javad jan
06-11-2013, 02:18 PM
از ساختارتافرايند؛
چشم اندازي از يك سازمان فرايندگرا منبع : اينترنت
مترجم : الهويردي حبيب پور
چكيده
مدت زمان زيادي است كه موضوع طراحي سازمان، تحت الشعاع نگرش وظيفه اي به سازمان است. براساس اين ديدگاه، سازمانها به عنوان سلسلـه مراتبي از اختيار و كنترل در نظر گرفته مي شوند. اما مفاهيم متداولي از قبيل كيفيت فراگير(tqm, tqc) و مهندسي مجدد (bpr) مـــي توانند به عنوان كوششي براي فائق آمدن بر نگرش وظيفه اي سنتي و تمركز بر فرايندهاي كسب و كار به جاي ساختار سازمان، مورد توجه قرار گيــــــرند. با وجود اين، نتايج حاصل از به كارگيري برنامه هاي كيفيت فراگير و مهندسي مجدد نشان مي دهد اين ايده اساسي كه سازمانها يك ساختار باشند نه مجموعه اي از فرايندها، واقعاً تغييري نكرده است. هرچند تيم هاي كاري جايگزين بخشهاي وظيفه اي شده و سطوح سلسله مراتب سازماني حذف مي شوند،اما باوجود اين به نظر مي رسد، هنوز هم در طراحي سازمان بر روي طراحي ساختار تاكيد مي شود.
مقدمه
بينش و شناخت روبه رشدي در بين رهبران شركتها وجود دارد كه در بازارهاي جهاني و با توجه به تغيير نيازهاي مشتريان و ارتباطات سريع ديگر مفاهيم سنتي سازماندهي، تقسيم كار و مديريت قابل استفاده نيست.
استقبال از تغيير و دگرگوني، با به كارگيري رويكردهاي شناخته شده اي چون: مهندسي مجدد، كايزن (بهبود مستمر ژاپني) و كيفيت فراگير بر اين فرض اوليه مبتني هستند كه سازمانها بايد مجدداً بر وظيفه اصلي خود، يعني تامين نيازهاي مشتريان تمركز كنند. (همروشامپي 1993، داونپورت 1993 و كريچ 1994).
هرچند كه، ابزارهاي دستيابي به اين فرض، بين رويكردهاي فوق متفاوت است، ليكن همه آنها در تمركز بر فرايندها به جاي وظايف، اشتراك دارند. باوجود اين، در طراحي مجدد سازماني، سازمان جديد هنوز مجموعه اي از روابط ساختاري است تا شبكه اي از فرايندها، حذف سطوح سلسله مراتب سازماني، ايجاد تيم ها و توانمندسازي كاركنان به خودي خود موجب تغيير تمركز از ساختار به فرايند نخواهد شد.
رويكرد اين مقاله، فراهم آوردن مباحث و دلايلي براي تاكيد بر به كارگيري فرايندهاي سازماني به جاي اجزاي ساختاري سازمانهاست. روشي براي بررسي سازمانها به عنوان مجموعه فرايندهاي ديالكتيك (استدلالي)، سلسله مراتبي و فرايندهاي يكپارچه معرفي خواهد شد و نتايج اين ايده براي طراحي سازمان با درنظرگرفتن تاثيرشان بر جنبه هاي مختلف فرايند طراحي سازماني مورد بحث قرار خواهد گرفت. باوجود اين، لازم به ذكر است كه اين مقاله، يافته هايي را كه هنوز به وسيله استانداردهاي جامعه علمي اثبات نشده اند، ارائه نمي كند. بلكه يافته هاي آن بايد به عنوان يك ايده دورانديشانه در مورد چگونگي طراحي سازمانها بر مبناي فرايند و تلاش براي گرفتن بازخورد تجربي و نظري كه عملي بودن ايده هاي ارائه شده را مدنظر قرار مي دهد، مورد توجه قرار گيرد.
در ادبيات (مباني تئوريك) تفاوت بزرگي بين فرضيه و شواهد وجود دارد. بيشتر آنچه ما درباره سازمانها مي دانيم يااعتقاد داريم، برگزيده و منتخبي از اجماع و تجربه عملي مديران است. بخش بزرگي از اين آگاهي و دانش، مورد بررسي دقيق و موشكافانه علمي قرار نگرفته است. باوجود اظهار نظرهاي زياد در مباني تئوريك، شواهد و مدارك كمي از طريق استانداردهاي متداول علمي، براي تاييد اينكه اين اظهارات، واقعا در دنياي واقعيت موجود است، وجود دارد.
زمينه
از زمان به كارگيري اصول تقسيم كار (آدام اسميت، 1776) در علم اداره، فرضيه هاي منطقي مشابهي درباره اينكه چگونه سازمانها بايد بدون توجه به محيط رقابتي و صنعتي سازماندهي شوند، ارائه شده است. براساس نگـــرش وظيفه اي به سازمان، فعاليتهاي وظيفه اي به جاي فعاليتهاي منطقي مرتبط، به صورت بخشهاي سازماني وظيفه اي، تجميع و گروه بندي شده اند. اين ايده به ايجاد گروهي از متخصصان منجر شده است كه هركدام از آنها بر وظايف عملكردي محدود خود تــــاكيد مي كنند. نتيجه اين رويكرد وظيفه اي (تخصصي شدن وظايف) موجب طولاني شدن زمان ارائه محصول به بازار، افزايش هزينه هاي مبادله، تاخير و كندي جريان كار و مسائل و مشكلاتي در تضمين كيفيت شده است.
طي سالهاي اخير، مفاهيم متعددي براي تغيير سازماني ارائه شده است كه فرايندهاي كسب و كار را به عنوان مبناي مفهومي براي طراحي سازمان مورد توجه قرار مي دهند. مثال متداول در اين زمينه ، مهندسي مجدد فرايندهاي كسب و كار است كه در آن آسيبهاي سازماني از طريق تاكيد بر فرايندهاي اصلي سازماني، يعني فرايندهايي كه براي مشتريان داخلي و خارجي ارزش افزوده ايجاد مي كنند، تشخيص و رفع مــــي شود. با نگاهي به جهت گيريهاي اخير در فنـــاوري اطلاعات، مي توان فناوريهايي را كه به منظور پشتيباني از جريان كار و بهبود مشاركت و همكاري در داخل گروههاي كاري ايجاد شده اند، مشاهده كرد. در بررسي فــــرايند توليد كالا مشاهده مي شود كه طي سالهاي متمادي رويكرد فرايندگرا به كار رفته و به طور مستمر از زمان دوران هنري فورد، جريانهاي كاري در طول خط مونتاژ روش غالب توليد كالا بوده است. بنابراين، مهم است خاطرنشان شود كه رويكرد فرايندي در طراحي سازمان، به كارگيــري رويه هاي توليد در عمل و اجرا نيست. باوجود اين، تعداد زيادي از محققان و دانشمندان اين رويكرد را پذيرفته اند. وقتي كه به نحوه سازماندهي توليد كالا نگريسته مي شـــود، علي رغم رويكرد فرايندي، فرايندها به منظور كنار هم قراردادن قابليتهاي وظيفه اي متعدد، طراحي شده است. به منظور اداره كردن جنبـــه هاي تعامل بين عناصر فرايند، تمركز بر عدم وابستگي بوده كه اين امر از طريق يكپارچه كردن، نهادينه شده است.
از اواسط دهه 1980 ايده جديدي در مورد فرايندهاي توليد به وجود آمده كه بخشي از آن از افزايش انطباق با مديريت كيفيت فراگير و بخشــي از آن از طريق تلاش براي كاهش هزينه ها ناشي شده است. در اواسط دهه 1980و 1990 تغييرات روزافزون و پرشتاب محيطي، تاثير قابل ملاحظه اي بر شيوه هاي اداره و مديريت سازمانهاي بازرگاني داشته است.
به منظور فائق آمدن بر محدوديتهاي اشكال موجود سازماني، نگرشهاي جديد معتددي به منظور سازماندهي سازمانها ارائه شده است. راكارت و شورت (1991) سازمانهاي شبكه اي را به عنوان يك راه حل ممكن براي اين مسئله مطرح كرده اند. نظر مشابهي توسط بوش و فرومن در سال 1991 ارائه شده است. آنها مدل سنتي ارتباط از بالا به پايين را همانند جريان توالي فعاليتهاي وظيفه اي، مورد انتقاد قرار داده و در مقابل، مدلي براي يك سازمان شبكه اي سازگار ارائه كرده اند. باوجود اين، هيچ كدام از پيشنهادها به اشكال سازماني خاصي كه براي تحقق سازمانهاي شبكه اي لازم است، اشاره نمي كنند. هدف اين مقاله ارائه يك مدل مفهومي براي طراحي سازمان براساس فرايندها به عنوان واحدهاي اساسي سازماني است.
تجزيه و تحليل فرايندها و طراحي ساختارها
اكثر مفاهيم متداول تغيير از قبيل مهندسي مجدد فرايندها و مديريت زمان، ادعا مي كنند كه به جاي ساختار، بر فرايندهاي سازماني تمركز دارند. اين ادعا كه اين مفاهيم در سطح مفهومي، براساس فرايندها هستند، تا حدودي درست است. اما، هنگامي كه به نتــــايج پروژه هاي بهبود فرايند نگريسته مي شود، اغلب مي توان به اين نتيجه رسيد كه اشكال سازماني طراحي شده، هنوز هم از اجزاي ساختاري تشكيل شده است. اين تفاوت بين مراحل تجزيه و تحليل و طراحي مجـــــدد مي تواند به عنوان يك مانع اصلي براي اجراي موفقيت آميز اشكال سازماني باشد كه كاملا براساس فرايندهاي كسب و كار هستند. در پروژه هاي تغيير فرايندگرا، معيارهاي متعددي چون حذف سطوح سلسله مراتب سازماني، ايجاد تيم هاي توانمند و گسترش حيطه مسئوليت، براي مديران وجود دارد. اين معيارها مبتني بر اين فرض هستند كه مديريت فرايند، نياز به ساختارهاي پايدار و باثبات دارد. به عقيده نويسنده مديريت فرايند مزيتهاي مهمي را براي چشم پوشي از اجزاي ساختاري سازمانها دارد و عمدتا بر روي فرايندهايي تمركز مي كند كه بايد انجام شود. اين ديدگاه توجه بيشتر به بازده سازماني و ابزارهاي رسيدن به آن را به جاي توجه به خود سازمان، ميسر مي سازد و تحقق آن مستلزم تغييرات عمده اي در شيوه طراحي سازمانها، تقسيم كار، سيستم هاي پاداش، كنترل وغيره است.
چشم اندازي از يك سازمان فرايندگرا منبع : اينترنت
مترجم : الهويردي حبيب پور
چكيده
مدت زمان زيادي است كه موضوع طراحي سازمان، تحت الشعاع نگرش وظيفه اي به سازمان است. براساس اين ديدگاه، سازمانها به عنوان سلسلـه مراتبي از اختيار و كنترل در نظر گرفته مي شوند. اما مفاهيم متداولي از قبيل كيفيت فراگير(tqm, tqc) و مهندسي مجدد (bpr) مـــي توانند به عنوان كوششي براي فائق آمدن بر نگرش وظيفه اي سنتي و تمركز بر فرايندهاي كسب و كار به جاي ساختار سازمان، مورد توجه قرار گيــــــرند. با وجود اين، نتايج حاصل از به كارگيري برنامه هاي كيفيت فراگير و مهندسي مجدد نشان مي دهد اين ايده اساسي كه سازمانها يك ساختار باشند نه مجموعه اي از فرايندها، واقعاً تغييري نكرده است. هرچند تيم هاي كاري جايگزين بخشهاي وظيفه اي شده و سطوح سلسله مراتب سازماني حذف مي شوند،اما باوجود اين به نظر مي رسد، هنوز هم در طراحي سازمان بر روي طراحي ساختار تاكيد مي شود.
مقدمه
بينش و شناخت روبه رشدي در بين رهبران شركتها وجود دارد كه در بازارهاي جهاني و با توجه به تغيير نيازهاي مشتريان و ارتباطات سريع ديگر مفاهيم سنتي سازماندهي، تقسيم كار و مديريت قابل استفاده نيست.
استقبال از تغيير و دگرگوني، با به كارگيري رويكردهاي شناخته شده اي چون: مهندسي مجدد، كايزن (بهبود مستمر ژاپني) و كيفيت فراگير بر اين فرض اوليه مبتني هستند كه سازمانها بايد مجدداً بر وظيفه اصلي خود، يعني تامين نيازهاي مشتريان تمركز كنند. (همروشامپي 1993، داونپورت 1993 و كريچ 1994).
هرچند كه، ابزارهاي دستيابي به اين فرض، بين رويكردهاي فوق متفاوت است، ليكن همه آنها در تمركز بر فرايندها به جاي وظايف، اشتراك دارند. باوجود اين، در طراحي مجدد سازماني، سازمان جديد هنوز مجموعه اي از روابط ساختاري است تا شبكه اي از فرايندها، حذف سطوح سلسله مراتب سازماني، ايجاد تيم ها و توانمندسازي كاركنان به خودي خود موجب تغيير تمركز از ساختار به فرايند نخواهد شد.
رويكرد اين مقاله، فراهم آوردن مباحث و دلايلي براي تاكيد بر به كارگيري فرايندهاي سازماني به جاي اجزاي ساختاري سازمانهاست. روشي براي بررسي سازمانها به عنوان مجموعه فرايندهاي ديالكتيك (استدلالي)، سلسله مراتبي و فرايندهاي يكپارچه معرفي خواهد شد و نتايج اين ايده براي طراحي سازمان با درنظرگرفتن تاثيرشان بر جنبه هاي مختلف فرايند طراحي سازماني مورد بحث قرار خواهد گرفت. باوجود اين، لازم به ذكر است كه اين مقاله، يافته هايي را كه هنوز به وسيله استانداردهاي جامعه علمي اثبات نشده اند، ارائه نمي كند. بلكه يافته هاي آن بايد به عنوان يك ايده دورانديشانه در مورد چگونگي طراحي سازمانها بر مبناي فرايند و تلاش براي گرفتن بازخورد تجربي و نظري كه عملي بودن ايده هاي ارائه شده را مدنظر قرار مي دهد، مورد توجه قرار گيرد.
در ادبيات (مباني تئوريك) تفاوت بزرگي بين فرضيه و شواهد وجود دارد. بيشتر آنچه ما درباره سازمانها مي دانيم يااعتقاد داريم، برگزيده و منتخبي از اجماع و تجربه عملي مديران است. بخش بزرگي از اين آگاهي و دانش، مورد بررسي دقيق و موشكافانه علمي قرار نگرفته است. باوجود اظهار نظرهاي زياد در مباني تئوريك، شواهد و مدارك كمي از طريق استانداردهاي متداول علمي، براي تاييد اينكه اين اظهارات، واقعا در دنياي واقعيت موجود است، وجود دارد.
زمينه
از زمان به كارگيري اصول تقسيم كار (آدام اسميت، 1776) در علم اداره، فرضيه هاي منطقي مشابهي درباره اينكه چگونه سازمانها بايد بدون توجه به محيط رقابتي و صنعتي سازماندهي شوند، ارائه شده است. براساس نگـــرش وظيفه اي به سازمان، فعاليتهاي وظيفه اي به جاي فعاليتهاي منطقي مرتبط، به صورت بخشهاي سازماني وظيفه اي، تجميع و گروه بندي شده اند. اين ايده به ايجاد گروهي از متخصصان منجر شده است كه هركدام از آنها بر وظايف عملكردي محدود خود تــــاكيد مي كنند. نتيجه اين رويكرد وظيفه اي (تخصصي شدن وظايف) موجب طولاني شدن زمان ارائه محصول به بازار، افزايش هزينه هاي مبادله، تاخير و كندي جريان كار و مسائل و مشكلاتي در تضمين كيفيت شده است.
طي سالهاي اخير، مفاهيم متعددي براي تغيير سازماني ارائه شده است كه فرايندهاي كسب و كار را به عنوان مبناي مفهومي براي طراحي سازمان مورد توجه قرار مي دهند. مثال متداول در اين زمينه ، مهندسي مجدد فرايندهاي كسب و كار است كه در آن آسيبهاي سازماني از طريق تاكيد بر فرايندهاي اصلي سازماني، يعني فرايندهايي كه براي مشتريان داخلي و خارجي ارزش افزوده ايجاد مي كنند، تشخيص و رفع مــــي شود. با نگاهي به جهت گيريهاي اخير در فنـــاوري اطلاعات، مي توان فناوريهايي را كه به منظور پشتيباني از جريان كار و بهبود مشاركت و همكاري در داخل گروههاي كاري ايجاد شده اند، مشاهده كرد. در بررسي فــــرايند توليد كالا مشاهده مي شود كه طي سالهاي متمادي رويكرد فرايندگرا به كار رفته و به طور مستمر از زمان دوران هنري فورد، جريانهاي كاري در طول خط مونتاژ روش غالب توليد كالا بوده است. بنابراين، مهم است خاطرنشان شود كه رويكرد فرايندي در طراحي سازمان، به كارگيــري رويه هاي توليد در عمل و اجرا نيست. باوجود اين، تعداد زيادي از محققان و دانشمندان اين رويكرد را پذيرفته اند. وقتي كه به نحوه سازماندهي توليد كالا نگريسته مي شـــود، علي رغم رويكرد فرايندي، فرايندها به منظور كنار هم قراردادن قابليتهاي وظيفه اي متعدد، طراحي شده است. به منظور اداره كردن جنبـــه هاي تعامل بين عناصر فرايند، تمركز بر عدم وابستگي بوده كه اين امر از طريق يكپارچه كردن، نهادينه شده است.
از اواسط دهه 1980 ايده جديدي در مورد فرايندهاي توليد به وجود آمده كه بخشي از آن از افزايش انطباق با مديريت كيفيت فراگير و بخشــي از آن از طريق تلاش براي كاهش هزينه ها ناشي شده است. در اواسط دهه 1980و 1990 تغييرات روزافزون و پرشتاب محيطي، تاثير قابل ملاحظه اي بر شيوه هاي اداره و مديريت سازمانهاي بازرگاني داشته است.
به منظور فائق آمدن بر محدوديتهاي اشكال موجود سازماني، نگرشهاي جديد معتددي به منظور سازماندهي سازمانها ارائه شده است. راكارت و شورت (1991) سازمانهاي شبكه اي را به عنوان يك راه حل ممكن براي اين مسئله مطرح كرده اند. نظر مشابهي توسط بوش و فرومن در سال 1991 ارائه شده است. آنها مدل سنتي ارتباط از بالا به پايين را همانند جريان توالي فعاليتهاي وظيفه اي، مورد انتقاد قرار داده و در مقابل، مدلي براي يك سازمان شبكه اي سازگار ارائه كرده اند. باوجود اين، هيچ كدام از پيشنهادها به اشكال سازماني خاصي كه براي تحقق سازمانهاي شبكه اي لازم است، اشاره نمي كنند. هدف اين مقاله ارائه يك مدل مفهومي براي طراحي سازمان براساس فرايندها به عنوان واحدهاي اساسي سازماني است.
تجزيه و تحليل فرايندها و طراحي ساختارها
اكثر مفاهيم متداول تغيير از قبيل مهندسي مجدد فرايندها و مديريت زمان، ادعا مي كنند كه به جاي ساختار، بر فرايندهاي سازماني تمركز دارند. اين ادعا كه اين مفاهيم در سطح مفهومي، براساس فرايندها هستند، تا حدودي درست است. اما، هنگامي كه به نتــــايج پروژه هاي بهبود فرايند نگريسته مي شود، اغلب مي توان به اين نتيجه رسيد كه اشكال سازماني طراحي شده، هنوز هم از اجزاي ساختاري تشكيل شده است. اين تفاوت بين مراحل تجزيه و تحليل و طراحي مجـــــدد مي تواند به عنوان يك مانع اصلي براي اجراي موفقيت آميز اشكال سازماني باشد كه كاملا براساس فرايندهاي كسب و كار هستند. در پروژه هاي تغيير فرايندگرا، معيارهاي متعددي چون حذف سطوح سلسله مراتب سازماني، ايجاد تيم هاي توانمند و گسترش حيطه مسئوليت، براي مديران وجود دارد. اين معيارها مبتني بر اين فرض هستند كه مديريت فرايند، نياز به ساختارهاي پايدار و باثبات دارد. به عقيده نويسنده مديريت فرايند مزيتهاي مهمي را براي چشم پوشي از اجزاي ساختاري سازمانها دارد و عمدتا بر روي فرايندهايي تمركز مي كند كه بايد انجام شود. اين ديدگاه توجه بيشتر به بازده سازماني و ابزارهاي رسيدن به آن را به جاي توجه به خود سازمان، ميسر مي سازد و تحقق آن مستلزم تغييرات عمده اي در شيوه طراحي سازمانها، تقسيم كار، سيستم هاي پاداش، كنترل وغيره است.