آشنایی با کاربرد بانک اطلاعاتی اکسس (Access) قسمت اول

[Borna66]

http://pnu-club.com/imported/mising.jpg



آشنايي با کاربرد Access

اكسس كه يكي از برنامه هاي موجود در بسته نرم افزاري آفيس( Microsoft Office ) است براي ساماندهي و كنترل و مديريت پايگاه داده ايجاد شده است.
اين برنامه داراي قابليتهاي بسيار است , مانند ايجاد صفحه ورود اطلاعات به شكل دلخواه.
به عنوان مثال وقتي شما مي خواهيد اطلاعات موجود در يك چك را در كامپيوتر خود ذخيره كنيد شما با استفاده از برنامه اكسس مي توانيد صفحه ای درست همانند صفحه چك ايجاد كنيد و اطلاعات را به صورت كاملا گرافيكي در آن وارد كنيد.
شما پس از ايجاد پايگاه داده هايتان حتي مي توانيد از آنها گزارش گرفته و يا در بين اطلاعات خود جستجو كرده البته تمامي اين امكانات را شما با دستان قدرتمند خود ايجاد خواهيدكرد.
از موارد استفاده برنامه اكسس به طور شهودي مي توان به استفاده آن در قسمت حسابداري يك شركت و يا نگهداري اطلاعات اشخاص عضو در سايتتان و حتي نگهداري اطلاعات كارمندان (حتي عكس آنها) و موارد بسيار متنوع ديگر اشاره کرد.
شما پس از ايجاد اين پايگاه داده حتي مي توانيد آن را در شبكه در اختيار ديگران قرار داده يا بر روي آن كليد رمز گذاشته يا حتي در سطح كاربران مختلف مقدار دسترسي هر كاربر را تعيين كنيد.

[Borna66]

آشنایی با روند تکاملی نگا رشهای ACCESS

برنامه های office ابتداعا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن ۱ و ۲و .....و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های ۹۷،۲۰۰۰،۲۰۰۲،۲۰۰۳،و بالاتر بوجود امده است.
شناسایی اصول کار با Menu Bar
باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .این تفاوت را در شکل D6 و D7 می توانید ببینید.

شناسایی اصول کار با Toolbars

یکی از راحتترین کارها ، انتخاب دکمه های نوار ابزار می باشد که در دسترس کاربر قرار می گیرد.از قابلیت های برنامه Access این است که متناسب با هر object ایی ابزار ان در اختیار کاربر قرار می دهد.بنابراین در شی Table نوار ابزارهای نمای Data sheet ان(شکل ِD1 )

با نوارابزارهای نمای design view ان(شکل D2) تفاوت داردبه همین ترتیب سایر شی ها نیز از این مسئله مستثنی نیست.

در صورتی که بخواهید نوار ابزاری را فعال یا غیر فعال نمائید، کافیست از منو view گزینه Toolbar را انتخاب سپس گزینه customize را انتخاب کنید.شکل D3

سپس تیک نوارهای مورد نظر را فعال یا غیر فعال کنید.شکل D4

شناسایی اصول کار با StatusBar

قسمت پایین پنجره برنامه نوار خاکستری وجود دارد که به ان نوار وضعیت میگویند. نوار وضعیت ، اطلاعات نماها و جزئیات و توضیحات درباره فیلدها و غیره را نمایش میدهد .شکل D5

شناسایی اصول کار با اجزاء تشکیل دهندهء بانک اطلاعاتی در ACCESS

اكسس ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي است. بانكهاي اطلاعاتي امكان گردآوري انواع اطلاعات را براي ذخيره ‌سازي ،جستجو و بازيابي فراهم مي‌كند. ساختار Access بر چيزي موسوم به object (شي) بنا شده است. شي هاي اصلي: در محيط اكسس هر چيزي كه يك نام داشته باشد يك شي تلقي مي شود.

۱- Table (جدول)
۲- QUERY (پرس وجوها
۳-Form (فرم ها)
۴- Report (گزارشها)
۵- Page (صفحه هاي دسترسي به داده ها)
۶- Macros (ماكروها)
۷- Modules (مدول ها)

[Borna66]

تشريح كلي بر اجزاء تشكيل دهنده DataBase Access (بانك اطلاعاتي اكسس)

Table : جدول يكي از اجزاء اصلي بانك اطلاعاتي Access مي باشد كه با هدف اصلي هر جدول نگهداري اطلاعات مي باشد و داده ها را شما در جدول وارد مي كنيد. چگونگي طراحي و سازماندهي داده ها به شكل ستون ها و سطرها جدول را تشكيل مي دهد. بانك اطلاعاتي Access مي تواند داراي يك يا چندين جدول باشد بگونه اي كه با هم در ارتباط و تقابل باشند.در شکل Table0 شما می توانید این شی را ببینید.

در صورت انتخاب گزینه open از پنجره شی table وارد محیط ورود داده(Data Sheet View) میشوید.شکل Table1.

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Table وارد محیط Design View میشوید. شکل Table2.

اجزاء تشكيل دهنده بانك اطلاعاتي اكسس

Query :Query اساسا يك سئوال است و هر پرس و جو براي استخراج اطلاعات مورد نظر از يك بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي گيرد و هر پرس و جو مي تواند گروهي از ركوردها را كه شرايط خاصي را دارا هستند انتخاب كند، پرس و جوها را مي توان بر اساس جداول يا پرس و جوهاي ديگر آماده نمود. با استفاده از پرس و جوها مي توان ركودهاي بانك اطلاعاتي را انتخاب كرد و تغيير داد يا حذف كرد. همچنين مي توان براي پي ريزي فرمها، گزارشات و صفحات دسترسي به اطلاعات از نتايج پرس و جوها استفاده نمود. زبان قابل برنامه نويسي در پرس و جو،SQL مي باشد.در شکل query0 شما میتوانید این شی و نماهای ان را ببینید.

در صورت انتخاب گزینه open از پنجره شی Query وارد محیط ورود داده(Data Sheet View) میشوید.شکل Query1.

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Query وارد محیط Design View میشوید. شکل Query2.

ادامه اجزاء تشكيل دهنده بانك اطلاعاتي اكسس

Form: متداولترين روش استفاده از فرمها، ورود داده ها و نمايش داده ها مي باشد. فرمها براي سفارشي كردن نمايش داده هايي كه برنامه شما از پرس و جو ها يا جداول ها استخراج مي كند مي باشد به عبارتي فرم شامل پنجره ايي است كه امكان اطلاع رساني به كاربران و يا دريافت اطلاعات از آنها را در اختيار قرار مي دهد.

با انتخاب گزینه open از پنجره شی Form وارد نمای ورود داده (Form View) فرم میشوید .شکل form1 .

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Form وارد محیط Design View میشوید. شکل Form2.

Report: گزارش شي است براي قالب بندي. محاسبه و چاپ و خلاصه كردن اطلاعات انتخاب گزارشها مي توانند براساس جداول، پرس و جوها باشند قابليت گزارش چاپ داده هاست. همچنين گزارشها را مي توان براساس چند جدول و يا پرس و جو تهيه نمود تا رابطه بين داده ها را نشان دهد.در شکل Report0 شما پنجره شی Report و نماهای آن را می توانید مشاهده کنید.

در صورت انتخاب نمای preview از پنجره شی Report وارد نمای نمایش گزارش میشود.شکلReport1 .

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Report وارد محیط Design View میشوید. شکل Report2.

[Borna66]

ادامه اجزاء تشكيل دهنده بانك اطلاعاتي

Data Access page: اين صفحه شي است كه نمايش و ويرايش را تحت internet explorer ماكروسافت تسهيل مي بخشد. اين صفحه كاربران را قادر مي سازد كه از طريق اينترنت با اينترانت اطلاعات موجود در پايگاه داده ها را مشاهده و ويرايش نمايند. كار با اين صفحات بسيار شبيه كار بر روي يك جدول يا فرم در Access مي باشد.

با انتخاب نمای Open از پنجره شی Page شما وارد نمای ورود داده page میشوید .شکل page1.

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Page وارد محیط Design View میشوید. شکل page2.

Macros: ماكروها به خود كار(Automatic)كردن كارها تكراري، بدون نوشتن برنامه هاي پيچيده يا فراگيري يك زمان برنامه نويسي كمك مي كند در واقع ماكروها يكسري عمليات هايي هستند كه در واكنش به يك رويداد مشخص اجرا مي شوند. مانند كليك بر روي يك دكمه براي بسته شدن يك فرم و غيره، واكنش نشان مي دهد. نمای ها و پنجره شی Macro را می توانید مشاهده کنید.شکل Macro 0 .

در صورت انتخاب Run از پنجره شی Macro به نمای اجرا ماکرو میروید . و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Macro وارد محیط Design View میشوید. شکل Macro2.

Modules: محيط بسيار قوي و با كيفيت براي برنامه نويسي، محاسبات و عمليات پيچيده روي سيستم بانك اطلاعاتي است در اين شي از زبان برنامه نويسي ويژوال بيسيك استفاده مي شود. مدول حاوي روال هايي سفارشي مي باشد و به شما اجازه به دام انداختن خطا را مي دهد در صورتي كه اين قابليت در ماكروها موجود نبود هر مدول حاوي توابعي مي باشد كه از هر جاي برنامه قابل فراخواني است و مي تواند نسبت به رويدادهاي موجود روي يك فرم و يا گزارش وابسته واكنش نشان دهد.
همچنين براي انجام فعاليتهاي پيچيده اي چون بازكردن يك صفحه گسترده برنامه exell وغیره....... ،استفاده نمود.
پنجره شی Module و نماهای آن در شکلModul0 قابل مشاهده است.

و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Modules وارد محیط Design View میشوید. شکل Modul2.

[Borna66]

شناسایی اصول کار با محیط ACCESS

تعريف پايگاه داده‌اي ارتباطي:
پايگاه داده‌هاي ارتباطي، مجموعه‌اي از جدول‌هاي داده است كه يك فيلد مشترك در هر يك از جدولهاي موجود دارد و از طريق آن مي‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به اين مدل از پايگاه داده‌ها ، پايگاه داده‌هاي ارتباطي RelationShip مي‌گويند.
به دو صورت زير مي‌توان يك پايگاه داده رابطه‌اي(Database) ايجاد نمود:
۱/ Blank Database
2. Database Wizard
ابتدا create a new file را انتخاب كرده و سپس مي توان از blank data base ،از قسمت new فايل access را با طراحي تمام اجزاء توسط كاربر انجام داد و يا اينكه با انتخاب on my computer از الگوهاي طراحي شده به صورت wizard استفاده نمود. در Wizardها بخشي از object ها طراحي شده و كاربر كافي است با تغييراتي آن را براي كار خود استفاده نمايد.
در صورت انتخاب Blankكليه اشيائ اكسس شاملTable و غيره قابل طراحي توسط كاربر مي‌باشد. براي ايجاد پايگاه داده ابتدا بايد نام ومسير Data Base را تعيين نمود.
گزينه‌هاي زير در اجزا Table, Query,Form مشترك ميباشد
۱/ Open(نماي ورود داده)
۲/ Design(نماي طراحي)
۳/ New(ايجاد شئ جديد)
Macros ,modules داراي گزينه‌هاي زير مي‌باشند:
۱/ Run(اجرا)
۲/ Design
3. New
Report شامل:
۱/ Preview(پيش نمايش)
۲/ Design
3. New
با انتخاب blank data base مرحله file new data base فعال مي گردد كه در اين قسمت نام فايل و مسير فايل را مي توان مشخص نمود. پيش فرض برنامه براي نام db1 و يا db…… مي باشد. و مسيرپیش فرض آن my document که خود برنامه فایل ساخته شده را در این مسیر ذخیره میکند، مي باشد.

[Borna66]

توانایی ایجاد یک بانک اطلاعاتی

در این فصل می اموزید چگونه می توان جدول ایجاد نمود با تعریف داده ،فیلد و رکورد آشنا میشویدو با خصوصیات محیط طراحی و محیط ورود داده آشنا میشوید.
برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی همانگونه که در قسمت شناسایی اصول کار با محیط ACCESS گفته شد ابتدا یک فایل با نام مورد نظر می سازید .حال برای تکمیل این بانک اطلاعاتی باید یکی یکی اشیا موجود برای ایجاد بانک اطلاعاتی را بسازیم که اولین و مهمترین انها جدول می باشد ،قبل از آشنایی و ساختن جداول باید با تعاریف و اصطلاحات لازم اشنا شد .
تعريف داده (Data):
هرگونه اطلاعات لازم و كاربردي درباره يك موجوديت را يك داده مي‌گويند.
تعریف فیلد(Field) :
به هر ستون يك جدول كه در بر گيرنده كليه اطلاعات مربوط به آن ستون مي‌باشد و بخشي از يك موجوديت را تشگيل ميدهد فيلد گفته مي‌شود.
تعريف Rcord :
به هر سطر يك جدول كه اطلاعات مربوط به يك موجوديت را نشان مي‌دهد ، ركورد گويند.
به شکل زیر توجه کنید ما در این جدول ۴ ستون داریم که فیلدهای ما را تشکیل میدهد،کد پرسنلی یکی از فیلدها میباشد و اطلاعات در سطر که مشخصات یک فرد میباشد رکورد را تشکیل می دهد.

[Borna66]

. اشنایی با خواص مربوط به جداول و فیلدها

برای ساخت جدول روی گزینه New مطابق شکل زیر کلیک کرده تا گزینه های زیر ظاهر شود.هر کدام از گزینه های زیر یک روش برای ساخت جدول می باشد ،که با توجه به نوع اطلاعات و راحتی و سرعت کارتان یکی از اینها را می توانید انتخاب کنید.مراحل زیر را دنبال کنید تا با هر یک از این شیوه های ساخت جدول اشنا شوید.
۱/ DataSheet View
2. Design View
3. Table Wizard
4. Import Table
5. Link Table
DataSheet View :
در این روش محیط را به شكل يك صفحه گسترده يا با فرمت جدولي نمايش مي‌دهد.ستونها نماينگر فيلدهاي موجود در جدول هستند. كه از Field 1 تا Field 10 در آن موجود مي‌باشد .شما در این روش با Rename Column کردن نام این فیلدها و وارد کردن نام فیلدهای مربوطه می توانید جدول خود را بسازید.برای اینکار ابتدا فیلد را انتخاب سپس از منو Format گزینهRename Column را انتخاب کنید و یا اینکه روی فیلد مورد نظر راست کلیک کنید و گزینه Rename Column را انتخاب کنید .
مزیت این روش این است که شما میتوانید هم فیلدها

Table Wizard

دراین روش شما می توانید از جداول از پيش طراحي شده براي ساخت جدول خود استفاده نمایید.با انتخاب این Table Wizard از قسمت New پنجرهء محاوره ای ان ظاهر می گردد که شامل گزينه‌هاي زير موجود است:
۱/ Sample Tabales :نمونه جدول توسط اين گزينه انتخاب مي‌شود.كه بر اساس دو مورد
A. Business
B. Personal
قابل انتخاب مي‌باشد.بعبارتی دیگر چون جداول از قبل ساخته شده است و شما می خواهید جدول یا جداول خود را انتخاب کنید انها را در دو گروه دسته بندی کرده اند که شما به راحتی انها را جستجو کرده و فیلدها و جداول مورد نطرتان را انتخاب کنید.انتخاب اول جداول مربوط به مشاغل و دسته دوم جداول موارد شخصی و عمومی می باشد.
۲/ Sample Fields :با انتخاب هر جدول فیلدهای ان در قسمت Sample Field ظاهر میشود ،که به شما این اجازه را می دهد که توسط دکمه های راهنما انها را به قسمت Field In My New Table انتقال دهید.
۳/ Fields In My New Table : فیلدهای منتقل شده به این قسمت ،فیلدهایی هستند که جدول شما را می سازند.
۴/ NEXT
5. در اين مرحله نام براي جدول خود انتخاب کنید و از شما می پرسد که فيلد كليد اصلي برای جدولتان در نظر بگیرم ،در صورتي كه پيش فرض را بپذيريد خود برنامه كليد اصلي ايجاد مي‌كند در غير اين صورت خود بايد تعيين نماييد. برای درک اینکه فیلد کلید اصلی چیست مراجعه کنید به قسمت شناسایی اصول کار با رابطه ها و فیلدهای کلیدی .
۶/ NEXT
7. در اين مرحله مي‌توان نحوه اجرا جدول را تعيين نمود:
أ‌. اجرا در نماي ورود داده
Enter date directly into design
ب‌. اجرا در نماي طراحي
the table design Modify
ت‌. اجرا در نماي ورود داده همراه با ايجاد فرم از ان
Enter date into the table using a form the wizard creates for me.
گزینه خود را انتخاب کنید و دکمه Next غیر فعال است با انتخاب دکمه Finish ساخت جدول تمام می شود.و نتیجه را می توانید مشاهده کنید.

Design View

در این روش می توانید جدولی بسازید که خود ساختار جدول ، فيلدها و خصوصيات ان را تنظيم نمودو مشاهده نمایید .
نماي طراحي از دوقسمت بالا و پایین تشکیل شده که شامل گزينه‌هاي زير می باشد.
در قسمت اول پنجره طراحي داريم:
۱/ Field Name
2. Data Type
3. Description
قسمت دوم شامل Field Properties می باشد که خود شامل دو بخش است:
۱/ General
2. Look Up
• Field Name:
امكان نام گذاري براي فيلدها را امكان پذير مي‌سازد.در قسمت های بعدی با قواعد نامگذاری ان اشنا میشوید.
• Description :
شما میتوانید برای راهنمایی کاربران توضیحاتی درباره فیلد مد نظرتان بدهید.نتیجه انچه بعنوان توضیح نوشته اید در نمای ورود داده در قسمت StatusBar قابل مشاهده می باشد البته باید ستون نام ان فیلد انتخاب باشد.
• Field Properties :
متناسب با نوع داده خصوصيات را نشان مي‌دهد و نشان مي‌دهدچه خصوصياتي را مي‌توان وارد كرد و یا تنظیم نمایید . برای درک این مطلب باید قسمتهای اینده را بررسی و دنبال کنید.
برای ساخت جدول از طریق Design View شما باید با نوع دادهData Type و سایر خصوصیات آشنا شوید بنابراین مراحل بعدی را دنبال کنید تا توانایی ایجاد جدول را با استفاده از این روش بدست اورید.

[Borna66]

شناسایی اصول انتخاب نوع فیلدها،اندازه انها و فرمت انها

قواعد نامگذاري فيلدها:
۱/ نام فيلدها نبايد از ۶۴ كاراكتر بيشتر باشد
۲/ حتما بايد اول نام فيلدها با حروف الفبا شروع شود ولي در ادامه نام مي‌توان از ارقام نيز استفاده كرد.
۳/ در نام فيلد از علامتهايي همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نبايد استفاده كرد.
Data Type :
اصل و اساس جدول را مشخص مي‌كند و در واقع نوع داده و اطلاعاتي كه در فيلد ذخيره مي‌شود را مشخص مي‌كند.بعبارتی دیگر یک واحد سنجش می باشد برای فیلدهای ما بطور مثال ما برای خرید پارچه از واحد متر استفاده می کنیم و میگویم ۳ متر از پارپچه A بده و یا به کسی که ادرس می پرسد می گوییم ۱۰۰ متر باید حرکت کنی بنابراین نتیجه میگیریم که نوع داده ،مشخص میکند هر فیلدی چه دسته از داده ها را شامل میشودو از چه نوعی است.
نوع داده شامل گزينه‌هاي زير مي‌باشد:
Text:
وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که متنی باشد از این نوع داده استفاده میشود.این نوع داده شامل حرف و عدد است كه محدوده ان از ۱ تا ۲۵۵ كاركتر را مي‌پذيرد.مثل فیلد FirstName ،LastName ،غیره
Memo :
نوع داده متني كه ۶۵۰۰۰ كاركتر حرفي را مي‌پذيرد.این نوع داده مانند نوع داده Text میباشد با این تفاوت که برای فیلدهایی استفاده میشود که چند خطی هستند و تعداد کارکترهای انها بیش از ۲۵۵ کارکتر است.مثل فیلد Note و غیره
Number :
وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که رقم و عددی باشد ازنوع داده عددي استفاده می کنیم کاربرد ان این است که براي نگهداري عمليات محاسباتي به كار مي‌رود.مثل فیلد NomreDarss و غیره
Date/Time :
وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که قابلیت نمایش تاریخ و زمان را داشته باشد ازنوع داده Date/Time استفاده می کنیم .مثل فیلد BirthDate و غیره
Currency :
وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که قابلیت دریافت مقادیر پولی را داشته باشد ازنوع داده Currency استفاده می کنیم .مثل فیلد UnitPrice و غیره
AutoNumber :
نوع داده كه به طور متوالي رقم مي‌اندازد.یعنی با انتخاب این نوع داده به طور اتوماتیک ارقام ایجاد میشود.اصولا فیلدهای که با نام کد پرسنلی ،کد دانش اموزی و غیره از این نوع داده استفاده میشود.
Yes/No :
این نوع داده برای فیلدهایی که می خواهیم به صورت گزينشي باشد استفاده میشود.مثلا فیلد جنسیت که جواب ان بله یا خیر می باشد.
OLE Object :
كليه برنامه‌هاي كاربردي كه ole(object link embaded) را پشتيباني مي‌كند ، نگهداري مي‌كند.در فصول بعدی در قسمت ارتباط و لینک برنامه Access با سایر برنامه های تحت Office کاربرد این نوع داده توضیح داده شده است.
HyperLink :
كليه سندها ،آدرسهاو صفحات Web را نگهداري مي‌كند. در فصول بعدی کاربرد ان توضیح داده شده است.
LookUp Wizard:
امكان انتخاب گزينه‌ها را به صورت انتخاب از ليست فراهم مي‌كند.اين گزينه روي دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت مي‌توان آن را ايجاد نمود .
۱/ از Table or Query
ابتدا در نماي طراحي فیلد مورد نظر را كه از نوع داده text يا number مي باشد را انتخاب كرده و سپس روي همان نوع داده ، نوع داده lookup wizard را انتخاب مي كنيم . در اين مرحله با استفاده از جدول يا پرس و جوي مدنظر مي توان look u p را طراحي نمود .
در اين مثال ابتدا فيلد sex (جنسيت) انتخاب شده است و ازجدول table 1 مي خواهيم براي lookup استفاده كنيم.
در اين مرحله فيلد table1 كه مي خواهيم به عنوان ليست lookup قرار گيرد را انتخاب مي كنيم.
در صورتي كه بخواهيم ميتوانيم ليست را به صورت مرتب شده صعودي و يا نزولي مرتب كنيم. كه در زير به صورت صعودي نمايش داده شده است.
در اين مرحله يك نام براي فيلد lookup داده شده و با تائيد كاربر، ليست look u p تشكيل مي گردد.
نتيجه ايجاد lookup (ايجاد ليست براي فيلد جنسيت) در نماي ورود داده data sheet view قابل مشاهده مي باشد.
۲/ايجاد مقادير توسط كاربر
بقيه مراحل مانند ايجاد lookup با استفاد ه از روش TABLE و يا query مي باشد.
در هر دو مورد از طريق ويزارد با انتخاب گزينه‌هاي مورد نظر به آساني Look Up ايجاد مي‌گردد.

سایز فیلد برای داده های عددی و متنی

Field Size :
منظور از سایز فیلد همان Field Size است. نوع داده Text,Number,AutoNumber داراي فيلد سايز مي‌باشند.
نوع داده Text :
Field size:50
مقدار اين نوع داده به صورت عددي بوده كه بطور پيش فرض مقدار ۵۰ را نشان ميدهدبه عبارتي ديگر، كنترل كننده تعداد كاركترهاي ورود داده براي فيلد است.
نوع داده Number :
این نوع داده دارای فیلد سایز با محدوده های متفاوتی می باشد .مراحل زیر را دنبال کنید تا با این فیلد سایز آشنا شوید.Autonumber دارای فیلد سایزی مشابه Number میباشد.

قالب نمایش برای فیلدها

Format :
نحوه نمايش و قالب بندي داده های وارد شده توسط کاربر را كنترل مي‌كند. فرمت براي نوع داده‌هاي زير كاربرد دارد:
Text :

Number,Autonumber,Currency :

Date/Time

Yes/No
فرمت آن به صورت زير مي‌باشد

استفاده از Input Mask

اين خصوصيت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندي كنترل مي‌كند.داده‌هاي از نوع Text , Number , Date/Time , Currency داراي اين خصوصيت مي‌باشند ، گزينه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زير مي‌باشد:
۰ : احتياج به عدد است.بعبارتی دیگر وقتی بخواهیم کاربر فقط بتواند داده های رقمی وارد کند و همچنین الزاما داده وارد کند از این فرمت می توان استفاده نمود .
مثال:
فیلدی را با نام وزن محصول ایجاد کنید و نوع داده ان را Number قرار دهید حال:
Input mask:000 قرار دهید .وقتی که وارد نمای ورود داده میشوید شما باید الزاما یک وزن با سه رقم وارد کنید مثلا ۱۲۳ ،۴۵۶ و غیره
۹ : عدد يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست.این مورد مانند کارکتر ۰ است با این تفاوت که الزاما نباید رقم وارد شود اختیاری است.مثال بالا را با این کاراکتر امتحان کنید.
#:عدد،علامت مثبت ، علامت منفي و فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست
L :احتياج به حرف است.مثلا برای فیلد نام که از نوع داده text استفاده شده کافیست مقدار Input mask:LLLLL وارد کنید بنابراین الزاما باید داده وارد شود برای نام و باید حتما ۵ کارکتری باشد مثل نام سعیده و غیره
? :حرف مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست.مانند مثال بالا اما الزامی نیست اختیاری است داده وارد کردن.مثال بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.
A :احتياج به حرف يا عدد است.این کارکتر برای نوع داده Text قابلیت دارد.نحوه بکار بردن ان مانند موارد گفته شده می باشد.این کارکتر را برای فیلد کد محصول بررسی کنید.بطور مثال در Input mask:AAAA را وارد و نتیجه را بررسی کنید.
a :حرف يا عدد مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست.مثال بالا را با این کارکتر بررسی کنید.
:احتياج به حرف يا فاصله خالي است.مثالهای بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.
C :هر كاركتر يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست. مثالهای بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.
< : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف كوچك تبديل مي‌كند.مثلا برای فیلد نام وارد کنیدInput mask:>????? وقتی وارد نمای ورود داده فیلد میشوید با وارد کردن یک نام ۵ کارکتری یا کمتر آن نام را با حروف بزرگ نمایش میدهد.لازم به توضیح است که روی فیلدهای انگلیسی اجرا میشود حروف بزرگ.
<: كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف بزرگ تبديل مي‌كند.مشابه مثال بالا اما کارکترهای انگلیسی را کوچک نمایش میدهد.
! :باعث مي‌گردد كاركترها از راست به چپ وارد شوند
\ :كاركترهاي كه به دنبال آن مي‌آيند به جاي اينكه به عنوان كد خوانده شود به صورت تحت الفظي نمايش مي‌يابد.یعنی اگر بخواهیم یک مقداری عینا نمایش یابد قبل از آن کارکتر از این علامت استفاده میشود.مثلا در فیلد کد محصول وارد کنیم Inputmask:\a???Aدر نمای ورود داده این مقدار را وارد کنید برنامه میپذیرد و مقدار a را به طور ثابت در همه رکوردها نمایش می یابد.مثلا aksh3 یاadfg7 یا aermz و غیره
نكته :معادل کارکتر \ می توانید از علامت نقل قول(“ “) استفاده کنید.
Inputmask:”a”???A
تعیین مقادیر پیش فرض برای فیلدها
• Default Value :
شما می توانید با این خصوصيت براي فيلد طراحي شده خود يك مقدار به صورت پيش فرض تعریف کنید. به طور مثال فیلد شهر با نوع داده Text را در نظر بگیرید و خصوصیت Default Value:esfahan قرار دهید .در نمای ورود داده هرگاه رکورد جدیدی ایجاد شود شما مقدار esfahan را در ستون فیلد نام شهر می بینید،شما میتوانید این مقدار پیش فرض را پذیرفته و یاحذف و مقدار جدیدی وارد کنید.
• Rule Validatin :
خصوصيتي است كه امكان كنترل ورود داده ها را دارا مي‌باشد، به عبارتي ديگر با تعيين مقدار در اين خصوصيت كاربر را ملزم به وارد كردن مقادير تعيين شده مي‌نماييد.
برای مثال شما می خواهید فیلد کشور فقط نام کشور ایران و یا آلمان را از کاربر دریافت و لا غیر ،پس ابتدا خصوصیت Validation Rule:"Iran" or "German" را برای این فیلد وارد کنید در نمای ورود داده وقتی می خواهید برای این فیلد داده وارد کنید اگر غیر از این دو کشور کشور دیگری وارد شود ، نمی پذیرد و پیغام خطا می دهد.

[Borna66]

انواع عملگرها

عملگرهاي مقايسه‌اي :
۱/ > علامت بزرگتر
۲/ < علامت کوچکتر
۳/ = علامت مساوی
۴/ => علامت کوچکتر و مساوی
۵/ =< علامت بزرگتر و مساوی
۶/ < > علامت مخالف
عملگرهاي منطقي:
۱/ And این شرط در صورتی برقرار است که هر دو شرط درست باشد.
۲/ Or این شرط در صورتی برقرار است که حداقل یکی از شرط ها درست باشد.
۳/ Xor این شرط در صورتی برقرار است که حداقل یکی از شرط ها غلط باشد.
۴/ Not این شرط در صورتی برقرار است که هر دو شرط غلط باشد.
۵/ …. Between ….And این شرط محدوده ایی از مقادیر را تعیین میکند.مثلا نمرات بین ۱۵ تا ۲۰ کافیست در این شرط بنویسیدValidation Rule:Between 15 And 20 بنابراین فقط نمرات بین این محدوده را دریافت میکند.

این عملگر ها برای شرط گذاری روی این خصوصیت مطابق مثال فیلد کشورکاربرد دارد در مثالهای بالا با انواع کاربردهای ان اشنا شده و می توانید بکار ببرید
• Validation Text :
درصورتي كه كاربر مقاديري خارج از مقادير تعيين شده در خصوصيت قبل وارد نمايد پيغام خطا صادر مي‌نمايد.(كاربر مي‌تواند خود پيغام مناسبي درج نماييد)
• Required :
در صورت فعال كردن اين خصوصيت ورود داده براي آن فيلد الزامي مي‌باشددر صورت وارد نكردن داده ،پيغام اخطار مي‌دهد. به طور مثال اگر این خصوصیت را برای فیلد نام خانوادگی روی مقدار Yes تنظیم کنید ، در نمای ورود داده اگر کاربر ستون این فیلد را خالی گذارد و ان سطر را پر کند هنگامی که می خواهد سراغ رکورد بعد برود پیغام خطا مبنی بر اینکه این فیلد نمی تواند خالی باشد می دهد و تا زمانی که مقدار ندهید به شما اجازه ورود داده نمی دهد.

• Length Allow Zero:

[Borna66]

شناسایی اصول کار با شاخص ها

شناسایی اصول کار با رابطه ها ، فیلدهای کلیدی و ایندکسها (شاخص ها)
دلیل استفاده از ارتباطات بین جداول این است که از ورود داده های تکراری بی مورد و شلوغی بانک اطلاعاتی جلوگیری شود.لذا هر بخش از اطلاعات مرتبط را در یک جدول سازماندهی مینماییم.به طور مثال بانک اطلاعاتی کارنامه دانش آموزی را در نظر بگیرید حداقل ۲ جدول ، یکی مشخصات دانش اموز و دیگری مشخصات دروس لازم است برای اینکه مشخص شود هر دانش اموزی چه دروسی دارد باید بین این دو جدول ارتباط برقرار کرد.در برقراری ارتباط باید فیلدی انتخاب شود که نماینده برقراری این ارتباط شود پس باید این فیلد شاخص باشد،یعنی Index گذاری شود.همچنین این فیلد باید کلید اصلی شود (primary key).
کلید اصلی:
کلید اصلی ،داده های شما را با مشخص کردن رکوردها به صورت یکتا سازماندهی می کند.کلید اصلی فیلد خاصی از آن جدول است.
پس می توان نتیجه گرفت که فیلدی که کلید اصلی میشود خاصیت یکتایی و منحصر بفرد بودن دارد و تکرار پذیر نیست.بنابراین بدانید فیلد هایی باید به عنوان کلید اصلی انتخاب شود که یکتا باشد مانند کد دانش اموز در جدول مشخصات دانش اموز ،کد محصول،کد سفارش،کد مشتری و غیره....فیلدی مثل نام ،نام خانوادگی نمی توانند کلید اصلی شود زیر نامها و نام خانوادگی های مشابه وجود دارد پس نمی تواند یکتا باشد .بنابراین فیلدهایی که به صورت کد هستند برای این منظور کاربرد دارند

[Borna66]

ارتباط بین جدولها - Tables

سه نوع ارتباط بین جداول مطابق زیر موجود میباشد:
۱/ ارتباط يك به چند
۲/ ارتباط يك به يك
۳/ ارتباط چند به چند
برای برقراری هر کدام از این ارتباطات شرایطی لازم است که در زیر به تفضیل بیان شده است.
نکته ۱- براي مورد ۱و ۲ حداقل ۲ جدول نياز است.
نکته ۲-برای مورد ۳ حداقل ۳ جدول نیاز است.
- نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به چند
- در جدول اول
انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
- Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر
- در جدول دوم
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
- (Index:Yes(Duplicates Ok
- Primary Key لازم نيست
نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به يك
- در جدول اول
- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
- Primary Key
- ( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر
- در جدول دوم
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول
-( Duplicates Index:Yes( No
- Primary Key
نكات ايجاد ارتباط در ارتباط چند به چند
در اين نوع ۳ جدول مورد نياز مي‌باشد.
- در جدول اول
- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير - Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط
- در جدول واسط
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
- (Index:Yes(Duplicates Ok
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول دوم
- (Index:Yes(Duplicates Ok
در جدول دوم
- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
- Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط
ارتباط يك به چند ، ارتباطي است كه در آن محتواي يك فيلد از جدولي منحصربفرد و در فيلد مشابه از جدول ديگري بيش از يك بار تكرار شده باشد.
در ارتباط يك به يك درست همان تعداد ركورد كه در جدول اول است در جدول دوم نيز وجود دارد.
تلفيق دو مورد بالا در مورد رابطه چند به چند صادق است.
نكته :در مثال بانک اطلاعاتی کارنامه دانش آموزی ،جدول اصلی دانش اموز می باشد.زیرا این دانش اموز است که درس را میگیرد ،پس فیلد کد دانش اموزی در جدول مشخصات دانش اموزی کلید اصلی میباشد و یکتا و ایندکس ان تکرار ناپذیر میباشدو در جدول مشخصات دروس کد دانش اموزی را ساخته و ایندکس ان را تکرار پذیر قرار دهید.بنابراین ارتباط یک به چند برقرار میشود.

کردن Relationship نحوه

بعد از تعيين خصوصيات، به وسيله RelationShip از منو Tools با عمل Drag Drop پنجره Relationship باز میشود که مي‌توان ارتباط برقرار نمود.

شناسایی اصول نحوه کپی و اضافه نمودن جداول

برای کپی جداول کافیست نام جدول مورد نظر را از لیست شی جدول انتخاب کنید سپس از منو Edit گزینه copy را انتخاب سپس از منو Edit گزینه past را انتخاب نمائید.پنجره paste Table As ظاهر میشود ابتدا از شما نام جدول می خواهد سپس از قسمت past option باید مشخص کنید که فقط ساختار ان جدول که کپی از ان گرفته اید را می خواهید و یا ساختار ان را همراه با داده های ان و یا اضافه کردن داده ها به یک جدول که ازقبل موجود بود سپس دکمه ok را بزنید.

[Borna66]

توانایی انجام عملیات بر روی جداول

در این فصل با کار روی داده ها آشنا میشویم و اینکه چگونه میتوان داده های مورد نظر را جست و جو و جایگزین نمود و با نکات ایجاد ارتباط بین جداول آشنا میشوید و با کاربرد برنامه Access در برنامه Word ،Excle اشنا میشوید و کار با فایلهای متنی در قالب برنامه Access و همچنین بکارگیری ClipBoard در داخل سازی جداول کار می کنیدو توانایی کار با Exporting از جداول را به سایر برنامه ها پیدا می کنید.
توانایی انجام عملیات بر روی جداول
Edit روي محيط Design
• مراحل درج سطر Insert Rows
• استفاده از منو Insert انتخاب Rows
• استفاده از ابزار Insert Rows
• مراحل حذف سطر Delete Rows
• استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete
• استفاده از ابزار Delete Rows
• انتخاب سطر و انتخاب Delete از روي صفحه كليد
آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود داده( Data sheet View)
منو Format :
Font :
تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….
Row Height :
امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود.
Column Width :
امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظيم شود.
Rename Column:
امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي‌اورد.
Hide Columns :
امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي‌اورد.
UnHide Columns :
امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي‌اورد.

[Borna66]

شناسایی اصول ورود ،تصحیح و تعیین جهت داده های در جداول

نحوه انتخاب فيلد و ركورد:

حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد:

کلید های میانبر برای ورود و تصحیح داده ها
- تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي
-استفاده از ‘+Ctrl كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي‌سازد.
- استفاده از:+Ctrl براي ورود تاريخ جاري سيستم
- استفاده از;+Ctrl+Sift براي ورود زمان جاري سيستم
- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste

اضافه كردن ركورد به جدول ،حذف رکورد جدول

طريقه حذف ركوردها:
- انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit
- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record
- استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار
- اضافه كردن ركورد به جدول:
- انتخاب گزينهNew Rcord از منو Insert
- انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد
- استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار