سیستم اتوماسیون اداری کارا چیست

[Y@SiN]

مادرعصری زندگی می کنيم که عصرشگفت انگيز دانش و اطلاعات ، عصرشتاب غيرقابل باور فناوری و خلاقيت است .با عموميت يافتن سريع دسترسی به کامپيوتر ها و تکنولوژی اطلاعاتی و رسانه های پيشرفته هيچ کشوری نمی تواند اقتصاد قرن بيست و يکمی را بدون زيرساخت الکترونيکی قرن بيست و يکمی اداره کند.يکی از فاکتورهای مهم در تصميم گيری مديران اطلاعات است .داشتن اطلاعات دقيق ، صحيح ،‌بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصميم گيری شده و جلوی اتخاذ بسياری از تصميمات نادرست را خواهد گرفت.طی ساليان اخير موج استفاده و بهره گيری از سيستمهای اتوماسيون اداری کشور ما را فراگرفته است وبسياری از سازمانها ، تمايل زيادی برای بهره گيری و استفاده از اين سيستمها از خود نشان می دهند . سیستم های اتوماسیون اداری با استفاده از :کنترل گردش الکترونیکی کلیه مکاتبات داخل سازمانیامکان جستجو در مجموعه اطلاعات مربوط به مکاتباتحذف فیزیکی کاغذ و بایگانیدسترسی سریع به اطلاعات و در نتیجه سرعت در پاسخگویی به مراجعانکنترل بر عملکرد کاربران و سرعت در پیگیری و رفع مشکلاتابزاری قدرتمند جهت افزایش بهره وری و مدیریت بهتر را در اختیار مدیران سازمانهاقرار می دهد.استفاده مناسب و بجا از سیستم های اتوماسیون اداری مزایای زیادی به همراه خواهدداشت مانند :حذف عملیات بایگانی ، دسترسی به نامه های کاغذی و استفاده بهینه از فضاهایمربوط به بایگانیامکان صدور گزارشها و نمودارهای آماری و کاربردی جهت بررسی وضعیت مکاتباتامکان کنترل و پیگیری نامه های ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و عدم نیازبه گردش دستی نامه در سازمان و کاهش کار افراد ثبت کننده نامه هاامکان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به وضعیت هر نامه در هربخشاستفاده از سرویسهای رایانه ای جهت یادآوری زمان اقدام به نامه ها و جلوگیری ازتاخیرامکان کنترل وضعیت گردش یک نامه و موقعیت فعلی آن از هرنقطهبالا بردن سرعت گردش مکاتباتشناسایی گلوگاه های سازمانینگهداری اطلاعات بصورت الکترونیکیبه وجود آمدن روش های مناسب اداری - سازمانی از طریق دوباره نگری به روشهایکاریتسهیل در ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات...سیستم اتوماسیون اداری کارا یک سیستم جامع و یکپارچه نرم افزاری برای مدیریتگردش اطلاعات و مکاتبات اداری و سازمانی است. یک ابزار نرم افزاری قوی، سریع و دقیقبرای ورود ، بازیابی ، جستجو، مشاهده، ویرایش، گزارش گیری و گردش مجموعه اطلاعاتسازمانی - اداری در بین تمام کارکنان و مدیران سازان متناسب با ساختار آن است.گردشاطلاعات سازمانی - اداری می تواند شامل انواع مکاتبات، نامه های وارده، نامه هایصادره و داخلی و یا انواع دستورات، گزارش ها، یادداشت ها، پیغام ها، مستندات،گزارشات فنی و یا نمابرها و به طور کلی تمام اطلاعات الکترونیکی و غیر الکترونیکی باشد.بخشهای اصلی سیستم :کارتابل : وظیفه گردش انواع اطلاعات اداری و سازمانی مانند گردش نامه ها،دستورات ، گزارش ها، پیغام ها، یادداشت ها و انواع فرم های اطلاعاتی الکترونیکی وغیر الکترونیکی را بر عهده دارد.نامه : یک دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی است که ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامهها، پیوست ها و محل فیزیکی نگهداری این نامه ها را در قالب یک ساختار درختی دارد.ارتباطات : مسوول ورود دقیق اطلاعات فرستنده ها و گیرنده های مرتبط با سازماناست.تقویم : یک سررسید و تقویم الکترونیکی برای ساماندهی وظایف و قرارهای سازمانیو یادآوری آسان کارها است.تماسها : برای ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمانامکانات عمومی سیستم :پارامتریک بودن سیستم : به طوری که پیکربندی و استفاده از قسمتهای مختلف سیستمرا آسان، قابل تنظیم و منطبق با سازمان و کاربران می کندرابط کاربر بسیار آسان و همه فهم به طوری که آموزش سیستم تنها در چند ساعت میسراست.دسته بندی اطلاعات : دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات و مشاهده آن ها بر اساستمام فیلدهای اطلاعاتی نمایش داده شده مانند تاریخ و زمان ارسال، فرستنده، موضوع و ....فیلتر : فیلتر کردن اطلاعات و نمایش آن بر اساس نیازهای سازمانینمایش انعطاف پذیر : انتخاب نمایش ستون های اطلاعات، ترتیب محل نمایش و تغییرعنوان های آن توسط هر کاربر متناسب با نیاز و سلیقهامکانات اداری - سازمانیایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنانثبت الکترونیکی نامهثبت اطلاعات ریز فرستنده ها و گیرنده هابایگانی نامه ها در قالب ساختار درختیامکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات حتی در متن و موضوع آن هاامکان جستجوی قوی و دقیق در تمام فیلدهای اطلاعاتی مکاتبات ، مستندات ، سوابقنامه و حتی جستجو در مشخصات ریز وارد شدهامکان ذخیره کردن نتایج جستجو و اطلاعات کاری و استفاده مستمر از آنقابلیت ضمیمه کردن اصل نامه پویش شده ، دورنگارهای دریافت شده الکترونیکی،فایلهای Microsoft Word, Microsoft Excel و دیگر محصولات Microsoft Office ،مستندات فنی و یا نقشه ها، پیوستهای پویش شده و یا الکترونییک موجود در انواع فرمتهای دیگر مانند متن، عکس، موزیک، فیلم و ...گردش اصل نامه پویش شده همراه نامهگزارش ساز پویا که امکان ساخت ، ویرایش و ذخیره گزارشهای متنوع از مستندات،مکاتبات و گردش آن ها را به تفکیک تمام مشخصه های اطلاعاتی فراهم می نماید.نمایش اطلاعات در قالب نمودارهای مختلف و به صورت پویاامکان انجام عملیات مختلف مانند هامش روی نامه الکترونیکی، به صورت معمولی و یابا استفاده از قلم نوریساماندهی دفتر اندیکاتورهای مختلفبایگانی موقت نامه ها در یک ساختار درختیبایگانی دائمی نامه ها هر موقع که نیاز باشدامکان ارسال و گردش مکاتبات و مستندات و رونوشت های آن به صورت موازی برایکاربران مختلفامکان ثبت گردش مکاتباتردگیری و پی گیریتعریف حقوق دسترسی و امنیتی استفاده از قسمت های مختلف سیستم برای هر کاربرگردش مستندات، مکاتبات، گزارش ها و ... بدون نیاز به گردش کاغذارجاع نامه، ارسال رونوشت و رونوشت مخفی (CC, BCC)پیکربندی ظاهری کارتابل متناسب با خواست هر کاربرامکان مشاهده نامه ها، پیغام ها، گزارشها ، دستورها و تمام اطلاعات دریافت شدهو ارسالی در پوشه های جداگانهامکان ارتباط از راه دور از طریق خطوط تلفن و یا اینترنتمنبع:emdadgaran.com