مولف/مترجم: ترجمه: مهدي محمودي
موضوع: مديريت بازرگاني
چکيده: هدف اين مقاله تشريح فرايندهايي است که در ساخت سيستم هاي هوش تجاري به کار مي رود. در نتيجه بررسي ويژگيهاي سيستم هاي هوش تجاري ، نويسندگان اين مقاله متدولوژي ويژه‌اي را براي ايجاد و به کارگيري اين گونه سيستمها در سازمان پيشنهاد کرده اند. اين بررسي ها ، متمرکز بر هدف‌ها و سطوح کارکردي هوش تجاري در سازمانها است . براين اساس ، در مجموعه حاضر ، رويکرد مورد نظر، دو مرحله اصلي را در برمي گيرد که از يک تقابل نسبت به يکديگر برخوردارند؛ يعني ايجاد سيستم هوش تجاري و به کارگيري سيستم هوش تجاري. بخش اعظم اين مقاله متوجه هدف‌ها و وظايفي است که براي ايجاد و پياده‌سازي هوش تجاري مورد نظر است.
مقدمه
حقيقت اجتماعي - اقتصادي سازمانهاي معاصر، آنها را ملزم به جستجوي ابزارهايي براي تسهيل فرايند کسب اثربخش داده ها، پردازش و تحليل وسيع آنها از منابع مختلف و پراکنده کرده است تا براساس آن پايه اي را براي کشف دانش جديد بنا نهند.
براي ساليان متمادي، سيستمهاي اطلاعات مديريت (MIS)، سازمانها را در انجام وظايف مختلفشان مورد حمايت قرار داده اند؛ هر چند ، امروزه به سيستمهاي اطلاعاتي ، توجه کمي مي شود. تاکنون سيستمهاي اطلاعات مديريت موجود مانند: (MIS، DSS،ES ،EIS ) نتوانسته است انتظارات تصميم گيرندگان سازماني را، به ويژه در موارد زير برآورده سازد :
_ گرفتن تصميمات در فوريتهاي زماني،
_ صد کردن رقابت،
_ به دست آوردن اطلاعات مختلف با ديدگاه‌هاي متفاوت،
_ براي انجام تحليلهاي مداوم روي داده‌هاي بيشمار و ملاحظه متغيرهاي مختلف مربوط به عملکرد سازمان .
به طور ساده، سيستمهاي اطلاعات مديريت که به آنها اشاره شد، قادر به ايجاد يکپارچگي ميان داده هاي مختلف، پراکنده و ناهمگن نبوده اند و همچنين آنها نتوانسته‌اند داده ها را با توجه به زمينه‌هاي وسيع موجود، به گونه‌اي اثربخش تفسير کنند و قادر به شناسايي مناسب وابستگي‌هاي موجود ميان داده هاي جديد نبوده اند.
دلايل موجود حکايت از وجود تکنيکهاي نامناسب براي دستيابي، تحليل، کشف و تفسير
داده ها دارد ( شکل 1). براي اينکه سازمانها قادر به واکنش سريع در برابر تغييرات بازار باشند، نياز به سيستمهاي اطلاعات مديريتي دارند که بتوانند از سازمان و محيط آن تحليلهاي علت و معلولي مختلف را انجام دهند.
سيستمهاي هوش تجاري ابزاري را فراهم مي کنند که براساس آن نيازهاي اطلاعاتي سازمان به شکل مناسبي پاسخ داده شود. وظايف اصلي که توسط سيستمهاي هوش تجاري مورد توجه قرار مي گيرد، شامل : شناسايي هوشمندانه داده‌هاي اطلاعاتي، تجميع آنها و تحليل چند بعدي داده هايي است که از منابع اطلاعاتي مختلف به دست آمده است. سيستمهاي هوش تجاري، داده هاي مربوط به سيستمهاي اطلاعاتي درون سازماني را با داده هايي که از محيط سازمان به دست مي آيد ، تجميع مي کنند . اين داده هاي محيطي مي تواند شامل آمارها ، پايگاههاي اطلاعاتي مربوط به مراکز سرمايه گذاري و مالي و پايگاه هاي داده متفرقه باشند. چنين سيستم‌هايي به عنوان رابط هاو واسط گرهايي هستند که براي کسب اطلاعات روزآمد ، قابل اطمينان و کافي، نسبت به فعاليت هاي مختلف شرکت عمل مي‌کنند.
نتايج حاصل از پژوهشها نشان مي‌دهند که سيستمهاي هوش تجاري مورد بحث در اصلاح و شفاف سازي جريانهاي اطلاعاتي و مديريت دانش مشارکت کرده، سازمانها را براي موارد زير توانمند مي سازند :
_ استمرار سوددهي از فروش محصولات،
_ تحليل هزينه ها ،
_ نظارت بر محيط اطراف،
_ کشف کلاهبرداريها و قانون شکني‌ها.
هدف‌هاي سيستمهاي هوش تجاري
ممکن است سيستمهاي هوش تجاري، از ديدگاه هاي مختلف مورد تحليل قرار گيرند . سازمانها و تصميم گيرندگان آنها، مي بايستي اجراي سيستم هوش تجاري در سازمان را براساس فلسفه و متدولوژي ويژه سازمان انجام دهند . اين فلسفه و متدولوژي متکي بر اطلاعات و دانش، ارتباطات گسترده ، اشتراک دانش همراه با رويکرد کل نگر و تحليلي براي فرايندهاي تجاري سازمان است. فرض شده که سيستمهاي هوش تجاري ، راه حلهايي هستند که مسئول فراهم ساختن اطلاعات و دانش از داده‌ها بوده، موظف به خلق محيطي براي تصميم گيري اثربخش، تفکر و اقدام استراتژيک در سازمانها هستند (شکل 2). ارزش سيستمهاي هوش تجاري در تجارت به طور عمده براين واقعيت دلالت دارد که چنين سيستم‌هايي، اطلاعاتي را ارائه مي دهند که ممکن است به عنوان پايه اي براي ايجاد و تغييرات اساسي در يک شرکت خاص به کار روند. از جمله مي‌توان به برقراري زمينه‌هاي جديد براي همکاري، کسب مشتريان جديد ، شناسايي بازارهاي جديد و ارائه محصولات جديد براي مشتريان اشاره کرد.
سيستمهاي هوش تجاري به دلايل مختلف ، متفاوت از سيستمهاي اطلاعات مديريت مانند: (DSS ،EIS وES) هستند، نخست به خاطر اينکه دامنه موضوعي وسيعي را دربرمي گيرند و سپس به خاطر تحليلهاي چند متغيري و داده هاي تا حدي ساختاربندي شده از منابع مختلف و ارائه چند بعدي داده‌ها.
در ضمن فرض براين است که سيستمهاي هوش تجاري ، صرف نظر از سطح سازندگان آن ، تصميم گيري را در تمامي سطوح مديريت ، مورد حمايت قرار مي دهند .
در سطحي راهبردي، سيستمهاي هوش تجاري ، امکان تنظيم دقيق هدف‌ها و پيگيري تحقق آنها را فراهم مي سازند . هوش تجاري ، ارائه گزارشهاي مقايسه اي مختلف مانند نتايج حاصل از بررسي‌هاي تاريخي، سودمندي پيشنهادهاي خاص، اثربخشي مجاري توزيع اطلاعات همراه با شبيه سازي نتايج مربوط به توسعه و پيش بيني آينده بر پايه برخي پيش فرضها را ممکن مي سازد.
در سطحي تاکتيکي، سيستمهاي هوش تجاري، ممکن است پايه اي را براي تصميم گيري منطبق با مديريت بازار ، مديريت فروش ، مديريت مالي ، مديريت سرمايه و ... به وجود آورند. اين سيستمها اجازه مي‌دهند که شرکت نسبت به اقدامات آتي‌اش خوشبين بوده و عملکرد تکنولوژيکي، مالي و يا سازمانيش را در جهت تحقق هدف‌هاي راهبردي شرکت و اثربخشي بيشتر آن، اصلاح کند.
در سطح عملياتي ، سيستمهاي هوش تجاري براي انجام تحليلهاي موردي و پاسخ به پرسشهاي مرتبط با عمليات مداوم بخشها ، برآوردهاي مالي به روز شده ، فروش و همکاري با فروشندگان ، مشتريان و ... مورد استفاده قرار مي گيرند.
روش شناسي ساخت سيستمهاي هوش تجاري
ساخت واجراي سيستم هاي هوش تجاري، مستلزم سازمانهايي است که فرهنگ کار در آنها با اطلاعات و فناوريهاي آن هماهنگي داشته باشد. در اين رابطه به موارد زير مي‌توان اشاره کرد:
- تحقيق مداوم و مستمر درباره نيازهاي اطلاعاتي سازمان (نيازهاي فعلي و آتي).
- همکاري توأم با اعتماد بهره‌گيران سازماني مانند: (تصميم‌گيرندگان و کارکنان عملياتي سازمان) با بخش‌هاي IT و مراکز مديريت دانش.
- به اشتراک گذاري اطلاعات. و:
- توانايي در انجام فراتحليل‌ها و استفاده از آنها براي مديريت مناسب.
براي پيشنهاد متدولوژي ساخت و اجراي سيستمهاي هوش تجاري، نويسندگان اين مقاله، از شيوه‌هاي تجاري تجربه شده به وسيله شرکت‌هاي موفق در زمينه ساخت سيستمهاي هوش تجاري بهره گرفته‌اند. هر مدل جامعي که براي اين منظور پيشنهاد شود، ممکن است که مجموعه‌اي از دستورکارها و انواعي از الگوها را به سازمانها معرفي کند. مدل مورد نظر، توجه ويژه‌اي به نقش بهره‌گيران نهايي شرکت دارد که در کل چرخه زندگي سيستمهاي هوش تجاري، به طور موثري آن را بکار مي‌گيرند. درک درست قدرت تأثير بهره گيران نهايي شرکت بر روي عملکرد سيستم هوش تجاري، به ما اجازه مي‌دهد که دو مرحله مهم در رويکرد ساخت و اجراي سيستمهاي مورد بحث را پيشنهاد کنيم:
_ ايجاد سيستم هوش تجاري،
_ به کارگيري سيستم هوش تجاري.
خلق سيستم هوش تجاري بيشترين زمان را صرف خودش کرده و اين مرحله مستلزم بهره‌گيري از بيشترين منابع مالي و انساني شرکت در فرايند کلي چرخه زندگي سيستم هوش تجاري است. ايجاد سيستم هوش تجاري دربرگيرنده مراحل بيشماري ، به ويژه مراحل زيراست:
- تعيين اينکه چه کسي عهده‌دار اجراي سيستم است. براي مثال تعيين استراتژي‌هاي توسعه سيستم هوش تجاري،
- شناسايي و آماده‌سازي منبع داده،
- انتخاب ابزارهاي سيستم هوش تجاري،
- طراحي و پياده سازي سيستم هوش تجاري،
- کشف و جستجوي نيازهاي اطلاعاتي جديد و کاربردهاي ديگر مربوط به سيستم هوش تجاري.
مرحله به کارگيري سيستم هوش تجاري، به طور برجسته وابسته به درخواست‌هاي بهره گيران نهايي شرکت است. بيشترين نقش در اين مرحله، مربوط به فعاليتهاي ترويج و توسعه سيستم هاي هوش تجاري و تحليل داده‌ها مي‌شود. ممکن است که اين مرحله در چندين مرحله مختلف ، براساس تشخيص بهره‌گيران نهايي شرکت و بر اساس نيازها و وظايف آنها تقسيم شود. اساساً اين مراحل شامل موارد ذيل است:
_ تحليلهاي منطقي که به شناسايي شرکاي زنجيره تأمين کمک مي‌کند،
_ دستيابي، بازبيني و تحليل واقعيت‌ها،
_ توسعه گزينه‌هاي مختلف تصميم‌گيري،
_ تقسيم و تشريک مساعي .
_ تغيير در اثر عملکرد شرکت .
شناسايي و آماده سازي داده‌ها براي سيستم هوش تجاري
در مرحله شناسايي و آماده سازي داده‌ها، تعيين منابع داده که قرار است از نيازهاي تجاري پشتيباني کند، از جمله اقدامات ضروري است. تعيين و تشخيص منابع، مستلزم شناسايي منابع دروني (منابع دانش و اطلاعات ، منابع فناوري اطلاعات، بايگاني‌هاي کاغذي و ...) و منابع بيروني (متمرکز بر مشتريان، فروشندگان، سهام داران و غيره ...) همراه با بررسي ميزان قابليت اعتماد منابع و بررسي تغيير شکلهايي است که در منابع مورد بحث اتفاق مي‌افتد. تحقق اين مرحله، نيازمند کمک چشمگير تصميم‌گيرندگان ، کارکنان اجرايي، بخش‌هاي فناوري اطلاعات، دپارتمانهاي مديريت دانش و مشتريان راهبردي است.
در اين مرحله ، ضروري است که همه سيستمهاي اطلاعاتي و بانک هاي داده مورد استفاده يک شرکت معين تشخيص داده شوند. هنگام انجام چنين تشخيصي، ضروري است که چند دستور مهم را در نظر داشته باشيم:
_ يافتن داده‌هايي که در سيستمهاي اطلاعاتي وجود دارند واز ديدگاه تحليل‌هايي که انجام گرفته‌اند، بي‌اهميت شناخته شده‌اند.
_ يافتن روابط بين داده‌ها در سيستمهاي اطلاعاتي مختلف،
_ تشريح ساختار منطقي داده‌هايي که در سيستم اطلاعاتي يافت مي‌شوند. نه تنها بايد به ساختار آنها توجه زيادي شود، بلکه به رابطه آنها با فرايندهاي تجاري نيز بايد توجه کرد.
_ يافتن مکانها يا وضعيت‌هايي که در داده‌ها ايجاد خطا مي‌کنند (مثلاً احتمال تناقض بين داده‌ها).
_ يافتن محدوديت‌هاي مربوط به کاربرد سيستم هاي اطلاعاتي (اينکه داده‌ها به علت منطق نادرست پايگاه منبع نمي‌توانند خارج از سيستم اطلاعات تعريف و بازشناسي شوند).
طراحي و اجراي سيستم هوش تجاري
در مرحله طراحي و اجراي سيستم هوش تجاري ، دامنه اي از فعاليتها انجام مي پذيرد. ميزان تلاشي که در اين باره صورت مي گيرد، ارتباط مستقيم با پيچيدگي سيستم و سطح محبوبيت آن دارد؛ هر چند در اکثر موارد ، خلق يک برنامه کاربردي مربوط به هوش تجاري، نيازمند زمان زيادي است . اين مدت زمان، نه تنها صرف طراحي واسط هاي اختصاصي براي برقراري ارتباط بين سيستم هوش تجاري و پايگاه هاي اطلاعاتي ديگر مي شود، بلکه شامل اطمينان يافتن از ميزان منطقي بودن و سازگاري برنامه کاربردي هوش تجاري نيز مي شود.
مرحله مهم ديگري که در ارتباط با طراحي سيستم هوش تجاري وجود دارد ، ساختن پايگاه داده‌اي است که دو وظيفه مهم را بر عهده دارد : فراهم ساختن مخزني از داده ها که براي تحليلهاي آتي از آن بهره گرفته مي شود و فراهم سازي پايگاهي براي سيستم هوش تجاري.
براي اطمينان يافتن از اينکه يک پايگاه داده به طور منظم براساس داده هاي حاصل از سيستمهاي انتقالي به روز مي شود يا نه ، ضروري است ، مکانيزمهاي ورود داده ايجاد شود. چنين مکانيزمهايي بايد امکان ورود همه داده ها را فراهم کرده، به کاربران اجازه ورود داده هاي اضافي را بدهند تا سيستمهاي منبع از اين راه به مرور غني تر شوند. هرگز اين‌گونه نيست که ورود داده هاي اضافي، به سيستمها و مکانيزمهاي منبع ، بار اضافي تحميل کند. مکانيزمهاي انتقال داده به طور همزمان وظيفه کنترل آن را بر عهده دارند که وظيفه‌اي در جهت همسان‌سازي داده‌ها است. در موارد زيادي، مکانيزمهاي مورد بحث زمينه يافتن ناسازگاريها و خطاها را در مرحله اجرا ، فراهم مي کنند.
پايگاه داده ايجاد شده ، بايد پايه اي براي طراحي گزارشها باشد. تهيه چند يا دست کم دو گروه از گزارشها، ضروري است. پيش از اين بايد گزارشهايي که به گونه‌اي منظم به وسيله کاربران اصلي به روز رساني شده اند، مشخص شوند. چنين گروهي ، همچنين بايد کاربران متخصصي را پيش بيني کند که گزارشهايي را براساس نيازهاي خاص، فراهم مي کنند. نوع دوم گزارشها شامل گروهي است که منتج از نيازهاي ويژه دور از انتظار است که مربوط به جزييات يافته شده در داده‌ها است. تجربه نشان مي دهد که - دير يا زود - شرکتها نيازمند بهره‌گيري از تحليلهاي چند بعدي هستند، بدين معني که پيشنهادها در جهت اجراي هوش تجاري بايد در جهت طرحهاي پردازش تحليلي بهنگام (OLAP) که به کاربران اجازه کاوش داده ها و بازبيني داده ها از جنبه هاي مختلف را مي دهد و داده کاوي که به درک بهتر سلايق و ترجيحات مشتريان و ماهيت چنين سلايقي، زنجيره تامين، اثرهاي جغرافيايي و ... کمک مي کند ، باشد .
بسته به نوع ويژگيها و نيازهاي سازمانها، تحليل‌ها ممکن است براي مواردي مانند آنچه در پي آمده ، به کار روند :
_ بررسي قابليت سود بخشي مشتريان و ميزان ارزشمندي دوره سودرساني آنها،
_ تعيين ميزان اهميت شاخص ها،
_ بخش بندي،
_ نظارت و بررسي ميزان وفاداري مشتريان،
_ بررسي ميزان حمايت مشتريان،
_ يافتن شباهتها،
_ بررسي تقلب ها يا کلاه برداريها،
_ بررسي رقابت هاي مربوط به بازاريابي .
مرحله به کارگيري سيستم هوش تجاري
اين مرحله، نيازمند کاربراني با قوه ابتکار زياد است . منطبق با نيازهاي موجود، کاربران بايد تحليل‌ها و گزارشهاي مورد نظر بانيان سيستم هوش تجاري را فراهم کرده، بتوانند موضوعات مناسب را پيگيري کرده، نتايج به دست آمده را تفسير کنند.
تحليل‌هايي که از وقايع مختلف صورت مي گيرد ، ممکن است روشهاي چندگانه‌اي را در حل مسائل مهم و بهينه سازي فعاليتهاي بيشمار ظاهر سازد و اتخاذ تصميم پاياني مستلزم مشاوره مکرر با ديگر کارکنان و تصميم گيرندگان سازماني است .
تحليلهاي حاصل از پرسشها و پاسخهايي که پيشتر اشاره شد ، بايد پوشش دهنده همکاري و ارتباط همه کساني باشد که در فرايند تصميم گيري شرکت ، مشارکت مي کنند.
کار مداوم با اطلاعات و ابزارها براي تحليل و شناسايي داده ها ، امکان ايجاد تغييرات اساسي در چرخه تصميم گيري را فراهم مي کند . از جمله تغييرات در عملکرد شرکت، شامل: جستجوي شکلهاي جديدي از همکاري با منابع خارج از شرکت، بازارهاي جديد و همکاران تجاري جديد و.... مي شود. اجراي مرحله پاياني چرخه ساخت و به کارگيري سيستم هاي هوش تجاري ، بدين معني نيست که همه مشکلات مربوط به هوش تجاري، ويژه يک شرکت معين است. همان گونه که گفته شد ، چرخه مورد بحث، ماهيتي تکراري دارد، بنابراين از جمله دلايل تحليل بيشتر نيازهاي اطلاعاتي ، ارزشيابي مجدد راه حلهاي پيشين و تفسير و تبديل آنها ، بهينه سازي و تعديل آنها مي باشد.
نتيجه‌گيري
انتخاب متدولوژي مناسب براي طراحي و اجراي سيستم اطلاعات ، بايد از راه تصميم هاي قطعي و مسلم صورت پذيرد . در مورد سيستم هاي هوش تجاري، بايد به اين موارد توجه ويژه شود:
_ سيستم هاي هوش تجاري بايد به سرعت اجرا شوند ، که اين کار بسيار سخت است زيرا چنين سيستم‌هايي براي هر شرکت خاص مي باشند . هر چند بسته به مولفه هاي موثر در کاهش زمان ساخت هوش تجاري ، در هر پياده سازي، ضروريست که يک سيستم ويژه منطبق با استلزامات ويژه شرکت تعديل و تنظيم شود، براي انتخاب راه حلهاي مناسب درباره سيستم هوش تجاري ، لازم است که دقت زيادي داشته باشيم .
_ راه حلهاي هوش تجاري بايد منعطف باشند. به محض وقوع تغييرات تجاري، سازمانها مي‌بايستي سيستم هاي هوش تجاري را منطبق با شرايط جديد تنظيم کنند.
_ سيستم هاي هوش تجاري بايد مستقل از طرحهاي زير بنايي سخت افزاري و نرم افزاريشان باشند . از اين رو پيشنهاد شده که سيستمي که مي خواهد تحليلهاي چند بعدي ارائه دهد، مي‌بايستي با پايگاههاي مختلف همکاري کرده، با سيستمهاي عملياتي که پيشتر آزموده شده و عموميت يافته اند ، کار کند. چنين راه حلهايي ، اجازه سازگاري بهتر سيستم مورد بحث را با زير ساخت هاي فناوري اطلاعات شرکت خواهد داد .
_ هنگام ايجاد سيستم هاي هوش تجاري ، ضروريست که به اين واقعيت توجه شود که سيستمهاي فناوري اطلاعات مختلفي در سازمان وجود دارد مانند: (سيستم هاي تبادلي، سيستم برنامه ريزي منابع ساخت (II MRP) ، سيستم برنامه ريزي منابع سازمان و .... ) .
_ پيشنهادهاي اجراي سيستم هوش تجاري بايد قابل مقياس گذاري و اندازه‌گيري باشند. انعطاف پذيري و معماري باز اين سيستمها امکان توسعه آسان آنها را فراهم مي آورد. اين موضوع، به ويژه زماني ضرورت پيدا مي کند که نيازهاي اطلاعاتي جديدي به وجود مي آيد يا مقدار اطلاعاتي که بايد پردازش شود، به طور قابل ملاحظه اي افزايش مي يابد.
_ سيستم هاي هوش تجاري بايد مبتني بر فناوريهاي نوين باشند. ضروريست که توجه شود، راه‌حلهاي ارائه شده بوسيله سيستم هاي هوش تجاري توسط منابع نام آشنا در صنعت کامپيوتر فراهم شود . فقط در اين صورت است که مي توان انتظار اعتبار و روايي فناوريهاي خريداري شده را داشت .
_ سيستم هاي هوش تجاري ، شانس بزرگي را براي مديريت اثربخش شرکت فراهم مي کنند هر چند که آنها نيازمند کار سخت و زياد کاربران ، طراحان سيستمي و تحليلگران و اطلاعات و فرهنگ سازماني قوي است. مهارتهايي، از جمله: شناسايي، مدل‌بندي (فرايندها و ساختارهاي سازماني) و تسهيم دانش، فقط برخي فاکتورها هستند که در توسعه منظم سيستمهاي هوش تجاري موثر‌اند.
