انبارداری

[مژگان]

(http://pnu-club.com/post-895.aspx)
كليات
در امور تداركات و كارپردازي، سيستم انبارداري از اهميت خاصي برخوردار است وهمكاري اين دو واحد خدماتي با يكديگر اجتناب ناپذير مي باشد. سيستم صحيح انبارداري متضمن مزاياي زير است:
دريافت-حفاظت و در دسترس قراردادن كالا،مواد و وسايل مورد نظر بسهولت وسرعت انجام مي شود.
-با اعمال كنترل دقيق، از ازدياد خارج از حد موجوديها كه ممكن است بر اثر تغيير قيمتها باعث زيان گردد، جلوگيري مي شود.
- با استفاده صحيح از سيستم انبارداري، ميزان موجودي كالا در انبار وميزان مصرف آن در هر واحد كالا كه پايه و اساس حسابداري صنعتي مي باشد، محاسبه مي گردد.
- كنترل ميزان موجودي در انبار از نظر قيمت بسهولت صورت مي گيرد.
- صدور قبض انبار (رسيد جنس به انبار) موجبات تسهيل پرداخت مبلغ كالا به فروشنده وعمليات حسابداري ميگردد.
- چون ميزان موجوديها معمولا به قيمت تمام شده در انبار نگهداري مي شود، لذا در صورت خسارت ناشي از آتش سوزي وتعيين ساير ضايعات وخسارت وارد شده محاسبه مي شود.

2)تعرف انبار
به محل وفضايي كه يك يا چند نوع كالاي بازرگاني، صنعتي، مواد اوليه و يا فرآورده هاي مختلف كه براساس يك سيستم صحيح طبقه بندي وتنظيم مي گردد، انبار گفته ميشود.
انبار از نظر فرم به سه صورت مي باشد:
-انبارهاي پوشيده: اين مكان از تمام اطراف بسته وداراي سقف و وسايل ايمني كامل مي باشد.
انبارهاي سرپوشيده يا هانگارد: اين انبارداري سقف است ولي چهار طرف آن باز وفاقد حفاظ جانبي مي باشد. اين نوع انبارها،كالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ مي كند.
-انبارهاي باز يا محوطه: اين انبار به صورت محوطه مي باشد ومعمولا براي نگاهداري ماشين آلات ولوازم سنگين مورد استفاده قرار مي گيرد.

3)وظايف انباردار
انباردار كسي است كه عهده دار وظايف زير مي باشد:
-تحويل گرفتن اجناس وكالاهاي خريداري شده طبق اسناد و مدارك خريد.
-صدور قبض انبار يا برگ رسيد جنس به انبار پس از تحويل گرفتن كالا
- صدور حواله انبار هنگام تحويل دادن كالا
- صدور فرمهاي مرجوعي، برگشت از خريد و ساير فرمهاي مشابه
- صدور برگ درخواست خريد كالا در صورت لزوم
- ثبت مشخصات وتعداد اجناس وارد و صادر شده در دفاتر و كارتهاي انبار
- طبقه بندي ، تنظيم وكدگذاري كالا و جنس
- همكاري با حسابداري صنعتي و واحد سفارشها در مورد تعيين حداقل ،حداكثر ونقطه ي سفارش
- حفظ وحراست اجناس و رعايت اصول ايمني در انبار
- بايگاني اسناد و مدارك انبار
- ارائه گزارشهاي لازم به مقامات ذيربط

انواع موجوديهاي انبار
اجناس وكالاهاي موجود در انبار اعم از موسسات توليد يا غيرتوليدي را مي توان به پنج دسته به شرح زير تقسيم نمود:

¼ مواد خام يا مواد اوليه
از اين مواد براي توليد كالا استفاده مي شود.

2/4مواد ولوازم مصرفي
مواد ولوازم مصرفي به موادي اطلاق مي شود كه به طور غيرمستقيم در توليد كالا دخالت دارد و يا در سازمانهاي توليدي براي انجام خدمات جانبي مورد استفاده قرار داده مي شود. اين مواد بر اثر مصرف از بين مي رود مانند كاغذ و مداد و يا وسايل بسته بندي در سازمانهاي توليدي.

¾ مواد ولوازم درجريان ساخت
به موادي كه مقداري تغييرات در مواد اوليه ي آن داده شده ولي هنوز به صورت كامل ساخته نشده است مواد ولوازم در جريان ساخت گويند.
4/4 كالاي تمام شده
به كالاهايي گفته ميشود كه از نظر ساخت به مرحله ي تكميلي رسيده و قابل عرضه به بازار باشد.

5/4 اجناس خريداري شده جهت فروش
اين سري از اجناس شامل اجناسي هستند كه بدون هيچگونه تغييري در آنها به بازار جهت فروش عرضه مي گردد وبه طور موقت در انبار نگهداري مي شود. مانند انبار فروشگاهها وموسسات.

5-سازمان انبار
انبار قطعات ومواد اوليه در واحدهاي توليدي معمولا زير نظر مدير فني كارخانه قرار دارد و در بعضي از كارخانه ها ‌،انبار مستقيما زير نظر مدير كارخانه انجام وظيفه مي نمايد.
درسازمانهاي بزرگ صنعتي، واحد انبار داراي مديريت مستقلي است كه مستقيما زير نظر مدير عامل قرار دارد وتحت نظر مدير انبار نيز انبارهاي مختلفي مانند انبار مواد، قطعات وابزار الات كه هر يك از آنها داراي مسئول مي باشد انجام وظيفه مي كنند.
در سازمانهاي دولتي وغيرانتفاعي، معمولاواحد انبار تحت نظر تداركات و يا كارپردازي كه خود اين واحدها نيز يكي از واحدهاي تابعه امور اداري محسوب مي شود مي باشد.
نمونه هايي از نمودار سازماني كه موقعيت انبار وتداركات را نشان مي دهند در نمودارهاي شماره 1و2 نشان داده شده است.
1-در واحدهاي توليدي انبار ومواد اوليه زير نظر چه كساني مي باشد كامل توضيح دهيد؟
2-در سازمانهاي بزرگ صنعتي واحد انبار داراي چه مديريتي مي باشد و زير نظر چه كساني مي باشد كامل توضيح دهيد؟
3-در سازمانهاي دولتي وغيرانتفاعي واحد انبار تحت نظر چه كساني مي باشد؟ كامل توضيح دهيد.

بخش دوم:
منابع ورود كالا به انبار
كليات
اجناس و كالاها از چند طريق وارد انبار مي شود:
- از طريق خريدهاي داخلي
- از طريق خريدهاي خارجي
- كالاهاي انتقالي از ساير انبارها واجناس برگشتي
- كالا ولوازمي كه در كارگاههاي يك موسسه ساخته مي شود
- كالاهاي اماني

6-ازطريق خريدهاي داخلي
اين نوع كالاها در مقابل برگ درخواست كالا توسط واحد خريد تهيه شده وبه انبار ارسال مي گردد. خريدهاي داخلي ممكن است ازطريق مناقصه انجام گردد. اين اجناس پس از كنترل وتنظيم صورت جلسه و انجام ساير تشريفات به انبار تحويل مي گردد.

6-از طريق خريدهاي خارجي
كالاي انتقالي از ساير انبارها واجناس برگشتي
اين نوع كالاها واجناس معمولا از كالاهاي مازاد بر احتياج و يا اجناسي كه مورد نياز انبار خاصي نمي باشد به انبار ديگر منتقل مي گردد. مازاد كالاي صادر شده جهت عمليات تعمير يا طرحهاي ساختماني و نيز اجناس اسقاط گاهي به انبار عودت داده مي شوند. در اين صورت لازم است صورت دقيقي از كليه ي كالاهاي قابل استفاده برگشتي به انبارتهيه شود تا بتوان حساب انبار را با قيمت آنها بدهكار وحساب هزينه عملياتي يا دستور كارساختماني مربوط را بستانكار نمود.

نحوه وموارد استفاده از فرم انتقال كالا از يك انبار به انبار ديگر
انتقال كالا از انباري به انبار ديگر منوط به استفاده و تكميل فرم خاصي به همين منظور مي باشد. فرمهاي مذكور قبلا شماره گذاري شده اند و مشخصات كالا، كد جنس و مقدار مورد درخواست توسط انباردار متقاضي در آن ثبت مي گردد.معمولا فرمهاي انتقال كالا در چهار و دربعضي از موسسات در پنج نسخه تهيه مي شود. سه نسخه ي اول به انبار تحويل دهنده ي كالا ارسال مي گردد. و نسخه چهارم جهت پيگيري در انبار متقاضي بايگاني مي شود. انبار تحويل دهنده ي كالا پس از دريافت فرم تقاضاي كالا، ستون مربوط به مقدار يا تعداد تحويلي به انبار متقاضي را تكميل وساير نسخ را به ترتيب زير توزيع مي كند:
نسخه ي اول و دوم همراه جنس به انبار متقاضي ارسال مي گردد. انبار متقاضي پس از دريافت جنس نسخه اول تقاضا را بايگاني مي نمايد. نسخه دوم پس از امضا و تاييد وصول جنس مورد نظر جهت انجام دادن عمليات مالي به حسابداري ارسال مي گردد.
نسخه ي سوم در انبار صادركننده ي كالا و در پرونده هاي كالاهاي صادر شده بايگاني مي شود.
لازم به توضيح است كه پس از وصول نسخه ي اول به انبار تقاضا كننده، نگاهداري نسخه ي چهارم(پي گيري) لزومي ندارد.
نمونه فرم انتقال كالا از انباري به انبار ديگر در تصوير شماره 1 نشان داده شده است.

نحوه و مواد استفاده از فرم برگشت كالا
واحد برگشت دهنده ي كالا بايد فرمي جهت ثبت كالاي برگشت شده به انبار تنظيم نمايد. اين فرم شامل مشخصات وشماره وكدجنس و مقدار برگشت شده كالا به انبار خواهد بود.همچنين شماره حساب هزينه ي عملياتي يا دستور كار ساختماني كه بايد بستانكار شود نيز در بعضي از فرم ها قيد مي گردد. فرم كالاي برگشتي به انبار بايد قبلا شماره گذاري شده ودر پنج نسخه صادر گردد. چهار نسخه اول ضمن برگشت جنس به انبار ارسال ونسخه پنجم توسط واحد برگشت دهنده بايگاني مي گردد. انبار دار دريافت كننده ي جنس بايد روي هر چهارنسخه رسيد كالا را اعلام ونسخ اول و دوم را به دايره ي حسابداري كالا جهت ثبت قيمت كالاها در كارتهاي مربوط ارسال دارد. نسخه ي سوم به واحد برگشت دهنده ي كالا فرستاده ميشود و نسخه ي چهارم توسط انباردار جهت ثبت در كارتهاي انبار بايگاني مي گردد.
نمونه ي فرم برگشت كالا به انبار در فرم شماره 2 نشان داده شده است.

6-كالاها و لوازمي كه در كارگاه هاي يك موسسه ساخته مي شود
اين اجناس معمولا در واحدهاي توليدي و هنرستانهاي صنعتي از مواد اوليه اي كه از انبار دريافت و يا خريداري مي گردد ساخته شده وسپس به صورت يك كالاي جديد به انبار عودت داده ميشود.

7-ورود و تحويل كالاهاي خريداري شده به انبار
كالاهاي خريداري شده براي تنظيم ونگاهداري تحويل انبار مي شود. اجناس مذكور همراه يك نسخه از فرم درخواست كالا، تقاضاي خريد، فرم سفارش( معمولا بدون ذكر قيمت) به انبار فرستاده مي شود. پس از كنترل دقيق اجناس وتطبيق آنها با فهرست وامضاي مربوط و بالاخره تعيين مقدار آنها توسط انباردار نسبت به تحويل كالا وصدور رسيد انبار اقدام مي گردد. قبض انبار يا رسيد جنس به انبار يكي از مهمترين فرمها واسناد انبار وحسابداري به شمار مي رود.
به مجموعه ي فرمهاي در خواست كالا ،تقاضاي خريد، فرم سفارش، فاكتور فروشنده و رسيد انبار مدارك خريدگفته مي شود. براساس اين مدارك، مبلغ كالا قابل پرداخت به فروشنده خواهد بود.

8-تحويل كالا به انبار
تحويل فعاليتي است كه در ارتباط با ورود كالا به انبار انجام مي گردد. وظايف واحد تحويل در سازمانهاي بزرگ وتوليدي عبارت است از:
-تخليه ي مواد وكالا از وسايل نقليه؛
-شناسايي وكنترل كالا؛
- يادداشت كالاهايي كه معيوب ويا غيرقابل استفاده ميباشد؛
تحويل كالا به انبار به دو طريق به شرح زيرانجام مي گردد:
لازم به يادآوري است كه در بعضي ازموسسات توليدي واحدي تحت عنوان واحد دريافت يا Receiving موظف به دريافت كنترل وهمچنين صدور فرم رسيد انبار مي باشد و انبار در اين زمينه فعاليت انجام نمي دهد.

8-تحويل دائم
پس از كنترل اجناس خريداري شده و تطبيق آنها با اسناد مربوط و تاييدات مقامات مسئل تحويل دائم صورت ميگيرد.
براي حصول اطمينان از كيفيت كالاي خريداري شده از واحدكنترل كيفيت( در صورت وجود) در خواست مي شود نظرات كارشناسي خود را با استفاده از فرم كنترل كيفيت (تصوير شماره 3) اعلام دارد.

2/8 تحويل موقت
در صورتي كه اجناس خريداري شده از لحاظ فني مستلزم كنترل دقيق تر باشد،ابتدا اقدام به تحويل موقت مي شود و آن گاه پس از كنترل فني و تاييد مقامات وكارشناسان مسئول، تحويل نهايي انجام مي گيرد.
معمولا تحويل كالاي خريداري شده در معاملات متوسط وعمده پس از تنظيم صورت جلسه اي انجام ميشود. بايد توجه داشت كه فرم سفارش كالا،فاكتور فروشنده وگزارش تحويل كالا وقبض انبار بايد با يكديگر مطابقت داشته باشد.

نحوه وموارد استفاده ازفرم رسيد انبار(فرم شماره 4)
رسيد انبار يا قبض انبار را ميتوان يكي از اسناد مهم انبار محسوب نمود. اين هرم سند دريافت جنس و تحويل آن به انبار است وبراساس فرم مذكور، مبلغ كالاي خريداري شده قابل پرداخت به فروشنده كالا مي باشد.
فرم قبض انبار يا رسيد جنس به انبار معمولا در پنج نسخه و به شرح زير صادر و توزيع مي گردد:
نسخه ي اول ،دوم و سوم به واحد تداركات ارسال مي شود. در واحد مزبور پس ازكنترل آن با فاكتور فروشنده وساير اسناد دونسخه ي اول را به حسابداري ارسال و نسخه سوم را در بايگاني خود نگاهداري مي نمايد.
نسخه ي چهارم اين فرم پس از ثبت اطلاعات مندرج آن در كاردكس يا دفاتر در انبار بايگاني مي گردد.
نسخه ي پنجم به تحويل دهنده كالا ارائه مي گردد.
9-درخواست كالا و مواد از انبار
دريافت كالا و مواد، طي تكميل فرم درخواست كالا(فرم شماره 5) از طرف متقاضي ومصرف كننده ي جنس و ارسال آن به انبار انجام مي گردد.
اين فرم پس ازتاييد مسئول واحد ذير بط وامضاي مجاز به انبار ارسال مي گردد.
انباردار پس ازوصول درخواست كالا و اطمينان از موجود بودن كالا در انبار از طريق مراجعه به كارت يا دفاتر موجودي كالا نسبت به ارائه ي آن اقدام مي نمايد.
فرم درخواست كالا در سه نسخه تهيه مي شود. نسخ 1و2 اين فرم جهت دريافت جنس به انبار ارسال مي گردد و نسخه ي سوم جهت پيگيري امر ونگاهداري سوابق در بايگاني واحد متقاضي نگهداري مي گردد.
در صورت موجود بودن كالا انبار دار نسبت به تحويل جنس به درخواست كننده و صدور حواله اقدام نمايد و نسخه ي دوم درخواستكلا درانبار بايگاني مي گردد ونسخه 1 آن را به ضميمه ي نسخه 1و2 حواله انبار از طريق تداركات به امور مالي ارسال مي دارد. انبار دار در صورت موجود نبودن كالا موظف به تكميل فرم درخواست خريد وپي گيري آن مي باشد.
در بعضي از انبارها از فرم ادغام شده درخواست وتحويل كالا از انبار استفاده مي شود. اين فرم توسط متقاضي تكميل و پس ازتحويل جنس توسط انباردار و ساير مسئولان امضا مي شود.

10-تحويل وخروج كالا از انبار
با توجه به ارزش موجوديهاي انبار همچنين قابل تبديل بودن آنها به نقد ضروري است در مورد صدور جنس از انبار كنترل دقيق به عمل آيد و از سيستمهاي مناسب در اين مورد استفاده شوند.
متداولترين روش صدور جنس از انبار به شرح زير توضيح داده ميشود:
صدور جنس از انبار بايد با توجه به برگ درخواست كالا كه توسط واحد يا شخص متقاضي تكميل و پس از تاييد وامضاي مجاز به انبار ارسال مي شود صورت گيرد.
صدور كالا از انبار مستلزم صدور فرمي است كه اصطلاحا به نام «حواله انبار » معروف است. نمونه فرم حواله انبار ونحوه ي تكميل آن در شكل شماره 6 نشان داده شده است.
پس از دريافت تقاضاي جنس از طرف واحد مصرف كننده كالا (نسخ 1و2) ووجودجنس در انبار كالاي مورد نظر، اقدام به صدور «حواله انبار» مي گردد.
فرم حواله انبار در چهار نسخه تهيه شده و به ترتيب زير توزيع مي شود:
-نسخه 1و2 حواله به انضمام نسخ 1 درخواست كالا به حسابداري ارسال مي شود.
-نسخه سوم همراه جنس به متقاضي ارائه مي گردد.
-نسخه چهارم حواله به انضمام نسخه دوم درخواست كالا دربايگاني انبار نگاهداري مي گردد.

11-رسيد انبار مستقيم
در مواقعي كه جنس خريداري شده مستقيما وبدون ورود آن به انبار به محل مصرف تحويل داده شود از فرم رسيد انبار مستقيم استفده ميشود. مانند مصالح ساختماني.
مراحل ونحوه ي استفاده از فرم رسيد انبار مستقيم به شرح زير است:
پس از تحويل جنس به مصرف كننده كه معمولا با نظارت مستقيم انباردار بايد انجام گردد. انباردار موظف است كه كالا يا جنس را با نسخه ي سفارش خريد و بارنامه مطابقت نمايد وسپس انباردار اقدام به صدور قبض يا رسيد انبار مستقيم مي نمايد. در اين موارد اين فرم نقش قبض انبار وحواله انبار را خواهد داشت. با توجه به فرم رسيد انبار مستقيم كليه عمليات مربوط به ورود و خروج كالا در كارتها و دفاتر انبار منعكس مي گردد.
رسيد انبار مستقيم پس ازصدور توسط تحويل دهنده امضا وهمچنين توسط نماينده ي قسمت مصرف كننده تاييد وامضا مي شود.
فرم رسيد انبار مستقيم در چهارنسخه به شرح زير تنظيم و توزيع مي گردد.
نسخه اول- حسابداري
نسخه دوم-تداركات
نسخه سوم-همراه جنس به متقاضي ارائه مي گردد.
-نسخه چهارم حواله به انضمام نسخه دوم درخواست كالا در بايگاني انبار نگاهداري مي گردد.

11-رسيد انبار مستقيم
درمواقعي كه جنس خريداري شده مستقيما و بدون ورود آن به انبار به محل مصرف تحويل داده شود از فرم رسيد انبار مستقيم استفاده مي شود. مانند مصالح ساختماني.
مراحل ونحوه ي استفاده از فرم «رسيد انبار مستقيم» به شرح زير است:
پس از تحويل جنس به مصرف كننده كه معمولا با نظارت مستقيم انباردار بايد انجام گردد. انباردار موظف است كه كالا يا جنس را با نسخه ي سفارش خريد وبارنامه مطابقت نمايد وسپس انباردار اقدام به صدور قبض يا رسيد انبار مستقيم مي نمايد. در اين موارد اين فرم نقش قبض انبار وحواله انبار خواهد داشت. با توجه به فرم رسيد انبار مستقيم كليه عمليات مربوط به ورود و خروج كالا در كارتها و دفاتر انبار منعكس مي گردد.
رسيد انبار مستقيم پس از صدور توسط تحويل دهنده امضا و همچنين توسط نماينده ي قسمت مصرف كننده تاييد و امضا مي شود.
فرم رسيد انبارمستقيم در چهار نسخه به شرح زير تنظيم و توزيع مي گردد.
نسخه اول-حسابداري
نسخه دوم-تداركات
نسخه سوم-باضمام نسخه دوم سفارش خريد به انبار
نسخه چهارم-مصرف كننده
در بعضي از موسسات فرم رسيد انبار مستقيم به امور مالي ارسال و در كاردكس حسابداري انبار ثبت مي گردد و عملياتي در انبار انجام نمي شود.
نمونه فرم رسيد انبار مستقيم در شكل شماره 7 نشان داده شده است.

12-دريافت «ابزار آلات» از انبار
دريافت ابزار آلات از انبار مستلزم تكميل و ارسال فرم «ابزار آلات» از انبار مي باشد.
اين فرم براي استفاده ي موقت از ابزارآلات مورد استفاده قرار مي گيرد فرم رسيد ابزارآلات توسط متقاضي يا واحدمصرف كننده تكميل و به انبار ارسال مي گردد. فرم رسيد ابزار آلات معمولا در دونسخه تهي و به شرح زير توزيع مي شود:
نسخه اول در بايگاني انبار نگهداري مي شود.
نسخه دوم در بايگاني درخواست كننده ضبط مي گردد.
پس از عودت ابزارآلات به انبار نسخه ي اول از انبار دريافت مي شود. در مواقعي كه فقط قسمتي از ابزارآلات به انبار برگشت داده شود در اين صورت براي باقيمانده وسايل دريافتي فرم رسيد جديد صادر مي گردد. نمونه فرم رسيد ابزارآلات در شكل شماره 8 نشان داده شده است.

13-فرم خروج كالا از موسسه
خروج كالا از موسسه مستلزم «صدور برگ خروج» مي باشد. اين فرم هنگام خروج از موسسه يا كارخانه بايد به نگهباني تحويل داده شود.
اين فرم در 4 نسخه به شرح زير تهيه و توزيع مي گردد.
نسخه اول-حسابداري
نسخه دوم-انبار
نسخه سوم-انتظامات
نسخه چهارم-درخواست كننده

[مژگان]

اگر چه مشکل کمبودها بیشتر و سریعتر به چشم می خورند، اما زیادی داشتن مواد هم مشکل ساز و مسئله دار می باشد، زیرا بعلت حبس شدن سرمایه، پرداخت بهره اضافی را بوجود می آورد. گاهی اوقات نیز بسته به نوع مواد یا صنعت ممکنست موجودی اضافی ضایع گشته و یا از رده خارج گردند. مدیریت مواد در زمنیه های که خدمات و مهارتها قسمت اصلی هزینه ها را تشکیل می دهند نباید نادیده گرفته شود، برای نگهداری سطح موجودی صحیح و مناسب، مدیر مواد باید نیازها را پیش بینی و بر آورد نماید این بر آورد زمانی منطقی می باشد که بر مبنای پیش بینی محصول تمام شده باشد. با این روش می توان سطح مناسب هر یک از اقلام را با توجه به آنچه در گذشته مورد استفاده بوده است، تعیین کند.
آگاهی از نوع و مقدار موجودی مواد در انبار. باید مرود توجه مدیران قرار گیرد که این مورد هر روز با دریافتها و تحویلها تغییر می کند. بنابراین ضروری است که مدیریت مواد دارای سیستم گزارش انبار صحیح روزانه باشد.
تعریف انبار داری
انبارداری بطور خلاصه عبارتست از کلیه فعالیتهای مربوط به تهیه کردن، نگهداری کردن و تحویل گرفتن و توزیع نمودن مواد و کالاهای مورد نیاز سازمان در زمان مناسب، قیمت و شرایط مناسب.
مدیریت انبارداری عبارتست از برنامه ریزی، سازماندهی، کاربرد و کنترل مواد، کالاها و خدمات سازمان یا شرکت.
وظایف انبارداری
مهمترین وظایف انباردار عبارتند از:
1- دریافت سفارشان کالا و خدمات مورد نیاز سازمان از واحدهای گوناگون و بررسی و رسیدگی مناسب آنها.
2- درخواست خرید کالاها به واحد سفارشات خارجی یا تدارکات داخلی، در صورت عدم موجودی کافی.
3- مراقبت و نگهداری کالاها از عواملی مانند سرقت، صدمه، ضایعه و حادثه، از طریق طبقه بندی، قفسه بندی، چیدن و جای دادن صحیح آنها.
4- پیش بینی، برنامه ریزی و کنترل مواد و انبار کردانی متناسب با نوع شرکت و مواد و کالاها.
5- تحویل گرفتن اقلام دریافتی و ثبت و ضبط آنها در دفاتر و کارتهای مربوطه.
6- صدور اقلام مورد نیاز واحدهای گوناگون مطابق با درخواستها و سفارشات کتبی آنها و ثبت آنها در دفاتر و کارتهای مربوطه.
7- تهیه گزارشات لازم در مورد ضایعات، موجودیها و نظرات اصلاحی.
انواع انبارها
روش تقسیم بندی انبارها می تواند به شکلهای خاصی انجام پذیرد. روش تقسیم بندی با توجه به نوع کار و فعالیت شرکتها و یا سیاستها و محل آنها به شرح زیر می باشد:
الف- انواع انبارها با توجه به فعالیت و نوع کار
انبارهای یک سازمان با توجه به وسعت و نوعد فعالیت آن عبارتند از:
- انبار مواد اولیه واصلی
- انبار مواد فرعی یا جانبی
- انبار لوازم یدکی و فنی
- انبار کالای ساخته شده
- انبار کالاهای غیر استاندارد (درجه 2) و ضایعات
- انبار کالاهای مرجوعی
- انبار کالاهی اسقاطی
- انبار اثاثه و لوازم اداری
- انبار متفرقه
ب- انواع انبارها از نقطه نظر سازمانی
1- انبارهای مرکزی- که نزدیک به واحدهای مصرف کننده هستند.
2- انبارهای پراکنده- که از محل مصرف دور می باشند و ممکنست بصورت انبارهای اصلی و فرعی باشند.
در تقسیم بندی انبارها نکته مهم ایجاد سرعت در انجام عملیات و افزایش کارآئی انبار و سازمان می باشد و باید انبارها طوری انتخاب شوند که امکان دسترسی به آنها زیاد باشد.
با توجه به وضع استقرار واحدهای تولیدی و سیاستهای سازمان انبارها ممکنست به صورت متمرکز و یا پراکنده باشند.
مزایای انبارهای متمرکز
1- کنترل بهتر موجودیها
2- کاهش هزینه ها شامل محل انبار، دستمزدها و متفرقه
3- تسهیل در تقسیم بندی انبارها
4- تسهیل نمودن تهیه گزارشات انبار
معایب انبارهای پراکنده
1- مشکلات کنترل کالا (مطابقت کارتهای انبار و حسابداری)
2- افزایش هزینه ها
3- مشکلات ناشی از حمل و نقل
4- تاخیر در توزیع و تحویل
نکات اشاره شده فوق بیانگر موضوعات و مسائل مربوط به روشهای انبارداری است.
انواع فرمهای انبار
از آنجا که انبارها سه وظیفه: تهیه، نگهداری و توزیع کالاها را بعهده دارند تقسیم بندی فرمها نیز بر همین اساس می تواند تقسیم بندی گردند که شامل:
الف- فرمهای تهیه کالا
1- برگ درخواست تهیه کالا
2- برگ سفارش کالا
3- برگ دستور خرید
ب- فرمهای نگهداری کالا
4- برگ رسید کالا
ج- فرمهای توزیع
5- برگ تقاضای کالا
6- برگ حواله
7- برگ برگشتی کالا
8- برگ انتقال کالا
در ارتباط با فرمها باید موضوع، تعداد، محتوی، تاریخ و محل آنها مشخص باشد تا فرمها کامل و روشن باشند.
کارت انبار
انبارها بنابه نوع فعالیت ممکنست از انواع کارتهای انبار استفاده نمایند که هدف اصلی آن نگهداری موجودی هر یک از اقلام بر اساس میزان وارده و صادره آنها می باشد.
نمونه هائی از انواع کارتهای انبار عبارتند از:
1- کارت روی جنس (کارت قفسه)
این کارت روی قفسه یا محل نصب شده و دارای مشخصات زیر می باشد:
الف- نام کالا
ب- شماره جنس یا کد کالا
ج- موجودی حداقل و حداکثر
د- تاریخ ورودی و خروج کالا
ه- نام تحویل دهنده و تحویل گیرنده
و- واحد مقدار
با این کارت موجودی واقعی کالا در هر زمان مشخص شده و کنترل و تحویل کالاها را تسهیل می نماید.
هر نوع وارده یا صادره باید در زمان انجام در این کارت ثبت شود تا میزان موجودی واقعی با موجودی کالات یکسان باشد.
میزان موجودی حداقل و حداکثر که در بالای کارت مشخص می شود نشان دهنده این است که انباردار سطح موجودی را با آنها بسنجد تا کالا متناسب با نیازها یعنی نه زیاد و نه کمتر از حد مطلوب در انبارها باشند، بعبارتی دیگر از حبس سرمایه در انبار خودداری شود و هم کالا و اقلام به اندازه نیازهای واقعی و احتمالی در انبار موجود باشد، یعنی وقتی موجودی کالا به سطح حداقل مندرج در کارت قفسه رسید، انباردار باید برای سفارش خرید اقدام نماید. البته این عمل در سازمانهی بزرگ توسط کامپیوتر انجام می گردد.
1- کارت محاسبه
کارت قفسه اگر چه عامل کنترل در انبار می باشد اما برای کنترل مداوم داد و ستد و موجودی انبار در حسابداری سازمان از کارت دیگری استفاده می شود بنام کارت محاسبه که عامل کنترل موجودی نقدی انبارها می باشد. در واحد حسابداری دفاتر و یا کارتهای جنسی برای هر یک از اجناس تهیه می شود و کلیه وارده، صادره و موجودی با ذکر مقدار، قیمت و هزینه های مربوطه در کارت جنسی ثبت می گردد.
در ضمن یک حساب کنترل در واحد کنترل انبارها که یک واحد سازمان می باشد بنام هر انبار وجود دارد که در پایان هر دوره مالی با موازنه کارت محاسبه جنسی یا دفتر معین و حسابهای کنترل حسابها مورد ارزیابی و کنترل قرار می گیرند.
مشخصات کارت محاسبه جنسی عبارت است از:
- جنس سفارش شده
- وارده
- صادره
- موجودی
کارت محاسبه بعنوان دفتر حساب جنسی کالا می باشد و باید با دقت نگهداری شده و از نقل و انتقال بی مورد آنها خود داری شود. کارت محاسبه علاوه بر اینکه از مزایای کارت قفسه بر خوردار است، اسم فروشنده و بهای جنس خریداری شد را نیز معین می کند. مندرجات کارت محاسبه از نقطه نظر تاریخ ورود و خروج کالا از انبار و میزان موجودی باید با مفاد کارت قفسه مطابقت کند.
استفاده از کاردکس برای نگهداری و ثبت حساب کالا در انبار
شرایط اصلی و اساسی برای ایجاد یک حسابداری صحیح در انبار، همه جا یکسان می باشد و بنابراین رعایت نکات زیر برای هر انباردار ضروری است.
الف- ثبت نقل و انتقالات کلیه کالاها در کارتهای مربوطه در اسرع وقت.
ب- مراقبت در اینکه موجودی کالا در انبار هیچگاه از حداقل مربوطه کمتر نشده یا تجاوز ننماید.
ج- نگهداری حساب دقیق و صحیحد کالا در کارتهای انبار بمنظور جلوگیری از بروز اختلافات احتمالی.
د- اطلاع کامل از موجودی انواع کالاهای موجود در انبار در هر لحظه.
بنابه دلائل فوق و بمنظور تسهیل و ساده کردن کار نگهداری و ثبت حساب کالا در انبار به طرزی که کنترلهای لازم را در بر داشته بادش سیستم کاردکس انتخاب شده است و یکی از مزایای فوق العاده کاردکس ازدیاد سرعت در کار نگهداری و ثبت حساب کالا در انبار می باشد. بنابراین کثرت و تنوع کالاها و گردش دائمی آنها (ورود و خروج کالا) در انبارهای سازمان ایجاب می نمود که در این دستور العمل نیز استفاده از سیستم کاردکس پیشنهاد گردد و برای این منظور کارتهائی در نظر گرفته که ذیلاً طرز استفاده از آنها در انبار حسابداری جنسی از نظر خواهد گذشت.
کارتهای موجودی کالا که برای اجرای روش فوق پیش بینی گریده است و به دو صورت متفاوت برای کالاهائی که لزوماً بایستی مقداری محاسبه شوند مانند حبوبات و دیگری بشکل «تعدادی» برای سایر کالاها که بوسیله اعداد شمارش می شوند مثل قوطی کمپوت و قوطی روغن نباتی و سایر اقلام مشابه.
کارتهای مذکور عبارتند از:
1- کارت موجودی کالا در انبار (مقداری)
2- کارت موجودی کالا در انبار (تعدادی)
که برای نگهداری در انبار می باشد و اندازه آن با توجه به فایلهای مخصوص اینگونه کارتها تهیه گردیده است.
کارتها می بایستی مقوائی و در دو رنگ متمایز از یکدیگر مثلاً زرد و صورتی تهیه گردد.
در تهیه کارتهای مذکور دقت شده است که اندازه های استاندارد کاردکس رعایت شده باشد و بهمین دلیل کارتهای تهیه شده براحتی در فایلهای مخصوص قرار گرفته و علاوه بر حفظ و نگاهداری کارت دسترسی به آنها را بسیار آسان خواهد نمود بنابرین توصیه می نماید که همزمان با دستور چاپ کارتها به چاپخانه در مورد تهیه فایلهای لازم نیر اقدام و تحویل انبارداران گردد تا آماده بهره برداری برای اول سال باشد.
برای ثبت و نقل و انتقالات کالاها و کارتهای جدید انبارداران باید به نکات زیر توجه نمایند:
انباردار بایستی در آغاز کار برای هر نوع کالا با توجه به نرخ فروش آنها یک کارت اختصاص داده و قبل ازشروع به انتقال اقلام به کارتهای جدید کلیه اطلاعات و مشخصاتی را که مورد هر کالا اعم از نوع کالا، شماره کالا، واحد کالا، نرخ فروش و محل کالا در انبار را در جائی که برای آنها در کارت تعبیه گردیده است ثبت و تاریخ انتقال مانده بکارت جدید را در سطر جدید را در سطر اول ستون تاریخ قسمت وارده قید نماید و سپس مقدار یا تعداد موجودی واقعی را که در پایان سال از انبار صورت برداری شده در ستونهای مربوطه وارد نمایند.
در این لحظه کارت آماده بهره برداری است و بمحض ورود یا خروج کالائی از انبار در کارت مربوطه اطلاعات خواسته شده ثبت می شود یعنی چنانکه کالائی به انبار وارد شود و در ذیل مانده منتطقه در سطر دوم و در قسمت وارده تاریخ ورود شماره رسید موقت انبار و مقدار کالای وارده را ثبت نموده و مقدر کالای وارده را به موجودی منطقه اضافه کرده و مقدار یا تعداد موجودی حاصله را در مقابل اقلام ثبت شده در ستون موجودی نوشته می شود، حال در صورتیکه کالائی از انبار خارج گردید عمل ثبت بهمین شکل در قسمت صادره انجام خواهد شد.
دقت شود که بین فرم موجودی کالا در انبار (مقداری) و فرم موجود کالا در انبار (تعدادی) هیچگونه فرقی در عمل وجود ندرد و فقط با توجه با واحد کالا که قبلاً توضیح داده شد و بمنظور ساده کردن کار دو نمونه کارت در نظر گرفته شده و هیچ کاراضافی در بر نخواهد داشت.
ضمناً به انبارداری و حسابداری جنسی یادآوری می شود که وظیفه آنان در بر آورد و پیش بینی و تهیه و تامین احتیاجات و نیازمندیهای سازمان بسیار مهم و حساس است و بایستی همواره مراقبت و توجه نمایند که در تمام اوقات کالا و اجناس لازم برای رفع احتیاجات فروشگاههای سازمان در انبارهای مربوط موجود باشد و در عین حال در حفظ و نگهداری کالاهای موجود در انبارها نهایت سعی و کوشش را بنمایند.
بدیهی است رعایت موارد فوق مستلزم استفاده از مطمئن ترین روشها در نگهداری و ثبت حساب کالاها در انبار می باشد و برای رسیدن به این هدف توجه به مطالب زیر و اعمال آنها در هنگام انجام امور محوله لازم و ضروری می باشد.
1- مطالعه دستور العمل حسابداری ارائه شده از طرف این موسسه بخصوص مواردی که مربوط به خرید کالا، و برگشت از خرید و ارسال کالا از انبار به فروشگاههای سازمان است.
2- طبقه بندی و شماره گذاری کالاها بر اساس روش ارائه شده در دستور العمل حسابداری.
3- مراقبت در حفظ و حراست کالاها در انبارها و مرتب نمودن آنها در انبار به ترتیبی که حداکثر استفاده از کلیه فضای قابل استفاده انبار بشود در شرایطی که دسترسی بهر کار به آسانی میسر باشد.
4- در اجرای مفاد بند 3 فوق الذکر رعایت موارد زیر ضروری است:
الف- تشخیص و تعیین اشیاء اضافی و بلااستفاده و گزارش داده به اداره تدارکات یا مسئولین دیگر سازمان بمنظور خارج کردن آنها از انبار.
ب- تقسیم محوطه انبار برای جابجا کردن کالاها در انبار با توجه به حداقل و حداکثر موجودی هر کدام از نظر مقدار برای تعیین جائی که بمنظور نگهداری آنها بایستی اختصاص داده شود.
ج- در صورت لزوم برای برخی از کالاها می توان قسمتی از انبار را قفسه بندی نموده و یک یا چند قفسه را برای نوع کالا اختصاص داد.
د- در نظافت انبار بایستی نظارت کامل داشته و مرتب به کارگران تذکر داده شود.
ه- از استعمال دخانیات و آوردن مواد یا اشیاء آتش زا در انبار احتراز نموده و در این مورد نیز به کارگران انبار دستورات لازم داده شود.
دریافت کالا
دریافت کالا یعنی اطمینان از مطابقت کامل مشخصات و نوع کالای خریداری شده یا مشخصات و نوع اقلام سفارش داده شده می باشد.
مطابقت و دریافت کالا گاهی محتاج به اقدامات کارشناسی و فنی می باشد. بعد از ورود کالا به انبار، دریافتها بطور موقت صورت می گیرد تا عمل تطبیق و سرانجام تحویل قطعی صورت پذیرد. حتی در سازمانهای بزرگ که هر یک از اقلام انبار جداگانه ای دارند، ابتدا تمام اجناس وارده به سازمان در محلی بطور موقت تحویل گرفته می شوند و بعد از مطابقت و در زمان تحویل قطعی به انبارهای مربوطه ارسال می شوند.
همراه با تائید واحد بازرسی و کنترل و اطمینان از مطابقت کالاها با مفاد سفارش خرید و تنظیم صورتجلسات تحویل، فرم رسمی «قبض انبار» صادر می شود. از لحاظ خریدهای دولتی صدور قبض انبار ضروری است. بعد از دریافت کالا و صدور قبض انبار باید اجناس وارده در دفاتر رسمی انبار ثبت شوند. علاوه بر کارت انبار، سازمانها باید دفاتر واردات و صادرات انبار داشته باشند و با کارت یا دفاتر انبارداری مشخصات زیر می باشد:
1- شماره ترتیب که از آغاز سال از عدد یک شروع و پشت سر هم تا پایان سال ادامه می یابد.
2- تاریخ تحویل به انبار
3- منبع ورود کالا شامل فوشنده، برگشت دهنده جنس یا انتقالی از سایر انبارها
4- نوع و مشخصات کالا
5- شماره سند یا حواله انتقالی و یا برگشتی
6- مقدار و بهای واحد
7- ارزش جنس خریداری یا برگشتی یا انتقالی
8- ارزش کل واردات به انبار
9- شماره یا کد کالا

مطابقت مشخصات کالای وارده با سفارش خرید
همراه با صدور سفارش خرید یک نسخه از آن که حاوی مشخصات کالا می باشد به اداره انبار از سال می گردد تا اولاً در موقع رسید کالا به انبار مبنای تحویل قرار گیرد و ثانیاً انباردار آمادگی لازم جهت دریافت آن کالا را داشته باشد.
البته در مورد تحویل و تطبیق کالاها باید در نظر داشته باشیم که هیچگاه بدون رسیدگی دقیق مشخصات کالای رسیده و سفارش داده شده صورتجلسه دریافت امضاء نگردد. در مورد اقلام خریداری شده از خارج عمل تطبیق بوسیله سازمانها و بازرسان فنی در زمان دریافت جنس ار عرضه کننده خارجی صورت می گیرد اما در زمان ورود به انبار هم باید محتویات هر بسته بندی با نسخه با نسخه بازرسی مطابقت گردد.
کنترل و بازرسی اجناس
بعضی مواقع برای اطمینان از تطبیق و صحت مشخصات کالاهای وارده به انبار و آنچه سفارش شده، واحدی سازمانی بنام کنترل و بازرسی کالاها یا اجناس، ایجاد می گردند که در آن کارشناسان و مهندسین و افراد متخصص رشته های مختلف در آن، عضویت دارند. رئیس انبار مربوطه باید نتیجه بازرسی و کنترل فنی را که طبق فرمهای مخصوص صورت می گیرد امضاء نماید. نتیجه بازرسی با تدوین صورتجلسه معین می گردد.
صورتجلسه در چند نسخه تهیه و به مراجع مختلف ارسال می گردد. این صورتجلسه ممکنست نشان دهنده مغایرتها، عدم تطبیق مشخصات و عدم مرغوبیت اجناس باشد که به اداره خرید فرستاده می شود تا نسبت به تعویض و یا برگشت کالاها اقدام شود.
نقش اداره کالا در خود کفائی جامعه و سازمان
اداره تدارکات کالا که آنرا اداره کالا نیز می نامند یک سیستم فرعی از نظام اصلی سازمان می باشد. اداره کالا به معنای تهیه تامین نیازهای گوناگون سازمان با شکل مطلوب می باشد که مطلوبیت در سازمانها عموماً به معنای هزینه کمتر و کارآئی بیشتر به کار می رود. محدوده فعالیتهای اداره کالا با توجه به شکل و نوع آنها بستگی دارد. در سازمانهای بزرگ و متوسط واحد کالا در کنار بخشهای فنی قرار می دهند. گاهی نیز در امور حسابداری و مالی و یا اداری قرار می گیرند در بعضی از سازمانها کلیه امور مربوط به تدارکات و تامین کالاها در واحد بازرگانی سازماندهی می شوند.
این سازماندهی ها بسته به شرایط اقتصادی جامعه، ساختار سازمان، نوع و هدف سازمان متنوع می باشد و حتی حدود عملیات آن نیز متغیر می باشد. آنچه مسلم است سازماندهی باید بگونه ای باشد که اجزای سازمان در ارتباط باهم باشند.
روش تنظیم دفاتر واردات انبار
1- کالاهای وارده باید با صحت در ستون مربوط به خود ثبت گردند
2- دفتر ورودی انبار باید در چند نسخه نوشته شود و در پایان هر ماه جمع بندی شده و همگی به امضا رئیس حسابداری و انبار مربوطه برسند و یک نسخه از آن با اسناد به حسابداری جنسی برای کنترل و حفظ حساب انبار ارسال شود
3- ثبت و کنترل اقلام وارده باید در همان روز انجام پذیرد
4- دفاتر واردات و کارت انبار باید شماره ترتیب داشته باشد و شماره آنها روی مدارک وارده ضروری است.
5- نام و نشان فروشنده و یا واحد برگشت دهنده و یا انتقال دهنده در دفاتر قید میگردد.
6- بهای واحد و بهای کل در ستونهای مربوطه قید شوند .
7- جمع کل واردات شامل ارزش کالایی است که به انبار وارد می شوند .
خروج کالا از انبار
خروج کالا از انبار بوسیله «حواله انبار» صورت می گیرد که دارای مشخصات کامل جنس، شماره جنس و کد، مقدار و امضاء می باشد. امضاهای مجاز برای صادر کنندگان حواله ها باید به انبارداران معرفی شوند.انبارداران باید سمت، صحت امضاء کنندگان مجاز تطبیق دهند.
حواله انبار باید در زمان مناسبی قبل از موعد مصرف به انبار فرستاده شود برای خروج کالا از انبار باید فرمهای چاپی متناسب با نیازها و گردش کار سازمان تهیه شوند.
انتخاب کالا
حواله انبار توسط انباردار مورد بررسی قرار می گیرد و در صورت وجود اشتباهات و ابهامات آنها را مترتفع می سازد و یا برای تصحیح و تجدید به واحد متقاضی باز می گردانند. پس از اطمینان از صحت حواله و دقت در امضای مجاز، به کارت انبار جنس مراجعه و با اطلاع از میزان موجودی حواله را امضاء واجازه خروج داده می شود.
در صورت عدم موجودی کالا و یا عدم موجودی بحد کافی اقدماتی برای تعدیل و تقلیل مقدار تقاضا شده بوجود می آید گاهی نیز برای تکمیل موجودی از سایر انبارها اقدام می شود. تقلیل موجودی کمتر از حداقل مشخص شده در کار انبار بیانگر مدیریت نادرست می باشد.
همزمان باثبت مقدار خروجی در کارت قفسه، انباردار سعی می کند چنانچه موجودی کالا به نقطه سفارش رسیده باشد، گیره با علامت رنگی روی کارت کالا نصب کند تا نسبت به سفارش کالا اقدام کند.
مامور انبار بعد از خروج کالا از قفسه یا محل، مجدداً آنها را کنترل کرده و به مصرف کننده یا متقاضی تحویل می دهد. برای بعضی کالاهای خاص مثل مواد منفجره و یا گران قیمت ممکنست مقررات خاصی برای تحویل در نظر گرفته شوند.
واحد متقاضی برای اطمینان از مطابقت کالاهای دریافتی با حواله انبار آنها را مجدداً رسیدگی کرده و در صورت مطابقت مراتب در رونوشت حواله انبار که در آن واحد وجود دارد ذکر شده و در غیر این صورت تعداد دریافتی از انبار توضیح داده می شود و یک نسخه از حواله انبار به واحد «کنترل انبارها» فرستاده می شود.
موجودی انبار
انواع موجودی در انبارها ممکنست به صورت اجناس مورد مصرف یا قابل فروش، مواد خام، کالاهای در جریان ساخت و اجناس ساخته شده باشند که در مورد هر یک توضیحاتی می دهیم.
1- موجودی اجناس خریداری شده برای مصرف یا فروش
نگهداری این نوع موجودی بر اساس کارت انبار می باشد و سازمان در ساخت و تولید این اجناس دخالتی ندارد
2- مواد خام
منظور از مواد خام مواد و مصالح و کالاهاییست که برای تبدیل به انواع تبدیلات از آنها استفاده می شود
3- کالاهای در جریان ساخت
موجودی کالای در جریان ساخت نشان دهنده اقلام انباری است که قسمتی از عملیات تولیدی در روی آنها انجام یافته ولی هنوز به صورت کالای آماده به فروش در نیامده است .
4- اجناس ساخته شده و یا محصول آماده فروش
موجودی این کالاها نشان دهنده محصولات سازمان که آماده فروش و توزیع می باشند ، هست .
حداکثر و حداقل موجودی و نقطه سفارش مجدد
بر آورد نیازها و پیش بینی آنها برای حفظ موجودی انبار به گونه ای مناسب و مطلوب ( نه کم و نه زیاد) از وظایف مهم مدیریت مواد و انبار می باشد .مبنای این اقدامات توجه به حداقل ، حد اکثر موجودی مربوط به هر کالا می باشد .
نکات مهم در تعیین حداقل و حد اکثر هر کالا
تعیین حداقل و حد اکثر هر قلم کالا نیازمند دقت و در نظر گرفتن اصول علمی و نکات زیر می باشد:
1- مسئولیت تامین کلیه نیازهای واحد های مصرف کننده ، به عهده انبارهای اصلی است و باید هر چند ماه یکبار بسته به نوع فعالیت سازمان تامین شود .
2- کارپردازی و واحد خرید سازمان موظفند تا در خواستهای خرید را به جریان انداخته و در انجام خرید ها نظارت کنند .
3- با توجه به زمان لازم برای خرید های خارجی باید فاصله زمان صدور سفارش تا تهیه و حمل و ترخیص مورد توجه قرار گیرد.
4- میزان حداقل و حداکثر اجناس فاسد شدنی و قابل اشتعال باید با رعایت میزان مصرف واقعی بعمل آید.
نقطه سفارش
در تهیه و تامین اجناس دو عامل مقدار و زمان سفارش بسیار مهم می باشند، زیرا طبق اصول انبارداری و سیستمهای خرید باید اجناس مورد نیاز در انبار در سطحی باشند که نه ابعث خریدهای زائد و حبس شدن سرمایه شوند و نه با نبودن موجودی مشکلات تولیدی ایجاد گردد. این مهم زمانی امکان پذیر می گردد که در امر سفارشات زمان مناسب و مقدار مناسب را تشخیص دهیم.
در انبارداری نقطه سفارش عبارتست از موجودی بین حداقل و حداکثر مقداری که برای هر یک از اقلام در نطر گرفته شده است.
موجود حداکثر عبارتست از مقدار اقتصادی سفارش یعنی مقداری که در هر نوبت باید سفارش داده شود، بعلاوه ذخیره احتیاطی و مقدار موجودی در نقطه سفارش.
(ذخیره احتیاطی+ مقدار مصرف از)+ ذخیره احتیاطی+ مقدار سفارش = موجودی حداکثر
کالا زمان درخواست اقتصادی
خرید تا دریافت
کالا

موجودی نقطه سفارش
موجودی نقطه سفارش تشکیل شده است از مقداری که در فاصله زمانی بین تاریخ درخواست خرید تا زمان دریافت کالا مصرف می گردد بعلاوه ذخیره احتیاطی کالا در مورد خریدهای خارجی و نیز مواردی که باید آنها را ساخت، نقطه سفارش زیادتری در نظر گرفته می شود، زیرا مدت زمان بیشتری بطول می انجامد.
عوامل موثر در تعیین حداقل و حداکثر موجودی
1- متوسط مصرف روزانه، هفتگی، ماهیانه
2- فاصله زمانی بین تاریخ تهیه درخواست خرید و تنظیم سفارش تا دریافت کالا و تحویل جنس
مقدار اقتصادی سفارش
فرمول مقدار اقتصادی سفارش با (eoq) economic opder quantity توسط فردی بنام r.h. Wilson معرفی شده است که گاهی فرمول ویلسون نیز می نامند که اقتصادی ترین میزان سفارش را محاسبه مینمایند. Eoq درواقع میزان سفارشی است که در آن سطح، مجموع هزینه های انبارداری و انجام سفارش به حداقل می رسد. با وجود سیستمهای پیشرفته کنترل موجودی امروزی، هنوز این فرمول کاربرد خود را حفظ نموده است.
در رابطه با استفاده از این فرمول باید هزینه انجام سفارش ونگهداری کالا را با توجه با مقدار سفارش مورد بررسی قرار دهیم.
1- رابطه مقدار سفارش و هزینه ثابت انجام سفارش
مصرف کالا در آن دوره

اندازه سفارش

قبلاً اشاره کردیم که هزیه هائی بعنوان هزینه ثابت انجام سفارش وجود دارند که با مقدار، ارتباطی ندارند مثل پست، تلفن، بایگانی، ماشین نویسی، اداری که به نوع و مقدار کالا مربوط نیستند: اگر مصرف یکسال سازمانی r و مقدار هر سفارش q باشد، n یک دوره یکساله عبارتست از:
تعداد سفارش= می باشد.

حال اگر مقدار سفارشها (q) یکی باشد:

حال چنانچه تعداد زیادی سفارش کوچک داده شود. مجموع هزینه های انجام سفارش درسال بسیار بالا خواهد رفت و هر چه سفارش بزگتر شود، تعداد سفارش و در نتیجه مجموع هزینه های انجام سفارشها پائین تر خواهد رفت. مجموعه هزینه سفارشات در سال از فرمول زیر حاصل می شود.
مصرف سالیانه

مقدار سفاش

هزینه انجام یک سفارش = مجموع هزینه های انجام سفارش

2- رابطه مقدار سفارش و هزینه نگهداری کالا
1
2



total annual carrying =st= order quantity × cost per unit ×
percent carrying cost
رابطه هزینه نگهداری کالا و اندازه سفاش رابطه ای خطی است یعنی هر چه تعداد سفارش افزایش
1
2



1
2

یابد، هزینه نگهداری با ضریب بالا می رود.
ضریب هزینه نگهداری کالا × ارزش هر واحد کالا × مقدار سفارش × = هزینه نگهداری
استنتاج فرمول eoq
با توجه به هزینه انجام سفارشات وهزینه نگهداری کالا در ازای مقادیر گوناگون اکنون باید میزان q را طوری تعیین کنیم که در ازای آن مجموع دو هزینه فوق به حداقل برسد.
با توجه به دو فرمول فوق الذکر مجموع هزینه ها از جمع کردن دو معادله قبلی بدست می آید، یعنی:

که در آن: مجموعه هزینه سالانه شامل (هزینه نگهداری کالا وهزینه سفارشات در یک سال)
مصرف سالیانه tc= total rnual cost
مقدار سفاش r= annual rate of demand
هزینه انجام سفارش q= order quntity
ارزش هر واحد کالا c= cost per unit
ضریب هزینه نگهداری کالا k= percent carrying cost
و برای یافتن مقدار q که مجموع هزینه ها (tc) را به حداقل برساند باید نقطه مینیمم منحنی tc را بدست آوریم، یعنی باید از طرفین معادله فوق نسبت به q مشتق بگیریم و مساوری صفر قرار دهیم.
این معادله همان فرمول eoq یعنی مقدار اقتصادی سفارش است و یا دانستن مصرف سالیانه r، هزینه ثابت انجام هر سفارش s، قیمت هر واحد کالا c و ضریب هزینه نگهداری کالا (k) به سادگی مقدار سفارش قابل محاسبه است.
نکته مهم در ارتباط با این فرمول یا مدل این است که مدل براساس مفروضاتی است که ساده تر از واقعیت می باشد، و این از خواص مدلهای ریاضی است. باید در نظر داشته باشیم که مدلها راهنما هستند وسرانجام تصمیم گیرنده است که براساس شرایط و آگاهی ها و تحلیلهای خود نظر نهائی را اعلام می کند.
نقطه سفارش مجدد
مسئول و تحلیل گر کنترل موجودی که ممکنست یا خانم خانه دار برای موجودی نیازمندیهای خانواده و یا مسئول یک شرکت تولیدی باشند، همیشه باید به دو پرسش پاسخ دهند.
چه سفارش در چه زمانی انجام پذیرد؟
نقطه سفارش مجدد (rop) re- order point عبارتست از سطحی از مجودی که در آن سفارش جدید صادر می گردد.
دو عامل در تعیین زمان سفاش مجدد مهم و موثر هستند. عامل اول موجودی انبار است. که باید به اندازه ای باشد که جوابگوی نیازمندیهای سازمان تا دریافت سفاش جدید باشد، عامل دوم یک ضریب اطمینان برای نوسانات مصرف و زمان تامین درنظر داشته باشیم. در شرکتها زمان تامین کالاها و ضرایب اطمینان متغیر و گوناگون است.


مدل ساده نقطه سفارش مجدد
میانگین مصرف (تقاضا) در واحد زمان × زمان تامین کالا= نقطه سفارش مجدد
rop = lt × d
reprder point= lead time × average demand
میانگین تقاضا یا مصرف در واحد زمان × زمان تامین کالا= نقطه سفارش مجدد که:
میانگین مصرف همان «معدل مصرف سالیانه» است.
و زمان تامین کالا: فاصله زمانی بین لحظه صدور سفارش تا دریافت کالا می باشد که شامل زمانهای زیر است:
- زمان لازم برای تعیین مقدار و تنظیم سفارش مجدد
- زمان لازم برای اخذ استعلام از فروشندگان
- زمان لازم برای گزینش فروشنده و تائید سفارش خرید
- زمان لازم برای ساخت کالا
- زمان حمل تا مقصد
- زمان ترخیص از گمرک و تحویل به انبار
مجموعه این زمان ممکنست در شرکتها و سازمانها و با توجه به شرایط کشور متفاوت باشد. نقطه سفارش مجدد به مقدار سفارش بستگی ندارد بلکه میانگین مصرف ماهیانه وزمان تامین کالا عوامل موثر در آن می باشد.