بررسی مهندسي ارزش

[Borna66]

مهندسي ارزش ، يكي از موفق‌ترين متدولوژي‌هاي حل مساله، كاهش هزينه و بهبود عملكرد و كيفيت است. رويكرد كاركردگراي مهندسي ارزش، سرعت بالاي به نتيجه رسيدن آن و راه‌حل‌هاي اجرايي كه ارايه مي‌كند، از وجوه تمايز آن در مقايسه با ديگر تكنيك‌ها و روش‌هاي مهندسي است ترويج و به ‌كارگيري مهندسي ارزش و بهره‌مندي از مزاياي آن در شرايطي كه پروژه‌هاي بسياري در كشور ما در حال تعريف و اجرا هستند، بسيار ضروري به ‌نظر مي‌رسد. چنانچه در طي كمتر از پنج سال اخير، توجهات جدي نيز در بخش‌هاي دولتي و خصوصي به اين مهم نشان داده شده و حركت‌هاي مثبتي نيز انجام شده است. مهندسي ارزش، يكي از موفق‌ترين متدولوژي‌هاي حل مساله، كاهش هزينه و بهبود عملكرد و كيفيت است. رويكرد كاركردگراي مهندسي ارزش، سرعت بالاي به نتيجه رسيدن آن و راه‌حل‌هاي اجرايي كه ارايه مي‌كند، از وجوه تمايز آن در مقايسه با ديگر تكنيك‌ها و روش‌هاي مهندسي است. يكي ديگر از رمزهاي موفقيت مهندسي ارزش، انجام كار تيمي است. تيمي كه با هدف مشترك و با تخصص‌هاي مختلف، كاركردهاي يك پروژه يا محصول را بررسي مي‌كنند و با بهبودي خلاقانه، جايگزيني كم‌هزينه‌تر براي آن پيشنهاد مي‌دهند.

[Borna66]

هدف و زمان به ‌كارگيري مهندسي ارزش
هدف اصلي در مهندسي ارزش، توجه به كاركرد است، نه كيفيت و نه هزينه. چرا كه تامين كاركرد، كاهش هزينه و حفظ يا ارتقاي كيفيت را خودبه‌خود به ‌دنبال دارد. براي آن‌كه بهترين نتايج از انجام مطالعه مهندسي ارزش به ‌دست آيد، توصيه متخصصان اين است كه مطالعه در اولين فاز‌هاي يك پروژه انجام شود. هر چه مطالعات پروژه و طراحي‌هاي آن نهايي‌تر باشند و پروژه به مراحل اجرايي نزديك‌تر باشد، امكان تغيير دادن آن و بهره‌مندي از ظرفيت‌هاي كاهش هزينه، كمتر خواهد شد.
در ابتداي پروژه، اعمال بيشترين تغييرات ممكن، با كمترين هزينه انجام‌پذير است. اما در پايان پروژه، اعمال كمترين تغييرات با هزينه بالايي صورت خواهد پذيرفت. چرا كه بسياري از خريدها انجام شده و بخش‌هاي عمده پروژه به ‌اجرا رسيده‌‌اند. بديهي است در چنين شرايطي، تصميم‌گيري در مورد كوچك‌ترين تغيير وقتي ممكن است كه تاثير و تعامل آن با بسياري از عوامل ديگر، بررسي شده باشد.
رابطه ارزش
پس از پايان جنگ جهاني دوم، توجه توليدكنندگان آمريكايي به ‌سمت طراحي و توليد محصولاتي مطابق با نياز مصرف‌كننده‌ها معطوف شد. با همين توجه، آموخته‌هاي طي سال‌هاي جنگ در خدمت توليد محصولات پرمصرف و مشتري‌‌پسند به ‌كار گرفته شد.
با تمركز بر كاركرد به عنوان عامل راهبردي بهبود ارزش، چنين رابطه‌اي براي ارزش تعريف شد (رابطه رياضي ارزش با كاركرد و هزينه):

[Borna66]

كاركرد ارزش
هزينه اين رابطه گزيده‌ترين شرح و تعريف مفهوم مديريت ارزش است. با وجود آن‌كه رابطه به ‌ظاهر بسيار ساده به ‌نظر مي‌رسد، اما تعيين دقيق كاركرد و هزينه و مقدارهاي عددي آنها نيازمند تامل و صرف وقت كافي است.
انواع ارزش
انواع اصلي ارزش كه در بحث‌هاي مهندسي ارزش با آنها سروكار داريم، به ‌قرار زير دسته‌بندي مي‌شوند:
ارزش اعتباري: خواسته
ارزش مبادله‌اي: بها
ارزش كاربردي: نياز
هر نوع تصميم‌گيري براي خريد محصول يا خدمتي، با در نظر گرفتن تركيبي از اين ‌گونه ارزش‌هاست. وقتي ‌كه كالاي مورد نظرمان از مجموع مطلوب اين ارزش‌ها برخوردار بود، تصميم‌ ما براي خريد آن قطعي مي‌شود.
تعيين شاخص ارزش با محاسبه كاركرد و هزينه
در شرايط رقابتي، انتخاب يك گزينه از ميان چند گزينه، نيازمند تحليل صحيح ويژگي‌هاي كالا، خدمات، پروژه يا فرايندهاي پيشنهادي است. در مهندسي ارزش، همان ‌طور كه پيشتر گفته شد، توجه اصلي به كاركرد است. با كاركردگرايي و تحليل كاركردها و هزينه‌ها، ارزش گزينه‌هاي پيش‌رو تعيين مي‌شود. بديهي است كه بهترين انتخاب، بايد داراي بالاترين مقدار عددي ارزش باشد.
يكي از روش‌هاي متداول در محاسبه‌هاي علمي، براي آن‌كه بتوانيم مبناي مقايسه‌اي صحيحي بين چند عامل هم‌جنس داشته باشيم، تعريف شاخص يا ضريب است. به ‌همين منظور شاخص ارزش را بر اساس رابطه آن چنين تعريف كرده‌اند:

[Borna66]

بهاي كاركرد شاخصارزش
هزينه كاركرد
اگر بهاي كاركردها و هزينه‌اي كه براي آنها وجود دارد را با يك واحد مالي محاسبه كنيم، آنگاه نتيجه كسر معمولاً كوچك‌تر از عدد 1 است. هر چه اين عدد به 1 نزديك‌تر باشد، ارزش آن بيشتر است.
فرض كنيم مي‌خواهيم يك خودكار را مورد مطالعه مهندسي ارزش قرار دهيم. با توجه به هزينه‌هاي مواد اوليه و عوامل توليد‏، قيمت اين خودكار 1000 تومان خواهد بود. اما مطالعات بازار گواه اين است كه مشتري از اين خودكار با چنين قيمتي استقبال نخواهد كرد. به زبان ديگر او براي اين خودكار به اندازه 1000 تومان بها قايل نيست. اگر قيمت مطلوب او 700 تومان باشد، شاخص ارزش اين خودكار براي مشتري محصول ما 7/0 است. بهبود مورد انتظار از انجام مهندسي ارزش بر روي اين محصول اين است كه اين شاخص را به عدد 1 نزديك كند. يعني قيمت خودكار را به 700 تومان مطلوب مشتري نزديك نمايد.
پرسش ساده‌اي كه مطرح مي‌شود اين است كه آيا رسيدن به قيمت پايين‌تري مثل 600 تومان بهتر نيست؟ پاسخ ساده است، مشتري حاضر است براي داشتن اين خودكار بهاي 700 تومان را با رضايت بپردازد و اصراري بر كمتر بودن اين قيمت ندارد. پس در شرايط كنوني، از ديد توليدكننده، تمركز بر اين قيمت منطقي است و او مي‌تواند كاهش هزينه بيشتر را به حساب سود خود منظور كند، مگر آن كه علاقه‌اي به سود بيشتر نداشته باشد.
براي رسيدن به چنين نتيجه‌اي، بايد در حين انجام مطالعه‌، تمام اجزا و قطعه‌هاي خودكار را فهرست كرد. سپس براي هر يك از اين اجزا رابطه ساده شاخص ارزش را محاسبه نمود. يعني بهاي مغزي خودكار، قاب آن، گيره، فنر داخل قاب، جوهر، در و هر قطعه كوچك ديگري كه در اين خودكار به كار برده مي‌شود، بايد در فهرست مشاهده شوند. هر يك از اين قطعه‌ها، داراي بها و هزينه خاص خود هستند.
آن‌ها كه شاخص كوچك‌تري دارند، نيازمند بهبود بيشترند. چرا كه مثلاً مشتري، بهاي زيادي براي كاركرد قطعه قايل نيست، در حالي‌ كه هزينه بالايي را بابت آن مي‌پردازد. اينجاست كه توجه تيم بايد معطوف به افزايش بهاي آن كاركرد و يا هزينه‌اش باشد، تا بدين ترتيب ارزش كار از نظر مشتري بالا برود و مطلوبيت او را تامين كند.
رويكرد كاركردگراي مهندسي ارزش
با سه روش متعارف زير مي‌توان ميزان سودآوري يك بنگاه اقتصادي را افزايش داد:
افزايش قيمت محصول؛
افزايش ميزان فروش محصول؛
كاهش هزينه‌هاي توليد محصول.
با توجه به حكم‌فرما بودن شرايط رقابتي در بازارهاي كنوني داد و ستد تنها راه را بايد در كاستن از هزينه‌هاي توليد جستجو كرد.
بر خلاف رويكرد محصول‌گرا، مهندسي ارزش در مواجهه با مسايل و مشكلات از رويكردي كاركردگرا بهره مي‌گيرد. در مهندسي ارزش، هزينه محصول به دو بخش تقسيم مي‌شود: هزينه‌هاي مرتبط با كاركردهاي اصلي محصول و هزينه‌هاي مرتبط به كاركردهاي ثانويه يا آن هزينه‌هايي كه انجام كاركرد اصلي را پشتيباني مي‌كنند. كاركردهاي ثانويه، كاركردهايي هستند كه در راستاي طراحي محصول و تامين كاركردهاي اصلي مورد نياز مصرف‌كننده پديد مي‌آيند و وجودشان ضروري مي‌شود. در كنار اين كاركردها، دسته ديگري از كاركردها، موسوم به كاركردهاي غيرضروري نيز در اغلب محصولات رخ مي‌نمايند.
با چنين رويكرد كاركردگرايي، مهندسي ارزش اول درصدد حذف كاركردهاي غيرضروري است. سپس با تعريف و شناسايي مناسب طراحي به كاهش هزينه‌هاي كاركردهاي ثانويه مي‌پردازد. اين تعريف و شناسايي، در برگيرنده تغييرات مواد اوليه، روش‌هاي ساخت و توليد، لجستيك و حمل و نقل، روش‌هاي بازرسي و آزمون و ... است. در يك نگاه كلي، گام‌هاي اصلي مرتبط با كاركردها در مهندسي ارزش عبارت است از: تعريف كاركردها، توسعه مدل تشخيص روابط كاركردي و ارزيابي آن‌ها.

[Borna66]

متدولوژي مهندسي ارزش
مهندسي ارزش، رويكردي است گروهي، نظام‌مند، كاركردگرا و داراي كاربرد حرفه‌اي كه براي ارزيابي و بهبود ارزش يك محصول، طراحي يك وسيله، يك سيستم و يا اجراي پروژه‌هاي صنعتي، عمراني و خدماتي به‌ كار گرفته مي‌شود.
مهندسي ارزش، متدولوژي قدرتمندي است براي حل مسايل، كاهش هزينه‌ها و به‌طور هم‌زمان، بهبود عملكرد و كيفيت كه با شناسايي و ارتقاي شاخص‌هاي ارزش و به‌كارگيري خلاقيت، رضايت مشتري را افزايش مي‌دهد و به ارزش سرمايه‌گذاري مي‌افزايد.
به ‌كارگيري اين متدولوژي، دستاوردهاي چشمگيري در سراسر دنيا داشته است. هر يك دلار هزينه براي انجام مطالعه مهندسي ارزش، بين سال‌هاي 1973 تا 1995 رقمي بين 15 تا 30 دلار صرفه‌جويي در پي داشته است. در عربستان سعودي، اين نسبت 1 به 400 بوده است. در كشور ما نيز با استناد به گزارش‌هاي ارايه شده، نسبت هزينه‌هاي مهندسي ارزش به بازگشت سرمايه يا صرفه‌جويي در هزينه پروژه‌هايي كه هم‌زمان با كارگاه آموزشي انجام شده‌اند، بين 1 به 20 تا 1 به 90 بوده است. درصد صرفه‌جويي‌ها نيز بين 5 تا 30 درصد و در مجموع، بيش از 2300 ميليارد ريال، گزارش شده‌اند. در مطالعه گزارش‌هاي مربوط به آمريكا، رقم اين‌گونه صرفه‌جويي‌ها تا 5 ميليارد دلار در يك سال نيز مشاهده مي‌شود.
تاريخچه مهندسي ارزش
سال 1947 ميلادي، يكي از مديران ارشد شركت جنرال الكتريك به ‌نام هنري ارليچ، به ‌دنبال يك رويكرد سازمان‌يافته براي بهبود كيفيت محصولات و كاهش ضايعات و نيز پايين آوردن هزينه‌هاي توليد از طريق يافتن مواد اوليه و روش‌هاي توليد جايگزين بود. او لارنس مايلز جوان را كه با پشتوانه علمي و عملي مهندسي برق از مديران خريد شركت بود، مامور عملياتي كردن اين ايده كرد. ثمره اين ماموريت، ابداع تكنيك تحليل ارزش بود.
چند سال بعد وقتي بهبود محصولات جنرال الكترونيك و كاهش قيمت‌هاي آنها مورد توجه بازار قرار گرفت، اين متدولوژي نيز در مركز توجهات واقع شد. يكي از اين نگاه‌ها از سوي نيروي دريايي آمريكا معطوف متدولوژي ابداعي مايلز شد. اما از آن‌جا كه در نيروي دريايي بودجه‌ها و مراكز هزينه، تعريف‌شده و مشخص بودند، آنها براي به ‌كارگيري اين متدولوژي و تعريف آن در ساختار سازماني خود و فعاليت‌هايشان، ناچار به ربط دادن آن به مباحث مهندسي و معرفي آن به ‌عنوان «مهندسي ارزش» شدند. بدين‌ترتيب از محل بودجه فعاليت‌هاي مهندسي، مطالعه تحليل ارزش مايلز در نيروي دريايي نيز به ‌كار گرفته شد. از همان زمان با فراگير شدن اين متدولوژي، عنوان آن نيز با نام مهندسي ارزش معروف شد.
تكنيك‌هاي مديريت در گذر زمان روند تكاملي را پيموده‌اند. اين روند در سال 1911 با مهندسي صنايع آغاز شده، در سال 1920 با كنترل كيفيت توسعه مي‌يابد و از سال 1947 تاكنون نيز با ابداع متدولوژي مهندسي ارزش به بهبود كسب و كار منجر شده است.
امروزه بسياري از صاحب‌نظران و متخصصان، تفاوت عمده‌‌اي بين مفاهيمي نظير مهندسي ارزش (Value Engineering) تحليل ارزش (Value Analysis) و مديريت ارزش (Value Management) قايل نيستند و بيشتر تاكيد دارند تا آن ‌را با لفظ و مفهوم مديريت ارزش و به ‌اختصار VM معرفي كنند و آن را توسعه دهند. در برخي متون تعريف‌هاي خاصي براي آن‌ها ذكر شده است. بعضي نيز اين متدولوژي را كنترل ارزش (Value Control)، بهبود ارزش (Value Improvement) و تضمين ارزش (Value Assurance) نام گذارده‌اند. اما آنچه SAVE International نيز بر ترويج آن تاكيد دارد، متدولوژي ارزش است كه به ‌اختصار آن‌ را VM مي‌نويسند.
مرحله‌هاي انجام مهندسي ارزش
سه مرحله اصلي مطالعه ارزش، بر اساس استاندارد منتشر شده انجمن بين‌المللي مهندسين ارزش، به ‌ترتيب پيش مطالعه، مطالعه ارزش و مطالعه تكميلي هستند.
در مطالعه مهندسي ارزش به‌طور كل با دو گروه پرسش مواجه هستيم: گروه اول كه 4 پرسش را در بردارد، وضع جاري را بررسي مي‌كند و گروه دوم با 4 پرسش ديگر در پي طرح گزينه‌هاي جايگزين است.
گروه اول: پرسش‌هاي مربوط به وضع موجود
چيست؟
اين جزء، چه كاري مي‌كند يا چه كاري را بايد بكند؟
آيا واقعاً ضروري است؟
هزينه آن چقدر است؟
گروه دوم: پرسش‌هاي مربوط به طرح گزينه جايگزين
چه ‌چيز ديگري مي‌تواند همين ‌كار را انجام دهد؟
هزينه آن چقدر است؟
آيا اين راه‌حل جديد، اجرايي است؟
امكان پذيرش و پياده‌سازي آن چقدر است؟
اين 8 پرسش، مواردي را در بردارد كه تيم مهندسي ارزش با مد نظر داشتن آنها در پي رسيدن به پاسخي صريح و در نتيجه سناريويي جايگزين وضع موجود است. سناريويي با هزينه كمتر و كيفيت بالاتر.
پيش‌مطالعه / Pre-Study
در مرحله پيش‌مطالعه، همان‌طور كه از نامش پيداست، مجموعه فعاليت‌هايي را انجام مي‌دهيم كه براي مطالعه ارزش، ضروري هستند. اقداماتي را مورد توجه قرار مي‌دهيم كه پيش‌نيازها و ضرور‌ت‌هاي ما را به ‌هنگام مطالعه اصلي، برآورده مي‌سازند.
تيم مهندسي ارزش
مهندسي ارزش، كار يك نفر نيست. مهندسي ارزش مجموعه فعاليت‌هايي را در بردارد كه بايد توسط يك تيم انجام شود. تيم مهندسي ارزش ايده‌آل، حداكثر شامل 12 تا 15 نفر عضو تمام‌وقت است. اين گروه مي‌تواند از مشاوره و حضور افراد ديگري نيز به‌صورت پاره‌وقت بهره گيرد. آشنايي قبلي اعضاي گروه با مفاهيم و متدولوژي مهندسي ارزش و يا تكنيك‌هاي حل خلاق مساله بسيار مفيد است.
به ‌جز تسهيل‌گر مطالعه كه تخصص وي مهندسي ارزش است و در اين‌ زمينه داراي مدارك حرفه‌اي و تجربه‌هاي قبلي است، ديگر اعضاي تيم با توجه به موضوع و زمينه پروژه انتخاب خواهند شد. اين اعضا بايد به پيشنهاد تسهيل‌گر و با توافق او و كارفرماي مطالعه گزينش شوند. به‌ عبارتي اين افراد، جمع خبرگان مرتبط با موضوع پروژه هستند. اعضاي تيم بايد متناسب با نوع پروژه و تخصص‌هاي دست‌اندركار آن انتخاب شوند. بدين‌ترتيب اولين گام در تعيين تيم، شناسايي تركيب تخصص‌هاي مورد نياز است. سپس بايد افرادي را متناسب با اين تركيب برگزيد. نكته ديگر اين است كه ذهن باز و روحيه پرسشگري اعضا بايد بر تخصص آنها ترجيح داشته باشد. حضور نماينده‌اي از سازمان كارفرماي پروژه و مدير پروژه در جمع اعضاي تيم، بسيار مفيد است.
مطالعه ارزش / Value Study
مرحله مطالعه ارزش، در برگيرنده گام‌هاي عملياتي پياده‌سازي متدولوژي ارزش است. در حقيقت آنچه لري مايلز و گذشتگان انجام مي‌دادند، به ‌كارگيري همين مرحله كليدي است. اين متدولوژي، زماني اثرات قابل‌ توجهي در پي خواهد داشت كه شش فاز زير، به‌ترتيب به ‌كار گرفته شود: اطلاعات، تحليل كاركرد، خلاقيت، ارزيابي، توسعه و ارايه. در حين پيشرفت مطالعه تيم، ممكن است اطلاعات جديد، منجر به بازگشت گروه به فازها و مرحله‌هاي پيشتر شود. اما هرگز مجاز نيستيم مرحله يا گامي را حذف كنيم.
نمودار فرايندي فازهاي مطالعه مهندسي ارزش
¨ فاز اطلاعات / Information Phase
هدف فاز اطلاعات، كامل كردن مجموعه اطلاعاتي است كه در مرحله پيش‌مطالعه گرد‌آوري شده‌اند. اگر اطلاعات تدارك‌شده در مرحله قبل، نظر اعضاي تيم را به ‌هر دليلي تامين نكرده باشد، گروه بر اساس مطالعات و تحقيقات خود در مورد پروژه محول شده، به ‌پرسش از نمايندگان سفارش‌دهنده مطالعه مي‌پردازد. بدين‌ترتيب مي‌توان كمبودهاي اطلاعاتي گروه را تامين كرد. اگر بازديد از سايت در مرحله پيش‌مطالعه، انجام نشده باشد، در اين فاز، گروه به‌ محل سايت مي‌روند و پروژه و مساله آن ‌را از نزديك، بازديد و بررسي مي‌كنند.
فرآيند فاز اطلاعات
اطلاع از تمام حقايق
تشخيص تمام محدوديت‌ها
تعيين اجزا و عوامل هزينه، فضا و كيفيت
توسعه مدل‌ها: هزينه‌هاي اوليه، فضا، ارزش، دوره عمر، كيفيت
پرسش‌هاي كليدي فاز اطلاعات
چيست؟ / چه‌كار مي‌كند؟ / چه‌كاري بايد بكند؟ / چه‌قدر هزينه دارد؟ / بودجه آن چه‌قدر است؟ / بهاي آن چند است؟
¨ فاز تحليل كاركرد / Function Analysis Phase
اگر خلاقيت و كار تيمي را روح مهندسي ارزش بدانيم، قلب تپنده و شريان حياتي آن ‌را بايد تعيين و تحليل كاركرد فرض كنيم. در واقع، اين رويكرد كاركردگراي متدولوژي ارزش است كه آن ‌را از ديگر روش‌ها و تكنيك‌هاي بهبود، متمايز مي‌كند.
هدف اين فاز، مشخص كردن صريح محدوده‌هايي از حيطه مطالعه ارزش در پروژه است كه بيشترين سودمندي را به‌ دنبال دارند. در حقيقت، از طريق اين فاز مي‌خواهيم پي‌ ببريم كه ادامه مطالعه در كدام سمت و سو و با كدام توجهات مفيدتر است.
كاركرد، كاري است كه به‌واسطه انجام آن، پروژه يا محصول يا قطعه مورد نظر از ديد مشتري، ارزش پيدا مي‌كند. اگر محصولي كار مورد نظر مشتري را انجام ندهد، از نظر او بي‌ارزش است. مثلاً اگر نتوان روي يك صندلي نشست، آن صندلي بي‌ارزش است. كاركرد فقط با كنار هم قرار دادن يك مصدر فعل معلوم (نه مجهول) و يك اسم قابل‌شمارش شناسايي مي‌شود. مثلاً كاركرد اصلي صندلي، «تحمل وزن» است. در مورد پروژه‌ها نيز مي‌توان كاركرد اصلي يك پروژه سدسازي را «ذخيره آب»، كاركرد يك پروژه «راه‌سازي» را «وصل كردن شهرها» و موارد مشابه ديگري را نيز با تفكر به ‌همين منوال تعريف كرد.
كاركردهايي براي خلاقيت
در تعريف كاركرد بايد چندين پرسش كليدي را همواره در ذهن داشت. اين سؤالات عبارتند از:
· در زمان رخ دادن اين فعاليت،· واقعاً درصدد انجام چه كاري هستيم؟ و يا اين قطعه (جزء) واقعاً چه كاري براي ما انجام مي‌· دهد؟
· چرا لازم است اين كار انجام شود؟
· چرا يك جزء يا يك فعاليت لازم است؟ و آيا حقيقتاً كاري انجام مي‌· دهد؟
o انواع كاركرد
در مطالعه ارزش، كاركردها را به ‌دو دسته كلي تقسيم مي‌كنيم:
كاركرد اصلي ؛
كاركرد ثانويه.
كاركرد اصلي، دليل اصلي پذيرش محصول يا پروژه توسط مشتري است. در حالي ‌كه كاركرد(هاي) ثانويه، دليل‌هاي جانبي و اولويت‌هاي دوم به بعد يا ناخواسته مشتري براي خريد محصول يا كاربري پروژه است. كاركرد ثانويه ممكن است خواسته يا ناخواسته باشد. كاركرد ثانويه، فراهم شدن كاركرد اصلي را تسهيل مي‌كند و يا تامين شدن آن‌ را پشتيباني مي‌كند. كاركردهاي اصلي يا ثانويه، مي‌توانند بيش از يكي باشند.
همچنين گروه ديگري از كاركردها هستند كه با عنوان كاركرد غيرضروري شناسايي مي‌شوند. اين كاركردها، معمولاً جنبه‌هاي ظاهري دارند و به‌واسطه وجود جزء يا اجزايي در محصول يا پروژه پديد مي‌آيند، در حالي‌ كه به ‌خودي‌خود، ارتباط مستقيمي با محصول ما ندارند و نقش خاصي در برآورده شدن نياز(هاي) اصلي مشتري ايفا نمي‌كنند. مانند كاركردي كه مارك لباس دارد يا رنگ و شكل هندسي سطح مقطع مداد. كاركردهاي غيرضروري، معمولاً به‌واسطه انجام يك كاركرد ثانويه و يا به ‌اجبار انجام مي‌شوند. در حالي ‌كه به‌ خودي‌خود، وجودشان در محصول يا پروژه ما ارتباط مفيدي با كاركرد(هاي) اصلي ندارد.
o كاركرد اصلي را بشناسيم
كاركرد اصلي ويژگي‌هاي خاصي دارد كه با توجه به اين ويژگي‌ها مي‌توان آن ‌‌را تعريف كرد:
كاركرد اصلي يك بار تعريف مي‌شود و تغيير نمي‌كند.
هزينه تامين اين كاركرد، معمولاً كمتر از 5% هزينه كل محصول است.
كاركرد اصلي را نمي‌توان به‌تنهايي فروخت. در حالي ‌كه كاركرد ثانويه نيز بدون وجود كاركرد اصلي، قابل معامله نيست.
بي‌توجهي به‌ كاركرد اصلي، منجر به از دست‌ دادن مشتري و قدرت رقابت در بازار مي‌شود.
o نمودار FAST و انواع آن
نمودار FAST، براي انتقال بيشترين اطلاعات اصلي در كمترين فضاي ممكن و تشخيص روابط و توالي كاركردها و زمان رخ دادن آنها ترسيم مي‌شود. اين نمودار، ابزاري است براي تحليل سيستمي پروژه، با ديدي كاركردگرا. FAST از اولين باري كه به‌ عنوان يك تكنيك مطرح شد، تا امروز كه آخرين بازنگري‌ها روي نحوه ترسيم و قواعد رسم آن توسط جري كافمن انجام شده، تغييرات زيادي كرده است. اولين ويرايش آن در سال 1964 توسط چارلز دابليو. باي‌دِوِي ابداع و در سال 1965 در كنفرانس SAVE ارايه شد. دومين ويرايش آن توسط جري كافمن در سال 1979 تهيه شد و آخرين آن نيز در سال 1999 توسط SAVE و با نظارت كافمن صورت پذيرفته است.
o نمودار پارتو
پس از ترسيم نمودار، براي يافتن 80% يا همان «كم‌حياتي»، درصد هزينه هر يك از كاركردها را نسبت به جمع كل هزينه‌هاي پروژه، محاسبه مي‌كنيم. محدوده تمركز ما براي ادامه مطالعه، كاركردهايي است كه 80% هزينه‌ها را شكل مي‌دهند. ممكن است يك كاركرد به تنهايي و يا تركيب چند كاركرد، اين 80% را شامل شوند. با مشخص شدن اين كاركردها، به‌ فاز بعدي مطالعه، يعني فاز خلاقيت مي‌رويم.
تكنيك‌هاي فاز تحليل كاركرد
تعريف كاركردها
ارزيابي هزينه و بها
پرسش‌هاي كليدي فاز تحليل كاركرد
چه‌كاري را انجام مي‌دهد؟ / چه‌كاري را بايد بكند؟ / هزينه كنوني اين كاركرد چند است؟ / بهاي آن چه‌قدر است؟ / كاركرد، اصلي است؟ ثانويه است يا غيرضروري؟
Û فاز خلاقيت / Creativity Phase
هدف فاز خلاقيت، توليد ايده‌هاي متعدد، براي عملياتي كردن هر يك از كاركردهاي انتخاب‌شده در انتهاي فاز تحليل كاركرد است. فاز خلاقيت را عده‌اي از متخصصان، فاز تفكر و تعمق نيز ناميده‌اند. خلاقيت به ‌عنوان روح مهندسي ارزش، نقش تعيين‌كننده‌اي در به ‌دست آوردن نتايج قابل ‌توجه از متدولوژي ارزش دارد.
دو نكته اصلي در موفقيت اين فرايند نقش دارند: يكي آن‌كه متوجه باشيم هدف اين فاز، دستيابي يا كشف راه‌هايي براي توليد محصول يا انجام پروژه نيست، بلكه به ‌دنبال اين هستيم كه روش‌هايي را براي انجام كاركردهاي انتخاب‌شده بياييم. رمز دوم آن است كه به‌ ياد داشته باشيم خلاقيت و نوآوري، يك فرايند فكري است كه تمام تجربه‌هاي گذشته ما، مي‌توانند طي اين فرايند، با هر پيشنهاد و ايده جديدي تركيب شده، راه تازه‌اي را پيش‌رويمان قرار دهند.
ما مي‌خواهيم تركيب جديدي از راه‌حل‌هاي انجام پروژه را بيابيم كه هم كاركرد مورد نظر ما را تامين كنند و هم آن‌كه كمترين هزينه را در پي داشته باشند.
پرسش‌ كليدي فاز خلاقيت
چه‌چيز ديگري همين‌كار را انجام مي‌دهد؟
û فاز ارزيابي / Evaluation Phase
هدف از اين فاز، همانند‌سازي ايده‌هاي توليدشده در فاز خلاقيت و انتخاب ايده‌هاي داراي امكان بسط و توسعه در فرايند مطالعه ارزش است.
پرسش‌هاي كليدي فاز ارزيابي
آيا همه ايده‌ها به‌كار مي‌آيند؟ / آيا ايده‌ها اجرا شدني هستند؟ / اين ايده‌ها چه‌قدر امكان‌پذير و اقتصادي هستند؟ / مزايا و معايب هر ايده چيست؟ / هزينه ايده‌هاي برتر چه‌قدر است؟
Ù فاز توسعه / Development Phase
هدف از فاز توسعه، انتخاب و تركيب بهترين راه‌حل‌هاي فاز ارزيابي و طرح بهترين گزينه‌(ها) براي بهبود ارزش است
در اين فاز مي‌خواهيم بررسي كنيم و ببينيم تركيب كدام ايده‌ها و راه‌حل‌ها، يك گزينه يا سناريوي دست‌يافتني، براي انجام پروژه يا توليد محصول است.
هر يك از كاربرگ‌هاي تكميل‌شده در فازهاي خلاقيت و ارزيابي، داراي ايده‌ها و راه‌‍‌حل‌هايي هستند كه يك يا چند مورد از هر كدام، در سازگاري با يك يا چند مورد از ديگر كاركردها است. اينها با توجه به كاربرگ ارزيابي ايده‌ها، سناريوهاي متعددي را شكل خواهند داد. در تصوير زير، تركيب‌بندي لباس پوشيدن، براي تشريح موضوع، شبيه‌سازي شده است.
واضح است كه براي پوشيدن لباس، هر كتي جورابي با هر نوع شلوار و پيراهن و جورابي همگوني ندارد. براي حضور در يك جلسه كاري و يا يك مهماني رسمي، با توجه به سليقه تصميم‌گيرنده تركيب مختلفي از لباس‌ها انتخاب مي‌شود. اين پوشش در فصل‌هاي مختلف سال نيز با هم يكي نيست. شايد هيچ‌گاه نوع خاصي از كت يا شلوار ما با ديگر لباس‌هايمان تركيب زيبايي را شكل ندهد و اين كت يا شلوار، هميشه در كمد لباس‌ها بماند. در پروژه‌هاي واقعي نيز همين‌ طور است. شايد برخي از راه‌حل‌هاي ارايه‌شده براي انجام يك كاركرد نتواند در كنار راه‌حل‌هاي ديگر كاركردها، يك تركيب متناسب و اجرايي را شكل دهد. تشخيص اين همگوني كاملاً به ‌نظر تيم مهندسي ارزش و تجربه و تخصص آنها بستگي دارد.
پرسش‌هاي كليدي فاز توسعه
آيا اين گزينه ارزش را بهبود مي‌دهد؟ / آيا همه نيازها را در بردارد؟ / آيا مشكل اجرايي سر راهمان قرار دارد؟ / دستاوردها و عوارض آن چيست؟ / تفاوت‌هاي آن با ديگر گزينه‌ها چيست؟
P فاز ارايه / Presentation
هدف از فاز ارايه، ارايه دستاوردهاي مطالعه ارزش توسط گروه و حصول اطمينان سفارش‌دهندگان مطالعه از جمله طراح پروژه، ذي‌نفعان پروژه و ديگر مديران اجرايي آن، از انجام شرح خدمات مطالعه و توافق بر عملياتي بودن توصيه‌هاي تيم مهندسي ارزش است.
اين‌ كار با ارايه حضوري و شرح شفاهي نتايج و نيز ارايه يك گزارش كتبي همراه خواهد بود. در اينجا تيم مطالعه، به ‌عنوان آخرين وظيفه خود، پيشنهاداتشان را به كساني‌ كه در تصميم‌گيري نقش دارند، ارايه مي‌نمايند. در حقيقت گروه تصميم‌ساز يعني مشاور مهندسي ارزش، گزينه‌هاي تصميم را براي تصميم‌گيرندگان بيان مي‌كنند. در حين ارايه و بحث و بررسي‌هاي مرتبط با آن، تيم مطالعه، يا از تاييد كار خود و اطمينان از انجام‌شدني بودن آن، مطلع مي‌شود و يا در مي‌يابد كه نياز به اطلاعات تكميلي دارد و بايد آن‌ را به ‌دست آورد.
مديريت ارشد مربوط به پروژه/محصول، مستندات گزارش مكتوب سناريوهاي پيشنهادي را همراه با مجموعه اطلاعات پشتيبان مطالعه و منابع و مراجع مورد استفاده، مورد تاييد قرار خواهد داد. او همچنين برنامه اجرايي تهيه شده را نيز صحه‌گذاري مي‌كند. توسعه ساختار و ويژگي‌هاي گزارش، با توجه به هر مطالعه و نيازهاي سازمان سفارش‌دهنده آن، منحصربه‌فرد و متمايز از ديگر گزارش‌ها است.
پرسش‌هاي كليدي فاز ارايه
چه‌چيزي توصيه مي‌شود؟ / چه‌كسي بايد آن ‌را صحه‌گذاري كند؟ / چرا بايد آن ‌را تاييد كنند؟
مطالعه تكميلي / Post Study
هدف انجام مرحله مطالعه تكميلي (يا فاز اجرا) اطمينان حاصل كردن از پياده شدن و به‌كار بستن تغييراتي است كه در پايان مطالعه ارزش توصيه شده‌اند. در اين مرحله، پي‌گيري مي‌شود كه آيا نتيجه به ‌كارگيري متدولوژي ارزش، توسط اعضاي گروه يا مديريت، به افراد دست‌اندركار اجراي پروژه، منتقل شده است يا خير؟ و آيا اين تغييرات پيشنهادي، در برنامه عملياتي پروژه منظور شده‌اند؟
در تمام مدتي كه تسهيل‌گر مطالعه، فرايند پياده‌سازي تغييرات را پيگيري و دنبال مي‌كند، ضروري است يك طراح حرفه‌اي و خبره نيز او را همراهي نمايد تا علاوه بر رعايت اصول كار، مسؤوليت طرح جديد را نيز بر عهده داشته باشد. پيگيري‌هاي مرحله مطالعه تكميلي، مي‌تواند به تسهيل‌گر يا هر يك از ديگر اعضاي تيم واگذار شود. هر يك از گزينه‌ها يا سناريوهاي انتخابي، بايد به‌طور مستقل از يكديگر، طراحي و تاييد شوند. ضروري است پيش از نهايي شدن پروژه و اجراي فرايند يا توليد محصول، ملاحظات مربوط به تغيير قراردادهاي پيمانكاران و ديگر كساني ‌كه درگير پروژه خواهند بود نيز، منظور گردد. همچنين پيشنهاد مي‌شود واحد مالي سازمان پروژه نيز، اسناد و مدارك تهيه‌شده و تحليل‌هاي مهندسي ارزش را از ديدگاه تخصصي حسابداري و اقتصادي، مورد ارزيابي مجدد قرار دهد تا اطمينان حاصل گردد كه از انجام مطالعه ارزش، بيشترين منافع كارفرما به‌ دست مي‌آيد.
يك گفت‌وگو و دو يادداشت در پيوست
در پيوست‌هاي اين كتاب، متن مصاحبه انجام شده با Donald Hannan نايب رييس انجمن بين‌المللي مهندسين ارزش آمريكا با عنوان مهندسي ارزش ساده ولي قدرتمند و دو يادداشت، يكي از قول وي تحت نام درك مهندسي ارزش و ديگري از دكتر محمدحسين سليمي نايب‌رييس سابق انجمن مهندسي ارزش ايران با عنوان هزينه‌هاي كمتر، راه‌حل‌هاي جديدتر را مي‌خوانيد.
تأليف مهندس محمود كريمي . با نظارت دكتر محمدحسين سليمي
ناشر: موسسه خدمات فرهنگي رسا با همكاري موسسه مطالعات نوآوري و فناوري ايران