مدير الكترونيك، يک الزام

[Y@SiN]

چكيده: فناوري اطلاعات و به‌خصوص اينترنت، فضاي کسب و کار و بازار محصولات و خدمات را دگرگون ساخته است. بنابراين بسياري از سازمانها و شرکتها براي اينکه بتوانند در محيط رقابتي جهاني فعاليت کنند، به استفاده از ابزارها و روشهاي الکترونيک از جمله کسب و کار الکترونيک روي آورده اند. آنچه در اين بين اغلب فراموش مي شود مديريت موثر فعاليتهاي الکترونيکي است. مديريت الکترونيک مجموعه فرآيندهايي است که موفقيت کسب و کار الکترونيک را تضمين خواهد کرد.

[Y@SiN]

مقدمه
طبق نظر بسياري از اقتصاددانان، متخصصان و آينده نگرها در سالهاي اخير انقلابي مشابه انقلاب صنعتي به وقوع پيوسته كه جهان را وارد ” عصر اطلاعات“ ساخته و بسياري از جنبه‌هاي اقتصادي،‌ اجتماعي و فرهنگي حيات بشر را دستخوش تحولي عميق نموده است. يكي از ابعاد اين تحول، تغييرات عميقي است كه در فناوري اطلاعات به وجود آمده است(مومني، 1381). چشم‌انداز جهان با بهره گيري فناوري اطلاعات بسيار متفاوت اززندگي امروز ماست. فرزنداني كه درقرن آينده متولد خواهند شد شهروندان جامعه اطلاعاتي ناميده مي شوند؛ جامعه اي كه درآن زندگي اقتصادي و اجتماعي افراد جامعه شديدا تحت تاثير فناوري اطلاعات وارتباطات است و در محيط كار، منزل و هنگام تفريح با زندگي مردم عجين شده است.كيفيت زندگي انسانها تحت تاثير زيرساختهاي ارتباطي با ظرفيت بالا و پر سرعت در تمام جهان براي انتقال نوشته ها، صدا، اسناد، تصاوير، طرحها و ... دائما ارتقا مي يابد و اطلاعات افراد را در تمام ابعاد تحت تاثير خود قرار مي دهد (‌ساموئلسون و واريان، 2002).
اصطلاحاتي همچون تجارت الكترونيكي، دولت الكترونيكي، آموزش الكترونيكي، جامعه الكترونيكي و... به گوش عموم مردم آشنا هستند و چنين به نظر مي رسد که فناوري اطلاعات يكي از ابزارهايي است كه با جذب و به‌كارگيري صحيح، دقيق و سريع آن مي توان در عرصه پر رقابت امروز پيروز شد. در عصر فناوري اطلاعات، سازمانها به سازمانهاي الکترونيک تبديل شده اند وكاركنان خارج از فضاهاي فيزيکي به فعاليت مشغولند. علاوه بر اين تغييرات فناوري و نيروي بي حد و مرز اينترنت باعث شده است که مشتريان بيش از گذشته به سازمان نزديک شوند. به گفته يکي از مديران مايکروسافت" هر زمان احساس شکست کرديد از مشتريان خود سئوال کنيد و از همکاري و مساعدت آنها در پيشبرد اهداف سازمان کمک بگيريد." با اين اوصاف محيط جديد فرصتي تازه براي عملي كردن مهارتهاي مديريتي است. اما سئوال اين است که كليد موفقيت چيست؟(برک،2004)

[Y@SiN]

رهبري و مديريت الکترونيک
جهان الکترونيک نيازمند فصل مشترک ميان انسانها و فناوري است و کليد دستيابي به نتايج موفقيت آميز به مديريت تحول گرايي بستگي دارد که سازمان ، کارکنان و تجارت الکترونيک را به خوبي هدايت کند. تاکيد بر کارآفريني، توجه ويژه به خلاقيت و نوآوري، هدايت و رهبري مبتني بر اصول فني، فرهنگ سازي موثر و توسعه مهارتهاي ارتباطي از عمده ترين وبژگيهاي عصر دات کام است ؛ عصري که به شدت حوزه مديريت و رهبري را چالش برانگيز ساخته است ( رافوني،2001) به اعتقاد سگال " 90 درصد مشكلات شركتها در فعاليتهاي آنلاين ناشي از مديريت است نه فناوري." تلفيق نظام مديريتي و نظام فناوري مستلزم داشتن رابطه همه جانبه با مشتري، کارکنان و سازمان است. تخمين زده مي شود تا سال 2013 هر يازده ساعت يکبار، اطلاعات دوبرابر شود. به اين سرعت تغيير، افزايش رقابت و تغيير سليقه و ذائقه مشتري نيز بايد اضافه شود. بنابراين در صورت عدم مديريت درست، از دست دادن يک مشتري به قدري سريع اتفاق مي افتد که مي توان آن را به کليک کردن بر موس کامپيوتر تشبيه کرد( برک، 2004).
مديريت الکترونيک چيزي بيش از يک تلاش گروهي يا اجتماعي براي تحقق اهداف سازمان است و در واقع به اين موضوع اشاره مي کند که چگونه مديريت در پرتو اقتصاد شبکه اي و تجارت الکترونيک تکامل مي‌يابد. نسل الکترونيک، صداي غالب قرن 21 است و مديريت الکترونيک به منزله پلي است که اين افراد را در جهت عملکرد بهتر ياري مي رساند( رهبري الکترونيک در دنياي شبکه، 2000).
در مديريت الکترونيک اگرچه نقشها تغيير عمده اي مي يابند، اما بسياري از مهارتهاي اصلي مديران همان مهارتهاي متداول و سنتي است. سازماندهي ساز و كار، نظارت، انگيزش، تيم سازي، تضمين كيفيت، رفع نواقص، رسيدگي، نظام مند كردن امور و اقدام در جهت بهبود اوضاع. تفاوت در فرآيند تعامل با كاركنان، كار و مشتريان واقع مي شود.
افرادي كه ريشه در كاركردهاي سنتي دارند غالبا معتقدند كه مديران بايستي همواره در دسترس و دم دست باشند تا با مسائل سازمان و کارکنان دست و پنجه نرم كنند. اين مورد مي تواند در كارهاي معيني كه راهكارهاي فيزيكي و يدي مي طلبد مصداق داشته باشد، اما براي بسياري از وظايف مديريتي در محيط كاري الكترونيك پايبندي به يك مكان ثابت، کارآمد نيست.
در رهبري و مديريت الکترونيک، خصوصيات خاص مديران در ايجاد سازگاري، رشد سريع و مهارت نوآوري بسيار حائز اهميت است. عصر اينترنت نياز به تغيير مهارت هاي مديران و نحوه يادگيري آنان ايجاد كرده است. به منظور يكپارچه سازي مديريت و فناوري، لازم است تكنولوژي با تمام سيستمهاي سازماني هماهنگ شود. در چنين فضايي از مديران الکترونيک انتظار مي رود که:
_ مرکز توجه و کانون تمرکز تجارت خود را به روشني مشخص سازند. مديران الکترونيک موفق در جهت ايجاد الگويي گام برمي دارند که بتوان به واسطه آن، ايده ها را به درآمد و سود تبديل کرد. آنها بايد استراتژي منسجمي را ترسيم نمايند که تمام بخشها و اهداف شرکت را يکپارچه سازد. در شرايط عصر حاضر، کانون توجه تجارت الکترونيک بيشتر بر مشتري و ارتباط با او متمرکز است تا بر توليدات و فرآيندهاي دروني سازمان. در نتيجه مديران بايد در اتخاذ تصميمات، شجاعت زيادي نشان دهند و به منظور بقا و رشد شرکت در صورت لزوم تغييرات لازم را به سرعت اعمال نمايند.
_ در جهت جذب و حفظ کارکنان با استعداد تلاش نمايند. تجارت الکترونيک درصدد جذب، استفاده و حفظ نيروي کار کمتر اما بهتر و مناسبتر است، لذا مديران بايد برنامه هايي را در جهت تکريم کارکنان، شناسايي استعدادها و مهارتها و برآورده ساختن انتظارات آنها اعمال نمايند.
_ فرهنگ کاري مناسب در جهت عملکرد بهتر را تقويت نمايند. فرهنگ کار الکترونيک بايد منجر به بهبود عملکرد سازماني و ايجاد مزيت رقابتي شود. همکاري، کار گروهي و ارزشها و هنجارهاي مشترک در موفقيت تجارت الکترونيک بسيار اهميت دارد.
_ سازماني شبکه اي و هوشمند ايجاد نمايند. مديران الکترونيک بايد اتحاد و ادغام خارجي را ترويج و تصميم گيري را توزيع نمايند. علاوه بر اين در فضايي تعاملي از ابداعات و فرصتهاي بازار، مشتريان و کارکنان استفاده کنند.
_ توسعه و توزيع دانش را ترويج و يادگيري سازماني را تشويق کنند. مديران الکترونيک بايد به منظور دستيابي به فرصتهاي بازار؛ ابتکار، خلاقيت و يادگيري را مورد تشويق قرار دهند و فضاي لازم براي توسعه مهارتهاي آموزش و رشد و بالندگي کارکنان را فراهم سازند(والکر، 2000).

[Y@SiN]

شرايط لازم براي مديريت الکترونيک

هر مدير خوبي مي تواند يك مدير الكترونيكي خوب نيز باشد. البته براي تبديل شدن به يك مدير الكترونيكي موفق شرايط و ويژگيهاي لازم است كه در زير به ده مورد از بهترين اين شرايط اشاره مي شود:
-1 سرعت: در جهان امروز، سريع بودن بسيار مهم تر از بزرگ بودن شده است. كوتاه شدن دوره عمر محصولات و خدمات، رشد سريع بازارها، تغييرات فزاينده تكنولوژي، تغييرات روز افزون انتظارات و سليقه مشتريان و مصرف كنندگان و .... منجر به كوتاه شدن تاريخ مصرف تصميمات مديران شده است. براي افزايش سرعت تصميم گيري، لازم است از تكنولوژي مبتني بر اينترنت كمك بگيريد. فراموش نكنيد كه بوروكراسي قاتل سرعت تصميم گيري شماست ، آن‌را كنترل و مهار كنيد.
-2 كاركنان خوب: منابع انساني مهمترين ورودي هاي سازمان هستند. سازمانهاي امروزي به نيروهاي كمتر اما با كيفيت تر نيازمندند. كاركناني با استعداد، مهارتها و نگرشهاي تازه در خصوص كار در خانه نياز مديران امروز است. لازم است شركتها در روشهاي استخدام و گزينش خود براي جذب كاركنان دانشي تجديد نظر نمايند. همچنين بايد روشهاي ارزيابي عملكرد نيز مورد بازنگري قرار گيرد.
-3 صداقت: در كسب و كار الكترونيكي به شركاء تامين كنندگان و حتي مشتريان اجازه داده مي شود به برخي از اطلاعات و پايگاههاي اطلاعاتي آن لاين شركت دسترسي يابند. اين امر مستلزم اعتماد و اطمينان است. صداقت، اساس موفقيت و استراتژي كليدي جذب مشتري است.
-4 مهارتهاي همكاري: اينترنت فرصتهاي جديدي را براي همكاري در اختيار تيم ها و شركتها قرار مي دهد. همكاري با مشتريان، تامين كنندگان وعرضه كنندگان مواد اوليه، شركاء و رقباي تجاري علي‌رغم بعد مكان و زمان از طريق اينترنت امكان پذير مي‌شود. يك مدير الكترونيكي بايد با مزاياي همكاري و مشاركت آشنا بوده و با استفاده از برون‌سپاري، ارزش افروده محصولات و خدمات خود را افزايش دهد.
-5 نظم و انضباط: اينترنت چيزي جز فرآيند‌ها، پروتكل ها و برنامه هاي استاندارد منظم نيست. شركتها بايد وب سايت خود را به گونه اي طراحي كنند كه موجب سردرگمي و گيجي مشتريان نشود. مدير الكترونيكي نيز بايد كليه مراحل ارتباط با مشتري را بر اساس اصول منظمي سازماندهي كند تا حداكثر بهره وري كسب شود.
-6 ارتباطات قوي: با توجه به سرعت تغييرات و پيچيدگي محيط رقابتي، استراتژي‌هاي ارتباطي يكي از مهمترين استراتژي هاي هر سازماني است. ارتباطات نمي تواند در داخل سازمان يا حتي در چارچوب مرزهاي يك كشور محدود باشد. مدير الكترونيكي بايد در برقراري ارتباط اصولي و قوي با كليه مشتريان، تامين كنندگان و ساير شركتهاي ديگر نهايت دقت و توجه را مبذول كند.
-7 مهارتهاي مديريت محتوا: اساس و شالوده وب سايت تمام شركتهاي الكترونيكي اطلاعات است. متاسفانه بسياري از مديران، مديريت سايت تجاري را نمي دانند و يا نمي توانند يك سايت را به خوبي طراحي و اداره نمايند.
-8 تمركز بر مشتري: در دنياي رقابتي امروز فرصتهاي جديدي براي عميق تر كردن ارتباطات شركتها با مشتريان ايجاد شده است. تغيير نگرش مديران از استخدام به نگهداري بالندگي كاركنان ، از توليد محوري به ارائه خدمات و از بازار انبوه به بازارهاي سفارشي و منحصر به‌فرد گوياي اين مطلب است. مدير الكترونيكي بايد بيش از توجه به محصول و مديريت فرآيند، بر مشتري تمركز نمايد و اين مساله جز با تقويت كانالهاي ارتباطي و بهبود استراتژي‌هاي اطلاعاتي، امكان پذير نيست.

-9 مديريت دانش: انقلاب ارتباطات، اهميت مديريت دانش را افزايش داده است. توسعه پايگاههاي داده و گسترش اينترنت به شركتها اين امكان را داده تا بتوانند جهاني فعاليت كنند. اما فعاليت جهاني نياز به كاركنان دانشي دارد كه پيچيدگي و حساسيتهاي بيشتري را براي مديريت و رهبري مي طلبد.
-10 رهبري: بسياري از مديران بخصوص در اروپا و آسيا، نحوه استفاده از اينترنت را نياموخته اند، در حالي‌كه در كسب و كار الكترونيكي مقدار زيادي از وقت مدير صرف ارتباط از طريق پست الكترونيكي، برقراري ارتباطات آنلاين، به روز نگهداشتن وب سايت و .... مي شود. رهبري الكترونيك با شكلهاي ديگر رهبري اثر بخش تفاوت ندارد، جز اينكه به دليل ماهيت رقابتي محيط الكترونيك سازمانها و مشتريان الكترونيك، لازم است سطح بالايي از رهبري تحول گرا اعمال شود. داشتــن نگرش رهبري تحول‌گرا به مدير الكتــرونيكي كمك مي‌كند برترس خود از مــواجهه با محيط الكترونيكي غلبه كرده و با سرعت خـود را با تغييرات رقابتي هماهنگ سازد( کارکنان اکونوميست، 2000).

[Y@SiN]

تيجه گيري
مديريت نوعي هنر است که در جهان متلاطم و رقابتي امروز، نقش و جايگاه آن اهميت بيشتري مي يابد. چالشهاي جهان الکترونيک به قدري پيچيده و بديع هستند که بدون جهش استراتژيک تمام افراد و عناصر سازمان، امکان مقابله و رويارويي با آنها وجود ندارد. در دنياي متلاطم کنوني سازمانهايي که قادرند به‌طور سريع و موثر از فناوري استفاده کرده و الگوهاي جديد موجود در اطلاعات مشتريان، رقبا و کارکنان را تشخيص دهند، داراي مزيت رقابتي مي‌شوند. در اين بين مديريت الکترونيک و فرآيند اداره کسب و کارهاي ديجيتال نيازمند تامل و تعمق ويژه اي است. هر مدير خوبي مي تواند يك مدير الكترونيكي خوب نيز باشد. در مديريت الکترونيک اگرچه نقشها تغيير عمده اي مي يابند اما بسياري از مهارتهاي اصلي مديران همان مهارتهاي متداول و سنتي است و تفاوت تنها در فرآيند تعامل با كاركنان، كار و مشتريان واقع مي شود.