Borna66
05-04-2009, 05:05 PM
چکيده: امروزه در اغلب سازمانهاي کوچک و بزرگ مبتني بر پروژه، مديران ارشد بخصوص مديران پروژه ها در زمينه تخصيص منابع با چالشهاي فراواني مواجه هستند. بنابراين، به منظور کاهش هزينه و زمان اجرا و همچنين افزايش کيفيت در پروژه بايستي رويکرد از مديريت سنتي به مديريت علمي تغيير يابد تا پاسخگوي بهينه سازي کارايي و عملکرد يک پروژه در دوره عمر آن باشد. براي رسيدن به اين مهم تشکيلات سازمان‌يافته‌اي براي مديريت و برنامه‌ريزي پروژه‌ها موردنياز خواهد بود. دفتر مديريت پروژه بر خلاف سازمانهاي مبتني بر پروژه داراي نگرش سازمان محور است. در اين مقاله ضمن توضيح مدل هاي سازماني دفتر مديريت پروژه به وظايف اصلي و مزاياي جانبي آن پرداخته مي شود و در انتها فازهاي تاسيس يک دفتر مديريت پروژه مورد بحث قرار مي گيرد.
مقدمه
امروزه بحث مديريت پروژه از چالشهاي عمده بسياري از سازمانهاست لذا نياز به ايجاد دفاتري که به اين مهم توجه ويژه داشته باشند بيش از پيش احساس مي شود. بنابراين، تاسيس و توسعه دفاتر مديريت پروژه را بايستي به عنوان يک ضرورت در نظر گرفت. نقشهاي دفاتر مديريت پروژه متنوع و گوناگونند اما عموما" شامل آماده سازي استاندارد ها و متدولوژي هاي مديريت پروژه هستند. اغلب اين نقشها به جنبه هاي مديريت منابع انساني و مسئوليتهاي اجرايي پروژه گسترش داده شده‌اند.
در يک تعريف کلي مي توان گفت دفتر مديريت پروژه در جهت تکميل فعاليتها و تجربيات مديريت پروژه در يک سازمان طراحي شده که مي توانند براي ايجاد شايستگيهاي سازماني در تحليل ،طراحي ،مديريت و بازنگري پروژه به کار گرفته شوند. به عبارت ديگر، دفتر مديريت پروژه مرکز راهکارهاي مديريت پروژه در داخل سازمان هستند که مطابق موارد ذيل بر پروژه نظارت مي کنند :
* ايجاد يک منبع استاندارد براي مديريت پروژه؛
* بهبود ارتباطات و شيوه به کار بردن منابع داخل سازمان؛
* کمک به کاهش اثرات منفي پروژه هاي توسعه شکست خورده روي کارائي و بهره‌وري منابع.
دفتر مديريت پروژه
دفتر مديريت پروژه نهادي است که در شرکتهاي پروژه محور مورد استفاده قرار مي گيرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعاليتهاي مديريت پروژه در سطح يک سازمان مي شود. بسته به اندازه، ساختار، پيچيدگي و نوع سازمان ممکن است در يک زمان پروژه‌هاي متعددي در آن در حال اجرا باشند ، دفتر مديريت پروژه باعث تمرکز سيستماتيک مديريت پروژه در سازمان شده و وضعيت کلي پروژه ها و برنامه هاي سازمان را با دقت بسيار بالايي کنترل مي کند.
دفتر مديريت پروژه خدماتي از قبيل مديريت، اجراي آموزش و مشاوره را به سطوح مختلف سازمان ارائه مي دهد،که با استفاده از اين خدمات ريسک‌هاي احتمالي کاهش مي يابد، کيفيت اجرا بالا مي رود و همچنين مديريت و بازنگري پروژه به بهترين شکل ممکن امکان پذير است. دفتر مديريت پروژه نهادي است که، مي‌تواند هم از نظر عمودي به تمام لايه‌هاي سازمان نفوذ پيدا کند و هم ازنظر افقي کليه کارکردها و فعاليتهاي سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان يکي از راههاي دستيابي به اهداف مي‌تواند نقش مهمي در رسيدن سازمان به اهداف استراتژيک ايفا کند. تعيين اندازه و اختيارات دفتر مديريت پروژه به مديريت ارشد سازمان بستگي دارد. بنابراين، کاربرد دفتر مديريت پروژه در يک شرکت با توجه به انتظارات مديريت بسيار گسترده است.
با توجه به اهميت دفتر مديريت پروژه، در ويرايش سال 2004 استاندارد مديريت پروژه به اين مقوله پرداخته شده و مورد بحث قرار گرفته است.
تاريخچه دفتر مديريت پروژه
در اوايل دهه80 ميلادي، براي نخستين بار مفهوم دفتر کنترل مرکزي در ارتش آمريکا ارائه و اجرا گرديد. بدين‌ترتيب که هر برنامه اصلي و مهم نظامي به يک اداره اجرايي پروژه تخصيص داده مي‌شد، که مسئوليت کليه برنامه را برعهده داشت. اداره اجرايي پروژه مسئوليت پشتيباني کليه مراحل برنامه از آغاز آن (شامل شناسايي نيازها و انعقاد قراردادها) و برنامه‌ريزي و زمان‌بندي و تخصيص منابع تا تکميل نهايي آن را برعهده داشت. در واقع اداره اجرايي پروژه نقش اصلي را در اجراي برنامه‌ها ايفا مي‌کرد.
اجرا و استقرار اداره اجرايي پروژه هم از نظر کاهش هزينه‌ها و هم از نظر افزايش کارايي، تأثير بسزايي داشت. مفهوم اداره اجرايي پروژه به‌تدريج به سازمانها و شرکتهاي تجاري راه پيدا کرد و در اواسط دهه 80 اولين نمونه‌هاي دفتر مديريت پروژه تأسيس شدند. اين روند ادامه پيدا کرد تا جايي که تا سال 2000 ميلادي تقريباً 40 درصد سازمانها و شرکتهاي آمريکايي با دفتر مديريت پروژه آشنا شده و شکلها و مدلهاي مختلفي از آن را اجرا کردند. تمامي اين سازمانهاي آمريکايي از اجراي دفتر مديريت پروژه و تأثيرات مثبت آن اظهار رضايت کرده‌اند. از آنجا که آثار مثبت دفتر مديريت پروژه قابل انکار نيست و با توجه به اينکه مطابق آمار موجود 90 درصد شرکتها و سازمانهاي در کلاس جهاني پروژه‌هاي خود را به‌موقع به پايان نمي‌برند (يکي از اساسي‌ترين دلايل شکست پروژه‌ها عدم اتمام به‌موقع پروژه است) انتظار مي‌رود که حرکت به سمت دفتر مديريت پروژه در آينده روند صعودي بالايي داشته باشد.
جايگاه دفتر مديريت پروژه در چارت سازماني
دفاتر مديريت پروژه مي توانند به صورت مستقل يا غير مستقل (قسمتي از يک گروه کاري) ايجاد گردند ولي عموما" جايگاه يک دفتر مديريت پروژه به صورت ساختاري غير مستقل در پروژه هاست. براي مثال در موسسات مالي که تکيه زيادي به فناوري اطلاعات و توسعه آن دارند، دفاتر مديريت پروژه اغلب در بخشهاي فناوري اطلاعات قرار مي گيرند. اگر دفتر مديريت پروژه در نزديکي محل اجراي پروژه قرار گيرد بسيار سودمند خواهد بود اما اگر به واسطه اين نزديکي، تحت تاثير عوامل اجرايي پروژه قرار گيرد باعث تضعيف آن مي شود.طراحي نظامي براي ارائه مناسب گزارشها به تيم هاي راهبردي مي تواند براين نگراني غلبه کند.
ارتباط دفتر مديريت پروژه با چرخه عمر پروژه
دفاتر مديريت پروژه با بسياري از جنبه هاي پروژه درارتباط است به عبارت ديگر، به عنوان هسته مرکزي دوره عمر پروژه محسوب مي شود. شکل شماره يک اين ارتباطات را نشان مي دهد.( شکل 1)
نقشهاي کليدي در دفتر مديريت پروژه
پنج نقش کليدي در دفتر مديريت پروژه وجود دارد ولي اين نقشها به ساختار سازماني اين دفاتر بستگي دارد.(شکل 2)
مدلهاي دفتر مديريت پروژه
دفتر مديريت پروژه داراي سه مدل است که هر کدام از آنها با توجه به موقعيت و نوع پروژه مورد استفاده قرار مي گيرند، لازم به ذکر است که اين مدل ها مکمل يکديگرند به طوري که هر مدل تکميل کننده مدل قبلي است، اين مدل ها عبارتند از:
* مدل انبار: يک آرشيو اطلاعاتي از استاندارد ها و راهکارهاي برتر مديريت پروژه؛
* مدل هدايت انبار: يک مرکز معتبر جهت تهيه پروژه هاي کارشناسي سازمان؛
* مدل جامع و فراگير: يک مشاور داخلي که سرپرستي پروژه ها را به عهده دارد و توانايي لازم در ارزيابي، تصويب و بازتاب ساختار پروژه ها را داراست.
تکامل تدريجي مدل دفتر مديريت پروژه
1- مدل انبار : در اين مدل دفتر مديريت پروژه به عنوان يک منبع اطلاعاتي در زمينه متدولوژي و استاندارد هاي مديريت پروژه فعاليت مي کنند به طوري که استفاده از ابزار ها را براي طراحي ،مديريت و گزارش دهي پروژه ها آسانتر کرده و به عنوان اولين گام در جهت يکپارچه سازي يا به اشتراک گذاشتن فعاليتها و تجربيات مديريت استفاده مي شوند.لازم به ذکر است که اين مدل اغلب در سازمانهايي استفاده مي شود که اختيارات را تقسيم مي‌کنند يا مراکز دولتي ضعيفي هستند.
2- مدل هدايت انبار: در اين مدل فعاليتهاي مديريت پروژه و مسئوليتهاي آن بين واحدهاي وابسته سازمان به اشتراک گذاشته شده (تقسيم) و از دفتر به عنوان يک هماهنگ کننده ارتباطات استفاده مي شود ضمن اينکه عملکرد پروژه به طور مستمر گزارش مي شود و ممکن است نقش سبد پروژه را ايفا کند که فقط ورودي سيستم هستند و اختيار بازنگري و تائيد پروژه ها را ندارند. همچنين سعي مي کند تا عملکرد سازمان را بالا برده و به مديران جديد و کم تجربه آموزش دهد. در اين مدل دفتر مديريت پروژه يک ساختار دائمي با پرسنل و مسئوليت ثابت در تمامي پروژه ها دارد.
3- مدل جامع و فراگير: اين مدل پايدارترين مدل سازماني دفتر مديريت پروژه است به طوري که در برخي موارد همه مديران پروژه مثل کارمنداني هستند که نيازهاي پروژه را بر طرف مي کنند. اين مدل قبل از اينکه پروژه را تقبل کند فرض مي کند که دفتر مديريت پروژه با قوانين دولتي بدون توجه به اندازه ،سطح دسترسي ، وسعت ،تخصيص منابع و زمان ،بودجه ،ريسک و شدت فرضيات پروژه‌ها در ارتباط است.
پرسنل دفتر پروژه
تعداد پرسنل و مهارتهاي آنها به نقش دفتر در طراحي و اجراي پروژه ها بستگي دارد. براي مثال در مدل انبار ممکن است کارشناسان متدولوژي يا مسئول آرشيو پروژه کافي باشد ولي در مدل هاي پيچيده تر مديران پروژه و کارکنان اداري نيز اضافه مي شوند.
معمولا سايز دفتر پروژه بين 5 تا 20 نفر است اگرچه ممکن است در سازمانهاي خيلي بزرگ 12 نفر از مديران پروژه، به صورت مستقيم يا غيرمستقيم با اين دفاتر در ارتباط باشند.
مشخصات يک دفتر مديريت پروژه موفق
براي اينکه يک دفتر مديريت پروژه بتواند موفق عمل کند بايستي هميشه معيار هايي را مد نظر قرار دهد و سعي کند از يکسري خطوط قرمز عدول نکند. لذا در ذيل برخي از بايد ها و نبايد هاي يک دفتر مديريت پروژه موفق آورده شده است.
بايد ها :
* اقتدار و دوام مديريت پروژه در داخل سازمان حفظ شود.
* تعداد پروژه هاي موفق را افزايش دهد.
* ارزش مديريت اجرايي و مديران و کارکنان پروژه را نمايش دهد.
* نقش کنترل پروژه را در مقابل حامي پروژه به طور يکنواخت تنظيم کند.
* يک ديدگاه بي طرف و هدفمند بين اهداف آن در رابطه با مديريت اجرايي و بازرگاني ايجاد کند.
نبايد ها :
* نبايد مامور اجراي خط مشي ها درجهت اجراي پروژه ها بلکه بايد تسهيل کننده مديريت قابل قبول پروژه ها باشد تا موجبات انجام پروژه هاي موفقيت آميز را در سازمان فراهم سازد.
* نبايد نقش توسعه دهنده استراتژي را ايفا کند بلکه دفتر مديريت پروژه بايستي به ايفاي نقش ارتباط دهنده بين توسعه استراتژي و اجراي استراتژي در ميان اطلاعات پروژه ها بپردازد و مسئول فرايند مديريت سبد پروژه ها باشد .
جايگاه دفتر مديريت پروژه در سازمان
جايگاه اين دفتر در شکل شماره 3 نشان داده شده است. (شکل 3)
وظايف اصلي دفتر مديريت پروژه در سازمان
به طور کلي مي‌توان نقشهاي کليدي دفتر مديريت پروژه را در زمينه‌هاي زير خلاصه کرد:
* برنامه‌ريزي استراتژيک: در اين کارکرد برنامه‌هاي بلندمدت شرکت طراحي مي‌شود. به دليل احاطه دفتر مديريت پروژه بر محيط داخلي و خارجي شرکت و همچنين در اختيار داشتن متدولوژي‌هاي موردنياز، برنامه‌هاي توسعه شرکت را مي‌توان طراحي و پيگيري کرد.
* مديريت پروژه‌ها: به کارگيري دانش، مهارتها، ابزارها و تکنيک‌هايي در فعاليتهاي پروژه‌اي و سازماني است، به گونه‌اي که دستيابي به اهداف سازمان از طريق پروژه‌ها را امکان پذير سازد و در اين راستا از مجموعة استانداردهاي مديريت پروژه مي‌توان استفاده کرد و نهايتا عمليات موردنياز براي انجام مديريت بهينة پروژه شامل امکان‌سنجي و مراحل آغازين، زمان‌بندي، تخصيص منابع، تهيه برنامة کيفيت، تحليل ريسک، تدارکات، بودجه‌بندي، ارائه گزارشها و مستندسازي انجام مي‌گيرد.
* شناسايي و اقدام براي آموزش در سطح سازمان: آموزش ارائه شده مي‌تواند به شکل داخلي و خارجي باشد؛ که اين آموزشها بايستي در راستاي اهداف استراتژيک سازمان صورت پذيرد.
* ارزيابي عملکرد : اين ارزيابي مي‌تواند شامل بررسي عملکرد مديريت ، عملکرد تکنيک ها به کار گرفته شده و در نهايت عملکرد خود پروژه باشد. توجه به اين اصل مي تواند سبب بهينه‌سازي استفاده از منابع سازمان در پروژه‌ها شود.
* توسعة فرايندها :فرايندهاي مورد نياز براي استفاده موثر از تمامي منابع درگير در اجراي پروژه همچنين هماهنگي لازم بين کارفرما، مجري، تامين کننده و ... را تهيه مي کند، چراکه نياز به توسعه و ايجاد فرايندهاي جديد، يک نياز هميشگي و مداوم در سطح سازمان است.
* دفتر مديريت پروژه يا صرفاً عمل مشاوره و راهنمايي و يا دخل و تصرف و تغيير در امور به شکل مستقيم و يا ترکيبي از اين دو را انجام مي دهد.
بدون ترديد تأسيس دفتر مديريت پروژه در سطح سازمان، صرف مقادير زيادي هزينه و زمان را دربرخواهد داشت. ثابت شده است که با بهره‌برداري از دفتر مديريت پروژه و ايجاد مزايا و فرصتهاي مختلف، زمان و هزينه صرف شده جبران مي‌شود.
مزاياي اصلي دفتر مديريت پروژه
به طور کلي مزاياي استفاده از دفتر مديريت پروژه را مي‌توان به شکل زير خلاصه کرد:
* مديريت سبد پروژه: به مديريت مجموعه‌اي از پروژه‌ها و يا برنامه‌ها و کارهاي مرتبط ديگر، که براي تسهيل مديريت کارآمد در جهت نيل به اهداف استراتژيک در يک گروه قرار مي‌گيرند، گفته مي شود
* حکمراني : اين ويژگي در حالي که پروژه‌هاي جاري را نيز درنظر دارد، به فرصتهايي توجه دارد که به ايجاد پروژه‌هاي جديد منجر مي‌شود. اين قابليت و توانايي موجب مي‌شود که شرکت در اخذ پروژه از رقبا، مشارکت و موفقيت بيشتري داشته باشد.
* مديريت زمان.
* ايجاد ارتباطات و تعامل بهتر کارکنان با هم و با مشتريان.
* بهبود در تخصيص منابع.
* افزايش دانش فني سازمان و استفاده مطلوب از دانش فني موجود.
قدمهاي تأسيس دفتر مديريت پروژه در يک سازمان
* فاز اول: فرهنگ سازي در سازمان براي تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز دوم: تعيين اهداف و ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاي برنامه استراتژيک سازمان
* فاز سوم: تعيين نيازمنديها براي تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز چهارم: ارزيابي نياز منديهاي تعيين شده و پياده‌سازي آن
* فاز پنجم: ارزيابي و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه
1- فاز اول: فرهنگ سازي در سازمان جهت تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فازمي بايست، نيازها، ضعف و مشکلات اساسي سازمان در زمينه مديريت پروژه شناسايي و تجزيه تحليل شود. يکي از عواملي که در اين بخش مورد بررسي قرار مي‌گيرد محيط پيرامون سازمان است که منابع (کارمندان، مهارتها، سرمايه‌گذاري، ابزار پروژه و ...)، آمادگي سازماني (فرهنگ سازماني، حمايتهاي سازماني و...) و مدل اداره کردن، مورد بررسي قرار مي‌گيرند.
2- فاز دوم: تعيين آرمان، ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاي برنامه استراتژيک سازمان: با تعيين ماموريت تا حدزيادي اندازه و محدوده دفتر مديريت پروژه معلوم خواهدشد. زيرا با استفاده از ماموريت و انتظارات مديريت، عمق نفوذ و اختيارات دفتر مديريت پروژه مشخص مي‌شود. لذا مي بايست در تعريف ماموريت دقت زيادي يه عمل آورد. به دليل اينکه ماموريت و آرمان ازنظر مفهومي نيز تا اندازه زيادي به هم شبيه هستند، براي تعيين آرمان نيز مي توان تا حد زيادي شبيه به ماموريت عمل کرد اما در تعيين ماموريت بايد جاه‌طلب و خوش‌بين بود ولي در تعيين و تعريف آرمان بايد عملي‌تر و واقع‌بينانه‌تر عمل کرد.
3- فاز سوم: تعيين نيازمنديها براي تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فاز به تعريف ساختار سازماني و اندازه و تعداد کارمندان موردنياز آن پرداخته مي‌شود و همچنين چارچوب متدولوژي مديريت پروژه متناسب با سازمان تعيين مي شود. در تعريف و تعيين فرايندهاي دفتر مديريت پروژه به‌مواردي از قبيل فرايند مديريت قلمرو، مديريت کيفيت و ... توجه شده و با تعيين و تعريف معيارهاي بازنگري فرايندها و عملکرد، نسبت به پاسخ به نيازها و احتياجات آموزشي اقدام مي شود.
4- فاز چهارم: ارزيابي نياز منديهاي تعيين شده و پياده‌سازي آن: پس از تعيين نيازمنديها، آنها را مورد ارزيابي قرار داده تا در مراحل اوليه تاسيس دفتر مديريت پروژه از بروز مشکلات و موانع جلوگيري شود. اين فاز در برخي از موارد با فاز 3 ادغام شده و به صورت يکپارچه انجام مي پذيرد. نهايتا با راه اندازي و تاسيس دفتر مديريت پروژه سازمان در جهت بهبود هاي ذکر شده حرکت خواهد کرد.
5- فاز پنجم: ارزيابي و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه: پس از گذشت يک مدت از شروع کار دفتر مديريت پروژه مي‌توان با معيارهاي موردنظر به اعتبارسنجي کارهاي انجام شده و انجام نشده پرداخت. همچنين مي‌توان از اين قسمت و با توجه به نقاط ضعف و قوت دفتر مديريت پروژه، چه از نظر طراحي و چه از نظر عملکردي با توجه به معيارهاي موردنظر سازمان، به ارائه توصيه‌ها، پيشنهادها، و استراتژي‌هاي بهبود و پيشرفت پرداخت. توسعه استراتژي پيشرفت و بهبود با ارزيابي عملکرد دفتر مديريت پروژه از گذشته تاکنون امکان‌پذير است.
نتيجه گيري
دانش مديريت پروژه از تمامي ابعاد آن نياز فوري و حياتي کشور ماست. با نگاهي گذرا به تعداد و حجم سرمايه گذاري در طرحهاي جاري کشور و پروژه هايي که مي بايست طبق برنامه در دهه فعلي در بخشهاي زيربنايي اجرا شوند، به اولويت و اهميت اين موضوع استراتژيک در ايران پي مي بريم. با اين حال، پرداختن به دانش و مهارت مديريت علمي پروژه ها در کشور به هيچ عنوان متناسب با اين هدف استراتژيک نيست. شکست، تاخيرات زياد و ناتمام ماندن پروژه هاي زيربنايي از مهمترين ثمرات نهادينه نشدن اصول مديريت علمي پروژه در طرحهاي کشور است. امروزه در دنيا اجرا، اداره و بهره برداري از پروژه ها جز با فراگيري و به کار بستن تکنيک هاي مديريت پروژه امکان پذير نبوده و وضع موجود نشان مي دهد اتکا به شيوه مديريت سنتي براي انجام بهينه طرحها کفايت نمي کند.
طولاني شدن زمان اجراي پروژه ها، ضعف مشهود کيفي پروژه هاي اجرا شده، هزينه تمام شده بسيار بالاي پروژه ها نسبت به برآوردهاي اوليه و ... را مي توان به عنوان بخشي از زنجيره مشکلات مهم پروژه هاي کشور بر شمرد. در اين راستا و براي غلبه بر مشکلات مذکور ايجاد دفاتر مديريت پروژه براي رشد تحقيقات علمي و عملي در اين حوزه بسيار سودمند است. با توجه به اينکه دفاتر مديريت پروژه مرکز راهکارهاي مديريت پروژه در داخل سازمان هستند لذا ايجاد و به کارگيري آنها از اهميت ويژه اي برخوردار است. از مهمترين دلايل به کارگيري دفاتر مديريت پروژه عبارتند از:
1.واضح است که يک مديريت پروژه ضعيف و ناهماهنگ، سطوح مهم و اصلي شکست پروژه‌ها را تشکيل مي‌دهد. دفتر مديريت پروژه با سازگاري و هماهنگي منابع و ابزار لازم و ضروري، موفقيت و کاميابي پروژه‌ها را افزايش مي‌دهد.
2. مهارتهاي مربوط به مديريت پروژه بايد قابل انتقال باشند. با استفاده از دفتر مديريت پروژه مهارتهاي بسيار پيچيده تبديل به نرم‌افزار شده و به راحتي قابل ارائه و انتقال مي‌شود. در عين حال چنانچه يک فرد يا يک دپارتمان مهارتهايي را ارائه دهد، آنها همانند يک منبع در کل شرکت مورد استفاده قرار مي‌گيرند و بدين‌ترتيب ساير افراد و دپارتمان‌ها از اين مهارت استفاده مي‌کنند.
3. توسعه و بهبود هر سازماني نيازمند حمايت و پشتيباني متمرکز است. اما داشتن يک ساختار پشتيباني و حمايت متمرکز در جهت نشان دادن و تسهيل انتقال بهترين فعاليتها و تخصصها و مهارتها در درون سازمان بسيار مشکل است. با استفاده از دفتر مديريت پروژه، بستر لازم براي داشتن يک چنين ساختار پشتيباني شکل مي‌گيرد.
منابع
1."Project Management Office (PMO)", Matt Light,Irma J. Fabular, Gartner, Inc., July 25, 2002
2."Designing An Effective Project Management Office", Leigh Hardy and Tome Chaudhuri, Auerbach Publications, 2000
3."Do You Need A Project Management Office ?", Ken Robertson, KLR Consolting Inc.
4." How to Establish a Project Management Office", Daun Hugi & Mary Ann Best, October 15, 2002
5."Enhancing Your Bottom Line By Investing In Better Project Management", Brad Poeckes, Project Solutions, Inc.2002
6.Delia J.Patel;Project Management Office (PMO), ATC Summer Sessions, July 25,2002
7.Daun Hugi &Mary Ann Best; How to Establish a Project Management Office, , October 15.2002
8.Brad Poeches; Enhancing Your Bottom Line By Investing In Better Project Management, Project Solutions, Inc.2002
9.http://www.oft.state.ny.us/pmmp/ PMO.htm
10.Minnesota OETweb : Home (http://www.ot.state.mn.us/) PMO
11.State of Oregon: Department of Administrative Services (http://www.das.state.or.us)
12.Office of Project Management | State Chief Information Officer | Department of Management and Budget | State of Michigan (http://www.state.mi.us/cio/opm/index.htm)
13.Welcome to Ohio.gov (http://www.state.oh.us/das/dcs/opp/e) PMO.htm
مقدمه
امروزه بحث مديريت پروژه از چالشهاي عمده بسياري از سازمانهاست لذا نياز به ايجاد دفاتري که به اين مهم توجه ويژه داشته باشند بيش از پيش احساس مي شود. بنابراين، تاسيس و توسعه دفاتر مديريت پروژه را بايستي به عنوان يک ضرورت در نظر گرفت. نقشهاي دفاتر مديريت پروژه متنوع و گوناگونند اما عموما" شامل آماده سازي استاندارد ها و متدولوژي هاي مديريت پروژه هستند. اغلب اين نقشها به جنبه هاي مديريت منابع انساني و مسئوليتهاي اجرايي پروژه گسترش داده شده‌اند.
در يک تعريف کلي مي توان گفت دفتر مديريت پروژه در جهت تکميل فعاليتها و تجربيات مديريت پروژه در يک سازمان طراحي شده که مي توانند براي ايجاد شايستگيهاي سازماني در تحليل ،طراحي ،مديريت و بازنگري پروژه به کار گرفته شوند. به عبارت ديگر، دفتر مديريت پروژه مرکز راهکارهاي مديريت پروژه در داخل سازمان هستند که مطابق موارد ذيل بر پروژه نظارت مي کنند :
* ايجاد يک منبع استاندارد براي مديريت پروژه؛
* بهبود ارتباطات و شيوه به کار بردن منابع داخل سازمان؛
* کمک به کاهش اثرات منفي پروژه هاي توسعه شکست خورده روي کارائي و بهره‌وري منابع.
دفتر مديريت پروژه
دفتر مديريت پروژه نهادي است که در شرکتهاي پروژه محور مورد استفاده قرار مي گيرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعاليتهاي مديريت پروژه در سطح يک سازمان مي شود. بسته به اندازه، ساختار، پيچيدگي و نوع سازمان ممکن است در يک زمان پروژه‌هاي متعددي در آن در حال اجرا باشند ، دفتر مديريت پروژه باعث تمرکز سيستماتيک مديريت پروژه در سازمان شده و وضعيت کلي پروژه ها و برنامه هاي سازمان را با دقت بسيار بالايي کنترل مي کند.
دفتر مديريت پروژه خدماتي از قبيل مديريت، اجراي آموزش و مشاوره را به سطوح مختلف سازمان ارائه مي دهد،که با استفاده از اين خدمات ريسک‌هاي احتمالي کاهش مي يابد، کيفيت اجرا بالا مي رود و همچنين مديريت و بازنگري پروژه به بهترين شکل ممکن امکان پذير است. دفتر مديريت پروژه نهادي است که، مي‌تواند هم از نظر عمودي به تمام لايه‌هاي سازمان نفوذ پيدا کند و هم ازنظر افقي کليه کارکردها و فعاليتهاي سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان يکي از راههاي دستيابي به اهداف مي‌تواند نقش مهمي در رسيدن سازمان به اهداف استراتژيک ايفا کند. تعيين اندازه و اختيارات دفتر مديريت پروژه به مديريت ارشد سازمان بستگي دارد. بنابراين، کاربرد دفتر مديريت پروژه در يک شرکت با توجه به انتظارات مديريت بسيار گسترده است.
با توجه به اهميت دفتر مديريت پروژه، در ويرايش سال 2004 استاندارد مديريت پروژه به اين مقوله پرداخته شده و مورد بحث قرار گرفته است.
تاريخچه دفتر مديريت پروژه
در اوايل دهه80 ميلادي، براي نخستين بار مفهوم دفتر کنترل مرکزي در ارتش آمريکا ارائه و اجرا گرديد. بدين‌ترتيب که هر برنامه اصلي و مهم نظامي به يک اداره اجرايي پروژه تخصيص داده مي‌شد، که مسئوليت کليه برنامه را برعهده داشت. اداره اجرايي پروژه مسئوليت پشتيباني کليه مراحل برنامه از آغاز آن (شامل شناسايي نيازها و انعقاد قراردادها) و برنامه‌ريزي و زمان‌بندي و تخصيص منابع تا تکميل نهايي آن را برعهده داشت. در واقع اداره اجرايي پروژه نقش اصلي را در اجراي برنامه‌ها ايفا مي‌کرد.
اجرا و استقرار اداره اجرايي پروژه هم از نظر کاهش هزينه‌ها و هم از نظر افزايش کارايي، تأثير بسزايي داشت. مفهوم اداره اجرايي پروژه به‌تدريج به سازمانها و شرکتهاي تجاري راه پيدا کرد و در اواسط دهه 80 اولين نمونه‌هاي دفتر مديريت پروژه تأسيس شدند. اين روند ادامه پيدا کرد تا جايي که تا سال 2000 ميلادي تقريباً 40 درصد سازمانها و شرکتهاي آمريکايي با دفتر مديريت پروژه آشنا شده و شکلها و مدلهاي مختلفي از آن را اجرا کردند. تمامي اين سازمانهاي آمريکايي از اجراي دفتر مديريت پروژه و تأثيرات مثبت آن اظهار رضايت کرده‌اند. از آنجا که آثار مثبت دفتر مديريت پروژه قابل انکار نيست و با توجه به اينکه مطابق آمار موجود 90 درصد شرکتها و سازمانهاي در کلاس جهاني پروژه‌هاي خود را به‌موقع به پايان نمي‌برند (يکي از اساسي‌ترين دلايل شکست پروژه‌ها عدم اتمام به‌موقع پروژه است) انتظار مي‌رود که حرکت به سمت دفتر مديريت پروژه در آينده روند صعودي بالايي داشته باشد.
جايگاه دفتر مديريت پروژه در چارت سازماني
دفاتر مديريت پروژه مي توانند به صورت مستقل يا غير مستقل (قسمتي از يک گروه کاري) ايجاد گردند ولي عموما" جايگاه يک دفتر مديريت پروژه به صورت ساختاري غير مستقل در پروژه هاست. براي مثال در موسسات مالي که تکيه زيادي به فناوري اطلاعات و توسعه آن دارند، دفاتر مديريت پروژه اغلب در بخشهاي فناوري اطلاعات قرار مي گيرند. اگر دفتر مديريت پروژه در نزديکي محل اجراي پروژه قرار گيرد بسيار سودمند خواهد بود اما اگر به واسطه اين نزديکي، تحت تاثير عوامل اجرايي پروژه قرار گيرد باعث تضعيف آن مي شود.طراحي نظامي براي ارائه مناسب گزارشها به تيم هاي راهبردي مي تواند براين نگراني غلبه کند.
ارتباط دفتر مديريت پروژه با چرخه عمر پروژه
دفاتر مديريت پروژه با بسياري از جنبه هاي پروژه درارتباط است به عبارت ديگر، به عنوان هسته مرکزي دوره عمر پروژه محسوب مي شود. شکل شماره يک اين ارتباطات را نشان مي دهد.( شکل 1)
نقشهاي کليدي در دفتر مديريت پروژه
پنج نقش کليدي در دفتر مديريت پروژه وجود دارد ولي اين نقشها به ساختار سازماني اين دفاتر بستگي دارد.(شکل 2)
مدلهاي دفتر مديريت پروژه
دفتر مديريت پروژه داراي سه مدل است که هر کدام از آنها با توجه به موقعيت و نوع پروژه مورد استفاده قرار مي گيرند، لازم به ذکر است که اين مدل ها مکمل يکديگرند به طوري که هر مدل تکميل کننده مدل قبلي است، اين مدل ها عبارتند از:
* مدل انبار: يک آرشيو اطلاعاتي از استاندارد ها و راهکارهاي برتر مديريت پروژه؛
* مدل هدايت انبار: يک مرکز معتبر جهت تهيه پروژه هاي کارشناسي سازمان؛
* مدل جامع و فراگير: يک مشاور داخلي که سرپرستي پروژه ها را به عهده دارد و توانايي لازم در ارزيابي، تصويب و بازتاب ساختار پروژه ها را داراست.
تکامل تدريجي مدل دفتر مديريت پروژه
1- مدل انبار : در اين مدل دفتر مديريت پروژه به عنوان يک منبع اطلاعاتي در زمينه متدولوژي و استاندارد هاي مديريت پروژه فعاليت مي کنند به طوري که استفاده از ابزار ها را براي طراحي ،مديريت و گزارش دهي پروژه ها آسانتر کرده و به عنوان اولين گام در جهت يکپارچه سازي يا به اشتراک گذاشتن فعاليتها و تجربيات مديريت استفاده مي شوند.لازم به ذکر است که اين مدل اغلب در سازمانهايي استفاده مي شود که اختيارات را تقسيم مي‌کنند يا مراکز دولتي ضعيفي هستند.
2- مدل هدايت انبار: در اين مدل فعاليتهاي مديريت پروژه و مسئوليتهاي آن بين واحدهاي وابسته سازمان به اشتراک گذاشته شده (تقسيم) و از دفتر به عنوان يک هماهنگ کننده ارتباطات استفاده مي شود ضمن اينکه عملکرد پروژه به طور مستمر گزارش مي شود و ممکن است نقش سبد پروژه را ايفا کند که فقط ورودي سيستم هستند و اختيار بازنگري و تائيد پروژه ها را ندارند. همچنين سعي مي کند تا عملکرد سازمان را بالا برده و به مديران جديد و کم تجربه آموزش دهد. در اين مدل دفتر مديريت پروژه يک ساختار دائمي با پرسنل و مسئوليت ثابت در تمامي پروژه ها دارد.
3- مدل جامع و فراگير: اين مدل پايدارترين مدل سازماني دفتر مديريت پروژه است به طوري که در برخي موارد همه مديران پروژه مثل کارمنداني هستند که نيازهاي پروژه را بر طرف مي کنند. اين مدل قبل از اينکه پروژه را تقبل کند فرض مي کند که دفتر مديريت پروژه با قوانين دولتي بدون توجه به اندازه ،سطح دسترسي ، وسعت ،تخصيص منابع و زمان ،بودجه ،ريسک و شدت فرضيات پروژه‌ها در ارتباط است.
پرسنل دفتر پروژه
تعداد پرسنل و مهارتهاي آنها به نقش دفتر در طراحي و اجراي پروژه ها بستگي دارد. براي مثال در مدل انبار ممکن است کارشناسان متدولوژي يا مسئول آرشيو پروژه کافي باشد ولي در مدل هاي پيچيده تر مديران پروژه و کارکنان اداري نيز اضافه مي شوند.
معمولا سايز دفتر پروژه بين 5 تا 20 نفر است اگرچه ممکن است در سازمانهاي خيلي بزرگ 12 نفر از مديران پروژه، به صورت مستقيم يا غيرمستقيم با اين دفاتر در ارتباط باشند.
مشخصات يک دفتر مديريت پروژه موفق
براي اينکه يک دفتر مديريت پروژه بتواند موفق عمل کند بايستي هميشه معيار هايي را مد نظر قرار دهد و سعي کند از يکسري خطوط قرمز عدول نکند. لذا در ذيل برخي از بايد ها و نبايد هاي يک دفتر مديريت پروژه موفق آورده شده است.
بايد ها :
* اقتدار و دوام مديريت پروژه در داخل سازمان حفظ شود.
* تعداد پروژه هاي موفق را افزايش دهد.
* ارزش مديريت اجرايي و مديران و کارکنان پروژه را نمايش دهد.
* نقش کنترل پروژه را در مقابل حامي پروژه به طور يکنواخت تنظيم کند.
* يک ديدگاه بي طرف و هدفمند بين اهداف آن در رابطه با مديريت اجرايي و بازرگاني ايجاد کند.
نبايد ها :
* نبايد مامور اجراي خط مشي ها درجهت اجراي پروژه ها بلکه بايد تسهيل کننده مديريت قابل قبول پروژه ها باشد تا موجبات انجام پروژه هاي موفقيت آميز را در سازمان فراهم سازد.
* نبايد نقش توسعه دهنده استراتژي را ايفا کند بلکه دفتر مديريت پروژه بايستي به ايفاي نقش ارتباط دهنده بين توسعه استراتژي و اجراي استراتژي در ميان اطلاعات پروژه ها بپردازد و مسئول فرايند مديريت سبد پروژه ها باشد .
جايگاه دفتر مديريت پروژه در سازمان
جايگاه اين دفتر در شکل شماره 3 نشان داده شده است. (شکل 3)
وظايف اصلي دفتر مديريت پروژه در سازمان
به طور کلي مي‌توان نقشهاي کليدي دفتر مديريت پروژه را در زمينه‌هاي زير خلاصه کرد:
* برنامه‌ريزي استراتژيک: در اين کارکرد برنامه‌هاي بلندمدت شرکت طراحي مي‌شود. به دليل احاطه دفتر مديريت پروژه بر محيط داخلي و خارجي شرکت و همچنين در اختيار داشتن متدولوژي‌هاي موردنياز، برنامه‌هاي توسعه شرکت را مي‌توان طراحي و پيگيري کرد.
* مديريت پروژه‌ها: به کارگيري دانش، مهارتها، ابزارها و تکنيک‌هايي در فعاليتهاي پروژه‌اي و سازماني است، به گونه‌اي که دستيابي به اهداف سازمان از طريق پروژه‌ها را امکان پذير سازد و در اين راستا از مجموعة استانداردهاي مديريت پروژه مي‌توان استفاده کرد و نهايتا عمليات موردنياز براي انجام مديريت بهينة پروژه شامل امکان‌سنجي و مراحل آغازين، زمان‌بندي، تخصيص منابع، تهيه برنامة کيفيت، تحليل ريسک، تدارکات، بودجه‌بندي، ارائه گزارشها و مستندسازي انجام مي‌گيرد.
* شناسايي و اقدام براي آموزش در سطح سازمان: آموزش ارائه شده مي‌تواند به شکل داخلي و خارجي باشد؛ که اين آموزشها بايستي در راستاي اهداف استراتژيک سازمان صورت پذيرد.
* ارزيابي عملکرد : اين ارزيابي مي‌تواند شامل بررسي عملکرد مديريت ، عملکرد تکنيک ها به کار گرفته شده و در نهايت عملکرد خود پروژه باشد. توجه به اين اصل مي تواند سبب بهينه‌سازي استفاده از منابع سازمان در پروژه‌ها شود.
* توسعة فرايندها :فرايندهاي مورد نياز براي استفاده موثر از تمامي منابع درگير در اجراي پروژه همچنين هماهنگي لازم بين کارفرما، مجري، تامين کننده و ... را تهيه مي کند، چراکه نياز به توسعه و ايجاد فرايندهاي جديد، يک نياز هميشگي و مداوم در سطح سازمان است.
* دفتر مديريت پروژه يا صرفاً عمل مشاوره و راهنمايي و يا دخل و تصرف و تغيير در امور به شکل مستقيم و يا ترکيبي از اين دو را انجام مي دهد.
بدون ترديد تأسيس دفتر مديريت پروژه در سطح سازمان، صرف مقادير زيادي هزينه و زمان را دربرخواهد داشت. ثابت شده است که با بهره‌برداري از دفتر مديريت پروژه و ايجاد مزايا و فرصتهاي مختلف، زمان و هزينه صرف شده جبران مي‌شود.
مزاياي اصلي دفتر مديريت پروژه
به طور کلي مزاياي استفاده از دفتر مديريت پروژه را مي‌توان به شکل زير خلاصه کرد:
* مديريت سبد پروژه: به مديريت مجموعه‌اي از پروژه‌ها و يا برنامه‌ها و کارهاي مرتبط ديگر، که براي تسهيل مديريت کارآمد در جهت نيل به اهداف استراتژيک در يک گروه قرار مي‌گيرند، گفته مي شود
* حکمراني : اين ويژگي در حالي که پروژه‌هاي جاري را نيز درنظر دارد، به فرصتهايي توجه دارد که به ايجاد پروژه‌هاي جديد منجر مي‌شود. اين قابليت و توانايي موجب مي‌شود که شرکت در اخذ پروژه از رقبا، مشارکت و موفقيت بيشتري داشته باشد.
* مديريت زمان.
* ايجاد ارتباطات و تعامل بهتر کارکنان با هم و با مشتريان.
* بهبود در تخصيص منابع.
* افزايش دانش فني سازمان و استفاده مطلوب از دانش فني موجود.
قدمهاي تأسيس دفتر مديريت پروژه در يک سازمان
* فاز اول: فرهنگ سازي در سازمان براي تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز دوم: تعيين اهداف و ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاي برنامه استراتژيک سازمان
* فاز سوم: تعيين نيازمنديها براي تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز چهارم: ارزيابي نياز منديهاي تعيين شده و پياده‌سازي آن
* فاز پنجم: ارزيابي و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه
1- فاز اول: فرهنگ سازي در سازمان جهت تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فازمي بايست، نيازها، ضعف و مشکلات اساسي سازمان در زمينه مديريت پروژه شناسايي و تجزيه تحليل شود. يکي از عواملي که در اين بخش مورد بررسي قرار مي‌گيرد محيط پيرامون سازمان است که منابع (کارمندان، مهارتها، سرمايه‌گذاري، ابزار پروژه و ...)، آمادگي سازماني (فرهنگ سازماني، حمايتهاي سازماني و...) و مدل اداره کردن، مورد بررسي قرار مي‌گيرند.
2- فاز دوم: تعيين آرمان، ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاي برنامه استراتژيک سازمان: با تعيين ماموريت تا حدزيادي اندازه و محدوده دفتر مديريت پروژه معلوم خواهدشد. زيرا با استفاده از ماموريت و انتظارات مديريت، عمق نفوذ و اختيارات دفتر مديريت پروژه مشخص مي‌شود. لذا مي بايست در تعريف ماموريت دقت زيادي يه عمل آورد. به دليل اينکه ماموريت و آرمان ازنظر مفهومي نيز تا اندازه زيادي به هم شبيه هستند، براي تعيين آرمان نيز مي توان تا حد زيادي شبيه به ماموريت عمل کرد اما در تعيين ماموريت بايد جاه‌طلب و خوش‌بين بود ولي در تعيين و تعريف آرمان بايد عملي‌تر و واقع‌بينانه‌تر عمل کرد.
3- فاز سوم: تعيين نيازمنديها براي تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فاز به تعريف ساختار سازماني و اندازه و تعداد کارمندان موردنياز آن پرداخته مي‌شود و همچنين چارچوب متدولوژي مديريت پروژه متناسب با سازمان تعيين مي شود. در تعريف و تعيين فرايندهاي دفتر مديريت پروژه به‌مواردي از قبيل فرايند مديريت قلمرو، مديريت کيفيت و ... توجه شده و با تعيين و تعريف معيارهاي بازنگري فرايندها و عملکرد، نسبت به پاسخ به نيازها و احتياجات آموزشي اقدام مي شود.
4- فاز چهارم: ارزيابي نياز منديهاي تعيين شده و پياده‌سازي آن: پس از تعيين نيازمنديها، آنها را مورد ارزيابي قرار داده تا در مراحل اوليه تاسيس دفتر مديريت پروژه از بروز مشکلات و موانع جلوگيري شود. اين فاز در برخي از موارد با فاز 3 ادغام شده و به صورت يکپارچه انجام مي پذيرد. نهايتا با راه اندازي و تاسيس دفتر مديريت پروژه سازمان در جهت بهبود هاي ذکر شده حرکت خواهد کرد.
5- فاز پنجم: ارزيابي و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه: پس از گذشت يک مدت از شروع کار دفتر مديريت پروژه مي‌توان با معيارهاي موردنظر به اعتبارسنجي کارهاي انجام شده و انجام نشده پرداخت. همچنين مي‌توان از اين قسمت و با توجه به نقاط ضعف و قوت دفتر مديريت پروژه، چه از نظر طراحي و چه از نظر عملکردي با توجه به معيارهاي موردنظر سازمان، به ارائه توصيه‌ها، پيشنهادها، و استراتژي‌هاي بهبود و پيشرفت پرداخت. توسعه استراتژي پيشرفت و بهبود با ارزيابي عملکرد دفتر مديريت پروژه از گذشته تاکنون امکان‌پذير است.
نتيجه گيري
دانش مديريت پروژه از تمامي ابعاد آن نياز فوري و حياتي کشور ماست. با نگاهي گذرا به تعداد و حجم سرمايه گذاري در طرحهاي جاري کشور و پروژه هايي که مي بايست طبق برنامه در دهه فعلي در بخشهاي زيربنايي اجرا شوند، به اولويت و اهميت اين موضوع استراتژيک در ايران پي مي بريم. با اين حال، پرداختن به دانش و مهارت مديريت علمي پروژه ها در کشور به هيچ عنوان متناسب با اين هدف استراتژيک نيست. شکست، تاخيرات زياد و ناتمام ماندن پروژه هاي زيربنايي از مهمترين ثمرات نهادينه نشدن اصول مديريت علمي پروژه در طرحهاي کشور است. امروزه در دنيا اجرا، اداره و بهره برداري از پروژه ها جز با فراگيري و به کار بستن تکنيک هاي مديريت پروژه امکان پذير نبوده و وضع موجود نشان مي دهد اتکا به شيوه مديريت سنتي براي انجام بهينه طرحها کفايت نمي کند.
طولاني شدن زمان اجراي پروژه ها، ضعف مشهود کيفي پروژه هاي اجرا شده، هزينه تمام شده بسيار بالاي پروژه ها نسبت به برآوردهاي اوليه و ... را مي توان به عنوان بخشي از زنجيره مشکلات مهم پروژه هاي کشور بر شمرد. در اين راستا و براي غلبه بر مشکلات مذکور ايجاد دفاتر مديريت پروژه براي رشد تحقيقات علمي و عملي در اين حوزه بسيار سودمند است. با توجه به اينکه دفاتر مديريت پروژه مرکز راهکارهاي مديريت پروژه در داخل سازمان هستند لذا ايجاد و به کارگيري آنها از اهميت ويژه اي برخوردار است. از مهمترين دلايل به کارگيري دفاتر مديريت پروژه عبارتند از:
1.واضح است که يک مديريت پروژه ضعيف و ناهماهنگ، سطوح مهم و اصلي شکست پروژه‌ها را تشکيل مي‌دهد. دفتر مديريت پروژه با سازگاري و هماهنگي منابع و ابزار لازم و ضروري، موفقيت و کاميابي پروژه‌ها را افزايش مي‌دهد.
2. مهارتهاي مربوط به مديريت پروژه بايد قابل انتقال باشند. با استفاده از دفتر مديريت پروژه مهارتهاي بسيار پيچيده تبديل به نرم‌افزار شده و به راحتي قابل ارائه و انتقال مي‌شود. در عين حال چنانچه يک فرد يا يک دپارتمان مهارتهايي را ارائه دهد، آنها همانند يک منبع در کل شرکت مورد استفاده قرار مي‌گيرند و بدين‌ترتيب ساير افراد و دپارتمان‌ها از اين مهارت استفاده مي‌کنند.
3. توسعه و بهبود هر سازماني نيازمند حمايت و پشتيباني متمرکز است. اما داشتن يک ساختار پشتيباني و حمايت متمرکز در جهت نشان دادن و تسهيل انتقال بهترين فعاليتها و تخصصها و مهارتها در درون سازمان بسيار مشکل است. با استفاده از دفتر مديريت پروژه، بستر لازم براي داشتن يک چنين ساختار پشتيباني شکل مي‌گيرد.
منابع
1."Project Management Office (PMO)", Matt Light,Irma J. Fabular, Gartner, Inc., July 25, 2002
2."Designing An Effective Project Management Office", Leigh Hardy and Tome Chaudhuri, Auerbach Publications, 2000
3."Do You Need A Project Management Office ?", Ken Robertson, KLR Consolting Inc.
4." How to Establish a Project Management Office", Daun Hugi & Mary Ann Best, October 15, 2002
5."Enhancing Your Bottom Line By Investing In Better Project Management", Brad Poeckes, Project Solutions, Inc.2002
6.Delia J.Patel;Project Management Office (PMO), ATC Summer Sessions, July 25,2002
7.Daun Hugi &Mary Ann Best; How to Establish a Project Management Office, , October 15.2002
8.Brad Poeches; Enhancing Your Bottom Line By Investing In Better Project Management, Project Solutions, Inc.2002
9.http://www.oft.state.ny.us/pmmp/ PMO.htm
10.Minnesota OETweb : Home (http://www.ot.state.mn.us/) PMO
11.State of Oregon: Department of Administrative Services (http://www.das.state.or.us)
12.Office of Project Management | State Chief Information Officer | Department of Management and Budget | State of Michigan (http://www.state.mi.us/cio/opm/index.htm)
13.Welcome to Ohio.gov (http://www.state.oh.us/das/dcs/opp/e) PMO.htm