مراحل طرح و تدوین سیستمهای حسابداری

برای طرح وتدوین سیستمهای حسابداری اقدامات و روشهایی در مراحل مختلف صورت می گیرد .مراحل طرح و تدوین سیستمهای حسابداری ، شامل مراحل ششگانه زیر است :

* شناسایی سیستم حسابداری
* تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری
* طراحی سیستم حسابداری
o طراحی گردش عملیات سیستم حسابداری
o تعیین نیازهای ورودی و خروجی سیستم
o طراحی مکانیزم کنترل سیستم حسابداری
o تدوین سیستم حسابداری
* اجرای سیستم حسابداری
* وارسی سیستم حسابداری
* نگهداری سیستم حسابداری


این مراحل در بعضی از موارد به اندازه ای در هم آمیخته اند که تفکیک آنها از یکدیگر عملا امکان پذیر نیست .

در بعضی موارد حتی در مرحله پایانی طراحی سیستمهای حسابداری یعنی نگهداری سیستمهای حسابداری ممکن است برگشت به اولین مرحله طراحی سیستم حسابداری یعنی شناسایی صورت گیرد و جمع آوری بعضی اطلاعات و شناخت بیشتر مورد نیاز باشد .
شناسایی سیستم حسابداری
اولین مرحله طرح وتدوین سیستم حسابداری معمولا هنگامی آغاز می شود که استفاده کنندگان از سیستم حسابداری موجود ( مدیریت موسسه ، کارکنان ) بدلیل عدم رضایت از آن و یا به دلیل عدم وجود سیستم حسابداری ، برقراری یک سیستم حسابداری را درخواست می نمایند .

پس از اعلام نیاز و دریافت درخواست ، طراحی و تدوین سیستم حسابداری کار طراحی توسط حسابدار و یا گروه حسابداران خبره آغاز می شود و اولین مرحله کار طراحی شروع می شود .

برای شناسایی و تشخیص مشکلات و نقاط قوت و ضعف سیستم حسابداری موجود ، معمولا از فرمهای مخصوصی استفاده می شود که این فرمها توسط استفاده کنندگان از سیستم حسابداری تکمیل می گردد . طراح یا طراحان سیستم حسابداری با دریافت فرمهای تکمیل شده که حاوی اطلاعات مقدماتی از شناسایی سیستم است ، بررسیهای خود را شروع می کنند و با روشهای مختلف اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی سیستم حسابداری موجود را جمع آوری می نمایند .

روشهای جمع آوری اطلاعات معمولا به کمک یک یا چند روش از روشهای زیر انجام می شود :

* مصاحبه : این روش یکی از متداولترین و مناسب ترین روشهای مطالعه و شناسایی است و به دلیل عملی بودن و کم هزینه بودن کاربرد بیشتری دارد .


* پرسشنامه : این روش که با طرح سئوالات مشخصی انجام می شود معمولا وقت گیر است و در بعضی از موارد غیر عملی است و به دلیل دخالت نظرات شخصی تکمیل کننده در برخی از موارد ، پرسشنامه شناخت درستی به دست نمی دهد ، بنابراین کاربرد کمتری دارد .


* مشاهده : این روش جمع آوری اطلاعات در صورتی که از نظر زمانی و صرف هزینه طراح سیستم محدودیتی نداشته باشد با توجه به اینکه اطلاعات کاملتری به دست می دهد ، روش مطلوبی است .


* بررسی اسناد و مدارک : برای داشتن شناخت درستی از سیستم موجود مطالعه اسناد و مدارک موجود در موسسه صورت می گیرد . بررسی دستورالعملهای مدون موجود از قبیل : اساسنامه ، نمودار سازمانی ، مصوبات هیئت مدیره ، مصوبات کمیسیونهای معاملات و سایر مدارک موجود ، بخشی از نیازهای اطلاعاتی طراح سیستم حسابداری برای شناسایی و مطالعه را تامین می کند .


* بررسی کتابها و جزوات دیگر : مبنای این روش دانش و تجربیات شخصی طراح سیستم حسابداری است و مطالعه قوانین و مقررات موضوعه ، کتابها ، منابع و جزوات دیگر را شامل می گردد .


پس از جمع آوری اطلاعات به کمک یک و یا چند روش مذکور و بررسی آن و شناسایی مقدماتی ، نسبت به منطقی بودن درخواست استقرار سیستم حسابداری تصمیم گیری می شود و در صورت مثبت بودن نتیجه بررسی ، طراحی سیستم حسابداری وارد مرحله بعدی می گردد .
تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری
تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری که با شروع جمع آوری اطلاعات با روشهای مختلف آغاز شده است در این مرحله به شکل کاملتری انجام می شود . طراح سیستم حسابداری ، سیستم موجود را مطالعه و بررسی نموده و نتایج و عملکرد آن را ارزیابی می کند . در این مرحله ساختار موسسه مورد مطالعه قرار می گیرد و کلیه دستورالعملها و آئین نامه های موجود و نمودار سازمانی که مسئولیتها و اختیارات را مشخص می کند بررسی می شود .

در این مرحله کلیه اسناد و مدارک مربوط به سیستم حسابداری موجود ، گردش عملیات ، فرمها و روشهای گردش آنها مطالعه و ورود داده ها ، پردازش در سیستم عامل آنها وگزارشها وصورتهای مالی به عنوان ستاده ها مورد ارزیابی قرار می گیرد .

پس از انجام مطالعات ، طرح سیستم با انجام مصاحبه با مدیران و برخی از کارکنان موسسه نیازهای اطلاعات حسابداری آنها را به طور دقیق و روشن مورد شناسایی و ارزیابی قرار می دهد . سپس سیستم حسابداری موجود و امکانات آن با نیازهای اطلاعاتی مدیریت و برخی از کارکنان موسسه مقایسه و نقاط ضعف آن مشخص و راه حلهای مختلف تعیین می شود . راه حلها می توانند بی شمار باشند ولی اغلب آنها را می توان در سه دسته طبقه بندی نمود :

* برقراری یک سیستم حسابداری جدید .
* اصلاح و تکمیل سیستم حسابداری قدیمی .
* استفاده از خدمات دیگران .


پس از انتخاب یکی از راه حلهای سه گانه ، بایستی آن را از سه نظر مورد بررسی قرار داد :

* بررسی تکنیکی : در این بررسی باید روشن شود که امکانات موجود در موسسه یا امکانات موجود در بازار نیازهای سیستم حسابداری جدید را برآورد می نماید . در طراحی سیستم های حسابداری کامپوتری بررسی تکنیکی شامل ارزیابی سخت افزار و نرم افزارهای موجود در بازار نیز می شود .


* بررسی امکان : در این بررسی که عده ای آن را بررسی عملی بودن سیستم حسابداری نیز نامیده اند ، توانائیها و امکانات موسسه از نظرسازمان ، نیروی انسانی و سیاستهای مدیریت مورد توجه و مطالعه قرار می گیرد .


* بررسی اقتصادی : در این بررسی منافع و هزینه های هر یک از راه حلهای انتخاب شده مورد مطالعه قرار می گیرد .


نتایج حاصل از بررسیهای سه گانه فوق طی گزارش خاصی که بر گزارش سنجش امکان به مدیریت موسسه ارائه می شود . راه حل مناسب پس از مطالعه گزارش فوق توسط مدیریت انتخاب شده و به طراح سیستم حسابداری معرفی می شود و پس از معرفی راه حل مناسب ، طراح سیستم مرحله بعدی را شروع می کند .

طراحی سیستم حسابداری
1- طراحی گردش عملیات سیستم حسابداری:
طراحی گردش عملیات سیستم معمولا با ترسیم نمودار گردش عملیات سیستم ( روند سیستم ) انجام می شود . در این نمودار اهم عملیات و اقدامات حسابداری که برای شناسایی ، پردازش در سیستم عامل و ارائه اطلاعات مربوط به یک رویداد مالی و یا گروه خاصی از رویدادهای مالی انجام می شود به شکل نمودار و علایم خاصی به صورت تصویری ارائه می گردد .

نمودار گردش عملیات سیستم را می توان به دو صورت نمودار ساده گردش عملیات و یا نمودار نمادی گردش عملیات سیستم ، ترسیم نمود .

در نمودار ساده گردش عملیات از مستطیلهایی برای نشان دادن خلاصه ای از عملیات و اقداماتی که بایستی در هر مرحله انجام شود ، استفاده می گردد و جهت حرکت عملیات و اقدامات سیستم به وسیله پیکانی نشان داده می شود .

در نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از علایم تصویری خاص استفاده می شود . در این روش ، اسناد و مدارک و اقدامات و عملیاتی که بایستی انجام شود به صورت نمادهای خاصی ترسیم می شود .

علایم و نمادهایی که بیشتر از سایر علایم و نمادها در طراحی سیستمهای دستی و یا سیستمهای کامپیوتری حسابداری مشترکا استفاده می شود عبارتند از : بیضی برای نشان دادن آغاز و پایان عملیات ، مستطیل برای نشان دادن ماهیت عملیات ویا مرحله ای از عملیات ، لوزی معمولا هنگامی استفاده می شود که در هنگام انجام عملیات و یا در هر مرحله از آن لازم است که در مورد انتخاب بین دو یا چند راه حل که در سیستمهای حسابداری معمولا دو راه است اتخاذ تصمیم شود و پیکان جهت نشان دادن جهت جریان اقدامات و یا عملیات .

نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از بالا به پایین و از راست به چپ ترسیم می شود و جهت جریان اقدامات و یا عملیات سیستم همانند نمودار ساده گردش عملیات به وسیله پیکانی مشخص می گردد .

شابلونهای نمادی گردش عملیات سیستم به صورت آماده در فروشگاه های لوازم التحریر به فروش می رسد که از آنها اغلب برای ترسیم نمودار گردش عملیات در سیستمهای کامپیوتری حسابداری استفاده می شود .
2- تعیین نیازهای ورودی و خروجی سیستم :
نیازهای ورودی و خروجی سیستم شامل ، نیازهای ورودی ، نوع و ساختار حافظه ورودی ، نحوه دسترسی به داده ها یا اطلاعات ، نحوه ثبت آنها و نوع دستگاه ورودی ( در سیستمهای کامپیوتری ) و همچنین نیازهای خروجی شامل نوع و ساختار حافظه خروجی ، نوع دستگاه خروجی ( در سیستمهای کامپیوتری ) ، نحوه گزارش دهی ، شکل گزارشها ، حجم و زمان گزارش دهی می گردد .

اغلب برای تشخیص صحیح نیازهای ورودی و خروجی روند نمای فرمها ( گردش کار فرمها ) که گردش فرمها را در سیستم حسابداری نشان می دهد ، تهیه می گردد .
3- طراحی مکانیزم کنترل سیستم حسابداری :
مکانیزمهای کنترل دقیقا مشخص شده و نقاطی از سیستم که نیازمند اعمال کنترل بیشتری هستند تعیین می گردد . روند نمای فرمها برای تشخیص نقاط اعمال کنترل داخلی کاربرد فراوانی دارد .

در مورد طراحی سیستمهای کامپیوتری ، پس از انتخاب بهترین سیستم ، وقت زیادی صرف کد گذاری و آزمایش برنامه کامپیوتر می شود . انتخاب سیستم نرم افزار و سخت افزار از وظایف طراح سیستم حسابداری است که با دریافت پیشنهادات فروشندگان و ارزیابی آنها انجام می شود .
4-تدوین سیستم حسابداری
تدوین سیستم حسابداری آخرین مورد طراحی سیستم حسابداری است که سیستم حسابداری به صورت مدون در می آید . موفقیت یک سیستم حسابداری بستگی کامل دارد به اینکه استفاده کنندگان از سیستم آن را به خوبی فهمیده و پذیرفته شده باشد و بتواند نیازهای استفاده کنندگان را برآورده نماید .

بنابراین مشارکت استفاده کنندگان در مراحل مختلف طراحی گذشته از آنکه شناسایی سیستم را تسهیل می کند ، احساس مشارکت و دخالت در مراحل طراحی منجر به درک بهتر سیستم و پذیرفتن آن می گردد .
اجرای سیستم حسابداری
پس از طراحی سیستم حسابداری در مرحله این مرحله ، سیستم به اجرا گذاشته می شود . اجرای سیستم حسابداری جدید یعنی جایگزین سیستم جدید به جای سیستم قبلی . اجرای یک سیستم نسبتا پیچیده حسابداری ماهها طول می کشد و این کار با صرف وقت و دقت و حوصله کافی و برنامه خاص زمانبندی صورت می گیرد .

برای اطمینان از اینکه سیستم جدید می تواند جایگزین سیستم قبلی شود بهتر است برای مدتی دو سیستم به صورت همزمان اجرا شوند . این روش را روش اجرای موازی می گویند .

در برخی از موارد که اجرای موازی سیستم عملی نبوده و یا احیانا وقت گیر و پرهزینه است ، می توان از اطلاعات گذشته و یا حتی اطلاعات غیر واقعی سیستم را و نتایج حاصل از اجرای سیستم را ارزیابی نمود ، این روش را روش اجرای آزمایشی گویند .
وارسی سیستم حسابداری
پس از اجرای سیستم حسابداری و پس از گذشت چند ماه از اجرای آن ، بایستی اطمینان حاصل شود که بازده سیستم بایستی اطمینان حاصل شود که بازده سیستم با آنچه که به عنوان هدفها و مشخصات سیستم تعیین شده است ، تطبیق می کند و سیستم جدید نیازهای استفاده کنندگان را تامین می نماید .

وارسی سیستم توسط طراح سیستم و یا توسط واحد حسابرسی داخلی موسسه صورت می گیرد . وارسی سیستم بایستی پاسخ دقیقی برای پرسشهای زیر ارائه نماید :

* آیا سیستم حسابداری جدید هدفهایی که برای آن تعیین شده است را تامین می کند؟
* آیا سیستم نیازهای استفاده کنندگان را تامین می نماید ؟
* آیا کنترلهای لازم و پیش بینی شده در سیستم اعمال می شود ؟
* نقاط ضعف احتمالی مشخص شده است ؟
* آیا سیستم صرفه جویی تعیین شده که در بررسی اقتصادی مشخص گردیده را به همراه دارد ؟


نتایج حاصل از وارسی سیستم طی گزارش به مدیریت موسسه ارائه می شود و در این گزارش تغییرات و اصلاحات مورد لزوم برای بهبود سیستم حسابداری ، پیشنهاد می گردد
نگهداری سیستم حسابداری
در ایامی که سیستم حسابداری طراحی شده اجرا می شود ، همواره مشکلاتی پدید می آید که یا ناشی از افزایش رویدادهای مالی و یا ناشی از نیازهای جدید اطلاعاتی مسئولان موسسه می باشد و سیستم قادر به تامین آنها نیست و بنابراین لازم است که تمام سیستم های حسابداری طراحی شده دارای یک دستورالعمل کامل نگهداری باشند تا بتوان سیستم حسابداری را همواره به روز و فعال نگه داشت و از بازده آن مطمئن شد .

نگهداری سیستم حسابداری شاید وقت گیرترین مرحله طراحی سیستمهای حسابداری است و بایستی توجه کامل به آن مبذول نمود . دستورالعمل نگهداری سیستم حسابداری معمولا از بخشهای عمده زیر تشکیل شده است :

نگهداری اضطراری : در این دستورالعمل مشکلات و اشتباهاتی که به صورت اتفاقی رخ می دهد و بایستی فورا اصلاح شود توضیح داده می شود .

نگهداری عادی : در دستوالعمل نگهداری عادی سیستم ، اقداماتی که به صورت تکراری برای حفظ و تداوم عملیات سیستم حسابداری صورت می گیرد ، ذکر می شود . مانند آموزش کارکنان حسابداری یا قسمت رایانه .

رشد و اصلاح سیستم : در این دستورالعمل تغییرات لازم در سیستم حسابداری که ناشی از تغییرات در سازمان موسسه و فعالیتهای آن می باشد ، در نظر گرفته می شود . مانند افزایش دوایر و شعب .
منبع: دانشنامه رشد