50cent
02-14-2010, 02:09 PM
دفاتر مديريت پروژه
مولف/مترجم: على طاوسى – احمد تيمورى
چکيده: امروزه در اغلب سازمانهاى کوچک و بزرگ مبتنى بر پروژه، مديران ارشد بخصوص مديران پروژه ها در زمينه تخصيص منابع با چالشهاى فراوانى مواجه هستند. بنابراين، به منظور کاهش هزينه و زمان اجرا و همچنين افزايش کيفيت در پروژه بايستى رويکرد از مديريت سنتى به مديريت علمى تغيير يابد تا پاسخگوى بهينه سازى کارايى و عملکرد يک پروژه در دوره عمر آن باشد. براى رسيدن به اين مهم تشکيلات سازمان‌يافته‌اى براى مديريت و برنامه‌ريزى پروژه‌ها موردنياز خواهد بود. دفتر مديريت پروژه بر خلاف سازمانهاى مبتنى بر پروژه داراى نگرش سازمان محور است. در اين مقاله ضمن توضيح مدل هاى سازمانى دفتر مديريت پروژه به وظايف اصلى و مزاياى جانبى آن پرداخته مى شود و در انتها فازهاى تاسيس يک دفتر مديريت پروژه مورد بحث قرار مى گيرد.
مقدمه
امروزه بحث مديريت پروژه از چالشهاى عمده بسيارى از سازمانهاست لذا نياز به ايجاد دفاترى که به اين مهم توجه ويژه داشته باشند بيش از پيش احساس مى شود. بنابراين، تاسيس و توسعه دفاتر مديريت پروژه را بايستى به عنوان يک ضرورت در نظر گرفت. نقشهاى دفاتر مديريت پروژه متنوع و گوناگونند اما عموما" شامل آماده سازى استاندارد ها و متدولوژى هاى مديريت پروژه هستند. اغلب اين نقشها به جنبه هاى مديريت منابع انسانى و مسئوليتهاى اجرايى پروژه گسترش داده شده‌اند.
در يک تعريف کلى مى توان گفت دفتر مديريت پروژه در جهت تکميل فعاليتها و تجربيات مديريت پروژه در يک سازمان طراحى شده که مى توانند براى ايجاد شايستگيهاى سازمانى در تحليل ،طراحى ،مديريت و بازنگرى پروژه به کار گرفته شوند. به عبارت ديگر، دفتر مديريت پروژه مرکز راهکارهاى مديريت پروژه در داخل سازمان هستند که مطابق موارد ذيل بر پروژه نظارت مى کنند :
* ايجاد يک منبع استاندارد براى مديريت پروژه؛
* بهبود ارتباطات و شيوه به کار بردن منابع داخل سازمان؛
* کمک به کاهش اثرات منفى پروژه هاى توسعه شکست خورده روى کارائى و بهره‌ورى منابع.
دفتر مديريت پروژه
دفتر مديريت پروژه نهادى است که در شرکتهاى پروژه محور مورد استفاده قرار مى گيرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعاليتهاى مديريت پروژه در سطح يک سازمان مى شود. بسته به اندازه، ساختار، پيچيدگى و نوع سازمان ممکن است در يک زمان پروژه‌هاى متعددى در آن در حال اجرا باشند ، دفتر مديريت پروژه باعث تمرکز سيستماتيک مديريت پروژه در سازمان شده و وضعيت کلى پروژه ها و برنامه هاى سازمان را با دقت بسيار بالايى کنترل مى کند.
دفتر مديريت پروژه خدماتى از قبيل مديريت، اجراى آموزش و مشاوره را به سطوح مختلف سازمان ارائه مى دهد،که با استفاده از اين خدمات ريسک‌هاى احتمالى کاهش مى يابد، کيفيت اجرا بالا مى رود و همچنين مديريت و بازنگرى پروژه به بهترين شکل ممکن امکان پذير است. دفتر مديريت پروژه نهادى است که، مى‌تواند هم از نظر عمودى به تمام لايه‌هاى سازمان نفوذ پيدا کند و هم ازنظر افقى کليه کارکردها و فعاليتهاى سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان يکى از راههاى دستيابى به اهداف مى‌تواند نقش مهمى در رسيدن سازمان به اهداف استراتژيک ايفا کند. تعيين اندازه و اختيارات دفتر مديريت پروژه به مديريت ارشد سازمان بستگى دارد. بنابراين، کاربرد دفتر مديريت پروژه در يک شرکت با توجه به انتظارات مديريت بسيار گسترده است.
با توجه به اهميت دفتر مديريت پروژه، در ويرايش سال 2004 استاندارد مديريت پروژه به اين مقوله پرداخته شده و مورد بحث قرار گرفته است.
تاريخچه دفتر مديريت پروژه
در اوايل دهه80 ميلادى، براى نخستين بار مفهوم دفتر کنترل مرکزى در ارتش آمريکا ارائه و اجرا گرديد. بدين‌ترتيب که هر برنامه اصلى و مهم نظامى به يک اداره اجرايى پروژه تخصيص داده مى‌شد، که مسئوليت کليه برنامه را برعهده داشت. اداره اجرايى پروژه مسئوليت پشتيبانى کليه مراحل برنامه از آغاز آن (شامل شناسايى نيازها و انعقاد قراردادها) و برنامه‌ريزى و زمان‌بندى و تخصيص منابع تا تکميل نهايى آن را برعهده داشت. در واقع اداره اجرايى پروژه نقش اصلى را در اجراى برنامه‌ها ايفا مى‌کرد.
اجرا و استقرار اداره اجرايى پروژه هم از نظر کاهش هزينه‌ها و هم از نظر افزايش کارايى، تأثير بسزايى داشت. مفهوم اداره اجرايى پروژه به‌تدريج به سازمانها و شرکتهاى تجارى راه پيدا کرد و در اواسط دهه 80 اولين نمونه‌هاى دفتر مديريت پروژه تأسيس شدند. اين روند ادامه پيدا کرد تا جايى که تا سال 2000 ميلادى تقريباً 40 درصد سازمانها و شرکتهاى آمريکايى با دفتر مديريت پروژه آشنا شده و شکلها و مدلهاى مختلفى از آن را اجرا کردند. تمامى اين سازمانهاى آمريکايى از اجراى دفتر مديريت پروژه و تأثيرات مثبت آن اظهار رضايت کرده‌اند. از آنجا که آثار مثبت دفتر مديريت پروژه قابل انکار نيست و با توجه به اينکه مطابق آمار موجود 90 درصد شرکتها و سازمانهاى در کلاس جهانى پروژه‌هاى خود را به‌موقع به پايان نمى‌برند (يکى از اساسى‌ترين دلايل شکست پروژه‌ها عدم اتمام به‌موقع پروژه است) انتظار مى‌رود که حرکت به سمت دفتر مديريت پروژه در آينده روند صعودى بالايى داشته باشد.
جايگاه دفتر مديريت پروژه در چارت سازمانى
دفاتر مديريت پروژه مى توانند به صورت مستقل يا غير مستقل (قسمتى از يک گروه کارى) ايجاد گردند ولى عموما" جايگاه يک دفتر مديريت پروژه به صورت ساختارى غير مستقل در پروژه هاست. براى مثال در موسسات مالى که تکيه زيادى به فناورى اطلاعات و توسعه آن دارند، دفاتر مديريت پروژه اغلب در بخشهاى فناورى اطلاعات قرار مى گيرند. اگر دفتر مديريت پروژه در نزديکى محل اجراى پروژه قرار گيرد بسيار سودمند خواهد بود اما اگر به واسطه اين نزديکى، تحت تاثير عوامل اجرايى پروژه قرار گيرد باعث تضعيف آن مى شود.طراحى نظامى براى ارائه مناسب گزارشها به تيم هاى راهبردى مى تواند براين نگرانى غلبه کند.
ارتباط دفتر مديريت پروژه با چرخه عمر پروژه
دفاتر مديريت پروژه با بسيارى از جنبه هاى پروژه درارتباط است به عبارت ديگر، به عنوان هسته مرکزى دوره عمر پروژه محسوب مى شود. شکل شماره يک اين ارتباطات را نشان مى دهد.( شکل 1)
نقشهاى کليدى در دفتر مديريت پروژه
پنج نقش کليدى در دفتر مديريت پروژه وجود دارد ولى اين نقشها به ساختار سازمانى اين دفاتر بستگى دارد.(شکل 2)
مدلهاى دفتر مديريت پروژه
دفتر مديريت پروژه داراى سه مدل است که هر کدام از آنها با توجه به موقعيت و نوع پروژه مورد استفاده قرار مى گيرند، لازم به ذکر است که اين مدل ها مکمل يکديگرند به طورى که هر مدل تکميل کننده مدل قبلى است، اين مدل ها عبارتند از:
* مدل انبار: يک آرشيو اطلاعاتى از استاندارد ها و راهکارهاى برتر مديريت پروژه؛
* مدل هدايت انبار: يک مرکز معتبر جهت تهيه پروژه هاى کارشناسى سازمان؛
* مدل جامع و فراگير: يک مشاور داخلى که سرپرستى پروژه ها را به عهده دارد و توانايى لازم در ارزيابى، تصويب و بازتاب ساختار پروژه ها را داراست.
تکامل تدريجى مدل دفتر مديريت پروژه
1- مدل انبار : در اين مدل دفتر مديريت پروژه به عنوان يک منبع اطلاعاتى در زمينه متدولوژى و استاندارد هاى مديريت پروژه فعاليت مى کنند به طورى که استفاده از ابزار ها را براى طراحى ،مديريت و گزارش دهى پروژه ها آسانتر کرده و به عنوان اولين گام در جهت يکپارچه سازى يا به اشتراک گذاشتن فعاليتها و تجربيات مديريت استفاده مى شوند.لازم به ذکر است که اين مدل اغلب در سازمانهايى استفاده مى شود که اختيارات را تقسيم مى‌کنند يا مراکز دولتى ضعيفى هستند.
2- مدل هدايت انبار: در اين مدل فعاليتهاى مديريت پروژه و مسئوليتهاى آن بين واحدهاى وابسته سازمان به اشتراک گذاشته شده (تقسيم) و از دفتر به عنوان يک هماهنگ کننده ارتباطات استفاده مى شود ضمن اينکه عملکرد پروژه به طور مستمر گزارش مى شود و ممکن است نقش سبد پروژه را ايفا کند که فقط ورودى سيستم هستند و اختيار بازنگرى و تائيد پروژه ها را ندارند. همچنين سعى مى کند تا عملکرد سازمان را بالا برده و به مديران جديد و کم تجربه آموزش دهد. در اين مدل دفتر مديريت پروژه يک ساختار دائمى با پرسنل و مسئوليت ثابت در تمامى پروژه ها دارد.
3- مدل جامع و فراگير: اين مدل پايدارترين مدل سازمانى دفتر مديريت پروژه است به طورى که در برخى موارد همه مديران پروژه مثل کارمندانى هستند که نيازهاى پروژه را بر طرف مى کنند. اين مدل قبل از اينکه پروژه را تقبل کند فرض مى کند که دفتر مديريت پروژه با قوانين دولتى بدون توجه به اندازه ،سطح دسترسى ، وسعت ،تخصيص منابع و زمان ،بودجه ،ريسک و شدت فرضيات پروژه‌ها در ارتباط است.
پرسنل دفتر پروژه
تعداد پرسنل و مهارتهاى آنها به نقش دفتر در طراحى و اجراى پروژه ها بستگى دارد. براى مثال در مدل انبار ممکن است کارشناسان متدولوژى يا مسئول آرشيو پروژه کافى باشد ولى در مدل هاى پيچيده تر مديران پروژه و کارکنان ادارى نيز اضافه مى شوند.
معمولا سايز دفتر پروژه بين 5 تا 20 نفر است اگرچه ممکن است در سازمانهاى خيلى بزرگ 12 نفر از مديران پروژه، به صورت مستقيم يا غيرمستقيم با اين دفاتر در ارتباط باشند.
مشخصات يک دفتر مديريت پروژه موفق
براى اينکه يک دفتر مديريت پروژه بتواند موفق عمل کند بايستى هميشه معيار هايى را مد نظر قرار دهد و سعى کند از يکسرى خطوط قرمز عدول نکند. لذا در ذيل برخى از بايد ها و نبايد هاى يک دفتر مديريت پروژه موفق آورده شده است.
بايد ها :
* اقتدار و دوام مديريت پروژه در داخل سازمان حفظ شود.
* تعداد پروژه هاى موفق را افزايش دهد.
* ارزش مديريت اجرايى و مديران و کارکنان پروژه را نمايش دهد.
* نقش کنترل پروژه را در مقابل حامى پروژه به طور يکنواخت تنظيم کند.
* يک ديدگاه بى طرف و هدفمند بين اهداف آن در رابطه با مديريت اجرايى و بازرگانى ايجاد کند.
نبايد ها :
* نبايد مامور اجراى خط مشى ها درجهت اجراى پروژه ها بلکه بايد تسهيل کننده مديريت قابل قبول پروژه ها باشد تا موجبات انجام پروژه هاى موفقيت آميز را در سازمان فراهم سازد.
* نبايد نقش توسعه دهنده استراتژى را ايفا کند بلکه دفتر مديريت پروژه بايستى به ايفاى نقش ارتباط دهنده بين توسعه استراتژى و اجراى استراتژى در ميان اطلاعات پروژه ها بپردازد و مسئول فرايند مديريت سبد پروژه ها باشد .
جايگاه دفتر مديريت پروژه در سازمان
جايگاه اين دفتر در شکل شماره 3 نشان داده شده است. (شکل 3)
وظايف اصلى دفتر مديريت پروژه در سازمان
به طور کلى مى‌توان نقشهاى کليدى دفتر مديريت پروژه را در زمينه‌هاى زير خلاصه کرد:
* برنامه‌ريزى استراتژيک: در اين کارکرد برنامه‌هاى بلندمدت شرکت طراحى مى‌شود. به دليل احاطه دفتر مديريت پروژه بر محيط داخلى و خارجى شرکت و همچنين در اختيار داشتن متدولوژى‌هاى موردنياز، برنامه‌هاى توسعه شرکت را مى‌توان طراحى و پيگيرى کرد.
* مديريت پروژه‌ها: به کارگيرى دانش، مهارتها، ابزارها و تکنيک‌هايى در فعاليتهاى پروژه‌اى و سازمانى است، به گونه‌اى که دستيابى به اهداف سازمان از طريق پروژه‌ها را امکان پذير سازد و در اين راستا از مجموعة استانداردهاى مديريت پروژه مى‌توان استفاده کرد و نهايتا عمليات موردنياز براى انجام مديريت بهينة پروژه شامل امکان‌سنجى و مراحل آغازين، زمان‌بندى، تخصيص منابع، تهيه برنامة کيفيت، تحليل ريسک، تدارکات، بودجه‌بندى، ارائه گزارشها و مستندسازى انجام مى‌گيرد.
* شناسايى و اقدام براى آموزش در سطح سازمان: آموزش ارائه شده مى‌تواند به شکل داخلى و خارجى باشد؛ که اين آموزشها بايستى در راستاى اهداف استراتژيک سازمان صورت پذيرد.
* ارزيابى عملکرد : اين ارزيابى مى‌تواند شامل بررسى عملکرد مديريت ، عملکرد تکنيک ها به کار گرفته شده و در نهايت عملکرد خود پروژه باشد. توجه به اين اصل مى تواند سبب بهينه‌سازى استفاده از منابع سازمان در پروژه‌ها شود.
* توسعة فرايندها :فرايندهاى مورد نياز براى استفاده موثر از تمامى منابع درگير در اجراى پروژه همچنين هماهنگى لازم بين کارفرما، مجرى، تامين کننده و ... را تهيه مى کند، چراکه نياز به توسعه و ايجاد فرايندهاى جديد، يک نياز هميشگى و مداوم در سطح سازمان است.
* دفتر مديريت پروژه يا صرفاً عمل مشاوره و راهنمايى و يا دخل و تصرف و تغيير در امور به شکل مستقيم و يا ترکيبى از اين دو را انجام مى دهد.
بدون ترديد تأسيس دفتر مديريت پروژه در سطح سازمان، صرف مقادير زيادى هزينه و زمان را دربرخواهد داشت. ثابت شده است که با بهره‌بردارى از دفتر مديريت پروژه و ايجاد مزايا و فرصتهاى مختلف، زمان و هزينه صرف شده جبران مى‌شود.
مزاياى اصلى دفتر مديريت پروژه
به طور کلى مزاياى استفاده از دفتر مديريت پروژه را مى‌توان به شکل زير خلاصه کرد:
* مديريت سبد پروژه: به مديريت مجموعه‌اى از پروژه‌ها و يا برنامه‌ها و کارهاى مرتبط ديگر، که براى تسهيل مديريت کارآمد در جهت نيل به اهداف استراتژيک در يک گروه قرار مى‌گيرند، گفته مى شود
* حکمرانى : اين ويژگى در حالى که پروژه‌هاى جارى را نيز درنظر دارد، به فرصتهايى توجه دارد که به ايجاد پروژه‌هاى جديد منجر مى‌شود. اين قابليت و توانايى موجب مى‌شود که شرکت در اخذ پروژه از رقبا، مشارکت و موفقيت بيشترى داشته باشد.
* مديريت زمان.
* ايجاد ارتباطات و تعامل بهتر کارکنان با هم و با مشتريان.
* بهبود در تخصيص منابع.
* افزايش دانش فنى سازمان و استفاده مطلوب از دانش فنى موجود.
قدمهاى تأسيس دفتر مديريت پروژه در يک سازمان
* فاز اول: فرهنگ سازى در سازمان براى تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز دوم: تعيين اهداف و ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاى برنامه استراتژيک سازمان
* فاز سوم: تعيين نيازمنديها براى تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز چهارم: ارزيابى نياز منديهاى تعيين شده و پياده‌سازى آن
* فاز پنجم: ارزيابى و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه
1- فاز اول: فرهنگ سازى در سازمان جهت تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فازمى بايست، نيازها، ضعف و مشکلات اساسى سازمان در زمينه مديريت پروژه شناسايى و تجزيه تحليل شود. يکى از عواملى که در اين بخش مورد بررسى قرار مى‌گيرد محيط پيرامون سازمان است که منابع (کارمندان، مهارتها، سرمايه‌گذارى، ابزار پروژه و ...)، آمادگى سازمانى (فرهنگ سازمانى، حمايتهاى سازمانى و...) و مدل اداره کردن، مورد بررسى قرار مى‌گيرند.
2- فاز دوم: تعيين آرمان، ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاى برنامه استراتژيک سازمان: با تعيين ماموريت تا حدزيادى اندازه و محدوده دفتر مديريت پروژه معلوم خواهدشد. زيرا با استفاده از ماموريت و انتظارات مديريت، عمق نفوذ و اختيارات دفتر مديريت پروژه مشخص مى‌شود. لذا مى بايست در تعريف ماموريت دقت زيادى يه عمل آورد. به دليل اينکه ماموريت و آرمان ازنظر مفهومى نيز تا اندازه زيادى به هم شبيه هستند، براى تعيين آرمان نيز مى توان تا حد زيادى شبيه به ماموريت عمل کرد اما در تعيين ماموريت بايد جاه‌طلب و خوش‌بين بود ولى در تعيين و تعريف آرمان بايد عملى‌تر و واقع‌بينانه‌تر عمل کرد.
3- فاز سوم: تعيين نيازمنديها براى تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فاز به تعريف ساختار سازمانى و اندازه و تعداد کارمندان موردنياز آن پرداخته مى‌شود و همچنين چارچوب متدولوژى مديريت پروژه متناسب با سازمان تعيين مى شود. در تعريف و تعيين فرايندهاى دفتر مديريت پروژه به‌مواردى از قبيل فرايند مديريت قلمرو، مديريت کيفيت و ... توجه شده و با تعيين و تعريف معيارهاى بازنگرى فرايندها و عملکرد، نسبت به پاسخ به نيازها و احتياجات آموزشى اقدام مى شود.
4- فاز چهارم: ارزيابى نياز منديهاى تعيين شده و پياده‌سازى آن: پس از تعيين نيازمنديها، آنها را مورد ارزيابى قرار داده تا در مراحل اوليه تاسيس دفتر مديريت پروژه از بروز مشکلات و موانع جلوگيرى شود. اين فاز در برخى از موارد با فاز 3 ادغام شده و به صورت يکپارچه انجام مى پذيرد. نهايتا با راه اندازى و تاسيس دفتر مديريت پروژه سازمان در جهت بهبود هاى ذکر شده حرکت خواهد کرد.
5- فاز پنجم: ارزيابى و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه: پس از گذشت يک مدت از شروع کار دفتر مديريت پروژه مى‌توان با معيارهاى موردنظر به اعتبارسنجى کارهاى انجام شده و انجام نشده پرداخت. همچنين مى‌توان از اين قسمت و با توجه به نقاط ضعف و قوت دفتر مديريت پروژه، چه از نظر طراحى و چه از نظر عملکردى با توجه به معيارهاى موردنظر سازمان، به ارائه توصيه‌ها، پيشنهادها، و استراتژى‌هاى بهبود و پيشرفت پرداخت. توسعه استراتژى پيشرفت و بهبود با ارزيابى عملکرد دفتر مديريت پروژه از گذشته تاکنون امکان‌پذير است.
نتيجه گيرى
دانش مديريت پروژه از تمامى ابعاد آن نياز فورى و حياتى کشور ماست. با نگاهى گذرا به تعداد و حجم سرمايه گذارى در طرحهاى جارى کشور و پروژه هايى که مى بايست طبق برنامه در دهه فعلى در بخشهاى زيربنايى اجرا شوند، به اولويت و اهميت اين موضوع استراتژيک در ايران پى مى بريم. با اين حال، پرداختن به دانش و مهارت مديريت علمى پروژه ها در کشور به هيچ عنوان متناسب با اين هدف استراتژيک نيست. شکست، تاخيرات زياد و ناتمام ماندن پروژه هاى زيربنايى از مهمترين ثمرات نهادينه نشدن اصول مديريت علمى پروژه در طرحهاى کشور است. امروزه در دنيا اجرا، اداره و بهره بردارى از پروژه ها جز با فراگيرى و به کار بستن تکنيک هاى مديريت پروژه امکان پذير نبوده و وضع موجود نشان مى دهد اتکا به شيوه مديريت سنتى براى انجام بهينه طرحها کفايت نمى کند.
طولانى شدن زمان اجراى پروژه ها، ضعف مشهود کيفى پروژه هاى اجرا شده، هزينه تمام شده بسيار بالاى پروژه ها نسبت به برآوردهاى اوليه و ... را مى توان به عنوان بخشى از زنجيره مشکلات مهم پروژه هاى کشور بر شمرد. در اين راستا و براى غلبه بر مشکلات مذکور ايجاد دفاتر مديريت پروژه براى رشد تحقيقات علمى و عملى در اين حوزه بسيار سودمند است. با توجه به اينکه دفاتر مديريت پروژه مرکز راهکارهاى مديريت پروژه در داخل سازمان هستند لذا ايجاد و به کارگيرى آنها از اهميت ويژه اى برخوردار است. از مهمترين دلايل به کارگيرى دفاتر مديريت پروژه عبارتند از:
1.واضح است که يک مديريت پروژه ضعيف و ناهماهنگ، سطوح مهم و اصلى شکست پروژه‌ها را تشکيل مى‌دهد. دفتر مديريت پروژه با سازگارى و هماهنگى منابع و ابزار لازم و ضرورى، موفقيت و کاميابى پروژه‌ها را افزايش مى‌دهد.
2. مهارتهاى مربوط به مديريت پروژه بايد قابل انتقال باشند. با استفاده از دفتر مديريت پروژه مهارتهاى بسيار پيچيده تبديل به نرم‌افزار شده و به راحتى قابل ارائه و انتقال مى‌شود. در عين حال چنانچه يک فرد يا يک دپارتمان مهارتهايى را ارائه دهد، آنها همانند يک منبع در کل شرکت مورد استفاده قرار مى‌گيرند و بدين‌ترتيب ساير افراد و دپارتمان‌ها از اين مهارت استفاده مى‌کنند.
3. توسعه و بهبود هر سازمانى نيازمند حمايت و پشتيبانى متمرکز است. اما داشتن يک ساختار پشتيبانى و حمايت متمرکز در جهت نشان دادن و تسهيل انتقال بهترين فعاليتها و تخصصها و مهارتها در درون سازمان بسيار مشکل است. با استفاده از دفتر مديريت پروژه، بستر لازم براى داشتن يک چنين ساختار پشتيبانى شکل مى‌گيرد.
مولف/مترجم: على طاوسى – احمد تيمورى
چکيده: امروزه در اغلب سازمانهاى کوچک و بزرگ مبتنى بر پروژه، مديران ارشد بخصوص مديران پروژه ها در زمينه تخصيص منابع با چالشهاى فراوانى مواجه هستند. بنابراين، به منظور کاهش هزينه و زمان اجرا و همچنين افزايش کيفيت در پروژه بايستى رويکرد از مديريت سنتى به مديريت علمى تغيير يابد تا پاسخگوى بهينه سازى کارايى و عملکرد يک پروژه در دوره عمر آن باشد. براى رسيدن به اين مهم تشکيلات سازمان‌يافته‌اى براى مديريت و برنامه‌ريزى پروژه‌ها موردنياز خواهد بود. دفتر مديريت پروژه بر خلاف سازمانهاى مبتنى بر پروژه داراى نگرش سازمان محور است. در اين مقاله ضمن توضيح مدل هاى سازمانى دفتر مديريت پروژه به وظايف اصلى و مزاياى جانبى آن پرداخته مى شود و در انتها فازهاى تاسيس يک دفتر مديريت پروژه مورد بحث قرار مى گيرد.
مقدمه
امروزه بحث مديريت پروژه از چالشهاى عمده بسيارى از سازمانهاست لذا نياز به ايجاد دفاترى که به اين مهم توجه ويژه داشته باشند بيش از پيش احساس مى شود. بنابراين، تاسيس و توسعه دفاتر مديريت پروژه را بايستى به عنوان يک ضرورت در نظر گرفت. نقشهاى دفاتر مديريت پروژه متنوع و گوناگونند اما عموما" شامل آماده سازى استاندارد ها و متدولوژى هاى مديريت پروژه هستند. اغلب اين نقشها به جنبه هاى مديريت منابع انسانى و مسئوليتهاى اجرايى پروژه گسترش داده شده‌اند.
در يک تعريف کلى مى توان گفت دفتر مديريت پروژه در جهت تکميل فعاليتها و تجربيات مديريت پروژه در يک سازمان طراحى شده که مى توانند براى ايجاد شايستگيهاى سازمانى در تحليل ،طراحى ،مديريت و بازنگرى پروژه به کار گرفته شوند. به عبارت ديگر، دفتر مديريت پروژه مرکز راهکارهاى مديريت پروژه در داخل سازمان هستند که مطابق موارد ذيل بر پروژه نظارت مى کنند :
* ايجاد يک منبع استاندارد براى مديريت پروژه؛
* بهبود ارتباطات و شيوه به کار بردن منابع داخل سازمان؛
* کمک به کاهش اثرات منفى پروژه هاى توسعه شکست خورده روى کارائى و بهره‌ورى منابع.
دفتر مديريت پروژه
دفتر مديريت پروژه نهادى است که در شرکتهاى پروژه محور مورد استفاده قرار مى گيرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعاليتهاى مديريت پروژه در سطح يک سازمان مى شود. بسته به اندازه، ساختار، پيچيدگى و نوع سازمان ممکن است در يک زمان پروژه‌هاى متعددى در آن در حال اجرا باشند ، دفتر مديريت پروژه باعث تمرکز سيستماتيک مديريت پروژه در سازمان شده و وضعيت کلى پروژه ها و برنامه هاى سازمان را با دقت بسيار بالايى کنترل مى کند.
دفتر مديريت پروژه خدماتى از قبيل مديريت، اجراى آموزش و مشاوره را به سطوح مختلف سازمان ارائه مى دهد،که با استفاده از اين خدمات ريسک‌هاى احتمالى کاهش مى يابد، کيفيت اجرا بالا مى رود و همچنين مديريت و بازنگرى پروژه به بهترين شکل ممکن امکان پذير است. دفتر مديريت پروژه نهادى است که، مى‌تواند هم از نظر عمودى به تمام لايه‌هاى سازمان نفوذ پيدا کند و هم ازنظر افقى کليه کارکردها و فعاليتهاى سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان يکى از راههاى دستيابى به اهداف مى‌تواند نقش مهمى در رسيدن سازمان به اهداف استراتژيک ايفا کند. تعيين اندازه و اختيارات دفتر مديريت پروژه به مديريت ارشد سازمان بستگى دارد. بنابراين، کاربرد دفتر مديريت پروژه در يک شرکت با توجه به انتظارات مديريت بسيار گسترده است.
با توجه به اهميت دفتر مديريت پروژه، در ويرايش سال 2004 استاندارد مديريت پروژه به اين مقوله پرداخته شده و مورد بحث قرار گرفته است.
تاريخچه دفتر مديريت پروژه
در اوايل دهه80 ميلادى، براى نخستين بار مفهوم دفتر کنترل مرکزى در ارتش آمريکا ارائه و اجرا گرديد. بدين‌ترتيب که هر برنامه اصلى و مهم نظامى به يک اداره اجرايى پروژه تخصيص داده مى‌شد، که مسئوليت کليه برنامه را برعهده داشت. اداره اجرايى پروژه مسئوليت پشتيبانى کليه مراحل برنامه از آغاز آن (شامل شناسايى نيازها و انعقاد قراردادها) و برنامه‌ريزى و زمان‌بندى و تخصيص منابع تا تکميل نهايى آن را برعهده داشت. در واقع اداره اجرايى پروژه نقش اصلى را در اجراى برنامه‌ها ايفا مى‌کرد.
اجرا و استقرار اداره اجرايى پروژه هم از نظر کاهش هزينه‌ها و هم از نظر افزايش کارايى، تأثير بسزايى داشت. مفهوم اداره اجرايى پروژه به‌تدريج به سازمانها و شرکتهاى تجارى راه پيدا کرد و در اواسط دهه 80 اولين نمونه‌هاى دفتر مديريت پروژه تأسيس شدند. اين روند ادامه پيدا کرد تا جايى که تا سال 2000 ميلادى تقريباً 40 درصد سازمانها و شرکتهاى آمريکايى با دفتر مديريت پروژه آشنا شده و شکلها و مدلهاى مختلفى از آن را اجرا کردند. تمامى اين سازمانهاى آمريکايى از اجراى دفتر مديريت پروژه و تأثيرات مثبت آن اظهار رضايت کرده‌اند. از آنجا که آثار مثبت دفتر مديريت پروژه قابل انکار نيست و با توجه به اينکه مطابق آمار موجود 90 درصد شرکتها و سازمانهاى در کلاس جهانى پروژه‌هاى خود را به‌موقع به پايان نمى‌برند (يکى از اساسى‌ترين دلايل شکست پروژه‌ها عدم اتمام به‌موقع پروژه است) انتظار مى‌رود که حرکت به سمت دفتر مديريت پروژه در آينده روند صعودى بالايى داشته باشد.
جايگاه دفتر مديريت پروژه در چارت سازمانى
دفاتر مديريت پروژه مى توانند به صورت مستقل يا غير مستقل (قسمتى از يک گروه کارى) ايجاد گردند ولى عموما" جايگاه يک دفتر مديريت پروژه به صورت ساختارى غير مستقل در پروژه هاست. براى مثال در موسسات مالى که تکيه زيادى به فناورى اطلاعات و توسعه آن دارند، دفاتر مديريت پروژه اغلب در بخشهاى فناورى اطلاعات قرار مى گيرند. اگر دفتر مديريت پروژه در نزديکى محل اجراى پروژه قرار گيرد بسيار سودمند خواهد بود اما اگر به واسطه اين نزديکى، تحت تاثير عوامل اجرايى پروژه قرار گيرد باعث تضعيف آن مى شود.طراحى نظامى براى ارائه مناسب گزارشها به تيم هاى راهبردى مى تواند براين نگرانى غلبه کند.
ارتباط دفتر مديريت پروژه با چرخه عمر پروژه
دفاتر مديريت پروژه با بسيارى از جنبه هاى پروژه درارتباط است به عبارت ديگر، به عنوان هسته مرکزى دوره عمر پروژه محسوب مى شود. شکل شماره يک اين ارتباطات را نشان مى دهد.( شکل 1)
نقشهاى کليدى در دفتر مديريت پروژه
پنج نقش کليدى در دفتر مديريت پروژه وجود دارد ولى اين نقشها به ساختار سازمانى اين دفاتر بستگى دارد.(شکل 2)
مدلهاى دفتر مديريت پروژه
دفتر مديريت پروژه داراى سه مدل است که هر کدام از آنها با توجه به موقعيت و نوع پروژه مورد استفاده قرار مى گيرند، لازم به ذکر است که اين مدل ها مکمل يکديگرند به طورى که هر مدل تکميل کننده مدل قبلى است، اين مدل ها عبارتند از:
* مدل انبار: يک آرشيو اطلاعاتى از استاندارد ها و راهکارهاى برتر مديريت پروژه؛
* مدل هدايت انبار: يک مرکز معتبر جهت تهيه پروژه هاى کارشناسى سازمان؛
* مدل جامع و فراگير: يک مشاور داخلى که سرپرستى پروژه ها را به عهده دارد و توانايى لازم در ارزيابى، تصويب و بازتاب ساختار پروژه ها را داراست.
تکامل تدريجى مدل دفتر مديريت پروژه
1- مدل انبار : در اين مدل دفتر مديريت پروژه به عنوان يک منبع اطلاعاتى در زمينه متدولوژى و استاندارد هاى مديريت پروژه فعاليت مى کنند به طورى که استفاده از ابزار ها را براى طراحى ،مديريت و گزارش دهى پروژه ها آسانتر کرده و به عنوان اولين گام در جهت يکپارچه سازى يا به اشتراک گذاشتن فعاليتها و تجربيات مديريت استفاده مى شوند.لازم به ذکر است که اين مدل اغلب در سازمانهايى استفاده مى شود که اختيارات را تقسيم مى‌کنند يا مراکز دولتى ضعيفى هستند.
2- مدل هدايت انبار: در اين مدل فعاليتهاى مديريت پروژه و مسئوليتهاى آن بين واحدهاى وابسته سازمان به اشتراک گذاشته شده (تقسيم) و از دفتر به عنوان يک هماهنگ کننده ارتباطات استفاده مى شود ضمن اينکه عملکرد پروژه به طور مستمر گزارش مى شود و ممکن است نقش سبد پروژه را ايفا کند که فقط ورودى سيستم هستند و اختيار بازنگرى و تائيد پروژه ها را ندارند. همچنين سعى مى کند تا عملکرد سازمان را بالا برده و به مديران جديد و کم تجربه آموزش دهد. در اين مدل دفتر مديريت پروژه يک ساختار دائمى با پرسنل و مسئوليت ثابت در تمامى پروژه ها دارد.
3- مدل جامع و فراگير: اين مدل پايدارترين مدل سازمانى دفتر مديريت پروژه است به طورى که در برخى موارد همه مديران پروژه مثل کارمندانى هستند که نيازهاى پروژه را بر طرف مى کنند. اين مدل قبل از اينکه پروژه را تقبل کند فرض مى کند که دفتر مديريت پروژه با قوانين دولتى بدون توجه به اندازه ،سطح دسترسى ، وسعت ،تخصيص منابع و زمان ،بودجه ،ريسک و شدت فرضيات پروژه‌ها در ارتباط است.
پرسنل دفتر پروژه
تعداد پرسنل و مهارتهاى آنها به نقش دفتر در طراحى و اجراى پروژه ها بستگى دارد. براى مثال در مدل انبار ممکن است کارشناسان متدولوژى يا مسئول آرشيو پروژه کافى باشد ولى در مدل هاى پيچيده تر مديران پروژه و کارکنان ادارى نيز اضافه مى شوند.
معمولا سايز دفتر پروژه بين 5 تا 20 نفر است اگرچه ممکن است در سازمانهاى خيلى بزرگ 12 نفر از مديران پروژه، به صورت مستقيم يا غيرمستقيم با اين دفاتر در ارتباط باشند.
مشخصات يک دفتر مديريت پروژه موفق
براى اينکه يک دفتر مديريت پروژه بتواند موفق عمل کند بايستى هميشه معيار هايى را مد نظر قرار دهد و سعى کند از يکسرى خطوط قرمز عدول نکند. لذا در ذيل برخى از بايد ها و نبايد هاى يک دفتر مديريت پروژه موفق آورده شده است.
بايد ها :
* اقتدار و دوام مديريت پروژه در داخل سازمان حفظ شود.
* تعداد پروژه هاى موفق را افزايش دهد.
* ارزش مديريت اجرايى و مديران و کارکنان پروژه را نمايش دهد.
* نقش کنترل پروژه را در مقابل حامى پروژه به طور يکنواخت تنظيم کند.
* يک ديدگاه بى طرف و هدفمند بين اهداف آن در رابطه با مديريت اجرايى و بازرگانى ايجاد کند.
نبايد ها :
* نبايد مامور اجراى خط مشى ها درجهت اجراى پروژه ها بلکه بايد تسهيل کننده مديريت قابل قبول پروژه ها باشد تا موجبات انجام پروژه هاى موفقيت آميز را در سازمان فراهم سازد.
* نبايد نقش توسعه دهنده استراتژى را ايفا کند بلکه دفتر مديريت پروژه بايستى به ايفاى نقش ارتباط دهنده بين توسعه استراتژى و اجراى استراتژى در ميان اطلاعات پروژه ها بپردازد و مسئول فرايند مديريت سبد پروژه ها باشد .
جايگاه دفتر مديريت پروژه در سازمان
جايگاه اين دفتر در شکل شماره 3 نشان داده شده است. (شکل 3)
وظايف اصلى دفتر مديريت پروژه در سازمان
به طور کلى مى‌توان نقشهاى کليدى دفتر مديريت پروژه را در زمينه‌هاى زير خلاصه کرد:
* برنامه‌ريزى استراتژيک: در اين کارکرد برنامه‌هاى بلندمدت شرکت طراحى مى‌شود. به دليل احاطه دفتر مديريت پروژه بر محيط داخلى و خارجى شرکت و همچنين در اختيار داشتن متدولوژى‌هاى موردنياز، برنامه‌هاى توسعه شرکت را مى‌توان طراحى و پيگيرى کرد.
* مديريت پروژه‌ها: به کارگيرى دانش، مهارتها، ابزارها و تکنيک‌هايى در فعاليتهاى پروژه‌اى و سازمانى است، به گونه‌اى که دستيابى به اهداف سازمان از طريق پروژه‌ها را امکان پذير سازد و در اين راستا از مجموعة استانداردهاى مديريت پروژه مى‌توان استفاده کرد و نهايتا عمليات موردنياز براى انجام مديريت بهينة پروژه شامل امکان‌سنجى و مراحل آغازين، زمان‌بندى، تخصيص منابع، تهيه برنامة کيفيت، تحليل ريسک، تدارکات، بودجه‌بندى، ارائه گزارشها و مستندسازى انجام مى‌گيرد.
* شناسايى و اقدام براى آموزش در سطح سازمان: آموزش ارائه شده مى‌تواند به شکل داخلى و خارجى باشد؛ که اين آموزشها بايستى در راستاى اهداف استراتژيک سازمان صورت پذيرد.
* ارزيابى عملکرد : اين ارزيابى مى‌تواند شامل بررسى عملکرد مديريت ، عملکرد تکنيک ها به کار گرفته شده و در نهايت عملکرد خود پروژه باشد. توجه به اين اصل مى تواند سبب بهينه‌سازى استفاده از منابع سازمان در پروژه‌ها شود.
* توسعة فرايندها :فرايندهاى مورد نياز براى استفاده موثر از تمامى منابع درگير در اجراى پروژه همچنين هماهنگى لازم بين کارفرما، مجرى، تامين کننده و ... را تهيه مى کند، چراکه نياز به توسعه و ايجاد فرايندهاى جديد، يک نياز هميشگى و مداوم در سطح سازمان است.
* دفتر مديريت پروژه يا صرفاً عمل مشاوره و راهنمايى و يا دخل و تصرف و تغيير در امور به شکل مستقيم و يا ترکيبى از اين دو را انجام مى دهد.
بدون ترديد تأسيس دفتر مديريت پروژه در سطح سازمان، صرف مقادير زيادى هزينه و زمان را دربرخواهد داشت. ثابت شده است که با بهره‌بردارى از دفتر مديريت پروژه و ايجاد مزايا و فرصتهاى مختلف، زمان و هزينه صرف شده جبران مى‌شود.
مزاياى اصلى دفتر مديريت پروژه
به طور کلى مزاياى استفاده از دفتر مديريت پروژه را مى‌توان به شکل زير خلاصه کرد:
* مديريت سبد پروژه: به مديريت مجموعه‌اى از پروژه‌ها و يا برنامه‌ها و کارهاى مرتبط ديگر، که براى تسهيل مديريت کارآمد در جهت نيل به اهداف استراتژيک در يک گروه قرار مى‌گيرند، گفته مى شود
* حکمرانى : اين ويژگى در حالى که پروژه‌هاى جارى را نيز درنظر دارد، به فرصتهايى توجه دارد که به ايجاد پروژه‌هاى جديد منجر مى‌شود. اين قابليت و توانايى موجب مى‌شود که شرکت در اخذ پروژه از رقبا، مشارکت و موفقيت بيشترى داشته باشد.
* مديريت زمان.
* ايجاد ارتباطات و تعامل بهتر کارکنان با هم و با مشتريان.
* بهبود در تخصيص منابع.
* افزايش دانش فنى سازمان و استفاده مطلوب از دانش فنى موجود.
قدمهاى تأسيس دفتر مديريت پروژه در يک سازمان
* فاز اول: فرهنگ سازى در سازمان براى تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز دوم: تعيين اهداف و ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاى برنامه استراتژيک سازمان
* فاز سوم: تعيين نيازمنديها براى تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز چهارم: ارزيابى نياز منديهاى تعيين شده و پياده‌سازى آن
* فاز پنجم: ارزيابى و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه
1- فاز اول: فرهنگ سازى در سازمان جهت تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فازمى بايست، نيازها، ضعف و مشکلات اساسى سازمان در زمينه مديريت پروژه شناسايى و تجزيه تحليل شود. يکى از عواملى که در اين بخش مورد بررسى قرار مى‌گيرد محيط پيرامون سازمان است که منابع (کارمندان، مهارتها، سرمايه‌گذارى، ابزار پروژه و ...)، آمادگى سازمانى (فرهنگ سازمانى، حمايتهاى سازمانى و...) و مدل اداره کردن، مورد بررسى قرار مى‌گيرند.
2- فاز دوم: تعيين آرمان، ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاى برنامه استراتژيک سازمان: با تعيين ماموريت تا حدزيادى اندازه و محدوده دفتر مديريت پروژه معلوم خواهدشد. زيرا با استفاده از ماموريت و انتظارات مديريت، عمق نفوذ و اختيارات دفتر مديريت پروژه مشخص مى‌شود. لذا مى بايست در تعريف ماموريت دقت زيادى يه عمل آورد. به دليل اينکه ماموريت و آرمان ازنظر مفهومى نيز تا اندازه زيادى به هم شبيه هستند، براى تعيين آرمان نيز مى توان تا حد زيادى شبيه به ماموريت عمل کرد اما در تعيين ماموريت بايد جاه‌طلب و خوش‌بين بود ولى در تعيين و تعريف آرمان بايد عملى‌تر و واقع‌بينانه‌تر عمل کرد.
3- فاز سوم: تعيين نيازمنديها براى تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فاز به تعريف ساختار سازمانى و اندازه و تعداد کارمندان موردنياز آن پرداخته مى‌شود و همچنين چارچوب متدولوژى مديريت پروژه متناسب با سازمان تعيين مى شود. در تعريف و تعيين فرايندهاى دفتر مديريت پروژه به‌مواردى از قبيل فرايند مديريت قلمرو، مديريت کيفيت و ... توجه شده و با تعيين و تعريف معيارهاى بازنگرى فرايندها و عملکرد، نسبت به پاسخ به نيازها و احتياجات آموزشى اقدام مى شود.
4- فاز چهارم: ارزيابى نياز منديهاى تعيين شده و پياده‌سازى آن: پس از تعيين نيازمنديها، آنها را مورد ارزيابى قرار داده تا در مراحل اوليه تاسيس دفتر مديريت پروژه از بروز مشکلات و موانع جلوگيرى شود. اين فاز در برخى از موارد با فاز 3 ادغام شده و به صورت يکپارچه انجام مى پذيرد. نهايتا با راه اندازى و تاسيس دفتر مديريت پروژه سازمان در جهت بهبود هاى ذکر شده حرکت خواهد کرد.
5- فاز پنجم: ارزيابى و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه: پس از گذشت يک مدت از شروع کار دفتر مديريت پروژه مى‌توان با معيارهاى موردنظر به اعتبارسنجى کارهاى انجام شده و انجام نشده پرداخت. همچنين مى‌توان از اين قسمت و با توجه به نقاط ضعف و قوت دفتر مديريت پروژه، چه از نظر طراحى و چه از نظر عملکردى با توجه به معيارهاى موردنظر سازمان، به ارائه توصيه‌ها، پيشنهادها، و استراتژى‌هاى بهبود و پيشرفت پرداخت. توسعه استراتژى پيشرفت و بهبود با ارزيابى عملکرد دفتر مديريت پروژه از گذشته تاکنون امکان‌پذير است.
نتيجه گيرى
دانش مديريت پروژه از تمامى ابعاد آن نياز فورى و حياتى کشور ماست. با نگاهى گذرا به تعداد و حجم سرمايه گذارى در طرحهاى جارى کشور و پروژه هايى که مى بايست طبق برنامه در دهه فعلى در بخشهاى زيربنايى اجرا شوند، به اولويت و اهميت اين موضوع استراتژيک در ايران پى مى بريم. با اين حال، پرداختن به دانش و مهارت مديريت علمى پروژه ها در کشور به هيچ عنوان متناسب با اين هدف استراتژيک نيست. شکست، تاخيرات زياد و ناتمام ماندن پروژه هاى زيربنايى از مهمترين ثمرات نهادينه نشدن اصول مديريت علمى پروژه در طرحهاى کشور است. امروزه در دنيا اجرا، اداره و بهره بردارى از پروژه ها جز با فراگيرى و به کار بستن تکنيک هاى مديريت پروژه امکان پذير نبوده و وضع موجود نشان مى دهد اتکا به شيوه مديريت سنتى براى انجام بهينه طرحها کفايت نمى کند.
طولانى شدن زمان اجراى پروژه ها، ضعف مشهود کيفى پروژه هاى اجرا شده، هزينه تمام شده بسيار بالاى پروژه ها نسبت به برآوردهاى اوليه و ... را مى توان به عنوان بخشى از زنجيره مشکلات مهم پروژه هاى کشور بر شمرد. در اين راستا و براى غلبه بر مشکلات مذکور ايجاد دفاتر مديريت پروژه براى رشد تحقيقات علمى و عملى در اين حوزه بسيار سودمند است. با توجه به اينکه دفاتر مديريت پروژه مرکز راهکارهاى مديريت پروژه در داخل سازمان هستند لذا ايجاد و به کارگيرى آنها از اهميت ويژه اى برخوردار است. از مهمترين دلايل به کارگيرى دفاتر مديريت پروژه عبارتند از:
1.واضح است که يک مديريت پروژه ضعيف و ناهماهنگ، سطوح مهم و اصلى شکست پروژه‌ها را تشکيل مى‌دهد. دفتر مديريت پروژه با سازگارى و هماهنگى منابع و ابزار لازم و ضرورى، موفقيت و کاميابى پروژه‌ها را افزايش مى‌دهد.
2. مهارتهاى مربوط به مديريت پروژه بايد قابل انتقال باشند. با استفاده از دفتر مديريت پروژه مهارتهاى بسيار پيچيده تبديل به نرم‌افزار شده و به راحتى قابل ارائه و انتقال مى‌شود. در عين حال چنانچه يک فرد يا يک دپارتمان مهارتهايى را ارائه دهد، آنها همانند يک منبع در کل شرکت مورد استفاده قرار مى‌گيرند و بدين‌ترتيب ساير افراد و دپارتمان‌ها از اين مهارت استفاده مى‌کنند.
3. توسعه و بهبود هر سازمانى نيازمند حمايت و پشتيبانى متمرکز است. اما داشتن يک ساختار پشتيبانى و حمايت متمرکز در جهت نشان دادن و تسهيل انتقال بهترين فعاليتها و تخصصها و مهارتها در درون سازمان بسيار مشکل است. با استفاده از دفتر مديريت پروژه، بستر لازم براى داشتن يک چنين ساختار پشتيبانى شکل مى‌گيرد.