اصول مؤثر مدیریت وب سایت ها

http://pnu-club.com/imported/2010/09/553.jpg











● شروع
باید وب سایت را به صورت روزانه مدیریت کرد. کاری که در این زمینه باید انجام شود، به حجم وب سایت و میزان اطلاعات جدیدی که منتشر می کند، بستگی دارد. البته، حتی وب سایت های کوچک را نیز باید هر روزبررسی کرد تا تضمین شود که همه چیز سر جای خودش قرار دارد. این نکات را در ذهن داشته باشید:
▪ وب سایت ها ابزاری برای ارتباط هستند و باید توسط کسانی اداره شوند که محتوای آنها را به خوبی درک می کنند ؛
▪ امنیت، یک نگرانی فزاینده در اینترنت است؛ هر سایتی باید دارای یک سیاست امنیتی جامع باشد؛
▪ تأمین منابع مالی از بیرون می تواند کارآیی خوبی برای وب سایت ها داشته باشد، اما باید با احتیاط به سراغ آن رفت؛
▪ عکس العمل بازدیدکنندگان باید همیشه بررسی شود، زیرا این توجه به رفع نیازهای آنان کمک می کند.
● پرسش های تحقیق
۱) چرا وب سایت باید یک سردبیرداشته باشد؟
سردبیران درک خوبی از محتوا و اطلاعات دارند و اطلاعات همه چیز وب سایت است. موفقیت وب سایت ربطی به مسائل فنی ندارد، هر چند که آنها هم مهم هستند. توانایی یافتن سریع اطلاعات خوب، وب سایت را برای بازدیدکنندگان جذاب می کند. به همین دلیل، فردی مورد نیاز است که سازمان را کاملاً بشناسد و بتواند اطلاعات خوبی را پیرامون فعالیت های آن منتشر کند.
۲) آیا وب سایت ها، خطرات امنیتی دارند؟
بله. وب سایت ها می توانند دری را به روی شبکه رایانه ای شما باز کنند . در نتیجه نیازمند اقدامات امنیتی هستند. هکرها تهدیدی مهم علیه اینترنت هستند ،پس اگر وب سایت شما از امنیت کامل برخوردار نباشد، عواقب آن می تواند به شدت برای شما خطرناک باشد.
۳) چراتوجه به عکس العمل بازدیدکنندگان در مدیریت وب سایت مهم است؟
وب سایت ها به نوعی نمایانگر رفتار بازدیدکنندگان خود هستند و به همین دلیل عکس العمل آنها مهم است. بدین ترتیب، شما می توانید بفهمید که آنها در چه حوزه هایی مشکل دارند و یا دوست دارند شاهد چه پیشرفت هایی باشند. وب سایت باید همیشه در حال تکامل باشد، پس سعی کنید عمل شما طوری باشد که صمیمیت بیشتری را برای مشتریان ایجاد نماید.


● آیا تأمین نیازها از بیرون خطرناک نیست؟
میزبانی وب سایت کاری مهم با ماهیت کسب و کار است . هرچند امروزه تعداد خدمات دهندگان وب سایت افزایش چشم گیری داشته است اما باید در زمینه تأمین نیازها از وب سایت ها و اینترنت، مراقبت بیشتری به خرج داد. باید مطمئن شوید که با یک منبع یا فروشنده معتبر کار می کنید و آنها همیشه خدمات کیفی مناسبی را به شما ارایه می دهند.


● ساخت یک وب سایت
۱) میزبانی وب سایت
میزبانی وب سایت یعنی اینکه خودتان را از طریق اینترنت معرفی کنید تا دیگران بتوانند باشما آشنا شوند. برای این کار دو روش اصلی وجود دارد: میزبانی درونی و میزبانی بیرونی. میربانی درونی اغلب دربرگیرنده شبکه های درون سازمانی یا اینترانت است، زیرا بخش اعظم دستیابی به اینترانت به افراد داخل سازمان مربوط است. البته باید امکانات کافی رافراهم کنید، تا کارکنان از خانه و حتی از داخل اطاق هتل، به راحتی و به سرعت، مطالب مورد نیاز خود را منتقل کنند.
برای معروف ترین وب سایت ها، این کار را یک شرکت ثالث به نام" شرکت میزبان" انجام می دهد. چنین شرکت هایی از عهده حل پیچیدگی های موجود در وب سایتی که میزبانی آن را بر عهده دارند برمی آیند و خدماتی عالی و ارزشمند را ارایه می کنند. وقتی شرکت میزبان را انتخاب می کنید، موارد زیر را در نظر بگیرید:
▪ آیا به یک نام اصلی نیازمند هستم؟
▪ هر ماه، انتظار چه تعداد بازدیدکننده را دارم؟
▪ به چه اندازه سرعت و فضا نیاز دارم؟
▪ آیا به امکانات تجارت الکترونیکی نیاز دارم؟
▪ آیا نیازمند خدمات ویژه برنامه ریزی مانند CGI هستم؟
▪ چگونه می خواهم با پست الکترونیک خود کار کنم؟
▪ چه نوع خدمات پشتیبانی را نیاز دارم؟
▪ تعیین قیمت ها و شیوه پرداخت ها به چه صورتی است؟


● تأمین نیاز فعالیت های وب سایت از بیرون
میزبانی بیرونی نخستین گام در تأمین نیاز های وب سایت از خارج است. اداره یک وب سایتِ بزرگ، یک کار فنیِ پیچیده است. مزیت تأمین منابع از بیرون آن است که به شما اجازه می دهد بر کسب و کار محوری خود تمرکز کنید . در عین حال به دلیل انعطاف پذیری بالایی که دارد، نیاز شما به استخدام افراد فنی را مرتفع می سازد. موضوعات زیر را به خاطر داشته باشید:
▪ تأمین نیازهای وب سایت ها از بیرون هنوز صنعتی جدید است و احتمال شکست در آن بالا است. شرکتی معتبر و قوی از نظر مالی را برای این منظور انتخاب کنید.
▪ تدوین استراتژی مناسب برای تأمین نیازها از بیرون، مهم است .توجه داشته باشید که این کار، فعالیتی جدی است که اگر غلط انجام شود، نتایجی جدی به دنبال خواهد داشت.
▪ انتخاب یک فروشنده معتبر زمان بر است.
▪ باید قراردادی جامع تنظیم شود. مطمئن باشید کسی که قرارداد نمی بندد، نمی تواند کارش را درست انجام دهد.
▪ برای مدیریت روزانه تأمین منابع از بیرون، باید شاخص ها و طرح های مناسبی را تعیین کرد.
▪ تأمین کننده منابع شما بایدقوی ترین شیوه های امنیتی را به کار بگیرد.
▪ تأمین کننده منابع شما باید در زمینه ارایه خدمات کیفی، سابقه خوبی داشته باشد.
▪ تأمین نیازها از بیرون، یک استراتژی بلند مدتٍ استفاده از فن آوری نیست. بنابراین همچنان به کارکنان فنی و باتجربه محتاج هستید ، تا سیاستی قوی را برای استفاده از فن آوری های مورد نیاز در آینده تدوین کنید.


● مدیریت روزانه وب سایت
وب سایت ها مرتباً در حال تکامل هستند، و نیازمند نگهداری دایمی. سطح نگهداری به حجم وب سایت و فعالیت های آن بستگی دارد. برای نگهداری حرفه ای یک وب سایت:
▪ بایدعملکرد وب سایت مرتباً تحت نظارت قرار بگیرد. صفحه اصلی و دیگر صفحات مهم باید هرروز بررسی شوند، تا هر گونه مشکل فنی به سرعت مشخص و حل شود.
▪ محتوا و اطلاعات جدید باید به طور منظم منتشر شوند . اطلاعات قدیمی هم باید حذف شوند. اطلاعات منسوخ و قدیمی تأثیر بسیار بدی بر مخاطب دارند.
▪ همه ارتباط ها، فرم ها و عناصر برنامه ریزی باید به طور منظم بررسی شوند.
▪ استانداردهای تدوین شده در طراحی وب سایت، باید تحت نظارت قرار بگیرند.
▪ باید شرایط لازم برای دریافت نظرات بازدیدکنندگان فراهم شود. این قسمت هم باید به طور منظم بررسی شود.
▪ باید برقابلیت دسترسی آسان به وب سایت نظارت شود.
▪ امنیت وب سایت باید تحت نظارت و مراقبت باشد.


● مدیریت امنیت اینترنتی
اینترنت یک شبکه است و شبکه ها طبق تعریفشان، فضایی باز و آزاد هستند. وقتی به موضوع امنیت اینترنت می پردازید، توجه داشته باشید که: اگر یک سیاست مدون امنیت اینترنتی نداشته باشید، به هیچ وجه نمی توانید امنیت وب سایت خود را تضمین کنید. شما باید:
▪ همیشه هوشیار باشید. هیچ یک از سیستم های امنیتی، کامل نیست. تهدیدهای امنیتی مرتباً تغییر می کنند، لذا باید بر وضعیت موجود نظارت داشته باشید.
▪ توانمندی های نرم افزاری و تخصص انسانی را با هم تلفیق کنید. بهترین نرم افزار امنیتی در جهان هم نیازمند تجربه و مهارت انسانی است. این مسئله در مورد سیستم های بزرگ تر اهمیت بیشتری پیدا می کند.
▪ امنیت باید هم داخلی باشد و هم خارجی. بسیاری از تهدیدهای سازمانی ریشه در داخل سازمان دارد.
▪ وب سایتی ساده داشته باشید. نرم افزارهای کمتر و گزینه های محدودتر به معنای فرصت کمتر برای ورود هکرها و یافتن ضعف های وب سایت شما است.


● به شکلی مؤثر با ویروس های رایانه ای مقابله کنید.
ویروس های رایانه ای، تهدیدی دایمی و فزاینده در اینترنت هستند و هر ساله میلیاردها دلار به سازمان ها ضرر می زنند. آنها هر روز پیچیده تر می شوند و به سرعت نیز با ویروس های جدید جایگزین می شوند. بهترین رویکرد برای مقابله با ویروس های رایانه ای، پیشگیری است. برای مبارزه با ویروس های رایانه ای:
▪ آخرین نسخه نرم افزارهای ضد ویروس را نصب کنید و آنها رابه روز نگاه دارید.
▪ به کمک نرم افزارهای ضد ویروس خود، مرتباً بر سیستم رایانه خود نظارت کنید.
▪ آخرین نسخه های نرم افزاری را برای رایانه خود پیدا کنید. اگر آنها را نیابید، احتمالاً نرم افزار ضد ویروس شما نخواهد توانست از سیستم شما مراقبت نماید.
▪ با یک خبرنامه الکترونیکی، که از طریق پست الکترونیکی برای شما ارسال می شود، مشترک شوید؛ تا از آخرین اخبار مربوط به نرم افزارهای ضد ویروس آگاه شوید.
▪ ایمیل های مشکوک را سریعاً حذف کنید.
▪ هر چیزی را از اینترنت به سیستم خود منتقل نکنید، مگر اینکه از یک وب سایت بسیار معتبر باشد.
▪ به طور منظم داده های خودرا پشتیبانی کنید.
▪ همیشه هوشیار باشید.


● مدیریت پیام های الکترونیکی
جدی نگرفتن ایمیل ها دو نتیجه مهم به دنبال دارد. نخست، بسیاری از این پیام ها که ارزش بالای یک ابزار اثربخش ارتباطی را دارند، ارزش خود را از دست می دهند. دوم، بسیاری از سازمان ها در پاسخ دادن به درخواست های الکترونیکی از طریق ایمیل ضعیف عمل می کنند. پاسخ نگفتن سریع به یک ایمیل مانند آن است که به تلفن پاسخ داده نشود. باید برای پاسخ دادن به ایمیل ها، سیاستی مناسب همراه با آموزش های لازم در نظر گرفته شود.


● اشتباهات رایج
▪ محتوا و اطلاعات منسوخ
وب سایتی که با اطلاعات تازه روزآمد نشود ، یا حاوی اطلاعاتی نا متناسب باشد، چهره سازمان را غیرحرفه ای می کند.


● ارتباطات منقطع و دیگر مشکلات مشابه
در بسیاری از وب سایت ها، قابلیت دسترسی به همه بخش ها بررسی نمی شود. البته این گونه ارتباطات منقطع، به امری رایج در وب سایت ها تبدیل شده است.


● رویکردهای امنیتی ضعیف
بسیاری از سازمان ها نمی دانند که وب سایت آنها با چه تهدیدهای امنیتی شدیدی مواجه است. به طور کلی، امنیت در اینترنت ضعیف است و نتیجه آن هم سرعت بسیار بالای انتشار ویروس ها در سیستم های رایانه ای و توالی قطع یا کندی شبکه است.


● بی جواب گذاشتن پیام های الکترونیکی
تحقیقات حکایت از آن دارند که سازمان ها در پاسخ دادن به افرادی که از طریق وب سایت با آنها تماس گرفته اند، ضعیف عمل می کنند. این امر تأثیر بدی بر مشتریان بالقوه دارد.


● برای کسب اطلاعات بیشترمنابع زیر مفید هستند
▪ وب سایت ها:
۱) اینوب سایت به شرکتی به همین نام تعلق دارد. Builder AU - By developers for developers www.directory.google.com
۲) این وب سایت در موتور جستجوی گوگل، در زمینه مدیریت فعال است و شما را با دیگر وب سایت های مدیریتی مرتبط می سازد.
«تعلل کردن و طفره رفتن متعلق به دیروز بود.» دان مارکوس
«تنها چیزی که تجربه به ما می آموزد، این است که تجربه هیچ چیزی به ما نمی آموزد.» آندره موریس