برنامه ريزي استراتژيک 2- کنترل هزينه ها

یکي از مباحث ديگر در برنامه ريزي عملکرد در شرکتهاي کامپيوتري، بحث کنترل هزينه هاست. اين هزينه ها شامل هزينه نيروي انساني، تجهيزات، تبليغات، هزينه هاي جاري محل کار و ..... مي باشد. شرکتي مو�?ق است که بتواند نرخ رشد درآمد هايش بيش از نرخ رشد هزينه ها باشد. چرا ؟ چون تجربه نشان داده است نمي توان هزينه ها را کاهش داد و يا ثابت نگه داشت و در عين حال توقع رشد درآمد ها را داشت، به عبارت ديگر در شرکتهاي نرم ا�?زاري به دليل ماهيت توليدي بودن آنها، توليد بيشتر نياز به هزينه بيشتر دارد، ولي مهم آن است که ميزان ا�?زايش هزينه ها از درآمد ها پايين تر بوده تا ت�?اضل به عنوان سود ناخالص ا�?زايش يابد.
در مورد هزينه هاي رايج ، بدون شک مي توان هزينه هاي حقوق و مزاياي نيروي انساني و هزينه هاي جاري د�?تر کار را به عنوان جدي ترين (و شايد بهتر بگويم، اجباري ترين) هزينه هاي شرکتهاي توليد نرم ا�?زار دانست. در سوي ديگر هزينه تبليغات نيز اگر اهميت داده شود (لزوم انجام تبليغات مناسب براي �?روش بيشتر بر هيچکسي پوشيده نيست) نيز بايستي سهم نسبتا زيادي از هزينه هاي يک شرکت را به خود اختصاص دهد. به دليل اينکه برخي هزينه ها مانند حقوق ا�?راد و يا هزينه هاي محل کار، غير قابل اجتناب است، اشتباهي که معمولا رخ مي دهد آن است که شرکتها در زماني که تصميم به کاهش و يا کنترل هزينه مي نمايند، اغلب از بودجه بخش هاي �?روش و تبليغات کاهش مي دهند که اين تصميم گيري ناصوابي است.

و اما کنترل هزينه:
چون نمي توان هزينه را بدون روش منطقي کاهش داد و انتظار داشت که سود شرکت کاهش نيابد بايد به روش مناسبي نرخ رشد هزينه و محل هزينه کرد آنها را کنترل نمود و با ايجاد مکانيسم هاي نظارتي، در دوره هاي زماني مشخص و يا تصاد�?ي، عملکرد شرکت را در اين بخش مورد ارزيابي قرارداد.
برخي روشهاي کنترل هزينه (که به صورت تجربي به آن رسيده ام) را در اينجا ذکر مي کنم ، اما ورود جدي به اين بخش بايستي با تخصص هاي مالي و اقتصادي باشد که من ندارم!
1- نيروي انساني: در بخش نيروي انساني براي جلوگيري از ا�?زايش بي رويه هزينه ها بايستي موارد زير را مد نظر قرار داشت.
- جلوگيري از رشد قارچي شرکتها: اغلب شرکتهاي نرم ا�?زاري در ابتدا با گر�?تن يک يا چند پروژه شروع مي کنند و بنابراين شروع به جذب نيرو مي کنند. اگر نتوانند با همين سرعت پروژه هاي جديد نيز تعري�? کنند، در پايان اين پروژه ها يک گروه بزرگ از ا�?راد را دارند بدون اينکه برايشان کار داشته باشند.
- آموزش: بدون شک يکي از سرمايه گذاري هاي مهم در بخش نيروي انساني، آموزش است. اگر نيروهاي کاري موجود، بدون ا�?زايش در تعداد از نظر سطح مهارت هاي عمومي و اختصاصي تقويت شوند، مي توانند کارايي خود را در پروژه هاي مختل�? نشان دهند. بنابراين سرمايه گذاري مناسب در بخش آموزش مي تواند باعث جلوگيري از ا�?زايش تعداد ا�?راد شود.
- گروه بندي مناسب نيروهاي کاري: شرکتهاي نرم ا�?زاري به دليل ماهيت توليدي بودن، درگير پروژه هاي مختل�? مي باشند. تشکيل گروه هاي کاري هماهنگ، آزمايش کارايي ا�?راد در کنار يکديگر و نيز اجراي کار گروهي در پروژه هاي کوچک براي کسب مهارت در انجام پروژه هاي بزرگ، باعث مي شود در هنگام توليد نرم ا�?زارهاي هزينه بر، گروه کارايي مناسبي داشته و هزينه توليد پروژه را کاهش دهند.
-جذب و ح�?ظ نيروي انساني مناسب: امروزه شاهديم دانشگاه هاي متعددي در سطح کشور اقدام به تربيت دانشجويان نرم ا�?زار و سخت ا�?زار مي نمايند، از دانشگاه هاي دولتي گر�?ته تا آزاد و غير انت�?اعي و پيام نور و مجازي و علمي کاربردي و ... با اين وجود درصد کمي از اين ا�?راد را مي توان به صورت واقعي شايسته همکاري دانست (به قول دوستي در کشور بيکار زياد داريم، اما کار کن خيلي کم داريم!) پيدا کردن ا�?رادي که بتوانند در ساختار کارگروهي شرکت �?عاليت نمايند و از دانش �?ني خوبي هم برخوردار باشند معمولا از دغدغه هاي مهم مديران اين شرکتها است. از سوي ديگر به دليل تنوع بازار کار کامپيوتر در کشور و خارج از آن، اغلب نيروهاي نرم ا�?زاري به صورت طولاني مدت در يک شرکت مشغول نمي شوند و با کوچکترين ات�?اقي تصميم به تغيير شرکت مي دهند. بنابراين سطح تعهد ا�?راد به شرکت نيز از پارامتر هاي تاثير گذار است و مي توان از طريق برخي اقدامات نظير آموزش، تنوع دهي به کار، جلب رضايت مالي ا�?راد، ساختن محيطي مناسب براي کار و جلوگيري از بروز تنش در محيط ها، پاداش ها و تنبيه هاي به موقع و .... ا�?راد خوب را به ماندن ترغيب نمود.
- نيروي انساني متعهد: مجرد يا متاهل!؟ مرد یا زن؟ : تجربه نشان داده است که ا�?راد متاهل، تعهد بيشتري به محل کار دارند تا ا�?راد مجرد، هر چند نمي توان به آن قيد کلي نسبت داد. در مورد جنسیت هم هم هر چند برای همه ا�?راد عمومیت ندارد، نیروهای خانم معمولا تعهد بیشتری نسبت به محل کار خود دارند و ماندگار ترند (این امر در مورد خانم های متاهل صادق تر است.)
2- هزینه های جاری: یکی از دم دست ترین هزینه ها و ناگزیرترین ها، هزینه های جاری مانند هزینه های محل کار و تجهیزات است. اغلب مدیران برای کاهش هزینه ها سراغ این موارد می روند که به دلیل کمی آنها نسبت به سایر هزینه ها (مخصوصا نیروی انسانی) صر�?ه جویی در آنها هر چند خوب است اما موثر نیست. (مدیر کارخانه چند میلیاردی را می شناسم که برای کنترل هزینه ها دستور داد روی میز ها دستمال کاغذی نگذارند!!)
3- تبلیغات : یکی از مهمترین هزینه هایی که نباید در آن صر�?ه جویی (به معنی کم خرج کردن) کرد، بلکه باید آن را درست مصر�? کرد. اصولا بایستی به هزینه تبلیغات به شکل یک سرمایه گذاری نگاه کرد. است�?اده از نیروی متبحر که بتواند به بهترین شکل در این مورد هزینه کند، تصمیم گیری عاقلانه ای است.
4-هزینه های تولید و پروژه: یکی از بهترین روشهای کنترل هزینه های شرکت ها، بکارگیری روشهایی است که قیمت تمام شده محصول را کاهش دهند. این روشها به جز روشهای �?وق می تواند بکارگیری �?رآیند توسعه نرم ا�?زار مناسب برای یک پروژه باشد به نحوی که هم تعداد نیروی انسانی و هم زمان پروژه را کاهش دهد (به عبارت دیگر ن�?ر-ساعت پروژه کاهش یابد) برای مثال است�?اده از روشهای CBSD ( مبتنی بر مول�?ه ها Componet) یکی از این روشها است که در دراز مدت باعث می شود زمان تولید کاهش یابد. انجام پروژه های مشابه -در یک �?یلد کاری- و اجتناب از تنوع بخشیدن بیش از حد به محصولات، گروه بندی مناسب نیروی انسانی (در گروههای باز یا بسته ) و .... از دیگر روشهایی است که هزینه تولید را کاهش می دهد. یکی دیگر از موارد مهم نیز بهره گیری از متدولوژی های تحلیل و طراحی سیستمها به شکلی است که از مرحله طراحی تا نصب بر مبنی گام های متدولوژی صورت گیرد تا دوباره کاری ها کمتر شود. دیگر اینکه به نظر من یکی از مشکلات مهم گروههای نرم ا�?زاری عدم توجه کا�?ی آنها نسبت به �?از تحلیل و طراحی در پروژه هاست و اغلب به صورت سریع (RAD) نسبت به توسعه پروژه ها اقدام می کنند. این کار اگر با تجربه کا�?ی همراه نباشد باعث می شود که نیازهای مشتریان به خوبی درک نشده، در هنگام پیاده سازی و تحویل، با تغییر نیازهای زیادی -ناشی از عدم شناخت کا�?ی و سرسری گر�?تن مرحله جمع آوری اطلاعات- مواجه شوند. در حالیکه با صر�? زمان مناسب در این �?از، هزینه های تغییرات و پشتیبانی بعدی کاهش می یابد.
5- انتخاب مشتری: به عقیده من نباید در �?روش نرم ا�?زار، �?روش به هر قیمت و شرایطی را پذیر�?ت، اصولا به نظر من در مورد بعضی از مشتری ها نباید کار را قبول کرد. مشتریانی که خود نمی دانند چه می خواهند، مشتریان به قول معرو�? بدقلق(!)، مشتریان با خواسته های نا معقول، مشتریان بدحساب و یا با تاخیر در پرداخت ها، همه و همه از مشتریانی هستند که باعث ا�?زایش هزینه های پروژه و طبیعتا ا�?زایش هزینه های هر شرکت می گردند. هر چند برخی ممکن است خود هزینه این "بد" بودن خود را بپردازند اما به دلیل اینکه به مدت طولانی و یا با شرایط سخت، وقت و انرژی نیروهای کاری شرکت را می گیرند، در دراز مدت باعث �?رسودگی نیروهای کاری، عدم توانایی قبول پروژه های جدید و از دست ر�?تن �?رصت های جدید می گردند که به شرکت ضرر می رساند.
مطلب طولانی شد، بازهم در این مورد خواهم نوشت!
همین!