مژگان
04-19-2010, 09:02 PM
این قوانین طلایی برمبنای تجربه سالیان مدیران مختلف پروژه‌های بزرگ و كوچك ، تهیه شده و صیقل خورده است ؛ اصول مدیریت پروژه بر مبنای همین دوازده قانون بنا نهاده شده‌اند . توجه به این قوانین ، از مرحله آغازین پروژه تا انتهای آن ، نتایج بهتری را به بار خواهد نشاند .
قانون اول : باید به اجماعی بر روی اهداف و نتایج پروژه برسی !
اگر ندانید كه قرار است چه چیز را به اتمام برسانید ، اگر ندانید چه چیزی باید تحویل شود ، بعید است كه خروجی ارزشمندی ارائه دهید . پروژه‌ای كه نتایج آن شفاف نیست محكوم به شكست است . اولین قدم در راه موفقیت پروژه ، تعریف و تعیین دقیق اهداف پروژه است ؛ اهدافی كه همه افراد مهم درگیر در پروژه روی آن اتفاق‌نظر داشته باشند . این تنها كافی نیست كه شما بدانید چه كاری می‌خواهید انجام دهید ؛ افراد كلیدی ، حامیان پروژه و اعضای پروژه نیز باید به آنچه می‌خواهند انجام دهند ، معتقد باشند و آن را پذیرفته باشند .
قانون دوم : باید بهترین تیم پروژه‌ای را كه می‌توانی ، بسازی !
گروهی از افراد ماهر ، شایسته و خوب سازماندهی‌شده ، لازمه موفقیت پروژه است . تشكیل تیم خوب پروژه با انتخاب افرادی توسط مدیر پروژه آغاز می‌شود ؛ در انتخاب افراد ، به خصوص در مورد پروژه‌های بدیع باید به هوش و قدرت و سرعت یادگیری آنان بیش از تجربه بها داد . افراد باید توان كار كردن در تیم را داشته باشند و به جایگاهی مناسب در تیم دست یابند . آنان باید حین كار تنها متوجه كار باشند و نه درگیریهای شخصی . گاهی لازم است افراد برای انجام درست كارشان آموزش ببینند . افراد باید بتوانند درطول مدت زمان اجرای پروژه با علاقه كار را دنبال كنند ؛ از این‌روست كه مدیر پروژه باید راهكارهای لازم برای افزایش انگیزه اعضای تیم پروژه‌اش را بداند .
قانون سوم : برنامه‌ای فراگیر و مناسب رشد و ترقی تهیه و آن را بروز نگاه دار !
یك برنامه كامل مركز موفقیت پروژه است . این سند ، محل ارتباط و فرماندهی كل نیروها ، منابع و زمان‌های پروژه است . بدون برنامه نمی‌توان یك تیم را برای دستیابی به اهداف راهبری كرد . بی‌شك ساخت یك برنامه به تنهایی كافی نیست ، چرا كه مدیر نمی‌تواند آینده را پیش‌بینی كند ، از این‌روست كه برنامه پروژه ، ممكن است بارها و بارها تغییر یابد . دلایل این تغییرات ، كشف حقایق جدید نسبت به واقعیات پروژه ، به مرور زمان و تغییر ذهن و نیازهای افراد مهم درگیر است . گاهی تغییر محدوده پروژه یا تغییرطرح نیز سبب نیاز به این اصلاحات می‌شوند .
قانون چهارم : میزان منابع موردنیاز ، انسان و تجهیرات را محاسبه كن !
بدون نفرات ، تجهیزات ، ابزار و سرمایه كافی ، هیچ راهی برای انجام تعهدات در موعد مقرر وجود ندارد . مدیر باید توانایی تامین منابع انسانی موردنیاز پروژه خود را داشته باشد ، در غیر این صورت باید اثرات ناشی از كمبود منابع را بررسی كرده، آنها را به اطلاع افراد كلیدی پروژه برساند . تامین منابع كافی برای یك پروژه ، یكی از سخت‌ترین وظایف مدیران پروژه‌ها در ایران است .
قانون پنجم : زمان‌بندی واقع‌بینانه‌ای تهیه كن !
بدون زمان‌بندی مناسب ، قبل از آنكه كاری انجام شده باشد ، به موعد تحویل می‌رسید ! مدیر می‌تواند با صرف هزینه بیشتر ، منابع ، انسان و ابزار بیشتری تامین كند ؛ اما زمان را نمی‌تواند به هیچ شكلی تهیه كند ! تقریبا اغلب مدیران ناموفق پروژه ، اعتبار خود را به دلیل رعایت نكردن زمان و تحویل ندادن به موقع نتایج از دست داده‌اند .
قانون ششم : سعی نكن بیش از آنچه قرار است انجام شود ، انجام دهی !
البته این به معنای آن نیست كه مدیر كمتر از آنچه انتظار می‌رود ، تحویل دهد ؛ بلكه باید دقیقا چهارچوب‌های محدوده پروژه را در زمان ، كیفیت و هزینه رعایت كند . مدیر در ابتدا به تعریف دقیق محدوده پروژه پرداخته و آن را به تایید افراد كلیدی می‌رساند . پیش از آغاز هر پروژه‌ای ، اهداف و نتایج پایانی باید به تایید همگان برسد ؛ كلیه افراد درگیر در پروژه باید نسبت به آنچه انجام می‌دهند اطلاعات كافی داشته باشند تا بتوانند به درستی وظایفشان را به انجام رسانند . طراحی شیوه و روشی برای گردش مناسب اطلاعات در پروژه بین كلیه افراد درگیر ، یكی از وظایف مهم مدیر پروژه است .
قانون هفتم : نقش افراد را به‌خاطر بسپار !
برخی مدیران پروژه در طول اجرای پروژه فراموش می‌كنند كه اساسا پروژه برای مردم انجام می‌شود و نتایج آن قرار است در خدمت مردم باشد . موفقیت پروژه بستگی به نظر مردم دارد ؛ برای آنكه مدیر پروژه موفقی باشید باید خود را مطابق نظر مردم و با اولویتهای آنان هماهنگ سازید . فراموش نكنید كه مردم پروژه را مدیریت می‌كنند ، آنها قسمت اعظم كار را انجام می‌دهند و مردم هستند كه از نتایج پایانی خوشحال یا ناراحت می‌شوند .
اغلب پروژه‌ها برای مردم ، چه آنها كه مستقیما در تیم ساخت پروژه درگیرند چه سایرین ، فشارهای عصبی ایجادمی‌كند ؛ چرا كه گروهی از كارهای نو است كه تاثیر نتایج آن بر زندگیشان هنوز مشخص نیست . بد نیست بدانید اگر نتایج پایانی پروژه به ضرر مردم باشد اغلب با شكست مواجه می‌شود !
قانون هشتم : حمایت مداوم مدیریت سازمان و افراد كلیدی را به دست آور !
لازم است مدیر پیش از آغاز كار حمایت افراد مهم درگیر پروژه را به دست آورد . مهارت كلامی و قدرت چانه‌زنی بالا اینجاست كه خودنمایی می‌كند . این قانون مشابه قانون اول ، اما فراتر از آن است ؛ مدیر در اینجا نه تنها نظر مثبت ایشان را جلب‌می‌كند كه آنها را راضی می‌كند گاهی از نفوذ یا قدرت خود برای پیشبرد كارهای پروژه استفاده نمایند .
قانون نهم : منتظر و مترصد تغییرات باش !
این قانون دركنار قانون سوم معنا دارد . پروژه همواره درمعرض تغییرات گوناگون است ؛ تغییرات محیطی ، تغییر نیازها ، تغییر روش و انبوه تغییرات دیگری كه ممكن است برای پروژه رخ دهد . مدیر نباید منتظر تغییرات بماند و پس از رخ‌دادن نسبت به آنها واكنش نشان‌دهد ؛ بهتر است مدیران بیاموزند كه نسبت به تغییرات پیش‌دستی كنند ؛ مدیران موفق خود عامل ایجاد تغییرند .
تغییر یك اصل در دنیای پرشتاب امروز است . مقابله با تغییرات و اقدامات مناسب در قبال آنان هنر مدیر و برنامه‌ریزان پروژه را مشخص می‌نماید . چگونگی عمل آنها در قبال تغییرات و انعطاف‌پذیری برنامه ، پروژه را به‌سوی موفقیت یا شكست راهبری می‌كند . به یاد داشته باشید كه جهت‌دهی تغییر ، مطابق امكانات تیم پروژه می‌تواند نجات‌دهنده مدیر و پروژه‌اش باشد ؛ اگر منتظر تغییر بمانید و آنگاه عكس‌العمل نشان دهید ، زمان زیادی را از دست خواهید داد . چشمان خود را برای مشاهده تغییرات بیش از پیش باز بگذارید !
قانون دهم : افراد را ازآنچه تاكنون انجام داده‌ای مطلع كن !
مدیر باید كلیه افراد مهم درگیر در پروژه را از پیشرفت ، مشكلات و تغییرات پروژه آگاه سازد . او باید از این قانون ساده پیروی كند : آگاه‌سازی افراد از همه چیز ! مهم‌ترین قانون در دنیای كار ، راست‌گویی و صداقت است . بهتر است در مواجه با مشكلات حقیقت را با افراد كلیدی در میان گذارید و از آنان در حل مشكلات راهنمایی و حمایت بخواهید .
قانون یازدهم : مبدع كارهای نو و روشهای نو باش !
پروژه یعنی كار نو ! ازآنجا كه تقریبا تمام پروژه‌ها در نتایج ، تیم پروژه ، اهداف ، انتظارات و زمان متفاوتند باید مترصد استفاده از روشهای نو ، ابزار نو ، نرم‌افزارهای جدید ، افراد و متخصصین جدید بود . روشهایی كه در گذشته موجب رشد و پیشرفت شده‌اند ممكن است نتوانند راه‌گشای مشكلات حال شما باشند .
قانون دوازدهم : رهبر پروژه باش .
راهبری پروژه ، كار سختی است . رهبری افراد درمیان مسیری نو و ناآشنا به‌سوی اهداف نو بسیار مشكل است . رهبری هنری است كه به شكل ذاتی در برخی وجود دارد ؛ تنها مطالعه كتب مدیریت كافی نیست . مدیریت تنها خواندن گزارش‌های نظارتی ، تایید یا رد پیشنهادات یا صدور فرمانهای لازم در قبال تغییرات ، نیست ؛ مدیریت ، فراتر از اینها ، در همراه بودن با تیم پروژه و ایجاد انگیزه در آنها نهفته است .
مدیر باید بتواند افراد مختلف با سلیقه و افكار مختلف را ، برای دستیابی به یك هدف واحد گردهم آورد و تا پایان پروژه در كنار یكدیگر نگاه دارد ؛ شاید تشكیل تیم آسان باشد ، اما مهم نگاهداری تیم تا پایان پروژه است .
درنگاه اول عمل به این قوانین مشكل به نظر می‌رسد ، اما موفقیت یا شكست پروژه در عمل به این موارد نهفته است . اساس دانش مدیریت پروژه بر مبنای همین دوازده قانون طلایی ، پی‌ریزی شده است . توجه به این قوانین نشان می‌دهد كه مدیریت پروژه ، همان مدیریت است كه این‌بار بر مبنای پروژه ظهور كرده است . در نهایت كلیه تكنیك‌های مدیریت ، از یك سری اصول پیروی می‌كنند و با شناخت آنها و اضافه کردن ویژگی‌های خاص پروژه‌هاست که می‌توان پروژه را به خوبی مدیریت نمود .
قانون اول : باید به اجماعی بر روی اهداف و نتایج پروژه برسی !
اگر ندانید كه قرار است چه چیز را به اتمام برسانید ، اگر ندانید چه چیزی باید تحویل شود ، بعید است كه خروجی ارزشمندی ارائه دهید . پروژه‌ای كه نتایج آن شفاف نیست محكوم به شكست است . اولین قدم در راه موفقیت پروژه ، تعریف و تعیین دقیق اهداف پروژه است ؛ اهدافی كه همه افراد مهم درگیر در پروژه روی آن اتفاق‌نظر داشته باشند . این تنها كافی نیست كه شما بدانید چه كاری می‌خواهید انجام دهید ؛ افراد كلیدی ، حامیان پروژه و اعضای پروژه نیز باید به آنچه می‌خواهند انجام دهند ، معتقد باشند و آن را پذیرفته باشند .
قانون دوم : باید بهترین تیم پروژه‌ای را كه می‌توانی ، بسازی !
گروهی از افراد ماهر ، شایسته و خوب سازماندهی‌شده ، لازمه موفقیت پروژه است . تشكیل تیم خوب پروژه با انتخاب افرادی توسط مدیر پروژه آغاز می‌شود ؛ در انتخاب افراد ، به خصوص در مورد پروژه‌های بدیع باید به هوش و قدرت و سرعت یادگیری آنان بیش از تجربه بها داد . افراد باید توان كار كردن در تیم را داشته باشند و به جایگاهی مناسب در تیم دست یابند . آنان باید حین كار تنها متوجه كار باشند و نه درگیریهای شخصی . گاهی لازم است افراد برای انجام درست كارشان آموزش ببینند . افراد باید بتوانند درطول مدت زمان اجرای پروژه با علاقه كار را دنبال كنند ؛ از این‌روست كه مدیر پروژه باید راهكارهای لازم برای افزایش انگیزه اعضای تیم پروژه‌اش را بداند .
قانون سوم : برنامه‌ای فراگیر و مناسب رشد و ترقی تهیه و آن را بروز نگاه دار !
یك برنامه كامل مركز موفقیت پروژه است . این سند ، محل ارتباط و فرماندهی كل نیروها ، منابع و زمان‌های پروژه است . بدون برنامه نمی‌توان یك تیم را برای دستیابی به اهداف راهبری كرد . بی‌شك ساخت یك برنامه به تنهایی كافی نیست ، چرا كه مدیر نمی‌تواند آینده را پیش‌بینی كند ، از این‌روست كه برنامه پروژه ، ممكن است بارها و بارها تغییر یابد . دلایل این تغییرات ، كشف حقایق جدید نسبت به واقعیات پروژه ، به مرور زمان و تغییر ذهن و نیازهای افراد مهم درگیر است . گاهی تغییر محدوده پروژه یا تغییرطرح نیز سبب نیاز به این اصلاحات می‌شوند .
قانون چهارم : میزان منابع موردنیاز ، انسان و تجهیرات را محاسبه كن !
بدون نفرات ، تجهیزات ، ابزار و سرمایه كافی ، هیچ راهی برای انجام تعهدات در موعد مقرر وجود ندارد . مدیر باید توانایی تامین منابع انسانی موردنیاز پروژه خود را داشته باشد ، در غیر این صورت باید اثرات ناشی از كمبود منابع را بررسی كرده، آنها را به اطلاع افراد كلیدی پروژه برساند . تامین منابع كافی برای یك پروژه ، یكی از سخت‌ترین وظایف مدیران پروژه‌ها در ایران است .
قانون پنجم : زمان‌بندی واقع‌بینانه‌ای تهیه كن !
بدون زمان‌بندی مناسب ، قبل از آنكه كاری انجام شده باشد ، به موعد تحویل می‌رسید ! مدیر می‌تواند با صرف هزینه بیشتر ، منابع ، انسان و ابزار بیشتری تامین كند ؛ اما زمان را نمی‌تواند به هیچ شكلی تهیه كند ! تقریبا اغلب مدیران ناموفق پروژه ، اعتبار خود را به دلیل رعایت نكردن زمان و تحویل ندادن به موقع نتایج از دست داده‌اند .
قانون ششم : سعی نكن بیش از آنچه قرار است انجام شود ، انجام دهی !
البته این به معنای آن نیست كه مدیر كمتر از آنچه انتظار می‌رود ، تحویل دهد ؛ بلكه باید دقیقا چهارچوب‌های محدوده پروژه را در زمان ، كیفیت و هزینه رعایت كند . مدیر در ابتدا به تعریف دقیق محدوده پروژه پرداخته و آن را به تایید افراد كلیدی می‌رساند . پیش از آغاز هر پروژه‌ای ، اهداف و نتایج پایانی باید به تایید همگان برسد ؛ كلیه افراد درگیر در پروژه باید نسبت به آنچه انجام می‌دهند اطلاعات كافی داشته باشند تا بتوانند به درستی وظایفشان را به انجام رسانند . طراحی شیوه و روشی برای گردش مناسب اطلاعات در پروژه بین كلیه افراد درگیر ، یكی از وظایف مهم مدیر پروژه است .
قانون هفتم : نقش افراد را به‌خاطر بسپار !
برخی مدیران پروژه در طول اجرای پروژه فراموش می‌كنند كه اساسا پروژه برای مردم انجام می‌شود و نتایج آن قرار است در خدمت مردم باشد . موفقیت پروژه بستگی به نظر مردم دارد ؛ برای آنكه مدیر پروژه موفقی باشید باید خود را مطابق نظر مردم و با اولویتهای آنان هماهنگ سازید . فراموش نكنید كه مردم پروژه را مدیریت می‌كنند ، آنها قسمت اعظم كار را انجام می‌دهند و مردم هستند كه از نتایج پایانی خوشحال یا ناراحت می‌شوند .
اغلب پروژه‌ها برای مردم ، چه آنها كه مستقیما در تیم ساخت پروژه درگیرند چه سایرین ، فشارهای عصبی ایجادمی‌كند ؛ چرا كه گروهی از كارهای نو است كه تاثیر نتایج آن بر زندگیشان هنوز مشخص نیست . بد نیست بدانید اگر نتایج پایانی پروژه به ضرر مردم باشد اغلب با شكست مواجه می‌شود !
قانون هشتم : حمایت مداوم مدیریت سازمان و افراد كلیدی را به دست آور !
لازم است مدیر پیش از آغاز كار حمایت افراد مهم درگیر پروژه را به دست آورد . مهارت كلامی و قدرت چانه‌زنی بالا اینجاست كه خودنمایی می‌كند . این قانون مشابه قانون اول ، اما فراتر از آن است ؛ مدیر در اینجا نه تنها نظر مثبت ایشان را جلب‌می‌كند كه آنها را راضی می‌كند گاهی از نفوذ یا قدرت خود برای پیشبرد كارهای پروژه استفاده نمایند .
قانون نهم : منتظر و مترصد تغییرات باش !
این قانون دركنار قانون سوم معنا دارد . پروژه همواره درمعرض تغییرات گوناگون است ؛ تغییرات محیطی ، تغییر نیازها ، تغییر روش و انبوه تغییرات دیگری كه ممكن است برای پروژه رخ دهد . مدیر نباید منتظر تغییرات بماند و پس از رخ‌دادن نسبت به آنها واكنش نشان‌دهد ؛ بهتر است مدیران بیاموزند كه نسبت به تغییرات پیش‌دستی كنند ؛ مدیران موفق خود عامل ایجاد تغییرند .
تغییر یك اصل در دنیای پرشتاب امروز است . مقابله با تغییرات و اقدامات مناسب در قبال آنان هنر مدیر و برنامه‌ریزان پروژه را مشخص می‌نماید . چگونگی عمل آنها در قبال تغییرات و انعطاف‌پذیری برنامه ، پروژه را به‌سوی موفقیت یا شكست راهبری می‌كند . به یاد داشته باشید كه جهت‌دهی تغییر ، مطابق امكانات تیم پروژه می‌تواند نجات‌دهنده مدیر و پروژه‌اش باشد ؛ اگر منتظر تغییر بمانید و آنگاه عكس‌العمل نشان دهید ، زمان زیادی را از دست خواهید داد . چشمان خود را برای مشاهده تغییرات بیش از پیش باز بگذارید !
قانون دهم : افراد را ازآنچه تاكنون انجام داده‌ای مطلع كن !
مدیر باید كلیه افراد مهم درگیر در پروژه را از پیشرفت ، مشكلات و تغییرات پروژه آگاه سازد . او باید از این قانون ساده پیروی كند : آگاه‌سازی افراد از همه چیز ! مهم‌ترین قانون در دنیای كار ، راست‌گویی و صداقت است . بهتر است در مواجه با مشكلات حقیقت را با افراد كلیدی در میان گذارید و از آنان در حل مشكلات راهنمایی و حمایت بخواهید .
قانون یازدهم : مبدع كارهای نو و روشهای نو باش !
پروژه یعنی كار نو ! ازآنجا كه تقریبا تمام پروژه‌ها در نتایج ، تیم پروژه ، اهداف ، انتظارات و زمان متفاوتند باید مترصد استفاده از روشهای نو ، ابزار نو ، نرم‌افزارهای جدید ، افراد و متخصصین جدید بود . روشهایی كه در گذشته موجب رشد و پیشرفت شده‌اند ممكن است نتوانند راه‌گشای مشكلات حال شما باشند .
قانون دوازدهم : رهبر پروژه باش .
راهبری پروژه ، كار سختی است . رهبری افراد درمیان مسیری نو و ناآشنا به‌سوی اهداف نو بسیار مشكل است . رهبری هنری است كه به شكل ذاتی در برخی وجود دارد ؛ تنها مطالعه كتب مدیریت كافی نیست . مدیریت تنها خواندن گزارش‌های نظارتی ، تایید یا رد پیشنهادات یا صدور فرمانهای لازم در قبال تغییرات ، نیست ؛ مدیریت ، فراتر از اینها ، در همراه بودن با تیم پروژه و ایجاد انگیزه در آنها نهفته است .
مدیر باید بتواند افراد مختلف با سلیقه و افكار مختلف را ، برای دستیابی به یك هدف واحد گردهم آورد و تا پایان پروژه در كنار یكدیگر نگاه دارد ؛ شاید تشكیل تیم آسان باشد ، اما مهم نگاهداری تیم تا پایان پروژه است .
درنگاه اول عمل به این قوانین مشكل به نظر می‌رسد ، اما موفقیت یا شكست پروژه در عمل به این موارد نهفته است . اساس دانش مدیریت پروژه بر مبنای همین دوازده قانون طلایی ، پی‌ریزی شده است . توجه به این قوانین نشان می‌دهد كه مدیریت پروژه ، همان مدیریت است كه این‌بار بر مبنای پروژه ظهور كرده است . در نهایت كلیه تكنیك‌های مدیریت ، از یك سری اصول پیروی می‌كنند و با شناخت آنها و اضافه کردن ویژگی‌های خاص پروژه‌هاست که می‌توان پروژه را به خوبی مدیریت نمود .