دستورالعمل تهیه و نگارش پروپوزال

[مژگان]

● مقدمه وضرورت :
هدف کلی هر پروپوزال ایجاد شناخت ویا ترغیب خواننده آن به انجام کاری است. این خواننده می تواند یک مشتری بالقوه باشد که در نظر داریم تا نسبت به خدمات ومحصول ما آشنائی یافته ویا به ارتباط ،حمایت ویا مشارکت با شرکت ما ترغیب گردد، و یا چنانچه می خواهیم کارفرمایی را به سرمایه گذاری دراجرای یک پروژه تشویق وترغیب نمائیم.
درهر پروپوزال یک طرح ویا راهکار برای برآورده ساختن یک نیاز پیشنهاد می گردد که دریافت کننده آن، پیشنهادات ارائه شده را با توجه به نوع طرح و ساختارنوشتاری و مستندات قوی ومستدل پروپوزال مزبور میزان پاسخگوئی به سوالات زیر را در پروپوزال مد نظر گرفته و مورد ارزیابی قرارخواهد داد:
ـ پیشنهاد ما چیست؟
ـ برای انجام آن چگونه طرحریزی کرده ایم؟
ـ چه زمانی را برای انجام آن برنامه ریزی کرده ایم؟
ـ چقدر هزینه برای انجام این طرح لازم است؟
ـ چگونه وبه چه میزان در تحقق اهداف و انتظارات سازمان متبوع نقش خواهد داشت؟
در نگارش پروپزال سطح دانش مخاطبین و نیز موقعیت آنان بایستی در نظر گرفته شود. اگر مخاطب پروپوزال دارای رشته علمی دیگری بوده ویا دانش و تخصص کافی نسبت به موضوع ارائه شده ندارد، ضروریست تا در ابتدای پروپوزال یک مقدمه اجرایی به زبان ساده ، عمومی و گویا آورده شود.
برای نگارش یک پروپوزال استاندارد کاملاً تعریف شده ای وجود ندارد، لیکن قالبهای متعددی موجود است و برخی از سازمانها، بخصوص سازمانهای سرمایه گذار و اعطا کننده کمکهای اعتباری و مالی، فرمت های از پیش تعیین شده ای را با توجه به نوع کار و یا مختصات خدمات قابل ارائه خود در نظر گرفته اند که با توجه به مشترکات عمده ای که در کلیه آنها مشهود است می توان یک قالب کلی را با محتویات زیر در نظر گرفته و پیشنهاد نمود:
● قالب کلی تهیه و نگارش یک پروپوزال
۱) مقدمه:
▪ معرفی پروپوزال
اگر پروپوزال در پاسخ به یک “درخواست پروپوزال“ (rfp) ارسال می گردد، مقدمه ای برای آن فراهم شده و در آن شماره، تاریخ، شماره تماس با مشتری یا کارفرما و جزئیات دیگر مورد نیازآورده شود. در غیر اینصورت، دلیل ارسال پروپوزال، دریافت کننده آن (با نام) و چگونگی پاسخ مورد انتظارتان را بطور خلاصه و در ابتدا ذکر گردد.
▪ معرفی سازمان ارسال کنده پروپوزال
سازمان ارسال کننده را به روشنی معرفی کرده و بر ارزش نقش آن برای کارفرما یا مشتری تاکید کنید.
▪ سوابق کاری
تجارب و سوایق کاری سازمان یا شرکت خود را بطور خلاصه ذکر کنید.
۲) محصولات ارائه شده:
▪ طراحی ومعماری
معماری و طراحی مورد نظر جهت محصولات یا خدمات ارائه شده را شرح دهید.
▪ اجزاء وپیکربندی
نحوهٔ پیکربندی واجزاء محصولات یا خدمات خود را بیان کنید.
▪ جنبه های خاص و مزایا
اصلی ترین جنبه های محصولات پیشنهادی و مزایای مربوط به آنها را شرح دهید.
▪ مشخصات
عملکرد و سایر مشخصات محصولات پیشنهادی را شرح داده و یا در ضمیمه پروپوزال بیاورید.
۳) خدمات ارائه شده:
▪ بکارگیری
نحوه نصب و بکارگیری را شرح دهید.
▪ یکپارچه سازی
نحوه یکپارچه سازی با محیط موجود را شرح دهید.
▪ نگهداری و پشتیبانی
نگهداری و پشتیبانی فراهم شده برای مشتری را بیان کنید.
▪ روش تحویل
روش تحویل خدمات و رویه های مربوطه را بیان کنید.
▪ کاهش ریسک
تعریف واقع بینانه ای از ریسک های قابل پیش بینی درپروژه و نحوه کاهش آنها را ارائه دهید.
▪ تضمین کیفیت
انچه را که برای تضمین کیفیت براساس استانداردهای حرفه ای مورد نیازبوده و انجام خواهید داد، بیان نمائید.
۴) تجارب و سوابق کاری مرتبط:
▪ خلاصه ای از پروژه های انجام شده
توصیف پروژه های مشابهی که قبلاً توسط شرکت انجام شده است.
▪ مراجع و شواهد
شواهد و نقطه نظرات مشتریان قبلی خود را ذکر کنید.
۵) هزینه و قیمت گذاری:
▪ روش تعیین قیمت
قیمت مورد نظر چگونه محاسبه شده است؟
▪ قیمت گذاری
قیمت محصولات و خدمات خود را بیان کنید.
▪ نحوه پرداخت
نحوه پرداخت قیمت محصولات یا خدمات خود را بیان کنید.
۶) جذب سرمایه گذاری واعتبارات:
چنانچه در پروژه مورد نظر مواردی از قبیل جذب سرمابه گذاری اشخاص ثالث ویا امکان اخذ وام واعتبارات از نهادهای پولی و اعتباری داخلی ویا خارجی پیش بینی شده، مطلوب است تا راهکارهای اداری وقانونی آنها ونیزنحوه و مدت زمان قابل پیش بینی برای دستیابی به این منابع ذکر گردد.
۷) موارد قانونی:
هرگونه موارد پیگیری و یا ضرورتهای قانونی قراردادها وتعهدات مربوطه را بطور مشخص و با ذکر مبانی و مراجع قانونی هریک بیان کنید.
ـ توضیح:
سرفصل های ذکر شد در قالب یک طرح کلی و به منظور نظامند کردن نحوه ارائه پروپوزال تهیه وتدوین گردیده وجایگاه پیشنهادی دارد که به اقتضای نوع کار وخدمات مورد نظر،در صورت نیاز قابل تغییرخواهد بود.
محمدعلی مقیسه