اهميت کاربرد ساختار شکست کار -wbs- در پروژه ها
مولف/مترجم: مهندس حجت‌الله مهرياري
موضوع: مديريت پروژه
چکيده: در دهه‌هاي گذشته ودر کشورهاي مختلف دنيا، پروژه‌هاي زيادي با مالکيت‌هاي گوناگون،حيطه زماني متفاوت و با بکار بردن حجم‌هاي مختلفي از منابع مالي، اجرا شده است. اجرا و تکميل پروژه‌ها، تلاش زياد و قابليت‌هاي فني و تخصصي مديران پروژه را مي‌طلبيده است. کاربرد کامپيوترهاي کوچک و شخصي (PC) ابعاد ديگري از استفاده ابزار موثر، در روند مديريت پروژه بوده است. اين نوشته بر اين امر تاکيد دارد که طراحي صحيح و کاربرد ساختار شکست کار WORK BREACKDOWN STRURE (WBS) با نظام کدينگ و استفاده از واژه‌هاي مشخص، مبناي موثري براي کنترل نظام هاي پروژه، خط‌مشي‌ها و روش‌ها براي کليه پروژه‌ها است. ساختار شکست کار به سازماندهي، برنامه‌ريزي کليه مراحل پروژه کمک مي‌کند. مديريت پروژه و کليه افرادي که در اجراي عمليات و مديريت و کنترل درگير هستند، در مراحل مختلف اجراي کار به اطلاعات دقيق و مفيد نياز دارند. يک ساختار شکست کار خوب طراحي شده، مبنايي براي تنظيم مناسب سيستم اطلاعاتي براي کنترل پروژه در اجراي عمليات را فراهم مي‌کند.
تعريف ساختار شکست کار
ساختار شکست کار را مي‌توان بدين ترتيب تعريف کرد:
يک ساختار شبکه‌اي يا درختي به صورت گرافيکي است براي نشان دادن روش توليد محصول يا خدمت شامل، بخش‌هاي سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات و ساير وظايفي که يک سازمان يا شرکت انجام مي‌دهد مانند کارهايي که بايد انجام شود تا يک محصول يا خدمت مشخص توليد و يا ارايه شود.
در اين تعريف منظور از «کارهايي که بايد انجام شود» انجام و اتمام يک پروژه با بودجه و زمان مشخص است. تدوين ساختار شکست کار به عنوان يک نظام کاري، براي اطمينان از مشارکت‌کنندگان در اجراي پروژه، اعم از کارفرما، پيمانکاران/فروشندگان است که همگي بدانند چه عملياتي براي تکميل پروژه مورد نياز است.
استفاده از ساختار شکست کار به عنوان يک شالوده اطلاعاتي، برقراري ارتباط صحيح در باره پروژه را براي گروههاي کاري و سازمانهاي حکومتي ناظر بر پروژه و ساير فرآيندهاي قانوني، از طريق کاربرد يک مبناي مشترک، تسهيل مي‌کند.
کاربران ساختار شکست کار
در اجراي پروژه‌هاي بزرگ، علاوه بر کارکنان پروژه، عواملي چون سرمايه‌گذاران، تامين‌کنندگان مالي، پيمانکاران، در بعضي موارد سازمانهاي دولتي و موسسات با دانش تکنولوژيکي پيچيده،دخالت و مشارکت دارند که بيشتر از گذشته به اطلاعات چندگانه و متمرکز نياز دارند.
رعايت الزامات حکومتي و مقررات قانوني و مسووليت نظارتي سازمانها، به اطلاعات و زبان مشترک نياز دارند. فلسفه ايجاد کد براي هر يک از عمليات در WBS و متدولوژي آن، مي‌تواند اين نياز اطلاعاتي کليه مراجع و واحدها را مرتفع کند.
در حقيقت در اجراي پروژه، ساختار شکست کار يک داده و زبان مشترک است و ابزاري براي برقراري ارتباط بين کاربران مختلف در پروژه است که کاربرد موثري دارد.
در تامين داده‌هاي مورد نياز براي تدوين ساختار شکست کار، دو گروه شامل گروه عملياتي پروژه و گروههاي حاکميتي و مسوول دخالت دارند. گروههاي عملياتي شامل، طراحي و مهندسي، ساخت و اجرا، مديريت مالي، اداري و تامين تجهيزات و گروههاي حاکميتي و مسوول مانند، کارفرما/صاحب‌کار، سازمانهاي دولتي و پيمانکاران هستند.
يک ساختار شکست کار خوب طراحي و تدوين شده، گروههاي عملياتي و مسوول را قادر مي‌سازد که ارتباطات دقيق و منظمي با هم داشته باشند.
داده‌هاي اوليه براي تهيه WBS
براي تهيه يک ساختار شکست کار کامل و بدون نقص، داده‌ها و مواد اوليه بايد گردآوري شود. اين داده‌ها که در زمينه‌هاي مختلف است به قرار زير هستند:
- بودجه- نحوه و مقدار تامين مالي و جريان نقدينگي (Cash Flow) ساليانه را مشخص مي‌کند.
- برآورد هزينه، ميزان هزينه‌هاي پروژه را بر مبناي تامين خدمات فني و مهندسي، تامين کالا و تجهيزات و هزينه‌هاي ساخت، اجرا و نصب و راه‌اندازي را تعيين مي‌کند.
- بهره‌وري- نرخ بهره‌وري مورد انتظار براي عوامل درگير در اجراي پروژه عامل مهمي در تدوين ساختار شکست کار است.
- زمان‌بندي- جدول و برنامه زمان‌بندي و ترتيب انجام فعاليت‌هاي پروژه از ابتداي کار تا خاتمه پروژه عامل مهمي در تعيين روش کار است.
- منابع- براي اجراي پروژه از منابعي مانند سرمايه، ماشين‌آلات، تجهيزات، نيروي انساني و مواد مصرفي استفاده مي‌شود که اطلاعات آنها براي تدوين ساختار شکست کار ضرورت دارد.
پس از آنکه کليه داده‌هاي پيش گفته فراهم شد، آنگاه کارشناساني که ساختار شکست کار را تنظيم مي‌کنند، کليه رديف‌ها و رده‌هاي عملياتي را تعريف و تدوين مي‌کنند. اين تعاريف علاوه بر آنکه کليه عوامل را قادر مي‌سازد که حول يک شالوده مشترک اقدام و حرکت کنند، موجب ارتباط سه جانبه هزينه، زمان‌بندي و بهره‌وري بر محور ثابت و در نهايت باعث اندازه‌گيري مناسب پيشرفت کار و کنترل پروژه مي‌شود.
گردآوري مجموعه اينگونه اطلاعات بر مبناي مشترک، در مورد قابل قياس بودن عمليات انجام شده با خطوط مبناي معين، اطمينان ايجاد مي‌کند. اطلاعات حاصل از گروههاي مختلف، علاوه بر آنکه در تهيه بودجه، زمان‌بندي و برآورد هزينه‌ها کاربرد دارد در تدوين خطوط مبناي برآورد هزينه و زمان‌بندي ساخت و اجرا موثر است.
بنابراين ساختار شکست کار از مرحله شروع تا انتهاي پروژه در برنامه‌ريزي،اجرا و کنترل و اصلاح بکار مي‌رود. ساختار شکست کار ابزاري است براي کليه کاربران پروژه تا بر تامين خدمات و تجهيزات، اجرا و اتمام موفقيت‌آميز پروژه نظارت و کنترل داشته باشند.
ترکيب سيستم‌ها – کاربرد WBS
عوامل و سيستم‌هاي اجرا و کنترل پروژه از قبيل، زمان‌بندي، برآورد، سنجش پيشرفت و عملکرد، نيروي انساني، تامين تجهيزات، پايش و کنترل هزينه‌ها و ساير نظام‌ها به اطلاعات نيازمند است. انتقال اطلاعات بين واحدهاي مختلف پروژه و ساير سازمانهاي مرتبط با پروژه، بايد به صورت صحيح عملکرد داشته باشد تا اطلاعات لازم بين واحدها و سيستم‌هاي فرعي به موقع و دقيق انتقال يابد سيستم کنترل پروژه چه به صورت دستي و چه به صورت خودکار و ماشيني،به عنوان سيستم جمع‌آوري به موقع اطلاعات اجرايي و به جريان انداختن اين نوع اطلاعات از طريق تنظيم گزارش‌هاي مختلف و ارايه پيش‌بيني‌ها به مدير پروژه به مقدار زيادي به ساختار شکست کار مناسب و کاربردي نياز دارد.
ايجاد و توسعه ساختار شکست کار
وقتي با استخراج از برنامه زمان‌بندي کلي کارفرما/صاحب‌کار، برنامه اجرايي تفضيلي پروژه تهيه شد، در رابطه با عناصري که براي اجراي کار مورد نياز است، ساختار شکست کار تعريف مي‌شود.
عوامل اصلي ساختار شکست کار شامل:
1- ساختار
2- شماره‌گذاري فعاليت‌ها(کدينگ)
3- گزارش‌دهي
شيوه طراحي WBS و توسعه و تکامل آن، به ديدگاه و فلسفه مديريت پروژه ارتباط پيدا مي‌کند.
ساختار
براي تهيه ساختار شکست کار پروژه معمولاً کل فعاليت‌هاي پروژه به طريق سلسله مراتبي به سطوح مختلف‌کاري تقسيم مي‌شود در سطح اول پروژه اصلي به چند پروژه يا سيستم فرعي مطرح مي‌شود. در سطح بعدي عنوان هر يک از پروژه‌هاي فرعي به چند فعاليت اصلي تقسيم مي‌شود و در مرحله بعدي هر يک از فعاليت‌هاي اصلي به چندين فعاليت فرعي‌تر تقسيم مي‌شود و اين تقسيم‌بندي تا حدي ادامه مي‌يابد که آخرين فعاليت‌ها داراي معني و مفهوم اجرايي و عملياتي باشد. به عبارت ديگر فعاليت‌ها بايد به حدي تقسيم و جزيي شود که قابل سنجش و اندازه‌گيري باشند.
همانطوري که در تقسيم سطوح کاري پروژه فرضي ايستگاه گاز ملاحظه مي‌شود، پروژه به چهار سطح کاري تقسيم شده است. در سطح اول، پروژه اصلي به 5 پروژه فرعي يا فعاليت اصلي تقسيم شده است. در سطح دوم، هر يک از پروژه‌هاي فرعي به چندين فعاليت تفکيک مي‌شود. (ممکن است بطور مثال شامل 15 فعاليت و کمتر يا بيشتر باشد) که يکي از فعاليت‌هاي منشعب از پروژه فرعي خطوط لوله، خط اصلي است. در سطح سوم، فعاليت خط اصلي به دو فعاليت، کالا و مواد و نصب تفکيک شده است. در سطح چهارم، هر يک از فعاليت‌هاي کالا و مواد و نصب به پنج فعاليت جزيي تقسيم شده است که در آخرين سطح اجرايي و عملياتي تعريف شده است.
بنابراين WBS با يک ساختار سلسله مراتبي يا اصطلاحاً درختي تنظيم مي‌شود، به صورتي که در پايين‌ترين سطح اطلاعات با جزييات اجرايي ارايه مي‌شود. پايين‌ترين سطح به حالتي است که کاربر مي‌تواند نياز به تبادل اطلاعات و پايش کارها را پيش‌بيني کند. سطوح بالاتر ساختار اطلاعات کلي‌تر را براي مديران مياني و مدير پروژه ارايه مي‌دهد. به طور کلي براي ساختار کار مي‌توان تا بيست سطح هم تعريف کرد ولي براي اغلب پروژه‌ها چهار الي شش سطوح مناسبي است. براي ساختار بايد شيوه جريان اطلاعات از بالا به پايين مشخص شود.
ساختار شکست کار بايد به بسته کاري و فعاليت‌هايي با در نظر گرفتن مشخصات و موارد زير تهيه و تدوين شود:
- قابل تعريف- فعاليت قابل توضيح بوده و براي کاربران به سادگي قابل درک و فهم باشد.
- قابل سرپرستي و انجام بودن- يک واحد کاري با معني و با مسووليت مشخص و اختيار اجراي آن قابل واگذاري به يک فرد باشد.
- قابل برآورد بودن- مدت اجرا و زمان لازم براي اتمام کار و هزينه و منابع مورد نياز قابل برآورد و تخمين باشد.
- استقلال- هر فعاليت حداقل فصل مشترک با ساير فعاليت‌ها را داشته و به صورت يک فعاليت مستقل قابل اجرا و کنترل باشد.
- قابليت تلفيق- فعاليت يا بسته کاري به نحوي تعريف شود که با ساير فعاليت‌ها هر پروژه فرعي قابل تلفيق و ترکيب نهايي باشد.
- قابليت اندازه‌گيري- پيشرفت اجراي فعاليت يا بسته کاري قبل سنجش بوده وزمان شروع و خاتمه آن مشخص شود.
ساختار به نحوي تعيين و طراحي مي‌شود که کدگذاري فعاليت‌ها امکان‌پذير بوده از طرف ديگر کدها براي کاربران مفهوم و معني‌دار باشد. به عبارت ديگر کاربر بايد بتواند WBS را ابزاري تسهيل‌کننده تشخيص داده و وقتي از حوزه و حيطه کاري خود خارج مي‌شود، اين امر برايش قابل درک باشد.
طراحي کد
طراحي کد براي ساختار شکست کار، بخش مهمي از ساختار شکست کار است. کدينگ در ساختار شکست کار، ابزاري است که بخش‌هاي مالي و اجرايي و کنترل پروژه از آن استفاده‌هاي زيادي مي‌برند يک سيستم کدينگ موثر و با معني به همه کاربران براي انجام درست کارها کمک مي‌کند.
براي طراحي کد ابتدا بايد اطلاعات لازم گردآوري شده و اطلاعات مورد تجزيه و تحليل قرار گيرد سپس نسبت به کدگذاري فعاليت‌ها اقدام شود. کد از تعدادي ارقام که نشانگر يک فعاليت در يک سطح است تشکيل شده است. اگر پروژه‌هاي فرعي و يا سيستم‌هاي اصلي پروژه از 9 تا کمتر باشد از اعداد يک رقمي و اگر تعداد از 9 تا بيشتر باشد از اعداد دو رقمي استفاده مي‌شود. در سطوح بعدي متناسب با تعداد فعاليت‌ها کد تخصيص مي‌يابد و در هر سطح کد سطوح بالاتر تکرار مي‌شود.
اگر مثال ايستگاه کمپرسور گاز را درنظر بگيريم، و کد 212203 مطرح شود همه کاربران متوجه مي‌شوند که منظور انجام عمليات جوشکاري در بخش نصب خط اصلي از زير پروژه خطوط لوله است و اين امر يعني کاربرد زبان مشترک براي اجراي عمليات پروژه است.
گزارش‌دهي
در طراحي ساختار شکست کار، لازم است کليه سطوح پروژه از مديريت ارشد گرفته تا پايين‌ترين سطوح اجرايي مدنظر قرار گيرند. ساختار شکست کار بايد به نحوي طراحي شود که کليه گزارش‌هاي لازم و براي کليه سطوح به صورت خودکار توليد و ارايه شود. توجه و دقت به نياز گزارش‌دهي و انواع آن، در زمان طراحي و تدوين ساختار شکست کار، به تامين نيازهاي مديريت و ساير سطوح به گزارشها، کمک و مساعدت زيادي خواهد کرد.
هماهنگي بين ساختار، کدينگ و ضرورت گزارش‌دهي
تدوين و طراحي صحيح WBS به ترکيب و تلفيق سه عامل ساختار، کد و ضرورت گزارش‌دهي نياز دارد. بطور کلي شرح محدوده کار پروژه، تصويري از ساختار شکست کار را فراهم مي‌کند.
در ابتدا، مهم است که ديدگاههاي آتي مديران درباره پروژه مورد بررسي قرار گيرد. ساختاري که تدوين مي‌شود بايد ساده، شفاف و با مفهوم باشد سپس اين ساختار نهايي شده بايد با کدينگ تلفيق شود. نمونه گزارشها هم استخراج شده و براي نظرخواهي به کاربران اصلي داده شود و پس از نهايي شدن فرمت گزارشها، ساختار شکست کار کامل مي‌شود و به واحدهاي مختلف ابلاغ خواهد شد و در صورت نياز به شرح و توضيح، اين امر توسط طراح و تدوين‌کننده ساختار شکست کار براي افراد يا کارشناسان مربوطه انجام مي‌شود.
نتيجه‌گيري
روشن است که در اجراي پروژه‌ها با حيطه زماني بلند‌مدت از مرحله مفهومي تا راه‌اندازي و بهره‌برداري تجاري، دخالت و نظارت سرمايه‌گذار، مالکين، سازمانهاي دولتي و يا حکومتي و کارفرما/ صاحب‌کار بسيار معمول است.
در يک محيط پيچيده تکنولوژيکي، هنگامي که اجراي تعداد زيادي پروژه مورد نياز است. ناچاريم براي تدوين ساختار شکست کار، متدولوژي دقيق و مشخصي داشته باشيم.
دلايل اصلي کاربرد ساختار شکست کار در پروژه‌ها را مي‌توان به شرح زير بيان کرد:
1- تهيه ساختار شکست کار در دوره زندگي پروژه، روشي براي تعريف روشن محدوده کار پروژه را فراهم مي‌کند و فرآيند آن به مشارکت همه کساني که درگير کار پروژه هستند و فهم و درک روشن آنها از پروژه، کمک بزرگي مي‌کند.
2- کاربرد کد در ساختار شکست کار، ابزاري براي پايش و پيش‌بيني همه هزينه‌ها، زمان بندي و بهره‌وري فراهم مي‌کند. از سيستم کد فعاليت‌ها بعنوان زبان مشترک استفاده مي‌شود و هنگامي که يک تعريف يا زبان مشترک اطلاعاتي ايجاد شود،تصميم‌گيري منطقي توسط مديران قابل تحقق است.
3- با وجود افراد متعدد دخيل در اجراي پروژه، از کاربرد اصطلاحات و واژگان واحد در اجراي کار، اطمينان حاصل مي‌شود.
4- ساختار شکست کار مبنايي براي اطمينان از جريان صحيح و به موقع اطلاعات در سيستم‌هاي مختلف پروژه ايجاد مي‌کند.
بنابراين طراحي درست صحيح و توسعه ساختار شکست کار، با سيستم کدگذاري و اصطلاحات يکسان، مبناي مشترکي براي مديريت پروژه و شالوده‌اي براي نظارت و کنترل هزينه، زمان‌بندي و مشخصات کاري بوجود مي‌آورد.
