اطلاعاتي که هر حسابدار براي موفقيت بايد بداند

در سري مقالاتي کاربردي مايلم دوستان عزيز را با مهم ترين بخش هاي يک واحد حسابداري آشنا نمام و غايت پيگيري آنچه در پي مي آيد است:
به خاطر دارم آن هنگام که دانشجو بودم و تجربه کار حرفه اي را نداشتم واقعا اين حرفه برايم مبهم مينمود از آن موقع با خود عهد کردم که هرگاه اين ابهام برطرف شد نگذارم اين بخش براي ديگران مبهم بماند
در مصاحبه ها فراوان ديده ام که دانشجويان و افراد تازه کار آنقدر با کاري که براي آن اقدام کرده اند بي گانه و گنگند که حتي دانسته هاي خود را هم نمي توانند ارايه کنند
فلسفه اي بسيار غلط در ذهن دانشجويان از همان ابتدا شکل مي گيرد و آن اين موضوع است که آنچه مي خوانند به کارشان بخواهد آمد و اين تفکري است نا صحيح و متاسفانه باعث مي شود دانشجويان مطالب درسي خود را که در حرفه بسبار کارساز است فرا نگيرند.
در اين سلسله مقالات من شما را با پنج واحد اساسي که هر شرکت تجاري ناگذير از آن است آشنا مينمايم
واحد خزانه داري
واحد حسابداري فروش
واحد حسابداري انبار
واحد ثبت اسناد
واحد حسابداري حقوق و دستمزد
البته واحدهاي ديگري را هم مانند دارايي ثابت وجود دارند که در زمان خود به آنها خواهيم پرداخت
واحد خزانه داري:
به طور بسيار ساده آن قسمت از واحد حسابداري است با ثبت اسنادي که يک طرف آن صندوق و يا بانک باشد.
مهمترين وظايف واحد خزانه داري عبارتند از:
1.ثبت سند اسناد در جريان وصول و اسناد وصول شده يا همان بانک(توجه دارد که اسناد دريافتني در واحد فروش ثبت مي شوند)
در اين قسمت آن نکته که گفتني است نوع و اسم اسناد است که برايتان توضيح خواهم داد:
توجه داشته باشيد علي الخصوص در شرکتهاي بازرگاني يکي از مهمترين بخش ها اطلاعات مشتريان است.پس شما در تمام نرم افزارهاي حسابداري پا تفضيلهايي که به اصطلاح شناور ناميده ميشوند و غالبا مشتريان مختلف هستند درگير خواهيد شد اين نکته را فراموش نکنيد.
در برنامه هاي حسابداري هر تفضيل شناور داراي کدي يکتاست و به آن کد تفضيلي گويند و بخشي از کدينگ حسابداري را تشکيل مي دهد.
معمولا در نرم افزارهاي حسابداري که در غالب شرکتها با آن کار خواهيد کرد(به عنوان نمونه همکاران سيستم) مسووليت سند حسابهاي دريافتني به اسناد نيز با بخش خزانه داري است. پس در اولين قدم کار شما در بخش خزانه داري اين است:
شما بايد اطلاعات مربوط به چک ها و يا سفته ها و يا وجوه نقد را وارد سيستم کنيد که بخشي از اطلاعات ورودي شما کد مشتري را هم شامل ميشود پس اولين سندي که مي زنيد عبارت است از:
اسناد دريافتني(تفضيل مشتري) xxxx
حسابهاي دريافتني(تفضيل مشتري) xxxx
آنچه در اينجا واضح است اين نکته است که سند اوليه در بخش فروش ثبت گرديده است:
حسابهاي دريافتني(تفضيل مشتري) xxxx
درآمد xxx

بخش دوم:
حال بهتر است اندکي در ارتباط با چگونگي ثبت چکها و ساير اوراق به دار توضيح دهم:
تقريبا در تمام سيستم هاي مالي رايج در کشور در هنگام ثبت يک چک يا ساير اوراق بها دار اطلاعات خاصي در خواست مي شود که تعدادي از آنها را ذکر مي کنم:
تاريخ ، مبلغ ، شماره سريال ، نام بانک ، نام صادر کننده چک ، شرح ، ارتباط تفضيل مشتري و اطلاعات ديگري که بيشتر جهت پيگيري احتمالي آتي به کار مي روند.
در اينجا نکته اي که نبايد فراموش شود اين نکته است که در سيستمهاي خزانه داري دنبال بخشي که در آن سند حسابداري بزنيد نباشيد چرا که سند به طور خودکار ثبت مي شود.
پس تا اينجا با دو بخش از اطلاعات رو به رو هستيم:
1.اطلاعاتي که جنبه بايگاني دارند
2.اطلاعاتي که براي ثبت سند حسابداري در خواست مي شوند.
در بحث چک يا اسناد بها دار ذکر شده آنچه مربوط به سند حسابداري است فقط ارتباط تفضيل مشتري است چرا که باقي موارد سند من جمله معين بدهکار و بستانکار مشخص است.

از اين بخش به بعد خزانه داران دو راه را پيش روي دارند:
1.ثبت سند اسناد در جريان وصول که اصطلاح حرفه اي آن واگذار شده است.
2.صرف نظر از ثبت اسناد در جريان وصول و ثبت مرحله بعد
از آنجا که سعي ما اشراف دوستان است فرايند اين ثبت را هم خدمتتان توضيح مي دهم.
در اين مرحله خزانه دار ثبت زير را سند مي زند
اسناد واگذار شده يا در جريان وصول(بدهکار)
اسناد دريافتني(بستانکار)
اما اگر سيستم ماشيني باشد مراحل فرق مي کند در ابتدا شما سند يا اسناد مورد نظر را جهت واگذاري انتخاب مي کنيد سپس آن بانکي را هم که براي واريز وجه در نظر گرفته ايد مشخص کرده در نهايت مراحل ديگر خود به خود انجام مي شود.
حالا سند شما در وضعيت واگذار شده است (نکته:وضعيت واگذار شده يک وضعيت بي ثبات است) يعني:سند واگذار شده بايد به يکي از دو حالت زير تغيير يابد:
1.وصول شده
2.واخواست شده(برگشت خورده)

بخش سوم:
در اينجا لازم مي دانم حالت دوم را ابتدا توضيح دهم زيرا حالت دوم در نهايت بايد به حالت اول بدل شود
در حالت دوم يعني هنگامي که سند شما برگشت مي خورد در واقع شما يک مرحله به عقب بازميگرديد .و ناچاريد سند زير را ثبت نماييد
اسناد واخواستي (بدهکار)
اسناد در جريان وصول(بستانکار)
البته توجه داشته باشيد که اسناد واخواستي همان اسناد دريافتني است به هر حال يک چک برگشتي هم در واقع سندي است در دستان شما.اينجاست که متوجه مي شويم چرا بسياري از خزانه داران قديمي از ثبت سند اسناد در جريان وصول خودداري مي کنند چرا که اگر شرکت با حجم بالايي از چک و اسناد درگير باشد حجم اسناد حسابداري آن بسيار بالا خواهد رفت البته ممکن است شما سخن سند مرکب را ميان بکشيد اما در نظر داشته باشيد که روزانه مجبور هستيد سند مرکبي با جندين صفحه تفضيل ثبت کنيد.
به هرحال اين فرايند تا زماني که چک وصولي شود ادامه خواهد داشت مگر اينکه چک يا سند مورد نظر تعويض گردد دراين حالت در اسناد حسابداري شما تغييري حاصل نخواهد شد (چرا؟) ليکن در سيستمهاي مکانيزه خزانه داري شما بايد اطلاعات سند جديد را جايگزين سند قبلي کنيد و مراحل گفته شده را طي نماييد تا در نهايت ثبت وصولي را بزنيد.
حال مورد اول يا ثبت وصول را پي مي گيريم.
فرايند بانکي عمليات ذکر شده از ابتدا بدين گونه است که شما فرم هاي خاص بانکي را از بانک مورد نظر تحويل گرفته و اطلاعات چک هاي خود را در آن فرم ها وارد مي نماييد و فرم را همراه چک به بانک تحويل مي دهيد فرم ها معمولا سه نسخه است يک نسخه آن به عنوان رسيد در همان هنگام واگذاري به شما تحويل مي شود که مي توانيد آنها را ضميمه اسناد واگذاري کنيد.ونسخه دوم آن به همراه مهر وصول شد هنگام وصول به شما تحويل مي شود (در اين مقطع ممکن است شما مدارک مربوط بر عدم وصول را هم دريافت کنيد) که در اين هنگام شما مجازيد ثبت وصولي را در سيستمتان انجام دهيد البته توجه داشته باشيد که اين اعمال در سيستمهاي مکانيزه صرفا يک تغيير حالت است يعني شما چک موجود در سيستم را پي گيري کرده و وضعيت آن را تغيير مي دهيد بقيه کارها تا سند توسط سيستم انجام مي شود.
کارمزدهاي بانکي هم که نوعي از هزينه اند در بخش خزانه داري سند زده مي شوند.شما به عنوان خزانه دار ميتوانيد اطلاعات مربوط به فيش هاي کارمزد را هنگامي که از بانک به دست شما مي رسند وارد نماييد.از آنجا که اين يکي از موارد مهم باز ماندن اقلام بانک در صورت مغايرت بانکي است به آن توجه زيادي نماييد.
واريزي نقدي مشتريان هم يکي ديگر از اقلام مندرج در دفاتر بانکي است که ساده تر از باقي اقلام است و فرايند آن مشابه همان صورت حساب بانکي مي باشد و ثبت ساده اي به صورت زير دارد
بانک(بدهکار)
حسابهاي دريافتني(بستانکار)