نيازسنجی آموزشی کارکنان به کمک الگوی دلفي

[Borna66]

در اين مقاله ابتدا به مفاهيم نياز و هدف پرداخته و سپس ارتباط بين نيازهاي آموزشي و هدف گذاري آموزشي مشخص شده و اهداف نيازسنجي تشريح شده است . در ادامه ، روشها و الگوهاي نيازسنجي معرفي و به طور مفصل تكنيك مورد بحث مقاله ، يعني تكنيك دلفي Delphi Technique معرفي مي شود و در پايان مراحل اجرايي تكنيك فوق به منظور راهنمايي كارشناسان ادارات آموزش سازمانها و نيز علاقه مندان امر آموزش مشروحا بررسي مي‌شود تا در هنگام برنامه ريزي آموزشي در مرحله نيازسنجي مورد استفاده قرار گيرد

[Borna66]

مقدمه
اولين و اساسي ترين گام در تدوين و اجراي برنامه آموزشي ، اجراي صحيح و مبتني بر واقعيت فرايند نيازسنجي است . نيازسنجي در حقيقت سنگ زيرين ساختمان آموزش است و هر قدر اين سنگ زيرين بنياني تر و مستحكم تر باشد ، بناي روي آن محكم تر و آسيب ناپذير خواهد بود‌. در قلمرو آموزش ، نيازسنجي به عنوان يكي از مولفه هاي اساسي و ضروري فرايند برنامه ريزي در نظر گرفته مي شود و هر كجا كه مسئله تدوين طرحها و اتخاذ مجموعه‌اي از تدابير آموزشي مطرح باشد‌، از نيازسنجي به طور مكرر ياد مي شود و مبناي منطقي هر برنامه وجود نياز يا مجموعه اي از نيازهاست .

برنامه ريزان آموزشي در سراسر جهان و در تمامي سازمانهايي كه با آموزش سروكار دارند ، ناگزيرند براي تدوين برنامه ها و طرحهاي آموزشي خويش ، دلايل قانع كننده اي داشته باشند . نيازسنجي در واقع فرايند جمع آوري و تحليل اطلاعات است كه براساس آن نيازهاي افراد ، گروهها ، سازمانها و جوامع مورد شناسايي قرار مي گيرد . معمولا هر برنامه آموزشي و درسي براي ايجاد تحول و تغيير در وضعيت موجود ، طراحي و اجرا گذاشته مي‌شود .
از اين رو گام آغازين در فرايند برنامه‌ريزي ، شناسايي هدفها يا نقاط مطلوب است . هدفها عموما ريشه در نيازها دارند . از اين رو براي طراحي و اجراي برنامه هاي واقع بينانه و اثربخش ، ضرورت دارد تا نيازها دقيقا سنجيده و براساس نيازها ، اهداف ويژه برنامه تدوين شوند و سپس مجموعه اقدامات و وسايلي كه به بهترين وجه نيازها را محقق مي سازند ، پيش بيني شوند .

شناخت و تحليل اثربخش نيازهاي آموزشي ، پيش نياز يك سيستم آموزشي موفق است . تعيين نيازهاي آموزشي اولين گام برنامه ريزي آموزش كاركنان و در واقع نخستين عامل ايجاد و تضمين اثربخش كاركرد آموزش و بهسازي است كه اگر به درستي انجام شود، مبناي عيني تري براي برنامه ريزي به عنوان نقشه اثربخشي فراهم خواهد شد و احتمال تطابق آن با نيازهاي سازمان ، حوزه هاي شغلي و كاركنان و در نهايت اثربخشي آن افزايش خواهد يافت .

آموزش گران است و فقط بايد موقعي ارائه شود كه اولا پاسخي به يك نياز شناخته شده باشد و ثانيا بهترين راه حل براي مشكلاتي باشد كه از آن طريق قابل حل‌اند‌. فعاليتهاي آموزشي كه بدون توجه به اين شرايط طراحي و اجرا شوند در واقع نوعي اتلاف منابع ارزشمند خواهد بود .

[Borna66]

مفهوم نياز نياز يك مفهوم عمومي است كه در زمينه هاي مختلف كاربرد نسبتا وسيعي دارد و تعاريف متعددي از آن ارائه مي شود . اين تعاريف اگرچه همگي يك نوع مفهوم يا احساس مشتركي را انتقال مي دهند با اين وجود از مناظر و ابعاد مختلف و بعضا متفاوتي به آن مي نگرند . به طور كلي برداشتها و تعاريف ارائه شده از نياز را مي توان به چهار دسته زير طبقه بندي كرد :

1. نياز به عنوان فاصله بين وضع موجود و وضع مطلوب يكي از متداولترين و مقبولترين تعاريف از نيازاست . نياز به موقعيتي دلالت دارد كه در آن وضعيت موجود يا حاضر با وضعيت مطلوب فاصله دارد . وضعيت مطلوب يا مورد نظر در بر گيرنده ايده‌آل‌ها ، هنجارها‌، ترجيحات ، انتظارات و ادراكات مختلف درباره آنچه كه بايد باشد ، است .
2. نياز به عنوان يك خواست يا ترجيح اين برداشت از نياز ، عموما داراي كاربرد گسترده اي است. آنچه هسته اصلي اين نظريه را تشكيل مي دهد آن است كه نظرات و عقايد افراد و گروهها درخصوص نياز كانون اصلي نيازسنجي است .

3. نياز به عنوان يك عيب يا كاستي از اين ديدگاه نبود دانش ، مهارت و توانايي يا نگرشي و يا ابزار و وسايلي كه منجر به ايجاد اشكال در عملكرد بهينه شود، نياز تلقي مي شود . در اين مفهوم نياز هنگامي مطرح مي شود كه در يك مورد خاص حداقل سطح رضايت به دست نيامده است يا نمي تواند به دست آيد .

4. برداشت تركيبي از اين ديدگاه آنچه كه بين وضع موجود و وضع مطلوب قرار دارد ؛ آنچه كه ترجيحات ، علايق و انتظارات افراد را شكل مي دهد و سرانجام آنچه كه بر عملكردهاي مطلوب اثر منفي دارد ، همگي نشانگر نياز هستند .

[Borna66]

اهداف نيازسنجي 1. فراهم سازي اطلاعات براي برنامه ريزي از طريق فرايند نيازسنجي اهداف و مقاصد برنامه مورد شناسايي قرار مي گيرند،اقدامات ضروري براي اجراي برنامه ها مشخص مي شوند و نوع و ميزان تلاشها و منابعي كه براي دستيابي به هدفها بايد مصرف شوند ، تعيين مي شوند . از سوي ديگر اطلاعات حاصل از نيازسنجي‌ ماهيت و نوع برنامه ها را نيز مشخص مي سازد‌‌. به عبارت ديگر براساس سنجش حاصله‌، برنامه هاي كوتاه مدت (ضربتي) و يا برنامه هاي بلند مدت و آينده نگر تدوين مي شوند .


2. ارزيابي و سنجش نيازسنجي فرايند ارزيابي اوليه براي اجراي برنامه هاي آتي است . براي اجراي طرح خاص يا برنامه مشخصي ، ابتدا زمينه ويژه اي كه برنامه و يا طرح بايد در آن اجرا شود ، مورد سنجش واقع مي شود ، پس از بررسي ، وضعيت نتايج در برنامه ها منعكس مي شود و پس از اجراي برنامه و ارزشيابي از آن ، نتايج حاصله با وضعيت اوليه مورد مقايسه قرار مي گيرد .


3. پاسخگو و مسئول كردن موسسات و نظامهاي آموزشي يكي از اهداف فرايند نيازسنجي آن است كه نظامها و سازمانهاي آموزشي را نسبت به نتايج تلاشها و اقداماتشان مسئول و پاسخگو نگهدارد . بسياري از سازمانهايي كه بر اقدامات و عمليات نظامهاي آموزشي نظارت دارند از الگوهاي مختلف نيازسنجي در سطح گسترده اي استفاده مي كنند تا دريابند كه آيا اقدامات و فعاليتهاي آموزشي موثر بوده است يا خير و نيز موارد و حوزه هايي كه پيشرفتهاي آموزشي كمتر از حد مطلوب بوده است كدام هستند و چه اقداماتي براي بهبود آنها بايد به مرحله اجرا گذاشت .

4. تشخيص يا شناسايي ضعفها و مسائل و مشكلات اساسي سازمان يا نظام در برخي موارد با وجود تلاشهاي گسترده ، بسياري از اقدامات عقيم مي ماند و نظام ياسازمان در تحقق رسالت حقيقي خود با شكست مواجه مي شود. براساس نتايج حاصل از نيازسنجي ، مديران و برنامه ريزان مي توانند حوزه ها و قلمروهاي بحراني را شناسايي و تصميمات مقتضي را درخصوص نحوه رفع يا برخورد با آنها اخذ كنند .


5. رشد و توسعه سازمان و كاركنان امروزه توسعه سازماني و رشد و پرورش مستمر كاركنان يكي از مسائل اساسي فرايند مديريت آموزشي است‌. دستيابي به اين مهم همواره بستگي به شناسايي ايده آل هاي نوين ، موانع موجود در دستيابي به ايده آل ها و يافتن بهترين طرق توسعه سازمان و كاركنان است . تحقق چنين امري تنها از طريق طراحي و به كارگيري نظام مستمر نيازسنجي در ابعاد آموزشي امكانپذير است .


6. استفاده بهينه از منابع و امكانات
در تمامي نظامهاي آموزشي ، در مقابل خواسته ها و نيازهاي متعدد و متنوع ، امكانات و منابع انساني ، مالي و مادي محدودي وجود دارد و گذشته از اين ، زمان لازم براي تحقق تمامي نيازها وجود ندارد . يكي از اهداف اساسي اكثر فعاليتهاي نيازسنجي، مشخص كردن اهداف و نيازها و درجه اهميت آنها براي تهيه برنامه هاي عملي است . به اين اعتبار ، نيازسنجي به مديران و برنامه ريزان كمك مي كند تا در بين تمامي خواسته ها و نيازها ، آن دسته اي را مورد توجه قرار دهند كه از اولويت ويژه اي برخوردار بوده ، منابع و امكانات نيز پاسخگوي آنها باشد . بنابراين مي‌توان گفت نيازسنجي حداكثر استفاده از منابع موجود در جهت تحقق هدفهاي مهم و با ارزش را امكانپذير مي سازد .

[Borna66]

روش هاي نيازسنجي در يك دسته بندي كلي ، روشها و فنون نيازسنجي را مي توان به چهار طبقه زير تقسيم كرد :

1. الگوهاي هدف محور

در اين دسته از الگوهاي نيازسنجي‌، شناسايي وضع موجود ، تعيين آرمانها و مقايسه اين دو ، اساس كار سنجش نيازها را تشكيل مي دهند . از مهمترين الگوهايي كه در اين طبقه بندي جاي مي گيرند عبارتند از : الگوي كلاسيك كافمن ، الگوي استقرايي كافمن ، الگوي قياسي كافمن ، الگوي پيشنهادي كلاين . نقطه مشترك تمام اين الگوها آن است كه اولا از مجموعه اي از تكنيك ها بهره مي گيرند و ثانيا با وجود تفاوتهاي موجود ميان آنها ، همواره به نحوي با تعيين اهداف سازمان يا برنامه سروكار دارند .


2. تكنيك هاي ايجاد توافق (توافق محور) اين تكنيك ها ابزار كار نيازسنجي را تشكيل مي دهند و در صورتي كه در قالب يك طرح تدوين شوند ، اطلاعات مفيدي را به دست مي دهند . هسته مشترك تمام اين تكنيك ها آن است كه در صدد جمع آوري و ايجاد توافق بين نظرات و عقايد افراد مختلف در ارتباط با مسئله يا نياز خاصي هستند. مهمترين تكنيك هايي كه در اين طبقه جاي مي گيرند عبارتند از : تكنيك دلفي ، تكنيك فيش بول ، تكنيك تِل استار و مدل سه بُعدي .


3. تكنيك هاي مساله محور اين تكنيك ها همانگونه كه از اسم آنها پيداست ، در صدد مشخص كردن نقاط ضعف و مسائل و مشكلات سازمان و يا كاستيهاي موجود در عملكرد افراد هستند تا براساس شناسايي اين مسائل و معضلات و پيشنهاد اقدامات اصلاحي ، راندمان و بازده كلي سازمان و افراد را افزايش دهند‌. مهمترين تكنيك هايي كه در اين طبقه جاي مي گيرند عبارتند از : تكنيك هرم يا درخت خطا ، تكنيك رويداد مهم يا بحراني ، تكنيك آزمون وظايف كليدي و تكنيك تجزيه و تحليل شغل .


4. روشهاي تركيبي در اين دسته از روشهاي نيازسنجي ، تركيبي از تكنيك ها و ابزارها به كار گرفته مي شود . به عبارت رساتر اين روشها ، طرحي نسبتا جامع براي نيازسنجي را ارائه مي كنند و در آنها تعيين قالبها و چارچوبها از اهميت خاصي برخوردار است . مهمترين روشهايي كه در اين طبقه جاي مي گيرند عبارتند از نيازسنجي در سطح موسسه آموزشي ، مدل منابع انساني و غيره .

[Borna66]

تكنيك دلفي
اين تكنيك داراي سابقه طولاني است و براي اولين بار توسط دالكي و هلمرد (1963) در سال 1950 براي كمپاني «‌راند ، Rand » تدوين شد . انگيزه اصلي به وجود آمدن اين تكنيك آن بود كه به دولت امريكا براي انجام پيش بيني هايي درخصوص اينكه كداميك از صنايع امريكايي بيشتر توسط صنايع شوروي تهديد مي شوند ، كمك كند . گذشته از اين ، تكنيك دلفي به منظور پيش بيني ميزان ساخت بمب‌هاي اتمي توسط شوروي و آماده سازي صنايع نظامي امريكا براي مقابله با آن مورد استفاده قرار گرفت .


براساس پيش بيني هاي انجام شده‌، دولت امريكا مي توانست درخصوص اقدام متقابل و نيز عمليات بازدارنده ، تصميم‌گيري كند . بعد از به كارگيري تكنيك دلفي در صنايع نظامي ، اين تكنيك در هزاران پروژه ديگر نيز مورد استفاده قرار گرفت . تكنيك دلفي به نحوي طراحي شده است كه مي توان به وسيله آن نگرشها و قضاوتهاي افراد و گروههاي مختلف را به طور منسجم و هماهنگ و بدون حضور افراد در محل معيني و از راه دور‌، جمع‌آوري كرد . اين تكنيك در واقع قضاوتهاي افراد در مورد نيازهاي يك موسسه ، صنايع ، سازمان و ... را مشخص مي كند و در آن دسته از پروژه هايي كه ضرورت دارد نظرات و پيشنهادهاي افراد مطلع و آگاه جمع آوري شوند و ميان نظرات حاصله ، توافق و همخواني ايجاد شود، تكنيك دلفي كاربرد زيادي دارد .


به طور خلاصه تكنيك دلفي تكنيكي است كه در آن نظرات ، قضاوتها و نگرشهاي افراد در مورد نيازها ، اهداف و مقاصد سازمان يا مشاغل خاص و موجود در آن مورد بررسي قرار مي گيرد و سپس سعي مي شود به نقطه توافق معيني دست يافته شود . آنچه كه عمدتا مورد توافق همه قرار مي‌گيرد ، نياز را تشكيل مي دهد .

[Borna66]

توصيف تكنيك به طور خلاصه تكنيك دلفي با استفاده از مجموعه اي از سوالاتي اجرا مي شود كه به صورت تدريجي و مرحله به مرحله به افراد ارائه مي شود. اين سوالات به مجموعه اي از كارشناسان ارائه مي شود .


پاسخ هر سوال كه توسط كارشناسان ارائه مي شود ، توسط نيازسنج يا گروه نيازسنجي ، مورد تجزيه و تحليل قرار گرفته و در طرح سوال بعدي مورد استفاده قرار مي گيرد . اين كار در چند مرحله پياپي صورت مي گيرد تا اينكه سرانجام كارشناسان به نقطه توافق معيني در مورد اهداف يا نيازهاي سيستم دست يابند .


مراحل كار : 1. مشخص ساختن اولين سوالي كه بايد به آن پاسخ داده شود . در اين مرحله گروه نيازسنجي اولين سوال مهم و اساسي را مشخص مي سازد . مثلا اگر نيازسنجي در مورد مديران مدارس ابتدايي باشد، گروه نيازسنجي اين سوال را مطرح مي سازد كه نيازها يا اهداف آموزشي مديران مدارس ابتدايي چه هستند ؟ اگر يك دوره بلند مدت فوق ليسانس مثل برنامه ريزي آموزشي طراحي مي شود ، سوال مورد نظر مي تواند اين عبارت باشد كه « چه اهداف يا نيازهايي در اين دوره بايد مورد توجه قرار گيرند ؟ »


2. شناسايي كارشناسان و صاحبنظران ذي‌صلاح و جلب توافق آنها براي شركت در طرح نيازسنجي . مثلا براي نمونه بالا‌، مديران مدارس ، كارشناسان آموزش مديريت ، اساتيد دانشگاه ، روساي مناطق و ساير افراد مي توانند مورد پرسش قرار گيرند .


3. ارسال سوال اوليه براي جامعه كارشناسان و دريافت پاسخهاي آنها . اين كار را مي‌توان با استفاده از پست ، فاكس ، اينترنت و ... انجام داد . به هر حال پاكت هاي نامه ارسالي بايد همراه با آدرس برگشت و نيز داراي تمبر باشند و براي دريافت پاسخ ، مدت زمان مناسبي به آنان فرصت داده شود ( يعني حدود 2 تا 4 هفته ) و در مورد نامه هايي كه پاسخ داده نشده است ، پيگيري لازم انجام گيرد .


4. تجزيه و تحليل پاسخهاي كارشناسان و گنجاندن پاسخها در يك سوال ديگر براي دور بعدي . منظور اين است كه وقتي جوابهاي كارشناسان دريافت شد ، بايد آنها را تحليل كرد و سوال جديدي را از آن طرح كرد . مثلا: همكار محترم ، ليست ضميمه شده را كه حاوي نيازهاي آموزشي مديران مدارس ابتدايي است و توسط شما و ساير كارشناسان محترم به عنوان اهداف يا نيازهاي مهم برنامه آموزش ضمن خدمت در نظر گرفته شده است ، مطالعه و بر حسب اهميت نسبي ، آنها را طبقه بندي و رتبه بندي كنيد .


5. مجددا پاسخهاي كارشناسان تجزيه و تحليل و اطلاعات حاصله در سوال ديگري گنجانيده مي شود . مثلا: همكار محترم ، توجه كنيد كه توضيحات مختلف شما و سايرين در مورد اولويت‌بندي‌، معدل‌گيري شده است. ( براي هر نياز يا هدف ) خواهشمنديم مجددا آن را رتبه‌بندي و اشاره كنيد كه چرا موافق يا مخالف رتبه بندي جديد ارسال شده براي هر يك از نيازها يا اهداف هستيد .


6. مجددا پس از دريافت پاسخهاي كارشناسان ، آنها را تجزيه و تحليل و سوال ديگري مطرح كنيد: همكار محترم‌، توجه كنيد كه توضيحات شما درباره اولويت بندي نيازها (و نيز توضيحات ساير همكارانتان) در مقابل هر نياز ، آورده شده است . براساس اين توضيحات مجددا نظر خود را به ما اعلام فرماييد .


7. مرحله ششم تا زماني كه توافق كامل در مورد اولويت و رتبه بندي نيازها و اهداف به دست نيامده است ، ادامه دارد . واقعيت اين است كه ما به عنوان نيازسنج از تمام نيازهاي آموزشي كاركنان اطلاع كافي در دست نداريم. از اين رو با استفاده از تكنيك دلفي مي توانيم نيازهاي برنامه آموزش ضمن خدمت را شناسايي كنيم و به آن مشروعيت بخشيم و براساس نظرات كارشناسان ذي‌صلاح آن را معتبر كنيم . در مورد اين مسئله كه چه كساني بايد در تكنيك دلفي براي دريافت اطلاعات‌، مخاطب قرار گيرند ، اتفاق نظر وجود ندارد . به نظر كافمن (1977) دو دسته افراد بايد در تكنيك دلفي مخاطب قرار گيرند . دسته اول كارشناساني كه در خارج از سازمان مشغول فعاليت هستند و دسته دوم اشخاص مطلعي كه در داخل سيستم وجود دارند . به نظر براون ، كوچران و داركلي (1989) ضرورتي ندارد كه همه افراد شركت كننده در تكنيك دلفي از كارشناسان خبره و صاحبنظر باشند . به نظر آنها در صورتي كه برخي از شركت كنندگان افرادي مطلع و آگاه باشند ، شركت افرادي كه داراي اطلاعات و تجارب كمتري هستند ، مشكل خاصي را به وجود نمي آورد .


سويگرت و اسچاپگر براساس بررسي خود در مورد تكنيك دلفي به اين نتيجه رسيده اند كه : 1. توافق افراد در مورد نيازها و هدفها در هر مرحله افزايش مي يابد . 2. بيشترين توافق در دور دوم اتفاق مي‌افتد ‌ 3. هنگامي كه نتايج دور پاياني به كارشناسان بازخورد داده مي شود ، آنها تمايل دارند كه از توافق به دست آمده فاصله بگيرند .


تكنيك دلفي را به صورت ديگري نيز مي توان به كار برد و آن عبارت است از اينكه در ابتدا به جاي طرح يك سـوال كلي و ارائه آن به افراد صاحبنظر ، شـــرح شغل افراد يا مشاغل مبنا قرار گيرد . اين شرح شغلها به صورت اهداف يا نيازها نوشته مي شود و سپس جهت اظهار نظر به افراد ذي‌صلاح ارائه و براساس نتايج حاصله ، تغييرات لازم در آنها اعمال مي‌شود .


تكنيك دلفي تنها نوعي نگرش سنج است و قضاوتها و نگرشهاي افراد را درخصوص نيازها ، اهداف و مسائل يك سيستم يا موسسه نشان مي دهد و يكي از موثرترين ، مقرون به صرفه ترين و ساده‌ترين تكنيك هاي نيازسنجي است .‌