Borna66
04-01-2011, 12:15 AM
مقدمه:
در گذشته عملیات هماهنگ کردن فعالیتهای یک سازمان به طور دستی انجام می شد. این روش سبب شد فرآیند عملیاتي با خطا و ناکارآمدی مواجه شود و بهبود خود فرآیند نیز با مشکلاتی روبرو می شد. امروزه سازمانها به طور فزاینده ای به مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) روی آورده اند تا کارآمدی کارکردها و تأثیر گذاری فرآیندهای کسب و کارشان را بهبود بخشند. مدیر عامل شرکت Dynaflow در رابطه با BPM گفته است : «BPM تبدیل به جزئی اساسی در فراهم آوردن سرعت و قابلیت انطباق برای دستیابی به موفقیت در بازار جهانی قرن بیست و یکم شده است » هدف BPM کمک به شرکتهای منطبق بر استانداردهای نظم دهنده است، زیرا BPM با تمرکز بر استفاده از دارایی های داخلی مانند دانش چگونگی تولید محصول/انجام فرآیند و همکاری کارمندان تمایل به محدود کردن بودجه (Restricted Budget) دارد. سیستم مدیریت باید کاربرد گسترده BPM را دریابد.
تکامل BPM :
تقریباً ده تا پانزده سال قبل، سازمانها دربرخي صنايع خاص با توسعه و یکپارچه سازی برنامه های کاربردی سازمانی و از طريق تبديل داده ها و مسيردهي، Event triggering، اتوماسيون فرايندها و مبدل ها اقدام به یکسان سازی سیستم های قدیمی سازمانهایشان کردند. در این زمان سیستمهای ERP، CRM، SCM رشد و توسعه پیدا کردند. این سازمانها توسط ERP سیستمهای تراکنش های (Transactions) خود را خودکار کردند و سیستمهای اطلاعاتی خود را نیز از نرم افزار CRM به آن اضافه کردند. پنج سال بعد اتصال Business-to-Business یا B2B و قالب های فرآیند برخی بخشهای صنعتی بر روی این سیستمهای EAI (Enterprise Application Integration ) ساخته شد.
امروزه بازار راه حل های BPM را ارائه میدهد که این راه حل ها علاوه بر کارکردهایی مانند جریان کار، پايش فعالیتهای کسب و کار (Business Activity Monitoring)، Web Services، Rules Engines و قابلیتهای Portal، کارکردهای BPI و EAT را نیز اضافه می کند.
BPM چیست؟
در دهه 50 و 60 توسط مجامع علمی جهان BPM به عنوان عنصری مهم در رهیافت مدیریت کیفیت شناخته شد. در دهه 80 توجه مدیران، توسط کتاب Hammer و Champy، به مدیریت فرآیند مهندسی و مهندسی مجدد فرآیند و مدیریت جریان کار جلب شد. و امروزه BPM اين توجه را از آن خود كرده است. بسیاری از شرکتها به تجربه دریافته اند که BPM به خصوص در شرایطی که نیازها به سرعت در حال تغییر است – و این از ویژگیهای جهان امروز است – دارایی بسیار مهمی به شمار می رود.
ممکن است BPM که مخفف Business Process Management است با Business Process Modeling اشتباه گرفته شود. مورد دوم زیر مجموعه ای از BPM تکامل یافته است. تمییز این دو از هم بسیار مهم است. مدلسازی فرآیند کسب و کار فقط نمایش گرافیکی جریان کار می باشد که می تواند اطلاعاتی یا یک سند واقعی در فرآیند کسب و کار باشد. مدیریت فرآیند کسب و کار تعریف فرآیند به طور کلی می باشد که شامل EAI، مدل سازی فرآیند کسب و کار، جریان کار و حتی قابلیتهای B2B است. از سوی دیگر BPM نباید با Business Performance Management نیز اشتباه گرفته شود. مورد اخیر متعلق به زمینه هوشمندی در کسب و کار (BI) و Data Warehousing می باشد.
تفاوتهای اتوماسیون کارکردها (عمودي) و فرآیندها (افقي):
سازمانها مرتباً نرم افزارهای کاربردی ERP، CRM، SCM را پیاده سازی می کنند. در نتیجه کارکردهای کلیدی کسب و کار همانند مدیریت موجودی، مدیریت انبار یا مدیریت چرخه حیات محصول خيلي خوب یکپارچه شده اند. کلیه این نرم افزارهای کاربردی بر روی زمینه یا کارکرد خاصی در شرکتها تمرکز دارند و بر اساس کارکردها مدیریت می شوند (مدیریت عمومی).
چیزهایی که امروزه شرکتها به دنبال آن هستند عبارتند از: (1) بدست آوردن یکپارچگی در فرآیندها (Horizontal)، برای اینکه فرآیندهای کسب و کار در تعامل با هم (افقي و در فرايندها) کار کنند (2) فرآیندهای کاملاً خودکار داشته باشند تا کارآمدی پردازش تراکنشهای شرکت را بهبود دهد.
اجزاء مختلف BPM کدامند ؟
BPM چند ضابطه را در بر می گیرد تا در محیط ها و بخش های متفاوتی در یک سازمان به کار گرفته شود. برخی از این روشها عبارتند از :
-Business Process Modeling (مدلسازی فرآیند کسب و کار): این روش فرآیند را در یک قالب گرافیکی تعریف می کند. فرآیندهای مدل شده به طور مستقیم در ضوابط بعدی BPM استفاده می شوند. بنابراين مدلسازی فرآیند معمولاً به عنوان شروع کار BPM در نظر گرفته می شود. این مدلها با استفاده از Process Modeler تعریف می شوند. (Process Modeler نباید با ابزارهای گرافیکی مانند Visio و Power Point اشتباه گرفته شود ). مدل بدست آمده از اشیایی تشکیل شده که BPM Engine ها می توانند به آن ها مرتبط شوند. این مدل ها از دیاگرام های متفاوتی تشکیل می شوند تا ابعاد متفاوتی از سازمان را نمایش دهند. مدل ها در یک انبار ساختیافته نگهداری می شوند.
-Business Process Documentation (مستندات فرآیند کسب و کار): مسئول مستندات بهبود يافته توسط فرايندها است. این بخش مکملی است بر دیاگرام های فرآیندها با استفاده از اشكال و به طور كلي گرافيك، توضیحات عملکردها (آنچه باید انجام شود) و ترتیب کارها يا قدم ها. همچنین مستندات بیشتری نیز در رابطه با چگونگی کارهای کسب و کار وجود دارد. مواردی مانند دستورالعمل کار، روال های کاری استاندارد، قالب های اصلی (Master Templates)، اجزای آموزشی و غیره به دیاگرام ها اضافه می شوند تایک فرآیند مستند شده را ایجاد کنند.
-Business Process Certification (گواهی فرآیند کسب و کار): مراقبت از قابلیت فرآیندها برای هماهنگی با استانداردهای مستندات صنعتی مانند ISO و یا با یک Gating Process داخلی. این مورد تأیید می کند که فرآیندها قبل از بکارگیری در داخل سازمان با روش مناسبی تأیید و گواهی شده اند.
-Business Process Collaboration (همکاری فرآیند کسب و کار): از یک سو فرآیندها را در Intranetيا extranetدر اختيار مي گذارد و از سوی دیگر به کاربران این امکان را می دهد تا از دانش چگونگی انجام فرآیند استفاده کنند و از طریق همکاری کاربر و کار، تولید را بهبود بخشند. این بخش از BPM نه تنها فرآیندهای گواهی و مستند شده و آماده برای کلیه کارمندان و بخش ها را می سازد، بلکه با فراهم کردن کارکردهایي براي همکاری کارمندان به آنها این امکان را می دهد که پروژه ها، کارها و تراکنش ها را در یک کار تیمی مدیریت کنند. به این ترتیب مدیریت دانش (KM) را درسطح کل سازمان توسعه می دهند.
-Business Process Compliancy: فرآیندها را برای تنظیمات داخلی و خارجی آماده می کنند. فرآیندهایی که گواهی شده اند و پذیرا هستند براي انجام مميزي، دريافت گواهي يا هر دو استفاده مي شوند.
-Business Process Optimization (بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار): این ضابطه مسئول بهبود مستمر فرآیندها (CPI) می باشد و شامل ابزارهایی برای تعیین کارایی فرآیند واقعی در برابر نرم های داخلی و شاخص های صنعتی است. قابلیت تحلیل کمّیِ یکپارچه نیز برای تشخیص گلوگاه ها و تخمین زمانهای توان عملیاتی و امکان کاهش هزینه در این ضابطه به کار می رود. این تحلیل کمّی معمولاً شامل یک موتور شبیه ساز برای تحلیل هاي «اگر ... چه می شود» (What-If) است تا مشکلات فرآیند را با پیش دستي (Proactive) مشخص کند.
-Business Process Automation (اتوماسیون فرآیند کسب و کار): وظیفه این ضابطه یکپارچگی کاربرها، فرآیندها و نرم افزارهای کاربردی مربوطه است. با استفاده از یک موتور مدیریت جریان کار با استفاده از اطلاعات فرآیند BPM، آنگونه که مدل شده است، مي تواند برای مسیر دهی و اجرای تراکنش های خودکار بكار رود. این تراکنش های خودکار می تواند شامل اجرای کار تریگر شده توسط کار قبلی، برنامه ریزی کار تکامل یافته و اعلان کاربر، نظارت در زمان واقعی بر اجرای کار و اجرای Ad hoc و غیره باشند.
چرا از BPM استفاده می کنیم ؟
سازمانها از سيستم هاي BPM استفاده می کنند تا تأثیر گذاری عملیات مركزی خود را افزایش دهند. به طور خاص BPM تعاملهای بین سیستمها، فرآیندهای کسب و کار و تعاملهای افراد را هماهنگ می کند. نتایج مورد انتظار از استفاده از BPM به شرح زیر می باشند :
-کاهش هزینه (Saving Money) با اتوماسیون مسیر دهی کارها و فعالیتها به کارمندان و حذف کارهایی که ارزشی به سیستم اضافه نمی کنند مانند تصمیمات عادی و روزمره، انتقال داده و نرم افزارها و غیره و فراهم کردن لیست کارهای مناسب برای کاربران.
-صرفه جویی در زمان (Saving Time) با تغییر فرآیندهای کسب و کار بر اساس فناوری، دولت یا نیازهای رقابتی. با توجه به یکپارچگی تنگاتنگ تعریف های فرآیند و برنامه های کاربردی اساسی مربوط با آنها، تغییرات در تعاریف می تواند بلافاصله به کار گرفته شوند و به سرعت گسترش و انتشار پيدا كند.
-ارزش افزوده (Adding Value) با گشودن مجموعه ای از کارکردها كه در شرکتي با زمينه فكري صرفاً BPM به خوبي مي توانند استفاده شوند. این ارزش در محیط های متفاوتی می تواند اضافه شود. تحلیل و بهینه سازی (کمی) فرآیند، گواهی کیفیت (مانند ISO ) – که این محیطها نیاز به ایجاد و انتشار روال ها دارند. محیط دیگر Compliance Management می باشد (مانند SOX) که به سازمانهای بسیاری تحمیل شده است.
با پیاده سازی BPM، شرکتها قادرند فرآیندهای فراواحدي (Cross-Functional) کسب و کار که در سیستم ها قسمتها، افراد و شرکای مختلف از آن استفاده می کنند را هماهنگ كرده و ارتقاء دهند.
در واقع این مشتریان یک سازمان هستند که از BPM بهره مند می شوند. مشتری می خواهد اطلاعات و محصول را هر چه سریعتر دریافت کند. این باعث رضایت مشتری می شود و رضایت مشتری به معناي سود بیشتر شرکت مي باشد.
انواع فروشندگان BPM :
بسته به نیازمندیهای سازمان، به ازای موقعیت های مختلف تقسیم بندی های متفاوتی از فروشندگان BPM می تواند وجود داشته باشد. اگر تمرکز خوبی روی پشتیبانی از قوانین کسب و کار برای فعالیتهای متمرکز بر نیروی انسانی (Human-Centric) وجود داشته باشد، فروشندگانی که فقط کار BPM می کنند (Pure-Play) احتمالاً بهترین گزینه برای انجام کار می باشند. وقتی تمرکز روی یکپارچگی سیستم های قدیمی با توسعه نرم افزار کاربردی باشد، یک فروشنده Application Platform بهتر می تواند راه حل مناسب را ارزیابی کند.
درجدول زیر تقسیم بندی کلاسهای متفاوت فروشندگان BPM را می توانید مشاهده کنید :
نوع فروشنده
نوع استفاده بالقوه
یکپارچگی نرم افزار کاربردی
یکپارچگی فرآیندهای کسب و کار همراه با طیف گسترده ای از سیستم های نرم افزار کاربردی مختلف
Platform های نرم افزار کاربردی
یکپارچگی فرآیندهای کسب و کار و تلاشهایی برای توسعه نرم افزار کاربردی سفارشي
نرم افزارهای کاربردی سازمان
یکپارچگی فرآیندهای کسب و کار همراه با نرم افزارهای کاربردی در محیطی که بر روی فناوری یک فروشنده نرم افزار سازمانی خاص تمرکز یافته است
فروشندگان BPM محض
فرآیندهای کسب و کار که هم مربوط به نیروی انسانی می شود و هم مربوط به سیستم ها، نیاز به قوانین کسب و کار پیچیده دارند و یا نیاز به استفاده از چندین فناوری یکپارچه سازی
مدیریت محتوا در سازمان
مدیریت فرآیندهای کسب و کار مبتنی بر اسناد که شامل مرور و تأیید محتوای بدون ساختار می شود.
تغييرات سهم BPM از بازار در آينده:
با گذر زمان نیازها و وضعیت بازار نیز تغییر می کند. هر کدام از انواع فروشندگان BPM که در بخش پیش ذکر شدند سعی دارند سهم بیشتری از بازار را از آن خود کنند. به هر حال بازار به طور مساوی در بین این فروشندگان تقسیم نمی شود و گاهی فروشندگان و ارائه کنندگان کوچک در این بازار به شدت در حال ترقی، رشد بسیار خوبی از خود نشان میدهند. با افزایش قابلیتهای این فروشندگان کوچک بازار بین آنها و بازیگران اصلی بازار (فروشندگان قديمي و قدرتمندتر) تقسیم می شود. آنها از قدرت راه حل های خود بخصوص در زمینه ارضاء نیازهای سازمانها و نیازمندیهای خاص صنعتی آنها استفاده می کنند تا در بازار رقابت کنند. بنابراین وقتی یک سازمان در بازار به دنبال یک راه حل BPM می گردد، باید نیازمندیهایش را به خوبی تعریف كند و به خصوص وقتی دنبال کارکرد خاصی می گردد، توجه فروشندگان كوچك را به خود جلب کند.
نتیجه گیری :
به نظر می رسد بازار امروز به سطحی از بلوغ رسیده باشد. در این بازار فروشندگان کارکردهای انباشته و زیاد که باعث کاهش سادگی و جریان سرتاسری فرآیندهای کسب و کار می شود، را حذف می کنند.
فروشندگان در حال اتصال سیستمهای اطلاعاتی، تراکنشی و مدیریت اسناد هستند و سازمانها سعی در هماهنگ و کارآمدتر کردن فرآیند کسب و کار دارند تا در سرمایه و زمان صرفه جویی کنند و ارزش کلی را افزایش دهند.
همانطور که در این مقاله آورده شده، امکان ها و انتخابهای گوناگونی در بازار فعلی وجود دارد. و در این بازار، بهتر آن است که سازمانها نیازمندیهای کارکردی جاری و نیازهای آتی سازمانشان را با دقت و با تمام جزئیات مطالعه کنند و سپس نتیجه این مطالعه را با امکانات و راه حل های ارائه شده در بازار مقایسه کنند.
در واقع امروزه چالش اساسی مشتریان این است که از بین مقدار زیادی از پیشنهادات و راه حل ها در بازار امروز جهان، تصمیم درست را بتوانند بگیرند و فروشنده BPM ی را انتخاب کنند که بهتر از سایرین نیازهای سازمانشان را پوشش دهد.
در گذشته عملیات هماهنگ کردن فعالیتهای یک سازمان به طور دستی انجام می شد. این روش سبب شد فرآیند عملیاتي با خطا و ناکارآمدی مواجه شود و بهبود خود فرآیند نیز با مشکلاتی روبرو می شد. امروزه سازمانها به طور فزاینده ای به مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) روی آورده اند تا کارآمدی کارکردها و تأثیر گذاری فرآیندهای کسب و کارشان را بهبود بخشند. مدیر عامل شرکت Dynaflow در رابطه با BPM گفته است : «BPM تبدیل به جزئی اساسی در فراهم آوردن سرعت و قابلیت انطباق برای دستیابی به موفقیت در بازار جهانی قرن بیست و یکم شده است » هدف BPM کمک به شرکتهای منطبق بر استانداردهای نظم دهنده است، زیرا BPM با تمرکز بر استفاده از دارایی های داخلی مانند دانش چگونگی تولید محصول/انجام فرآیند و همکاری کارمندان تمایل به محدود کردن بودجه (Restricted Budget) دارد. سیستم مدیریت باید کاربرد گسترده BPM را دریابد.
تکامل BPM :
تقریباً ده تا پانزده سال قبل، سازمانها دربرخي صنايع خاص با توسعه و یکپارچه سازی برنامه های کاربردی سازمانی و از طريق تبديل داده ها و مسيردهي، Event triggering، اتوماسيون فرايندها و مبدل ها اقدام به یکسان سازی سیستم های قدیمی سازمانهایشان کردند. در این زمان سیستمهای ERP، CRM، SCM رشد و توسعه پیدا کردند. این سازمانها توسط ERP سیستمهای تراکنش های (Transactions) خود را خودکار کردند و سیستمهای اطلاعاتی خود را نیز از نرم افزار CRM به آن اضافه کردند. پنج سال بعد اتصال Business-to-Business یا B2B و قالب های فرآیند برخی بخشهای صنعتی بر روی این سیستمهای EAI (Enterprise Application Integration ) ساخته شد.
امروزه بازار راه حل های BPM را ارائه میدهد که این راه حل ها علاوه بر کارکردهایی مانند جریان کار، پايش فعالیتهای کسب و کار (Business Activity Monitoring)، Web Services، Rules Engines و قابلیتهای Portal، کارکردهای BPI و EAT را نیز اضافه می کند.
BPM چیست؟
در دهه 50 و 60 توسط مجامع علمی جهان BPM به عنوان عنصری مهم در رهیافت مدیریت کیفیت شناخته شد. در دهه 80 توجه مدیران، توسط کتاب Hammer و Champy، به مدیریت فرآیند مهندسی و مهندسی مجدد فرآیند و مدیریت جریان کار جلب شد. و امروزه BPM اين توجه را از آن خود كرده است. بسیاری از شرکتها به تجربه دریافته اند که BPM به خصوص در شرایطی که نیازها به سرعت در حال تغییر است – و این از ویژگیهای جهان امروز است – دارایی بسیار مهمی به شمار می رود.
ممکن است BPM که مخفف Business Process Management است با Business Process Modeling اشتباه گرفته شود. مورد دوم زیر مجموعه ای از BPM تکامل یافته است. تمییز این دو از هم بسیار مهم است. مدلسازی فرآیند کسب و کار فقط نمایش گرافیکی جریان کار می باشد که می تواند اطلاعاتی یا یک سند واقعی در فرآیند کسب و کار باشد. مدیریت فرآیند کسب و کار تعریف فرآیند به طور کلی می باشد که شامل EAI، مدل سازی فرآیند کسب و کار، جریان کار و حتی قابلیتهای B2B است. از سوی دیگر BPM نباید با Business Performance Management نیز اشتباه گرفته شود. مورد اخیر متعلق به زمینه هوشمندی در کسب و کار (BI) و Data Warehousing می باشد.
تفاوتهای اتوماسیون کارکردها (عمودي) و فرآیندها (افقي):
سازمانها مرتباً نرم افزارهای کاربردی ERP، CRM، SCM را پیاده سازی می کنند. در نتیجه کارکردهای کلیدی کسب و کار همانند مدیریت موجودی، مدیریت انبار یا مدیریت چرخه حیات محصول خيلي خوب یکپارچه شده اند. کلیه این نرم افزارهای کاربردی بر روی زمینه یا کارکرد خاصی در شرکتها تمرکز دارند و بر اساس کارکردها مدیریت می شوند (مدیریت عمومی).
چیزهایی که امروزه شرکتها به دنبال آن هستند عبارتند از: (1) بدست آوردن یکپارچگی در فرآیندها (Horizontal)، برای اینکه فرآیندهای کسب و کار در تعامل با هم (افقي و در فرايندها) کار کنند (2) فرآیندهای کاملاً خودکار داشته باشند تا کارآمدی پردازش تراکنشهای شرکت را بهبود دهد.
اجزاء مختلف BPM کدامند ؟
BPM چند ضابطه را در بر می گیرد تا در محیط ها و بخش های متفاوتی در یک سازمان به کار گرفته شود. برخی از این روشها عبارتند از :
-Business Process Modeling (مدلسازی فرآیند کسب و کار): این روش فرآیند را در یک قالب گرافیکی تعریف می کند. فرآیندهای مدل شده به طور مستقیم در ضوابط بعدی BPM استفاده می شوند. بنابراين مدلسازی فرآیند معمولاً به عنوان شروع کار BPM در نظر گرفته می شود. این مدلها با استفاده از Process Modeler تعریف می شوند. (Process Modeler نباید با ابزارهای گرافیکی مانند Visio و Power Point اشتباه گرفته شود ). مدل بدست آمده از اشیایی تشکیل شده که BPM Engine ها می توانند به آن ها مرتبط شوند. این مدل ها از دیاگرام های متفاوتی تشکیل می شوند تا ابعاد متفاوتی از سازمان را نمایش دهند. مدل ها در یک انبار ساختیافته نگهداری می شوند.
-Business Process Documentation (مستندات فرآیند کسب و کار): مسئول مستندات بهبود يافته توسط فرايندها است. این بخش مکملی است بر دیاگرام های فرآیندها با استفاده از اشكال و به طور كلي گرافيك، توضیحات عملکردها (آنچه باید انجام شود) و ترتیب کارها يا قدم ها. همچنین مستندات بیشتری نیز در رابطه با چگونگی کارهای کسب و کار وجود دارد. مواردی مانند دستورالعمل کار، روال های کاری استاندارد، قالب های اصلی (Master Templates)، اجزای آموزشی و غیره به دیاگرام ها اضافه می شوند تایک فرآیند مستند شده را ایجاد کنند.
-Business Process Certification (گواهی فرآیند کسب و کار): مراقبت از قابلیت فرآیندها برای هماهنگی با استانداردهای مستندات صنعتی مانند ISO و یا با یک Gating Process داخلی. این مورد تأیید می کند که فرآیندها قبل از بکارگیری در داخل سازمان با روش مناسبی تأیید و گواهی شده اند.
-Business Process Collaboration (همکاری فرآیند کسب و کار): از یک سو فرآیندها را در Intranetيا extranetدر اختيار مي گذارد و از سوی دیگر به کاربران این امکان را می دهد تا از دانش چگونگی انجام فرآیند استفاده کنند و از طریق همکاری کاربر و کار، تولید را بهبود بخشند. این بخش از BPM نه تنها فرآیندهای گواهی و مستند شده و آماده برای کلیه کارمندان و بخش ها را می سازد، بلکه با فراهم کردن کارکردهایي براي همکاری کارمندان به آنها این امکان را می دهد که پروژه ها، کارها و تراکنش ها را در یک کار تیمی مدیریت کنند. به این ترتیب مدیریت دانش (KM) را درسطح کل سازمان توسعه می دهند.
-Business Process Compliancy: فرآیندها را برای تنظیمات داخلی و خارجی آماده می کنند. فرآیندهایی که گواهی شده اند و پذیرا هستند براي انجام مميزي، دريافت گواهي يا هر دو استفاده مي شوند.
-Business Process Optimization (بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار): این ضابطه مسئول بهبود مستمر فرآیندها (CPI) می باشد و شامل ابزارهایی برای تعیین کارایی فرآیند واقعی در برابر نرم های داخلی و شاخص های صنعتی است. قابلیت تحلیل کمّیِ یکپارچه نیز برای تشخیص گلوگاه ها و تخمین زمانهای توان عملیاتی و امکان کاهش هزینه در این ضابطه به کار می رود. این تحلیل کمّی معمولاً شامل یک موتور شبیه ساز برای تحلیل هاي «اگر ... چه می شود» (What-If) است تا مشکلات فرآیند را با پیش دستي (Proactive) مشخص کند.
-Business Process Automation (اتوماسیون فرآیند کسب و کار): وظیفه این ضابطه یکپارچگی کاربرها، فرآیندها و نرم افزارهای کاربردی مربوطه است. با استفاده از یک موتور مدیریت جریان کار با استفاده از اطلاعات فرآیند BPM، آنگونه که مدل شده است، مي تواند برای مسیر دهی و اجرای تراکنش های خودکار بكار رود. این تراکنش های خودکار می تواند شامل اجرای کار تریگر شده توسط کار قبلی، برنامه ریزی کار تکامل یافته و اعلان کاربر، نظارت در زمان واقعی بر اجرای کار و اجرای Ad hoc و غیره باشند.
چرا از BPM استفاده می کنیم ؟
سازمانها از سيستم هاي BPM استفاده می کنند تا تأثیر گذاری عملیات مركزی خود را افزایش دهند. به طور خاص BPM تعاملهای بین سیستمها، فرآیندهای کسب و کار و تعاملهای افراد را هماهنگ می کند. نتایج مورد انتظار از استفاده از BPM به شرح زیر می باشند :
-کاهش هزینه (Saving Money) با اتوماسیون مسیر دهی کارها و فعالیتها به کارمندان و حذف کارهایی که ارزشی به سیستم اضافه نمی کنند مانند تصمیمات عادی و روزمره، انتقال داده و نرم افزارها و غیره و فراهم کردن لیست کارهای مناسب برای کاربران.
-صرفه جویی در زمان (Saving Time) با تغییر فرآیندهای کسب و کار بر اساس فناوری، دولت یا نیازهای رقابتی. با توجه به یکپارچگی تنگاتنگ تعریف های فرآیند و برنامه های کاربردی اساسی مربوط با آنها، تغییرات در تعاریف می تواند بلافاصله به کار گرفته شوند و به سرعت گسترش و انتشار پيدا كند.
-ارزش افزوده (Adding Value) با گشودن مجموعه ای از کارکردها كه در شرکتي با زمينه فكري صرفاً BPM به خوبي مي توانند استفاده شوند. این ارزش در محیط های متفاوتی می تواند اضافه شود. تحلیل و بهینه سازی (کمی) فرآیند، گواهی کیفیت (مانند ISO ) – که این محیطها نیاز به ایجاد و انتشار روال ها دارند. محیط دیگر Compliance Management می باشد (مانند SOX) که به سازمانهای بسیاری تحمیل شده است.
با پیاده سازی BPM، شرکتها قادرند فرآیندهای فراواحدي (Cross-Functional) کسب و کار که در سیستم ها قسمتها، افراد و شرکای مختلف از آن استفاده می کنند را هماهنگ كرده و ارتقاء دهند.
در واقع این مشتریان یک سازمان هستند که از BPM بهره مند می شوند. مشتری می خواهد اطلاعات و محصول را هر چه سریعتر دریافت کند. این باعث رضایت مشتری می شود و رضایت مشتری به معناي سود بیشتر شرکت مي باشد.
انواع فروشندگان BPM :
بسته به نیازمندیهای سازمان، به ازای موقعیت های مختلف تقسیم بندی های متفاوتی از فروشندگان BPM می تواند وجود داشته باشد. اگر تمرکز خوبی روی پشتیبانی از قوانین کسب و کار برای فعالیتهای متمرکز بر نیروی انسانی (Human-Centric) وجود داشته باشد، فروشندگانی که فقط کار BPM می کنند (Pure-Play) احتمالاً بهترین گزینه برای انجام کار می باشند. وقتی تمرکز روی یکپارچگی سیستم های قدیمی با توسعه نرم افزار کاربردی باشد، یک فروشنده Application Platform بهتر می تواند راه حل مناسب را ارزیابی کند.
درجدول زیر تقسیم بندی کلاسهای متفاوت فروشندگان BPM را می توانید مشاهده کنید :
نوع فروشنده
نوع استفاده بالقوه
یکپارچگی نرم افزار کاربردی
یکپارچگی فرآیندهای کسب و کار همراه با طیف گسترده ای از سیستم های نرم افزار کاربردی مختلف
Platform های نرم افزار کاربردی
یکپارچگی فرآیندهای کسب و کار و تلاشهایی برای توسعه نرم افزار کاربردی سفارشي
نرم افزارهای کاربردی سازمان
یکپارچگی فرآیندهای کسب و کار همراه با نرم افزارهای کاربردی در محیطی که بر روی فناوری یک فروشنده نرم افزار سازمانی خاص تمرکز یافته است
فروشندگان BPM محض
فرآیندهای کسب و کار که هم مربوط به نیروی انسانی می شود و هم مربوط به سیستم ها، نیاز به قوانین کسب و کار پیچیده دارند و یا نیاز به استفاده از چندین فناوری یکپارچه سازی
مدیریت محتوا در سازمان
مدیریت فرآیندهای کسب و کار مبتنی بر اسناد که شامل مرور و تأیید محتوای بدون ساختار می شود.
تغييرات سهم BPM از بازار در آينده:
با گذر زمان نیازها و وضعیت بازار نیز تغییر می کند. هر کدام از انواع فروشندگان BPM که در بخش پیش ذکر شدند سعی دارند سهم بیشتری از بازار را از آن خود کنند. به هر حال بازار به طور مساوی در بین این فروشندگان تقسیم نمی شود و گاهی فروشندگان و ارائه کنندگان کوچک در این بازار به شدت در حال ترقی، رشد بسیار خوبی از خود نشان میدهند. با افزایش قابلیتهای این فروشندگان کوچک بازار بین آنها و بازیگران اصلی بازار (فروشندگان قديمي و قدرتمندتر) تقسیم می شود. آنها از قدرت راه حل های خود بخصوص در زمینه ارضاء نیازهای سازمانها و نیازمندیهای خاص صنعتی آنها استفاده می کنند تا در بازار رقابت کنند. بنابراین وقتی یک سازمان در بازار به دنبال یک راه حل BPM می گردد، باید نیازمندیهایش را به خوبی تعریف كند و به خصوص وقتی دنبال کارکرد خاصی می گردد، توجه فروشندگان كوچك را به خود جلب کند.
نتیجه گیری :
به نظر می رسد بازار امروز به سطحی از بلوغ رسیده باشد. در این بازار فروشندگان کارکردهای انباشته و زیاد که باعث کاهش سادگی و جریان سرتاسری فرآیندهای کسب و کار می شود، را حذف می کنند.
فروشندگان در حال اتصال سیستمهای اطلاعاتی، تراکنشی و مدیریت اسناد هستند و سازمانها سعی در هماهنگ و کارآمدتر کردن فرآیند کسب و کار دارند تا در سرمایه و زمان صرفه جویی کنند و ارزش کلی را افزایش دهند.
همانطور که در این مقاله آورده شده، امکان ها و انتخابهای گوناگونی در بازار فعلی وجود دارد. و در این بازار، بهتر آن است که سازمانها نیازمندیهای کارکردی جاری و نیازهای آتی سازمانشان را با دقت و با تمام جزئیات مطالعه کنند و سپس نتیجه این مطالعه را با امکانات و راه حل های ارائه شده در بازار مقایسه کنند.
در واقع امروزه چالش اساسی مشتریان این است که از بین مقدار زیادی از پیشنهادات و راه حل ها در بازار امروز جهان، تصمیم درست را بتوانند بگیرند و فروشنده BPM ی را انتخاب کنند که بهتر از سایرین نیازهای سازمانشان را پوشش دهد.