنجیره تأمین بر تمام فعالیت های مرتبط با جریان و تبدیل کالاها از مرحله ماده خام (استخراج) تا تحویل به مصرف کننده نهایی و نیز جریان های اطلاعاتی مرتبط با آنها مشتمل می شود. به طور کلی، زنجیره تأمین زنجیره ای است که همه فعالیت های مرتبط با جریان کالا و تبدیل مواد، از مرحله تهیه ماده اولیه تا مرحله تحویل کالای نهایی به مصرف کننده را شامل می شود. درباره جریان کالا دو جریان دیگر که یکی جریان اطلاعات و دیگری جریان منابع مالی و اعتبارات است، نیز حضور دارد (Laudon & Laudon ۲۰۰۲).
▪ مدیریت زنجیره تأمین: مدیریت زنجیره تأمین بر یکپارچه سازی فعالیت های زنجیره تأمین و نیز جریان های اطلاعاتی مرتبط با آنها از طریق بهبود در روابط زنجیره، برای دستیابی به مزیت رقابتی قابل اتکا و مستدام مشتمل می شود. بنابراین، مدیریت زنجیره تأمین عبارت است از فرایند یکپارچه سازی فعالیت های زنجیره تأمین و نیز جریان های اطلاعاتی مرتبط با آن، از طریق بهبود و هماهنگ سازی فعالیت های تولید و عرضه محصول در زنجیره تأمین (Laudon & Laudon ۲۰۰۲).
بنابراین برای بررسی یک سازمان منحصر به فرد در چارچوب این تعاریف، باید هر دو شبکه تأمین کنندگان و کانال های توزیع در نظر گرفته شوند. تعریف ارائه شده برای زنجیره تأمین، موضوعات مدیریت سیستم های اطلاعات، منبع یابی و تدارکات، زمان بندی تولید، پردازش سفارشات، مدیریت موجودی، انبارداری و خدمت به مشتری را در بر می گیرد.
برای مدیریت مؤثر زنجیره تأمین ضروری است که تأمین کنندگان و مشتریان با یکدیگر و در یک روش هماهنگ و با شراکت و ارتباطات اطلاعاتی و گفت و گو با یکدیگر کار کنند. این امر یعنی جریان سریع اطلاعات در میان مشتریان و عرضه کنندگان، مراکز توزیع و سیستم های حمل و نقل که بعضی از شرکت ها را قادر می سازد که زنجیره های عرضه بسیار کارایی را ایجاد کنند. عرضه کنندگان و مشتریان باید اهداف یکسان داشته باشند. عرضه کنندگان و مشتریان باید اعتماد متقابل داشته باشند. مشتریان در زمینه کیفیت محصولات و خدمات هنگامی به تأمین کنندگان خود اعتماد می کنند، که موارد دریافتی را مطابق تمایل و ترجیح خود تحویل بگیرند.
● کارکردهای پنجگانه مدیریت زنجیره تأمین
فناوری ها و ابزارهای بسیاری جهت بهبود فرایند زنجیره تأمین به کار گرفته می شوند و از جمله آنها پورتال های سازمانی است. پیش از توصیف پورتال های سازمانی و کاربردهای آنها، لازم است کارکردهای پنجگانه مدیریت در عرصه زنجیره تأمین ]۴ [را مورد توجه قرار دهیم تا پس از تشریح کارایی های فناوری پورتال دریابیم که فناوری مذکور در این زمینه چه نقشی می تواند داشته باشد. بدیهی است اثربخشی مدیریت زنجیره تأمین به کارکرد بهینه هریک از موارد مذکور خواهد داشت.
طراحی زنجیره تأمین بر اساس کارایی عوامل استراتژیک و با توجه به نیازمندی های مشتری برای طراحی زنجیره تأمین، پایه ریزی شده است. به طوری که محدوده محصولات موجود، سرویس ها، محصولات جدید یا بخش مشتریان را پوشش می دهد. این به مفهوم آن است که در دوره طولانی، کیفیت محصولات برای ادامه رقابت، باید توسعه و بهبود یابد. همچنین یکپارچگی زنجیره تأمین، میزان رقابت پذیری سازمان را تعیین خواهد کرد.
▪ پیاده سازی ارتباطات مشارکتی
این بخش به انواع مشارکت های ضروری برای شرکت اشاره می کند. این کارکرد ارتباطات زنجیره تأمین را به مشارکت با عوامل خارج از شرکت گسترش می دهد. هر تغییری در زنجیره تأمین باید به اطلاع شرکاء برسد و در کل زنجیره پیاده شود.
در این قسمت عملیات پشتیبان فرایندهای زنجیره تأمین بیان می شوند]۴ [.
ـ سازماندهی تغییرات و نقش کارکردها در تغییرات زنجیره تأمین
ـ فرایند مشارکتی برای طراحی مجدد زنجیره تأمین
ـ اجرای ارزیابی ها و نقش آنها
ـ جایگاه عملکرد مدیریت زنجیره تأمین درون شرکت
▪ طراحی زنجیره تأمین برای سود دهی استراتژیک
مدیریت زنجیره تأمین، مشارکت مؤثر عوامل خارج از شرکت را ایجاب می کند. اما ارتباط هر شرکت با شرکت های خارج از آن بسیار مشکل زا است. در مورد شرکاء دقت به موارد زیر ضروری است]۴ [:
ـ مرکز رقابت: هدف مدیریت زنجیره تأمین و انتخاب شرکاء چه تأثیری بر اهداف رقابتی دارد؟
ـ انگیزه شرکاء
ـ ساختار شرکاء
▪ اطلاعات مدیریت زنجیره تأمین
نقش سیستم های اطلاعاتی را در اصلاح زنجیره تأمین نباید نادیده گرفت. این بخش نقش تکنولوژی را در اصلاح زنجیره تأمین نشان می دهد. تغییرات سیستمی باید تغییرات (اصلاح) فرایندها و استراتژی شرکت را تحت الشعاع قرار دهد]۴ [.
ـ عناصر سیستم زنجیره تأمین
ـ نوآوری تکنولوژیکی
ـ استفاده از وابسته های نرم افزاری
ـ مشکلات موجود در مراحل پیاده سازی
▪ کاهش هزینه زنجیره تأمین:
شاخص اصلی بهبود زنجیره تأمین، کاهش هزینه است. این کوشش ها برای استراتژی ها و سیاست های کارایی انجام می شود. پنج دلیل اصلی هزینه زایی عبارتند از]۴ [:
ـ عدم وضوح فرایند زنجیره تأمین
ـ تغییرات رویه های داخلی و خارجی شرکت
ـ ضعف موجود در طراحی تولید
ـ وجود اطلاعات ناقص برای تصمیم گیری
ـ ضعف حلقه های زنجیره در ارتباط میان شرکاء زنجیره تأمین
● مدیریت اطلاعات در زنجیره تأمین
امروزه نقش، اهمیت و جایگاه اطلاعات برای همگان بدیهی است. گردش مناسب و انتقال صحیح اطلاعات باعث می شود تا فرایندها مؤثرتر و کاراتر گشته و مدیریت آنها آسان تر گردد. در بحث زنجیره تأمین اهمیت موضوع هماهنگی در فعالیت ها، بسیار حائز اهمیت است. این نکته در بحث مدیریت اطلاعات در زنجیره تأمین، مدیریت سیستم های اطلاعاتی و انتقال اطلاعات نیز صحت دارد. مدیریت اطلاعات هماهنگ و مناسب میان شرکاء باعث خواهد شد تا تأثیرات فزاینده ای در سرعت، دقت، کیفیت و جنبه های دیگر وجود داشته باشد. مدیریت صحیح اطلاعات موجب هماهنگی بیشتر در زنجیره خواهد شد. به طور کلی در زنجیره تأمین، مدیریت اطلاعات در بخش های مختلفی تأثیر گذار خواهد بود که برخی از آنها عبارتند از]۵[:
مدیریت لجستیک (انتقال، جابجایی، پردازش و دسترسی به اطلاعات لجستیکی برای یکپارچه سازی فرایندهای حمل و نقل، سفارش دهی و ساخت، تغییرات سفارش، زمان بندی تولید، برنامه های لجستیک و عملیات انبارداری)؛ تبادل و پردازش داده ها میان شرکاء (مانند تبادل و پردازش اطلاعات فنی، سفارشات و ...): جمع آوری و پردازش اطلاعات برای تحلیل فرایند منبع یابی و ارزیابی، انتخاب و توسعه تأمین کنندگان؛ جمع آوری و پردازش اطلاعات عرضه و تقاضا و ... برای پیش بینی روند بازار و شرایط آینده عرضه و تقاضا؛ ایجاد بهبود روابط بین شرکاء.
چنانچه پیداست، مدیریت اطلاعات و مجموعه سیستم های اطلاعاتی زنجیره تأمین می تواند بر روی بسیاری از تصمیم گیری های داخلی بخش های مختلف زنجیره تأمین مؤثر باشد که این موضوع حاکی از اهمیت بالای این مؤلفه در مدیریت زنجیره تأمین است.
● پورتال های سازمانی
از اوایل سال ۱۹۹۷ که استفاده از پورتال ها در عرصه‎های مختلف کاوش و بازیابی اطلاعات در اینترنت مورد توجه قرار گرفت، بسیاری از سازمانهای تجاری و غیرتجاری به فکر طراحی و ایجاد پورتال های سازمانی برای خود و پرسنل و کاربران یا به عبارت بهتر مشتریانشان افتادند.
پورتال های سازمانی اساساً با دو هدف طراحی و در سطح سازمانها مستقر شدند ]۳[. این دو هدف شامل مدیریت متمرکز اطلاعات تجاری در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتی روزآمد می‎باشند. پورتال های سازمانی از یک سو امکان مدیریت متمرکز در سازمان را برای مدیران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم می‎کنند و پنجره ای شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار می‎دهند و از سوی دیگر کاربران و مشترکین خود را از آخرین اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎های کاری و تجاری آگاه می‎سازند. این پورتال ها علاوه بر اطلاع‎رسانی زمینه‎های تعامل میان مدیران و کارمندان و مشتریان یا کاربران را ایجاد می‎نمایند.
محیط شبکه‎ای پورتال های سازمانی به گونه‎ای طراحی می‎شود که یک کاربر پس از ورود به آنها خود را در فضای مجازی یک محیط تجاری یا کاری می‎یابد و علاوه بر انجام امور اجرایی و تجاری در سراسر اوقاتی که در این محیط به سر می‎برد احساسی از لذت را همراه با آموزش تجربه می نماید. یکی دیگر از ویژگی‎های پورتال های سازمانی این است که کاربران با مشارکت در فعالیت‎های مبتنی بر شبکه[۱] خلاقیت‎های فردی را در خود پرورش می‎دهند. امکانات تنظیم شخصی‎[۲] که معمولاً در هر پورتال سازمانی پیش‎بینی و ارائه می‎شود ]۷[ ضمن به چالش گرفتن تجربیات فردی کاربران در کار با امکانات شبکه‎ای و بسترهای ارتباطی، زمینه‎های خلاقیت آنها را به شیوه‎ای کاربردی ایجاد می‎نماید.
قابلیت‎های موجود در پورتال های سازمانی نظیر کاوش، فهرستهای موضوعی، سرویس‎های صفحات زرد[۳] برای یافتن شرکت‎های محلی، قیمت سهام، سرویسهای ارسال و دریافت سریع پیامها، آگهی ها و پیشنهادهای تجاری و دیگر قابلیت‎های کاربردی؛ حقیقتاً آنها را تبدیل به محیط‎های شبکه‎ای کرده‎اند که کاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎برداری از آنها دیگر نمی‎توانند از عضویت در آنها چشم‎پوشی کنند. این به معنی وابسته نمودن کاربران به یک محیط خاص شبکه‎ای نیست، بلکه به معنی ایجاد اعتماد در کاربران و مشتریان جهت مراجعه آنها به یک محل خاص در اینترنت به منظور انجام امور تجاری و اداری است.
امکانات ارتباط از راه دور نظیر SMS[۴] کارایی پورتال های سازمانی را چند برابر ساخته است. کاربران این پورتال ها دیگر حتی برای ارتباط با پورتال مورد نظر نیاز به حضور فیزیکی در محل کار یا منزل جهت استفاده از رایانه شخصی ندارند، بلکه می‎توانند از طریق تلفن همراه خود و دیگر تجهیزات ارتباطی بی‎سیم نسبت به امور اداری و بازرگانی خود واکنش‎های مناسب و به موقعی را نشان دهند. به عبارت دیگر پورتال ها قادر به بهره‎برداری مفید و مؤثر از فناوری‎های بی‎سیم جهت برآورده ساختن نیازهای ارتباطی مشترکین خود شده‎اند. همة اینها کارایی پورتال های سازمانی را بیش از گذشته نمایان ساخته اند.
● کاربرد فناوری پورتال در مدیریت زنجیره تأمین
کار یک پورتال سازمانی فراهم نمودن فرایندهای مدیریتی و تجاری یکپارچه ای است که از میان بسیاری از سامانه های فناوری اطلاعات می گذرند و در نهایت ارائه قابلیت هایی نظیر کاوش جامع، دسترسی و یکپارچه سازی کاربردی، تنظیم شخصی، استقرار، مدیریت، همکاری، مدیریت محتوایی، استقرار تخصص، هوش تجاری، تجزیه و تحلیل کمی و میزبانی دیگر گزینه های منحصر به سازمان می باشد. فروشنده ای که شما برای خرید خودتان انتخاب می کنید، باید بتواند کلیه این قابلیت ها را یا به صورت مستقیم و یا از طریق مجموعه ای از شرکاء فراهم نماید تا آنها را با یکدیگر ترکیب و مجتمع نموده و اطمینان یابد که این خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند یافت.
ماده و محتوای اصلی این یکپارچه سازی شرایطی را به وجود می آورد که در بهترین شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل می نماید و می تواند با نیازهای متنوعی منطبق گردد و فضای مناسبی را برای چیزی بیش از یک محصول فراهم نماید. مزایایی که از طریق استخراج ارزش های کاملاً جدید پورتال نظیر کاربردهای جاری، محتوا و ویژگی های تخصصی آن عاید کاربر می شد، در واقع مجموعه ای از دارایی های محتوایی پورتال را تبدیل به یک فضای کاری منفرد، جامع و مبتنی بر تجارت الکترونیکی ساخت. هر یک از پیاده سازی ها و کاربردهای پورتال متمرکز بر هدفی خاص می باشد. پورتال های تجارت به کارمندان (B ۲ E) متمرکز بر یکپارچه سازی کاربردهای سازمانی، توسعه اجتماعی و حرفه ای و همکاری برابر هستند در حالیکه پورتال های تجارت به تجارت (B ۲ B) تمرکز خود را معطوف بر امنیت اکسترانت[۵] و کاربردهای عمومی (سلسله مراتبی) کرده اند. پورتال های تجارت به مشتری (B ۲ C) متمرکز بر قابلیت های سنجش، اجرای تبادلات و حفظ مشتری هستند]۳[. در رأس هر یک از پورتال ها می تواند تمرکز بر خود پورتال باشد، ضمن آنکه مجموعه ای از ویژگی های بیشتری را ممکن است در یک پورتال صنعتی تجاری بیابیم که هدف آن به عنوان مثال، در خصوص پورتال یک شرکت تولید کننده دارو می تواند پردازش فرایندهای تأیید دارو توسط وزارت بهداشت باشد. قبلاً، این ویژگی ها از طریق چندین پورتال برای یک سازمان فراهم می شد و از سوی گستره وسیعی از فروشندگان نرم افزارهای پورتال پشتیبانی می گردید که هر یک به جنبه خاصی از پورتال پرداخته بودند.
به عنوان مثال، می توان گفت که یک بانک تجاری بزرگ از یک پورتال (B ۲ C) قابل دسترسی برای مشتری استفاده می کند که مشتریان تجاری از طریق آن می توانند به حسابهای خود دسترسی داشته باشند، به انتقال وجوه و دارایی ها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جدید را بدست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حسابهای خود را دریافت نمایند.
پورتال ها به چارچوب یکپارچه تری تبدیل شده اند؛ چیزی که به عنوان راهی برای استقرار محتوا آغاز شد، اکنون مبنایی شده است که از طریق آن تبادلات چندگانه صورت می گیرند، تجارت الکترونیکی را امکان پذیر ساخته است و با مشارکت کنندگان بسیاری در تعامل می باشد. همانطور که ملاحظه می شود، تعریف کاربردی از پورتال ]۷[ متمرکز بر نیازهای چندگانه بازار است:E ۲ E, B ۲ E, B ۲ C, B ۲ B. یک پورتال باید گستره ای وسیع از محتویات گوناگون را در بر بگیرد، همکاری لازم را میان کسانی که در ارتباط با یک موضوع خاص نیاز به کمک و مشارکت دیگران دارند، فراهم نماید و در تعامل با زمینه طراحی شده خود از انعطاف کافی برخوردار باشد و بالاخره اینکه فضای کاری الکترونیکی مناسبی را برای کاربران خودش به وجود آورد. به طور کلی، پورتال فضای کاری سنتی و محصول محور را به یک فضای پرتحرک تر، شخصی شده و قابل تعامل و مشارکت با مشتریان بیشتر ارتقاء می دهد.
● نتیجه گیری
همانطور که در ابتدای این مقاله گفتیم، مدیریت زنجیره تأمین بر یکپارچه سازی فعالیت های زنجیره تأمین و نیز جریان های اطلاعاتی مرتبط با آنها از طریق بهبود در روابط زنجیره، برای دستیابی به مزیت رقابتی قابل اتکا و مستدام متمرکز است. از اینرو فناوری های ارتباطی در ایجاد این یکپارچه سازی اهمیت خاصی پیدا می کنند و بدیهی است که هرچه امکان ارتباط طرفین یک رابطه تجاری با کیفیت و تداوم بیشتری فراهم شود، اثربخشی فعالیت هایی که به منظور جلب رضایت مشتری در عرصه رقابت صورت می گیرند، بیشتر خواهد بود. نقش و کاربرد پورتال های سازمانی در همین نقطه روشن می شود. به این مفهوم که پورتال های سازمانی با فراهم ساختن زمینه مشارکت طرفین فعالیت های بازرگانی، امکان مدیریت زنجیره تأمین را از حالت یک جانبه به صورت دوجانبه در می آورد. در این حالت سفارش دهنده کالا یا خدمت با اتصال به پورتال مربوطه شخصاً در جریان کار قرار می گیرد و از نوعی نظارت کنترل شده بر روند دریافت موارد مورد انتظار خود برخوردار می گردد.
پورتال های سازمانی به دلیل فراهم ساختن کانالهای ارتباطی سریع و موثق به منزله پنجره های شفافی هستند که فرا روی مدیران سازمانها قرار می گیرند و با آگاه ساختن آنها از جریان روز آمد اطلاعات، ایشان را در اتخاذ تصمیمات آگاهانه در عرصه های مدیریتی از جمله مدیریت زنجیره تأمین یاری می نمایند. بعد دیگری از کاربرد پورتال های سازمانی در این زمینه، همجوشی و انطباق زیاد آنها با محیط تجارت الکترونیک و نیازهای بازرگانی امروز است که سبب جذابتر شدن آنها برای دست اندرکاران مربوطه شده است.