تکنیک ژاپنی مدیریت کیفیت

[مژگان]

اسم این تکنیک 5s است و همانطور که اسمش نشان می دهد از 5 گام تشکیل شده که اول اسم هر کدامشان (به زبان ژاپنی) با حرف s شروع می شود. تکنیک 5s همان بشور و بساب و بذار و بردار خودمان است، اما ژاپنی ها از آن به عنوان یکی از تکنیک های مدیریت کیفیت یاد می کنند. قبلا فکر می کردم ژاپن با فیل هوا کردن به این همه پیشرفت رسیده، اما واقعیت این است که ژاپنی ها با پیاده کردن اصول ساده که ممکن است در ایران سوسول بازی تلقی شود به این جایگاه در صنعت دست یافته اند. این شما و این هم نظام آراستگی 5s: 1- Seiri در این گام باید اعتقاد خود به ضرب المثل "هر چیز که خوار آید، روزی به کار آید" را به کل کنار بگذارید. به اطراف خود نگاهی بیندازید. آیا لوازمی دارید که در حال حاضر هیچ استفاده ای برای شما ندارند و فقط برای روز مبادا کنار گذاشته شده اند؟ شاید هیچ وقت روز مبادایی در کار نباشد! پس لوازم غیر ضروری و به درد نخور را جدا کرده و دور بریزید. شاید بعضی از آن ها سالم باشند اما دیگر برای شما کاربردی نداشته باشند. می توانید این اقلام را به کسی که به آن نیاز دارد هدیه بدهید. مهم این است که هر چیزی که در حال حاضر به دردتان نمی خورد را حذف کنید. 2- Seiton در این گام مصرع معروف "با نظم و ترتیب یک جا نشسته" را عملی می کنیم! بعد از اتمام گام اول، الان باید با یک کپه از وسایل مفید و به دردبخور مواجه باشید. در این مرحله به سامان دهی وسایل مفید و انتخاب جا و مکان مناسب برای آن ها می پردازیم. مسلما شما از همه وسایل به یک میزان استفاده نمی کنید. چه لزومی دارد که دفترچه خاطرات 5 سال قبلتان در کشوی اول میز باشد؟ هر چه تعداد دفعات استفاده از وسیله ای کمتر است، آن را در مکان دورتری بگذارید و بالعکس. یعنی هر چه وسیله کاربردی تر، در دسترس تر. من همیشه مدتی بعد از مرتب و جا به جا کردن وسایلم، در پیدا کردن آن ها به مشکل می خورم! اگر شما هم مثل من حافظه درست و حسابی ندارید، می توانید لیست های کوچکی درست کنید و محتویات کشوها و طبقات کمد و پوشه ها و... را در آن بنویسید. (در ژاپن این برچسب ها را روی کشو می چسبانند اما این کار به من احساس آلزایمری بودن را می دهد!) 3- Seiso حالا که هر چیز جای خاص خود را پیدا کرده، وقتش است که آستین ها را بالا بزنید و به جنگ آلودگی ها بروید! این مرحله همان بشور و بساب خودمان است. البته به صورت زیر و رو. خودتان را گول نزنید. ریختن آشغال زیر فرش قبول نیست! 4- Seiketsu اگر سه گام آخر را به طور موفقیت آمیز اجرا کرده باشید، اتاق شما کاملا تمیز و مرتب شده است. اما الان وقت استراحت کردن و چای خوردن نیست چون با اجرا نکردن گام 4 و 5 اتاق شما به سرعت به حالت اول بر میگردد. در این گام باید از خودتان بپرسید که چرا اتاقتان به سرعت کثیف و بهم ریخته می شود. موقع تخمه شکستن عادت به استفاده از پیش دستی ندارید؟! بعد از استفاده از وسایلتان آن ها را سر جای خودشان نمی گذارید؟ (عادت بد خودم) حالا وقتش است که در مورد الگوهای رفتاری نادرست خود تجدید نظر کنید. البته انتظار نداشته باشید که یک شبه متحول شوید. تغییر به مرور زمان اتفاق می افتد. 5- Shitsuke برای تمیز و مرتب ماندن برنامه داشته باشید. مثلا تصمیم بگیرید که در یک روز خاص هفته بهم ریختگی های موردی را مرتب کرده و اتاقتان را تمیز کنید. می توانید نظم داشتن را تمرین کنید. عادت ها و رفتارهایتان را مورد بازبینی قرار دهید و سعی کنید که آن ها را بهبود ببخشید. تبریک! با اجرا کردن این 5 گام، شما هم به پیروان استراتژی "صد دانه یاقوت دسته به دسته با نظم و ترتیب یکجا نشسته" پیوسته اید. شاید این 5 گام به نظر شما ساده و بدیهی بیاید. اما فراموش نکنید که ژاپن با همین جور تکنیک ها ژاپن شده است.