Borna66
03-31-2011, 10:55 PM
ERP چيست؟
ERP خلاصه‌ي عبارت Enterprise Resource Planing است، كه در آن مهمترين كلمه Enterprise است. اين گونه از نرم‌افزارها مي‌كوشند تمام بخش‌ها و عمليات داخل يك موسسه را در يكي سيستم يكپارچه كامپيوتري بگنجانند. بخش‌هاي مختلف (مالي، انبار، فروش و ...) ممكن است سيستم‌هاي كامپيوتري جداگانه خاص خودشان را داشته باشند، كه براي انجام كارهاي خاص آنها بهينه‌سازي شده‌اند. ولي ERP همه‌ي آنها را در قالب يك نرم‌افزار يكپارچه كه از يك پايگاه داده واحد استفاده مي‌كند، يكجا مي‌نمايد. اينطوري بخش‌هاي مختلف مي‌توانند اطلاعات را به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط داشته باشند.
چطور ERP باعث بهبود عملكرد موسسه مي‌شود؟
مهمترين ارزشي كه ERPها ايجاد مي‌كنند، بهبود روشي است كه موسسه سفارش‌هاي مشتري را دريافت كرده آنها را پردازش مي‌نمايد. ERP سفارش مشتري را مي‌گيرد و مسيري نرم‌افزاري براي تكميل اين فرم سفارش و طي شدن مراحل مختلف آن به صورت اتوماتيك فراهم مي‌كند. اين روياي ERP است، ولي واقعيت كمي خشن‌تر است.
مشكل اصلي
مردم دوست ندارند تغيير كنند، و ERP از آنها مي‌خواند روش كارشان را عوض كنند. اين دليل سخت بودن كسب مزاياي ERP است. خود نرم‌افزار اهميت بسيار كمتري از صورت گرفتن تغييرات در روند كار موسسه دارد. اگر نرم‌افزاري تهيه و نصب كنيد، بدون آنكه تغييري در روند كار افراد موسسه خود ايجاد نماييد، ممكن است هيچيك از مزاياي ERP را بدست نياوريد، و حتي برعكس، ممكن است نرم‌افزار جديد باعث كندتر شدن كار آنها شود.
انجام يك پروژه ERP چقدر طول مي‌كشد؟
نصب يك ERP كار چندان ساده‌اي نيست. اگر فروشنده نرم‌افزار ادعا مي‌كند در مدت كوتاهي مثل سه يا شش ماه سيستم جديد را را راه‌اندازي خواهد كرد، نبايد گول بخوريد. كاري كه در چنين زمان كوتاهي انجام شود حتما ناقص است: يا موسسه خيلي كوچك بوده، يا پياده‌سازي ERP به بخش كوچكي از موسسه محدود شده، و يا آنكه موسسه فقط از امكانات مالي ERP استفاده مي‌نمايد (كه در اين صورت ERP چيزي بيشتر از يك برنامه حسابداري خيلي گران نيست). براي آنكه ERP درست بكار گرفته شود، حتما بايد تغييراتي در وظايف و روند كار كاركنان موسسه ايجاد شود، و اين كاري سخت است. در غير اين صورت، اگر روند كار تغيير نكند، به آن معني است كه روش‌هاي مورد استفاده در موسسه شما كاملا عالي بوده‌اند، كه در اين حالت شما دليلي براي فكر كردن درباره‌ي ERP نداريد. انتقال به يك سيستم ERP به طور متوسط بين يك تا سه سال طول مي‌كشد، ولي مهمترين مساله‌اي كه بايد مورد توجه قرار بگيرد اين نيست. مساله اصلي اين است كه شما چرا به ERP احتياج داريد و چطور از آن براي بهبود كارتان استفاده مي‌كنيد.
ERP چه چيزهايي را اصلاح مي‌كند؟
پنج دليل اصلي براي استفاده از ERP ها وجود دارد:
• يكپارچه كردن اطلاعات مالي
• يكپارچه كردن اطلاعات سفارش مشتري
• استاندارد كردن وسرعت دادن به فرآيند توليد
• كاهش اسناد كاغذي
• استاندارد كردن اطلاعات منابع انساني
هزينه‌هاي پنهان ERP
اغلب موسساتي كه نرم‌افزارهاي ERP را بكار گرفته‌اند معترفند كه هزينه‌هاي مهمي ناديده يا دست‌كم گرفته شده‌اند. مواردي كه بيشتر باعث كسري بودجه در پروژه‌هاي ERP مي‌شوند اينهايند:
1) آموزش
اين مهمترين هزينه‌اي است كه ناچيز انگاشته مي‌شود. هزينه‌ي آموزش از آن رو زياد مي‌شود كه كاركنان مجبورند يك مجموعه فرآيند تازه را بياموزند، نه يك نرم‌افزار جديد را. به همين دليل هم موسسات آموزشي بيروني نمي‌توانند كمكي به شما بكنند و بايد براي ايجاد يك برنامه‌ي آموزشي اختصاصي براي كاركنان خود آماده باشيد.
2) يكپارچه سازي و تست
تست و آزمايش اتصال بين ERP و ابزارها و برنامه‌هاي ديگري كه به طور موردي در موسسات مختلف وجود دارند، ممكن است يكي ديگر از هزينه‌هاي دست‌كم گرفته شده باشد. اين مي‌تواند از موارد عمده (مثل سيستم‌هاي تجارت الكترونيك و يا زنجيره‌ي پشتيباني) تا موارد جزيي (مانند ابزارهاي خواندن باركد و محاسبه‌ي ماليات) را شامل شود. همه‌ي اين موارد بايد با ERP ارتباط برقرار نمايند. اگر فروشنده‌ي ERP راه‌حل‌هايي براي اين مشكلات ارائه نكند، ناچار مي‌شويد خود ملحقاتي براي اين موارد ايجاد نماييد. تست يكپارچه سازي ERP بايد برپايه‌ي فرآيند باشد (Process-oriented). كهنه‌كارها توصيه مي‌كنند به جاي ايجاد داده‌هاي الكي و حركت دادن آنها بين اجزاي نرم‌افزار، يك سفارش واقعي را روي سيستم آزمايش كنيد: از نقطه‌ي شروع سفارش تا ارسال آن و دريافت رسيد، و ترجيحا هم با مشاركت خود كاركنان موسسه و ايفاي وظايفشان در مراحل انجام اين سفارش.
3) اهلي كردن (Customization)
ملحقاتي كه درباره‌شان صحبت شد تنها شروع هزينه‌هاي يكپارچه سازي ERP هستند. چيز پرهزينه‌تر (كه در صورت امكان بايد از آن اجتناب هم كرد) اهلي كردن خود برنامه‌ي ERP و سازگار كردن آن با موسسه است. اين اتفاق وقتي مي‌افتد كه برنامه‌ي ERP همه‌ي نيازهاي تجارت شما را برآورده نسازد و شما تصميم بگيريد نرم‌افزار را دستكاري كنيد. در اين صورت شما با آتش بازي مي‌كنيد! اهلي كردن ممكن است همه‌ي اجزاي ERP را متاثر نمايد، چون آنها با هم مرتبطند. در اين صورت ارتقاي ERP هم كابوس ديگري خواهد بود، چون بايد همه‌ي مراحل اهلي سازي را براي نسخه‌ي جديد تكرار كنيد. ممكن است كار كند، ممكن است كار نكند. به هر حال فروشنده نرم‌افزار به شما كمك نخواهد كرد. شما بايد افرادي را براي اهلي سازي استخدام كنيد و هميشه آنها را براي نگهداري سيستم حفظ كنيد.
4) تبديل داده‌ها
انتقال اطلاعاتي چون ركوردهاي مشتريان و تهيه‌كنندگان، داده‌هاي طراحي محصول و مانند اينها از سيستم قديمي به سيستم جديد كاري هزينه‌بر است. در بسياري از سيستم‌هاي قديمي اطلاعات بدرد نخور زيادي جمع شده است، كه موقع انتقال به سيستم جديد دردسر ساز مي‌شود. حتي داده‌هاي تميز هم ممكن است براي هماهنگ شدن با تغيير فرآيندها در ERP مشكلاتي داشته‌باشند.
5) تحليل داده‌ها
خيلي وقت‌ها داده‌هاي ERP براي پردازش و تحليل شدن بايد با داده‌هاي سيستم‌هاي خارجي تركيب شوند. كساني كه نيازهاي تحليلي زيادي دارند بايد هزينه‌ي يك انباره‌ي داده‌اي (Data warehouse) را در بودجه‌ي ERP پيش‌بيني كنند. اين امر دشواري‌هاي خاص خودش را دارد: به روز كردن همه‌ي اطلاعات ERP در انباره‌ي داده به طور روزانه كار سختي است و ERP ها براي مشخص كردن اينكه چه داده‌هايي در طول هر روز تغيير كرده كمك چنداني نمي‌كنند. نتيجه اينكه آدم‌هاي عاقل قبل از تنظيم بودجه همه‌ي نيازهاي تحليلي‌شان را مي‌سنجند.
6) مشاوره تا بي‌نهايت
در مواقعي كه تحويل سيستم ERP با موفقيت انجام نمي‌شود، هزينه‌هاي مشاوره سر به فلك مي‌گذارند. براي پيش‌گيري از اين مشكل بايد در هنگام آموزش كاركنان اهدافي قابل اندازه‌گيري مشخص و به مشاور ابلاغ شود.
7) جايگزيني نيروها
موفقيت يك پروژه ERP به مقدار زيادي بستگي به نيروهاي با تجربه‌ي آن دارد. از دست دادن اين نيروها مي‌تواند هزينه‌هاي جانبي براي پروژه ايجاد كند.
8) تيم پياده‌سازي نمي‌تواند متوقف شود
خيلي از موسسات پياده سازي يك ERP را با انجام پروژه‌هاي ديگر نرم‌افزاري مشابه مي‌دانند. آنها انتظار دارند وقتي كه نرم‌افزار نصب شد، كار تيم سازنده‌ي آن تمام شود. ولي اين اتفاق درباره‌ي نمي‌افتد. كساني كه ERP را پياده‌سازي كرده‌اند براي موسسه بسيار با ارزش خواهند بود، چون آنها به دليل درگير بودن با ERP موسسه، درباره‌ي فرآيندهاي كاركنان بيشتر از خود آنها مي‌دانند. موسسات نمي‌توانند تيم پروژه را مرخص كنند، چون پس از ساخت نرم‌افزار كارهاي زياد ديگري باقي‌مي‌ماند. فقط نوشتن گزارش‌ها يكسالي طول مي‌كشد. متاسفانه موسسات كمتر براي آشفتگي پس از ERP برنامه‌ريزي مي‌كنند و آنرا در بودجه خود منظور نمي‌نمايند.
9) انتظار برگشت سرمايه (ROI)
از جمله اشتباهات بازمانده از روش‌هاي سنتي مديريت پروژه‌هاي نرم‌افزاري اين است كه موسسه انتظار دارد به محض نصب نرم‌افزار، از ارزش افزوده‌ي ناشي از آن بهره‌مند شود، و تيم نرم‌افزار هم منتظر يك دوره استراحت و شايد هم تشويق است. هيچكدام از اين انتظارات در ERP برآورده نمي‌شوند. اغلب سيستم‌ها تا زماني كه مدتي كار نكنند و اثر خود را بر فرآيند تجاري سيستم نگذارند، ارزش خود را نشان نمي‌دهند. و تيم نرم‌افزار هم تا وقتي كه تلاش‌هايش به نتيجه نرسد پاداشي نمي‌گيرد.
10) دوره‌ي افسردگي پس از ERP
اغلب اوقات ERP ها پس از نصب باعث اختلالاتي در موسسه مي‌شوند. نتايج يك بررسي نشان مي‌دهد يك چهارم موسساتي كه از ERP استفاده كرده بودند تصديق مي‌كنند كه پس از شروع بكار ERP دچار كاهش كارايي شده‌اند. درصد حقيقي مسلما بيش از اين است. دليل اصلي كاهش كارايي اين است كه همه‌ي كارها به شكلي متفاوت با قبل انجام مي‌شوند. وقتي افراد نمي‌توانند كارهايشان را با روش‌هاي متداول انجام دهند و هنوز هم به روش جديد تسلط ندارند، تجارت موسسه دچار تشنج مي‌شود.
چرا پروژه‌هاي ERP اغلب شكست مي‌خورند؟
مهمترين دليلش همان است كه پيش از اين هم گفته شد. ERP روند كار افراد را در تمام موسسه دگرگون مي‌كند. اگر كاركنان در هر يك از بخش‌ها با اين امر كه روش‌هاي جديد بهتر از روش‌هاي قبلي هستند موافق نباشند، در مقابل استفاده از نرم‌افزار مقاومت مي‌كنند، يا از بخش IT مي‌خواهند كه نرم‌افزار را طوري تغيير دهد كه با روش كار فعلي‌شان منطبق شود. اين جايي است كه پروژه ERP زمين مي‌خورد. اينجاست كه جنگي سياسي بر سر اينكه نرم‌افزار چطور كار كند درمي‌گيرد. بخش IT بودجه بيشتري مصرف مي‌كند تا خواسته‌هاي افراد صاحب نفوذ موسسه را تامين كند. اين اهلي سازي نرم‌افزار را ناپايدار (Unstable) و نگهداري آن را سخت‌تر مي‌كند. ريشه‌ي اغلب قصه‌هاي وحشتناكي كه در مطبوعات درباره‌ي ERP ها مي‌خوانيد در تغييراتي است كه موسسه در هسته‌ي اصلي ERP ايجاد كرده تا آن را منطبق بر روش‌هاي كاري خود كند. چون ERP بيشتر فعاليت‌هاي موسسه را پوشش مي‌دهد، يك خرابي در نرم‌افزار مي‌تواند كار كل موسسه را مختل كند.
ولي بخش IT مي‌تواند در بيشتر موارد اشكالات را برطرف كند، و كمتر موسسه‌ي بزرگي مي‌تواند از اهلي سازي اجتناب نمايد. چون هر تجارتي ويژگي‌هايي دارد كه سازنده نرم‌افزار در هنگام ساخت نمي‌توانسته آنها را پيش‌بيني كند. اشتباهي كه موسسات مرتكب مي‌شوند اين است كه تصور مي‌كنند تغيير عادات كاركنان آسان‌تر از اهلي كردن نرم‌افزار است. اين طور نيست. مقاومت دروني موسسه در برابر تغيير يكي از دلايل متداول شكست پروژه‌هاي ERP است.
اگر اين مسائل هم حل شوند، باز هم نصب برنامه‌اي به پيچيدگي يك ERP دشواري‌هاي زيادي دارد. تنظيم سوييچ‌هاي ERP براي آنكه با نيازهاي موسسه منطبق شود، نياز به درك عميقي از روند عمليات فعلي دارد؛ عملياتي كه پس از تنظيم ERP بازسازي خواهد شد.
روش‌هاي اجراي پروژه‌ي ERP
سه روش متداول براي نصب يك ERP وجود دارد:
انفجار بزرگ (The Big Bang)- اين روش بلندپروازانه‌ترين و سخت‌ترين راه ايجاد يك ERP است. در اين روش موسسه يكباره همه‌ي سيستم‌هاي قديمي خود را كنار مي‌گذارد و يك سيستم ERP واحد در تمام موسسه راه مي‌اندازد. هرچند روزگاري اين روش بر ايجاد ERP ها حكمفرما بود، امروز كمتر از آن استفاده مي‌شود. واداشتن همه به پذيرش سيستم جديد به طور يكدفعه و همزمان كاري مهيب است، چون سيستم جديد هيچ مدافعي ندارد. هيچكس در موسسه تجربه‌ي كار با آن را ندارد، بنابراين هيچكس اطمينان ندارد كه سيستم جديد كارش را درست انجام مي‌دهد.
راهبرد انتخابي (Franchising Strategy)- اين روش به شركت‌هاي بزرگ توصيه مي‌كند خيلي از فرآيندها را بين بخش‌هاي مختلف به اشتراك نگذارند، بلكه در هر بخش نسخه‌ي مجزايي از ERP نصب شود و تنها از طريق برخي فرآيندهاي خاص (مانند نگهداري اطلاعات مالي) در همه‌ي موسسه مشترك باشند. اين متداول‌ترين راه است. در اين حالت هر بخش از موسسه نسخه‌ي خاص خودش از ERP را دارد كه سيستمي جدا با پايگاه داده‌اي جداست. اين سيستم‌ها تنها از طريق به اشتراك گذاشتن اطلاعات لازم براي بدست آوردن تصويري كلي از كار همه‌ي واحدهاي موسسه (مثلا سود واحدهاي مختلف) به هم مربوط مي‌شوند، يا از طريق فرآيندهايي كه در همه‌ي بخش‌ها تقريبا يكسان هستند (مثلا مديريت منابع انساني). در اين روش ابتدا يكي از بخش‌ها كه صبر و حوصله بيشتري دارد و درصورت پيش آمدن اشكل به اصل تجارت ضربه نمي‌زند، براي راه اندازي يك سيستم آزمايشي انتخاب مي‌شود و پس از رفع نقايص ERP در اين بخش، كار روي بخش هاي ديگر آغاز مي‌شود. برنامه‌ريزي براي اين روش بلند مدت است.
فروكوفتن (Slam Dunk)- در اين روش ERP فرآيند طراحي را ديكته مي‌كند، و تمركز تنها روي تعداد كمي از فرآيندهاي كليدي (مانند آنهايي كه در مدل مالي سيستم هستند) است. اين روش بيشتر براي موسسات كوچكي مناسب است كه مي‌خواهند با ايجاد ERP رشد كنند. در اين روش هدف راه‌اندازي سريع ERP است، و جدا شدن از روش‌هاي پيچيده ي مهندسي مجدد، با استفاده از فرآيندهاي بقچه‌بندي (Canned) شده‌ي ERP. موسساتي كه ERP را اينگونه به خدمت گرفته‌اند نمي‌توانند ادعا كنند برگشت سود زيادي از سيستم جديد برده‌اند. اغلب آنها از اين سيستم به عنوان زيربنايي براي كوشش‌هاي بعدي استفاده مي‌كنند. چنين سيستمي فقط كمي از سيستم‌هاي قديمي بهتر است، چون كاركنان را وادار به تغيير هيچيك از عادات قديمي‌شان نمي‌كند.
چطور ERP با تجارت الكترونيك سازگار مي‌شود؟
همه براي حمله‌ي تجارت الكترونيك آماده نبودند. برنامه‌هاي ERP پيچيده‌اند و براي استفاده‌ي عمومي ساخته نشده‌اند. آنها فرض مي‌كنند كساني كه سفارش‌ها را پيگيري مي‌كنند فقط كاركنان موسسه شما هستند كه براي استفاده از اين سيستم آموزش ديده‌اند. اما اكنون مشتريان و كارپردازان شما هم خواستار دسترسي به همان اطلاعات از طريق وب سايت شما هستند (چيزهايي مثل وضعيت سفارش، فاكتور و ...). اين يعني بخش IT بايد دو كانال جديد براي دسترسي به ERP ايجاد كند: Business-to-Consumer و Business-to-Business. فروشندگان سنتي ERP مشغول تلاشي سخت براي ايجاد ايين قابليت‌ها در محصولاتشان هستند.
يكي از مهمترين مشكلات يكپارچه سازي ERP و تجارت الكترونيكي اين است كه اينترنت هيچوقت نمي‌ايستد. برنامه‌هاي ERP بزرگ و پيچيده هستند و به نگهداري احتياج دارند. وصل كردن مستقيم سايت وب به ERP راه خوبي نيست، چون باعث مي‌شود در مواقعي كه ERP براي نگهداري و تعميرات غير فعال است، وب سايت هم كار نكند. اغلب كهنه‌كاران تجارت الكترونيك ارتباط بين ERP و تجارت الكترونيك را طوري مي‌سازند كه قابل انعطاف باشد و در مواقعي كه ERP براي تعميرات و نگهداري غير فعال است، برنامه تجارت الكترونيك به كارش ادامه دهد.
براي حل مشكلات اين ارتباط، نرم‌افزارهاي ميان‌افزار (Middleware) و EAI ايجاد شده‌اند. اين ابزارها نقش مترجم را ايفا مي‌كنند، يعني اطلاعات را از ERP مي‌گيرند و آن را به فرمتي تبديل مي‌كنند كه نرم‌افزار تجارت الكترونيك بتواند از آن استفاده كند.
ERP خلاصه‌ي عبارت Enterprise Resource Planing است، كه در آن مهمترين كلمه Enterprise است. اين گونه از نرم‌افزارها مي‌كوشند تمام بخش‌ها و عمليات داخل يك موسسه را در يكي سيستم يكپارچه كامپيوتري بگنجانند. بخش‌هاي مختلف (مالي، انبار، فروش و ...) ممكن است سيستم‌هاي كامپيوتري جداگانه خاص خودشان را داشته باشند، كه براي انجام كارهاي خاص آنها بهينه‌سازي شده‌اند. ولي ERP همه‌ي آنها را در قالب يك نرم‌افزار يكپارچه كه از يك پايگاه داده واحد استفاده مي‌كند، يكجا مي‌نمايد. اينطوري بخش‌هاي مختلف مي‌توانند اطلاعات را به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط داشته باشند.
چطور ERP باعث بهبود عملكرد موسسه مي‌شود؟
مهمترين ارزشي كه ERPها ايجاد مي‌كنند، بهبود روشي است كه موسسه سفارش‌هاي مشتري را دريافت كرده آنها را پردازش مي‌نمايد. ERP سفارش مشتري را مي‌گيرد و مسيري نرم‌افزاري براي تكميل اين فرم سفارش و طي شدن مراحل مختلف آن به صورت اتوماتيك فراهم مي‌كند. اين روياي ERP است، ولي واقعيت كمي خشن‌تر است.
مشكل اصلي
مردم دوست ندارند تغيير كنند، و ERP از آنها مي‌خواند روش كارشان را عوض كنند. اين دليل سخت بودن كسب مزاياي ERP است. خود نرم‌افزار اهميت بسيار كمتري از صورت گرفتن تغييرات در روند كار موسسه دارد. اگر نرم‌افزاري تهيه و نصب كنيد، بدون آنكه تغييري در روند كار افراد موسسه خود ايجاد نماييد، ممكن است هيچيك از مزاياي ERP را بدست نياوريد، و حتي برعكس، ممكن است نرم‌افزار جديد باعث كندتر شدن كار آنها شود.
انجام يك پروژه ERP چقدر طول مي‌كشد؟
نصب يك ERP كار چندان ساده‌اي نيست. اگر فروشنده نرم‌افزار ادعا مي‌كند در مدت كوتاهي مثل سه يا شش ماه سيستم جديد را را راه‌اندازي خواهد كرد، نبايد گول بخوريد. كاري كه در چنين زمان كوتاهي انجام شود حتما ناقص است: يا موسسه خيلي كوچك بوده، يا پياده‌سازي ERP به بخش كوچكي از موسسه محدود شده، و يا آنكه موسسه فقط از امكانات مالي ERP استفاده مي‌نمايد (كه در اين صورت ERP چيزي بيشتر از يك برنامه حسابداري خيلي گران نيست). براي آنكه ERP درست بكار گرفته شود، حتما بايد تغييراتي در وظايف و روند كار كاركنان موسسه ايجاد شود، و اين كاري سخت است. در غير اين صورت، اگر روند كار تغيير نكند، به آن معني است كه روش‌هاي مورد استفاده در موسسه شما كاملا عالي بوده‌اند، كه در اين حالت شما دليلي براي فكر كردن درباره‌ي ERP نداريد. انتقال به يك سيستم ERP به طور متوسط بين يك تا سه سال طول مي‌كشد، ولي مهمترين مساله‌اي كه بايد مورد توجه قرار بگيرد اين نيست. مساله اصلي اين است كه شما چرا به ERP احتياج داريد و چطور از آن براي بهبود كارتان استفاده مي‌كنيد.
ERP چه چيزهايي را اصلاح مي‌كند؟
پنج دليل اصلي براي استفاده از ERP ها وجود دارد:
• يكپارچه كردن اطلاعات مالي
• يكپارچه كردن اطلاعات سفارش مشتري
• استاندارد كردن وسرعت دادن به فرآيند توليد
• كاهش اسناد كاغذي
• استاندارد كردن اطلاعات منابع انساني
هزينه‌هاي پنهان ERP
اغلب موسساتي كه نرم‌افزارهاي ERP را بكار گرفته‌اند معترفند كه هزينه‌هاي مهمي ناديده يا دست‌كم گرفته شده‌اند. مواردي كه بيشتر باعث كسري بودجه در پروژه‌هاي ERP مي‌شوند اينهايند:
1) آموزش
اين مهمترين هزينه‌اي است كه ناچيز انگاشته مي‌شود. هزينه‌ي آموزش از آن رو زياد مي‌شود كه كاركنان مجبورند يك مجموعه فرآيند تازه را بياموزند، نه يك نرم‌افزار جديد را. به همين دليل هم موسسات آموزشي بيروني نمي‌توانند كمكي به شما بكنند و بايد براي ايجاد يك برنامه‌ي آموزشي اختصاصي براي كاركنان خود آماده باشيد.
2) يكپارچه سازي و تست
تست و آزمايش اتصال بين ERP و ابزارها و برنامه‌هاي ديگري كه به طور موردي در موسسات مختلف وجود دارند، ممكن است يكي ديگر از هزينه‌هاي دست‌كم گرفته شده باشد. اين مي‌تواند از موارد عمده (مثل سيستم‌هاي تجارت الكترونيك و يا زنجيره‌ي پشتيباني) تا موارد جزيي (مانند ابزارهاي خواندن باركد و محاسبه‌ي ماليات) را شامل شود. همه‌ي اين موارد بايد با ERP ارتباط برقرار نمايند. اگر فروشنده‌ي ERP راه‌حل‌هايي براي اين مشكلات ارائه نكند، ناچار مي‌شويد خود ملحقاتي براي اين موارد ايجاد نماييد. تست يكپارچه سازي ERP بايد برپايه‌ي فرآيند باشد (Process-oriented). كهنه‌كارها توصيه مي‌كنند به جاي ايجاد داده‌هاي الكي و حركت دادن آنها بين اجزاي نرم‌افزار، يك سفارش واقعي را روي سيستم آزمايش كنيد: از نقطه‌ي شروع سفارش تا ارسال آن و دريافت رسيد، و ترجيحا هم با مشاركت خود كاركنان موسسه و ايفاي وظايفشان در مراحل انجام اين سفارش.
3) اهلي كردن (Customization)
ملحقاتي كه درباره‌شان صحبت شد تنها شروع هزينه‌هاي يكپارچه سازي ERP هستند. چيز پرهزينه‌تر (كه در صورت امكان بايد از آن اجتناب هم كرد) اهلي كردن خود برنامه‌ي ERP و سازگار كردن آن با موسسه است. اين اتفاق وقتي مي‌افتد كه برنامه‌ي ERP همه‌ي نيازهاي تجارت شما را برآورده نسازد و شما تصميم بگيريد نرم‌افزار را دستكاري كنيد. در اين صورت شما با آتش بازي مي‌كنيد! اهلي كردن ممكن است همه‌ي اجزاي ERP را متاثر نمايد، چون آنها با هم مرتبطند. در اين صورت ارتقاي ERP هم كابوس ديگري خواهد بود، چون بايد همه‌ي مراحل اهلي سازي را براي نسخه‌ي جديد تكرار كنيد. ممكن است كار كند، ممكن است كار نكند. به هر حال فروشنده نرم‌افزار به شما كمك نخواهد كرد. شما بايد افرادي را براي اهلي سازي استخدام كنيد و هميشه آنها را براي نگهداري سيستم حفظ كنيد.
4) تبديل داده‌ها
انتقال اطلاعاتي چون ركوردهاي مشتريان و تهيه‌كنندگان، داده‌هاي طراحي محصول و مانند اينها از سيستم قديمي به سيستم جديد كاري هزينه‌بر است. در بسياري از سيستم‌هاي قديمي اطلاعات بدرد نخور زيادي جمع شده است، كه موقع انتقال به سيستم جديد دردسر ساز مي‌شود. حتي داده‌هاي تميز هم ممكن است براي هماهنگ شدن با تغيير فرآيندها در ERP مشكلاتي داشته‌باشند.
5) تحليل داده‌ها
خيلي وقت‌ها داده‌هاي ERP براي پردازش و تحليل شدن بايد با داده‌هاي سيستم‌هاي خارجي تركيب شوند. كساني كه نيازهاي تحليلي زيادي دارند بايد هزينه‌ي يك انباره‌ي داده‌اي (Data warehouse) را در بودجه‌ي ERP پيش‌بيني كنند. اين امر دشواري‌هاي خاص خودش را دارد: به روز كردن همه‌ي اطلاعات ERP در انباره‌ي داده به طور روزانه كار سختي است و ERP ها براي مشخص كردن اينكه چه داده‌هايي در طول هر روز تغيير كرده كمك چنداني نمي‌كنند. نتيجه اينكه آدم‌هاي عاقل قبل از تنظيم بودجه همه‌ي نيازهاي تحليلي‌شان را مي‌سنجند.
6) مشاوره تا بي‌نهايت
در مواقعي كه تحويل سيستم ERP با موفقيت انجام نمي‌شود، هزينه‌هاي مشاوره سر به فلك مي‌گذارند. براي پيش‌گيري از اين مشكل بايد در هنگام آموزش كاركنان اهدافي قابل اندازه‌گيري مشخص و به مشاور ابلاغ شود.
7) جايگزيني نيروها
موفقيت يك پروژه ERP به مقدار زيادي بستگي به نيروهاي با تجربه‌ي آن دارد. از دست دادن اين نيروها مي‌تواند هزينه‌هاي جانبي براي پروژه ايجاد كند.
8) تيم پياده‌سازي نمي‌تواند متوقف شود
خيلي از موسسات پياده سازي يك ERP را با انجام پروژه‌هاي ديگر نرم‌افزاري مشابه مي‌دانند. آنها انتظار دارند وقتي كه نرم‌افزار نصب شد، كار تيم سازنده‌ي آن تمام شود. ولي اين اتفاق درباره‌ي نمي‌افتد. كساني كه ERP را پياده‌سازي كرده‌اند براي موسسه بسيار با ارزش خواهند بود، چون آنها به دليل درگير بودن با ERP موسسه، درباره‌ي فرآيندهاي كاركنان بيشتر از خود آنها مي‌دانند. موسسات نمي‌توانند تيم پروژه را مرخص كنند، چون پس از ساخت نرم‌افزار كارهاي زياد ديگري باقي‌مي‌ماند. فقط نوشتن گزارش‌ها يكسالي طول مي‌كشد. متاسفانه موسسات كمتر براي آشفتگي پس از ERP برنامه‌ريزي مي‌كنند و آنرا در بودجه خود منظور نمي‌نمايند.
9) انتظار برگشت سرمايه (ROI)
از جمله اشتباهات بازمانده از روش‌هاي سنتي مديريت پروژه‌هاي نرم‌افزاري اين است كه موسسه انتظار دارد به محض نصب نرم‌افزار، از ارزش افزوده‌ي ناشي از آن بهره‌مند شود، و تيم نرم‌افزار هم منتظر يك دوره استراحت و شايد هم تشويق است. هيچكدام از اين انتظارات در ERP برآورده نمي‌شوند. اغلب سيستم‌ها تا زماني كه مدتي كار نكنند و اثر خود را بر فرآيند تجاري سيستم نگذارند، ارزش خود را نشان نمي‌دهند. و تيم نرم‌افزار هم تا وقتي كه تلاش‌هايش به نتيجه نرسد پاداشي نمي‌گيرد.
10) دوره‌ي افسردگي پس از ERP
اغلب اوقات ERP ها پس از نصب باعث اختلالاتي در موسسه مي‌شوند. نتايج يك بررسي نشان مي‌دهد يك چهارم موسساتي كه از ERP استفاده كرده بودند تصديق مي‌كنند كه پس از شروع بكار ERP دچار كاهش كارايي شده‌اند. درصد حقيقي مسلما بيش از اين است. دليل اصلي كاهش كارايي اين است كه همه‌ي كارها به شكلي متفاوت با قبل انجام مي‌شوند. وقتي افراد نمي‌توانند كارهايشان را با روش‌هاي متداول انجام دهند و هنوز هم به روش جديد تسلط ندارند، تجارت موسسه دچار تشنج مي‌شود.
چرا پروژه‌هاي ERP اغلب شكست مي‌خورند؟
مهمترين دليلش همان است كه پيش از اين هم گفته شد. ERP روند كار افراد را در تمام موسسه دگرگون مي‌كند. اگر كاركنان در هر يك از بخش‌ها با اين امر كه روش‌هاي جديد بهتر از روش‌هاي قبلي هستند موافق نباشند، در مقابل استفاده از نرم‌افزار مقاومت مي‌كنند، يا از بخش IT مي‌خواهند كه نرم‌افزار را طوري تغيير دهد كه با روش كار فعلي‌شان منطبق شود. اين جايي است كه پروژه ERP زمين مي‌خورد. اينجاست كه جنگي سياسي بر سر اينكه نرم‌افزار چطور كار كند درمي‌گيرد. بخش IT بودجه بيشتري مصرف مي‌كند تا خواسته‌هاي افراد صاحب نفوذ موسسه را تامين كند. اين اهلي سازي نرم‌افزار را ناپايدار (Unstable) و نگهداري آن را سخت‌تر مي‌كند. ريشه‌ي اغلب قصه‌هاي وحشتناكي كه در مطبوعات درباره‌ي ERP ها مي‌خوانيد در تغييراتي است كه موسسه در هسته‌ي اصلي ERP ايجاد كرده تا آن را منطبق بر روش‌هاي كاري خود كند. چون ERP بيشتر فعاليت‌هاي موسسه را پوشش مي‌دهد، يك خرابي در نرم‌افزار مي‌تواند كار كل موسسه را مختل كند.
ولي بخش IT مي‌تواند در بيشتر موارد اشكالات را برطرف كند، و كمتر موسسه‌ي بزرگي مي‌تواند از اهلي سازي اجتناب نمايد. چون هر تجارتي ويژگي‌هايي دارد كه سازنده نرم‌افزار در هنگام ساخت نمي‌توانسته آنها را پيش‌بيني كند. اشتباهي كه موسسات مرتكب مي‌شوند اين است كه تصور مي‌كنند تغيير عادات كاركنان آسان‌تر از اهلي كردن نرم‌افزار است. اين طور نيست. مقاومت دروني موسسه در برابر تغيير يكي از دلايل متداول شكست پروژه‌هاي ERP است.
اگر اين مسائل هم حل شوند، باز هم نصب برنامه‌اي به پيچيدگي يك ERP دشواري‌هاي زيادي دارد. تنظيم سوييچ‌هاي ERP براي آنكه با نيازهاي موسسه منطبق شود، نياز به درك عميقي از روند عمليات فعلي دارد؛ عملياتي كه پس از تنظيم ERP بازسازي خواهد شد.
روش‌هاي اجراي پروژه‌ي ERP
سه روش متداول براي نصب يك ERP وجود دارد:
انفجار بزرگ (The Big Bang)- اين روش بلندپروازانه‌ترين و سخت‌ترين راه ايجاد يك ERP است. در اين روش موسسه يكباره همه‌ي سيستم‌هاي قديمي خود را كنار مي‌گذارد و يك سيستم ERP واحد در تمام موسسه راه مي‌اندازد. هرچند روزگاري اين روش بر ايجاد ERP ها حكمفرما بود، امروز كمتر از آن استفاده مي‌شود. واداشتن همه به پذيرش سيستم جديد به طور يكدفعه و همزمان كاري مهيب است، چون سيستم جديد هيچ مدافعي ندارد. هيچكس در موسسه تجربه‌ي كار با آن را ندارد، بنابراين هيچكس اطمينان ندارد كه سيستم جديد كارش را درست انجام مي‌دهد.
راهبرد انتخابي (Franchising Strategy)- اين روش به شركت‌هاي بزرگ توصيه مي‌كند خيلي از فرآيندها را بين بخش‌هاي مختلف به اشتراك نگذارند، بلكه در هر بخش نسخه‌ي مجزايي از ERP نصب شود و تنها از طريق برخي فرآيندهاي خاص (مانند نگهداري اطلاعات مالي) در همه‌ي موسسه مشترك باشند. اين متداول‌ترين راه است. در اين حالت هر بخش از موسسه نسخه‌ي خاص خودش از ERP را دارد كه سيستمي جدا با پايگاه داده‌اي جداست. اين سيستم‌ها تنها از طريق به اشتراك گذاشتن اطلاعات لازم براي بدست آوردن تصويري كلي از كار همه‌ي واحدهاي موسسه (مثلا سود واحدهاي مختلف) به هم مربوط مي‌شوند، يا از طريق فرآيندهايي كه در همه‌ي بخش‌ها تقريبا يكسان هستند (مثلا مديريت منابع انساني). در اين روش ابتدا يكي از بخش‌ها كه صبر و حوصله بيشتري دارد و درصورت پيش آمدن اشكل به اصل تجارت ضربه نمي‌زند، براي راه اندازي يك سيستم آزمايشي انتخاب مي‌شود و پس از رفع نقايص ERP در اين بخش، كار روي بخش هاي ديگر آغاز مي‌شود. برنامه‌ريزي براي اين روش بلند مدت است.
فروكوفتن (Slam Dunk)- در اين روش ERP فرآيند طراحي را ديكته مي‌كند، و تمركز تنها روي تعداد كمي از فرآيندهاي كليدي (مانند آنهايي كه در مدل مالي سيستم هستند) است. اين روش بيشتر براي موسسات كوچكي مناسب است كه مي‌خواهند با ايجاد ERP رشد كنند. در اين روش هدف راه‌اندازي سريع ERP است، و جدا شدن از روش‌هاي پيچيده ي مهندسي مجدد، با استفاده از فرآيندهاي بقچه‌بندي (Canned) شده‌ي ERP. موسساتي كه ERP را اينگونه به خدمت گرفته‌اند نمي‌توانند ادعا كنند برگشت سود زيادي از سيستم جديد برده‌اند. اغلب آنها از اين سيستم به عنوان زيربنايي براي كوشش‌هاي بعدي استفاده مي‌كنند. چنين سيستمي فقط كمي از سيستم‌هاي قديمي بهتر است، چون كاركنان را وادار به تغيير هيچيك از عادات قديمي‌شان نمي‌كند.
چطور ERP با تجارت الكترونيك سازگار مي‌شود؟
همه براي حمله‌ي تجارت الكترونيك آماده نبودند. برنامه‌هاي ERP پيچيده‌اند و براي استفاده‌ي عمومي ساخته نشده‌اند. آنها فرض مي‌كنند كساني كه سفارش‌ها را پيگيري مي‌كنند فقط كاركنان موسسه شما هستند كه براي استفاده از اين سيستم آموزش ديده‌اند. اما اكنون مشتريان و كارپردازان شما هم خواستار دسترسي به همان اطلاعات از طريق وب سايت شما هستند (چيزهايي مثل وضعيت سفارش، فاكتور و ...). اين يعني بخش IT بايد دو كانال جديد براي دسترسي به ERP ايجاد كند: Business-to-Consumer و Business-to-Business. فروشندگان سنتي ERP مشغول تلاشي سخت براي ايجاد ايين قابليت‌ها در محصولاتشان هستند.
يكي از مهمترين مشكلات يكپارچه سازي ERP و تجارت الكترونيكي اين است كه اينترنت هيچوقت نمي‌ايستد. برنامه‌هاي ERP بزرگ و پيچيده هستند و به نگهداري احتياج دارند. وصل كردن مستقيم سايت وب به ERP راه خوبي نيست، چون باعث مي‌شود در مواقعي كه ERP براي نگهداري و تعميرات غير فعال است، وب سايت هم كار نكند. اغلب كهنه‌كاران تجارت الكترونيك ارتباط بين ERP و تجارت الكترونيك را طوري مي‌سازند كه قابل انعطاف باشد و در مواقعي كه ERP براي تعميرات و نگهداري غير فعال است، برنامه تجارت الكترونيك به كارش ادامه دهد.
براي حل مشكلات اين ارتباط، نرم‌افزارهاي ميان‌افزار (Middleware) و EAI ايجاد شده‌اند. اين ابزارها نقش مترجم را ايفا مي‌كنند، يعني اطلاعات را از ERP مي‌گيرند و آن را به فرمتي تبديل مي‌كنند كه نرم‌افزار تجارت الكترونيك بتواند از آن استفاده كند.