مقدمه ای بر سیستم های اطلاعات

[مژگان]

مقدمه
بیش از هشتاد درصد کار روزانه مدیران صرف اطلاعات می شود از جمله دریافت اطلاعات، برقراری ارتباط و استفاده از اطلاعات در طیف وسیعی از امور مختلف. از آنجایی که اطلاعات مبنای تمام فعالیت های یک سازمان است، سیستم هایی باید وجود داشته باشند که اطلاعات را تولید و مدیریت کنند. هدف چنین سیستم هایی ایجاد تضمین در ارایه اطلاعات صحیح و قابل اطمینان در مواقع مورد نیاز و در شکل قابل استفاده است. چنین سیستم هایی، سیستم های اطلاعات نامگذاری شده اند.
● تعریف سیستم اطلاعات
تعاریف متعددی از سیستم اطلاعات در رشته هایی مانند مدیریت، علوم کامپیوتر، مهندسی نرم افزار، و علوم کتابداری و اطلاع رسانی ارایه شده است. تعریف آمده در واژه نامه انجمن کتابداری آمریکا (یانگ1 1983) تعریفی جامع از سیستم های اطلاعات است که در اینجا با اندکی تغییر در جمله بندی ارایه می شود:
«یک سیستم کامل طراحی شده برای تولید، جمع آوری، سازماندهی (پردازش)، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در یک موسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه».
این تعریف از حوزه علوم کتابداری و اطلاع رسانی گرفته شده است زیرا جامعیت و کل نگری این تعریف ویژگی هایی برای سیستم های اطلاعات برمی شمرد که تعاریف دیگر آنها را حذف می کنند.
▪ این ویژگی ها عبارتند از:
سیستم اطلاعات یک سیستم کامل است برای هدف در نظر گرفته شده. این تعریف سیستم اطلاعات را محدود یا ملزم به داشتن اجزایی مانند انسان، ماشین و یا غیره نمی کند چرا که یک سیستم اطلاعات ممکن است بتواند بدون داشتن هر یک از این اجزاء نقش خود را به صورت کامل ایفا کند.
سیستم اطلاعات طراحی شده است. اگر روش یا فرایندی وجود دارد که به صورت غیررسمی، تعریف نشده یا خود به خود شکل گرفته و اطلاعاتی را برای فرد، واحد یا سازمان ارایه می کند نمی توان به آن سیستم اطلاعات گفت. البته در برخی منابع علمی، به چنین روش ها یا فرایندهایی سیستم اطلاعات غیررسمی گفته می شود و در دسته بندی سیستم های اطلاعات، سیستم های اطلاعات غیررسمی در مقابل رسمی مطرح می شوند. اگر به تعریف سیستم توجه کنیم آنگاه نمی توان به چنین روش ها یا فرایندهایی نام سیستم نهاد. در ایجا ما قصد بحث نظری در این خصوص را نداریم اما در ادامه سیستم های اطلاعات طراحی شده را مدنظر قرار می دهیم.
سیستم اطلاعات شامل فرایندهای تولید، جمع آوری، سازماندهی، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات است. اگر یک سیستمی همه این فرایندها را انجام نمی دهد نمی توان به آن یک سیستم اطلاعات گفت. آ
ن سیستم یا فرایند ممکن است یک زیر سیستم از یک سیستم اطلاعات باشد.
سیستم اطلاعات می تواند برای یک موسسه، سازمان یا هر حوزه تعریف شده دیگر از جامعه مطرح شود. اگر چه سیستم های اطلاعات در ابتدا برای استفاده در سازمان مطرح شده و شکل گرفته اند اما برای حوزه هایی فراتر از سازمان (به عنوان مثال جامعه پژوهشگران، شهروندان و . . .) نیز قابل کاربرد است. به عنوان مثال سیستم اطلاعات شهری سیستمی است که کاربران نهایی آن شهروندان هستند. صحبت راجع به چنین سیستم های اطلاعات نیازمند جایگاه دیگری است. در این مقاله سیستم های اطلاعات سازمانی را مد نظر قرار می دهیم.
در این تعریف از واژه «داده» استفاده نشده است. خیلی از منابع دو واژه داده و اطلاعات را متفاوت تعریف می کنند و اطلاعات را داده های پردازش شده می دانند. مرز تفاوت بین داده و اطلاعات نسبی است چرا که ممکن است اطلاعاتی دوباره پردازش شوند و اطلاعات جدیدی تولید کنند. بنابراین در این شرایط نمی توان گفت اطلاعات قبل از پردازش داده بوده اند. با این توضیح ما تنها از واژه اطلاعات استفاده می کنیم.
● یک سیستم اطلاعات چه کار می کند؟
یک سیستم اطلاعات سه فعالیت عمده انجام می دهد. ابتدا اطلاعاتی را از منابع درون سازمانی یا برون سازمانی به عنوان ورودی دریافت می کند. سپس بر روی اطلاعات دریافت شده کارهایی انجام می دهد تا اطلاعات مورد نظر سیستم را تولید کند. در نهایت، اطلاعات تولید شده را در اختیار کاربر در نظر گرفته شده مثلاً یک مدیر یا یک کارمند قرار می دهد.
به عنوان مثال در یک سیستم اطلاعات رایانه ای که در بانک کار مربوط به حساب های پس انداز را انجام می دهد، اطلاعات توسط کارمند بانک وارد می شود و پس از پردازش و ذخیره، رسیدی چاپ شده و به مشتری تحویل داده می شود. هم چنین مشتری می تواند گزارش از کارکرد حساب خود را دریافت نماید.
● آیا یک سیستم اطلاعات به رایانه احتیاج دارد؟
ضرورتی ندارد که سیستم های اطلاعات رایانه ای باشند اما اغلب سیستم های اطلاعات رایانه ای هستند. عامل تعیین کننده در استفاده از رایانه این است که آیا یک سیستم اطلاعات با استفاده از قابلیت های رایانه می تواند بهبود یابد یا خیر؟ اگر یک سیستم دستی از افراد و رویه ها می توانند کاری را بدون خطا و موثر انجام دهند دلیلی برای استفاده از رایانه نیست. البته اغلب، حجم کارها افزایش می یابند، پیچیدگی رویه ها زیاد می شود، یا فعالیت ها خیلی به هم مرتبط می شوند و استفاده از رایانه می تواند بهبودهای لازم را ارایه کند. سیستم های اطلاعات که از رایانه استفاده می کنند سیستم های اطلاعات رایانه ای2 گفته می شوند.
● چرا از سیستم های اطلاعات استفاده می شود؟
معمولاً دو رویکرد در استفاده از سیستم های اطلاعات وجود دارد. این دو رویکرد هر دو از ارزش بکارگیری رایانه و فناوری ارتباطات در انجام فعالیت های سازمان سرچشمه می گیرند. طرفداران این رویکردها به دنبال راه های بهره برداری از سیستم های اطلاعات با استفاده از رایانه و فناوری ارتباطات هستند.
▪ رویکرد اول:
این رویکرد منحصراً به قابلیت های ذاتی رایانه و فناوری ارتباطات و اینکه چگونه می توانند در بهبود کارایی استفاده شوند معطوف می گردد. بنابراین تاکید بر میزان بهبود عملکرد سیستم ها از طریق کارایی پردازش و قابلیت اطمینان عملکرد است نه بر استفاده خاص از قابلیت های رایانه و فناوری ارتباطات.
▪ رویکرد دوم:
این رویکرد بر نقاط قوت و فرصت های پیش روی سازمان و سنجش چگونگی استفاده از فناوری اطلاعات در استفاده از شرایط موجود تمرکز می کند. این رویکرد قدرت توانمندسازی فناوری اطلاعات را در نظر می گیرد. به عبارت دیگر به جای داشتن یک رویکرد فناوری محور، به دنبال توسعه سازمان از طریق فناوری سیستم های اطلاعات است. این رویکرد بهتر است زیرا رایانه و فناوری ارتباطات مهم نیست بلکه اینکه رایانه چگونه می تواند به سازمان کمک کند مهم است.
● به چه منظوری از سیستم های اطلاعات استفاده می شود؟
سیستم های اطلاعات ابزار پشتیبان فعالیت های سازمان هستند. پشتیبانی ارایه شده توسط سیستم های اطلاعات به سه دسته زیر تقسیم می شوند:
▪ پشتیبانی اطلاعاتی؛ ارایه پشتیبانی برای دریافت، ذخیره، فیلتر و ردیابی کردن اطلاعات
▪ پشتیبانی تصمیم گیری؛ استفاده از اطلاعات برای ارایه پشتیبانی
▪ پشتیبانی ارتباطی؛ ارایه پشتیبانی برای به اشتراک گذاشتن یا تبادل اطلاعات بین کاربران (منتزاس3 1995).
● مزایای استفاده از سیستم های اطلاعات
سیستم های اطلاعات پتانسیل ارایه سه نوع مزیت به سازمان را دارا هستند؛
1) بهبود بهره وری.
2) بهبود اثربخشی.
3) مزیت رقابتی.
▪ بهبود بهره وری:
بهبود بهره وری وقتی رخ می دهد که با همان منبع یا کمتر بتوان کار بیشتری انجام داد. در سازمانها، بهبود بهره وری در بهبود فرایندهای کاری اتفاق می افتد. به عنوان مثال وقتی یک کارمند با استفاده از روش های جدید می تواند به جای پردازش 25 سفارش خرید، 50 سفارش را پردازش کند آنگاه بهره وری کار وی 2 برابر شده است. سیستم های اطلاعات می توانند در سریعتر، آسان تر و دقیق تر انجام دادن کارها موثر باشند که از این طریق بهره وری را بهبود می دهند.
▪ بهبود اثربخشی:
اثربخشی به توانایی یک فرد یا یک سازمان در انجام دادن چیزهایی است که باید انجام شوند. مدیری که شرایطی را که ممکن است مسیله ساز شوند پیش بینی می کند و علل را پیش از اینکه مشکل پدید آید بررسی می کند اثربخش تر از مدیری است که پیوسته مسایلی را باید حل کند که می شد از آنها جلوگیری کرد. سیستم های اطلاعات، اطلاعاتی ارایه می کنند که به مدیران در بررسی شرایط و انتخاب گزینه های بهتر کمک می کنند و از این طریق اثربخشی را بهبود می دهند.
▪ مزیت رقابتی:
سازمانی که با استفاده از سیستم های اطلاعات بهره وری و اثربخشی خود را بهبود داده است دارای این پتانسیل خواهد بود که بتواند روش رقابت سازمانی را تغییر دهد.
● انواع سیستم های اطلاعات
سیستم های اطلاعات دارای انواع و اقسام مختلفی هستند و از وجوه متفاوت می توان آنها را دسته بندی کرد. مقاله «نوع شناسی سیستم های اطلاعات» یک دسته بندی از سیستم های اطلاعات ارایه می کند. سیستم های اطلاعات سازمانی عبارتند از:
▪ سیستم های پردازش مبادلات4
▪ سیستم های اطلاعات مدیریت 5
▪ سیستم های اطلاعات اجرایی 6
▪ سیستم های پشتیبان تصمیم گیری 7
▪ سیستم های پشتیبان اجرایی 8
▪ سیستم های خبره 9
▪ سیستم های اتوماسیون اداری 10
▪ سیستم های دانش ورزی 11
● عناصر تاثیرگذار بر سیستم های اطلاعات
در تعریف و تحلیل و طراحی سیستم های اطلاعات باید به عناصر زیر توجه کرد:
▪ محیط سازمان:
پایه تمام فعالیت های سازمان محیطی است که سازمان در آن فعالیت می کند. محیط بر محصولات و خدمات ارایه شده از سوی سازمان، روش رقابت، کیفیت و طبیعت اقداماتی که در انجام فعالیت های روزانه اتخاذ می کند تاثیر می گذارد.
▪ عوامل مهم در محیط سازمان عبارتند از:
مشتریان
رقبا
عرضه کنندگان مواد و خدمات موردنیاز سازمان
سازمانهای قانونگذار
▪ سازمان: ابعاد برشمرده زیر جزو مواردی هستند که بر سیستم های اطلاعات تاثیر می گذارند.
استراتژی
سیستم ها
منابع انسانی
مدیریت
ساختار سازمانی
معماری سیستم های اطلاعات
اطلاعات
سخت افزار
نرم افزار
ارتباطات
کاربرد سیستم های اطلاعات
● چگونه یک سیستم اطلاعات برای سازمان خود تهیه کنیم؟
توسعه سیستم های اطلاعات در یک سازمان امری یکبار برای همیشه نیست بلکه باید به صورت دوره ای به کار توسعه سیستم های اطلاعات پرداخت. این ویژگی از ویژگی های سیستمی تحمیل می شود چرا که هر سیستمی دارای عمر محدودی است و باید در دوره های خاصی آن را روز آمد کرد. به همین دلیل سیستم ها دارای چرخه زندگی هستند. سیستم های اطلاعات نیز دارای چرخه زندگی هستند. چرخه زندگی یک سیستم اطلاعات از نقطه شکل گیری موضوع و نیاز به سیستم اطلاعات آغاز شده و پس از تولید سیستم، استفاده، و نگهداری، در زمان نیاز به تغییر و بازطراحی پایان می یابد.
این چرخه دارای مراحل زیر است:
▪ مطالعه
▪ مطالعه اولیه
▪ مطالعه امکانپذیری
▪ تحلیل و طراحی عمومی
▪ بررسی سیستم فعلی
▪ تعیین نیازمندی های سیستم جدید
▪ طراحی سیستم جدید
▪ برنامه ریزی نحوه اجرا و پیاده سازی
▪ تحلیل و طراحی تفصیلی
▪ طراحی فنی
▪ برنامه نویسی و تست نرم افزار
▪ آموزش کاربر
▪ بررسی پذیرش کاربر
▪ پیاده سازی
▪ تبدیل داده ها
استقرار سیستم
▪ اجرا
▪ رفع اشکالات
▪ نگهداری
برا ی استقرارموفق یک سیستم اطلاعات در یک سازمان، طی این مراحل ضروری است. طی این مراحل نیازمند بکارگیری متخصصان و مشاوران سیستم های اطلاعات است. البته قبل از تهیه یک سیستم اطلاعات برای سازمان، بهتر است که سازمان یک برنامه توسعه سیستم های اطلاعات تهیه کرده و در طول زمان و به تدریج سیستم های اطلاعات خود را بر اساس آن برنامه تولید کند. تحلیل گر سیستم اطلاعات بنا به تشخیص، هر یک از مراحل را تا حد لازم اجرا کرده و در طی مراحل با افراد و گروههای مدیران شرکت ها، سازمانها و نهادهای مرتبط و تاثیرگذار کسانی که از سیستم منتفع می شوند کاربران فروشندگان و عرضه کنندگان متخصصان فنی برنامه نویسان نرم افزار ارتباط برقرار می کند و تاثیرات و ملاحظات آنها را در نظر می گیرد. تحلیل گر سیستم ممکن است به جای تولید یک نرم افزار، از بسته های نرم افزارهای از پیش نوشته شده موجود برای موضوع سیستم اطلاعات استفاده کند.
نویسنده : امیدوار، مجید