تعريف معماري سازمان و پياده سازي سيستم جامع اطلاعاتي

[javad jan]

مقدمه
امروزه با پيشرفت تكنولوژي و تغيير ماهيت فعاليتهاي مديريتي، اطلاعات به عنوان اصلي ترين موجوديت در هر فرآيند كاري و مهمترين ابزار مديريت مي تواند نقش حائز اهميتي در افزايش راندمان فرايندها و تضمين اهداف كسب و كار داشته باشد.
رقابت موجود در دنياي تجارت، محدوديت منابع، ازوم توجه به نيازهاي مشتري، الزامات مربوط به تضمين كيفيت، لزون كنترل استثنائات و تغييرپذيري محيط در كسب و كار، همه و همه استفاده از ابزارهاي كارآمد را براي صنايع و سازمانهاي مختلف به يك الزام حياتي مؤثر بدل نموده است.
در سازمانهايي كه به نوعي درگير در لجستيك صنايع بزرگ، مانند خودروسازي مي باشند، حجم زياد اطلاعات و ماهيت به عنوان حلقه و اصل مشتري و تأمين كنندگان خرد، اهميت تعريف معماري دقيق سازماني و تهيه ابزارهاي سيستمي را دوچندان مي نمايد.
طرح حاضر در راستاي طراحي معماري سازماني مناسب و حل مشكلات ناشي از عدم وجود يك سيستم اطلاعاتي كارآمد مطابق نياز مركز محترم تأمين قطعات تراكتورسازي تبريز تدوين گرديده است.
شايان ذكر است رويكرد اصلي ما در انجام اين طرح آناليز دقيق نياز مشتري و نگرش جامع و ساخت يافته به كليه مفاهيم اطلاعاتي مورد نياز در داخل و پيرامون مجموعه و سپس طراحي و پياده سازي سيستم مبتني بر اين نيازمنديها مي باشد.
اين مجموعه با تكيه بر توان و پتانسيلهاي بالاي علمي و تجارب عملي و استفاده از كارشناسان توانا در حوزه هاي مختلف مانند it، مديريت و كيفيت بر آن است، تا در پيشبرد اين پروژه در كنار مركز تأمين قطعات تراكتورسازي تبريز، همكاري هاي لازم را با آن مجموعه محترم داشته باشد. بر خود فرض مي دانيم كه از جناب آقاي دكتر حكيم زاده كه با رهنمودهايشان ما را در تدوين اين طرح ياري نموده اند كمال تشكر را به عمل آوريم.

[javad jan]

ساختار مكتوب
در قسمت طرح مسأله، شملي كلي از پروژه قابل مشاهده مي باشد. پس از آن در بخش اهداف با توجه مزايا و معايب بحث شده، فهرستي از اهداف خرد و كلان پروژه ارائه گرديده است. در بخش روش انجام پروژه سعي شده توضيحات كلي از نحوه و انجام كار در حد حوصله اين مكتوب بيان شود. پس از آن توضيحات كلي در مورد خصوصيات فني اجراي پروژه مندولوژيها و ابزارهاي مورد استفاده ارائه شده است. بديهي است تدوين طرح تفصيلي و شرح خدمات دقيق نيازمند شناخت دقيقتر از نيازمنديهاي كارفرماي محترم بوده و در صورت تمايل آن مركز، پس از كسب شناخت اوليه قابل ارائه خواهد بود.
(در تدوبن اين مكتوب سعي شده از اطلاعات اوليه كسب شده از وضع موجود مركز استفاده گردد.)

[javad jan]

طرح مسأله:
بحث در موردئ آنچه اين تيم در صدد انجام آن است را با طرح سوالي آغاز مي كنيم. It چيست؟
محملي جهت هزينه كرد برخي سازمانها و كسب درآمد توسط پاره‌اي ديگر – ويتريني از سخت افزارهاي بي استفاده، نرم افزاري بي كاربرد يا با اثربخشي كم، يك مد جديد و شايد هم اگر ملاحظه را كنار بگذاريم استفاده از it يك امر غيرضروري و دست پاگير كه همه بايد به آن تن دهند، باشد.
كليه كشورهايي كه بدون درنظرگرفتن ظرفيتهاي فرهنگي و صنعتي، خود را غرق در تكنولوژيها و متدهاي وارداتي نموده‌اند وجود داشته باشد. و علت آن هم نحوه عملكرد و سياستهايي بوده است كه در انتقال اين تكنولوژي از جوامع صنعتي و توسعه يافته به جهان سوم و كشورهاي توسعه نيافته و در حال توسعه توسط متوليان موضوع اتخاذ گرديده است.
آنچه ما در اين طرح در پي آنيم، تغيير تعاريف فوق و استفاده از فناوري اطلاعات به عنوان يك "فناوري توان توانمندساز" جهت فرايندهاي كاري موجود در چهارچوب پروژه مي‌باشد. جهت تحقق اين ادعا تيم پروژه تمركز خود را بيش از آنچه متمركز بر ابزار نمايد برروي پيشنيازها، الزامات و رويه ها، ساز و كار سازماني مورد نياز، مهندسي مجدد فرايندهاي كاري و طرح ريزي معماري سازمان متمركز خواهد نمود. پس از فراهم شدن مقدمات و طراحي معماري و مدلهاي اطلاعاتي سازمان – تصميم گيري در مورد ابزارهاي تكنوبوژيكي شامل (سخت افزار / نرم افزار / زيرساخت) با تحليل و نيازمنديهاي سازماني انجام خواهد پذيرفت و انتخابها دقيقاً مطابق نيازمنديها خواهد بود.
آنچه كه در يك شعاي كلي دنبال آنيم، مديريت جريان كار و جريان اطلاعات از لحظه دريافت سفارش از مشتري تا تحويل آن به وي و اخذ بازخوردهاي بعدي در مورد سفارش مي باشد. در اين راه رويكرد اصلي ما نگرش يكپارچه به حلقه هاي مختلف درگير در زنجير فعاليتها مي باشد. (كليه فعاليتها در مرحله طراحي و تعيين معماري بر پايه استفاده مناسب از سيستمهاي مكانيزه جهت تسهيل فرايندها به عنوان ايزارهاي كمكي و تكسويه فرآيند مي باشد)؟
پس از پايان طراحي سازمان امكان پياده سازي ابزارها و سيستمهاي پيشنهايد و تعريف شده توسط شركت ..... ميسر مي باشد. در صورت عدم تمايل كارفرماي محترم در اين مورد، اين شركت تعهد مي نمايد كليه مستندات خود را بر پايه متدولوژيهاي معين به گونه تدوين نمايد كه كاملاً قابل استفاده توسط تيمهاي پياده ساز باشد.
خوشبختانه پياده سازي استاندارد iso 9000:2000 در مجموعه گام موثري در انجام اين پروئژه بوده و مواردي مانند مشتري محوري و تفكر فرآيندگرا در اين استاندارد كمك زيادي به اين پروژه مي نمايد. ذكر اين نكته ضروري است كه پياده سازي استاندارد iso در مجموعه بستر مناسبي جهت طراحي و پياده سازي ابزارهاي سيستمي در مجموعه فراهم آورد، و نگهداري آنها را ساده تر مي نمايد. ارتباط بين نظام كيفي مجموعه با تيم پروژه در مراحل اوليه طراحي معماري سازماني بيشتر خواهد بود كه سعي شده در بخش روش انجام پروژه در اين باره توضيحات بيشتري ارائه گردد.

[javad jan]

اهداف پروژه:
طراحي معماري سازمان و توسعه بستر اطلاعاتي مورد نياز مجموعه به منظور تضمين رضايت مشتريان و استفاده بهينه از منابع. اين امر به عنوان هدف اصلي پروژه تعريف مي گردد. در جريان انجام پروژه شاخصها و مكانيزمهاي مورد نياز جهت كنترل محقق شدن اين هدف تعريف خواهد شد.
جهت رسيدن به اين هدف اصلي و دستيابي به موارد زير به عنوان اهداف خرد ضروري است:
- طراحي مدل اطلاعاتي معماري سازمان
- طراحي و پياده سازي سيستم مديريت اطلاعات مورد نياز مجموعه
- طراحي و پياده سازي نكانيزمهاي ارتباطي با اركان خارج سازمان شامل مشتريان و تأمين كنندگان
- طراحي و پياده سازي سيستمهاي سطح عمليات مورد نياز مجموعه شامل:
· ابزارهاي شناسايي منابع و تأمين كنندگان
· ابزار مديريت سفارشات مشتري
· ابزار كنترل و برنامه ريزي خريد از تأمين كنندگان
· ابزارهاي كنترل قراردادها
· ابزارها و مكانيزمهاي بازرسي و كنترل كيفي قطعات
· ابزار كنترل اسناد و مدارك
· ابزارهاي مديريت پايش و كنترل زيرسيستمهاي اطلاعاتي
· سيستمهاي مالي و اداري
· ابزار كنترل و برنامه ريزي اقدامات و عملكرد پرسنل
· سيستم انبار و كنترل موجودي
· سيستم مديريت اقلام نامنطبق با قابليت رديابي قطعات براي نقاط تصميم به كمك ابزارهاي فني يا تحقيق عمليات جهت پيش‌بيني
· طراحي و پياده سازي سيستمهاي مبتني بر برنامه ريزي پيشرفته (Addvanced Planning System=ASP)
· تقاضا و توليد اتوماتيك درخواستهاي خريد
· برنامه ريزي حمل و نقل جهت شبكه توزيع

[javad jan]

ذكر اين نكته ضروري است كه اهداف خرد اشاره شده در بالا صرفاً با شناخت اوليه از آن مجموعه تعريف گرديده است و با شناخت دقيق ممكن است پاره اي از موارد فوق تغيير كرده و زيرليستهاي ديگري نيز به عنوان اهداف خرد به شرح كار پروژه اضافه گردد. به عنوان مثال شايد در برخي از موارد مكانيزاسيون راهكار و ابزار فرايندي پيش بيني شده در بخشي از سازمان ضروري نباشد.
تحقق اهداف خرد و كلان فوق مزاياي زيادي را براي سازمان ايجاد خواهد كرد كه در زير به پاره اي از آنها اشاره گرديده:
· كاهش هزينه هاي عملياتي شامل تامين، انبارش، توزيع و هزينه‌هاي جاري
· كاهش سطح موجودي در مجموعه كه باعث كاهش هزينه هاي انبارش قطعات مي‌گردد.
· ارتباط آسان با مشتري و تأمين كننده
· افزايش سرعت گردش اطلاعات و تصميمات اتخاذ شده مبتني بر آن
· كنترل آسان حسابهاي مالي و عملكرد كيفي تأمين كنندگان
· كاهش تأخيرات
· سرعت بالاي ردگيري كالاهاي نامنطبق شناسايي شده در فرايندهاي بازرسي و يا برگشت داده شده توسط مشتري
· بهبود چرخه مالي مجموعه
· افزايش قدرت تغييرپذيري با توجه به تغيير شرايط
(تدارك و لجستيك قدرتمند و اثربخش را مي توان زيربناي اصلي توليد و تضمين كننده رضايت مشتريان نهايي زنجيره تأمين دانست)

[javad jan]

روش انجام پروژه:
محصول پروژه معماري سازماني فني اصلاح شده، مدل اطلاعاتي در قالب بانك اطلاعاتي جامع به همراه مجموعه اي از ابزارهاي سيستمي، دستورالعملها و رويه ها، فرايندهاي اصلاح شده مي باشد كه كليه ابزارها و تكنولوژيهاب مورد استفاده دقيقاً مطابق نياز سازمان توليد شده و در آن بومي گرديده و آموزشها مورد نياز در مورد آنها كاملاً به سازمان منتقل گرديده است.
جهت رسيدن به محصول پروژه و تحقق اهداف تعريف شده، مرلحل كلري به شح زير طرح ريزي شده است:
1-فاز مطالعات مقدماتي و شناخت نيازمنديها
-شناخت سازمان موجود شامل (ساختار / فرآيندها / اهداف، مأموريت و استراتژيها)
-شناخت اركان خارج از مجموعه و تقابل اطلاعاتي و كاري آنها با سازمان
-سازمانهاي داخلي و خارجي مشابه و شناسايي مفهومي زيرسيستمهاي اصلي مورد نياز

سطح موجود فناوري شامل:
-تدوين گزارش شناخت شامل موارد فوق و تحليلهاي مربوطه
-شناسايه زيرساخت و نرم افزار / سخت افزار / آموزش
2-طراحي معماري سازمان مبتني بر فناوري اطلاعات
-تحليل و طراحي لايه كسب و كار (Business) (اهداف و استراتژيها)
-تبيين خصوصيات كليدي و راهبرد كسب و كار شركت
-مهندسي مجدد ساختار اطلاعاتي سازماني
-شناسايي فرايندها و زيرسيستمهاي مديريتي مورد نياز
-مدل سازي ارتباطات كلان اطلاعاتي، فرايندها و زيرسيستمهاي شناسايي شده
- تحليل لايه اطلاعات
- تحليل فرايندهاي عملياتي و مديريتي شناسايي شده درس ازمان و مهندسي مجدد آنها (BPR)
- شناسايي و تحليل فرايندهاي جديد مورد نياز شناسايي شده با توجه به ملاحظات لايه كسب و كار
- تعريف مدلهاي منطقي داده ها شامل گردش، گروه بندي، و مخازن مورد نياز و ارتباط آنها با وظايف سازمان و فرآيندهاي شناسايي شده
- شناسايي و تعريف مدل اطلاعاتي مورد نياز جهت تبادل با اركان خارج از مجموعه شامل مشتريان و تأمين كنندگان
- تدوين گزارش مربوطه در مورد مدل اطلاعاتي مورد نياز مشتريان
لايه تحليل و طراحي مفهومي سيستمها، ابزارها و رويه هاي مورد نياز
- تحليل لايه ها قبل و استخراج نيازمنديهاي سيستمي
- تحليل و طراحي مفهومي سيستمهاي غيرمكانيزه مورد نياز و مشخصه‌هاي اصلي و تهيه آنها
- تحليل و طراحي مفهومي سيستمهاي مكانيزه مورد نياز و مشخصه‌هاي اصلي و تهيه آنها
- تدوين گزارش نيازمنديهاي سيستمي
- انتخاب نهايي نمودن سيستمهاي پيشنهادي مورد نياز

- لايه تكنولوژي و زيرساخت:
- برآورد راه حلهاي مختلف طراحي و پياده سازي هر يك از زيرسيستمها و نيازمنديهاي تعريف شده در مرحله قبل شامل: قيمت، هزينه، متودولوژي، تكنولوژي و ساير مشخصه هاي اصلي بر تفكيك دو راه حل
انتخاب نهايي نمودن زيرسيستمها و راه حلهاي مربوط به آنها و تدوين گزارش نهايي طراحي معماري اطلاعاتي سازمان

[javad jan]

3-تجزيه و تحليل شكاف (IT Alignment…GAP Analysis) با وضعيت طراحي شده، ارزيابي شكاف
- ارزيابي شكاف ترازبندي فناوري اطلاعات
-ارزيابي شكاف مهارتهاي آموزشي مرتبط با پرسنل
-جمع بندي و ارائه پيشنهاد و راهكار جهت رفع نواقص

4-طراحي تفصيلي و پياده سازي سيستمهاي مكانيزه مورد نياز.
طراحي شامل



توليد گزارشات و تهيه آنها توسط كارفرما

طراحي مدئل امنيتي سيستم از طريق تعريف گروههاي امنيتي به تفكيك نوع عملكرد و محدوده داده‌ها
طراحي اصول رابط كاري مورد استفاده
طراحي گزارشات

شناسايي Arctors
شناسايي و تعريف VseCase
مشخص نمودن Active Directory
تعريف اشياء و كلاسها
تعريغ موجوديتهاي اطلاعاتي و مشخص كردن ERP
طراحي بانك اطلاعاتي





-پياده سازي
- پياده سازي بانك اطلاعاتي
- تست و راه اندازي آزمايشي برروي زيرساخت موجود در سازمان
- پياده سازي (Usecase) شامل (فرمهاي ورود اطلاعات / پردازشها / فرمهاي خروج اطلاعات و سطوح دسترسي)
-تست و راه اندازي UseCaseهاي پياده شده در سازمان
-رفع اشكالات
-يكپارچه سازي سيستم
-تست و راه اندازي نهايي
-توليد مستندات مورد نياز
-آموزش
-برگزاري دوره هاي آموزشي جهت آموزش ابزارهاي سيستم تهيه شده.
-برگزاري دوره هاي آموزشي در جهت رفع شكاف هاي شناسايي شده در بعد مهارتهاي آموزشي مرتبط با پرسنل

[javad jan]

5-پشتيباني و نگهداري سيستم
- رفع اشكالات به مدت ...
- رفع نيازمنديهاي جديد خارج از چهارچوب گزارشات طراحي با شرايط مورد توافق طرفين
-آموزش يك تيم از پرسنل كارفرما جهت مديريت و پشتيباني سيستم
-پشتيباني كامل سيستم پس از پايان دوران گارانتي مطابق شرايط مورد توافق طرفين

[javad jan]

مشخصه هاي فني اجراي پروژه:
فاز مقدماتي و شناخت نيازمنديها:
بهره گيري از تكنيكهاي مصاحبه با افراد كليدي، تدوبن پرسشنامه، تكميل شناسنامه سطح فناوري مطالعه منابع اطلاعاتي، روشها، دستورالعملها و تحليل و جمع بندي اطلاعات به كمك تكنيكهاي AHP از روشهاي اصلي انجام فاز اول پروژه مي باشد. جهت اركان خارج از مجموعه (مضتري / تامين كننده) از طريق شناسايي رويه هاي ارتباطي و نرم افزارهاي مورد استفاده و همچنين بررسي كامل قراردادهاي همكاري طرفين اقدام خواهد شد. در مورد Protocol ارتباطي با ذي نفعات خارج از مجموعه و تكنولوژي طراحي Interfaceهاي ارتباطي سعي مي گردد از تكنولوژي KML به عنوان بستر اين ارتباط استفاده گردد. البته اين مطلب به شرايط حاصل از شناخت كامل و امكانات و محدوديتهاي ذي نفعات خارج مجموعه نيز بستگي دارد. مستقل از تكنولوژي استفاده شده در اين ارتباط، سعي مي گردد مدل ارتباطي مبتني بر تفك Win-Win باشد.

[javad jan]

طراحي معماري سازماني مبتني بر فناوري اطلاعات:
جهت تحليل و طراحي لايه كسب و كار سازمان از مدلهاي برنامه ريزي استراتژيك و ديدگاه فرايند محور استفاده خواهد شد. تدوين چشم انداز، بيانيه مأموريت، اهداف، سياستها و استراتژيها از طريق تحليل‌هاي swot نمونه اي از فعاليتهاي انجام شده در اين بخش مي باشد.
جهت بازآفريني سازمان مبتني بر فناوري اطلاعات، رويكرد معماري سازماني ما در اين پروژه از مدل هرم معماري فناوري اطلاعات ارائه شده توسط موسسه ملي استانداردهاي فناوري اطلاعات آمريكا تبعيت مي نمايد. اين امر در روش انجام پژوهش در اين فاز كاملاً مشخص است.
استفاده از رويكرد شيئي گرا در جهت مدل سازي موجوديتهاي كلان اطلاعاتي از نكات ديگر مطرح شده در اين بخش مي باشد.
تحليل لايه اطلاعات:
مدل سازي مبتني بر uml فعاليت اصلي انجام شده در اين تحقيق مي‌باشد.