تيم چيست؟

[Borna66]

تيم چيست؟توصيف هاي متفاوت از تيم
• همكاري تعدادي از افراد، كه پيشرفت شان از مجموع «پيشرفت» تك تك افراد بيشتر باشد.
• گروهي از افراد كه توسط يك هدف مشترك متحد شده باشند.
• گروهي فعال از افرادي متعهد به دستيابي به اهداف مشترك، كه به نحوي مطلوب با هم كار مي كنند، از آن لذت مي برند و به نتايجي با كيفيت بالا مي رسند. (گروههاي كاري در حال رشد، نوشته فرانسيس و يانگ)
• تيم از افراد معدودي با مهارت هاي مكمل هم تشكيل شده كه به مقاصد، اهداف اجرايي و ديدگاهي مشترك متعهد هستند و خود را در برابر آنها مسئول مي دانند. (دانش تيمي، نوشته كاتزنباك و اسميت)به نقل از سایت پايگاه مهندسی صنایع ايران (http://www.sanaye-en.blogfa.com)
انواع تيم
تيم ها اشكال متفاوتي دارند و اغلب با اين عناوين به آنها اشاره مي شود:
• تيم كاري
• تيم هاي تاپ
• تيم برنامه ريزي شغلي
• تيم هاي پروژه اي
• تيم هاي چند كاربردي
• تيم هاي نيروي كاري
• تيم هاي چرخه كيفيت
• تيم هاي خدمات مشتر ي
• تيم هاي موفقيت سريع
• تيم هاي حفاظتي
• تيم هاي فروش
• تيم هاي خود گردان
تيم در مقابل گروه
علي رغم تاكيد بيشتر بر اهميت تيم، اكثر افراد درباره تفاوت ميان تيم و گروه دچار اشتباه مي شوند. بعلاوه، از كلمه تيم در جاهخاي ي هم كه لزومي به استفاده از آن نيست، استفاده مي شود.
• گر چه گروه ها مي توانند به موفقيت دست يابند، ولي از كارآيي افراد يك تيم برخوردار نيستند .
• مردم عقيده دارند كه گروه ها پس از مدتي خود به خود تبديل به تيم مي شوند. ولي همان طور كه بعداً خواهيد خواند، متاسفانه اين طور نيست.
• بيشتر وقت ما در گروه هاي مختلف، در سر كار، در خانه و در زمان فراغت مان صرف مي شود، حال آن كه در تيم ها استفاده از وقت به معناي واقعي كلمه صورت مي گيرد.
تفاوت هاي ميان آن دو، ظريف و در عين حال قابل ملاحظه‌اند .

تيم در مقابل گروه در گروه هاي تعاوني:
- مردم با هم كار مي كنند.
- احساسات قسمتي از كار نيست.
- تضاد جا دارد.
- اعتماد و صداقت ارزيابي مي شود.
- اطلاعات بر پايه نياز به شناخت اساس داده مي شود.
- اهداف و مقاصد شخصي مبهم هستند.

در تيم هاي كارآمد:
- افراد به هم اعتماد دارند.
- احساسات با صداقت ابراز مي شوند.
- به تضادها پرداخته مي شود.
- افراد از يكديگر حمايت مي كنند.
- اطلاعات آزادانه تقسيم مي شود.
- مقاصد همه مشترك است.

چه زماني به تيم نياز داريم؟
· زماني كه سعي مي كنيد براي مشكلاتي كه كسي به تنهايي براي آنها راه حلي نمي‌شناسد، راه حل پيدا كنيد، البته اگر راهي وجود داشته باشد (اگر در شرايطي هستيد كه راه حل آن نسبتاً ساده به نظر مي رسد، به تيم نياز نداريد).
· زماني كه در كاري بي ثباتي به چشم مي خورد، در اين صورت بيش از پيش نياز داريد مشكل تان را با ديگران مطرح كنيد.
· زماني كه تحويل سريعي را تجربه مي كنيد.
اگر اين موارد شامل حال شما نمي شود، نيازي به تيم نداريد.

نمونه هاي ضعيفي از تيم هاي متفاوت وجود دارد. مشکل کجاست ؟
1- چون بدون الگوي كار، كسي نيست كه از او پيروي شود.
اكثر كساني كه در رأس كارهاي قرار دارند، درباره تيم صحبت مي كنند بدون اين كه در واقع قادر به درك مسائل مربوط به آن باشند و يا بتوانند در بهبود شرايط فعاليت هاي تيم سهمي داشته باشند.
2- عملكرد ارزيابي نمي شود
تشكيلات عملكرد را ارزيابي نمي كند. چرا اين يك مشكل به وجود می آید ؟
• كارآيي تيم مستلزم شركت افرا در چالش اجرايي دشوار و پر زحمتي است، كه براي همه دست اندركاران آن معنادار تلقي مي شود.
• تيم بايد به نتيجه برسد، وگرنه اصلاً چرا بايد تشكيل شود؟
• بدون چنين چالشي تيم چگونه مي تواند سازمان دهي خود را آغاز كند و موفقيت آن چگونه ارزيابي مي شود؟

راهکار چیست ؟
• صادقانه بگويم كار زيادي از دست شما ساخته نيست.
• تيم هاي موجود در فرهنگ ما بيشتر شبيه گروه عمل مي كنند، چون مركزي براي تمركز تلاش هاي شان ندارند.

3- تيم هاي متعدد
تيم ها به عنوان پاسخي براي هر گونه شرايطي مطرح مي شوند.
چرا اين مي تواند يك مشكل باشد؟
• خيلي ساده است، چون تشكيل تيم راه حل همه قعليت ها نيست.
اگر هنگام بروز هر مشكلي، پاسخ اين باشد كه : «بياييد تيم تشكيل بدهيم.» نتيجه اين خواهد بود:
- ايجاد توقع در جهت حل سريع مسئله، حال آن كه غالباً راه حل جاي ديگريست از راه تشكيل تيم نمي توان به نتيجه رسيد.
- از دست رفتن اعتبار تيم، چون در جايي اشتباه به كار گرفته مي شود.
چه مي توان كرد؟
• به افراد يادآور ي كنيد كه تيم تنها در جايي كاربرد دارد كه مشكلي واقعي وجود داشته باشد و كسي راه حلي براي آن نشناسد، البته در صورت وجود راه حل.

4-تأكيد بر افراد
• سازمان ها افراد را مي شناسند نه تيم ها را.
چرا شاهد بروز چنین مشکلی هستیم ؟
• تيم ها اغلب به عنوان واحدهاي اجرايي تشكيل مي شوند و به همان عنوان هم شناخته مي شوند، ولي:
- طرح ارزيابي بر مبناي عملكرد فردي صورت مي گيرد.
- پاداش/ حقوق بستگي به مشاركت فردي دارد.
نتيجه اين مي شود كه افراد از ترس اين مشاركت شان قدرداني يا مورد قبول واقع نشود، از مبادله افكار با ديگران اكراه داشته باشند.

• بعلاوه در سازمان هاي شبكه اي، افراد ممكن است در برابر يك مدير اجرايي مسئول باشند و به عنوان عضو تيم نيز همكاري كنند، كه اين مسئله هم مشكلات خود را به دنبال خواهد داشت.
چه مي توان كرد؟
• فعالانه تلاش كنيد كه افراد تيم با تشويق در مورد مشاركت شان شناسانده شوند.
- با اطمينان بخشيدن به فرد درباره اين كه نظر خود را درباره او به مسئولان ارزيابي منتقل خواهيد كرد، مي توانيد سهمي در اين كار داشته باشد .

5- فرهنگ رقابت
• فرهنگ سازمان، همكاري را ترغيب نمي كند.
چرا همچین مشکلی وجود دار ؟
• كار تيمي عبارت است از ترغيب به همكاري و هماهنگي و دستيتابي به اين امر ممكن نخواهد بود. اگر:
- ساختار و سيستم شما به ترغيب رقابت هاي داخلي و تضادهاي (غير سودمند) بپردازد .
- تشكيلات شما بر پايه اعتماد استوار نباشد (چرا بايد اين موضوع ناگهان در تيم شما ايجاد شود؟)
- فرهنگ شما با خطر كردن مخالف باشد. در تيم هاي كارآمد، افراد عقايد و اعمال يكديگر را مورد سوال قرار مي دهند

• اگر فرهنگ شما به نوعي است كه خطر كردن در آن ترويج نمي شود (و اشتباهات به خاطر سپرده مي شود)، افراد در امان نخواهند بود.

چه مي توان كرد؟
واقعیت این است که کار چندانی نمی شود انجام داد ودر نهایت کار اندکی را می توان انجام داد چون
افراد به ندرت مي توانند خود به خود فرهنگ را عوض كنند.
6- افراد متعدد
• تيم از افراد بسياري تشكيل شده است.
چرا اين مي تواند يك مشكل باشد؟
• چون كنترل تيم هاي پانزده تا بيست نفره مشكل است.
• هر چه تعداد بيشتر باشد؛ برقراري ارتباط با آنها و كنترل آنها مشكل تر خواهد بود. خطراتي كه زير گروهها ايجاد مي كنند. پتانسيل درگيري را افزايش مي دهد .
چه مي توانيد بكنيد؟
به ياد داشته باشيد كه چگونه تعداد افراد تيم مي تواند بر عملكرد آن تاثير گذارد و به عنوان رهبر تيم تلاش كنيد تا بر انتخاب تعداد نفرات نفوذ داشته باشيد.برای این منظور :
استفاده از تجربه هاي پيشين مفید است
به تيم هايي بينديشيد كه قبلاً عضوي از آنها بوده ايد:
• چه كارهايي از شما خواسته مي‌شد؟
• شما چگونه آنها را انجام مي داديد؟
• در كجا موفق بوده ايد ؟
• به چه مشكلاتي بر مي خورديد؟
• تيم شما چگونه رهبري مي شد؟
رهبر تيم از عهده چه كارهايي بخوبي بر مي آمد؟
در چه مواردي از عهده آنها بر نمي آمد؟
اگر شما مسئول بوديد آيا كاري متفاوت انجام مي داديد؟
تيم هايي را كه در تشكيلات شما يا خارج از آن كار مي كنند بررسي كنيد (نمونه هاي ورزشي آن را فراموش نكنيد). چه نكاتي را مي توانيد از آنها بياموزيد و در مورد شرايط خو دتان به كار ببريد؟
اخطار: اگر عضوي از يك تيم موفق بوده ايد، احتمال اين كه بتوانيد شرايطي برابر براي تيم جديدتان ايجاد كنيد بسيار كم است.






چگونه تيم تشكيل دهيم؟
مشورت با كارشناسان
درباره تيم هاي موفق زياد نوشته‌اند. نكات اساسي عبارتند از:
• بايد هدفي ارزشمند داشته باشند.
• آنها مي دانند به چه چيزي بايد دست يابند.
• به زمان نياز دارند تا به عنوان يك واحد رشد كنند.
• اعضاي تيم درباره وظايف شان روشن هستند.
• اعضا از يكديگر حمايت مي كنند.
• از روش كار مناسبي استفاده مي كنند.
• آنچه را كه حانجام مي دهند مرور مي كنند.
• از كارشان لذت مي برند.

علاوه بر اينها، تيم هاي موفق از ابتدا توسط افرادي رهبري مي شوند كه مي دانند چه مي خواهند و قادرند آن را به ديگران هم انتقال دهند، تا به اهداف بزرگي دست يابند.

با اينحال در جو كار دنياي امروزي:
• بيش از هر زمان ديگري همه از تيم هاي تازه كار انتظار دارند كه مثمر ثمر باشند.
• تيم هاي چند رشته اي متداولند.
• تيم ها متشكل از افرادي از سازمان ها، كشورها و فرهنگ هاي متفاوت هستند.
همه اين مسائل مستلزم ايجاد فشار و اهميت بيشتري بر مهارت‌هاي رهبر تيم است. اين بدين معني نيست كه اصولي كه پيش از اين ذكر شد بايد ناديده گرفته شوند، بلكه كاملاً به عكس.

شركت دادن ديگران
اطمينان حاصل كنيد كه تيم مي داند به چه مي خواهد دست يابد. اگر مسائل لازم در ذهن شما روشن باشد، شما را قادر مي‌كند:
• مرجعي در اختيار داشته باشيد كه بتواند مبنايي براي يك هدف مشترك و ديدگاهي براي مشاركت با ديگران محسوب شود.
• روش موثري براي كار برنامه ريزي كنيد و اطلاعات لازم را از آغاز در نظر داشته باشيد.
• مبنايي براي ارزيابي عملكرد و پيشرفت كار داشته باشيد.
پس از همه اينها، شما بايد اين مطالب را به افراد خود منتقل كنيد، بنابراين براي اولين جلسه ملاقات و اين كه چگونه بايد اين كار را انجام دهيد بيشتر تأمل كنيد. به هر حال اين اولين فرصت شما براي الهام بخشيدن به افرادتان و ترغيب آنها به شركت در اين پيشنهاد است!

از روشهاي متفاوتي استفاده كنيد.
به ياد داشته باشيد كه ما اطلاعات را از راه حواس مختلف خود در ديافت مي‌كنيم؛ بينايي، شنوايي و لامسه، برخي از افراد اولويت‌هايي در اين موارد دارند؛
• عكس و تصاوير ديدني: در اين مورد بهتر است از عكس، نقاشي يا كارتون استفاده كنيد.
• صداها توضيح دهيد كه درصدد دستيابي به چه چيزي هستيد، بحث راه بيندازيد و سؤال برانگيزيد.
• احساسات چيزي به آنها بدهيد كه لمس كنند، يا در دست نگه دارند (مانند يادداشت هايي از خلاصه آنچه مي‌گوييد ).
از آن جا كه اولين جلسه ملاقات در موفقت آتي تيم تاثير بسزايي دارد، آن را در محل متفاوتي برگزار كنيد، جايي كه از جذابيت بيشتري برخوردار باشد و كسي مزاحم شما نشود.
راهنمايي: نظريه خود را چاپ كنيد و اطمينان حاصل كنيد كه اعضاي تيم و همچنين مشتري هاي شما يك كپي از آن را دارند. آن را به ديوار بچسبانيد كه همه ببينند.
شناسايي تجارب و مهارت ها
در يك دنياي ايده آل، تيمي موثر و كارآمد تلقي مي شود كه داراي آميزه اي متعادل از مهارت و تجربه باشد، با اين حال در عمل چالش بسياري از سرپرستان تيم در دنيا امروز، در هم آميختن بهترين آن چيزي است كه در زماني محدود به آنهاواگذار شده است. اگر زماني به تيم اختصاص داده شود تا در مراحل اوليه درباره موارد زير صحبت كنند، به تشكيل تيم كمك مي‌كند:
• مهارت هايي كه در كار و موقعيت هاي ديگر كسب كرده اند.
• دستاوردهاي آنها (كه بر خلا ف تمايل افراد متواضع است).
• تجربه كاري آنها در تيم و مطالبي كه از آن ياد گرفته اند
• ترجيح مي دهند چگونه عمل كنند و چه خصوصياتي در ديگران بيشتر براي شان با ارزش است.
• مشاركتي كه در كار مي توانند داشته باشند.
• نكات مورد توجه آنها و چلش هايي كه از نظر آنها ارزشمند است.
• هر گونه نگراني اوليه اي كه ممكن است داشته باشند.

مستقيماً به رو ش هاي كاري و برنامه ريزي‌هاي عملي پرداختن ارزشي ندارد، مگر اين كه بدانيد در تيم‌تان به چه چيزهايي دسترسي دارد

جلسات تيمي
براي برگزاري جلسات تيمي اهميت خاصي قائل شويد و اين موارد را در نظر بگيريد:
• هدف از برگزاري جلسات در اولين مكان
• چند بار بايد برگزار شوند
• افراد چه قدر مي توانند دور هم جمع شوند
• اين كه رهبر با اعضاي تيم به نوبت جلسات را اداره كنند

تيم براي تصميم گيري به سيستم ندياز دارد. اين موارد را در نظر بگيريد:

• آيا به يك روش كار رسمي نياز داريد، يا يك روش موقت و بدون برنامه ريزي؟
• چه ساختاري را براي حل مسائل و ارزيابي جايگزين‌ها به كار مي‌گيريد؟
• سطح اختيارات در كجا قرار دارد؟ چه كسي قدرت تصميم گيري دارد؟
• تصميم گيري فردي در چه سطحي غير قابل قبول است؟
• چه طور افراد را وادار به پذيرش تصميم مي‌كنيد؟
• چگونه موفقيت جلسات را ارزيابي مي‌كنيد؟
و در نهايت به راه هايي بپردازيد كه موجب دلگرم كننده‌تر و الهام بخش‌تر شدن جلسات شوند (براي توصيه‌هاي عملي كتاب كوچك جلسات نوشته پاتريك فورسايت را مطالعه كنيد).

مروري بر روند پيشرفت
غالباً هنگامي كه درگير اداره روز به روز كاري هستيد، بسختي مي‌توانيد زماني براي مرور پيشرفت كار پيدا كنيد ولي اگر مي‌خواهيد موفق باشيد بايد زماني را به بررسي اين موارد اختصاص دهيد:
• پيشرفت اهداف و مقاصد تعيين شده
• چگونگي عملكرد تيم
- صداقت درباره افراد و ايده ها (آه بله، اما ...)
- همكاري، آيا واقعاً وجود دارد؟
- جلسات،. پربار وقت تلف كن؟
- برقراري ارتباط، آيا فاصله و اختلافي وجود دارد؟
- افراد درباره چه مسائلي گله مي كنند؟
- تضاد، سازنده يا مخرب؟
- مهارت‌ها و استعدادها، آيا تيم به بهترين نحو از آنها استفاده مي‌كند؟
- آيا ما بدترين دشمنان خود هستيم؟
- آيا با مسائل ئاقعي برخورد شده يا جلوي آنها گرفته شده است؟
- چه نكاتي را مي توان آموخت؟
هنگامي كه اعضاي گروه زماني براي انديشيدن داشته باشند مسائلي را كه براي خودشان و ديگران ضروريست در مي يابند .

رهبري چيست؟
رهبري يعني نفوذ روي افراد، به طوري كه آنها به سمت مقاصد و اهداف مورد نظر راهنمايي شوند.
درباره رهبران موفق اين طور گفته شده است:
«بندبازي روي رشته اي متشكل از اتحاد بخشيدن به افراد و ارتباطي انساني» (تسخير قلب‌هاي آنها)
«بهترين باشند، در حالي كه افراد به سختي از وجودشان آگاهند»
«نشان دادن دانش خود به وسيله اداره مطلوب كار و سپس واگذار كردن كار به ديگران»
«دادن ابزار اعتماد لازم به افراد يا پيشنهاد فرصت هاي مختلف به آنها»
«بكارگيري نيروي جسماني و احساس بسيار زياد»
«لطمه نزدن به ديگران ... ولي تحمل كردن آن»

اداره كردن در مقابل رهبري
اداره كردن يعني:
• برنامه ريزي و پرداختن به جزئيات
• تعيين ساختاري براي اجراي برنامه ريزي
• تحت نظر داشتن پيشرفت برنامه ريزي
• رسيدن خبه نتايج مورد نظر ديگران
رهبري عبارتست از:
• خلق تصويري از آينده و اين كه مي خواهيم به كجا برسيم.
• در جريان گذاشتن افراد و جهت دادن به آنها
• انگيزه، روحيه و انرژي بخشيدن به افراد براي غلبه بر موانع سر راه
• ايجاد تغيير در روش ها و توليدات در جهت به وجود آوردن رقابت در سازمان

رهبري :

رهبران
• به امور تحقق مي بخشند.
• به افراد روحيه مي بخشند، اعتماد دارند و وظايفي به آنها محول مي‌كنند.
• خطر مي كنند.
• مشكلات را حل مي‌كنند.
• تدابيري براي اجراي برنامه ها به كار مي گيرند.
• با افراد مذاكره و معامله مي كنندو
• به قضاوت افراد ايمان دارند.
• مسئوليت پذيرند.
• به نتياج مطلوب دست مي يابند.
درك رفتار گروه
در جريان آنچه در گروه رخ مي دهد قرار گيريد.
شما نمي توانيد رفتار افراد گروه را پيش بيني كنيد، مهم نيست كه آنها را چه قدر شخصاً مي‌شناسيد، با اين حال تلاش كنيد:
تفاوت ميان محتوا و فرآيند را تشخيص دهيد
دو عامل اساسي در برقراري ارتباط ميان افراد نقش دارد:
- موضوع اصلي اي كه به آن مي پردازند (محتوا)
- آنچه كه ميان آنها رخ مي‌دهد (فرايند)

اگر بر محتوا تمركز كنيم نمي‌توانيم فرايند را كه شامل جو ايجاد شده و محدوده تضادها و احساسات ميان افراد است دنبالد كنيم. (كه اكثراً علت اصلي مشكلات در گروه است).

تصميمات چگونه گرفته مي شود
دقت كنيد ببينيد تصميمات بر چه اساسي گرفته مي شوند:
- بر اساس منطق يا احساس
- با شركت همه افراد يا در نتيجه حاكميت فرد

در انتها یاد آوری این موضوع لازم است که خصوصیات یک تیم گرچه از روال ومنطقی خاص پیروی میکند لیکن شرایط و محیطی که تیم در آن محیط فعالیت میکند را نمی توان در موفقیت تیم بی اثر دانست