مژگان
05-10-2010, 10:16 PM
معصومه یوسف نژاد شمالی
مقدمه
فرایند کلی انجام حسابرسی عملیاتی شامل برنامه‌ریزی، تدوین برنامه حسابرسی، اجرای عملیات، ارزیابی نتایج و تدوین پیشنهادها، گزارشگری و پیگیری است. اولین مرحله از فرایند حسابرسی عملیاتی، برنامه‌ریزی است. هدف این مرحله کسب اطلاعات کلی درباره واحد مورد بررسی به‌منظور تصمیمگیری در مورد پذیرش کار و انجام برنامه‌ریزی به‌منظور دستیابی به‌هدفهای حسابرسی عملیاتی است (کمیته حسابرسی عملیاتی، 1380). برای گرداوری اطلاعات و شواهد در حسابرسی عملیاتی، روشهایی مانند مصاحبه، پرسشنامه، بررسی اسناد، تجزیه و تحلیل، اجرای مجدد و مشاهده عینی وجود دارد (دیوان محاسبات پاکستان، 1993). نظر به اهمیت مصاحبه به‌عنوان یکی از روشهای گرداوری اطلاعات، در این مقاله تلاش شده است پس از ارائه تعریف، فواید، محدودیتها، روشهای انجام و ویژگیهای محیطی مصاحبه، موضوعاتی مورد بحث قرار گیرد که در ارتقای کیفی مصاحبه‌های حسابرسان عملیاتی و سایر مصاحبه‌کنندگان مفید و موثر باشد.
مصاحبه چیست؟
برای جمع‌اوری اطلاعات در زمینه‌ای خاص، مثل آگاهی از محتوای یک فلسفه یا مکتب، شناخت خطوط اساسی آن، آگاهی از حالات و روحیات افراد، طرز فکرها، علل گرایشها، شناخت طرز تلقیها نسبت به یک مسئله، علل و انگیزه‌های وابستگی یا وازدگی فرد یا گروهی در زمینه‌ای خاص، می‌توان از روش مصاحبه استفاده کرد و آن شیوه‌ای است که در علوم انسانی کاربردی وسیع و پردامنه دارد.
مصاحبه نوعی همصحبتی، همدلی و ملاقاتی است رویاروی و سنجیده که برای کشف و شناخت حالات و رفتار، طرز فکرها و آگاهیهای فردی به‌کار می‌رود. جمع‌اوری اطلاعات از طریق گفتگو، پرسش و پاسخ بین دو نفرکه با هم در ارتباط مستقیم هستند صورت می‌گیرد (قائمی، 1368). در حال حاضر، به‌رغم استفاده روزافزون از آزمونها و روشهای مختلف دیگر برای اندازه‌گیری و سنجش در انتخاب، انتصاب، ارزشیابی، ارتقا و راهنمایی کارکنان، هنوز برای مقاصد فوق، از روش مصاحبه بیش از روشهای دیگر استفاده می‌شود (ساعتچی، 1356).
هدف از مصاحبه
هدف از مصاحبه کسب اطلاعات و آگاهیهای منظمی است که قاطعیت و قابل اعتماد بودن آن، جز از این طریق حاصل نمی‌شود. از طریق مصاحبه می‌خواهیم همه اطلاعات مورد نظر افراد شامل اندیشه‌ها، افکار، رفتارها، گرایشها و طرز تلقیها را نسبت به امری به‌دست آوریم (قائمی، 1368). به‌طور کلی، به‌دست آوردن اطلاعات ضروری و کمک‌رسانی و راهنمایی، مهمترین اهداف مصاحبه است (شیرانی، 1373).
فوائد و مزایای مصاحبه
مصاحبه مزایایی دارد که مهمترین آنها عبارتند از:
امکان اجرای آن برای افراد با سواد و بیسواد،
انعطافپذیری سئوالات،
برقراری انس و ارتباطی روانی بین دو فرد،
نبود محدودیت در سئوالات،
به‌دست آوردن اطلاعات محرمانه‌ای که حتی از راه پرسشنامه ناممکن است،
پی‌بردن به حالات و رفتار مصاحبه شونده.
در کل، مصاحبه از انعطافپذیرترین روشها و از بنیادی‌ترین و شاید مهمترین آنها به‌حساب می‌آید و روشی مناسب برای آنهایی است که از طریق پرسشنامه قادر به دادن پاسخ نیستند (قائمی، 1368).
محدودیتهای روش مصاحبه
به‌رغم فواید و مزایای پیشگفته، مصاحبه محدودیتهایی از قبیل موارد زیر دارد:
وقتگیری،
هزینه بسیار،
کندی کار و نیاز به حوصله کافی،
دشواری کار و نیاز به دقت بسیار و دشواری استخراج نتایج،
نیاز به افراد متخصص و مجرب در مصاحبه با توجه به عده کم آنها،
ناهمسانی مطلق سئوالات برای افراد مختلف (قائمی، 1368).
روشهای انجام مصاحبه
روشهای انجام مصاحبه به شرح زیر است:
مصاحبه پستی،
مصاحبه از راه ارسال پرسشنامه و مراجعه برای راهنمایی لازم در تکمیل پرسشنامه و دریافت آن،
مصاحبه و تکمیل پرسشنامه از طریق تلفن،
مصاحبه حضوری.
طبق مطالعات و بررسیهای صورت گرفته، بهترین روش مصاحبه حضوری است (شیرانی، 1373).
انواع مصاحبه
مصاحبه از جهات مختلفی دسته‌بندی می‌شود و هر کدام دارای مزایا و محدودیتهایی است. مصاحبه ممکن است در شرایط عادی یا غیرعادی، منظم یا آزاد و یا به صورت پرسش و پاسخ یا بحث و بررسی باشد (قائمی، 1368).
از لحاظ نوع تشکیل، مصاحبه به انواع زیر تقسیم می‌شود:
مصاحبه فرد با فرد
در این نوع مصاحبه فرد مصاحبه‌کننده باید از اطلاعات روانشناسی نیز برخوردار باشد.
مصاحبه گروهی (چند نفر با چند نفر)
در این روش توانایی یا ناتوانی مصاحبه‌کنندگان در ایجاد ارتباط مناسب با مصاحبه‌شوندگان در نتایج حاصل از جلسه مصاحبه اثر درخور ملاحظه‌ای ندارد و هر یک از مصاحبه‌شوندگان در شرایط مساوی با چند نفر مصاحبه‌شونده دیگر مقایسه و ارزیابی می‌شوند. ولی در مصاحبه فرد با فرد، مصاحبه‌کننده باید از حافظه خود برای مقایسه مصاحبه‌شوندگان از دیدگاههای متفاوت استفاده کند.
مصاحبه چند نفر با یک نفر
مزیت این روش بر روش مصاحبه فرد با فرد آن است که اگر یکی از مصاحبه‌کنندگان در ارزشیابی جنبه خاصی از رفتار مصاحبه‌شونده مرتکب اشتباه شود، احتمالاً طرح سئوال از طرف مصاحبه‌کنندگان دیگر و رفتار مصاحبه‌شونده در مقابل موقعیتهای تازه، نشانه‌ها یا برگه‌های دیگری را در اختیار مصاحبه‌کننده مورد نظر خواهد گذاشت تا به تصحیح نتیجه‌گیری خود بپردازد (ساعتچی، 1356).
فرایند مصاحبه
مصاحبه دارای مراحلی است که با درنظر گرفتن آنها می‌توان نتیجه مطلوبی از مصاحبه گرفت (جزنی، 1375):
ایجاد آمادگی در مصاحبه‌کننده،
ایجاد ارتباط،
تبادل اطلاعات،
ارزشیابی،
آماده ساختن سئوالات.
روشهای سئوال کردن در مصاحبه
در مصاحبه‌های رسمی هدف مصاحبه و سئوالات آن از قبل تعیین شده است در حالی‌که برای مصاحبه‌های غیررسمی هدف معلوم و سئوالات نامعلوم است. در مصاحبه‌های رسمی، سئوالات در جلسه مصاحبه به تناسب نوع برخورد تهیه و مطرح می‌شوند. سئوالات برای این نوع مصاحبه، باید منظم و ردیف، تعقیب‌کننده هدفی خاص، اطمینان برانگیز، موجد تفاهم، پدیدآورنده رغبت به پاسخ، ساده و کوتاه، صریح و رسا، حاوی مفاهیم معین و پاسخ آنها در خور بهره‌گیری باشند. همچنین بهتر است پرسشها از نوع سئوالات باز باشد تا پاسخ‌دهنده خود را در بیان پاسخ آزاد ببیند (قائمی، 1368). منظور از سئوال باز سئوالی است که هنگام پرسش از فرد به او امکان می‌دهد به آسانی با دیگران مشورت کرده، میزان و نوع اطلاعات لازم برای سئوال‌کننده را تعیین کند و با توجه به اینکه دامنه سئوالات گسترده است پاسخ را دقیقاً مشخص سازد. برعکس سئوال باز، سئوال بسته سئوالی است که آزادی زیادی را در صحبت کردن در اختیار دستگاه مورد رسیدگی قرار نمی‌دهد و صرفاً پاسخهای بله یا خیر می‌خواهد و مستلزم انتخاب یکی از جوابهای ممکن است (چادهاری، 1375).
ویژگیهای محیطی مصاحبه
برای مهیا و آماده کردن محیط مصاحبه، موضوعهای محیطی از قبیل شرایط مصاحبه‌کننده، مصاحبه‌شونده، محیط مصاحبه، نحوه شروع مصاحبه، زمان شروع مصاحبه، روشهای سئوال کردن، نحوه اتمام مصاحبه و ثبت یادداشتهای مصاحبه توسط مصاحبه‌شونده از اهمیت زیادی برخوردار است.
شرایط مصاحبه کننده
مصاحبه در عین سادگی کاری دقیق و فنی است. مصاحبه گر، علا‌وه بر داشتن صفات و شرایط مربوط به تحقیق و محقق،باید واجد صفات و جنبه های دیگری نیز باشد.او باید بتواند خود را همسان و همفکر و همراه مصاحبه شونده قرار دهد و نظر و اعتماد مصاحبه کننده را به خود جلب کند ( قائمی ،1368 ). مصاحبه باید به گونه ای انجام شود که مصاحبه کننده قبل از شرکت در جلسه مصاحبه منظور،هدف و مراحل مختلف مصاحبه را بداند و برای او مشخص باشد که آیا مصاحبه، مقدماتی یا نهایی است.مصاحبه کننده باید به خاطر داشته باشد که تا وقتی مطلب مورد بحث برایش کاملا روشن نشده است مطلب دیگری را مورد بحث قرار ندهد و در نهایت شیوه ای را برگزیند که بیشترین و مطمئن ترین اطلاعات را بدست آورد (ساعتچی ، 1365 ).
شرایط مصاحبه شونده
سئوالات مصاحبه بستگی به شخص مصاحبه‌شونده نیز دارد. اینکه طرف مصاحبه چه کسی باشد، چگونه فردی یا افرادی را برای مصاحبه برگزینیم نیز از اهمیت برخوردار است. در همه حال، برای اینکه پاسخها از ارزش و اعتبار قابل قبولی برخوردار باشند ضروری است که افراد مورد مصاحبه، دارای آرامش نسبی، سلامت نفس و اطمینان خاطر باشند و رای و نظر آنها از فکری منسجم نشأت گیرد. مصاحبه شوندگان باید موضوع مورد سئوال را به‌خوبی درک کنند، به آنچه که می‌گویند ایمان و پایبندی داشته باشند و تاحد امکان اهل دروغ و حیله و تزویر نباشند، و از ظاهرسازی پرهیز کنند (قائمی، 1368).
محیط مصاحبه
مصاحبه باید دارای محیطی امن، قابل اعتماد، به دور از عوامل نگران‌کننده، سرشار از همکاری و انس باشد و در آن بحث از موضوعی به میان آید که قبلاً نسبت به آن علاقه‌ای در طرف مقابل پدید آمده و اعتماد و اطمینانی را برانگیخته باشد، به‌گونه‌ای که پاسخ‌دهنده خود را در موقعیت جدی بیابد و احساس مسئولیت کند که پاسخهای قاطعانه‌ای به آنها بدهد. محیط و شرایط مصاحبه باید به‌گونه‌ای باشد که افراد را به درون‌نگری وادارد و موجباتی را پدید آورد که آنچه را دارند عرضه کنند و مطمئن باشند از این امر و یا از اسرار آنها سوءاستفاده‌ای نخواهد شد. ممکن است مصاحبه‌شونده به‌گونه‌ای تحت تاثیر ناراحتیها، فشارها، بحران اقتصادی، سیاسی و حتی خانوادگی باشد و آسودگی خاطر نداشته باشد. طبیعی است که چنین حالات و روحیاتی در پاسخها اثر می‌گذارد. در چنین صورتی یا باید مصاحبه را به جلسه‌ای دیگر موکول کرد و یا شرایط را به‌گونه‌ای دلپذیر ساخت که این مسائل فراموش شود.
نحوه شروع مصاحبه
برای شروع مصاحبه باید نکاتی به شرح زیر را رعایت کرد:
وقت‌شناسی و تعیین وقت مصاحبه از قبل،
کنترل مکالمات پیش‌پاافتاده،
بیان واضح هدف از مصاحبه،
اعتماد و اطمینان دادن به مصاحبه شونده در مورد محرمانه ماندن اطلاعات در صورت امکان (رایدر، 1380).
ثبت و ضبط مصاحبه
پرسش و پاسخ در مصاحبه باید ثبت و ضبط شوند و این کار ممکن است به‌صورت نوشتن توسط مصاحبه‌کننده در حین آن، یا توسط یک منشی صورت گیرد، ولی بهتر است که پرسش و پاسخ با دستگاه ضبط‌صوت، ضبط گردد. شک نیست که بررسیها و داوریها نیز باید براساس این ثبت و ضبط‌ها صورت گیرد و باید از قالب زدن افکار خود به‌جای افکار مصاحبه‌شونده به‌شدت پرهیز کرد زیرا در آن صورت مصاحبه، اعتبار چندانی نخواهد یافت (قائمی، 1368).
نقش و جایگاه مصاحبه در حسابرسی عملیاتی
طبق رهنمودهای حسابرسی عملیاتی دیوان محاسبات کشور پاکستان (1993)، اهداف اصلی بررسی اطلاعات در حسابرسی عملیاتی اثبات درستی فعالیتها به شرح زیر است:
فعالیتها در جهتی باشد که با توجه به صرفه‌اقتصادی و کارایی از منابع استفاده شود،
ستانده، آثار و اهداف فعالیتها از قبل برنامه‌ریزی شود و دستیافتنی باشند،
سیستمها و کنترلهای کلیدی بجا و آثار انجام وظایف رضایت‌بخش باشند.
و همه این موارد در جهت کسب کیفیت و کمیت مناسب شواهد برای حفظ نتایج در گزارش حسابرسی باشند.
در راهنمای گرداوری شواهد که توسط دیوان محاسبات کانادا (1994) انتشار یافته است، روشهای جمع‌اوری اطلاعات شامل مراحل شش‌گانه زیر است:
طبقه‌بندی اهداف پروژه حسابرسی،
شکل‌دهی به سئوالات و معیارها،
تعیین اطلاعات و پرسش و پاسخها،
شناخت منابع مناسب و انواع اطلاعات،
برنامه‌ریزی برای جمع‌اوری اطلاعات،
برنامه‌ریزی برای تجزیه و تحلیل اطلاعات.
برای گرداوری اطلاعات در مراحل فوق از ابزارها، منابع و روشهای زیر استفاده می‌شود:
مشاهدات، عکسها و نوارهای ویدئویی (تصویری)،
تحقیقات ادبی یا تحقیقات برمبنای اطلاعات دستیافتنی برای عموم،
بررسی برنامه‌های واحدهای اقتصادی برمبنای اطلاعات و پرونده‌ها،
تعیین معیار کلی،
نظارتها،
مصاحبه‌ها،
گروههای متمرکز،
نظارت کارشناسی،
بررسی وکاربرد نتایج ازسایرحسابرسیها وبررسیها (مطالعات).
چنانکه در بالا مشاهده می‌شود، مصاحبه یکی از ابزارهای دست یافتن به اطلاعات در حسابرسی عملیاتی است. به‌طور خلاصه می‌توان هدفهای مصاحبه در حسابرسی عملیاتی را به دو دسته تقسیم کرد:
هدفهایی که برای بهبود کیفیت شواهد در گزارشهای حسابرسی است؛ و
هدفهایی که برای بهبود تجزیه و تحلیل هزینه اثربخشی و جمع‌اوری اطلاعات است.
فرایند مصاحبه در حسابرسی عملیاتی
مهمترین عامل در کسب نتیجه مطلوب در حسابرسی عملکرد، سئوالات دقیق، صحیح و موثر است و سئوالات را می‌توان به‌صورت شفاهی یا کتبی مطرح کرد. از آنجا که از اهداف مهم حسابرسی عملکرد، ارائه راه‌حلهای مفید جهت اصلاح کاستیها و روشهاست، لذا نتایج حاصل باید مورد تایید واحد مورد حسابرسی نیز باشند و این امر زمانی تحقق می‌یابد که رابطه بین حسابرس و واحد مورد حسابرسی رابطه‌ای منطقی و دوستانه باشد (چادهاری، 1375). طبق رهنمودهای ارائه شده در راهنمای جامع حسابرسی عملیاتی (1380) به‌منظور ارتقای کیفیت کار حسابرسان در به‌کارگیری مصاحبه برای گرداوری اطلاعات ضروری است موارد زیر مورد توجه خاص قرار گیرد:
اهمیت مصاحبه
در حسابرسی، مصاحبه به دلایل زیر از اهمیت برخوردار است:
برقرای ارتباط تئوری با عمل،
جمع‌اوری حقایق، عقاید و نظرات،
ایجاد تصویری از حسابرس در ذهن صاحبکار.
بدیهی است پس از انجام فرایند مذکور می‌توان از طریق یادداشت سئوالات اساسی، بررسی، اصلاح، سازماندهی و تلفیق سئوالات، متن مصاحبه را تکمیل و آماده بهره‌برداری کرد.
شروع مصاحبه
در مصاحبه، حسابرس باید کمی پیش از زمان شروع مصاحبه در محل حاضر شود. حسابرس باید صریح، بیطرف و منطقی باشد. مصاحبه‌شونده باید اطمینان یابد که حسابرسی عملیاتی یک کار گروهی و نقش حسابرس کمک به منظور بهبود عملیات و تسهیل در کار است. برای هدایت مصاحبه، اجتناب از ورود به مباحث غیرضروری و نیز اطمینان یافتن از پوشش کلیه مطالب موردنظر، باید از اصول مصاحبه به نحو مطلوب استفاده شود. توجه داشته باشید مصاحبه‌شونده نباید از برنامه محور اصلی مصاحبه اطلاع داشته باشد. این امر مخصوصاً در مواقعی است که حسابرس صلاح بداند او را از محدود شدن حول یک محور از پیش تعیین‌شده باز دارد.
روش سئوال کردن
در مصاحبه، بهتر است حسابرس از طرح سئوالاتی که جواب آنها بله یا خیر است و دامنه اطلاعات را محدود می‌کند دوری جوید و سئوال را طوری مطرح سازد که مصاحبه‌شونده مجبور به تجزیه و تحلیل آن شود. حسابرس نباید سئوالات انحرافی مطرح کند که مشخصاً جواب آنها را می‌داند یا مایل است مشخصاً پاسخ مورد نظر خود را بشنود.
یادداشت‌برداری در حین مصاحبه حسابرس نباید کامل باشد زیرا مانع از آن می‌شود که حسابرس با دقت به مطالب مصاحبه‌شونده گوش دهد. از آنجا که هدف حسابرس جمع‌اوری اطلاعات و آگاهی بیشتر است از این رو برای دستیابی به اظهارات و حقایق صحیح باید یک شنونده خوب باشد.
زمانبندی مصاحبه
زمانبندی مناسب مصاحبه یکی دیگر از موضوعات مهم است که غالباً نمی‌توان مدت دقیقی را برای آن تعیین کرد. حسابرس، مسئول برنامه‌ریزی زمان و مکان مناسب مصاحبه با درنظر گرفتن آسایش خاطر مصاحبه‌شونده است. معمولاً بهترین روش آن است که مصاحبه در محلی انجام شود که برای مصاحبه‌شونده آسایش بیشتری دربرداشته باشد. در این صورت در خلال مصاحبه، حسابرس می‌تواند عملیات جاری را نیز زیر نظر بگیرد. در مورد طول زمان مصاحبه باید توافق حاصل شده باشد. در این مورد، یک قاعده مناسب آن است که زمان مصاحبه به یک‌ساعت و یا کمتر محدود باشد. حسابرس در زمانبندی مصاحبه باید مناسبترین ساعات روز را انتخاب کند و در صورت امکان، مصاحبه باید در ساعات اولیه صبح و پیش از شروع کار روزانه و یا یک‌ساعت بعد از وقت ناهار، یا یک‌ساعت پیش از پایان وقت اداری، انجام شود. بهتر است برای مصاحبه از اوقاتی مانند قبل یا بعد از ناهار، اول وقت اداری بعد از تعطیلات آخر هفته، آخر وقت اداری پیش از تعطیلات آخرهفته و روزهای پیش یا پس از تعطیل یا مرخصی سالانه اجتناب شود.
اتمام مصاحبه و ثبت یادداشتها
در زمان پایان مصاحبه، حتی اگر دستور جلسه مصاحبه تمام نشده باشد، حسابرس باید اطمینان حاصل کند که زمان مصاحبه از یک‌ساعت توافق شده، تجاوز نکرده است؛ در این صورت باید قرار دیگری برای یک مصاحبه جدید تعیین شود. به هر حال اگر زمان مصاحبه کوتاه باشد (مثلاً دو دقیقه) و اگر شخص مصاحبه‌شونده بخواهد زمان مصاحبه را طولانیتر کند، حسابرس می‌تواند به کارش ادامه دهد، اما تصمیم باید با مصاحبه‌شونده باشد. در پایان یک مصاحبه، حسابرس باید حوزه‌های اصلی پوشش داده شده و اطلاعات به‌دست آمده را به‌منظور اطمینان‌یافتن از صحت و کامل بودن آن خلاصه کند. در مرحله بعدی حسابرس باید تشکر صادقانه خود را از زمانی که مصاحبه‌شونده در اختیار او قرار داده است، ابراز کند و دوستانه از او سئوال کند که آیا در صورت لزوم می‌تواند سئوالات اضافی و یا اطلاعات دیگری را از وی دریافت کند و آیا می‌تواند مجدداً با او تماس بگیرد یا خیر؟ بعد از مصاحبه حسابرس باید در اولین فرصت ممکن یادداشتهای خود از مصاحبه را بررسی، مرتب و ثبت کند. این عمل در حد امکان باید در همان روز مصاحبه انجام شود. این امر به اطمینان‌یافتن از صحت نتایج مصاحبه کمک می‌کند.
تایید صورتجلسه مصاحبه توسط مصاحبه‌شونده
تایید کتبی اطلاعات بااهمیت شفاهی که در طول مصاحبه به‌دست می‌آید باید به‌نحوی از مصاحبه‌شونده درخواست شود، مگر آن که این اطلاعات به طریق دیگری قابل پشتیبانی باشد و ضرورت اخذ تاییدیه، وجود نداشته باشد. گاه طرح درخواست تاییدیه از مصاحبه‌شونده سبب می‌شود که او از همکاریهای بعدی خودداری کند. در این موارد، می‌توان به تایید شفاهی مصاحبه‌شونده، اکتفا و مراتب را در کاربرگها منعکس کرد. تایید شفاهی یا کتبی اطلاعات بااهمیتی که در مصاحبه به‌دست آید، حسابرس را از اثبات آن به طریق دیگری چون مشاهده، مذاکره با سایر اشخاص یا بررسی مجدد مستندات موجود، بی‌نیاز نمی‌کند. لازم به توجه است که تایید اطلاعات توسط مصاحبه‌شونده تنها معرف تصدیق درک صحیح مصاحبه‌کننده از اظهارات اوست و به معنای اثبات یا اعتبار اساسی اطلاعات نمی‌باشد (رایدر، 1380). اگر چه هدف حسابرس، کسب اطلاعات مورد نیاز از منابع قابل اطمینان است اما او باید در استفاده از آن اطلاعات، بیطرفی را رعایت کند و میزان اهمیت اظهارات مصاحبه‌شونده و موارد استفاده احتمالی از آن را به او گوشزد کند (شباهنگ، 1373).
خلاصه:
مصاحبه یکی از روشهای کاربردی برای کسب اطلاعات و آگاهیهایی است که قابلیت اتکا و اعتماد دارند. در این مقاله اطلاعاتی درباره مصاحبه ارائه می‌شود که به‌طور کاربردی مورد استفاده حسابرسان قرار خواهد گرفت. بنابراین، برای افزودن بار علمی و جلوگیری از آثار سوء ناشی از محدودیتهای مصاحبه، ضروری است به نکات زیر توجه شود:
1- حسابرسان باید با تعریف، اهداف، فرایند و ویژگیهای محیطی مصاحبه آشنایی لازم داشته باشند.
2- حسابرسان باید مطالعه در زمینه موضوع مصاحبه، بررسی چندباره سئوالات، برخورد خوش با طرف مقابل، قابل احترام دانستن نظرات، توجه به گفته‌ها نه گوینده، اطمینان از هدف اینکه سئوالات فهمیده شده، و آگاهی طرفین از هدف را مورد توجه قرار دهند.
3- حسابرسان باید در انجام مصاحبه، موارد اشاره شده در این مقاله را با دقت بیشتری مورد توجه قرار دهند.
استفاده از این رهنمودها و انجام مصاحبه‌های ارزشمند، به حسابرسان در کسب اطلاعات و داده‌های مورد نیاز و تجزیه تحلیل آنها برای رسیدن به نتیجه‌گیری مورد نظر کمک می‌کنند تا یافته‌های حسابرسی بیطرفانه و منصفانه تدوین شوند و پیشنهادات مفیدی ارائه دهند (چادهاری، 1375).
مقدمه
فرایند کلی انجام حسابرسی عملیاتی شامل برنامه‌ریزی، تدوین برنامه حسابرسی، اجرای عملیات، ارزیابی نتایج و تدوین پیشنهادها، گزارشگری و پیگیری است. اولین مرحله از فرایند حسابرسی عملیاتی، برنامه‌ریزی است. هدف این مرحله کسب اطلاعات کلی درباره واحد مورد بررسی به‌منظور تصمیمگیری در مورد پذیرش کار و انجام برنامه‌ریزی به‌منظور دستیابی به‌هدفهای حسابرسی عملیاتی است (کمیته حسابرسی عملیاتی، 1380). برای گرداوری اطلاعات و شواهد در حسابرسی عملیاتی، روشهایی مانند مصاحبه، پرسشنامه، بررسی اسناد، تجزیه و تحلیل، اجرای مجدد و مشاهده عینی وجود دارد (دیوان محاسبات پاکستان، 1993). نظر به اهمیت مصاحبه به‌عنوان یکی از روشهای گرداوری اطلاعات، در این مقاله تلاش شده است پس از ارائه تعریف، فواید، محدودیتها، روشهای انجام و ویژگیهای محیطی مصاحبه، موضوعاتی مورد بحث قرار گیرد که در ارتقای کیفی مصاحبه‌های حسابرسان عملیاتی و سایر مصاحبه‌کنندگان مفید و موثر باشد.
مصاحبه چیست؟
برای جمع‌اوری اطلاعات در زمینه‌ای خاص، مثل آگاهی از محتوای یک فلسفه یا مکتب، شناخت خطوط اساسی آن، آگاهی از حالات و روحیات افراد، طرز فکرها، علل گرایشها، شناخت طرز تلقیها نسبت به یک مسئله، علل و انگیزه‌های وابستگی یا وازدگی فرد یا گروهی در زمینه‌ای خاص، می‌توان از روش مصاحبه استفاده کرد و آن شیوه‌ای است که در علوم انسانی کاربردی وسیع و پردامنه دارد.
مصاحبه نوعی همصحبتی، همدلی و ملاقاتی است رویاروی و سنجیده که برای کشف و شناخت حالات و رفتار، طرز فکرها و آگاهیهای فردی به‌کار می‌رود. جمع‌اوری اطلاعات از طریق گفتگو، پرسش و پاسخ بین دو نفرکه با هم در ارتباط مستقیم هستند صورت می‌گیرد (قائمی، 1368). در حال حاضر، به‌رغم استفاده روزافزون از آزمونها و روشهای مختلف دیگر برای اندازه‌گیری و سنجش در انتخاب، انتصاب، ارزشیابی، ارتقا و راهنمایی کارکنان، هنوز برای مقاصد فوق، از روش مصاحبه بیش از روشهای دیگر استفاده می‌شود (ساعتچی، 1356).
هدف از مصاحبه
هدف از مصاحبه کسب اطلاعات و آگاهیهای منظمی است که قاطعیت و قابل اعتماد بودن آن، جز از این طریق حاصل نمی‌شود. از طریق مصاحبه می‌خواهیم همه اطلاعات مورد نظر افراد شامل اندیشه‌ها، افکار، رفتارها، گرایشها و طرز تلقیها را نسبت به امری به‌دست آوریم (قائمی، 1368). به‌طور کلی، به‌دست آوردن اطلاعات ضروری و کمک‌رسانی و راهنمایی، مهمترین اهداف مصاحبه است (شیرانی، 1373).
فوائد و مزایای مصاحبه
مصاحبه مزایایی دارد که مهمترین آنها عبارتند از:
امکان اجرای آن برای افراد با سواد و بیسواد،
انعطافپذیری سئوالات،
برقراری انس و ارتباطی روانی بین دو فرد،
نبود محدودیت در سئوالات،
به‌دست آوردن اطلاعات محرمانه‌ای که حتی از راه پرسشنامه ناممکن است،
پی‌بردن به حالات و رفتار مصاحبه شونده.
در کل، مصاحبه از انعطافپذیرترین روشها و از بنیادی‌ترین و شاید مهمترین آنها به‌حساب می‌آید و روشی مناسب برای آنهایی است که از طریق پرسشنامه قادر به دادن پاسخ نیستند (قائمی، 1368).
محدودیتهای روش مصاحبه
به‌رغم فواید و مزایای پیشگفته، مصاحبه محدودیتهایی از قبیل موارد زیر دارد:
وقتگیری،
هزینه بسیار،
کندی کار و نیاز به حوصله کافی،
دشواری کار و نیاز به دقت بسیار و دشواری استخراج نتایج،
نیاز به افراد متخصص و مجرب در مصاحبه با توجه به عده کم آنها،
ناهمسانی مطلق سئوالات برای افراد مختلف (قائمی، 1368).
روشهای انجام مصاحبه
روشهای انجام مصاحبه به شرح زیر است:
مصاحبه پستی،
مصاحبه از راه ارسال پرسشنامه و مراجعه برای راهنمایی لازم در تکمیل پرسشنامه و دریافت آن،
مصاحبه و تکمیل پرسشنامه از طریق تلفن،
مصاحبه حضوری.
طبق مطالعات و بررسیهای صورت گرفته، بهترین روش مصاحبه حضوری است (شیرانی، 1373).
انواع مصاحبه
مصاحبه از جهات مختلفی دسته‌بندی می‌شود و هر کدام دارای مزایا و محدودیتهایی است. مصاحبه ممکن است در شرایط عادی یا غیرعادی، منظم یا آزاد و یا به صورت پرسش و پاسخ یا بحث و بررسی باشد (قائمی، 1368).
از لحاظ نوع تشکیل، مصاحبه به انواع زیر تقسیم می‌شود:
مصاحبه فرد با فرد
در این نوع مصاحبه فرد مصاحبه‌کننده باید از اطلاعات روانشناسی نیز برخوردار باشد.
مصاحبه گروهی (چند نفر با چند نفر)
در این روش توانایی یا ناتوانی مصاحبه‌کنندگان در ایجاد ارتباط مناسب با مصاحبه‌شوندگان در نتایج حاصل از جلسه مصاحبه اثر درخور ملاحظه‌ای ندارد و هر یک از مصاحبه‌شوندگان در شرایط مساوی با چند نفر مصاحبه‌شونده دیگر مقایسه و ارزیابی می‌شوند. ولی در مصاحبه فرد با فرد، مصاحبه‌کننده باید از حافظه خود برای مقایسه مصاحبه‌شوندگان از دیدگاههای متفاوت استفاده کند.
مصاحبه چند نفر با یک نفر
مزیت این روش بر روش مصاحبه فرد با فرد آن است که اگر یکی از مصاحبه‌کنندگان در ارزشیابی جنبه خاصی از رفتار مصاحبه‌شونده مرتکب اشتباه شود، احتمالاً طرح سئوال از طرف مصاحبه‌کنندگان دیگر و رفتار مصاحبه‌شونده در مقابل موقعیتهای تازه، نشانه‌ها یا برگه‌های دیگری را در اختیار مصاحبه‌کننده مورد نظر خواهد گذاشت تا به تصحیح نتیجه‌گیری خود بپردازد (ساعتچی، 1356).
فرایند مصاحبه
مصاحبه دارای مراحلی است که با درنظر گرفتن آنها می‌توان نتیجه مطلوبی از مصاحبه گرفت (جزنی، 1375):
ایجاد آمادگی در مصاحبه‌کننده،
ایجاد ارتباط،
تبادل اطلاعات،
ارزشیابی،
آماده ساختن سئوالات.
روشهای سئوال کردن در مصاحبه
در مصاحبه‌های رسمی هدف مصاحبه و سئوالات آن از قبل تعیین شده است در حالی‌که برای مصاحبه‌های غیررسمی هدف معلوم و سئوالات نامعلوم است. در مصاحبه‌های رسمی، سئوالات در جلسه مصاحبه به تناسب نوع برخورد تهیه و مطرح می‌شوند. سئوالات برای این نوع مصاحبه، باید منظم و ردیف، تعقیب‌کننده هدفی خاص، اطمینان برانگیز، موجد تفاهم، پدیدآورنده رغبت به پاسخ، ساده و کوتاه، صریح و رسا، حاوی مفاهیم معین و پاسخ آنها در خور بهره‌گیری باشند. همچنین بهتر است پرسشها از نوع سئوالات باز باشد تا پاسخ‌دهنده خود را در بیان پاسخ آزاد ببیند (قائمی، 1368). منظور از سئوال باز سئوالی است که هنگام پرسش از فرد به او امکان می‌دهد به آسانی با دیگران مشورت کرده، میزان و نوع اطلاعات لازم برای سئوال‌کننده را تعیین کند و با توجه به اینکه دامنه سئوالات گسترده است پاسخ را دقیقاً مشخص سازد. برعکس سئوال باز، سئوال بسته سئوالی است که آزادی زیادی را در صحبت کردن در اختیار دستگاه مورد رسیدگی قرار نمی‌دهد و صرفاً پاسخهای بله یا خیر می‌خواهد و مستلزم انتخاب یکی از جوابهای ممکن است (چادهاری، 1375).
ویژگیهای محیطی مصاحبه
برای مهیا و آماده کردن محیط مصاحبه، موضوعهای محیطی از قبیل شرایط مصاحبه‌کننده، مصاحبه‌شونده، محیط مصاحبه، نحوه شروع مصاحبه، زمان شروع مصاحبه، روشهای سئوال کردن، نحوه اتمام مصاحبه و ثبت یادداشتهای مصاحبه توسط مصاحبه‌شونده از اهمیت زیادی برخوردار است.
شرایط مصاحبه کننده
مصاحبه در عین سادگی کاری دقیق و فنی است. مصاحبه گر، علا‌وه بر داشتن صفات و شرایط مربوط به تحقیق و محقق،باید واجد صفات و جنبه های دیگری نیز باشد.او باید بتواند خود را همسان و همفکر و همراه مصاحبه شونده قرار دهد و نظر و اعتماد مصاحبه کننده را به خود جلب کند ( قائمی ،1368 ). مصاحبه باید به گونه ای انجام شود که مصاحبه کننده قبل از شرکت در جلسه مصاحبه منظور،هدف و مراحل مختلف مصاحبه را بداند و برای او مشخص باشد که آیا مصاحبه، مقدماتی یا نهایی است.مصاحبه کننده باید به خاطر داشته باشد که تا وقتی مطلب مورد بحث برایش کاملا روشن نشده است مطلب دیگری را مورد بحث قرار ندهد و در نهایت شیوه ای را برگزیند که بیشترین و مطمئن ترین اطلاعات را بدست آورد (ساعتچی ، 1365 ).
شرایط مصاحبه شونده
سئوالات مصاحبه بستگی به شخص مصاحبه‌شونده نیز دارد. اینکه طرف مصاحبه چه کسی باشد، چگونه فردی یا افرادی را برای مصاحبه برگزینیم نیز از اهمیت برخوردار است. در همه حال، برای اینکه پاسخها از ارزش و اعتبار قابل قبولی برخوردار باشند ضروری است که افراد مورد مصاحبه، دارای آرامش نسبی، سلامت نفس و اطمینان خاطر باشند و رای و نظر آنها از فکری منسجم نشأت گیرد. مصاحبه شوندگان باید موضوع مورد سئوال را به‌خوبی درک کنند، به آنچه که می‌گویند ایمان و پایبندی داشته باشند و تاحد امکان اهل دروغ و حیله و تزویر نباشند، و از ظاهرسازی پرهیز کنند (قائمی، 1368).
محیط مصاحبه
مصاحبه باید دارای محیطی امن، قابل اعتماد، به دور از عوامل نگران‌کننده، سرشار از همکاری و انس باشد و در آن بحث از موضوعی به میان آید که قبلاً نسبت به آن علاقه‌ای در طرف مقابل پدید آمده و اعتماد و اطمینانی را برانگیخته باشد، به‌گونه‌ای که پاسخ‌دهنده خود را در موقعیت جدی بیابد و احساس مسئولیت کند که پاسخهای قاطعانه‌ای به آنها بدهد. محیط و شرایط مصاحبه باید به‌گونه‌ای باشد که افراد را به درون‌نگری وادارد و موجباتی را پدید آورد که آنچه را دارند عرضه کنند و مطمئن باشند از این امر و یا از اسرار آنها سوءاستفاده‌ای نخواهد شد. ممکن است مصاحبه‌شونده به‌گونه‌ای تحت تاثیر ناراحتیها، فشارها، بحران اقتصادی، سیاسی و حتی خانوادگی باشد و آسودگی خاطر نداشته باشد. طبیعی است که چنین حالات و روحیاتی در پاسخها اثر می‌گذارد. در چنین صورتی یا باید مصاحبه را به جلسه‌ای دیگر موکول کرد و یا شرایط را به‌گونه‌ای دلپذیر ساخت که این مسائل فراموش شود.
نحوه شروع مصاحبه
برای شروع مصاحبه باید نکاتی به شرح زیر را رعایت کرد:
وقت‌شناسی و تعیین وقت مصاحبه از قبل،
کنترل مکالمات پیش‌پاافتاده،
بیان واضح هدف از مصاحبه،
اعتماد و اطمینان دادن به مصاحبه شونده در مورد محرمانه ماندن اطلاعات در صورت امکان (رایدر، 1380).
ثبت و ضبط مصاحبه
پرسش و پاسخ در مصاحبه باید ثبت و ضبط شوند و این کار ممکن است به‌صورت نوشتن توسط مصاحبه‌کننده در حین آن، یا توسط یک منشی صورت گیرد، ولی بهتر است که پرسش و پاسخ با دستگاه ضبط‌صوت، ضبط گردد. شک نیست که بررسیها و داوریها نیز باید براساس این ثبت و ضبط‌ها صورت گیرد و باید از قالب زدن افکار خود به‌جای افکار مصاحبه‌شونده به‌شدت پرهیز کرد زیرا در آن صورت مصاحبه، اعتبار چندانی نخواهد یافت (قائمی، 1368).
نقش و جایگاه مصاحبه در حسابرسی عملیاتی
طبق رهنمودهای حسابرسی عملیاتی دیوان محاسبات کشور پاکستان (1993)، اهداف اصلی بررسی اطلاعات در حسابرسی عملیاتی اثبات درستی فعالیتها به شرح زیر است:
فعالیتها در جهتی باشد که با توجه به صرفه‌اقتصادی و کارایی از منابع استفاده شود،
ستانده، آثار و اهداف فعالیتها از قبل برنامه‌ریزی شود و دستیافتنی باشند،
سیستمها و کنترلهای کلیدی بجا و آثار انجام وظایف رضایت‌بخش باشند.
و همه این موارد در جهت کسب کیفیت و کمیت مناسب شواهد برای حفظ نتایج در گزارش حسابرسی باشند.
در راهنمای گرداوری شواهد که توسط دیوان محاسبات کانادا (1994) انتشار یافته است، روشهای جمع‌اوری اطلاعات شامل مراحل شش‌گانه زیر است:
طبقه‌بندی اهداف پروژه حسابرسی،
شکل‌دهی به سئوالات و معیارها،
تعیین اطلاعات و پرسش و پاسخها،
شناخت منابع مناسب و انواع اطلاعات،
برنامه‌ریزی برای جمع‌اوری اطلاعات،
برنامه‌ریزی برای تجزیه و تحلیل اطلاعات.
برای گرداوری اطلاعات در مراحل فوق از ابزارها، منابع و روشهای زیر استفاده می‌شود:
مشاهدات، عکسها و نوارهای ویدئویی (تصویری)،
تحقیقات ادبی یا تحقیقات برمبنای اطلاعات دستیافتنی برای عموم،
بررسی برنامه‌های واحدهای اقتصادی برمبنای اطلاعات و پرونده‌ها،
تعیین معیار کلی،
نظارتها،
مصاحبه‌ها،
گروههای متمرکز،
نظارت کارشناسی،
بررسی وکاربرد نتایج ازسایرحسابرسیها وبررسیها (مطالعات).
چنانکه در بالا مشاهده می‌شود، مصاحبه یکی از ابزارهای دست یافتن به اطلاعات در حسابرسی عملیاتی است. به‌طور خلاصه می‌توان هدفهای مصاحبه در حسابرسی عملیاتی را به دو دسته تقسیم کرد:
هدفهایی که برای بهبود کیفیت شواهد در گزارشهای حسابرسی است؛ و
هدفهایی که برای بهبود تجزیه و تحلیل هزینه اثربخشی و جمع‌اوری اطلاعات است.
فرایند مصاحبه در حسابرسی عملیاتی
مهمترین عامل در کسب نتیجه مطلوب در حسابرسی عملکرد، سئوالات دقیق، صحیح و موثر است و سئوالات را می‌توان به‌صورت شفاهی یا کتبی مطرح کرد. از آنجا که از اهداف مهم حسابرسی عملکرد، ارائه راه‌حلهای مفید جهت اصلاح کاستیها و روشهاست، لذا نتایج حاصل باید مورد تایید واحد مورد حسابرسی نیز باشند و این امر زمانی تحقق می‌یابد که رابطه بین حسابرس و واحد مورد حسابرسی رابطه‌ای منطقی و دوستانه باشد (چادهاری، 1375). طبق رهنمودهای ارائه شده در راهنمای جامع حسابرسی عملیاتی (1380) به‌منظور ارتقای کیفیت کار حسابرسان در به‌کارگیری مصاحبه برای گرداوری اطلاعات ضروری است موارد زیر مورد توجه خاص قرار گیرد:
اهمیت مصاحبه
در حسابرسی، مصاحبه به دلایل زیر از اهمیت برخوردار است:
برقرای ارتباط تئوری با عمل،
جمع‌اوری حقایق، عقاید و نظرات،
ایجاد تصویری از حسابرس در ذهن صاحبکار.
بدیهی است پس از انجام فرایند مذکور می‌توان از طریق یادداشت سئوالات اساسی، بررسی، اصلاح، سازماندهی و تلفیق سئوالات، متن مصاحبه را تکمیل و آماده بهره‌برداری کرد.
شروع مصاحبه
در مصاحبه، حسابرس باید کمی پیش از زمان شروع مصاحبه در محل حاضر شود. حسابرس باید صریح، بیطرف و منطقی باشد. مصاحبه‌شونده باید اطمینان یابد که حسابرسی عملیاتی یک کار گروهی و نقش حسابرس کمک به منظور بهبود عملیات و تسهیل در کار است. برای هدایت مصاحبه، اجتناب از ورود به مباحث غیرضروری و نیز اطمینان یافتن از پوشش کلیه مطالب موردنظر، باید از اصول مصاحبه به نحو مطلوب استفاده شود. توجه داشته باشید مصاحبه‌شونده نباید از برنامه محور اصلی مصاحبه اطلاع داشته باشد. این امر مخصوصاً در مواقعی است که حسابرس صلاح بداند او را از محدود شدن حول یک محور از پیش تعیین‌شده باز دارد.
روش سئوال کردن
در مصاحبه، بهتر است حسابرس از طرح سئوالاتی که جواب آنها بله یا خیر است و دامنه اطلاعات را محدود می‌کند دوری جوید و سئوال را طوری مطرح سازد که مصاحبه‌شونده مجبور به تجزیه و تحلیل آن شود. حسابرس نباید سئوالات انحرافی مطرح کند که مشخصاً جواب آنها را می‌داند یا مایل است مشخصاً پاسخ مورد نظر خود را بشنود.
یادداشت‌برداری در حین مصاحبه حسابرس نباید کامل باشد زیرا مانع از آن می‌شود که حسابرس با دقت به مطالب مصاحبه‌شونده گوش دهد. از آنجا که هدف حسابرس جمع‌اوری اطلاعات و آگاهی بیشتر است از این رو برای دستیابی به اظهارات و حقایق صحیح باید یک شنونده خوب باشد.
زمانبندی مصاحبه
زمانبندی مناسب مصاحبه یکی دیگر از موضوعات مهم است که غالباً نمی‌توان مدت دقیقی را برای آن تعیین کرد. حسابرس، مسئول برنامه‌ریزی زمان و مکان مناسب مصاحبه با درنظر گرفتن آسایش خاطر مصاحبه‌شونده است. معمولاً بهترین روش آن است که مصاحبه در محلی انجام شود که برای مصاحبه‌شونده آسایش بیشتری دربرداشته باشد. در این صورت در خلال مصاحبه، حسابرس می‌تواند عملیات جاری را نیز زیر نظر بگیرد. در مورد طول زمان مصاحبه باید توافق حاصل شده باشد. در این مورد، یک قاعده مناسب آن است که زمان مصاحبه به یک‌ساعت و یا کمتر محدود باشد. حسابرس در زمانبندی مصاحبه باید مناسبترین ساعات روز را انتخاب کند و در صورت امکان، مصاحبه باید در ساعات اولیه صبح و پیش از شروع کار روزانه و یا یک‌ساعت بعد از وقت ناهار، یا یک‌ساعت پیش از پایان وقت اداری، انجام شود. بهتر است برای مصاحبه از اوقاتی مانند قبل یا بعد از ناهار، اول وقت اداری بعد از تعطیلات آخر هفته، آخر وقت اداری پیش از تعطیلات آخرهفته و روزهای پیش یا پس از تعطیل یا مرخصی سالانه اجتناب شود.
اتمام مصاحبه و ثبت یادداشتها
در زمان پایان مصاحبه، حتی اگر دستور جلسه مصاحبه تمام نشده باشد، حسابرس باید اطمینان حاصل کند که زمان مصاحبه از یک‌ساعت توافق شده، تجاوز نکرده است؛ در این صورت باید قرار دیگری برای یک مصاحبه جدید تعیین شود. به هر حال اگر زمان مصاحبه کوتاه باشد (مثلاً دو دقیقه) و اگر شخص مصاحبه‌شونده بخواهد زمان مصاحبه را طولانیتر کند، حسابرس می‌تواند به کارش ادامه دهد، اما تصمیم باید با مصاحبه‌شونده باشد. در پایان یک مصاحبه، حسابرس باید حوزه‌های اصلی پوشش داده شده و اطلاعات به‌دست آمده را به‌منظور اطمینان‌یافتن از صحت و کامل بودن آن خلاصه کند. در مرحله بعدی حسابرس باید تشکر صادقانه خود را از زمانی که مصاحبه‌شونده در اختیار او قرار داده است، ابراز کند و دوستانه از او سئوال کند که آیا در صورت لزوم می‌تواند سئوالات اضافی و یا اطلاعات دیگری را از وی دریافت کند و آیا می‌تواند مجدداً با او تماس بگیرد یا خیر؟ بعد از مصاحبه حسابرس باید در اولین فرصت ممکن یادداشتهای خود از مصاحبه را بررسی، مرتب و ثبت کند. این عمل در حد امکان باید در همان روز مصاحبه انجام شود. این امر به اطمینان‌یافتن از صحت نتایج مصاحبه کمک می‌کند.
تایید صورتجلسه مصاحبه توسط مصاحبه‌شونده
تایید کتبی اطلاعات بااهمیت شفاهی که در طول مصاحبه به‌دست می‌آید باید به‌نحوی از مصاحبه‌شونده درخواست شود، مگر آن که این اطلاعات به طریق دیگری قابل پشتیبانی باشد و ضرورت اخذ تاییدیه، وجود نداشته باشد. گاه طرح درخواست تاییدیه از مصاحبه‌شونده سبب می‌شود که او از همکاریهای بعدی خودداری کند. در این موارد، می‌توان به تایید شفاهی مصاحبه‌شونده، اکتفا و مراتب را در کاربرگها منعکس کرد. تایید شفاهی یا کتبی اطلاعات بااهمیتی که در مصاحبه به‌دست آید، حسابرس را از اثبات آن به طریق دیگری چون مشاهده، مذاکره با سایر اشخاص یا بررسی مجدد مستندات موجود، بی‌نیاز نمی‌کند. لازم به توجه است که تایید اطلاعات توسط مصاحبه‌شونده تنها معرف تصدیق درک صحیح مصاحبه‌کننده از اظهارات اوست و به معنای اثبات یا اعتبار اساسی اطلاعات نمی‌باشد (رایدر، 1380). اگر چه هدف حسابرس، کسب اطلاعات مورد نیاز از منابع قابل اطمینان است اما او باید در استفاده از آن اطلاعات، بیطرفی را رعایت کند و میزان اهمیت اظهارات مصاحبه‌شونده و موارد استفاده احتمالی از آن را به او گوشزد کند (شباهنگ، 1373).
خلاصه:
مصاحبه یکی از روشهای کاربردی برای کسب اطلاعات و آگاهیهایی است که قابلیت اتکا و اعتماد دارند. در این مقاله اطلاعاتی درباره مصاحبه ارائه می‌شود که به‌طور کاربردی مورد استفاده حسابرسان قرار خواهد گرفت. بنابراین، برای افزودن بار علمی و جلوگیری از آثار سوء ناشی از محدودیتهای مصاحبه، ضروری است به نکات زیر توجه شود:
1- حسابرسان باید با تعریف، اهداف، فرایند و ویژگیهای محیطی مصاحبه آشنایی لازم داشته باشند.
2- حسابرسان باید مطالعه در زمینه موضوع مصاحبه، بررسی چندباره سئوالات، برخورد خوش با طرف مقابل، قابل احترام دانستن نظرات، توجه به گفته‌ها نه گوینده، اطمینان از هدف اینکه سئوالات فهمیده شده، و آگاهی طرفین از هدف را مورد توجه قرار دهند.
3- حسابرسان باید در انجام مصاحبه، موارد اشاره شده در این مقاله را با دقت بیشتری مورد توجه قرار دهند.
استفاده از این رهنمودها و انجام مصاحبه‌های ارزشمند، به حسابرسان در کسب اطلاعات و داده‌های مورد نیاز و تجزیه تحلیل آنها برای رسیدن به نتیجه‌گیری مورد نظر کمک می‌کنند تا یافته‌های حسابرسی بیطرفانه و منصفانه تدوین شوند و پیشنهادات مفیدی ارائه دهند (چادهاری، 1375).