برنامه ريزي استراتژيک شرکت هاي نرم ا�?زاري 8 - سالانه بيانديش، ماهانه عمل کن.

يک شرکت توليد کننده نرم ا�?زاري بايد هم در زمان تاسيس و هم در دوره هاي بازبيني استراتژي هاي خود، يک نکته را مد نظر قرار دهد، برنامه ريزي زماني، بدين معني که براي رسيدن به اهدا�? خود در قالب برنامه هاي بلند مدت ميان مدت و کوتاه مدت ، گام هايي را تعري�? کند. اين کار در همه شرکتهاي توليدي و بازرگاني نيز يکسان است، اما نکته اي که در مورد يک شرکت نرم ا�?زار ويژه تر است، طول مدت اين برنامه هاست. به دليل تغييرات مداوم تکنولوژي نمي توان، برنامه هاي بلند مدت طولاني تدوين نمود مگر آنکه، آن برنامه مستقل از تغييرات جامعه و �?نآوري باشد. در مورد برنامه هاي کوتاه مدت، هم اگر يک شرکت ماهيت توليدي دارد، نمي تواند برنامه ها را آنقدر جز کند که نتواند آنها را محقق کند.
تجربه محدود و ناقص من در اين زمينه باعث شده است که سه گروه برنامه براي شرکت تدوين کنم:
- برنامه بلند مدت 5 ساله که در آن �?قط چارچوب هاي کلي اهدا�? شرکت محقق شده است و براي آن برنامه ريزي مي شود، با اين پويايي که به توان با توجه به استراتژي نهايي، تاکتيک هاي کوتاه مدت را تغيير داد.
- برنامه ميان مدت يکساله، که قبل از آغاز هر سال کاري شرکت، برنامه سال بعد را بر اساس شرايط موجود و نگاهي به برنامه بلند مدت تدوين مي شود. در اين برنامه جايگاه ا�?راد و وظائ�?شان در سال آينده مشخص مي شود. اين برنامه ميان مدت ممکن است در ميانه سال، با توجه به ايجاد �?رصت هاي جديد و يا بروز بحران هاي کاري، تغيير پيدا کند، اما تلاش مي شود رؤوس آن با برنامه بلند مدت همخواني داشته باشد.
- برنامه کوتاه مدت يک ماهه: که در اين برنامه در ابتداي هر ماه، خروجي آن ماه مشخص مي شود. و وظائ�? ريز ا�?راد تعري�? مي شود. در اين مورد هم در مورد شرايط ناگهاني مانند خدمات پشتيباني �?وري، �?روش هاي لحظه اي و يا ريسک هاي پروژه تغييراتي در برنامه داده مي شود. بگذريم که گاهي اين تغييرات به حدي است که خروجي هر ماه را مت�?اوت از پيش بيني اوليه مي کند، اما تلاش مي کنم که بي خروجي نباشيم!
ذکر اين مطلب ضروري است که اين برنامه ريزي مت�?اوت از برنامه ريزي و زمانبندي هر پروژه است که ماهيت خاص خودش را دارد و بايد به درستي براي آن برنامه ريزي کرد. اين گونه برنامه ريزي کوتاه مدت براي بخش هايي نظير �?روش، خدمات پس از �?روش و توليد بسته هاي عمومي نرم ا�?زار (Packages) صادق مي باشد. از سوي ديگر به دليل تغييرات سريع جامعه ، نمي توان ساختارهايي هرمي براي يک شرکت نرم ا�?زاري ايجاد کرد که همه وظي�?ه مشخصي داشته باشند و به صورت ماهانه تغييري در آن رخ ندهد، مگر آنکه آن شرکت بزرگ و با سرمايه مادي و معنوي کا�?ي باشد.
نکته مهمي که در تدوين برنامه هاي شرکت به آن رسيده ام، آن است که بايد �?کر ها را سالانه انجام داد، اما براي هر ماه برنامه عملياتي مت�?اوتي داشت. چرا؟
در ايران ما ماه هاي مت�?اوتي داريم که بر اساس آن شرايط جامع مت�?اوت است و اين شايد در هيچ جاي دنيا سابقه نداشته باشد: اين ماه ها عبارتند از �?روردين، ارديبهشت، خرداد، شهريور، دي، بهمن، اس�?ند! به اضا�?ه ماه محرم و ماه رمضان در تاريخ قمري. تعجب کرديد که بخش مهمي از سال در شرايط ويژه هستيم، صبر کنيد، توضيح مي دهم.
- �?روردين : نيمي از ماه تعطيل است، در نيم دوم هم هنوز کسي تصميم به خريد يا س�?ارش نرم ا�?زار ندارد و همه صبر مي کنند تا ماه بعد. ضمن اينکه به دليل عدم باز شدن ردي�? هاي بودجه، حتي در صورت تمايل به خريد، محل پرداخت وجه مشخص نبوده و عملا موکول به ماههاي بعد مي شود.
- ارديبهشت، به دليل هزينه هاي سنگين ماه اس�?ند و عدم �?روش خوب محصولات جديد، �?شار مالي در ارديبهشت ماه به شرکت ها وارد مي شود، هر چند تقاضاهاي خريد محصول و س�?ارش پروژه ا�?زايش مي يابد.
- خرداد : �?صل امتحان نيروهاي کاري است که دانشجو هستند، لذا در صورت داشتن چنين نيروهايي، در اين ماه و ابتداي تير ماه، بسته به تعداد توان �?ني شرکتها کاهش مي يابد.
- شهريور: اغلب مرخصي مديران و کارکنان در اين ماه است تا پيش از آغاز �?صل تحصيلي جديد، با خانواده استراحتي داشته باشند، بنابراين عملا �?روش اين ماه و ماه مهر ا�?ت پيدا مي کند.
- دي و بهمن : با نزديک شدن به دهه �?جر و آخر سال، ميزان تقاضاي مشتريان، علي الخصوص در بين سازمانهاي دولتي ا�?زايش مي يابد. لذا بايد تيم �?روش و خدمات پس از �?روش آمادگي کا�?ي براي مذاکرات متعدد در ماه آمادگي داشته باشند.
- اس�?ند: هر چند ميزان درآمد خوبي حاصل از �?روش ماههاي پيشين به شرکتها تزريق مي شود، اما با توجه به هزينه هاي آخر سال، پاداش پرسنل و هداياي تبليغاتي شرکت، و نيز هزينه هاي �?روردين و ارديبهشت، بايستي مديريت مالي درستي در شرکت صورت گيرد.
- محرم : به دليل برگزاري مجالس مذهبي و تعطيلات آن، اغلب مشتريان دولتي علي الخصوص در دهه هاي اول آن در دسترس نيستند.
- رمضان : با توجه به شرايط ويژه روزه داري، توان توليد در مجموعه هاي نرم ا�?زاري کاهش مي يابد. از سوي ديگر به دليل همين شرايط با مشتريان عملا نيمه دوم روز غير قابل است�?اده است. اين مشکل با دستور عجيب دولت در سال جاري مبني بر کاهش ساعت کاري در ماه رمضان براي ادارت دولتي تشديد مي شود.
اين موارد عمومي نيست و با توجه به ماهيت هر شرکت و مکانيسم �?روش و ارائه خدمات پس از �?روش مي تواند مت�?اوت باشد. اين نتيجه گيري را در رادمان با توجه به وضعيت �?روش و کسب و کار شرکت در طي پنج ساله گذشته به دست آورده ام. در اين سالها به ت�?کيک هر ماه، نوع کار، نوع �?روش، ميزان درآمد به ت�?کيک نوع پروژه، ميزان هزينه به ت�?کيک نوع هزينه و .... را ثبت کرده و بر اساس آن گزارشهاي خوبي براي مديريت آتي شرکت و برنامه ريزي آن بدست آورده ام.
اين نکته هم �?رآموش نشود که برنامه ريزي ماهانه شرکت، تابع شرايط اجتماعي نيز هست، براي مثال تعطيلي ناگهاني اعلام شده از سوي دولت (به تعداد بين التعطيلين توجه کنيد)، جلو کشيدن يا نکشيدن ساعات کار، کاهش ناگهاني و بدون اعلام قبلي ساعات کار در ماه رمضان و يا .... در �?عاليت هاي جاري شرکت ها تاثير گذارند. هر چند شايد خود به اين شرايط متعهد نباشند و کار خود را بکنند اما دولت و جامعه را نمي توان کاري کرد. کاش ما هم به عنوان يک شرکت خصوصي درآمد چاههاي ن�?ت را داشتيم که نگران کار کردن و يا نکردن در يک روز يا يک ماه نبوديم.
به هر حال به مديران شرکت هاي نرم ا�?زاري توصيه مي کنم که با توجه به عملکرد قبلي شرکت خود و با توجه به وضعيت درآمد هاي خود، اقدام به ترسيم يک نمودار جريان پول (Cash Flow Diagram) بنمايند و با ترسيم اهدا�? بلند مدت و تدوين برنامه هاي ميان مدت و کوتاه مدت براي رسيدن به آنها اقدام نمايند.
ادامه دارد...
همين!