مولف/مترجم: ترجمه و اقتباس: مهندس علي‌اصغر صادق‌پور؛ مهندس مهرداد تقوي گيلاني؛ سولماز پناه‌پوريان
موضوع: مباني مديريت و سازمان
چکيده: اگرچه در يک نگاه ساده به عملکرد يک سازمان (يک واحد صنعتي و يا در مقياس بزرگ‌تر يک مجموعه صنعتي و يک شرکت)، ممکن است نقش هيئت‌هاي مديره چندان چشمگير به‌نظر نرسد، اما به صراحت بايد گفت که موفقيت و يا عدم موفقيت هر سازمان و يا شرکتي در بلندمدت به قدرت و نحوه عملکرد هيئت‌مديره آن بستگي دارد[1]. تجزيه و تحليل‌هاي متعددي که به‌ويژه در چند سال اخير بر روي عملکرد شرکتها و سازمانهاي موفق و ناموفق جهان انجام گرفته است، باعث پديدآمدن پارادايم جديدي در هزاره نوين شده است: «هيئت‌هاي مديره بزرگ‌ترين چالش و تهديد براي بقاي سازمان تحت رهبري‌شان هستند»[2]. اين ديدگاه جديد موجب بازنگري در فرايندهاي گزينش، به‌کارگيري، آموزش، ارتقا و هدايت و راهبري هيئت‌هاي مديره شده است. با توجه به همين ديدگاه و نقش والاي هيئت‌هاي مديره در تعالي سازمانها و شرکتهاي تحت رهبري‌شان به خصوص در شرايط رقابتي امروز، محققان و انديشمندان حوزه مديريت تا آنجا پيش رفته‌اند که اعتقاد دارند بايد براي هيئت‌هاي مديره نيز استاندارد تعريف شود و بر اساس اين استانداردها عملکرد هيئت‌مديره به‌طور کامل و هريک از اعضاي آن به‌صورت منفرد مورد ارزيابي قرار گيرد. در همين راستا و با هدف متعالي‌سازي و تدوين استانداردهايي براي هيئت‌هاي مديره، مقاله حاضر تدوين شده است. نويسنده اصلي ( هرب روبن اشتين) در اين مقاله بر پايه تحقيقات گسترده و دقيق به تشريح 12 استاندارد جديد براي هيئت‌هاي مديره پرداخته است. ما نيز تلاش کرده‌ايم که تا حد ممکن اين استانداردها را بومي کنيم تا با شرايط هيئت‌هاي مديره داخل کشور قابل انطباق باشند. سپس با توجه به اين استانداردها، براي اندازه‌گيري عملکرد هيئت‌هاي مديره پرسشهايي در گروههاي مختلف مطرح شده است که پاسخ آنها مجموعه امتيازات ارزيابي عملکرد را نشان خواهند داد. هيئت‌هاي مديره مي‌توانند با استفاده از اين مدل ارزيابي، عملکرد گذشته و آينده خود را اندازه‌گيري کنند. اين مجموعه استانداردها مي‌تواند مبناي مسير توسعه و پيشرفت هيئت‌هاي مديره در آينده باشد.
مقدمه
اغلب گفته مي‌شود که ما از شکستها و اشتباهاتمان درس مي‌گيريم. اما اين پرسش مطرح است که «چه درسي مي‌گيريم؟» اگر درسي که مي‌گيريم فقط اين باشد که آن اشتباه را تکرار نکنيم در واقع «درس» مهمي نگرفته‌ايم. بلکه رويکرد صحيح اين است که با تجزيه و تحليل اشتباهات و شکستها، استانداردهاي جديدي تعيين کنيم که ما را به‌سوي مسير با اشتباهات بسيار اندک رهنمون سازد. تنها محصولات و عوامل توليد نيستند که داراي استانداردند بلکه در دنياي امروز هيئت‌هاي مديره هم بايد داراي استاندارد باشند. به‌نظر مولف هيئت‌هاي مديره در هزاره نو به استانداردهاي جديدي نياز دارند، که در اين مقاله به تفصيل بيان مي‌شوند.
استانداردهاي جديد
اين مقاله، سرفصل جديدي را در ادبيات هيئت‌هاي مديره بيان مي‌کند و از اين جهت بسيار حائز اهميت است. مقاله حاضر به‌جاي پرداختن به موضوعهايي همچون فلسفه وجودي هيئت‌هاي مديره، بهترين سطح عملکرد آنها، فرايندهاي انتخاب اعضاي هيئت‌مديره و يا ويژگيهاي فردي مديران شرکتهاي غيرانتفاعي، استاندارد جديدي را شامل 12 بخش براي هيئت‌مديره‌ها وضع مي‌کند. براي تعيين هريک از 12 بخش از اين استاندارد تحقيقات مفصل و دقيقي انجام شده است و در اين استانداردها چارچوب کاملي براي ارزيابي هيئت‌هاي‌مديره ارائه شده که به اين استاندارد رسميت مي‌دهد. هدف اين مقاله ارائه يک استاندارد مشخص و جديد به هيئت‌مديره شرکتهاي تجاري و غيرانتفاعي است که آنها را در خلاقيت و نوآوري و اجراي امور راهنمايي مي‌کند. ما نيز تلاش کرده‌ايم که تا حد ممکن اين استانداردها را بومي کنيم تا براي هيئت‌هاي‌مديره داخل قابل کاربرد باشند. ممکن است اين استانداردها قدري مشکل و دست‌نيافتني باشد، اما بايد با برنامه‌ريزي صحيح و اصولي سعي کنيم به اين استانداردها برسيم. اين استانداردهاي جديد به‌شرح زيرند:
* استاندارد شماره 1: همه سازمانهاي غيرانتفاعي و شرکتهاي تجاري بايد طبق مقررات يک هيئت‌مديره انتخاب کنند که وظايف هريک از اعضاي آن و کل هيئت‌مديره به‌صورت مکتوب از قبل مشخص شده باشد و با همه استانداردهاي کليدي، اهداف و ارزشهاي سازمان به‌طور کامل مطابقت داشته باشد.
* استاندارد شماره 2: هيئت‌مديره بايد داراي فرايند گزينش و انتخاب اعضا باشد، به‌طوري‌که اين فرايند تضمين‌کننده وجود همه مهارتها، شايستگيها و سرمايه‌هاي انساني که سازمان براي موفقيت به آنها نياز دارد در هيئت‌مديره باشد.
* استاندارد شماره 3: هيئت‌مديره بايد به‌طور مرتب (فواصل زماني کمتر از يک سال نباشد) هريک از اعضا و فرايندها، عمليات و سهم مشارکت واقعي و قابل اندازه‌گيري خود در پيشبرد سازمان را مورد ارزيابي قرار دهد و در صورت نياز اعضاي هيئت‌مديره و فرايندها و عملياتي را تغيير دهد که کمک قابل توجهي به موفقيت سازمان نمي‌کند.
* استاندارد شماره 4: هيئت‌مديره بايد از طريق فرايندهاي سازماني پشتيباني شود، ازجمله اين که يک هفته قبل از تشکيل جلسه هيئت‌مديره، کتابچه هيئت‌مديره (BOARD BOOK) بين اعضا توزيع شود. اين کتابچه اطلاعاتي دقيق و روزآمد به‌علاوه تحليلي واضح و مستدل به هيئت‌مديره ارائه مي‌دهد و درنتيجه هيئت‌مديره مي‌تواند بدون تأثيرپذيري و به‌شکلي آگاهانه تصميمات بهتر و هوشمندانه‌اي اتخاذ کند.
* استاندارد شماره 5: هيئت‌مديره بايد در هر سال حداقل 10 تصميم بگيرد و 10 اقدام شاخص انجام دهد که به بهبود کيفيت و موفقيت نهايي سازمان منجر شود.
* استاندارد شماره 6: هريک از اعضاي هيئت‌مديره بايد هر سه ماه يکبار حداقل يک اقدام يا ايده مهم را ابداع کند که کمک قابل‌توجهي به بهبود کيفيت و موفقيت نهايي شرکت مي‌کند و يا مسئوليت آن را برعهده بگيرد.
* استاندارد شماره 7: هريک از اعضاي هيئت‌مديره بايد منابع کافي ازجمله منابع مالي، امکان انجام تحقيقات، مشاوران مستقل و اطلاعات صنعتي/ رقابتي مورد نياز براي انجام صحيح و بدون نقص وظايف‌شان را دراختيار داشته باشند.
* استاندارد شماره 8: هريک از اعضاي هيئت‌مديره بايد در راه شناسايي و ازبين‌بردن عدم يکپارچگي سازماني، نقض اخلاقي و يا قصوري به طور جد تلاش کند که ممکن است سازمان را از اجراي قوانين و يا تبعيت از بالاترين استانداردهاي اخلاقي جامعه‌اي بازدارد که در آن فعاليت مي‌کند.
* استاندارد شماره 9: هيئت‌مديره بايد تضمين کند که اسناد مالي گذشته و حال سازمان به‌طور دقيق و مطابق با جديدترين استانداردهاي حسابداري تهيه مي‌شود. به‌علاوه هيئت‌مديره بايد تضمين کند که برآوردهاي مالي سازمان به‌خوبي به اطلاع همه مي‌رسد، به‌طوري‌که بتوان از آن به‌عنوان کارراهه تعالي (EXCELLENT ROADMAP) براي ترسيم چشم‌انداز آينده سازمان استفاده کرد.
* استاندارد شماره 10: هيئت‌مديره بايد مسئوليت تأمين درون‌داد و تصويب برنامه و بودجه سالانه، کنترل عملکرد مالي و برنامه‌ريزي‌شده سازمان و تأمين درون‌داد براي طرح استراتژيک بلندمدت (3 تا 5 ساله) سازمان را برعهده داشته باشد.
* استاندارد شماره 11: هريک از اعضاي هيئت‌مديره بايد هرماه حداقل يک اقدام براي شناخته‌شدن هرچه بيشتر و بهتر سازمان انجام دهند. هيئت‌مديره بايد هرساله برنامه‌اي براي معرفي بيشتر سازمان به جامعه ارائه و تضمين کند که اقدامات سازمان همواره به بهتر شناخته‌شدن سازمان کمک مي‌کند.
* استاندارد شماره 12: هيئت‌مديره بايد فعالانه در جهت تأمين منابع مورد نياز سازمان و ايجاد، پشتيباني و حفظ روابط استراتژيک براي سازمان تلاش کند. هريک از اعضاي هيئت‌مديره بايد حداقل هر سه‌ماه يکبار اقدامي انجام دهد که باعث ايجاد يک رابطه استراتژيک جديد براي سازمان شود.
ارزيابي عملکرد هيأت‌هاي مديره
براي ارزيابي عملکرد هيئت‌مديره بايد استانداردهاي پيش گفته را به عوامل قابل اندازه‌گيري تبديل کرد. براي اين منظور در 10 گروه زير پرسشهايي مطرح مي‌شود که پاسخ به آنها نشان‌دهنده کل امتيازاتي هستند که در صورت اندازه‌گيري دقيق مي‌توان عملکرد گذشته و پتانسيل عملکرد هيئت‌مديره را تعيين کرد. اين گروه عوامل به‌شرح زيرند.
* گروه 1ـ عوامل مربوط به سرمايه‌هاي انساني:
الف - آيا سازمـان مي‌داند که اعضـاي هيئت‌مديره آن بـايد چه قابليتها و شايستگيهايي داشته باشند؟
ب - آيا هيئت‌مديره فعلي افراد شايسته با قابليتها و صلاحيتهاي لازم را در اختيار دارد؟
ج - آيا سازمان سيستمي براي شناسايي اينکه چه موقع چه قابليتهاي جديدي مورد نياز است در اختيار دارد؟
د - آيا سازمان اين توانايي را دارد که اعضا را بر اساس قابليت، شايستگي و عملکردشان کم يا زياد کند؟
ه - آيا هيئت‌مديره کميته‌اي براي بررسي قابليتها دارد؟
و - آيا هيئت‌مديره پرونده‌اي از سوابق کاري و يا فهرستي از افرادي را که مي‌توانند جانشين هريک از اعضاي هيئت‌مديره شوند در اختيار دارد؟
ز - آيا هيئت‌مديره تمايل دارد که براي دستيابي به شايستگيهاي جديد مورد نياز، هيئت مديره را گسترده‌تر کند و افراد جديدي را به خدمت بگيرد؟
* گروه 2ـ عوامل سازماني/ رهبري:
الف - آيا قوانين و مقررات هيئت‌مديره به‌موقع به اجرا درمي‌آيد؟
ب - آيا ساختار هيئت‌مديره مناسب است؟
ج - آيا هيئت‌مديره سيستمي براي ارزيابي عملکرد کل هيئت و نيز تک‌تک اعضا دارد؟
د - آيا هيئت‌مديره کسي را در اختيار دارد که مسئول نظارت بر امور اخلاقي باشد؟
ه - آيا توافق‌نامه مکتوبي بين سازمان و اعضاي هيئت‌مديره وجود دارد که در آن وظايف و مسئوليتهاي اعضاي هيئت‌مديره مشخص شده باشد؟
و - آيا مدير ارشد اجرايي (مديرعامل) و رئيس هيئت‌مديره افراد متفاوتي هستند؟
ز - آيا انتظارات و توقعات اعضاي هيئت‌مديره همواره تحقق مي‌يابد؟
ح - آيا کليه گزارشهاي پيشين هيئت‌مديره قابل دسترس و منظم‌شده است؟
* گروه 3ـ عوامل مربوط به فرآيند:
الف - آيا هيئت‌مديره به اندازه کافي تشکيل جلسه مي‌دهد؟
ب - آيا کتابچه هيئت‌مديره حداقل يک هفته قبل از جلسه هيئت‌مديره تهيه و بين اعضا توزيع مي شود؟
ج - آيا اعضاي هيئت‌مديره مرتباً بدون حضور مدير با هم ملاقات مي‌کنند؟
د - آيا در هريک از جلسات حداقل 80 درصد اعضاي هيئت‌مديره شرکت مي‌کنند؟
ه - آيا هيئت‌مديره سيستمي دارد که اطلاعات مربوط به اقدامات خوب ساير هيئت‌مديره‌ها را جمع‌آوري کند؟
ز - آيا هيئت‌مديره سيستمي دارد که اقدامات خوب ساير هيئت‌مديره‌ها (بهترين عملکرد) را به سازمان معرفي و پيگيري کند که آيا اين اقدامات در سازمان اجرا مي‌شود يا نه؟
* گروه 4 ـ عوامل مربوط به منابع:
الف - آيا کسي وجود دارد که روابط بين اعضاي هيئت‌مديره را سرپرستي کند؟
ب - آيا هيئت‌مديره بودجه کافي در اختيار دارد؟
ج - آيا اعضاي هيئت‌مديره در جذب منابع جديد براي سازمان (مثل پول، روابط استراتژيک، خدمات تخصصي، مشتري و غيره) فعالانه عمل مي‌کنند؟
د - آيا هيئت‌مديره به‌طور مرتب به توسعه استراتژي سازمان کمک مي‌کند؟
ه - آيا هيئت‌مديره داراي بيمه مديران (D&O INSURANCE) (1) است؟
* گروه 5 ـ عوامل مربوط به نظارت مالي و پاسخگويي:
الف - آيا صورت‌جلسات، آراء و اقدامات هيئت‌مديره به‌درستي تنظيم شده است؟
ب - آيا آيين‌نامه‌اي وجود دارد که بر اساس آن اعضاي هيئت‌مديره بتوانند فعاليتهاي سازمان را مورد رسيدگي قرار دهند؟
ج - آيا جلسات هيئت‌مديره با حضور رئيس هيئت‌مديره تشکيل مي‌شود؟
د - آيا به اندازه کافي عضو خارج از سازمان در هيئت‌مديره هست؟
ه - آيا هيئت‌مديره نتايج بررسيهاي انجام‌شده را مورد توجه قرار داده و براي سازمان تصميم‌هاي مالي اساسي مي‌گيرد؟
و - آيا اعضاي هيئت‌مديره عضو هيئت‌مديره‌هاي زيادي هستند، آيا درگيريهاي ديگري نيز دارند و آيا با اعضاي ديگر هيئت‌مديره‌ها نسبت خويشاوندي دارند؟
* گروه 6 ـ عوامل مربوط به تحول و ارتباطات سازمان:
الف - آيا هيئت‌مديره گزارش روشني از کمبودها و نارساييهاي خود ارائه مي‌کند؟
ب - آيا هيئت‌مديره داراي طرح تحول است و آيا طبق اين طرح عمل مي‌کند؟
ج - آيا هيئت‌مديره رهبري دارد که بينش (چشم‌انداز) شفافي نسبت به آينده هيئت‌مديره داشته باشد؟
د - آيا هيئت‌مديره بينش شفافي نسبت به آينده سازمان، صنعت يا حرفه خود دارد؟
* گروه 7ـ عوامل مربوط به نحوه اداره سازمان:
الف - آيا هيئت‌مديره سازمان را اداره مي‌کند يا فقط مشاوره مي‌دهد؟
ب - آيا به‌عنوان نمونه پنج مورد از مسائل کليدي شرکت که هيئت‌مديره در آن حق رأي داشته باشد، وجود دارد؟
ج - آيا هيئت‌مديره داراي 3 تا 5 طرح يا نگرش براي اداره سازمان است؟
د - آيا به موارد نقض قوانين و سياستهاي هيئت‌مديره به‌سرعت و به‌طور عمومي و هميشگي رسيدگي مي‌شود؟
ه - آيا دوره فعاليت اعضاي هيأت‌مديره محدود است؟
* گروه 8 ـ عوامل مربوط به شهرت و اعتبار:
الف - سازمان و هيئت‌مديره آن تا چه حد شناخته‌شده هستند؟
ب - سازمان و هيئت‌مديره آن تا چه حد مورد احترام هستند؟
ج - اعضاي هيئت‌مديره چند مقاله و کتاب به‌عنوان عضو هيئت‌مديره نوشته و ارائه کرده‌اند و يا در چند سخنراني با اين عنوان شرکت داشته‌اند؟
د - آيا سازمان برنامه‌اي براي شناخته‌شدن هرچه بهتر و بيشتر خود و هيئت‌مديره دارد؟
* گروه 9 ـ عوامل مربوط به عملکرد/ دستاوردها:
الف - آيا هيئت‌مديره توانسته است در سال گذشته به اندازه 10 درصد در رسيدن سازمان به خط بالا (TOP LINE) يا پايين درآمد (BOTTOM LINE) موثر باشد. (2)
ب - آيا هيئت‌مديره در سال گذشته حداقل 3 مسئله و مشکل اساسي سازمان را حل کرده است؟
ج - آيا هيئت‌مديره سه مشکل مهمي که سازمان در سال آينده با آنها مواجه خواهد بود را مي‌شناسد و براي حل آنها برنامه‌اي دارد؟
د - آيا اعضاي هيئت‌مديره مي‌توانند نشان دهند که ظرف 60 روز گذشته کمک قابل‌توجهي به سازمان کرده‌اند؟
ه - آيا اعضاي هيئت‌مديره ايده‌اي دارند که بتوانند ظرف 60 روز آينده به سازمان کمک کنند؟
و - آيا اعضاي هيئت‌مديره مي‌توانند به يکي از کارهـاي مهمي که ساير اعضا ظرف 60 روز گذشته در سازمان انجام داده‌اند اشاره کنند؟
ز - آيا هيئت‌مديره ظرف 90 روز گذشته 5 تصميم مالي عمده اتخاذ کرده است؟
* گروه 10 ـ عوامل مربوط به هماهنگي و وفاق:
الف - آيا هيئت‌مديره در مورد نقشها و مسئوليتهاي اصلي اتفاق‌نظر کلي دارند؟
ب - آيا هيئت‌مديره در مورد مسائل و مشکلات عمده سازمان توافق دارند؟
ج - آيا هيئت‌مديره در مورد فرصتهاي اصلي سازمان توافق دارند؟
د - آيا هيئت‌مديره در مورد ارزشهاي اساسي سازمان اتفاق‌نظر دارند؟
شاخصهاي ارزيابي عملکرد هيأت‌هاي مديره
پاسخ به پرسشهاي پيش گفته اطلاع دقيقي از عملکرد هيئت‌مديره در اختيار ما قرار مي‌دهد. با بررسي و اندازه‌گيري شاخصهاي زير، اطلاعات دقيق‌تر و ارزشمندتري در مورد هيئت‌مديره به‌دست خواهيم آورد. اين شاخصها را مي‌توان هم براي کل هيئت‌مديره و هم براي تک‌تک اعضاي هيئت‌مديره مورد تجزيه و تحليل قرار داد. پيشنهاد مي‌شود که اندازه‌گيري همه شاخصهاي ارزيابي هيئت‌مديره با استفاده از نمرات 1 تا 5 يا «مدل بلوغ» انجام شود که در آن يک به معني منفي‌ترين جواب يا «هرگز» و 5 به معني مثبت‌ترين جواب يا «هميشه» يا «عالي» است.
نحوه عمل به اين‌گونه است که داده‌ها (امتيازات) از مجموعه 10 گروه عوامل (پرسشها) و شاخصهاي جدول پيش گفته جمع‌آوري شده و سپس هيئت‌مديره به پنج سطح مختلف تقسيم و عملکرد و کارآيي هيئت‌مديره مورد نظر نسبت به هيئت‌مديره‌هاي سازمانهاي مشابه مقايسه مي‌شود. مشابهت سازماني مي‌تواند در ساختار سازماني، قدمت، فعاليت و ديگر عوامل باشد.
گروه هاي 10گانه عوامل و شاخصهاي جدول پيش گفته عوامل اصلي و مهم يک سيستم پيشرفته ارزيابي عملکرد هيئت‌مديره را تشکيل مي‌دهند. کارت امتيازبندي هيئت‌مديره که يک سـيستـم پـيشرفتــه و مــدرن ارزيــابي هـيئت‌مــديره اسـت، اخــيراً تـوســط شـرکـتGrowth Strategies Inc ارائه شده است و قادر به ارزيابي عملکرد هيئت‌مديره در همه سطوح است[3].
نتيجه‌گيري
در اين مقاله استانداردهاي ملي و بين‌المللي جديدي براي هيئت‌مديره تعريف گرديد که تا حد ممکن بومي شده‌اند. استانداردهاي تعيين‌شده به‌طور يکسان براي هيئت‌مديره‌هاي شرکتهاي انتفاعي و سازمانهاي غيرانتفاعي بزرگ يا کوچک و نيز هيئت‌مديره‌هاي بزرگ يا کوچک قابل اجراست.
اين استانداردها و نيز گروه عوامل و شاخصهايي که با استفاده از اين استانداردها تعيين شده است، اصول ارزيابي هيئت‌هاي مديره را تشکيل مي‌دهند. هيئت‌هاي مديره با ارزيابي صحيح و درست خود معيارهاي ارزشمندي به‌دست مي‌آورند که قادر خواهند بود فعاليتهاي خود را اولويت‌بندي و براي رشد و تعالي برنامه‌ريزي کنند.
فرايند رساندن عملکرد هيئت‌مديره به بهترين و مطلوب‌ترين وضعيت آن، هيچ‌گاه تا اين اندازه اهميت نداشته است. امروزه ديگر در شرکتها و يا سازمانها، داشتن هيئت‌مديره ناکارآمد و يا نداشتن هيئت‌مديره قابل قبول نيست
