بودجه بندي عملياتي (performance budgeting)
در بودجه بندي عملياتي (PERFORMANCE BUDGETING) علاوه بر تفكيك اعتبارات به وظايف، برنامه ها، فعاليتها و طرحها، حجم عمليات و هزينه هاي اجراي عمليات دولت و دستگاههاي ذيربط براساس روشهاي حسابداري بهاي تمام شده، محاسبه و تعيين مي گردد. لذا ارقام پيش بيني شده در بودجه عملياتي متكي به تجزيه و تحليل تفصيلي برنامه ها، فعاليتها، عمليات و قيمت تمام شده آنان برپايه اهداف و مقاصد دولت است، كه در آن بخشي از هزينه هاي عمومي و استهلاك دارائيهاي سرمايه اي به واحدهاي عملياتي برنامه ها و فعاليتها تخصيص مي يابد.
تدوين و اجراي بودجه عملياتي در دستگاههاي دولتي مستلزم كاربرد حسابداري تعهدي، به منظور تعيين هزينه هاي واقعي برنامه ها و فعاليتهاست. هماهنگي و يكنواختي طبقه بنديهاي بودجه اي و حسابداري و تطبيق آنها با تركيب سازماني دستگاههاي دولتي از يك طرف و ارتباط وظايف برنامه ريزي، بودجه ريزي و حسابداري دولتي از طرف ديگر نيز از ضروريات بودجه عملياتي و ايجاد اطلاعات كافي براي مديريت منابع و وجوه عمومي است.
در بودجه عملياتي از طبقه بندي عملياتي جهت اعتبارات استفاده مي شود. در طبقه بندي عملياتي كالا و خدمات خريداري شده، به جاي طبقه بندي برحسب نوع و ماهيت به عنوان عوامل و اجــــزاي فعاليتها تلقي و طبق بندي مي گردند. براي نمونه مواد و مصالح ساختماني مصرف شده توسط سازمان دولتي، بخشي از بهاي تمام شده، جاده، پل يا ساختمان ساخته شده محسوب و طبقه بندي مي گردد. زيرا مواد و مصالح مذكور در تركيب با ساير تجهيزات و خدمات استفاده شده حاصل نهايي خاصي را كه جزئي از وظايف و اهداف و برنامه هاي سازمان دولتي است، ايجاد مي كند. به عبارت ديگر، مواد، كالا و خدمات خريداري شده با محصول و توليد نهايي (END-PRODUCT) ارتباط داده مي شود. طبقه بندي عملياتي مدارك و اسناد قابل قبول و واقعي را كه ممكن است در تشخيص كارايي&، سطوح مختلف مديريت مفيد باشــــد، ايجاد مي كند و بيان مي دارد كه علت افزايش هزينه هاي بهاي تمام شده برنامه ها، افزايش حجم عمليات است يا افزايش هزينه ها براي حجم ثابت است. شكل شماره يك طبقه بندي در بودجه عملياتي را نشان مي دهد.
گرچه طبقه بندي عملياتي برحسب فعاليتها توجه مديريت را به برنامه ها و هزينه هاي تمام شده آنها جلب مي كند ولي بايد توجه داشت كه هزينه هاي تمام شده همه فعاليتها به خودي خود، ارزش واقعي آنها را نشان نمي دهد. لذا در اكثر برنامه هاي دولت، فعاليتها به عنوان واحــــــدهاي اندازه گيري عمليات به كار مي روند، زيرا، داراي قابليت انعطاف و متناسب با ساختارهاي سازماني موجود هستند. دوران گذار از بودجـــه بندي برنامه اي به سوي بودجه بندي عملياتي سرآغازي است براي:
عبور از حسابداري نقدي به طرف حسابداري تعهدي؛
گامي موثر و مفيد درجهت شفافيت سازي هرچه بيشتر هزينه ها؛
زمينه اي براي انجام اصلاحات ساختاري و عقلاني تر كردن نقش دولت در فعاليتهاي اقتصادي
بودجه ريزي برمبناي صفر
طبق معمول درفرآيند تهيه بودجه هزينه هاي سال پيش كه به مصرف رسيده به عنوان يك نقطه آغار به حساب مي آيد. كار افرادي كه بودجه جديد را مي نويسند يا تهيه مي كنند اين است كه چه اقلامي ازبودجه را بايد حذف كرد و چه فعاليتهايي (وبر همان اساس چه اقلامي ) را بايد اضافه نمود. يك چنين كاري باعث مي شود كه مديريت براي ادامه ندادن نوع خاصي از كار تعصب ويژه اي به خرج دهد(به ويژه زماني كه به سبب تغييرات محيطي يا تغيير كه در هدفهاي سازمان رخ داده مساله مفيد بودن آن قلم فعاليت ،ديگر مطرح نيست).
بودجه بندي برمنباي صفر (ZBB) سعي دارد كه اين نقيصه رابرطرف كند .ZBB توجيه مجدد هرفعاليت از مبناي صفر است و براي هر فعاليت يا برنامه بايد توجيهي وجود داشته باشد كه آيا لازم است يا نه؟ دربودجه برمبناي صفر هزينه ها به جاي اين كه برمبناي سطح جاري محاسبه شوند، از صفر شروع ميشوند. با چنين بودجه اي براي هر ريالي كه مصرف ميشود بايد توجيه منطقي داشته باشد.
پيتر پير (Peter Phyrr) بودجه بندي برمبناي صفر را چنين توصيف كرده است:
«يك برنامه عملياتي و فرآيند بودجه اي است كه هر مدير را ملزم مي كند كه به نحوي كامل، مشروح ومستدل درخواست بودجه خود را از پايه صفر (زيرا مبناي صفر است) توجيه كند و مسوول اثبات اين امر باشد كه چرا بايد هر مبلغ را به مصرف برساند».
بودجه بندي بر مبناي صفر درمقايسه با بودجه سنتي ، داراي مزايايي به شرح ذيل است:
الف) اين بودجه درباره اين كه آيا فعاليتها بايد ادامه يابند يا متوقف شوند، توجيه بيشتري دارد.
ب) اشتراك مساعي تمام كساني را كه با بودجه ارتباط دارند، مجاز مي داند.
ج) ازآنجايي كه هريك از شقوق مختلف بايد به طور كمي محاسبه شده ، معيارهاي لازم براي مقايسه وجود دارند و لذا، ارزيابي آنها روشن وخالي از ابهام است.
د) فعاليتهايي كه اولويت پايين دارند، با اطمينان خاطر حذف ميشوند.
در ظاهر ، بودجه بندي برمبناي صفر باعث ميشود كه بتوان اولويتهاي بودجه را به شيوهاي بهتر تعيين كرد و كارآيي سازمان را بالا برد، ولي واقعيت اين است كه چنين كاري باعث ميشود تا مقدار بيشتري كارهاي دفتري انجام شود واحتمالاً روحيه افراد و مديراني كه بايد براي اقلام هزينه هاي پيشنهادي دلايل موجهي ارائه نمايند تضعيف گردد (كه در نتيجه موجوديت برخي از اقلام هزينه ها به زير سوال خواهد رفت) . به همين دليل است كه در زمان كنوني نسبت به سال هاي پيشين از بودجه بندي برمبناي صفر كمتر استفاده ميشود(فرج وند،1380،ص205).
-5 نظام طرح ريزي – برنامه ريزي – بودجه بندي
روشي كه درجهت تكميل بودجه برنامه اي اخيراً در بسياري از كشورها معمول شد، نظام طرح ريزي- برنامه ريزي – بودجه نويسي است. اين اصطلاح درسال 1960 توسط وزارت دفاع ايلات متحده آمريكاي شمالي مورد استفاده قرار گرفت و بعداً با شرايط متفاوتي به دستگاههاي ديگر دولتي راه يافت.
با استفاده از نظام PPBS مي توان برنامه ريزي – طرح ريزي وبودجه نويسي – اطلاعات مديريت – كنترل مديريت وارزشيابي برنامه اي را به هم مرتبط ساخت و درعين حال نسبت به تجزيه وتحليل سيستماتيك هر يك از عناصر تاكيد كرد(فرج وند،1380،ص206).
دراين نظام، بيش از آنكه به بودجه ريزي داده ها مطرح باشد بودجه ريزي ستاده ها (Outputs) مطرح است. در اين نظام ، محور اصلي بحث عبارت از هدفها و نتايج نهايي عمليات دولت و امكان نيل به اين هدفها از طريق عمليات مختلف و مقايسه اين عمليات و انتخاب بهترين، ارزانترين ، سريع ترين و مناسب ترين آنها مي باشد. نكته مهم اين است كه اين مجموعه را بايد يك نظام تلقي نمود نه روش و فن خاص، نظامي كه شامل مبناي تصميم گيري مناسب ومعقول درمرحله سياست سازي و اعلام خط مشي طراحي برنامه هاي اجرايي و تخصيص منابع محدود ميان نيازهاي نامحدود بوده و برقراري ارتباط مداوم بين اين عوامل را فراهم مي سازد به اين ترتيب هريك از اجزاء نظام از لحاظ نيل به هدفهاي تعيين شده در ارتباط با جزء ديگر نقشي دارد.
پیش بینی درآمدها و هزینه هامتناسب با تحولات در جامعه بشری و تغییر وظایف دولت ها
الف ) پیش بینی در آمد ها :
* روش سال ما قبل آخر درآمد پیش بینی شده دقیقا برابر با در آمد قطعی سال ما قبل آخراست.
* روش حد متوسط ها حد متوسط افزایش و یا کاهش هر یک از درآمدها را در یک دوره 3 یا 5 ساله بدست آورده ، درآمد سال آینده را پیش بینی می کند .
* روش پیش بینی مستقیم با انجام مطالعات و بررسی های دقیق در مورد اوضاع و احوال اقتصادی موجود و تجارب سال های گذشته ، با اتکا به تخصص و تجارب خویش مبادرت به پیش بینی در آمدها برای دوره آینده می کند .
* روش سنجیده منظم پیش بینی در آمدها با استفاده از دو تکنیک تجزیه و تحلیل همبستگی و جمع آوری پرسشنامه های نمونه.
برآورد هزینه ها:
* بودجه متداول (سنتی) : با تاکید بر نقش بودجه به عنوان ابزار مالی و حسابداری برای دریافت ها و پرداخت ها در بخش دولتی و توزیع اعتبار معطوف به ( دستگاه – هزینه ) و نقش مجلس در بررسی بودجه برای تهیه بودجه یک دستگاه دولتی براساس روش سنتی لازم است :
* شناسای کامل وضع موجود دستگاه اجرایی شامل اطلاعات کارکنان ، تجهیزات و اموال ، اطلاعات مورد نیاز اعتبارات دستگاه ، اصلاحات به عمل آمده ، اطلاعات مربوط به هزینه دستگاه ،
* پیش بینی نیازهای سال بودجه
* تبدیل نیازهای پیش بینی شده به ارزش پولی
* بودجه ریزی افزایش یا سبک نگهداشت سطح حجم عملیات دستگاه ثابت فرض شده و با افزایش و یا کاهش هزینه ها در برابر حجم عملیات ثابت مقایسه و پیش بینی می شود .
* بودجه برنامه ای : تلاش براین است که عملیات سازمان به شکل برنامه کاری تنظیم شود .
مزایای بودجه برنامه ای :
* بهبود تنظیم برنامه و کنترل عملیات
* تجدید نظر و تصویب برآورد بودجه
* عدم تمرکز برآورد هزینه ها
* هماهنگی عملیاتی
* بهبود روابط با مردم
* بودجه عملیاتی : همان بودجه برنامه ای به شکل پیشرفته است که به نحوی دقیق تر و روشن تر اجرای برنامه ها را از دیدگاه فایده و هزینه تجزیه و تحلیل می نماید.
برنامه های دولت از نظر قابلیت اندازه گیری :
عمیات قابل اندازه گیری
عملیات غیر قابل اندازه گیری
* بودجه برنامه ای در سطح بالاتر از بودجه عملیاتی است .
* بودجه برنامه ای هزینه ها را بصورت چکی و در سطح برنامه مطرح می کند در حالی که برنامه عملیاتی هزینه ها را جزیی می بیند .
* بودجه برنامه ای روند آینده اهداف و فعالیت های دولت را می بیند در حالی که بودجه عملیاتی بر ارتباط میان مواد هزینه و محصول نهایی را در عملیات اشاره می کند .
* بودجه برنامه ای کار دستگاه اجرایی ، سازمان مدیریت و برنامه ریزی و مجلس را آسان می کند . در حالی که بودجه عملیاتی حجم کار هر فعالیت را مشخص می کند .
تفاوت بودجه برنامه ای با عملیاتی :
* بودجه ریزی به روش نظام برنامه ریزی _طرح ریزی و بودجه ریزی (P.P.B.S)
* برنامه ریزی
* طرح ریزی
* بودجه ریزی
* سیستم
(P.P.B.S) عبارت از کاربرد منظم بودجه بندی برنامه ای و شامل پیش بینی عناصر کوتاه مدت و میان مدت در جریان تهیه و تنظیم تقسیمات عمومی است .
استفاده از (P.P.B.S) موجب می شود :
* مخارج بر اساس محصولات مختلف فعالیت های عمومی به وظایف ارتباط داده می شود .
* گستره پیش بینی و تصمیم وسعت می یابد.
* با مقایسه ( هزینه – فایده ) تصمیماتی صحیح اتخاذ می شود .
* بودجه ریزی بر مبنای صفر (Z.B.B)
* فعالیت ها به فعایت های فرعی تقسیم می شود .
* تمامی فعالیت های ارزیابی شده ، اولویت بندی ، و انتخاب مهمترین اولویت ها
* توزیع مناسب سازمانی بر مبنای ترجیحات و اولویت برنامه ها تخصیص یابد.
